Plateforme de documentation gratuite pour les documents internes et externes

La plateforme de documentation de Trupeer AI gère les documents internes et les documents externes à partir d'un même enregistrement, d'un même kit de marque et d'un même éditeur. Un ingénieur senior enregistre une présentation de déploiement une seule fois. Le même contenu est publié en tant que page partagée (Shared Page) privée pour la bibliothèque interne de guides d'exploitation (runbooks) et en tant que page partagée publique pour l'article d'aide destiné aux clients, avec des paramètres de visibilité contrôlés par l'équipe pour chaque cas d'usage. Actuellement, la plupart des équipes gèrent deux piles de documentation parallèles : un wiki pour le contenu interne (Confluence, Notion, SharePoint interne) et un centre d'aide pour le contenu externe (Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs). Pour la plupart des équipes utilisant des piles parallèles, le goulot d'étranglement réside dans la vitesse de production, et non dans le choix des outils.

• Un seul enregistrement produit une vidéo ainsi qu'une documentation écrite, utilisable aussi bien comme document interne qu'externe.

• Les paramètres de visibilité des pages partagées (public, privé, restreint) déterminent le public interne ou externe pour chaque document.

• Le kit de marque s'applique automatiquement au contenu de formation interne et aux articles d'aide destinés aux clients.

• Traduisez dans plus de 65 langues pour les équipes mondiales (interne) ou les clients internationaux (externe) à partir de la même source.

• Effectuez les mises à jour en réenregistrant simplement l'étape modifiée. Les versions internes et externes restent à jour sous la même URL.

Comment Trupeer AI gère la documentation interne et externe sur une seule plateforme

La plupart des équipes conservent leur base de connaissances interne et leur centre d'aide externe sur des outils différents, avec des éditeurs différents, des chartes graphiques différentes et des cycles de mise à jour distincts. Trupeer AI gère ces deux flux de production au même endroit. Un responsable du support enregistre la résolution d'un problème destinée aux clients ; celle-ci est publiée sous forme de page partagée publique dans le centre d'aide. Ce même responsable enregistre la procédure d'escalade interne avec tout le contexte côté agent ; celle-ci est publiée sous forme de page partagée privée dans la bibliothèque de guides d'exploitation de l'équipe. Même éditeur, même infrastructure de kit de marque, même flux.

Ce qui permet à un seul outil de fonctionner pour les deux cas d'usage est le modèle de visibilité des pages partagées (Shared Page). Chaque contenu généré est publié sur une URL hébergée et contrôlée par l'équipe : publique pour le contenu que le client doit pouvoir trouver via la recherche, privée pour le contenu accessible uniquement aux membres de l'équipe authentifiés, et restreinte pour le contenu destiné à un public authentifié spécifique. Le lecteur vidéo, la transcription et les options d'intégration fonctionnent de manière identique dans les deux modes. La documentation interne bénéficie du même niveau de finition que la documentation externe, puisqu'elles proviennent du même flux de production de contenu.

Fonctionnement de la plateforme de documentation en trois étapes

Le flux complet prend un seul enregistrement et produit un document d'information hébergé et prêt à être partagé. Pas de phase d'écriture séparée, pas de montage vidéo, pas de choix à faire entre des outils de production internes ou externes.

Étape 1 : Enregistrer le flux de travail

Lancez l'enregistrement dans le navigateur pour capturer le flux de travail tel qu'il est réellement exécuté, ou téléchargez un enregistrement d'écran existant. L'IA travaille sur ce qui est enregistré. Pour les documents internes, il s'agit généralement du déploiement, du guide d'intégration (onboarding) ou du tutoriel d'un outil spécifique à l'équipe. Pour les documents externes, il s'agit généralement d'une démonstration de fonctionnalité client ou de la résolution d'un problème d'assistance.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et la documentation écrite

Les mots de remplissage ou d'hésitation sont supprimés. Des effets de zoom et de curseur sont ajoutés là où ils aident le spectateur à suivre le flux de travail. Un projet de vidéo et un projet de document écrit apparaissent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé gère les noms de produits internes et de fonctionnalités que l'IA ne pourrait pas épeler ou prononcer correctement autrement.

Étape 3 : Appliquer la marque, définir la visibilité et publier

Appliquez le kit de marque (brand kit) pour que le logo, les couleurs et les diapositives d'introduction/fin correspondent au reste de la documentation de l'équipe. Traduisez en espagnol, portugais, mandarin, hindi ou dans l'une des plus de 65 langues pour les utilisateurs du monde entier. Définissez la visibilité de la page partagée en fonction du public visé : privée pour le wiki interne, publique pour le centre d'aide, restreinte pour les livrables spécifiques à un client. Intégrez ensuite le lien de la page partagée dans la plateforme existante utilisée par l'équipe.

Types de documentation interne gérés par Trupeer AI

La documentation interne désigne généralement le contenu dont l'équipe a besoin mais que le client ne voit pas : guides d'exploitation de déploiement, procédures d'astreinte, présentations d'outils internes, parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs, modes opératoires normalisés (SOP) spécifiques à l'équipe, guides d'escalade pour les agents de support et vidéos de formation interne. Trupeer AI gère l'ensemble de ces besoins grâce au même flux allant de l'enregistrement au document. Le résultat est publié sous forme de page partagée privée accessible uniquement aux membres de l'équipe authentifiés, avec le même niveau de finition que le contenu destiné aux clients, mais avec les contrôles de visibilité qui maintiennent le contenu là où il doit être.

La plupart des équipes qui créent une base de connaissances interne commencent par les trois ou quatre flux de travail les plus fréquemment expliqués : comment configurer un nouvel environnement de développement, comment gérer un type d'incident spécifique, comment utiliser un outil interne particulier ou comment animer un type de réunion récurrente. Produire ces quatre guides sous forme de vidéo accompagnée d'un document écrit en une seule fois, et les héberger sur des URL de pages partagées privées, permet de lancer la base de connaissances interne plus rapidement qu'en alimentant un logiciel de wiki, un wiki interne ou un wiki d'entreprise avec des entrées rédigées à la main. À partir de là, l'équipe ajoute du contenu à mesure que des manques apparaissent, ce qui est plus rapide que d'essayer de concevoir dès le départ une structure complète de base de connaissances interne à l'entreprise. Ce qui était auparavant un projet de déploiement de wiki interne sur plusieurs trimestres devient un rythme régulier de un ou deux nouveaux guides par semaine. La question de savoir ce qui relève de la base de connaissances interne et ce qui reste dans la tête de chacun se résout d'elle-même dès lors que la production n'est plus une contrainte. Les équipes qui cherchent à savoir comment créer une base de connaissances interne, qui comparent les meilleurs logiciels de base de connaissances interne ou qui évaluent des logiciels gratuits de base de connaissances interne arrivent généralement à cette approche dès le deuxième mois, une fois qu'elles voient des exemples concrets de bases de connaissances internes qui ne demandent pas un trimestre de travail.

Types de documentation externe gérés par Trupeer AI

La documentation externe désigne généralement le contenu destiné aux clients qui se trouve dans un centre d'aide, un portail pour développeurs ou une base de connaissances publique : guides pratiques pour les flux d'utilisation courants du produit, guides de dépannage pour les problèmes connus, tutoriels de prise en main pour les nouveaux utilisateurs, analyses approfondies de fonctionnalités spécifiques, guides de configuration d'intégration et explications de politiques. Trupeer AI gère ces contenus de la même manière que le contenu interne, le kit de marque garantissant que le résultat correspond aux autres ressources de l'entreprise. La page partagée héberge l'URL publique, et le code d'intégration s'insère directement dans Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs ou tout autre centre d'aide utilisé par l'équipe.

L'avantage unique côté externe est la couche de traduction. Un contenu destiné aux clients peut atteindre les clients en espagnol à Madrid, les clients en japonais à Tokyo et les clients en allemand à Berlin, à partir du même enregistrement source et au cours de la même semaine. La traduction s'applique à la fois à la voix off de la vidéo et à la documentation écrite, en conservant le kit de marque, le glossaire et le texte à l'écran. La plupart des centres d'aide traitent la traduction comme un projet trimestriel ou l'ignorent complètement. Le flux Trupeer en fait une option par enregistrement qui ne nécessite aucun cycle de production supplémentaire.

Qui utilise réellement cette plateforme de documentation

La personne qui ouvre cet outil est généralement un responsable de la documentation, un propriétaire de base de connaissances ou un responsable des opérations dans une entreprise où le wiki interne et le centre d'aide externe figurent tous deux sur la liste des objectifs (OKR) trimestriels de quelqu'un, mais où aucun des deux n'a été mis à jour depuis des mois. L'équipe sait pertinemment quels manques de contenu existent des deux côtés. Ce qui leur manque, c'est un outil capable de gérer les deux flux de production sans doubler le travail. Trupeer AI regroupe ces deux flux de travail dans un seul éditeur, un seul kit de marque et un seul pipeline de contenu, les commandes de visibilité déterminant la destination de chaque document.

Ce même flux de travail se retrouve dans toutes les fonctions. Les responsables de l'ingénierie l'utilisent pour produire des guides d'exploitation internes pour les astreintes et des présentations de notes de mise à jour (changelogs) externes pour les clients. Les responsables du succès client (CSM) l'utilisent pour la formation interne des CSM et les tutoriels d'intégration externes. Les directeurs du support l'utilisent pour les procédures d'escalade internes et les articles d'aide externes. Les chefs de produit l'utilisent pour les synthèses de fonctionnalités internes et la documentation de fonctionnalités externe. La séparation interne/externe est structurelle à la plupart des travaux de documentation, ce n'est pas un cas particulier. Disposer d'un seul outil qui gère les deux est la véritable amélioration structurelle que recherchent la plupart des équipes en quête d'une plateforme unifiée.

Quelle est la place de Trupeer AI par rapport à Confluence, Notion, Intercom Guide et d'autres plateformes de wikis et de centres d'aide

Confluence, Notion, SharePoint et Slab sont des outils de wiki optimisés pour la documentation interne : hiérarchies de pages multiples, recherche interne, autorisations d'équipe, modèles de pages. Intercom Guide, Zendesk Guide, HelpScout Docs et Document360 sont des outils de centre d'aide optimisés pour le contenu client externe : articles publics optimisés pour le référencement (SEO), recherche client, widgets de commentaires. Trupeer AI n'est pas conçu pour remplacer ces catégories. Il génère la vidéo et le contenu écrit qui les alimentent, et assure l'hébergement via les pages partagées (Shared Pages) pour chaque élément, qui peut également être intégré dans le wiki ou le centre d'aide existant de l'équipe.

L'organisation pratique que la plupart des équipes adoptent est la suivante : conserver Confluence ou Notion comme espace central interne pour le wiki de l'équipe. Conserver Intercom Guide ou Zendesk comme centre d'aide externe pour le contenu destiné aux clients. Utiliser Trupeer AI comme couche de production de contenu qui alimente les deux, puisque le flux d'enregistrement est identique pour les deux publics et que l'éditeur les gère en un seul endroit. Chaque document généré par Trupeer devient soit une vidéo intégrée dans une page Confluence (interne), soit une vidéo intégrée dans un article de centre d'aide (externe), l'URL de la page partagée servant elle-même de lien autonome que l'équipe peut coller n'importe où. Le wiki et le centre d'aide restent les outils de découverte et de navigation ; Trupeer s'occupe de la production en amont. L'association de ce flux avec le générateur de SOP de Trupeer AI couvre les modes opératoires normalisés qui sous-tendent les flux de travail enregistrés.