4.8/5
Evaluación de la preparación de usuarios finales antes del go-live
Realiza una evaluación gratuita de la preparación de usuarios finales antes del go-live. Puntúa la preparación de cada rol a partir de la formación, guías de procesos aprobadas, dominio, confianza, ayuda y acceso, por rol y aplicación.
Realiza una evaluación gratuita de preparación para usuarios finales antes del go-live: elige la aplicación y el rol, evalúa la formación, las guías del proceso aprobado, la competencia, la confianza, la ayuda y el acceso, y comprueba si ese grupo está preparado, en riesgo o no preparado.
Las decisiones de go-live suelen basarse en la preparación técnica y en una cifra de finalización de la formación. Ninguna te dice si el equipo de cuentas por pagar puede publicar una factura en el nuevo sistema el lunes por la mañana, o si los aprobadores saben dónde han ido a parar sus aprobaciones. Una evaluación de preparación para usuarios finales comprueba lo que realmente importa: si cada grupo de usuarios puede realizar su trabajo real en la nueva aplicación, usando el contenido del proceso aprobado, desde el primer día.
¿Qué es una evaluación de preparación para usuarios finales?
Una evaluación de preparación para usuarios finales mide si las personas que usarán un nuevo sistema están preparadas para trabajar con él antes del go-live. Va más allá de la asistencia y busca evidencias de preparación: formación completada por rol, guías del proceso aprobadas para cada tarea, comprobaciones de competencia basadas en tareas, confianza del usuario, saber dónde obtener ayuda y acceso al sistema probado. Los resultados se muestran por rol y por aplicación, para que puedas ver qué grupos están preparados y cuáles necesitan ayuda antes del go-live.
Cómo funciona la evaluación de preparación para usuarios finales
Elige la aplicación y el rol, como usuarios transaccionales diarios de tu ERP, aprobadores en tu sistema de RR. HH. o usuarios ocasionales de tu CRM.
Valora seis factores de preparación para ese rol: formación, guías del proceso aprobado, competencia, confianza, ayuda y acceso.
Consulta el nivel de preparación y las principales acciones al instante: preparado, en riesgo o no preparado, con las brechas que hay que cerrar primero.
Regístrate para ver los resultados completos y puntuar la preparación por usuario, rol y aplicación en todo tu despliegue, y haz seguimiento semana a semana.
Los seis factores de preparación para usuarios finales
Factor | Cómo se ve la preparación | Por qué es importante |
|---|---|---|
Formación basada en el rol | Los usuarios han completado la ruta de aprendizaje de su rol | Les da lo básico antes del go-live |
Guías del proceso aprobadas | Cada tarea que realiza el rol tiene una guía aprobada o un vídeo breve | Les da algo a lo que seguir el primer día |
Competencia basada en tareas | Los usuarios han superado una comprobación breve de sus tareas clave | Demuestra que pueden hacer el trabajo, no solo que asistieron |
Confianza | Los usuarios dicen que se sienten seguros al realizar sus primeras tareas | La baja confianza predice incidencias y soluciones alternativas |
Ayuda | Los usuarios saben exactamente dónde obtener ayuda | Reduce el tiempo perdido y las preguntas repetidas |
Acceso | Los roles y el acceso se han probado para cada usuario | Evita fallos de inicio de sesión y permisos el primer día |
La evaluación pondera los factores por rol: la competencia y las guías aprobadas son lo más importante para los usuarios transaccionales diarios, mientras que las guías y la ayuda son lo más importante para los usuarios ocasionales.
Por qué puntuar la preparación a partir del contenido del proceso aprobado
La preparación debe medirse frente a los procesos que los usuarios realmente ejecutarán, no frente a un curso genérico. Cuando las guías y los vídeos se construyen a partir del proceso aprobado y configurado, se hacen posibles dos cosas: los usuarios aprenden exactamente qué harán el día del go-live y puedes comprobar la preparación tarea por tarea frente a ese contenido. Las brechas en el contenido se reflejan como brechas en la preparación antes de que los usuarios se encuentren con ellas en producción.
Preparación para usuarios finales por rol
Rol | Qué comprobar con más detalle |
|---|---|
Usuarios transaccionales diarios | Competencia en tareas de alto volumen y alto riesgo; guías para excepciones |
Aprobadores y responsables | Dónde viven ahora las aprobaciones; pasos de aprobación móvil y por correo electrónico |
Usuarios ocasionales | Guías breves para las una o dos tareas que realizan; dónde obtener ayuda |
Superusuarios | Competencia profunda; resolución de problemas; cómo escalar |
Para ver cómo los superusuarios apoyan a sus equipos durante el go-live, consulta cómo ejecutar un programa de formación para superusuarios.
Uso de los resultados de preparación en la decisión de go/no-go
Acordar umbrales para cada rol antes del mes final, como qué roles deben estar "preparados" para el go-live.
Revisar la preparación semanalmente por rol y por aplicación, y a diario en la semana final.
Actuar pronto con los grupos "en riesgo" con guías específicas, sesiones de práctica o cobertura adicional de superusuarios.
Combinar la preparación con el resto de la lista de comprobación, incluyendo elementos técnicos, de datos, de pruebas y de corte; créalo con el generador de lista de comprobación de preparación para go-live de ERP.
Después del go-live: de la preparación a la adopción
La preparación predice el día del go-live; la adopción muestra si funcionó. Haz seguimiento del uso activo, el cumplimiento del proceso, las incidencias por rol y el tiempo hasta la competencia después del go-live; consulta métricas de adopción de usuarios finales que importan.
Para estimar cuánto tardan los nuevos usuarios en ser productivos, prueba la calculadora de tiempo hasta la competencia.
Cómo Trupeer ayuda a que los usuarios estén listos para el go-live
Brecha de preparación | Cómo ayuda Trupeer |
|---|---|
No hay guías aprobadas para algunas tareas | Registra cada tarea una vez en el sistema configurado, y Trupeer la convierte en una guía paso a paso y un vídeo con narración |
Baja confianza | Vídeos breves, del tamaño de una tarea, que los usuarios pueden volver a ver tantas veces como necesiten |
Los usuarios no saben dónde obtener ayuda | Publica cada guía en una única base de conocimiento buscable, enlazada desde la aplicación |
Usuarios globales | Traduce guías y vídeos a partir de una única fuente |
Los cambios de contenido llegan tarde | Actualiza editando el guion o sustituyendo un único paso |
Para ver el plan de formación completo que hay detrás de la preparación, usa la plantilla de plan de formación para usuarios finales de ERP.
Genpact usó Trupeer para un despliegue de Workday a nivel de empresa, convirtiendo sesiones de proceso grabadas en más de 500 materiales de formación en 20 flujos de trabajo, en cinco idiomas, para 140.000 empleados en 40 países, en 3 meses en lugar de 12. Lee la historia de cliente de Genpact.
Obtén tus resultados completos de preparación para usuarios finales
Realiza la evaluación para cada rol y aplicación y, después, regístrate para puntuar a cada usuario antes del go-live y hacer seguimiento de la preparación semana a semana.
¿Por qué usar la evaluación de preparación para el usuario final de Trupeer?
Preparación por rol y aplicación
Consulta qué grupos de usuarios están preparados, en riesgo o no preparados para cada aplicación, sin una única cifra global de formación
Puntuado a partir de contenido aprobado
La preparación se comprueba con respecto a las guías de proceso aprobadas que los usuarios seguirán realmente el día del go-live
Acciones siguientes claras
Obtén las principales brechas que debes cerrar para cada rol, desde comprobaciones de competencia hasta canales de ayuda
Cómo realizar una evaluación de preparación para el usuario final
Paso 1
Elige la aplicación y el rol que quieres evaluar
Paso 2
Valora la formación, las guías aprobadas, la competencia, la confianza, la ayuda y el acceso
Paso 3
Consulta el nivel de preparación y regístrate para puntuar a cada usuario
Preguntas frecuentes
¿Qué es una evaluación de preparación del usuario final?
Mide si las personas que usarán un nuevo sistema están preparadas antes del go-live, utilizando evidencias como formación basada en el rol, guías de proceso aprobadas, comprobaciones de competencia, confianza, ayuda y acceso probado, mostradas por rol y aplicación.
¿En qué se diferencia la preparación del usuario final de la finalización de la formación?
La finalización indica que las personas asistieron. La preparación indica que pueden realizar sus tareas reales en el nuevo sistema, para lo cual se necesitan guías aprobadas para cada tarea y una comprobación de competencia basada en tareas.
¿Cómo evalúas la preparación del usuario final antes del go-live?
Elige cada aplicación y rol, valora la formación, las guías aprobadas, la competencia, la confianza, la ayuda y el acceso, y revisa los resultados semanalmente en los últimos meses, actuando pronto sobre los grupos en riesgo.
¿Qué roles deberíamos evaluar primero?
Usuarios transaccionales diarios de procesos de alto riesgo, como finanzas, nóminas y gestión de pedidos, seguidos de aprobadores, usuarios avanzados y usuarios ocasionales.
¿La evaluación de preparación del usuario final es gratuita?
Sí. La evaluación a nivel de rol es gratuita. Regístrate para puntuar a cada usuario, rol y aplicación y realiza un seguimiento de la preparación semana a semana.
Más herramientas
