Un excellent manuel fait partie des actifs les plus rentables qu’une entreprise puisse produire : il met la connaissance à la portée de tous ceux qui en ont besoin. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la rédaction de manuels en commençant par des modèles de manuels gratuits, en les personnalisant avec vos directives de marque, puis en utilisant notre créateur de manuels IA pour transformer n’importe quel manuel en vidéo explicative.

Qu’est-ce qu’un modèle de manuel, et lequel vous faut-il ?

Un manuel est un document que l’on consulte pour faire quelque chose correctement : faire fonctionner une machine, utiliser un logiciel, suivre un processus ou apprendre un métier. Un modèle de manuel est la structure réutilisable qui se trouve derrière : il couvre les sections, les éléments introductifs et les conventions qui font qu’un manuel ressemble au suivant.

La vraie question, c’est quel manuel vous êtes en train d’écrire, car le mot recouvre au moins huit documents différents, destinés à des lecteurs différents, avec des durées de vie différentes et un poids juridique différent. Un manuel utilisateur pour une application web et un manuel d’exploitation pour un équipement industriel n’ont presque rien en commun au-delà du nom.

Se tromper coûte cher, d’une manière bien précise. Ce n’est pas un mauvais document qui en résulte. C’est un document qui essaie d’en être quatre, ce qui correspond au mode d’échec décrit ci-dessous.

Un manuel avec deux signataires n’est pas un seul manuel

Voici le test, et il faut environ une minute.

Listez toutes les personnes qui devraient approuver une modification de votre manuel. Pas le relire. L’approuver, au sens où le document ne peut pas être réédité sans elles.

Si cette liste ne contient qu’un nom, vous avez un manuel. Si elle en contient quatre, vous avez quatre manuels qu’une personne a reliés ensemble, et la reliure est la raison pour laquelle aucun d’eux ne sera tenu à jour.

Le mécanisme est simple et il neutralise complètement les bonnes intentions. Le contenu détenu par des personnes différentes évolue à des rythmes différents. Les déclarations de sécurité changent rarement et nécessitent une conformité. Les instructions d’exploitation changent à chaque version et nécessitent le produit. Le dépannage change chaque semaine et nécessite l’équipe support. Reliez-les dans un seul document, et la modification la moins chère hérite du chemin d’approbation le plus lent : le correctif de neuf pages attend la revue de deux cents pages.

À chaque étape, tout le monde impliqué agit raisonnablement, et le manuel finit quand même par devenir obsolète. C’est ce qui rend cet échec si courant : personne ne fait rien de mal.

Ainsi, la première décision de tout projet de manuel ne concerne pas le modèle. Elle concerne le nombre de manuels, et la réponse correspond au nombre de signataires.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec les modèles de manuels de Trupeer, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la rédaction : évitez la page blanche grâce à des structures éprouvées pour tout type de manuel.

• Couvrir tous les cas d’usage : des modèles pour les manuels utilisateur, la formation, l’exploitation, les instructions et la politique.

• Rester conforme à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au kit de marque de Trupeer.

• Réduire la charge support : des manuels clairs aident les utilisateurs à s’auto-dépanner, en réduisant les tickets et les reprises.

• Ajouter des tutoriels vidéo : intégrez une vidéo pour les étapes difficiles à expliquer en texte.

• Toucher des utilisateurs partout dans le monde : traduisez vos manuels en 65+ langues en un clic.

Les types de manuels, qui les signe, et à quelle fréquence ils changent

Lisez la colonne des approbations vers le bas. Presque toutes les organisations qui pensent avoir un problème de manuel ont en réalité trois ou quatre de ces éléments fusionnés.

Les deux lignes le plus souvent fusionnées à tort sont le manuel de formation et le manuel utilisateur. Ils n’ont pas les mêmes lecteurs et ne servent pas à la même chose : l’un sert à apprendre en dehors de la tâche, l’autre est coincé au milieu. Un document qui sert aux deux est trop long pour être consulté et trop superficiel pour être appris.

Modèle de manuel gratuit : la structure que partagent tous les manuels

Quel que soit le type de manuel que vous rédigez, les éléments introductifs sont les mêmes et c’est la partie que la plupart des brouillons ignorent. Copiez à partir d’ici.

Titre et ce que cela couvre. Le produit, la version ou le processus concerné, indiqué avec suffisamment de précision pour qu’un lecteur ayant une variante sache s’arrêter.

À qui cela s’adresse. Le rôle et les connaissances de départ supposées. « Pour des opérateurs formés » et « pour un premier utilisateur » produisent des documents très différents, et le lecteur doit pouvoir déterminer en cinq secondes lequel il tient.

Propriétaire et approbateur. Un nom pour chacun. S’il s’agit de personnes différentes, notez-le, car cette différence détermine la rapidité avec laquelle le document peut être modifié.

Version et date. Numéro de version, date d’émission et ce qui a changé par rapport à la précédente, en une ligne.

Sécurité et limites. Uniquement lorsque le travail comporte un risque, et placé avant les instructions plutôt qu’en annexe.

Comment utiliser ce manuel. Deux ou trois lignes : est-il lu en entier ou consulté par à-coups, où se trouve l’index, que faire s’il ne couvre pas votre cas.

Corps. La partie spécifique au type, structurée selon la ligne que vous avez choisie ci-dessus.

Que faire si cela ne vous aide pas. Un parcours nommé, pas une adresse support générale.

Copiez à partir d’ici. La ligne de version et les deux noms sont les champs qui distinguent un manuel d’un document, et ce sont les premières choses qu’on coupe quand quelqu’un manque de temps.

Comment scinder un manuel qui a déjà été rédigé

La plupart des gens arrivent sur cette page avec un document existant plutôt qu’avec une page blanche : c’est donc plus important que le modèle.

Imprimez-le, ou ouvrez la page des contenus. Pour chaque section, écrivez un nom : qui doit approuver une modification de celle-ci. Pas qui l’a rédigée.

Regroupez les sections par ce nom. Ces groupes sont vos manuels. En pratique, vous trouverez généralement trois ou quatre groupes et une section orpheline que personne ne prendra en charge, et l’orpheline est normalement déjà obsolète.

Scindez dans l’ordre qui fait le plus mal, ce qui est presque toujours le contenu qui change le plus souvent, mais qui se trouve derrière le signataire le plus lent. C’est là que se trouve la valeur, et c’est généralement le contenu d’exploitation ou de dépannage coincé derrière la conformité.

Ne réécrivez pas pendant la scission. Déplacez le texte sans le modifier, republiez, puis corrigez le contenu ensuite. Scinder et réécrire en même temps, c’est ce qui fait que ces projets se bloquent à 40 % et sont abandonnés.

Laissez une référence croisée dans chaque document pointant vers les autres, car votre lecteur le considère encore comme un seul manuel, et le fera toujours.

Le manuel qui a coûté onze semaines pour modifier neuf pages

Kilnmore Systems fabrique des équipements de blanchisserie commerciale pour les hôtels et les hôpitaux. Chaque machine expédiée était accompagnée d’un manuel d’exploitation et de maintenance d’environ cent quarante-huit pages.

Il contenait des instructions d’installation approuvées par l’ingénierie, des avertissements de sécurité et des déclarations de conformité approuvés par la conformité, des instructions d’exploitation rédigées par le produit, des calendriers de nettoyage également fournis par le produit, le dépannage par l’équipe service, une liste de pièces de rechange fournie par la supply chain, et des conditions de garantie fournies par le juridique. Sept contributeurs, quatre approbateurs, un PDF.

En 2024, une mise à jour du micrologiciel a modifié le menu d’exploitation. Environ neuf pages du manuel sont devenues incorrectes.

Mettre à jour ces neuf pages signifiait rééditer le document, et rééditer le document a déclenché une revue complète de conformité, car les déclarations de conformité étaient liées dans le même fichier. Cette revue a duré onze semaines.

Pendant ces onze semaines, environ trois cent quarante machines ont été expédiées avec un manuel dont la section d’exploitation ne correspondait pas à la machine. Les appels au service concernant le menu sont passés d’environ quatre par mois à environ trente, et sont restés à ce niveau pendant deux trimestres. Cela représente quelque part près de cent soixante appels évitables, à environ quatre-vingt-cinq livres chacun, soit un peu moins de quatorze mille livres, avant même de compter ce que cela a fait au lancement.

Rien dans le manuel n’était mal rédigé. Le document était exact, complet et bien produit. Il ne pouvait simplement pas être modifié à moindre coût, et un document qui ne peut pas être modifié à moindre coût sera faux pendant la majeure partie de sa durée de vie.

La solution a été structurelle. Quatre documents scindés par approbateur : l’installation et la sécurité sous la conformité, le guide d’exploitation sous le produit, le service et le dépannage sous l’équipe service, les pièces et la garantie sous la supply chain et le juridique. Des références croisées entre eux et une seule page de couverture listant les quatre.

Lors de la prochaine mise à jour du micrologiciel, le guide d’exploitation a été mis à jour et republie en quatre jours. Le document de conformité n’a pas été touché, car rien n’y avait changé.

Comment rédiger un manuel que les gens ouvriront vraiment

Rédigez d’abord la page des contenus et montrez-la à quelqu’un qui utilisera le manuel. La moitié des erreurs structurelles se révèlent dans cette discussion, avant même que vous n’ayez perdu du temps à écrire.

Rédigez d’abord la section dont un lecteur aura le plus probablement besoin, et non celle qui vient en premier logiquement. Dans la plupart des manuels, ce sont deux choses différentes, et l’ordre qui suit l’architecture du produit n’est presque jamais celui qui suit le problème du lecteur.

Utilisez les mots du lecteur pour les titres. Les gens recherchent dans un manuel ce qui leur arrive, pas le nom du sous-système responsable.

Numérotez les étapes uniquement lorsque l’ordre compte vraiment. Une liste numérotée implique une séquence, et les lecteurs suivent des séquences supposées même lorsqu’elles sont incorrectes.

Placez chaque avertissement immédiatement avant l’étape à laquelle il s’applique. Un chapitre d’avertissements en début de document est un artefact juridique, pas une instruction : il est lu une fois, puis plus jamais.

Testez-le en observant une personne l’utiliser sans la guider. Chaque hésitation est un défaut. Cela prend quarante minutes et permet de trouver plus de trois cycles de revue.

Que faut-il inclure dans un modèle de manuel ?

Au minimum : ce que cela couvre, à qui c’est destiné, un propriétaire et un approbateur, une version avec une date, un corps structuré selon la situation du lecteur, et un parcours nommé lorsque le manuel ne répond pas à la question.

Tout le reste est spécifique au type. Un manuel utilisateur de logiciel a besoin de captures d’écran et d’une structure facile à rechercher. Un manuel d’exploitation a besoin d’avertissements placés dans le flux, d’un calendrier de maintenance et d’informations de conformité. Un manuel de formation a besoin d’objectifs et d’un moyen de vérifier que le lecteur a compris, ce dont les autres n’ont pas besoin du tout.

Le champ que les gens omettent et qu’ils ne devraient pas omettre, c’est le nom de l’approbateur, pour la raison pour laquelle toute cette page est consacrée à ce point.

Modèles de manuels utilisateur pour logiciels et applications web

Les manuels logiciels ont une propriété que les autres n’ont pas : le produit change sous le document en continu, donc tout ce que vous écrivez se dégrade dès le jour où il est publié.

Cela plaide pour trois choses. Structurer par tâche plutôt que par menu, car les menus sont réorganisés et les tâches ne le sont pas. Garder chaque sujet suffisamment court pour être mis à jour seul : cela signifie un ensemble d’articles consultables plutôt qu’un document figé. Et ne pas faire de captures d’écran de tout ce qui change souvent : nommez le contrôle au lieu de montrer où il se trouve.

Pour une application web en particulier, le manuel a largement été remplacé par l’aide intégrée au produit et par un centre d’aide consultable. Le traiter comme un PDF téléchargeable est généralement une erreur. Les structures qui répondent à cela vivent dans nos modèles d’articles de base de connaissances, qui gèrent mieux le problème de versionnement qu’un modèle de manuel.

Là où vous avez réellement besoin d’un document unique, pour les achats, la conformité d’accessibilité ou pour un client entreprise qui en fait la demande, générez-le à partir des articles plutôt que de le maintenir séparément.

Modèles de manuels de formation et différences avec les manuels utilisateur

Un manuel de formation se lit une fois, dans l’ordre, en dehors du travail, par quelqu’un qui ne sait pas encore faire le métier. Un manuel utilisateur se consulte au point de travail, par quelqu’un qui sait le faire en grande partie.

Cette différence unique change presque tout. Les manuels de formation ont besoin de contexte, d’exemples travaillés et d’un moyen de vérifier la compréhension. Les manuels utilisateur ont besoin de facilité de recherche et de concision, et le contexte y devient du bruit.

La conséquence pratique, c’est que vous ne pouvez pas créer un manuel de formation en ajoutant une introduction à un manuel utilisateur, ce que font la plupart des tentatives. Rédigez d’abord le manuel utilisateur, puis rédigez le manuel de formation autour, en renvoyant vers l’extérieur plutôt qu’en répétant.

Notre modèle de manuel de formation pour le service client couvre en détail la partie formation pour une fonction, et la même structure s’adapte aux autres.

Modèles de manuels d’exploitation pour les équipements et les activités réglementées

Les manuels d’exploitation ont un poids que les autres n’ont pas. Lorsque l’équipement est couvert par des réglementations relatives aux machines, à la pression, aux dispositifs électriques ou médicaux, le manuel fait partie de la conformité du produit, et non de la documentation à son sujet. Le contenu, la langue, la conservation et les informations de conformité qu’il contient peuvent tous être spécifiés.

Des conséquences pratiques à connaître avant de commencer. Le manuel doit généralement être fourni dans la langue du pays d’utilisation, ce qui fait de la traduction une question de conformité plutôt qu’un « plus ». Les avertissements doivent être placés avec l’étape, et leur formulation peut être prescrite. Les enregistrements indiquant quelle version a été expédiée avec quel numéro de série peuvent devoir être conservés pendant des années. Et toute modification de l’équipement peut nécessiter de rééditer le manuel et de le réévaluer.

Tout cela ne constitue pas un avis juridique, et les exigences varient selon la juridiction et la catégorie de produit. Faites confirmer ce qui s’applique par votre fonction conformité ou par un spécialiste externe avant de publier, et conservez le contenu approuvé par la conformité dans son propre document afin qu’une modification opérationnelle courante ne le fasse pas repasser par la revue.

Puis-je obtenir un modèle de manuel dans Word, Canva ou Google Docs ?

Word convient aux manuels longs qui seront imprimés ou envoyés sous forme de PDF, car il gère les sections numérotées, les références croisées et une page des contenus générée : ce sont les trois éléments qui deviennent pénibles au-delà d’environ trente pages.

Google Docs convient aux manuels rédigés en collaboration et consultés en ligne, et les fils de commentaires sont réellement utiles pendant la revue. À longueur, cela devient compliqué : il est donc mieux adapté aux manuels de formation et aux guides utilisateur courts qu’à un manuel d’exploitation de deux cents pages.

Canva convient aux manuels où l’apparence porte une partie du sens : guides de démarrage rapide, instructions d’exploitation sur une seule feuille, tout ce qui est affiché sur un mur. C’est le mauvais outil pour un document comportant une centaine de références croisées.

Choisissez selon la longueur et la destination plutôt que selon vos préférences. Et quel que soit votre choix, conservez le contenu approuvé par la conformité là où votre approbateur peut le signer : ce n’est généralement pas le même endroit que le reste.

Comment garder un manuel à jour sans projet de réécriture

Scinder le document résout le problème d’approbation. Cela ne résout pas le problème de rédaction : mettre à jour un manuel signifie que quelqu’un fait des captures d’écran, recadre et réécrit des étapes qu’il connaît déjà, et ce travail ne gagne jamais face à l’urgence.

Trupeer AI supprime une grande partie de ces coûts. La personne qui connaît le processus actuel enregistre une fois ce qu’elle fait, et le résultat est une section de manuel mise en forme avec les étapes et les images déjà en place, prête à être modifiée plutôt qu’à être rédigée. Une modification d’exploitation de neuf pages devient un après-midi.

Enregistrez-le. Marquez-le. Traduisez-le. Trupeerisez-le.

Le créateur de manuels est conçu exactement pour cela, et le même enregistrement produit une vidéo pour la formation ainsi qu’un document pour votre base de connaissances avec une identité de marque cohérente. La traduction compte ici plus que dans la plupart des documents : pour les équipements vendus au-delà des frontières, la version dans la langue locale est souvent une exigence plutôt qu’une simple courtoisie. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de guide utilisateur pas à pas dans Word, gratuitement ?

La structure des éléments introductifs ci-dessus se colle dans Word et fonctionne comme une coque pour tout type de manuel. Pour le corps d’un guide pas à pas, gardez chaque étape à une seule action avec son résultat attendu, et arrêtez-vous à environ neuf étapes avant de passer à un deuxième sujet. Il n’y a pas de téléchargement verrouillé et pas de formulaire.

Existe-t-il un modèle de manuel de formation gratuit dans Word ?

Utilisez les mêmes éléments introductifs, puis structurez le corps autour de ce que le lecteur pourra faire, plutôt que autour des fonctionnalités du produit. Objectifs, puis un exemple travaillé, puis de la pratique, puis un contrôle. Word convient bien à cela, car les manuels de formation sont généralement lus dans l’ordre et souvent imprimés.

Existe-t-il un modèle de manuel utilisateur pour Canva ?

Canva fonctionne bien pour les manuels visuels courts : fiches de démarrage rapide, instructions d’exploitation sur une seule page, tout ce qui sera affiché. Prenez les champs des éléments introductifs de cette page et mettez-les en forme ici. Pour tout ce qui est suffisamment long pour nécessiter une page des contenus ou des références croisées, utilisez plutôt Word ou Google Docs.

Existe-t-il un modèle de manuel utilisateur pour Google Docs ?

Copiez la structure ci-dessus dans un document Google et enregistrez-la dans votre espace de travail en tant que modèle. Cela convient à la rédaction collaborative et à la lecture en ligne, et les commentaires de revue sont un véritable avantage. Surveillez la longueur : Docs devient lent et difficile à gérer sur des manuels très longs.

Quelle est la différence entre un manuel, un guide et un SOP ?

Un manuel est complet et couvre un produit ou un travail entier. Un guide couvre une tâche du début à la fin. Un SOP est la procédure faisant autorité sur la manière dont votre organisation fait quelque chose, rédigée pour la conformité interne plutôt que pour apprendre à un lecteur. Les manuels contiennent souvent des guides. Les SOP se placent à côté plutôt qu’à l’intérieur, car ils n’ont pas le même approbateur.

Quelle doit être la longueur d’un manuel ?

Aussi longtemps que son type l’exige, ce qui n’est pas une réponse utile : voici donc un test plus pertinent. Tout manuel que vous ne pouvez pas mettre à jour en moins d’une semaine est trop long, car il ne sera pas mis à jour. C’est généralement un signal pour le scinder plutôt que pour couper du contenu.

Qui doit rédiger le manuel ?

Quiconque fait le travail, édité par quiconque possède le document. Les manuels rédigés entièrement par une fonction documentation à partir d’entretiens ont tendance à être bien structurés et subtilement incorrects dans les détails, tandis que les manuels rédigés entièrement par des praticiens ont tendance à être exacts mais inutilisables. C’est la combinaison qui fonctionne.

À quelle fréquence faut-il relire un manuel ?

Sur des déclencheurs plutôt que sur un calendrier. Lorsque la chose qu’il décrit change, lorsque un schéma de support ou de service suggère que le manuel échoue, lorsque une réglementation change, et lorsque son propriétaire part. Une revue annuelle arrive quand rien n’a changé et rate le moment où quelque chose a changé.