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Évaluation de la préparation des utilisateurs finaux avant le go-live
Effectuez une évaluation gratuite de la préparation des utilisateurs finaux avant le go-live. Évaluez la préparation de chaque rôle à partir de la formation, des guides de processus approuvés, de la maîtrise, de la confiance, de l’aide et de l’accès, par rôle et par application.
Réalisez une évaluation gratuite de la préparation des utilisateurs finaux avant la mise en production : choisissez l’application et le rôle, évaluez la formation, les guides de processus approuvés, la maîtrise, la confiance, l’aide et l’accès, puis vérifiez si ce groupe est prêt, présente un risque ou n’est pas prêt.
Les décisions de mise en production reposent généralement sur la préparation technique et un indicateur d’achèvement de la formation. Aucun des deux ne vous dit si l’équipe des comptes fournisseurs peut saisir une facture dans le nouveau système lundi matin, ni si les valideurs savent où se trouvent désormais leurs validations. Une évaluation de la préparation des utilisateurs finaux vérifie l’essentiel : si chaque groupe d’utilisateurs peut effectuer son travail réel dans la nouvelle application, en utilisant le contenu de processus approuvé, dès le premier jour.
Qu’est-ce qu’une évaluation de la préparation des utilisateurs finaux ?
Une évaluation de la préparation des utilisateurs finaux mesure si les personnes qui utiliseront un nouveau système sont prêtes à y travailler avant la mise en production. Elle va au-delà de la simple présence pour s’appuyer sur des preuves de préparation : formation terminée selon le rôle, guides de processus approuvés pour chaque tâche, vérifications de maîtrise basées sur les tâches, confiance des utilisateurs, savoir où obtenir de l’aide et accès au système testé. Les résultats sont présentés par rôle et par application, afin que vous puissiez voir quels groupes sont prêts et lesquels ont besoin d’aide avant la mise en production.
Comment fonctionne l’évaluation de la préparation des utilisateurs finaux
Choisissez l’application et le rôle, par exemple les utilisateurs transactionnels quotidiens de votre ERP, les valideurs dans votre système RH ou les utilisateurs occasionnels de votre CRM.
Évaluez six facteurs de préparation pour ce rôle : formation, guides de processus approuvés, maîtrise, confiance, aide et accès.
Consultez immédiatement le niveau de préparation et les principales actions : prêt, présente un risque ou pas prêt, avec les écarts à combler en priorité.
Inscrivez-vous pour obtenir les résultats complets afin d’évaluer la préparation par utilisateur, rôle et application sur l’ensemble de votre déploiement, puis suivez-la semaine après semaine.
Les six facteurs de préparation des utilisateurs finaux
Facteur | À quoi ressemble une préparation « prête » | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
Formation selon le rôle | Les utilisateurs ont terminé le parcours d’apprentissage correspondant à leur rôle | Leur donne les bases avant la mise en production |
Guides de processus approuvés | Chaque tâche effectuée par le rôle dispose d’un guide approuvé ou d’une courte vidéo | Leur fournit quelque chose à suivre dès le premier jour |
Maîtrise basée sur les tâches | Les utilisateurs ont réussi un court contrôle sur leurs tâches clés | Montre qu’ils peuvent faire le travail, pas seulement qu’ils y ont assisté |
Confiance | Les utilisateurs déclarent se sentir capables d’effectuer leurs premières tâches | Une faible confiance prédit des tickets et des contournements |
Aide | Les utilisateurs savent exactement où obtenir de l’aide | Réduit le temps perdu et les questions répétées |
Accès | Les rôles et les droits d’accès ont été testés pour chaque utilisateur | Évite les échecs de connexion et de permissions dès le premier jour |
L’évaluation pondère les facteurs par rôle : la maîtrise et les guides approuvés comptent le plus pour les utilisateurs transactionnels quotidiens, tandis que les guides et l’aide comptent le plus pour les utilisateurs occasionnels.
Pourquoi évaluer la préparation à partir du contenu de processus approuvé
La préparation doit être mesurée par rapport aux processus que les utilisateurs exécuteront réellement, et non à un cours générique. Lorsque les guides et les vidéos sont construits à partir du processus approuvé et configuré, deux choses deviennent possibles : les utilisateurs apprennent exactement ce qu’ils feront le jour de la mise en production, et vous pouvez vérifier la préparation tâche par tâche à partir de ce contenu. Les écarts dans le contenu se traduisent par des écarts de préparation avant que les utilisateurs n’y soient confrontés en production.
Préparation des utilisateurs finaux par rôle
Rôle | Ce qu’il faut vérifier de plus près |
|---|---|
Utilisateurs transactionnels quotidiens | Maîtrise des tâches à fort volume et à fort risque ; guides pour les exceptions |
Valideurs et managers | Où se trouvent désormais les validations ; étapes de validation mobile et par e-mail |
Utilisateurs occasionnels | Courts guides pour les une ou deux tâches qu’ils effectuent ; où obtenir de l’aide |
Super users | Maîtrise approfondie ; dépannage ; comment escalader |
Pour savoir comment les super users accompagnent leurs équipes pendant la mise en production, découvrez comment lancer un programme de formation de super user.
Utiliser les résultats de préparation dans la décision go/no-go
Définissez des seuils d’accord pour chaque rôle avant le dernier mois, par exemple quels rôles doivent être « prêts » pour la mise en production.
Révisez la préparation chaque semaine par rôle et par application, et chaque jour pendant la dernière semaine.
Agissez tôt sur les groupes « à risque » avec des guides ciblés, des sessions de pratique ou une couverture supplémentaire par super users.
Combinez la préparation avec le reste de la checklist, y compris les éléments techniques, liés aux données, aux tests et au cutover ; construisez-la avec le ERP go-live readiness checklist builder.
Après la mise en production : de la préparation à l’adoption
La préparation prédit le jour de mise en production ; l’adoption montre si cela a fonctionné. Suivez l’utilisation active, la conformité aux processus, les tickets par rôle et le temps nécessaire pour atteindre la maîtrise après la mise en production ; consultez les indicateurs d’adoption des utilisateurs finaux qui comptent.
Pour estimer le temps nécessaire aux nouveaux utilisateurs pour devenir opérationnels, essayez le calculateur du temps jusqu’à la maîtrise.
Comment Trupeer aide les utilisateurs à être prêts pour la mise en production
Écart de préparation | Comment Trupeer aide |
|---|---|
Aucun guide approuvé pour certaines tâches | Enregistrez chaque tâche une seule fois dans le système configuré, et Trupeer la transforme en guide étape par étape et en vidéo commentée |
Faible confiance | Des vidéos courtes, calibrées sur la tâche, que les utilisateurs peuvent revoir autant de fois que nécessaire |
Les utilisateurs ne savent pas où obtenir de l’aide | Publiez chaque guide dans une base de connaissances unique, consultable et reliée depuis l’application |
Utilisateurs internationaux | Traduisez les guides et vidéos à partir d’une seule source |
Le contenu change tardivement | Mettez à jour en modifiant le script ou en remplaçant une seule étape |
Pour obtenir le plan de formation complet qui se cache derrière la préparation, utilisez le modèle de plan de formation des utilisateurs finaux pour l’ERP.
Genpact a utilisé Trupeer pour un déploiement Workday à l’échelle de l’entreprise : les sessions de processus enregistrées ont été transformées en plus de 500 supports de formation répartis sur 20 workstreams, dans cinq langues, pour 140 000 employés dans 40 pays, en 3 mois au lieu de 12. Lisez l’histoire client Genpact.
Obtenez vos résultats complets de préparation des utilisateurs finaux
Lancez l’évaluation pour chaque rôle et application, puis inscrivez-vous pour évaluer chaque utilisateur avant la mise en production et suivre la préparation semaine après semaine.
Pourquoi utiliser l’évaluation de la préparation des utilisateurs finaux de Trupeer
Préparation par rôle et par application
Voyez quels groupes d’utilisateurs sont prêts, à risque ou pas prêts pour chaque application, et pas un seul chiffre global de formation
Évalué à partir du contenu approuvé
La préparation est vérifiée par rapport aux guides de processus approuvés que les utilisateurs suivront réellement le jour du déploiement
Actions suivantes claires
Identifiez les principaux écarts à combler pour chaque rôle, des vérifications de maîtrise aux canaux d’aide
Comment réaliser une évaluation de la préparation des utilisateurs finaux
Étape 1
Choisissez l’application et le rôle que vous souhaitez évaluer
Étape 2
Évaluez la formation, les guides approuvés, la maîtrise, la confiance, l’aide et l’accès
Étape 3
Consultez le niveau de préparation et inscrivez-vous pour évaluer chaque utilisateur
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’une évaluation de la préparation des utilisateurs finaux ?
Elle mesure si les personnes qui utiliseront un nouveau système sont prêtes avant le déploiement, à l’aide d’éléments tels que la formation basée sur le rôle, les guides de processus approuvés, les vérifications de maîtrise, la confiance, l’aide et l’accès testé, présentés par rôle et par application.
En quoi la préparation des utilisateurs finaux est-elle différente de la fin de la formation ?
La fin indique que les personnes ont assisté. La préparation montre qu’elles peuvent réaliser leurs tâches réelles dans le nouveau système, ce qui nécessite des guides approuvés pour chaque tâche et une vérification de maîtrise basée sur les tâches.
Comment évaluez-vous la préparation des utilisateurs finaux avant le déploiement ?
Choisissez chaque application et rôle, évaluez la formation, les guides approuvés, la maîtrise, la confiance, l’aide et l’accès, puis examinez les résultats chaque semaine pendant les derniers mois, en agissant tôt sur les groupes à risque.
Quels rôles faut-il évaluer en premier ?
Les utilisateurs transactionnels quotidiens de processus à haut risque, tels que la finance, la paie et la gestion des commandes, suivis des valideurs, des super utilisateurs et des utilisateurs occasionnels.
L’évaluation de la préparation des utilisateurs finaux est-elle gratuite ?
Oui. L’évaluation par rôle est gratuite. Inscrivez-vous pour évaluer chaque utilisateur, rôle et application, et suivez la préparation semaine après semaine.
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