Panduan cara melakukan (how-to) adalah salah satu format konten yang paling berguna dan paling sering dicari di web. Dengan Trupeer, Anda bisa menghemat waktu berjam-jam untuk menulis panduan cara melakukan dengan memulai dari template panduan cara melakukan gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu mengubah setiap panduan menjadi tutorial video yang menarik.

Menuliskan langkah-langkah individual adalah bagian yang mudah dari sebuah panduan. Bagian tersulitnya adalah menentukan apa saja yang harus dimasukkan, urutannya, dan di mana harus berhenti.

Jika ketiganya salah, Anda akan menghasilkan kegagalan yang umum: dokumen setebal empat puluh halaman yang mencakup semuanya, tetapi tidak dibaca siapa pun—lalu digantikan dalam sebulan oleh seseorang yang bertanya kepada rekan kerja.

Unduh template panduan cara melakukan

Gratis, bisa diedit, tanpa watermark. File Excel layak digunakan terlebih dahulu, karena bagian yang menentukan apakah panduan akan berfungsi adalah proses penyusunan cakupannya.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detailnya dengan jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda bisa terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template panduan cara melakukan, Anda bisa:

• Menghemat waktu berjam-jam untuk menulis: Lewati halaman kosong dengan struktur yang dibuat khusus untuk konten how-to.

• Meningkatkan SEO: Panduan how-to yang tersusun rapi mendapat peringkat yang baik di hasil pencarian.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Mengurangi tiket dukungan: Panduan how-to yang jelas membantu pengguna melayani diri sendiri.

• Menambahkan panduan video: Sematkan video untuk langkah yang sulit dijelaskan dalam teks.

• Menjangkau pembaca global: Terjemahkan panduan how-to ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Panduan atau artikel?

Dua dokumen yang berbeda, dan memilih yang salah akan menyia-nyiakan usaha.

Jika seseorang yang mencari satu tugas tertentu menemukan panduan Anda, mereka harus menemukan bagian mereka di dalamnya—pengalaman ini lebih buruk daripada yang akan diberikan artikel.

Pendekatan praktis untuk sebagian besar tim adalah keduanya: panduan untuk onboarding seseorang ke suatu area, dan artikel terpisah untuk setiap tugas, saling terhubung. Gunakan template artikel cara melakukan untuk bagian-bagian individual.

Tentukan kondisi awal dan kondisi akhir

Sebelum menulis apa pun, jawab dua pertanyaan dengan tepat.

Di mana pembaca memulai? Apa yang sudah mereka ketahui, akses apa yang sudah mereka miliki, dan apa yang sudah mereka lakukan? Panduan yang ditulis untuk seseorang dengan konteks lebih banyak daripada pembaca sebenarnya akan gagal di dua halaman pertama.

Di mana mereka selesai? Bukan “mereka memahami sistem”, melainkan sesuatu yang bisa diamati. “Mereka bisa memproses pengembalian dana dari awal sampai akhir, termasuk pengecualian” adalah kondisi akhir. “Mereka sudah familiar dengan modul pengembalian dana” bukan.

Semua yang ada di panduan akan menggerakkan pembaca dari kondisi awal ke kondisi akhir, atau tidak. Uji tunggal ini menghilangkan sekitar sepertiga konten dari sebagian besar draf pertama.

Menyusun cakupan panduan

Inventaris tugas di file Excel dibuat untuk ini. Daftarkan setiap tugas di area tersebut, lalu tentukan untuk masing-masing.

Tiga kemungkinan untuk setiap tugas: masukkan, tautkan, atau keluarkan. Menuliskan alasannya adalah yang mencegah cakupan melebar lagi nanti, karena pasti ada yang bertanya.

Kesalahan cakupan yang paling umum adalah memasukkan semuanya yang mungkin dibutuhkan siapa pun kapan pun, sehingga panduan menjadi terlalu panjang untuk dibaca dan karenanya lebih buruk untuk tugas inti dibandingkan panduan yang lebih singkat.

Pengurutan

Urutan lebih penting dalam sebuah panduan dibandingkan jenis dokumen lain mana pun, karena pembaca memprosesnya secara linier.

• Prasyarat dan akses terlebih dahulu. Tidak ada yang bisa mengikuti apa pun sebelum mereka bisa login.

• Tugas lengkap yang paling sederhana berikutnya. Menyelesaikan satu hal dari awal sampai akhir lebih awal membangun kepercayaan diri dan konteks untuk semuanya setelahnya.

• Lalu varian yang umum, dengan membangun dari apa yang kini mereka ketahui.

• Pengecualian dan kasus tepi di akhir. Ini hanya masuk akal setelah jalur normal dipahami.

• Materi referensi di bagian belakang, bukan tersebar.

Naluri untuk menjelaskan semuanya sebelum membiarkan siapa pun melakukan apa pun adalah kesalahan pengurutan yang paling umum. Pembaca akan lebih mudah mengingat ketika mereka sudah melakukan sesuatu terlebih dahulu.

Struktur panduan

Halaman daftar isi tidak bersifat opsional dalam sebuah panduan. Itulah cara pembaca yang sudah membacanya sekali kembali untuk menemukan satu hal tertentu.

Anatomi bagian

Setiap bagian dalam panduan mengikuti bentuk yang sama, sehingga seluruh dokumen mudah dinavigasi.

Judul bagian. Tugas tersebut, seperti yang akan dijelaskan pembaca.

Kapan Anda akan melakukannya. Satu baris konteks. Panduan berbeda dari artikel di sini: pembaca sedang belajar, jadi sedikit kerangka membantu.

Langkah-langkah. Bernomor, satu tindakan per langkah, kata kerja di awal, label antarmuka yang persis.

Yang seharusnya Anda lihat. Hasil yang diharapkan.

Waspadai. Apa pun yang spesifik untuk tugas ini yang biasanya salah.

Konsistensi antarbagian lebih penting daripada struktur sempurna untuk masing-masing bagian. Pembaca yang mempelajari pola di bagian satu akan menavigasi bagian tujuh lebih cepat.

Contoh kerangka yang sudah dikerjakan

Panduan: Memproses pengembalian dana. Untuk: Agen dukungan baru, dua minggu pertama. Kondisi akhir: Bisa memproses pengembalian dana standar atau sebagian apa pun tanpa bantuan, dan tahu kapan harus eskalasi.

Catat bagian 3. Bagian ini hanya mencakup apa yang berbeda dari bagian 2, bukan mengulang seluruh alur. Panduan yang mengulang setiap langkah untuk setiap varian menjadi panjang, dan panjang adalah alasan utama mengapa panduan tersebut tidak dibaca.

Menulis langkah-langkah

Aturan yang sama seperti penulisan instruksional apa pun, dibahas lebih mendalam di template artikel cara melakukan.

Satu tindakan per langkah. Kata kerja di awal. Label antarmuka yang persis dengan kapitalisasi yang tepat. Jelaskan di mana sebelum apa. Beri nomor. Nyatakan hasil yang diharapkan di akhir.

Satu perbedaan dalam panduan: Anda bisa mengasumsikan pembaca sudah membaca bagian-bagian sebelumnya. Bagian 6 tidak perlu menjelaskan cara membuka layar pengembalian dana jika bagian 2 sudah membahasnya. Asumsi inilah yang membuat panduan lebih singkat daripada gabungan artikel-artikelnya, dan juga sebab mengapa panduan bekerja dengan baik untuk pembaca yang membaca secara linier, tetapi buruk untuk pembaca yang mencari.

Tangkapan layar dan visual

• Lebih banyak dalam panduan daripada dalam artikel, karena pembaca sedang belajar, bukan mengeksekusi, dan memiliki perhatian yang lebih tersedia.

• Pangkas dengan rapat dan beri anotasi secukupnya, satu kotak atau panah.

• Tampilkan hasil, bukan hanya tombol, untuk apa pun yang hasilnya tidak jelas.

• Buat diagram untuk alur keseluruhan, sekali, di bagian depan. Panduan mendapat manfaat dari gambar keseluruhan yang tidak dimiliki oleh artikel tunggal.

• Pertimbangkan pemeliharaan. Setiap tangkapan layar adalah pembaruan di masa depan. Panduan dengan empat puluh tangkapan layar adalah komitmen berulang yang besar, dan tangkapan layar yang sudah usang merusak seluruh dokumen.

Di mana panduan seharusnya berhenti

Tiga batas alami.

Di batas peran. Jika tugas berikutnya menjadi tanggung jawab orang lain, berhentilah dan sebutkan siapa yang mengerjakannya.

Di batas frekuensi. Apa pun yang dilakukan kurang dari beberapa kali setahun sebaiknya masuk ke artikel terpisah, bukan panduan, karena bagaimanapun tidak akan diingat dan akan menambah panjang.

Di batas referensi. Daftar nilai, kode, batas, dan opsi adalah pencarian, bukan pembelajaran. Letakkan di bagian belakang atau dalam dokumen referensi terpisah.

Panduan yang terus berlanjut melewati ketiga batas ini akan menjadi manual—dokumen yang sah, tetapi berbeda dengan pembaca yang berbeda.

Panduan, manual, SOP, atau instruksi kerja

Tumpang tindih antara panduan dan manual itu nyata, dan perbedaan praktisnya adalah apakah dokumen tersebut dirancang untuk dibaca secara menyeluruh. Panduan memang demikian. Manual adalah materi referensi yang bisa Anda buka kapan saja. Jika dokumen Anda mencoba melakukan keduanya, pisahkan, karena struktur yang cocok untuk dibaca menyeluruh tidak tepat untuk mencari informasi.

Untuk yang lainnya: training manual template, SOP template, work instructions templates.

Format

Word untuk menulis dan meninjau, karena panduan mengalami lebih banyak revisi daripada artikel dan komentar itu penting.

PDF untuk distribusi, terutama jika panduan diberikan kepada seseorang saat onboarding atau digunakan tanpa layar.

PowerPoint jika panduan juga disampaikan sebagai pelatihan. Satu bagian per kelompok slide, dan dokumen panduan menjadi materi yang ditinggalkan.

Help centre Anda jika perlu ditemukan melalui pencarian, meskipun panduan panjang di help centre biasanya lebih baik dipecah menjadi artikel-artikel dengan halaman daftar isi yang menautkannya.

Excel untuk inventaris tugas, sebelum menulis.

Uji panduan

Langkah yang sering dilewati orang, dan satu-satunya yang secara andal membuatnya lebih baik.

Berikan draf kepada seseorang yang benar-benar sesuai dengan kondisi awal, artinya benar-benar baru di area tersebut, bukan rekan kerja yang sudah berpengalaman. Minta mereka mengerjakannya tanpa bantuan. Duduk bersama mereka dan jangan mengatakan apa pun.

Setiap pertanyaan yang mereka ajukan adalah cacat. Setiap keraguan menandai langkah yang tidak jelas. Setiap kali mereka menggulir kembali adalah masalah pengurutan. Catat semuanya, jangan langsung menjawab.

Satu kali uji dengan satu orang yang benar-benar baru akan meningkatkan panduan lebih banyak daripada tiga putaran peninjauan oleh orang-orang yang sudah mengetahui materinya, karena peninjau yang sudah paham tugas tidak bisa melihat apa yang kurang.

Memeliharanya

Panduan cepat memburuk dibandingkan yang terlihat, karena panduan mencakup beberapa tugas dan perubahan pada salah satunya membuat sebagian panduan menjadi salah.

Tentukan pemilik. Catat versi produk. Lakukan peninjauan setelah setiap rilis yang memengaruhi area tersebut, dan jika tidak, lakukan pada siklus tetap.

Buat versi per bagian jika memungkinkan, sehingga perubahan pada satu tugas tidak mengharuskan penerbitan ulang seluruh dokumen. Dan simpan catatan perubahan di bagian depan, karena seseorang yang membacanya tiga bulan lalu perlu tahu apa yang berubah.

Tanda bahwa panduan sudah usang adalah orang-orang yang mengajukan pertanyaan yang seharusnya sudah tercakup. Lacak itu, karena artinya bisa jadi kontennya salah atau panduan tidak diberikan kepada orang-orang yang membutuhkannya.

Praktik terbaik

• Tentukan kondisi awal dan kondisi akhir sebelum menulis.

• Susun cakupan dengan inventaris tugas, catat alasan setiap tugas dimasukkan atau dikeluarkan.

• Tugas lengkap yang paling sederhana dikerjakan lebih awal, pengecualian di akhir.

• Varian hanya mencakup apa yang berbeda dari jalur utama.

• Halaman daftar isi, selalu.

• Struktur yang konsisten di seluruh bagian.

• Materi referensi di bagian belakang, bukan tersebar.

• Berhenti di batas peran, frekuensi, dan referensi.

• Uji dengan seseorang yang benar-benar sesuai dengan kondisi awal.

• Satu pemilik, satu siklus peninjauan, versi dicatat.

Kesalahan umum

• Tidak ada kondisi akhir yang ditetapkan, sehingga panduan tidak punya titik berhenti yang alami.

• Semua dimasukkan, menghasilkan dokumen yang tidak dibaca siapa pun.

• Semua teori sebelum apa pun yang dikerjakan.

• Setiap varian ditulis lengkap, sehingga panjangnya menjadi tiga kali lipat.

• Tidak ada halaman daftar isi, sehingga tidak bisa digunakan sebagai referensi setelahnya.

• Tabel referensi tersebar di seluruh bagian.

• Dibuat untuk seseorang dengan konteks lebih banyak daripada pembaca sebenarnya.

• Hanya diuji oleh orang-orang yang sudah mengetahui tugasnya.

• Tangkapan layar ada di mana-mana, lalu tidak pernah diperbarui.

• Panduan digunakan ketika seharusnya artikel, sehingga pencari mendarat di dokumen setebal empat puluh halaman.

• Tidak ada pemilik yang disebutkan namanya, sehingga panduan memburuk secara perlahan.

Catat pekerjaan sekali dan dapatkan panduan darinya

Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar panduan sesuai dengan dokumentasi lainnya, lalu edit bagian apa pun secara langsung. Penyiapannya ada di template guide.

Dua bagian yang paling mahal dari sebuah panduan adalah tangkapan layar dan fakta bahwa panduan ditulis berdasarkan ingatan. Menulis berdasarkan ingatan melewatkan langkah-langkah yang penulis lakukan secara otomatis—tepat di bagian itulah pembaca baru biasanya berhenti. Dan panduan yang mencakup enam tugas membutuhkan cukup banyak tangkapan layar sehingga memperbaruinya setelah perubahan antarmuka menjadi sebuah proyek.

Catat setiap tugas sekali, dan Trupeer AI akan menghasilkan langkah-langkah tertulis dengan tangkapan layar yang diambil secara otomatis, plus video walkthrough yang dinarasikan dari proses yang sama. Itu memberi Anda bahan mentah untuk setiap bagian, dalam urutan pekerjaan yang benar-benar terjadi, dan mengulang rekaman setelah perubahan lebih cepat daripada membuat ulang tangkapan layar.

Terjemahkan ke 65+ bahasa, dan simpan set tersebut di knowledge base Anda agar panduan dan walkthrough individualnya hidup berdampingan. Berguna untuk onboarding dan pelatihan, yaitu tempat sebagian besar panduan digunakan.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template panduan cara melakukan gratis di Word?

Ya. Word adalah format utama, dengan halaman daftar isi, struktur bagian, dan format langkah yang sudah disiapkan. Unduhan gratis, tanpa pendaftaran, tanpa watermark.

Apakah ada template panduan langkah demi langkah gratis di Word?

Ya, itu template yang sama. Template ini mencakup format langkah bernomor dengan ruang untuk tangkapan layar, hasil yang diharapkan, dan catatan “waspadai” untuk setiap bagian.

Apakah ada template panduan langkah demi langkah gratis?

Ya, tersedia di Word, PDF, PowerPoint, dan Excel. Jika Anda hanya perlu satu tugas, bukan panduan lengkap, template artikel cara melakukan adalah pilihan yang lebih singkat.

Apakah ada template panduan pengguna langkah demi langkah gratis di Word?

Ya. Panduan pengguna adalah panduan cara melakukan yang ditujukan untuk pengguna akhir produk, jadi struktur yang sama berlaku. Tambahkan bagian ringkasan produk di dekat bagian depan dan simpan materi referensi—yaitu pengaturan, batas, dan opsi—di bagian belakang, bukan dicampur ke dalam tugas-tugas.

Apakah ada template panduan cara melakukan gratis di PDF?

Ya, baik sebagai format distribusi maupun sebagai contoh yang sudah selesai, sehingga Anda bisa melihat panduan yang sudah jadi sebelum menulis versi Anda sendiri.

Apakah ada template panduan cara melakukan gratis di PPT atau PowerPoint?

Ya. Versi PowerPoint digunakan untuk menyampaikan panduan sebagai pelatihan, dengan satu kelompok slide per bagian. Sebagian besar tim juga membutuhkan versi Word di sampingnya, karena deck biasanya menjadi materi referensi yang buruk setelahnya.

Apakah ada template panduan cara melakukan gratis di Excel?

Ya, meskipun Excel menyimpan inventaris tugas, bukan panduannya. Anda mencantumkan setiap tugas di area tersebut, menandai masing-masing sebagai include, link, atau exclude, lalu mencatat alasannya. Penyusunan cakupan adalah bagian yang menentukan apakah panduan akan berfungsi, dan melakukannya di spreadsheet sebelum menulis menghemat penulisan ulang nanti.

Bisakah saya mengunduh template panduan cara melakukan gratis?

Ya, setiap format bisa diunduh gratis tanpa memerlukan akun dan tanpa atribusi.

Apa itu panduan cara melakukan?

Dokumen yang membawa pembaca dari tidak tahu cara melakukan sesuatu menjadi bisa melakukannya, dengan mencakup beberapa tugas terkait secara berurutan. Ini berbeda dari artikel, yang membahas satu tugas untuk seseorang yang sudah berada di tengah pekerjaan, dan berbeda dari manual, yang merupakan materi referensi, bukan sesuatu yang dibaca secara menyeluruh.

Apa yang harus disertakan dalam panduan cara melakukan?

Judul yang menyatakan apa yang akan bisa dilakukan pembaca, untuk siapa panduan ini, dan pengetahuan apa yang diasumsikan, kondisi akhir sebagai kemampuan, prasyarat, halaman daftar isi, bagian-bagian yang mencakup satu tugas masing-masing, troubleshooting yang dikonsolidasikan, materi referensi di bagian belakang, sumber bantuan yang disebutkan namanya, serta detail versi dan pemilik.

Bagaimana cara menulis panduan langkah demi langkah?

Tentukan di mana pembaca memulai dan berhenti, buat inventaris tugas dan tentukan apa yang dimasukkan atau tidak, susun urutan dari tugas lengkap yang paling sederhana hingga pengecualian, tulis satu tindakan per langkah dengan label antarmuka yang persis, tambahkan hasil yang diharapkan, lalu uji dengan seseorang yang benar-benar sesuai dengan kondisi awal dan perbaiki semua yang mereka temui.

Seberapa panjang panduan cara melakukan seharusnya?

Selama diperlukan untuk mencapai kondisi akhir dan tidak lebih. Disiplin utamanya adalah penyusunan cakupan, bukan jumlah kata: setiap bagian harus mengarahkan pembaca menuju kemampuan akhir yang ditetapkan, dan apa pun yang tidak memenuhi itu harus dikeluarkan. Sebagian besar draf pertama kehilangan sekitar sepertiga konten karena uji tersebut.

Apa perbedaan antara panduan dan manual?

Panduan dirancang untuk dibaca secara menyeluruh dan membuat seseorang menjadi kompeten. Manual adalah materi referensi yang mencakup semua hal tentang suatu produk, dibuka saat dibutuhkan, bukan dibaca. Jika dokumen Anda mencoba melakukan keduanya, pisahkan, karena struktur yang cocok untuk dibaca menyeluruh tidak tepat untuk mencari informasi.

Apa perbedaan antara panduan cara melakukan dan SOP?

Panduan mengajarkan seseorang tentang suatu area pekerjaan dan mencakup penalaran. SOP menstandarkan cara prosedur tertentu dilakukan, diikuti daripada dipelajari, dan biasanya memiliki pemilik, persetujuan, serta siklus peninjauan. Panduan mungkin merujuk beberapa SOP.

Bagaimana cara menguji panduan cara melakukan?

Berikan kepada seseorang yang benar-benar sesuai dengan pengetahuan awal yang diasumsikan, minta mereka mengerjakannya tanpa bantuan, lalu amati tanpa membantu. Setiap pertanyaan adalah cacat dan setiap keraguan menandai langkah yang tidak jelas. Peninjau yang sudah mengetahui tugas tidak bisa melihat apa yang kurang, itulah sebabnya satu kali uji dengan orang baru mengungguli beberapa putaran peninjauan ahli.

Seberapa sering panduan cara melakukan harus diperbarui?

Setelah setiap perubahan yang memengaruhi tugas yang dicakup, dan jika tidak, pada siklus tetap—biasanya setiap enam hingga dua belas bulan. Buat versi per bagian jika memungkinkan, sehingga perubahan pada satu tugas tidak mengharuskan penerbitan ulang seluruh panduan.

Bisakah saya menyesuaikan template panduan cara melakukan ini?

Ya, setiap versi sepenuhnya bisa diedit. Struktur bagian layak dipertahankan tetap konsisten meskipun Anda mengubah apa yang ada di dalamnya, karena bentuk yang dapat diprediksi membuat panduan multi-bagian mudah dinavigasi.

Template terkait

• How-to article template

• Training manual template

• SOP template

• Work instructions templates

• Job aid template

• Technical documentation template

• Knowledge base template

• Process documentation template

• New hire onboarding guide template