SharePoint
Exportar SOP a SharePoint
Exporta SOPs a SharePoint como guías y vídeos integrados, enlaces en vivo o archivos Word y PDF, para que los procedimientos vivan donde tu organización ya trabaja.
Incrusta un vídeo de Trupeer en SharePoint
En Trupeer, abre el vídeo que quieres incrustar.
Haz clic en Compartir y, a continuación, selecciona Incrustar.
Copia el enlace o el código de incrustación.
Abre tu sitio de SharePoint y edita la página.
Añade un Incrustar o Web Part y, después, pega el código de incrustación donde quieras el vídeo.
El vídeo aparecerá directamente dentro del contenido de SharePoint para que los usuarios puedan acceder a él.
Consulta ¿Cómo publico mi vídeo? para obtener más información sobre cómo habilitar el uso compartido de vídeos en Trupeer.
Exporta SOP a SharePoint para que tus procedimientos vivan donde ya trabaja tu organización: graba un proceso una vez en Trupeer y, después, publica el SOP en SharePoint como guía y vídeo incrustados, un enlace o un archivo Word o PDF.
Muchas organizaciones guardan sus políticas y procedimientos en SharePoint. Es el intranet que la gente conoce; es donde ya están configuradas las bibliotecas de documentos, los permisos y la retención, y es donde los auditores esperan encontrar documentos controlados. El problema es conseguir buenos SOP en él. Escribir procedimientos a mano lleva semanas, las capturas de pantalla se quedan desactualizadas y las versiones actualizadas acaban dispersas por sitios y bibliotecas. Trupeer crea el SOP a partir de una grabación y te ofrece varias formas de ponerlo en SharePoint, para que el procedimiento que la gente encuentra en el intranet sea claro, visual y esté actualizado.
Formas de exportar SOP a SharePoint
Método | Qué aparece en SharePoint | Ideal para |
|---|---|---|
Incrustar en una página de SharePoint | El vídeo y la guía del SOP dentro de una página moderna, usando la web part de Incrustar | Centros de procesos, sitios de equipo y páginas de incorporación |
Enlace desde una página o biblioteca | Un enlace al SOP en vivo en Trupeer | Referencia rápida donde siempre debe mostrarse la versión más reciente |
Exportar como Word o PDF | Un archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint | Documentos controlados, archivos de auditoría y políticas de retención |
Muchas equipos los combinan: un recorrido incrustado en la página del equipo para el uso diario y un PDF en la biblioteca de documentos controlados para la auditoría.
Cómo exportar un SOP a SharePoint
Crea el SOP en Trupeer grabando el proceso una vez o subiendo una grabación que ya tengas; consulta cómo convertir una grabación de pantalla en un SOP.
Revisa y aprueba el SOP, añadiendo reglas de negocio, excepciones y detalles del responsable.
Elige cómo publicarlo: copia el código de incrustación o el enlace, o exporta el SOP como un archivo Word o PDF.
Añádelo a SharePoint: pega el código de incrustación en una web part de Incrustar de una página moderna, añade el enlace a una página o a Accesos rápidos, o sube el archivo a una biblioteca de documentos.
Configura permisos y metadatos en SharePoint como lo harías con cualquier documento controlado.
Exporta un SOP como archivo para una biblioteca de SharePoint
En Trupeer, abre el SOP y expórtalo como un archivo Word o PDF.
En SharePoint, abre la biblioteca de documentos donde se guardan tus procedimientos.
Sube el archivo y añade tus metadatos habituales, como responsable, versión y fecha de revisión.
Mantener los SOP de SharePoint actualizados
El mayor riesgo de los SOP en un intranet es que la copia que la gente encuentra esté desactualizada. Dos hábitos ayudan:
Prefiere incrustaciones y enlaces para los procedimientos en uso, para que la página muestre siempre la versión actual desde Trupeer.
Vuelve a exportar los archivos después de cada cambio aprobado, y reemplaza el archivo antiguo en la biblioteca de documentos para que el historial de versiones se mantenga en un solo lugar.
Para obtener más información sobre la gestión de versiones, consulta las mejores prácticas de control de versiones de SOP.
Para detectar procedimientos que ya no coinciden con la aplicación, consulta detección de SOP desactualizados.
Por qué los equipos publican SOP de Trupeer en SharePoint
La gente encuentra los SOP donde ya mira, en el intranet y en los sitios de equipo.
Cada SOP incluye un vídeo breve, para que los procedimientos sean más fáciles de seguir que solo con texto.
Las copias controladas encajan con la gobernanza existente, con permisos, metadatos y retención de SharePoint.
Una única fuente para cada idioma: traduce el SOP en Trupeer y publica cada idioma en el sitio correcto; consulta el traductor de SOP.
Las actualizaciones son más rápidas, porque editas el SOP en Trupeer en lugar de reescribir un documento.
¿Quién exporta SOP a SharePoint?
Operaciones y responsables de procesos que publican procedimientos para sus equipos.
Equipos de calidad y cumplimiento que mantienen documentos controlados en bibliotecas de documentos.
Equipos de RR. HH. y de incorporación que crean centros de incorporación en el intranet.
Equipos de TI y servicios compartidos que gestionan sitios de conocimiento para empleados.
Para gestionar toda la biblioteca de SOP junto con SharePoint, consulta el software de gestión de SOP de Trupeer.
Prueba: procedimientos y formación a escala empresarial
Genpact utilizó Trupeer para un despliegue de Workday a nivel de empresa, convirtiendo sesiones de procesos grabadas en más de 500 materiales de formación en 20 flujos de trabajo, en cinco idiomas, para 140.000 empleados en 40 países, en 3 meses en lugar de 12. Lee la historia de cliente de Genpact.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar SOP a SharePoint?
Sí. Puedes incrustar el vídeo y la guía de un SOP de Trupeer en una página de SharePoint, enlazar al SOP en vivo o exportar el SOP como un archivo Word o PDF y subirlo a una biblioteca de documentos.
¿Qué es mejor: incrustar o subir un archivo?
Incrustar o enlazar mantiene la página mostrando la versión actual automáticamente. Subir un archivo Word o PDF se adapta a documentos controlados, archivos de auditoría y políticas de retención. Muchos equipos usan ambos.
¿Cómo incrusto un SOP de Trupeer en SharePoint?
Copia el código de incrustación desde el menú Compartir de SharePoint, edita tu página de SharePoint, añade una web part de Incrustar y pega el código.
¿Los permisos de SharePoint se aplican a los SOP de Trupeer?
Los archivos que subes siguen los permisos de la biblioteca de SharePoint. Para los SOP incrustados o enlazados, configura también el uso compartido y la visibilidad en Trupeer, para que solo las personas adecuadas puedan abrirlos.
¿Puedo publicar SOP en varios idiomas en SharePoint?
Sí. Traduce el SOP en Trupeer y publica cada versión de idioma en el sitio o biblioteca de SharePoint correspondiente.
¿Trupeer funciona también con Microsoft Teams?
Sí. SharePoint y Teams comparten los mismos archivos, y también puedes convertir las grabaciones de Teams en SOP; consulta grabación de Teams a SOP.
Pruébalo con tu propio SharePoint
¿Quieres ver cómo se verían tus procedimientos en tu intranet? Reserva una demo.
Integración relacionada
