Sangat menyebalkan jika harus menunggu saat menelepon atau berbicara dengan bot saat mempelajari fitur baru. Data juga menunjukkan bahwa: lebih dari 44% pelanggan B2B memilih saluran mandiri saat mereka membutuhkan bantuan. 

Saat Anda meluncurkan fitur baru, cara tercepat untuk mendorong adopsi adalah dengan menerbitkan panduan praktis yang jelas di Pusat Bantuan atau dokumen Anda. Pelanggan Anda dapat dengan mudah mengakses informasi ini kapan pun mereka mau, bagaimanapun caranya. 

Jika Anda menunda pembuatan panduan praktis karena terasa memakan waktu, Trupeer membuat proses tersebut menjadi sederhana. Anda akan mempelajari cara mengubah proses Anda menjadi sumber daya mandiri profesional yang menghemat waktu Anda dan pelanggan Anda.

Apa itu Panduan Praktis (How-to Guide)? 

Dikenal juga sebagai panduan langkah demi langkah, panduan praktis adalah aset konten instruksional yang memandu Anda melalui setiap langkah proses. Ini bisa berupa panduan tertulis dengan tangkapan layar atau panduan video. Bersamaan dengan langkah-langkahnya, ini juga mencantumkan praktik terbaik, wawasan, dan tantangan yang mungkin dihadapi pelanggan Anda. Ini juga mencakup templat panduan praktis karena langkah-langkahnya terekam saat Anda melakukannya, sehingga Anda tidak perlu menulisnya setelah itu.

Mengapa Membuat Panduan Praktis? 

Jutaan bisnis membuat panduan praktis karena panduan tersebut menjawab pertanyaan pengguna dengan informasi yang jelas dan berharga. Berikut adalah manfaat terbesar dari membuat panduan praktis. 

1. Menjawab pertanyaan yang sering diajukan 

Tim dukungan sering kali ditanyai pertanyaan yang sama berulang kali:

• Bagaimana cara menavigasi fitur ini?

• Langkah apa yang harus saya ikuti untuk menyiapkan sesuatu?

• Bagaimana cara menghindari kesalahan umum?

Panduan praktis yang ditulis dengan baik tersimpan di basis pengetahuan atau pusat bantuan Anda yang dapat dirujuk oleh pelanggan dan tim dukungan Anda kapan saja diperlukan. 

💡 Tip Pro: Kumpulkan pertanyaan yang sering muncul dari tiket dukungan atau obrolan langsung, lalu ubah pertanyaan teratas menjadi panduan langkah demi langkah agar tetap didorong oleh kebutuhan pengguna.

2. Menawarkan bantuan 24/7 kepada pelanggan Anda

Jika Anda adalah tim produk yang dijalankan satu orang, Anda tahu betapa melelahkannya dukungan yang menumpuk setelah peluncuran fitur baru. Setiap email, setiap obrolan, setiap pertanyaan "Bagaimana cara menggunakan ini?" mendarat di hadapan Anda. Meskipun Anda tidak bisa online 24/7, pelanggan Anda tetap mengharapkan jawaban segera.

Dengan menerbitkan panduan praktis langkah demi langkah yang jelas di basis pengetahuan Anda pada hari fitur tersebut diluncurkan, Anda memberi pelanggan kebebasan untuk menjelajahi dan memecahkan masalah tanpa harus menunggu Anda. 

Untuk tim tahap awal, hal ini melakukan dua hal:

• Mengurangi dukungan reaktif (lebih sedikit pesan "Bisakah Anda menunjukkan caranya?")

• Membangun kepercayaan pada produk Anda karena pelanggan melihat dokumentasi sudah tersedia sejak hari pertama

💡 Tip Pro: Jangan menyembunyikan panduan pengguna dalam file PDF. Buat panduan tersebut dapat dicari, tautkan di dalam antarmuka pengguna (UI) produk Anda, dan tampilkan di catatan rilis.

3. Mengedukasi audiens Anda 

Selain pemecahan masalah, panduan memungkinkan Anda mengedukasi pelanggan tentang cara mendapatkan nilai lebih dari produk Anda. Misalnya, alih-alih hanya menunjukkan cara mengaktifkan pengaturan baru, Anda dapat menjelaskan mengapa hal itu penting dan bagaimana hal itu meningkatkan alur kerja mereka. 

Edukasi semacam itu membuat pengguna tetap terlibat dan membuat produk Anda lebih melekat, yang sangat penting ketika Anda tidak memiliki tim kesuksesan pelanggan yang besar untuk setiap akun.

📽️ Wawasan Trupeer: Pelanggan Anda mungkin tidak ingin menonton ulang video berdurasi 3–5 menit hanya untuk menemukan satu langkah. Mereka mungkin lebih suka memindai atau menandai instruksi utama. Anda dapat merekam langkah-langkah di layar Anda dan panduan AI Trupeer akan mengubahnya menjadi panduan praktis. Ubah teks, edit tangkapan layar, atau bahkan tambahkan yang baru jika diperlukan. 

Buat Panduan Praktis Anda Dengan Trupeer secara Gratis 

4. Berguna untuk orientasi dan pelatihan karyawan 

Berlawanan dengan keyakinan populer bahwa orientasi hanya untuk karyawan baru, setiap perpindahan profesional, baik lateral, promosi, maupun eksternal, membutuhkan pengalaman orientasi yang positif. Hal ini dapat membuat perbedaan antara kesuksesan jangka panjang dan banyak kursi kosong. 

Panduan praktis menstandardisasi pengetahuan, sehingga Anda tidak perlu mengulang proses dari awal untuk setiap perubahan peran atau kebutuhan pelatihan.

Cara panduan praktis membantu di sepanjang perjalanan karyawan:

• Karyawan baru: Panduan langkah demi langkah tentang alat, alur kerja, dan proses perusahaan mempersingkat waktu adaptasi dan mengurangi ketergantungan pada pendampingan 1:1

• Promosi: Ketika seseorang beralih ke peran kepemimpinan atau spesialis, panduan memberikan referensi cepat ke sistem baru, persetujuan, dan tanggung jawab baru

• Perubahan proses: Menjaga semua orang tetap selaras saat alat internal atau alur kerja diperbarui 

📽️ Wawasan Trupeer: Jika Anda memulai dokumentasi praktis Anda menggunakan Trupeer, Anda dapat mulai menggunakannya dengan mudah. Tidak ada biaya migrasi atau masalah pengaturan dan Anda dapat membagikan panduan praktis tersebut di dalam tim dan secara eksternal, hanya dengan beberapa klik. 

Seperti yang dikatakan oleh salah satu pengguna kami,, “Kami menggunakannya hampir setiap hari - semua dokumentasi dan demo baru dilakukan menggunakan alat ini. Kami juga sudah mulai berekspansi ke negara lain, jadi terjemahannya berfungsi dengan cukup baik.” 

👀 Tahukah Anda? Hanya 43% karyawan baru yang melaporkan pengalaman orientasi yang lebih dari sekadar orientasi satu hari dan satu map berisi informasi tunjangan. 

Cara Membuat Panduan Praktis Menggunakan Trupeer 

Bagian terbaik dari Trupeer untuk membuat panduan langkah demi langkah adalah Anda tidak memerlukan pengalaman mengedit atau menulis. Berikut cara menggunakan fitur panduan AI Trupeer untuk mendapatkan panduan Anda dalam waktu kurang dari 30 menit. 

✅ Coba Alat Pembuat Panduan Praktis Trupeer hari ini!

Langkah 1: Kenali audiens dan topik Anda 

Anda tahu apa kesamaan di antara panduan praktis yang paling efektif? Setiap panduan berfokus pada satu topik tunggal. Misalnya, cara menyiapkan catatan rapat dengan Notion AI daripada cara menggunakan Notion AI. 

Selain itu, jika Anda baru mulai membuat panduan praktis, buatlah tetap sederhana dan spesifik. Pengguna pertama kali akan membutuhkan lebih banyak panduan, sedangkan pengguna tingkat lanjut mungkin memerlukan informasi yang lebih spesifik tentang produk. Tentukan apakah target Anda adalah prospek, pelanggan, atau karyawan internal. 

Langkah 2: Rekam konten Anda menggunakan Trupeer 

Mulailah dengan mengunduh ekstensi Chrome Trupeer dan rekam layar Anda. Cukup lakukan langkah-langkah di layar Anda dan bicarakan tentang hal itu. Trupeer merekam ini sebagai video. 

Alternatif lain, jika Anda sudah memiliki video rekaman, daftar di Trupeer dan unggah — alat ini mendukung format standar dan file hingga 5 menit atau 150 MB.”

Gunakan ekstensi Chrome Trupeer untuk merekam layar Anda, dan pilih bahasa masukan 

Sederhanakan Pembuatan Panduan Praktis dengan Trupeer 

Langkah 3: Trupeer menganalisis dan menghasilkan panduan praktis Anda 

Setelah Anda merekam layar Anda, klik tab dokumen di kiri atas. AI Trupeer memindai rekaman Anda dan secara otomatis mengekstrak langkah-langkah utama. Ini mengidentifikasi visual (tangkapan layar) dan teks yang diperlukan untuk menjelaskan setiap tindakan.

Hasilnya adalah panduan praktis yang siap diterbitkan, lengkap dengan judul (H1-H6), tangkapan layar, dan ringkasan. 

Langkah 4: Edit konten Anda 

Anda tahu apa yang membuat Trupeer sangat ramah pengguna? Alat ini memiliki editor seperti Word, yang berarti Anda cukup mengeklik bagian yang ingin diedit dan melakukannya. Tidak perlu pengodean. 

Misalnya, Anda dapat mengatur ulang langkah-langkah atau mengganti namanya. Anda bahkan dapat menambahkan anotasi, hyperlink ke bagian atau sumber daya lain, dan bahkan mengedit atau menghapus tangkapan layar. 

👀 Tahukah Anda? Dokumentasi Slack tersedia dalam 11 bahasa, aktivitas yang dimulai pada tahun 2017. Ini termasuk lokalisasi emoji serta ruang nama perintah garis miring. 

Langkah 5: Tulis ulang dengan AI 

Sekarang setelah Anda merekam panduan tersebut, bagaimana jika Anda ingin sedikit menyesuaikannya untuk, katakanlah, pengguna tingkat lanjut? Atau untuk kategori pengguna yang berbeda? 

Trupeer AI memungkinkan Anda menambahkan instruksi khusus dan membuat perubahan, sehingga Anda tidak perlu merekam panduan setiap kali Anda mengubah audiens (dari pemula ke tingkat lanjut). 

Langkah 6: Terjemahkan panduan Anda untuk lokalisasi

Anda dapat melokalkan panduan praktis Anda ke dalam lebih dari 9 bahasa di Trupeer. Itu berarti jika produk Anda melayani pengguna di berbagai wilayah, buat dokumentasi tersebut dapat diakses dalam bahasa lokal untuk mengurangi hambatan orientasi. 

👀 Tahukah Anda? Lebih dari 220 juta orang menggunakan Canva dan mereka telah membuat 25 miliar desain dalam 100 bahasa di 190 negara, menjadikannya salah satu contoh lokalisasi terbaik dalam ekosistem SaaS.

Langkah 7: Ekspor dan bagikan panduan praktis Anda 

Setelah mendapatkan hasil akhir, ekspor konten Anda sebagai PDF, Word, atau Markdown. Anda juga dapat membagikannya secara langsung melalui tautan atau menyematkannya ke Basis Pengetahuan, LMS, atau antarmuka Pusat Bantuan Anda sendiri.

💡 Tip Pro: Trupeer memungkinkan Anda mengonversi panduan ini menjadi video praktis yang dapat diunduh sebagai MP4 atau dibagikan melalui tautan. 

Baca Selengkapnya: Cara Mengumumkan Pembaruan Produk SaaS 

Contoh Panduan Praktis yang Dibuat dengan Tepat

Mari kita lihat dua perusahaan yang menggunakan panduan praktis untuk mengedukasi pengguna tentang fitur baru dan mendorong adopsi produk. 

1. Notion 

Setiap kali Notion merilis fitur baru, mereka menerbitkan panduan terperinci di pusat bantuan. Dalam panduan tentang catatan rapat AI Notion ini, Anda dapat melihat panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan fitur tersebut dalam alur kerja harian Anda, praktik terbaik, dan beberapa templat gratis untuk membantu Anda memulai. 

Yang juga menonjol dalam panduan praktis Notion adalah adanya FAQ untuk pembaca pertama kali. Selain itu, setiap panduan memiliki CTA: bisa berupa templat gratis, artikel referensi lebih lanjut, mendaftar untuk fitur tersebut, dll. 

🧠 Fakta Menarik: Subreddit r/Notion memiliki lebih dari 417 ribu anggota, menjadikannya salah satu komunitas alat produktivitas paling aktif di Reddit.

Tingkatkan Adopsi Produk Anda dengan Panduan AI Trupeer 

2. ClickUp 

Ketika ClickUp meluncurkan Agen Autopilot Kustom, mereka menerbitkan panduan praktis khusus di pusat bantuannya yang memandu pengguna dalam membangun agen AI mereka sendiri langkah demi langkah. 

Panduan ini membagi proses menjadi beberapa modul: menetapkan pemicu, menambahkan kondisi, memilih tindakan, menetapkan sumber pengetahuan, dan melengkapi agen dengan alat.

Yang juga menonjol dalam panduan praktis ClickUp adalah alur yang terstruktur: artikel tersebut tidak hanya menunjukkan cara menyiapkan agen, tetapi juga menjelaskan mengapa setiap langkah penting (misalnya, memilih sumber pengetahuan memastikan agen Anda memberikan jawaban yang akurat). 

Tangkapan layar visual dari antarmuka memperkuat instruksi, dan tautan ke dokumen terkait (seperti "Apa itu Agen Autopilot ClickUp?") memberikan konteks kepada pembaca jika mereka membutuhkannya.

💡 Tip Pro: Pastikan panduan praktis melayani berbagai audiens. Pembaca baru membutuhkan FAQ dan dasar-dasar. Pengguna mahir mungkin menginginkan jalan pintas atau praktik terbaik. Seimbangkan keduanya dengan menyertakan bagian yang dapat diperluas, tip pro, atau tautan ke sumber daya lanjutan.

Praktik Terbaik untuk Membuat Panduan Praktis  

1. Gunakan alur pengaturan modular 

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membuat pengguna Anda merasa kewalahan. Buat agar mudah dipindai dengan cepat. 

Bagi panduan menjadi beberapa fase. Gunakan judul dan subjudul beserta pembatas visual untuk membedakan setiap bagian. Pertimbangkan untuk menambahkan indikator kemajuan (Langkah 2 dari 5) untuk menunjukkan kepada pengguna bahwa mereka sedang melangkah maju. 

Manfaat lain dari menjaganya tetap modular adalah dapat digunakan kembali. Langkah 2 dapat menjadi panduan mikro atau FAQ saat dibutuhkan. 

Baca Selengkapnya: Cara Mengubah Video Demo Menjadi Konten Pemasaran 

2. Sertakan elemen bantuan di dalam panduan

Di saat pembaca Anda menemui hambatan pada poin-poin tertentu, gunakan elemen bantuan seperti petunjuk alat (tooltips), klip video/GIF, atau FAQ sebaris untuk membantu pembaca tanpa mengganggu alur.

3. Sematkan panduan praktis di dalam UI produk itu sendiri

Anda ingin panduan tersebut terasa seperti perpanjangan alami dari produk. Selain itu, ini mengarah pada tingkat adopsi yang lebih tinggi karena pengguna mempelajari fitur tersebut dalam alur kerja. Misalnya, Notion menyematkan Catatan Rapat AI langsung di ruang kerja dengan perintah sederhana "/meet". 

Bonus: Panduan praktis yang sama dapat diletakkan di pusat bantuan, bantuan sebaris, tur produk, dan bahkan catatan rilis. Satu panduan, banyak titik sentuh. 

4. Tunjukkan mengapa setiap langkah penting

Tanpa konteks tentang mengapa setiap langkah penting, pengguna Anda mungkin membuat kesalahan di kemudian hari, melewatkan langkah-langkah penting, atau gagal melihat nilai di balik apa yang mereka lakukan. 

Ini bisa berarti menyoroti risiko melewatkan suatu langkah. "Jika Anda tidak menetapkan sumber pengetahuan, agen Anda mungkin membalas dengan informasi yang tidak lengkap."

Atau menghubungkan langkah-langkah dengan nilai bisnis. "Pengaturan ini membuat laporan Anda dapat diekspor, sehingga Anda dapat membagikan hasil dengan klien dalam satu klik." 

Agar pengguna dapat melihat penerapan praktisnya, Anda bahkan dapat menambahkan contoh mikro. "Misalnya, tim penjualan mungkin menggunakan pengaturan ini untuk..." sehingga pembaca melihat penerapan praktisnya.

📽️ Wawasan Trupeer: Saat merekam dengan Trupeer, Anda dapat memberikan anotasi pada setiap langkah yang dibuat secara otomatis dengan catatan singkat yang menjelaskan mengapa langkah tersebut penting. Ini memastikan materi pelatihan Anda tidak hanya menunjukkan bagaimana caranya, tetapi juga mengajarkan mengapa hal itu dilakukan.

Sederhanakan Pembuatan Panduan Praktis Anda dengan Trupeer 

Meskipun panduan praktis memiliki banyak manfaat: mengurangi tiket dukungan dan biaya, meningkatkan adopsi produk, dan menskalakan orientasi tanpa penambahan staf, membuat dan memeliharanya adalah pekerjaan yang sulit. 

Trupeer mengubah hal itu untuk Anda. Trupeer memberi Anda alur kerja lengkap: rekam sekali, dan dapatkan panduan multi-format yang rapi dan siap diterbitkan dalam waktu kurang dari 30 menit. Baik Anda mendukung pelanggan baru, melatih karyawan, atau mendokumentasikan rilis produk, Trupeer memastikan basis pengetahuan Anda berkembang seiring dengan bisnis Anda.

Tulis Panduan Praktis Pertama Anda secara Gratis dengan Trupeer 

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) 

1. Apa format terbaik untuk panduan praktis?

Format terbaik adalah langkah demi langkah, modular, dan visual. Bagi instruksi menjadi langkah-langkah bernomor sehingga pembaca dapat mengikuti urutan yang jelas. Pasangkan setiap langkah dengan visual seperti tangkapan layar atau GIF. Tambahkan pengantar singkat yang menjelaskan mengapa proses tersebut penting dan bagian penutup dengan FAQ atau CTA agar pembaca tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.

2. Apa yang membuat panduan praktis menjadi efektif?

Panduan yang efektif melakukan lebih dari sekadar mencantumkan langkah-langkah; panduan tersebut menjawab pertanyaan, menghilangkan ambiguitas, dan membantu pengguna berhasil secara mandiri. Ini berarti:

• Menulis dengan bahasa yang jelas dan aktif ("Klik Simpan" vs. "Tombol harus diklik")

• Memberikan konteks ("Lakukan ini untuk menghindari hilangnya perubahan")

• Mengantisipasi hambatan dengan tip pemecahan masalah

• Membuat panduan dapat diakses baik oleh pengguna pertama kali maupun pengguna tingkat lanjut 

3. Bagaimana cara meningkatkan keterbacaan panduan praktis saya dan retensi pembelajaran?

Untuk meningkatkan keterbacaan:

• Gunakan paragraf pendek, ruang kosong (white space), dan judul yang mudah dipindai

• Soroti istilah kunci atau peringatan dengan huruf tebal atau kotak info (callout)

• Tetapkan satu tindakan saja untuk setiap langkah

Untuk meningkatkan retensi:

• Tambahkan petunjuk visual (panah, sorotan, teks keterangan)

• Perkuat alasan "mengapa" di balik langkah-langkah tersebut sehingga pembaca mengingat logikanya, bukan hanya kliknya

• Sediakan daftar periksa atau templat yang dapat diunduh untuk penggunaan berulang

4. Bagaimana Trupeer menghasilkan panduan dari rekaman layar saya?

Trupeer menganalisis rekaman Anda atau video yang diunggah untuk mendeteksi tindakan utama dan mengurutkan langkah-langkah dengan tangkapan layar pendukung. Ini memberikan panduan yang lengkap dan terstruktur dalam hitungan menit.

5. Bisakah saya membuat panduan praktis secara gratis menggunakan Trupeer? 

Ya. Dengan paket gratis Trupeer, Anda dapat merekam layar Anda sekali dan platform akan secara otomatis menghasilkan panduan terperinci langkah demi langkah lengkap dengan tangkapan layar dan instruksi teks. Anda kemudian dapat mengekspornya sebagai PDF, Word, atau Markdown tanpa membayar, sehingga memudahkan untuk mulai membangun basis pengetahuan atau pusat bantuan bahkan jika Anda adalah tim produk yang dijalankan sendiri.

6. Bisakah panduan praktis digunakan untuk SOP pemrosesan faktur?

Ya, dokumen praktis langkah demi langkah adalah salah satu format paling efektif untuk SOP pemrosesan faktur. Pemrosesan faktur melibatkan urutan tindakan yang tepat (menerima, memverifikasi, menyetujui, mencatat, dan membayar), dan panduan praktis yang terstruktur dengan baik memastikan setiap anggota tim mengikuti langkah-langkah yang sama persis terlepas dari siapa yang menangani tugas tersebut. Ini mengurangi kesalahan, mempercepat waktu pemrosesan, dan membuat jalur yang dapat diaudit untuk tim keuangan dan kepatuhan.

7. Bagaimana panduan praktis membantu membuat dokumentasi yang ramah teknisi?

Panduan praktis secara alami cocok untuk dokumentasi yang ramah teknisi karena memprioritaskan tindakan daripada penjelasan. Seorang teknisi di lapangan tidak memerlukan konteks latar belakang, mereka perlu tahu persis apa yang harus dilakukan selanjutnya. Dengan menyusun panduan Anda sebagai langkah-langkah bernomor dengan tangkapan layar pendukung atau klip video pendek, Anda membuat dokumentasi yang dapat diikuti oleh teknisi dengan cepat dan percaya diri, bahkan dalam situasi sensitif waktu.

8. Bisakah saya membuat instruksi kerja manufaktur dari video proses menggunakan panduan praktis?

Ya, dan ini adalah salah satu cara paling efisien untuk mendokumentasikan proses manufaktur. Dengan merekam teknisi atau operator yang melakukan tugas di lapangan dan mengubah video tersebut menjadi panduan praktis langkah demi langkah, Anda menangkap pengetahuan dunia nyata dalam format yang terstruktur dan dapat diulang. Trupeer membuat proses ini berjalan lancar—rekam prosesnya sekali dan hasilkan instruksi kerja manufaktur secara otomatis lengkap dengan tangkapan layar dan deskripsi langkah, siap untuk disematkan dalam basis pengetahuan Anda atau dicetak untuk area produksi.