Menandatangani kontrak RISE with SAP mungkin terasa seperti bagian tersulit telah selesai. Model komersial telah disepakati, transisi ke S/4HANA di cloud telah direncanakan, dan SAP menangani sebagian besar infrastruktur dan operasi teknis. Namun, aspek manusianya baru saja dimulai. Tim keuangan akan bekerja di aplikasi Fiori baru, tim IT akan menyerahkan pekerjaan yang telah mereka lakukan selama bertahun-tahun, proses akan bergerak lebih dekat ke standar SAP, dan pembaruan akan terus berdatangan lama setelah sistem mulai berjalan (go-live).

Itulah mengapa manajemen perubahan (change management) RISE with SAP layak memiliki rencana, anggaran, dan pemiliknya sendiri. Panduan ini menjelaskan apa saja yang berubah bagi orang-orang dalam transisi ke RISE with SAP, cara membangun rencana manajemen perubahan RISE with SAP, cara mempersiapkan setiap kelompok pemangku kepentingan (stakeholder), dan cara menjaga pelatihan serta dokumentasi tetap mutakhir ketika perubahan terjadi secara terus-menerus.

Apa itu RISE with SAP?

RISE with SAP adalah penawaran langganan dari SAP untuk beralih ke SAP S/4HANA Cloud. Ini menyatukan perangkat lunak ERP dengan infrastruktur, layanan terkelola teknis (technical managed services), dan alat pendukung, seperti wawasan proses (process insights) dan SAP Business Technology Platform, ke dalam satu kontrak. Organisasi menggunakannya untuk beralih dari SAP ECC on-premise atau S/4HANA ke cloud, baik dengan mengonversi sistem yang ada maupun dengan memulai dari awal.

Untuk perbedaan antara kedua jalur tersebut, dan apa arti masing-masing bagi pelatihan, lihat S/4HANA greenfield vs brownfield.

Mengapa RISE with SAP memerlukan manajemen perubahannya sendiri?

RISE with SAP mengubah lebih dari sekadar teknologi:

• Proses bergerak lebih dekat ke standar. Pendekatan core yang bersih (clean core) yang dipromosikan SAP berarti lebih sedikit kustomisasi dan lebih banyak proses standar, sehingga banyak pengguna mengubah cara mereka bekerja.

• Pengalaman pengguna berubah. Aplikasi Fiori menggantikan atau mendampingi layar SAP GUI yang sudah dikenal.

• Peran IT berubah. SAP atau mitranya mengambil alih infrastruktur dan operasi teknis, sehingga tim internal beralih ke proses bisnis, integrasi, dan manajemen vendor.

• Perubahan menjadi berkelanjutan. Cloud ERP diperbarui sesuai jadwal rilis SAP, sehingga pengguna akan menemui fitur-fitur baru dan tampilan layar yang berubah secara berkala, bukan sekali dalam satu dekade.

• Kepemilikan beralih. Bisnis mengambil lebih banyak kepemilikan atas desain proses, adopsi, dan peningkatan berkelanjutan.

Tanpa manajemen perubahan RISE with SAP, pergeseran ini akan memicu penolakan, solusi alternatif (workaround), adopsi yang lambat, dan tumpukan tiket bantuan setelah go-live.

Siapa saja yang terpengaruh oleh transisi RISE with SAP?

Bagaimana cara membangun rencana manajemen perubahan RISE with SAP?

Langkah 1: Tentukan argumen untuk perubahan (case for change)

Jelaskan mengapa organisasi beralih ke RISE with SAP dalam sudut pandang yang dipedulikan setiap kelompok: penutupan buku yang lebih cepat untuk keuangan, lebih sedikit pemeliharaan untuk IT, wawasan yang lebih baik untuk para pemimpin. Cerita yang jelas akan mengurangi penolakan.

Langkah 2: Nilai dampak perubahan

Untuk setiap proses dan peran, nilai apa yang berubah: proses baru, proses yang berubah, hanya layar baru, atau tidak ada perubahan. Penilaian dampak ini mendorong rencana komunikasi, pelatihan, dan dukungan.

Langkah 3: Bangun sponsor dan jaringan agen perubahan

Amankan sponsor eksekutif yang terlihat, libatkan pemilik proses dalam keputusan desain, dan tunjuk pengguna ahli (super users) di setiap tim. Lihat cara menjalankan program pelatihan super user.

Langkah 4: Rencanakan komunikasi

Beri tahu setiap kelompok tentang apa yang berubah, mengapa, kapan, dan apa artinya bagi mereka, melalui saluran yang benar-benar mereka gunakan. Sebuah rencana komunikasi untuk manajemen perubahan membantu mengurutkan pesan-pesan tersebut.

Langkah 5: Latih berdasarkan peran, yang dibangun di atas sistem Anda sendiri

Latih pengguna pada tugas-tugas yang benar-benar akan mereka lakukan, dalam sistem S/4HANA Anda yang telah dikonfigurasi, mendekati waktu go-live. Rekam pengguna utama saat melakukan setiap tugas, ubah rekaman tersebut menjadi panduan dan video singkat, lalu kemas berdasarkan peran. Lihat apa saja yang perlu dibuat dalam materi pelatihan pengguna akhir SAP Fiori.

Langkah 6: Siapkan tim IT dan tim pendukung

Dokumentasikan model operasi yang baru, tanggung jawab antara tim Anda, SAP, dan mitra, serta panduan operasional (runbooks) yang dibutuhkan tim pendukung Anda. Lakukan transfer pengetahuan dari mitra implementasi sebelum mereka selesai bekerja.

Langkah 7: Dukung go-live dan hypercare

Sediakan dukungan langsung di lapangan melalui super user, video bantuan singkat untuk pertanyaan umum, dan jalur yang jelas untuk menyampaikan masalah. Lacak pertanyaan untuk menemukan celah dalam pelatihan.

Langkah 8: Rencanakan perubahan berkelanjutan

Tetapkan ritme untuk setiap pembaruan SAP: tinjau apa yang berubah, tentukan apa yang memengaruhi pengguna, perbarui pelatihan dan dokumentasi, serta komunikasikan sebelum perubahan tersebut diterapkan.

Menggunakan model perubahan untuk RISE with SAP

Model terstruktur membantu memastikan tidak ada langkah yang terlewat. ADKAR, misalnya, bekerja melalui kesadaran (awareness), keinginan (desire), pengetahuan (knowledge), kemampuan (ability), dan penguatan (reinforcement):

• Awareness (Kesadaran): komunikasikan mengapa transisi ke RISE with SAP terjadi.

• Desire (Keinginan): tunjukkan kepada setiap kelompok apa untungnya bagi mereka dan libatkan mereka dalam desain.

• Knowledge (Pengetahuan): sediakan pelatihan dan dokumentasi berbasis peran.

• Ability (Kemampuan): berikan praktik langsung, bantuan saat itu juga, dan dukungan super user.

• Reinforcement (Penguatan): ukur adopsi, akui kemajuan, dan perbaiki titik hambatan.

Untuk ulasan yang lebih mendalam, lihat model manajemen perubahan ADKAR.

Bagaimana cara mengelola perubahan berkelanjutan setelah go-live?

Pergeseran terbesar dalam manajemen perubahan RISE with SAP adalah bahwa perubahan tidak berhenti saat go-live. Cloud ERP menerima pembaruan berkala, dan pendekatan clean core dari SAP mendorong Anda untuk mengadopsi peningkatan standar daripada melakukan kustomisasi di sekitarnya. Untuk mengimbanginya:

• Tinjau setiap rilis SAP untuk melihat perubahan yang memengaruhi pengguna Anda.

• Jaga pelatihan tetap modular, sehingga satu tugas yang berubah hanya memerlukan satu video yang diperbarui, bukan kursus baru.

• Perbarui pelatihan dan dokumentasi dengan cepat, dengan mengedit naskah daripada merekam ulang; lihat cara memperbarui video pelatihan tanpa merekam ulang.

• Gunakan super user untuk menguji perubahan dan memberikan penjelasan singkat kepada tim mereka.

• Komunikasikan sebelum setiap rilis, dengan pembaruan singkat mengenai "apa yang berubah".

Bagaimana cara mengukur manajemen perubahan RISE with SAP?

• Penyelesaian dan kecakapan pelatihan berdasarkan peran.

• Adopsi proses standar dan aplikasi Fiori.

• Tiket dukungan dan pertanyaan berulang setelah go-live dan setelah setiap rilis.

• Solusi alternatif (workaround) yang ditemukan dalam audit, seperti penggunaan spreadsheet atau langkah manual di luar sistem.

• Sentimen pemangku kepentingan dari survei singkat (pulse surveys).

• Waktu untuk mencapai kecakapan bagi karyawan baru.

Daftar periksa (checklist) manajemen perubahan RISE with SAP

• Pemimpin perubahan yang ditunjuk dan sponsor eksekutif sudah siap di tempatnya.

• Kasus perubahan tertulis untuk setiap kelompok pemangku kepentingan.

• Penilaian dampak perubahan mencakup setiap proses dan peran.

• Super user telah ditunjuk untuk setiap tim, lokasi, dan proses.

• Rencana komunikasi mencakup masa persiapan, go-live, dan setiap rilis.

• Pelatihan berbasis peran dibangun di atas sistem Anda sendiri yang telah dikonfigurasi.

• Tim IT dan tim pendukung memiliki model operasi dan runbook yang terdokumentasi.

• Dukungan go-live dan hypercare telah memiliki staf, lengkap dengan cara mencatat masalah.

• Ritme rilis telah disepakati untuk meninjau pembaruan dan memperbarui pelatihan.

• Metrik adopsi ditentukan dan ditinjau setiap bulan.

Catat semua ini dalam satu rencana yang ditinjau program secara berkala; templat rencana manajemen perubahan memberi Anda struktur untuk rencana manajemen perubahan RISE with SAP Anda.

Kesalahan umum dalam manajemen perubahan RISE with SAP

• Menganggap RISE sebagai migrasi teknis semata dengan alur kerja pelatihan kecil yang sekadar ditempelkan di akhir.

• Mengabaikan perubahan pada internal IT sendiri, seiring bergesernya peran dari menjalankan infrastruktur ke mengelola layanan.

• Melakukan pelatihan pada konten SAP generik alih-alih pada sistem yang Anda konfigurasi.

• Memulai manajemen perubahan terlambat, setelah keputusan desain telah dibuat.

• Berhenti saat go-live, padahal pembaruan berkelanjutan baru saja dimulai.

• Meremehkan dampak clean core terhadap cara kerja orang-orang.

Untuk pelajaran yang lebih luas dari peluncuran teknologi, lihat manajemen perubahan untuk implementasi teknologi.

Dukung manajemen perubahan RISE with SAP dengan Trupeer

Trupeer mengubah rekaman proses SAP Anda menjadi panduan berbasis peran dan video pelatihan singkat, sehingga pelatihan siap saat go-live dan mudah diperbarui di setiap rilis. Lihat bagaimana Trupeer mendukung manajemen perubahan, atau mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu manajemen perubahan RISE with SAP?

Ini adalah pendekatan terencana untuk membantu orang-orang mengadopsi proses, alat, dan cara kerja baru yang hadir seiring dengan perpindahan ke SAP S/4HANA Cloud melalui RISE with SAP, termasuk komunikasi, pelatihan, dukungan, dan pembaruan berkelanjutan.

Mengapa manajemen perubahan penting untuk RISE with SAP?

Karena RISE mengubah proses, pengalaman pengguna, peran IT, dan laju perubahan. Tanpa manajemen perubahan, organisasi akan menghadapi penolakan, solusi alternatif (workaround), dan adopsi yang lambat.

Siapa yang harus memiliki kepemilikan atas manajemen perubahan pada proyek RISE with SAP?

Seorang pemimpin perubahan yang berdedikasi, didukung oleh sponsor eksekutif, pemilik proses, dan jaringan super user, yang bekerja berdampingan dengan program teknis.

Bagaimana clean core memengaruhi manajemen perubahan?

Clean core berarti lebih sedikit kustomisasi dan lebih banyak proses standar SAP, sehingga lebih banyak pengguna harus mengubah cara mereka bekerja. Manajemen perubahan perlu menjelaskan alasannya dan membantu orang-orang mengadopsi proses standar tersebut.

Bagaimana cara melatih pengguna untuk RISE with SAP?

Latih berdasarkan peran pada sistem terkonfigurasi Anda sendiri, menggunakan video tugas singkat dan panduan langkah demi langkah yang direkam oleh pengguna utama, mendekati waktu go-live, dan jaga agar tetap mutakhir di setiap rilis.

Apa saja yang berubah bagi tim IT dengan RISE with SAP?

Infrastruktur dan operasi teknis beralih ke SAP atau mitra, sehingga tim IT lebih fokus pada proses bisnis, integrasi, keamanan, dan manajemen vendor, yang membutuhkan peningkatan keterampilan baru dan model operasi yang jelas.

Bagaimana cara menangani pembaruan berkelanjutan setelah go-live di RISE with SAP?

Tinjau setiap rilis untuk melihat dampaknya bagi pengguna, jaga pelatihan tetap modular, perbarui panduan yang terpengaruh dengan cepat, berikan pengarahan singkat kepada super user, dan komunikasikan perubahan sebelum diterapkan.

Apa perbedaan antara RISE with SAP dan proyek SAP tradisional dalam hal manajemen perubahan?

Proyek tradisional memiliki satu perubahan besar saat go-live. RISE with SAP menambahkan perubahan berkelanjutan melalui pembaruan cloud berkala, sehingga manajemen perubahan menjadi sebuah kapabilitas yang terus-menerus.