Het is frustrerend om te moeten wachten op telefoontjes of met een bot te praten terwijl je een nieuwe functie verkent. Data laat ook zien dat meer dan 44% van B2B-klanten kiest voor een selfservicekanaal wanneer ze hulp nodig hebben. 

Wanneer je een nieuwe functie uitbrengt, is de snelste manier om adoptie te stimuleren het publiceren van een duidelijke uitleg in je Help Center of documentatie. Je klanten kunnen deze informatie eenvoudig raadplegen wanneer ze willen, op elke manier die zij willen. 

Als je het maken van je how-to-gids hebt uitgesteld omdat het tijdrovend voelt, maakt Trupeer het proces eenvoudig. Je leert hoe je je proces omzet in een professionele selfservicebron die zowel jou als je klanten tijd bespaart.

Wat is een how-to-gids? 

Ook bekend als de stapsgewijze handleiding, is de how-to-gids een instructief contentmiddel dat je door elke stap van het proces leidt. Het kan een geschreven handleiding met screenshots zijn of een videorondleiding. Naast de stappen bevat het ook de best practices, inzichten en uitdagingen waarmee je klanten te maken kunnen krijgen. 

Waarom een how-to-gids maken? 

Miljoenen bedrijven maken how-to-gidsen omdat ze de vragen van gebruikers beantwoorden met duidelijke, waardevolle informatie. Hier zijn de grootste voordelen van het maken van een how-to-gids. 

1. Beantwoord veelgestelde vragen 

Supportteams krijgen vaak steeds weer dezelfde vragen:

• Hoe navigeer ik door deze functie?

• Welke stappen moet ik volgen om iets in te stellen?

• Hoe voorkom ik veelgemaakte fouten?

Een goed geschreven how-to-gids staat in je kennisbank of helpcentrum waar je klanten en supportteam op elk moment naar kunnen verwijzen. 

💡 Pro tip: Verzamel terugkerende vragen uit supporttickets of livechat en zet de belangrijkste om in stapsgewijze handleidingen om het gebruikersgericht te houden.

2. Bied je klanten 24/7 hulp

Als je een productteam van één persoon bent, ken je de pijn van opstapelende support na de lancering van een nieuwe functie. Elke e-mail, elke chat, elke “Hoe gebruik ik dit?” komt op jouw bord terecht. Hoewel je niet 24/7 online kunt zijn, verwachten je klanten nog steeds direct antwoord.

Door op de dag dat de functie live gaat een duidelijke stapsgewijze how-to-gids in je kennisbank te publiceren, geef je klanten de vrijheid om te verkennen en problemen op te lossen zonder op jou te hoeven wachten. 

Voor teams in een vroege fase doet dit twee dingen:

• Het vermindert reactieve support (minder berichten als “Kun je me laten zien hoe?”)

• Het wekt vertrouwen in je product doordat klanten vanaf dag één zien dat de documentatie aanwezig is

💡 Pro tip: Stop gebruikershandleidingen niet weg in een pdf. Maak ze doorzoekbaar, link ze in je productinterface (UI) en toon ze in release notes.

3. Leer je doelgroep op 

Naast probleemoplossing kun je met gidsen je klanten leren hoe ze meer waarde uit je product halen. In plaats van alleen te laten zien hoe je een nieuwe instelling inschakelt, kun je bijvoorbeeld uitleggen waarom die belangrijk is en hoe die hun workflow verbetert. 

Dat soort educatie houdt gebruikers betrokken en maakt je product plakkeriger, wat cruciaal is wanneer je geen groot successteam per account hebt.

📽️ Trupeer-inzicht: Je klanten willen misschien geen video van 3–5 minuten opnieuw bekijken om maar één stap te vinden. Ze geven mogelijk de voorkeur aan snel scannen of bladwijzers maken bij belangrijke instructies. Je kunt de stappen op je scherm opnemen en de AI-gids van Trupeer zet ze om in een how-to-gids. Pas de tekst aan, bewerk de screenshots of voeg indien nodig zelfs nieuwe toe. 

Maak gratis je how-to-gids met Trupeer 

4. Nuttig voor onboarding en training van medewerkers 

In tegenstelling tot de populaire gedachte dat onboarding alleen voor nieuwe medewerkers is, heeft elke professionele overstap, of die nu lateraal, promotioneel of extern is, een positieve onboardingervaring nodig. Dit kan het verschil maken tussen langdurig succes en veel lege stoelen. 

De how-to-gids standaardiseert kennis, zodat je het wiel niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden voor elke functiewijziging of trainingsbehoefte.

Manieren waarop how-to-gidsen helpen tijdens verschillende medewerkerstrajecten:

• Nieuwe medewerkers: Stapsgewijze handleidingen voor tools, workflows en bedrijfsprocessen verkorten de inwerktijd en verminderen de afhankelijkheid van 1-op-1 begeleiding

• Promoties: Wanneer iemand doorgroeit naar een leidinggevende of specialistische rol, bieden gidsen snelle referenties voor nieuwe systemen, goedkeuringen en verantwoordelijkheden

• Proceswijzigingen: Houdt iedereen op één lijn wanneer interne tools of workflows worden bijgewerkt 

📽️ Trupeer-inzicht: Als je met Trupeer begint aan je how-to-documentatie, kun je er heel eenvoudig mee starten. Er zijn geen migratiekosten of installatieproblemen en je kunt de how-to-gidsen binnen teams en extern delen met een paar klikken. 

In de woorden van een van onze gebruikers, “We gebruiken het bijna dagelijks - alle nieuwe documentatie en demo's worden met de tool gemaakt. We zijn ook begonnen uit te breiden naar andere landen, dus de vertalingen werken redelijk goed.” 

👀 Wist je dat? Slechts 43% van de nieuwe medewerkers meldde een onboardingervaring die meer inhield dan een dag oriëntatie en een map met voordelen. 

Hoe maak je een how-to-gids met Trupeer? 

Het beste aan Trupeer voor het maken van stapsgewijze handleidingen is dat je geen ervaring met bewerken of schrijven nodig hebt. Hier lees je hoe je Trupeer's AI-gidsfunctie gebruikt om je gids in minder dan 30 minuten te maken. 

✅ Probeer vandaag nog Trupeer's How-to Guide Generator-tool!

Stap 1: Ken je doelgroep en onderwerp 

Weet je wat gemeenschappelijk is voor de meest effectieve how-to-gidsen? Elke gids richt zich op één enkel onderwerp. Bijvoorbeeld, hoe je vergadernotities instelt met Notion AI in plaats van hoe je Notion AI gebruikt. 

En als je net begint met het maken van de how-to-gids, houd het dan eenvoudig en specifiek. Een gebruiker die het voor het eerst gebruikt, heeft meer begeleiding nodig, terwijl een gevorderde gebruiker mogelijk meer productspecifieke informatie nodig heeft. Bepaal of je je richt op een prospect, klant of interne medewerker. 

Stap 2: Neem je content op met Trupeer 

Begin met het downloaden van Trupeer's Chrome-extensie en neem je scherm op. Loop gewoon door de stappen op je scherm en vertel erover. Trupeer registreert dit als een video. 

Als je al een opgenomen video hebt, meld je dan aan bij Trupeer en upload deze — het ondersteunt standaardformaten en bestanden tot 5 minuten of 150 MB.”

Gebruik Trupeer's Chrome-extensie om je scherm op te nemen en kies de invoertaal 

Maak het maken van how-to-gidsen eenvoudiger met Trupeer 

Stap 3: Trupeer analyseert en genereert je how-to-gids 

Zodra je je scherm hebt opgenomen, klik je op het documenttabblad linksboven. Trupeer's AI scant je opname en haalt automatisch de belangrijkste stappen eruit. Het identificeert zowel de visuals (screenshots) als de tekst die nodig is om elke actie te beschrijven.

Het resultaat is een publicatieklare how-to-gids, met titels (H1-H6), screenshots en samenvattingen. 

Stap 4: Bewerk je content 

Weet je wat Trupeer extreem gebruiksvriendelijk maakt? Het heeft een editor die op Word lijkt, wat betekent dat je gewoon kunt klikken op de onderdelen die je wilt bewerken en dat direct kunt doen. Geen code nodig. 

Je kunt bijvoorbeeld de stappen opnieuw rangschikken of hernoemen. Je kunt zelfs aantekeningen, hyperlinks naar andere secties of bronnen toevoegen en screenshots bewerken of verwijderen. 

👀 Wist je dat? Slack's documentatie is beschikbaar in 11 talen, een initiatief dat in 2017 begon. Dit omvat zowel emoji-localisatie als namespace's voor slash-commando's. 

Stap 5: Herschrijf met AI 

Nu je de gids hebt opgenomen, wat als je die een beetje wilt aanpassen voor bijvoorbeeld gevorderde gebruikers? Of voor een andere gebruikersgroep? 

Trupeer AI stelt je in staat om aangepaste instructies toe te voegen en wijzigingen aan te brengen, zodat je de gids niet elke keer opnieuw hoeft op te nemen wanneer je de doelgroep verandert (van beginner naar gevorderd). 

Stap 6: Vertaal je gids voor lokalisatie

Je kunt je how-to-gids op Trupeer in meer dan 9 talen lokaliseren. Dat betekent dat als je product gebruikers in verschillende regio's bedient, je de documentatie toegankelijk moet maken in lokale talen om de onboardingfrictie te verminderen. 

👀 Wist je dat? Meer dan 220 miljoen mensen gebruiken Canva en ze hebben 25 miljard ontwerpen gemaakt in 100 talen in 190 landen, waardoor het een van de beste lokalisatievoorbeelden in het SaaS-ecosysteem is.

Stap 7: Exporteer en deel je how-to-gids 

Zodra je het eindresultaat hebt, exporteer je je content als pdf, Word of Markdown. Je kunt ook direct delen via een link of insluiten in je eigen Knowledge Base-, LMS- of Help Center-interface.

💡 Pro tip: Trupeer stelt je in staat deze gids om te zetten in een how-to-video die je kunt downloaden als MP4 of delen via een link. 

Lees meer: Hoe je SaaS-productupdates aankondigt 

Voorbeelden van goed gemaakte how-to-gidsen

Laten we kijken naar twee bedrijven die how-to-gidsen gebruiken om gebruikers te leren over nieuwe functies en productadoptie te stimuleren. 

1. Notion 

Elke keer dat Notion een nieuwe functie uitbrengt, publiceert het een gedetailleerde gids in het helpcentrum. In deze gids over Notion's AI-vergadernotities zie je een stapsgewijze uitleg over hoe je de functie in je dagelijkse workflow gebruikt, best practices en enkele gratis sjablonen om je op weg te helpen. 

Wat ook opvalt in Notion's how-to-gidsen is dat er FAQ's zijn voor de eerste lezer. Bovendien heeft elke gids een CTA: dat kunnen gratis sjablonen zijn, meer referentieartikelen, je aanmelden voor de functie, enz.. 

🧠 Leuk weetje: De r/Notion-subreddit heeft meer dan 417K leden, wat het een van de levendigste productiviteitstoolgemeenschappen op Reddit maakt.

Verhoog je productadoptie met Trupeer's AI-gids 

2. ClickUp 

Toen ClickUp Custom Autopilot Agents lanceerde, publiceerde het een speciale how-to-gids in het helpcentrum die gebruikers stap voor stap door het bouwen van hun eigen AI-agents loodst. 

De gids splitst het proces op in modules: triggers instellen, voorwaarden toevoegen, acties kiezen, kennisbronnen toewijzen en de agent voorzien van tools.

Wat ook opvalt in ClickUp's how-to-gidsen is de gestructureerde opbouw: het artikel laat niet alleen zien hoe je een agent instelt, maar legt ook uit waarom elke stap belangrijk is (bijv. het kiezen van kennisbronnen zorgt ervoor dat je agent nauwkeurige antwoorden geeft). 

Visuele screenshots van de interface versterken de instructies, en links naar gerelateerde documentatie (zoals “Wat zijn ClickUp Autopilot Agents?”) geven lezers indien nodig context.

💡 Pro tip: Zorg ervoor dat de how-to-gids meerdere doelgroepen aanspreekt. Een eerste lezer heeft FAQ's en basisinformatie nodig. Power users willen misschien sneltoetsen of best practices. Balanceer beide door uitbreidbare secties, pro tips of links naar geavanceerde bronnen toe te voegen.

Best practices voor het maken van how-to-gidsen  

1. Gebruik een modulaire opzet 

Het laatste wat je wilt, is je gebruikers overweldigen. Houd het scanbaar. 

Verdeel de gids in fasen. Gebruik koppen en tussenkoppen samen met visuele scheidingen om elke sectie te onderscheiden. Overweeg voortgangsindicatoren toe te voegen (Stap 2 van 5) om gebruikers te laten zien dat ze vooruitgaan. 

Het andere voordeel van een modulaire opzet is dat die herbruikbaar is. Stap 2 kan indien nodig een microgids of FAQ worden. 

Lees meer: Hoe je demo-video's hergebruikt in marketingcontent 

2. Verwerk ondersteunende elementen in de gids

Op momenten dat je lezer op specifieke punten vastloopt, gebruik ondersteunende elementen zoals tooltips, videofragmenten/GIF's of inline FAQ's om de lezer te helpen zonder de flow te doorbreken.

3. Integreer de how-to-gids in de product-UI zelf

Je wilt dat de gids aanvoelt als een natuurlijk verlengstuk van het product. Bovendien leidt dit tot hogere adoptiecijfers omdat gebruikers de functie leren kennen in hun dagelijkse werk. Bijvoorbeeld: Notion integreert AI Meeting Notes direct in de werkruimte met een eenvoudige “/meet”-opdracht. 

Bonus: Dezelfde how-to-gids kan in het helpcentrum staan, in inline help, productrondleidingen en zelfs release notes. Eén gids, meerdere contactmomenten. 

4. Laat zien waarom elke stap belangrijk is

Zonder context over waarom elke stap belangrijk is, kunnen je gebruikers later fouten maken, belangrijke stappen overslaan of de waarde achter wat ze doen niet zien. 

Dit kan betekenen dat je de risico's van het overslaan van een stap benadrukt. “Als je geen kennisbron toewijst, kan je agent met onvolledige informatie antwoorden.”

Of stappen koppelen aan zakelijke waarde. “Met deze instelling kun je je rapporten exporteren, zodat je resultaten in één klik met klanten kunt delen.” 

Om gebruikers een praktische toepassing te laten zien, kun je zelfs microvoorbeelden toevoegen. “Bijvoorbeeld: een salesteam kan deze instelling gebruiken om...” zodat lezers praktische toepassingen zien.

📽️ Trupeer-inzicht: Wanneer je opneemt met Trupeer, kun je elke automatisch gegenereerde stap annoteren met een korte notitie waarin je uitlegt waarom die belangrijk is. Zo zorgt je trainingsmateriaal er niet alleen voor dat het hoe zichtbaar is, maar leert het ook het waarom.

Maak het maken van je how-to-gids eenvoudiger met Trupeer 

Hoewel how-to-gidsen talloze voordelen hebben: minder supporttickets en kosten, meer productadoptie en onboarding opschalen zonder extra personeel, is het maken en onderhouden ervan hard werken. 

Trupeer verandert dat voor je. Trupeer geeft je een alles-in-één workflow: neem één keer op en krijg binnen 30 minuten een gepolijste, multi-format gids klaar om te publiceren. Of je nu nieuwe klanten ondersteunt, medewerkers traint of een productrelease documenteert, Trupeer zorgt ervoor dat je kennisbank meegroeit met je bedrijf.

Schrijf gratis je eerste how-to-gids met Trupeer 

Veelgestelde vragen (FAQ's) 

1. Wat is het beste format voor een how-to-gids?

Het beste format is stapsgewijs, modulair en visueel. Verdeel instructies in genummerde stappen zodat lezers een duidelijke volgorde kunnen volgen. Combineer elke stap met visuals zoals screenshots of GIF's. Voeg een korte introductie toe die uitlegt waarom het proces belangrijk is en een afsluitende sectie met FAQ's of een CTA zodat lezers weten wat ze vervolgens moeten doen.

2. Wat maakt een effectieve how-to-gids?

Een effectieve gids doet meer dan stappen opsommen; hij beantwoordt vragen, neemt ambiguïteit weg en helpt gebruikers zelfstandig succesvol te zijn. Dit betekent:

• Schrijven in duidelijke, actieve taal (“Klik op Opslaan” in plaats van “De knop moet worden aangeklikt”)

• Context geven (“Doe dit om te voorkomen dat wijzigingen verloren gaan”)

• Obstakels voorzien met tips voor probleemoplossing

• De gids toegankelijk maken voor zowel eerste als gevorderde gebruikers 

3. Hoe kan ik de leesbaarheid en het leerrendement van mijn how-to-gids verbeteren?

Om de leesbaarheid te verbeteren:

• Gebruik korte alinea's, witruimte en scanbare koppen

• Markeer belangrijke termen of waarschuwingen met vetgedrukte tekst of callouts

• Houd het bij één actie per stap

Om het onthouden te verbeteren:

• Voeg visuele aanwijzingen toe (pijlen, highlights, bijschriften)

• Versterk het “waarom” achter de stappen, zodat lezers de logica onthouden en niet alleen de klikken

• Geef downloadbare checklists of sjablonen voor herhaald gebruik

4. Hoe genereert Trupeer een gids van mijn schermopname?

Trupeer analyseert je opname of geüploade video om belangrijke acties te detecteren en de stappen te ordenen met ondersteunende screenshots. Het levert binnen enkele minuten een volledige, gestructureerde gids op.

5. Kan ik gratis een how-to-gids maken met Trupeer? 

Ja. Met Trupeer's gratis tier kun je je scherm één keer opnemen en genereert het platform automatisch een gedetailleerde, stapsgewijze gids met screenshots en tekstinstructies. Je kunt deze vervolgens gratis exporteren als PDF, Word of Markdown, waardoor het eenvoudig is om een kennisbank of helpcentrum op te bouwen, zelfs als je een solo productteam bent.

6. Kunnen how-to-gidsen worden gebruikt voor SOP's voor factuurverwerking?

Ja, stapsgewijze how-to-documenten behoren tot de meest effectieve formats voor SOP's voor factuurverwerking. Factuurverwerking omvat een nauwkeurige reeks handelingen (ontvangen, verifiëren, goedkeuren, registreren en betalen), en een goed gestructureerde how-to-gids zorgt ervoor dat elk teamlid exact dezelfde stappen volgt, ongeacht wie de taak uitvoert. Dit vermindert fouten, versnelt de verwerkingstijd en creëert een audittrail voor finance- en compliance-teams.

7. Hoe helpen how-to-gidsen bij het maken van technicusvriendelijke documentatie?

How-to-gidsen zijn van nature geschikt voor technicusvriendelijke documentatie omdat ze actie boven uitleg plaatsen. Een technicus op locatie heeft geen achtergrondcontext nodig; die moet precies weten wat de volgende stap is. Door je gids op te bouwen als genummerde stappen met ondersteunende screenshots of korte videoclips, maak je documentatie die technici snel en zelfverzekerd kunnen volgen, zelfs in situaties waarin tijd kritiek is.

8. Kan ik productie-werkinstructies maken van procesvideo's met behulp van how-to-gidsen?

Ja, en dit is een van de meest efficiënte manieren om productieprocessen te documenteren. Door een technicus of operator te filmen terwijl die een taak op de werkvloer uitvoert en die video om te zetten in een stapsgewijze how-to-gids, leg je praktijkkennis vast in een gestructureerd, herhaalbaar format. Trupeer maakt dit naadloos: neem het proces één keer op en genereer automatisch productie-werkinstructies met screenshots en stapbeschrijvingen, klaar om in je kennisbank in te sluiten of af te drukken voor de productievloer.