훌륭한 워크플로는 확장하는 팀과 허둥대는 팀을 가르는 차이입니다. Trupeer를 사용하면 무료 워크플로 템플릿으로 시작해 브랜드 가이드라인에 맞게 커스터마이즈하고, 모든 단계를 생생하게 보여주는 비디오 워크스루로 워크플로를 전환하여 워크플로 설계에 드는 시간을 몇 시간이나 절약할 수 있습니다.

무료 워크플로 템플릿이란?

무료 워크플로 템플릿은 트리거부터 완성된 결과까지, 작업이 일련의 단계들을 거쳐 어떻게 이동하는지 설명하기 위한 재사용 가능한 구조입니다.

거의 모든 게시된 버전은 다이어그램 형태입니다. 단계별 박스, 박스 사이의 화살표, 때로는 관련된 사람들을 위한 스윔레인까지 포함됩니다. 이런 구성은 정말 유용하며, 모든 툴에 무료로 수천 개나 있습니다.

템플릿 자체가 이 작업이 가치 있는지 결정하는 것은 아닙니다. 가치의 기준은 다이어그램 중 어디에 노력을 쏟는지이며, 거의 대부분이 엉뚱한 부분에 노력을 쏟습니다.

사용에 따라 형식이 정해집니다. 워크플로는 다이어그램이고 프레젠테이션 소프트웨어가 이를 그리기 때문에, 무료 워크플로 템플릿 PPT 레이아웃이 가장 흔합니다. 무료 워크플로 템플릿 Excel 버전은 그 뒤에 있는 단계 표와 타이밍에 적합합니다. 무료 워크플로 템플릿 Word 파일은 절차 문서에 포함된 워크플로에 어울리며, 무료 워크플로 템플릿 PDF는 배포를 위한 합의된 버전에 적합합니다.

어떤 종류의 워크플로를 말씀하시는 건가요?

이 용어는 세 가지 서로 다른 것을 포괄하며, 검색어가 이를 섞어버리기 때문에 필요한 것이 무엇인지 정하는 것이 좋습니다.

워크플로 다이어그램. 작업이 어떻게 이동하는지 시각적으로 보여주는 지도입니다. 단계, 순서, 의사결정 지점, 누가 무엇을 하는지. 워크플로 메이커 또는 워크플로 디자인 도구로 그리며, 그 도구는 많고 대부분 팀이 필요로 하는 수준에서는 워크플로가 무료입니다. 프로세스를 이해하거나 합의하는 데 사용하며, 이 페이지의 대부분이 바로 이것에 관한 내용입니다. 워크플로 다이어그램은 종종 프로세스 워크플로 템플릿이라고도 하고, 플로우차트와도 상당 부분 겹칩니다.

문서화된 워크플로. 그려진 것이 아니라 절차로 작성된 동일한 정보입니다. 오너, 타이밍, 규칙이 포함됩니다. 조직이 워크플로를 원한다고 말할 때 실제로 필요한 경우가 자주 여기에 해당합니다.

자동화된 워크플로. 작업을 누군가가 직접 전달하지 않고도, 사람이나 시스템 사이에서 작업을 이동시키는 도구 내 구성된 순서입니다. 워크플로 메이커, 워크플로 디자인 도구 또는 자동화 플랫폼이 제공하는 것이며, 미리 만들어진 자동화 템플릿이 수천 개나 있습니다. 이는 다른 작업이며, 이 페이지의 마지막 섹션에서 그것이 언제 도움이 되는지 다룹니다.

순서는 중요합니다. 자동화하기 전에 매핑하는 것이, 더 빠르기만 하고 더 나아지지 않는 ‘나쁜 프로세스’를 자동화하지 않게 해줍니다.

Trupeer에서 이 템플릿을 커스터마이즈하는 방법

1단계: 템플릿 섹션 열기

메인 내비게이션에서 템플릿 섹션으로 이동하세요.

2단계: 템플릿 선택 후 열기

열고 작업하고 싶은 템플릿을 아무거나 클릭하세요.

3단계: 템플릿 보기 확장

필요한 경우, 전체 레이아웃과 디테일을 명확히 보기 위해 템플릿 보기를 확장하세요.

4단계: 템플릿 편집

선택한 템플릿을 수정하기 시작하려면 편집(Edit)을 클릭하세요.

편집기에서 다음을 할 수 있습니다:

• 새 섹션 추가

• 서식 규칙 정의 또는 업데이트

• 로고를 추가하고 위치 및 관련 설정을 조정

5단계: 커스터마이즈한 템플릿 저장

필요한 모든 변경을 마친 후 저장(Save)을 클릭해 업데이트된 템플릿을 본인만의 템플릿으로 저장하세요.

6단계: 미리보기 및 템플릿 미세 조정

커스터마이즈한 템플릿이 어떻게 보이는지 확인하려면 미리보기(Preview)를 여세요.

미리보기 화면에서 필요하다면 직접 계속 조정할 수 있으며, 템플릿이 원하시는 그대로 표시되도록 보장합니다.

워크플로 템플릿으로 다음을 할 수 있습니다:

• 디자인에 드는 시간을 절약: 어떤 워크플로든 적용할 수 있는 구조로 빈 페이지를 건너뛰세요.

• 복잡한 작업을 시각화: 트리거, 의사결정, 핸드오프를 위한 내장 필드.

• 브랜드에 맞게 유지: Trupeer의 브랜드 키트를 사용해 로고, 폰트, 색상을 적용하세요.

• 팀을 더 빠르게 교육: 비디오 워크스루와 워크플로를 함께 사용해 신규 채용자를 온보딩하세요.

• 팀 전반에 표준화: 모든 워크플로에 동일한 템플릿을 사용하세요.

• 글로벌 팀에 도달: 한 번의 클릭으로 워크플로를 65+개 언어로 번역하세요.

화살표는 워크플로입니다

거의 모든 워크플로 맵이 틀리는 지점은 여기 있습니다.

어떤 워크플로 다이어그램이든 보세요. 박스는 꼼꼼하게 설명되어 있을 겁니다. 요청서 작성, 예산 확인, 기술 승인, 상업 승인, 구매 주문서 작성. 각 박스는 누군가가 수행하는 작업을 나타내며, 프로세스를 매핑한 사람은 각 박스에서 무슨 일이 일어나는지 물어봤습니다.

이제 화살표를 보세요. 그 위에는 아무것도 적혀 있지 않은 단순한 선일 겁니다.

이건 정확히 반대입니다. 박스가 작업이 일어나는 곳이고, 화살표가 시간이 흐르는 곳이기 때문입니다.

박스 안의 모든 것은 한 사람의 통제 아래에 있습니다. 그들은 어떻게 하는지 알고, 실제로 하고, 보통 몇 분 단위로 걸리는 만큼 걸립니다. 하지만 화살표는 종류가 다릅니다. 누군가의 손을 떠나 다른 누군가의 손으로 도착하는 ‘작업의 이동’을 나타내며, 그 사이에는 인박스, 큐, 트레이, 시스템 상태, 또는 주간 미팅 아젠다가 자리합니다.

박스 안의 작업 시간을 모두 더해보세요. 그리고 트리거부터 결과까지 실제 경과 시간과 비교해보세요. 대부분의 프로세스에서 그 비율은 놀라울 정도로 크며, 그 차이의 전부는 화살표에 있습니다.

이에는 직접적인 실무적 결과가 따릅니다. 보통 프로세스 개선 노력이 들어가는 박스 안의 작업을 개선한다고 해도, 경과 시간의 대부분에는 손을 댈 수 없습니다. 손을 댈 수 있는 것은 오직 핸드오프뿐입니다.

핸드오프 라벨링하기

모든 화살표에 대해 기록해야 할 네 가지가 있습니다. 각각 몇 분이면 충분하며, 이것이 전체 방법입니다.

누구에게서 누구에게. 부서가 아니라 역할 이름으로 지정하세요. 역할에서 부서로 넘어가는 작업은 착지할 곳이 없습니다.

어떻게 트리거되는지. 다음 사람이 ‘자신에게 할 일이 있다’는 것을 알게 되는 원인이 무엇인지입니다. 이메일, 시스템 알림, 상태 변경, 물리적 트레이, 또는 아무것도 없는 경우. 이는 사람들이 생각하는 것보다 더 흔하고, 최악의 케이스입니다. 다음 단계가 누군가가 우연히 확인했을 때 시작되기 때문입니다.

어디에서 대기하는지. 특정 장소로 지정하세요. 공유 인박스, 승인 큐, 폴더, 미팅 아젠다. 장소를 이름 붙일 수 없다면, 그 안에 있는 것에 대해 책임지는 사람이 없습니다.

보통 얼마나 기다리는지. 데이터에서 얻은 실제 수치이거나, 확인을 통해 얻은 수치여야 합니다. 이 값이 바로 어떤 두 화살표를 고쳐야 하는지 알려줍니다.

이 작업을 해보면 거의 즉시 두 가지 패턴이 나타납니다.

공유 인박스나 이름 없는 큐로 들어가는 핸드오프는 대개 가장 느립니다. 확인 책임이 분산되기 때문입니다. 큐에 오너를 지정하면, 다른 어떤 것도 바꾸지 않아도 대기 시간이 절반으로 줄어드는 경우가 흔합니다.

그리고 정기 이벤트, 주간 미팅, 격주 패널로 넘어가는 핸드오프는 작업 자체가 얼마나 빨리 처리되든 최대 한 사이클 전체만큼 기다림이 발생합니다. 주간 아젠다에서 5분 승인이라도, 5일 승인입니다.

워크플로 템플릿에 반드시 포함되어야 하는 것

여덟 가지 구성 요소입니다. 핸드오프 표는 추가되는 항목이며, 게시된 템플릿 중 이 부분이 없는 경우가 많습니다.

작업 시간 대비 경과 시간 행은 다른 어떤 것도 하지 않더라도 계산해볼 가치가 있습니다. 오후 정도면 충분하고, 대화를 ‘단계를 더 빠르게 만들려면 어떻게 해야 하지?’에서 ‘왜 이게 11일이나 걸리지?’로 바꿔줍니다.

무료 워크플로 템플릿: 복사할 수 있는 구조

플레이스홀더가 아니라 실제 예시로 채워져 있습니다. 이 워크플로는 엔지니어링 서비스 회사에서의 구매 요청서부터 구매 주문서까지의 흐름입니다.

여기서 복사하세요.

트리거. 엔지니어가 필요한 부품 또는 서비스를 식별하고 요청서를 제출합니다.

결과. 계약된 공급업체에 발행된 구매 주문서이며, 요청자에게 통지됩니다.

작업 시간이 포함된 단계.

총 작업 시간: 47분.

핸드오프 표. 가장 중요한 부분입니다.

작업 시간 대비 경과 시간. 작업 47분. 경과 11.4 working days. 경과 시간의 약 99%는 대기이며, 그중 85%는 두 개의 화살표에 있습니다.

의사결정 지점. 1만 파운드를 초과하는 요청서는 이사 승인에 필요하며, 이로 인해 한 단계와 추가 핸드오프가 생깁니다. 계약되지 않은 공급업체에 대한 요청서는 소싱 하위 프로세스로 라우팅됩니다.

예외. 긴급 요구사항은 구두 승인으로 워크플로를 우회하며, 이는 계약 외 지출의 가장 큰 원천이고 별도로 추적됩니다. 3단계에서 거절된 요청서는 알림 없이 엔지니어에게 되돌아가므로, 일부는 다시 제출되지 않습니다.

여기에 복사하세요.

워크플로 예시: 11일 동안 47분

Lensfield Group은 시설 및 엔지니어링 서비스를 제공하며 약 750명의 직원을 고용하고 있습니다.

구매 요청서 워크플로는 프로세스 개선 작업 중 2년 전에 매핑되었습니다. 맵은 깔끔했습니다. 9개의 박스가 있었고 각 단계의 오너가 명확히 지정되어 있었으며, 조달 사무실에 걸려 있었습니다.

그 뒤에 이어진 개선 작업은 박스에 집중했습니다. 요청서 양식이 간소화되었습니다. 예산 확인은 대시보드 보기로 옮겼습니다. 승인 화면도 합리화했습니다.

모든 단계에 걸친 총 작업 시간은 47분이었습니다.

요청서부터 구매 주문서까지의 평균 경과 시간은 11.4 working days였습니다.

누구도 이 두 숫자를 나란히 놓지 않았는데, 맵에는 둘 중 어느 것도 담을 필드가 없었기 때문입니다.

마침내 누군가 화살표를 측정했을 때, 9개 중 2개가 대부분을 차지하고 있었습니다.

예산 확인에서 기술 승인으로 넘어가는 핸드오프의 평균 대기 시간은 2.8일이었습니다. 요청서는 지정된 오너 없이 공유 엔지니어링 인박스로 이메일로 도착했고, 누군가가 우연히 확인했을 때 처리되었습니다.

기술 승인에서 상업 승인으로 넘어가는 핸드오프의 평균 대기 시간은 4.1일이었습니다. 상업 매니저가 화요일에 요청서를 검토했기 때문입니다. 주간 사이클에서 5분 승인이라면 5일 승인이고, 수요일에 도착했다면 7일이었습니다.

결과는 구매가 느려서가 아니었습니다. 엔지니어들이 프로세스를 사용하지 않게 된 것이 문제였습니다. 현장에 필요한 부품이 있었고 11일은 사용할 수 없었기 때문에, 사람들은 긴급 구두 승인 경로를 통해 직접 주문했습니다.

계약 외 지출은 연간 약 120만 파운드 수준으로 진행되고 있었으며, 계약된 요율 대비 약 14%의 가격 프리미엄이 추정되었습니다. 대략 17만 파운드 정도였고, 확정 지출에 대한 가시성도 없었는데, 이것이 재무 이사의 실제 불만이었습니다.

해결책은 두 개의 화살표만 다뤘고 그 외에는 아무것도 바꾸지 않았습니다.

상업 승인은 화요일에서 매일 20분 슬롯으로 이동했으며, 5천 파운드 미만에 대해서는 권한이 아래의 엔지니어링 매니저에게 위임되었습니다. 이로써 71%의 요청서에 대해 핸드오프가 완전히 제거되었습니다.

공유 엔지니어링 인박스는 부보(대리)와 함께 지정된 매니저에게 직접 할당하는 방식으로 대체되었습니다.

경과 시간은 11.4일에서 2.3일로 줄었습니다.

이후 해의 계약 외 지출은 약 31만 파운드로 줄었고, 잔여분은 느린 프로세스를 우회하는 사람들 때문이 아니라 대부분 진짜 긴급 상황이었습니다.

박스에 대한 2년간의 작업은 47분을 개선했습니다. 두 개의 화살표에 대한 6주간의 집중은 9일을 제거했습니다.

6단계로 워크플로를 매핑하는 방법

1. 트리거와 결과의 이름을 정하세요. 둘 다 관찰 가능한 이벤트로 표현해야 합니다. 시작 지점이 모호한 워크플로는 측정할 수 없습니다.

2. 단계를 나열하세요(5~9개). 20개가 있다면 여러 워크플로를 매핑하고 있거나, 작업 지시서에 속하는 태스크 디테일을 포함하고 있는 것입니다.

3. 단계마다 하나의 역할을 지정하세요. 부서가 오너인 단계는 오너가 없는 단계입니다.

4. 모든 화살표에 라벨을 붙이세요. 누구에게서 누구에게, 트리거, 어디에서 대기하는지, 얼마나 오래. 모두가 건너뛰는 단계이며, 정답이 있는 곳입니다.

5. 작업 시간을 합산하고 경과 시간과 비교하세요. 그 간격이 개선 기회이며, 거의 항상 단계에 있지 않습니다.

6. 다른 건 건드리기 전에 가장 최악의 두 화살표를 먼저 고치세요. 대부분의 워크플로에서 지연의 대부분은 두 번의 핸드오프에서 발생합니다.

4단계는 사람들이 저항하더라도 꼭 고집할 만한 단계입니다. 데이터가 존재하지 않고 수집하는 일이 프로젝트처럼 느껴지기 때문이며, 실제로 그렇게 느낄 겁니다. 각 단계 오너에게 자신이 보기 전까지 보통 얼마나 오래 대기하는지 물어보면 오후 정도면 충분하고, 중요한 두 화살표를 식별하기에 충분히 정확합니다.

표기법: 박스, 스윔레인, 기호

세 가지 관례가 있으며, 대부분의 가이드가 말하는 것보다 선택의 중요성은 덜합니다.

간단한 박스와 화살표. 대부분의 목적에 충분하고 유지보수가 가장 쉽습니다. 이런 유형의 간단한 워크플로 템플릿은 올바른 기본값이며, 교육 없이도 누구나 읽을 수 있습니다.

스윔레인. 역할별 행 또는 열에, 해당 역할이 수행하는 단계들을 그 레인에 배치합니다. 정말 가치 있는 이유는 하나입니다. 선이 레인 경계를 가로지를 때마다 그것이 핸드오프이기 때문에, 스윔레인은 중요한 화살표를 시각적으로 바로 알아볼 수 있게 해줍니다. 공식 표기법에서 하나만 가져간다면 이것을 가져가세요.

정식 플로우차트 기호. 의사결정은 다이아몬드, 데이터는 원통, 나머지는 그 외 기호들입니다. 청중이 이미 그 관례를 알고 있을 때 유용하며, 모르는 경우에는 혼란의 원천이 됩니다. 대부분의 내부 워크플로 맵은 박스, 화살표, 다이아몬드 이상이 필요하지 않습니다.

두 가지 실무 포인트가 있습니다. 다이어그램은 한 페이지 또는 한 화면에 담으세요. 워크플로가 세 페이지를 넘으면 전체로 읽히지 않고, 페이지 간 핸드오프는 정확히 ‘사라지는’ 것들이 됩니다. 또한 도구가 허용한다면 다이어그램 자체의 화살표에 타이밍을 적으세요. 4일 대기와 5분 승인을 나란히 보여주면, 누군가 설명하지 않아도 논지가 전달됩니다.

워크플로, 프로세스 맵, SOP 중 무엇인가요?

서로 관련된 문서가 네 가지이며, 차이점이 무엇을 만들어야 하는지 결정합니다.

워크플로 또는 프로세스 워크플로 템플릿은 작업이 단계와 사람 사이를 어떻게 이동하는지 보여줍니다. 그 가치의 핵심은 순서와 핸드오프입니다.

프로세스 맵은 대체로 같은 산출물이지만, 보통 더 자세히 그리며 타이밍이 포함되기도 하고, 대부분의 조직에서 용어를 서로 바꿔 쓰는 경우가 많습니다.

SIPOC는 누구도 매핑하기 전에 프로세스가 어디서 시작하고 어디서 끝나는지 정해주는 한 페이지 요약이며, SIPOC 분석 템플릿은 그 경계 질문이 왜 그렇게 많은 낭비된 노력을 유발하는지 다룹니다.

표준 운영 절차(standard operating procedure)는 작업이 어떻게 이동하는지보다 프로세스가 어떻게 수행되는지를 설명하며, 보통 여러 역할을 포함합니다. SOP 템플릿이 이를 다룹니다.

이 모든 것 아래에는, 한 사람이 한 가지 작업을 수행하는 방식의 디테일이 있습니다. 이는 작업 지시서에 담겨야 합니다.

작동하는 순서는 SIPOC로 경계를 합의하고, 워크플로로 핸드오프를 확인하며, SOP로 프로세스를 정의하고, 작업 지시서로 태스크를 정리하는 것입니다. 처음 두 가지를 건너뛰고 SOP로 바로 가면, 아무도 확인하지 않은 프로세스를 설명하는 문서가 만들어집니다.

워크플로 자동화

이 용어와 관련된 검색은 대부분 툴 검색이므로, 직접적으로 다루는 것이 좋습니다.

워크플로 메이커 또는 워크플로 디자인 도구는 다이어그램을 그립니다. 자동화 플랫폼은 한 단계 더 나아가 작업을 ‘이동’시킵니다. 항목 라우팅, 알림 전송, 상태 변경, 타이머에 따른 에스컬레이션까지 수행합니다. 일반적인 프로세스를 위한 미리 만들어진 자동화 템플릿이 수천 개 존재합니다.

자동화는 이 페이지에서 설명하는 문제에 비정상적으로 잘 맞습니다. 이유는 화살표가 바로 자동화가 제거하는 것이기 때문입니다. 이메일을 누군가가 알아차려야만 진행되는 핸드오프는, 아무것도 의존하지 않는 핸드오프로 바뀝니다.

두 가지 주의사항이 있는데, 둘 다 많은 조직이 비용을 치르고 배운 내용입니다.

자동화하기 전에 매핑하세요. Lensfield의 가장 느린 화살표는 주간 리뷰 사이클이었고, 그 큐로 알림을 자동화했다면 4일 중 몇 시간을 절약할 수 있었을 겁니다. 하지만 해결책은 사이클을 바꾸는 것이었고, 어떤 자동화도 그 사실을 찾아내지 못했을 것입니다.

그리고 자동화는 큐를 없애지 않습니다. 단지 ‘알아차리는 데 걸리는 지연’을 없앨 뿐입니다. 작업이 즉시 큐에 도착하고 한 사람이 주간으로 처리한다면, 경과 시간은 그대로이며 더 빨리 보고하는 무언가를 만든 것뿐입니다.

자동화가 실제로 도움이 되는 곳은, 용량(capacity)이 아니라 알림이나 가시성 때문에 발생하는 ‘실제 대기’가 있는 핸드오프입니다. 이런 경우는 흔하며, 무엇인지 알게 되면 한 번 자동화할 가치가 있습니다.

무료 워크플로 템플릿이 해결할 수 없는 것

라벨이 없는 화살표. 무료 워크플로 템플릿 무료 다운로드에는 핸드오프 데이터를 입력하라고 요구하는 ‘최고의 무료 워크플로 템플릿’ 프롬프트도 없습니다. 모든 게시 템플릿이 화살표를 필드가 아닌 ‘선’으로 취급하기 때문입니다.

오너가 없는 큐. 다이어그램은 작업이 어딘가로 도착한다는 것을 보여줍니다. 누군가가 확인할 책임이 있는지는 관리의 문제입니다.

승인 사이클. 주간 승인 미팅은 경과 시간에 바닥(floor)을 만들어, 어떤 매핑 작업도 이를 줄이지 못합니다. 이를 바꾸려면 누군가 상급자가 다른 리듬에 합의해야 합니다.

프로세스를 우회하는 사람들. Lensfield의 계약 외 지출은 11일짜리 워크플로에 대한 합리적인 대응이었습니다. 기간을 고치지 않은 채 프로세스를 강제하면 문제를 해결하는 게 아니라 다른 곳으로 옮기는 것입니다.

핸드오프에서 실제로 일어나는 일을 보여주세요

워크플로를 매핑하려면 사람들이 무엇을 하는지 묻는 데 의존하며, 답변은 박스에 대해서는 신뢰할 수 있지만 화살표에 대해서는 신뢰하기 어렵습니다.

사람들은 자신의 단계를 정확하게 설명할 수 있습니다. 하지만 단계 사이에서 무슨 일이 일어나는지는 설명하지 못합니다. 그 구간은 ‘누구의 단계’가 아니기 때문입니다. 기술 승인에서 상업 승인으로 작업이 어떻게 넘어가는지 물어보면, 이메일로 전달된다고 들을 겁니다. 맞는 말이지만, 그 이메일이 인박스에 200개 다른 이메일과 함께 도착하고 화요일에 확인된다는 사실은 빠져 있습니다.

Trupeer AI는 관찰 가능한 절반을 돕습니다. 누군가가 자신의 단계를 수행하는 과정을 기록하면, 들어오는 작업을 어디에서 확인하는지, 무언가가 누락되었을 때 무엇을 하는지, 그리고 아무도 언급하지 않는 우회 방법(하지만 더 이상 ‘하나의 단계’로 등록되지 않게 된 이유가 있는)을 포함해 실제로 무엇을 하는지 그대로 담깁니다. 결과물은 이미 캡처되어 배치된 스크린샷이 포함된 서면 워크스루이며, 여기에 비디오가 더해져 본인만의 브랜딩으로 제공됩니다.

기록하세요. 브랜딩하세요. 번역하세요. Trupeer하세요.

이후 두 가지 용도로 사용됩니다. 워크플로가 합의되면 각 단계에는 오너가 따라 할 수 있는 절차가 필요하고, 기록은 별도의 문서화 프로젝트가 아니라 매핑의 부산물로 이를 만들어줍니다. 또한 워크플로가 여러 사이트나 언어를 포함하는 경우, 동일한 기록이 모든 위치에 동일한 버전의 단계를 제공해 단계가 걸리는 시간의 변동을 만드는 흔한 원인 하나를 제거합니다.

화살표 자체에 대해서는 측정 외에 대체할 방법이 없습니다. 각 단계 오너에게 자신에게 도착하기 전까지 보통 얼마나 오래 대기하는지 물어보거나, 작업을 보관하는 어떤 시스템에서든 타임스탬프를 가져오세요.

자료는 지식 베이스에 저장되며, 교육에도 함께 활용됩니다. 문서 전반의 일관성은 브랜드 키트를 한 번 설정하는 문제이며, 설정 방법은 문서 템플릿 설정 가이드에서 확인할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

무료 워크플로 템플릿 PPT 버전이 있나요?

슬라이드는 워크플로의 가장 흔한 저장 위치입니다. 프레젠테이션 소프트웨어가 박스와 화살표를 쉽게 그려주고, 결과물을 공유할 수 있기 때문입니다. 무료 워크플로 템플릿 PPT 레이아웃은 합리적인 기본값입니다.

화살표에 타이밍을 추가하세요. 4일 대기가 표시된 다이어그램 옆에 5분 승인이 있으면, 누군가 설명하지 않아도 무언가를 바꿔야 한다는 주장이 설득력을 갖게 됩니다. 그리고 게시된 슬라이드 템플릿에는 그 필드가 포함되어 있지 않습니다.

무료 워크플로 템플릿 Excel 버전이 있나요?

Excel은 다이어그램 자체보다 다이어그램 뒤에 있는 표에 더 적합합니다. 무료 워크플로 템플릿 Excel 파일은 단계 목록에 작업 시간을 넣는 데 적합하며, 더 중요한 것은 일반적인 대기 시간이 포함된 핸드오프 표입니다.

그 핸드오프 표가 바로 개선 기회가 식별되는 곳입니다. 일반적인 대기 시간 기준으로 내림차순 정렬하고, 상위 2개 행이 보통 경과 시간의 대부분을 차지합니다.

무료 워크플로 템플릿 Word 버전이 있나요?

Word는 절차, 품질 매뉴얼, 온보딩 패키지처럼 더 큰 문서 안에 포함된 워크플로에 적합합니다. 무료 워크플로 템플릿 Word 파일은 이를 위해 적합하며, 다이어그램은 이미지로, 핸드오프 표는 표로 구성됩니다.

편집 가능한 다이어그램은 다른 곳에 보관하세요. 문서에 그림으로 붙여 넣은 워크플로는 업데이트할 수 없고, 워크플로는 그것이 포함된 문서보다 더 자주 바뀝니다.

무료 워크플로 템플릿 PDF가 있나요?

PDF는 합의되어 배포된 버전에 적합합니다. 특히 워크플로가 품질 시스템의 일부이거나 여러 기능에서 서명된 경우에 그렇습니다. 합의가 끝나면 날짜와 버전이 포함된 무료 워크플로 템플릿 PDF를 한 번 내보내세요.

소스는 보관하세요. 핸드오프 타이밍은 주기적으로 다시 측정해야 하기 때문입니다. 2년 전의 대기 시간이 포함된 워크플로 맵은 더 이상 존재하지 않는 프로세스를 설명하는 것입니다.

사용할 만한 간단한 워크플로 템플릿이 있나요?

네, 그리고 간단한 것이 보통 맞습니다. 라벨이 붙은 5~9개의 박스와 화살표로 구성된 간단한 워크플로 템플릿이면 거의 모든 목적을 충족할 수 있으며, 정식 표기법은 대부분의 내부 청중이 필요로 하지 않는 정밀함을 더해줄 뿐입니다.

추가할 만한 복잡성은 기호가 더 많아지는 것이 아닙니다. 스윔레인입니다. 스윔레인은 모든 핸드오프가 경계선을 가로지르는 ‘한 줄’로 보이게 만들어, 여러분이 찾는 바로 그 지점을 시각적으로 드러내기 때문입니다.

프로세스 워크플로 템플릿이란?

약간 다른 이름으로 부르는 동일한 문서입니다. 프로세스 워크플로 템플릿은 작업이 프로세스를 통해 어떻게 이동하는지 매핑합니다. 단계, 순서, 의사결정, 핸드오프가 포함됩니다.

가끔 구분해서 말하는 경우가 있는데, 워크플로는 작업의 이동을 다루고 프로세스는 작업 자체를 포함한 전체 활동을 다룹니다. 하지만 실제로는 두 용어가 서로 바꿔 쓸 수 있으며, 둘 다 화살표에 라벨을 붙이면 더 좋아집니다.

가장 좋은 무료 워크플로 템플릿이 있나요?

가장 좋은 무료 워크플로 템플릿은 단계 사이에서 무슨 일이 일어나는지에 대한 필드를 가진 템플릿이며, 본질적으로 그런 템플릿은 거의 없습니다.

옵션을 비교하고 있다면, 다이어그램 품질은 변수가 아닙니다. 모든 툴이 박스는 충분히 그립니다. 업데이트하기 쉬운 것을 선택하세요. 워크플로 맵은 ‘현재’일 때만 유용하며, 업데이트가 쉬운지 여부에 따라 최신성의 가치가 달라지기 때문입니다. 그리고 핸드오프 표는 직접 추가하세요.

워크플로 메이커 또는 워크플로 디자인 도구가 템플릿과 같은 건가요?

아니요. 워크플로 메이커 또는 워크플로 디자인 도구는 여러분이 그리는 소프트웨어입니다. 템플릿은 여러분이 그리기 시작하는 시작 레이아웃입니다. 대부분의 툴은 둘 다 제공하므로, 한 가지를 찾는 검색이 다른 것을 함께 가져오는 것입니다.

도구 선택은 사람들이 생각하는 것보다 덜 중요합니다. 어떤 도구든 박스와 화살표를 충분히 그리기 때문입니다. 팀이 이미 사용하고 있는 것을 선택하세요. 워크플로 맵은 현재일 때만 유용하며, 업데이트가 쉬운지에 따라 최신성의 가치가 달라지기 때문입니다.

무료 워크플로 템플릿 무료 다운로드가 있나요, 아니면 워크플로는 어디서나 무료인가요?

둘 다, 그리고 대량으로 제공됩니다. 모든 주요 템플릿 사이트, 다이어그램 도구, 프레젠테이션 플랫폼은 무료 워크플로 템플릿 무료 다운로드를 제공하며, 여러 툴은 팀이 필요로 하는 수준에서는 워크플로가 무료입니다.

그래서 다운로드가 제약이 아닙니다. 어떤 툴에서든 레이아웃을 만드는 데 10분이면 됩니다. 하지만 무료 버전이 제공하지 않는 것은 핸드오프 데이터이며, 이것이 바로 다이어그램과 무언가를 바꾸는 문서 사이의 전부입니다.

워크플로 다이어그램과 워크플로 자동화의 차이는 무엇인가요?

다이어그램은 작업이 어떻게 이동하는지 설명합니다. 자동화는 라우팅, 알림 전송, 상태 변경을 통해 누군가가 직접 들고 다니지 않아도 작업이 이동하게 만듭니다.

먼저 다이어그램을 그리세요. 자동화는 작업이 도착했음을 ‘알아차리는 데 걸리는 지연’을 제거합니다. 이는 많은 워크플로에서 실제로 가장 큰 문제인 경우가 많습니다. 또한 주간으로 처리되는 큐나, 용량이 없는 단계에 대해서는 아무것도 바꾸지 않습니다. 매핑 작업이 바로 그중 무엇이 해당되는지 알아내기 위한 것입니다.