Sebagian besar program SAP S/4HANA terburu-buru untuk merancang masa depan. Workshop dimulai dengan praktik terbaik SAP dan model proses baru, sementara sistem lama diperlakukan sebagai sesuatu yang harus ditinggalkan. Kemudian, berbulan-bulan kemudian, celah-celah mulai muncul: penyesuaian akhir bulan yang tidak pernah disebutkan oleh siapa pun, solusi antarperusahaan (intercompany workaround) yang disimpan di spreadsheet, aturan persetujuan yang hanya dipahami oleh satu orang di bagian keuangan. Masing-masing menjadi permintaan perubahan yang terlambat, kegagalan pengujian, atau pengguna yang frustrasi setelah go-live.

Solusinya memang tidak glamor tetapi sangat ampuh: dalam transformasi SAP S/4HANA apa pun, dokumentasikan proses saat ini (as-is) terlebih dahulu. Panduan ini menjelaskan mengapa as-is itu penting bahkan ketika Anda beralih ke standar SAP, apa saja yang harus dicatat, seberapa banyak detail yang Anda butuhkan, bagaimana cara mendokumentasikan proses as-is dengan cepat dari rekaman layar, dan bagaimana dokumentasi tersebut memberikan hasil dalam fit-gap, pengujian, pelatihan, dan transfer pengetahuan.

Apa yang dimaksud dengan mendokumentasikan proses as-is dalam transformasi SAP S/4HANA?

Dokumentasi proses as-is mencatat bagaimana pekerjaan benar-benar dilakukan saat ini di sistem SAP ECC atau sistem lain yang Anda gunakan sekarang: langkah-langkah, peran, transaksi, laporan, kontrol, pengecualian, dan solusi sementara (workaround). Dalam transformasi SAP S/4HANA, dokumentasi ini adalah baseline tempat Anda membandingkan desain masa depan, sehingga Anda tahu apa yang harus dipertahankan, apa yang dapat disederhanakan, dan apa yang akan berubah bagi karyawan. Untuk perbedaan antara kedua pandangan tersebut, lihat proses as-is vs to-be.

Mengapa Anda harus mendokumentasikan proses as-is sebelum transformasi SAP S/4HANA?

• Persyaratan tersembunyi muncul lebih awal. Pengecualian, tugas akhir periode, dan solusi sementara muncul sebelum desain ditetapkan, bukan saat pengujian.

• Analisis fit-gap didasarkan pada kenyataan. Anda membandingkan standar SAP dengan apa yang benar-benar dilakukan orang-orang, bukan apa yang mereka ingat dalam sebuah workshop.

• Dampak perubahan terlihat jelas. Anda dapat melihat dengan tepat apa yang akan berubah untuk setiap peran, yang kemudian mendorong pelatihan dan komunikasi.

• Pengujian memiliki skenario nyata. Proses as-is memberikan skenario ekstrem (edge cases) yang penting kepada para penguji.

• Pengetahuan terlindungi. Pengguna berpengalaman mungkin pergi selama program yang panjang; pengetahuan mereka tetap ada.

• Pelatihan dimulai dari titik yang sudah dikenal. Pengguna mempelajari sistem baru lebih cepat ketika pelatihan menjelaskan apa perbedaan dari sistem saat ini.

Apakah dokumentasi as-is penting untuk greenfield maupun brownfield?

Ya, karena alasan yang berbeda:

• Greenfield: Anda merancang ulang proses, sering kali lebih dekat ke standar SAP. As-is memberi tahu Anda apa yang masih harus ditangani oleh desain baru, seperti persyaratan hukum, kontrol, dan pengecualian, serta menunjukkan seberapa besar perubahan bagi setiap tim.

• Brownfield: proses sebagian besar tetap sama, sehingga as-is menjadi titik awal untuk SOP yang diperbarui dan pelatihan delta, serta membantu menemukan apa saja yang terpengaruh oleh item penyederhanaan (simplification items).

• Selektif atau hibrida: Anda memerlukan as-is untuk memutuskan area mana yang akan dirancang ulang dan mana yang akan dikonversi.

Lihat S/4HANA greenfield vs brownfield untuk mengetahui arti dari masing-masing pendekatan terhadap pelatihan dan dokumentasi.

Proses mana yang harus Anda dokumentasikan terlebih dahulu dalam transformasi SAP S/4HANA?

Mulailah dengan proses end-to-end yang masuk dalam cakupan, lalu masuk lebih dalam pada bagian yang memiliki risiko, volume, atau kompleksitas tertinggi:

Untuk contoh praktis dari satu proses end-to-end, lihat alur proses procure to pay.

Seberapa detail dokumentasi as-is yang dibutuhkan?

Banyak program SAP menggunakan hierarki proses untuk memutuskan tingkat detail:

Anda tidak memerlukan Tingkat 4 untuk semuanya. Gunakan tingkat tugas untuk proses bervolume tinggi, berisiko tinggi, dan banyak pengecualian, di mana detail tersembunyi biasanya menyebabkan sebagian besar masalah di kemudian hari. Untuk bagian lainnya, Tingkat 3 dengan catatan pengecualian utama biasanya sudah cukup.

Apa yang harus dicatat oleh dokumentasi as-is?

• Langkah dan peran: siapa melakukan apa, dalam urutan apa.

• Sistem dan transaksi: transaksi SAP, laporan, dan alat bantu lain yang digunakan, termasuk spreadsheet.

• Objek kustom yang digunakan: transaksi kustom, laporan, dan peningkatan (enhancements) yang diandalkan pengguna.

• Pengecualian dan solusi sementara: apa yang terjadi ketika sesuatu tidak sesuai dengan jalur standar.

• Kontrol dan persetujuan: pemeriksaan, batas wewenang, dan pemisahan tugas (segregation of duties).

• Volume dan waktu: seberapa sering, seberapa banyak, dan kapan, termasuk puncak akhir periode.

• Kendala (pain points): apa yang berjalan lambat, rentan kesalahan, atau membuat frustrasi saat ini.

• Siapa yang memahaminya: para pakar materi pelajaran (SME) yang memegang pengetahuan tersebut.

Bagaimana cara mendokumentasikan proses as-is untuk transformasi SAP S/4HANA, langkah demi langkah?

Langkah 1: Tentukan cakupan dan hierarki proses

Daftar proses end-to-end yang masuk dalam cakupan dan sepakati tingkat detail untuk masing-masing proses.

Langkah 2: Identifikasi SME dan risiko pengetahuan

Untuk setiap proses, tentukan SME dan tandai area di mana pengetahuan hanya dimiliki oleh satu atau dua orang saja. Audit pengetahuan suku (tribal knowledge audit) membantu menemukan risiko-risiko tersebut.

Langkah 3: Wawancara terstruktur

Gunakan rangkaian pertanyaan yang konsisten di setiap sesi, yang mencakup langkah-langkah, pengecualian, kontrol, volume, dan kendala. Daftar periksa penemuan proses (process discovery checklist) memberi Anda templat yang siap digunakan.

Langkah 4: Rekam SME saat melakukan pekerjaan nyata

Minta SME untuk melakukan setiap tugas di sistem saat ini sambil merekam layar mereka menggunakan perekam layar AI Trupeer, sembari menjelaskan apa yang mereka lakukan dan mengapa. Minta mereka untuk menunjukkan pengecualian dan spreadsheet yang mereka gunakan di luar SAP. Rekaman menangkap detail yang sering terlewatkan oleh catatan wawancara.

Langkah 5: Ubah rekaman menjadi dokumen as-is

Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi dokumen proses langkah demi langkah lengkap dengan tangkapan layar dan video yang dapat dicari. Analis meninjau dan memberikan anotasi pada draf tersebut daripada menulis semuanya dari awal.

Langkah 6: Petakan alur proses

Gambarkan alur end-to-end untuk setiap proses, lengkap dengan peran, serah terima (handoffs), keputusan, dan pengecualian, lalu tautkan setiap langkah ke rekamannya.

Langkah 7: Validasi dengan pemilik proses

Putar kembali rekaman dan dokumen bersama pemilik proses, perbaiki jika ada yang kurang, lalu setujui baseline tersebut.

Langkah 8: Simpan di tempat yang dapat digunakan oleh program

Simpan pustaka as-is di satu tempat yang dapat dicari sehingga tim desain, pengujian, pelatihan, dan dukungan semuanya dapat menggunakannya.

Bagaimana dokumentasi as-is memberikan hasil di kemudian hari dalam program?

Mengubah rekaman as-is menjadi pelatihan S/4HANA

Pustaka as-is juga mempercepat jalur menuju pelatihan pengguna akhir (end-user training). Setelah sistem baru dikonfigurasi, pengguna utama merekam tugas yang sama di S/4HANA, dan Trupeer mengubah rekaman tersebut menjadi panduan dan video berbasis peran. Membandingkan rekaman lama dan baru membuat pelatihan "apa yang berubah" menjadi sangat mudah. Lihat panduan video pelatihan SAP S/4HANA untuk pengguna akhir.

Platform aktivasi SAP (SAP enablement platform) dari Trupeer menyatukan pustaka as-is, pelatihan sistem baru, dan basis pengetahuan (knowledge base) dalam satu tempat.

Kesalahan umum saat mendokumentasikan proses as-is

• Melewatkan as-is sepenuhnya karena menganggap masa depan akan menggunakan "standar SAP".

• Mengandalkan ingatan dari workshop alih-alih melihat pekerjaan yang sebenarnya.

• Hanya mendokumentasikan skenario sukses (happy path) dan melewatkan pengecualian serta tugas-tugas akhir periode.

• Masuk terlalu dalam di semua bagian, sehingga dokumentasi as-is tidak pernah selesai.

• Mengabaikan spreadsheet dan alat bantu sampingan yang menyimpan langkah-langkah penting.

• Membiarkan dokumen as-is terbengkalai di folder proyek alih-alih menggunakannya untuk mendasari desain, pengujian, dan pelatihan.

Daftar periksa as-is transformasi SAP S/4HANA

• Proses end-to-end yang masuk dalam cakupan telah didaftarkan, dengan tingkat detail yang disepakati.

• SME telah ditentukan dan risiko pengetahuan satu orang telah ditandai.

• Tugas-tugas berisiko tinggi dan bervolume tinggi telah direkam di sistem saat ini.

• Pengecualian, solusi sementara, dan spreadsheet telah dicatat.

• Kontrol, volume, dan kendala telah didokumentasikan.

• Alur proses telah dipetakan dan ditautkan ke rekaman.

• Pemilik proses telah memvalidasi dan menyetujui baseline.

• Pustaka dapat dicari dan dibagikan kepada tim desain, pengujian, dan pelatihan.

Mulai transformasi SAP S/4HANA Anda dengan Trupeer

Trupeer membantu Anda mendokumentasikan proses as-is dalam transformasi SAP S/4HANA Anda dengan mengubah rekaman SME menjadi dokumen proses yang dapat dicari, kemudian menerapkan pendekatan yang sama untuk pelatihan berbasis peran setelah sistem baru siap. Lihat platform adopsi SAP Trupeer atau mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Mengapa mendokumentasikan proses as-is sebelum transformasi SAP S/4HANA?

Karena proses as-is memunculkan persyaratan tersembunyi, pengecualian, dan kontrol sejak dini, mendasarkan analisis fit-gap pada kenyataan, menunjukkan dampak perubahan untuk setiap peran, dan melindungi pengetahuan jika SME keluar.

Apakah Anda memerlukan dokumentasi as-is untuk implementasi S/4HANA greenfield?

Ya. Bahkan ketika proses dirancang ulang, as-is menunjukkan apa saja yang masih harus ditangani oleh desain baru dan seberapa besar perubahan yang dihadapi oleh setiap tim.

Seberapa detail dokumentasi as-is yang harus dibuat?

Gunakan hierarki proses. Masuklah hingga tingkat tugas dan layar untuk proses bervolume tinggi, berisiko tinggi, atau banyak pengecualian, dan tetaplah berada di tingkat proses untuk bagian lainnya.

Apa saja yang harus disertakan dalam dokumentasi proses as-is?

Langkah dan peran, sistem dan transaksi, objek kustom yang digunakan, pengecualian dan solusi sementara, kontrol dan persetujuan, volume dan waktu, kendala, serta SME yang memegang pengetahuan tersebut.

Bagaimana cara mendokumentasikan proses as-is dengan cepat?

Rekam SME yang melakukan setiap tugas di sistem saat ini dan gunakan alat bantu seperti Trupeer untuk mengubah rekaman tersebut menjadi dokumen proses langkah demi langkah, lalu validasi dokumen tersebut dengan pemilik proses.

Siapa saja yang harus terlibat dalam dokumentasi as-is?

Pemilik proses, SME yang melakukan pekerjaan tersebut, analis bisnis, serta perwakilan dari IT, kontrol keuangan, dan tim pelatihan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumentasi as-is?

Hal ini tergantung pada cakupan, namun merekam proses alih-alih menulis semuanya dari wawancara akan sangat memangkas upaya pengerjaan dan mengurangi sesi tindak lanjut.

Bagaimana dokumentasi as-is membantu pelatihan?

Dokumentasi ini menunjukkan dengan tepat apa yang berubah untuk setiap peran, sehingga pelatihan dapat difokuskan pada perbedaan, dan pendekatan perekaman yang sama dapat menghasilkan pelatihan untuk sistem baru.