Usa esta plantilla
La documentación de software excelente impulsa la adopción, reduce la carga de soporte y ayuda a los desarrolladores a integrarse más rápido. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la redacción de documentación de software empezando con una plantilla gratuita de documentación de software, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo contenido técnico largo en recorridos en vídeo que atraen a cada tipo de audiencia.
¿Qué es una plantilla gratuita de documentación de software?
Una plantilla gratuita de documentación de software es una estructura reutilizable para describir cómo funciona una pieza de software, para las personas que necesitan usarla, integrarla, operarla o mantenerla.
La frase oculta un problema que provoca la mayoría de los fallos en la documentación de software. La documentación de software no es un único documento. Son al menos seis, escritos para lectores distintos con preguntas distintas, y un equipo que se propone escribir «la documentación» acaba produciendo algo que sirve a medias para todos ellos.
La plantilla no es la documentación. Lo que determina si la tuya funciona es que sepas cuál de esos seis estás escribiendo, quién lo lee y si alguna vez alguien ha visto a esa persona intentar usarlo.
El formato sigue el tipo. Un documento Word de plantilla gratuita de documentación de software encaja con documentos de diseño, especificaciones y todo lo que se revisa y se aprueba. La documentación de referencia pertenece a un sistema de documentación o se genera a partir del código, no en un documento. Un PDF de plantilla gratuita de documentación de software encaja con un entregable versionado que se entrega a un cliente. Una versión Excel de plantilla gratuita de documentación de software encaja con inventarios y matrices de trazabilidad, más que con prosa.
La documentación de software son seis documentos, no uno
Ordenados por lector, porque el lector determina todo lo demás.
Para empezar. Para alguien que no tiene nada y necesita que una cosa funcione. Léelo de principio a fin, una sola vez. Es el documento más breve que escribirás y el que decide si alguien lee los demás.
Referencia. Para alguien que integra y necesita saber qué hace un endpoint, una función o una configuración concretos. No se lee de forma lineal: siempre se busca. La exhaustividad importa más que la prosa. Se genera con frecuencia.
Guías y cómo hacerlo. Para alguien que tiene una tarea en mente. Se organiza por lo que intenta lograr, no por funciones, que es la distinción que se cubre en la guía de referencia rápida.
Arquitectura y diseño. Para alguien que lo mantiene o lo amplía, a menudo años después. Es el único documento cuyo valor principal es explicar el porqué en lugar del qué, porque el qué está en el código y el porqué está en la memoria de alguien.
Documentación operativa. Para quien lo ejecuta. Despliegue, configuración, supervisión y qué hacer cuando se rompe. El runbook cubre la parte ejecutable de esto.
Notas de versión y registro de cambios. Para todo el mundo. La documentación más barata de escribir y la más descuidada de forma constante.
Por lo tanto, la mejor plantilla gratuita de documentación de software es la que coincide con el tipo de documento que estás escribiendo. Dos de estos se leen y cuatro se buscan, que es la división práctica. Para empezar y arquitectura se leen. La referencia, las guías, la documentación operativa y las notas de versión se consultan cuando hace falta.
Intentar servir a dos de esos tipos con un solo documento produce el fallo característico: una página demasiado detallada para empezar y demasiado narrativa para buscar cosas.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir secciones nuevas
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de documentación de software puedes:
Ahorra horas en la redacción: Omite la página en blanco con una estructura creada para documentación de software.
Cubre a toda la audiencia: Secciones para usuarios finales, administradores, desarrolladores y equipos de soporte.
Mantén el estilo de marca: Aplica tu logotipo, fuentes y colores usando el kit de marca de Trupeer.
Reduce la carga de soporte: La documentación clara ayuda a usuarios y desarrolladores a autoservirse.
Actualiza fácilmente: Edita una vez y Trupeer regenera el vídeo automáticamente.
Llega a usuarios globales: Traduce la documentación de software a 65+ idiomas con un solo clic.
El único test: tiempo hasta el primer éxito
Aquí tienes la métrica que casi ningún equipo mide y que cuesta una tarde.
Busca a tres personas que representen a tu lector y que no hayan usado el software. Entrégales la documentación y un resultado inicial definido: que una llamada a la API tenga éxito, desplegar una instancia, completar un flujo de trabajo. Obsérvalas, en silencio, y registra el tiempo.
No ayudes. La necesidad de ayudar es abrumadora y cada intervención destruye los datos. Anota dónde dudan, qué abren, qué buscan y el punto exacto en el que se rinden si lo hacen.
De ahí salen tres cosas de forma fiable.
El número en sí, que suele ser varias veces más de lo que el equipo esperaba, y es la cifra que hay que mejorar.
La ubicación de la pérdida, que casi siempre se concentra. En la mayoría de las pruebas, la mayor parte del tiempo transcurrido se va en uno o dos obstáculos, y rara vez son los que el equipo predijo.
Y la naturaleza del obstáculo, que suele ser algo que nadie pensó en documentar porque no forma parte del software. Una clave que hay que solicitar. Un permiso que hay que conceder. Un valor predeterminado incorrecto. Conocimiento institucional que se ha vuelto invisible para todos los que lo tienen.
La documentación de referencia no se puede probar así, ya que se introduce en lugar de leerse. Pruébala de otra forma: toma las diez preguntas de soporte más comunes y mide cuánto tarda en encontrar cada respuesta en la documentación. Cualquier cosa por encima de treinta segundos es un hallazgo.
Qué debe contener una plantilla de documentación de software
Componentes para el documento de para empezar, ya que es el que decide si se lee cualquier otra cosa.
Componente | Qué hace |
|---|---|
Para quién es y qué asume | Expresado con claridad. El conocimiento asumido que no se menciona es la causa más común de que un lector se quede bloqueado. |
Qué tendrás al final | El primer éxito, descrito de forma concreta, para que el lector sepa hacia qué está trabajando. |
Requisitos previos | Todo lo necesario antes del paso uno, incluyendo cualquier cosa que requiera una solicitud a otra persona y cuánto tarda. |
Pasos numerados hacia un resultado que funciona | Un solo camino. No las opciones, no las alternativas: un camino que funciona. |
Un ejemplo que se pueda copiar y que funcione | Valores reales, no marcadores en corchetes angulares. |
Cómo se ve el éxito en cada paso | Lo que verá el lector, para que pueda saber si debe continuar. |
Qué hacer si falla | Las tres o cuatro fallas más comunes y sus soluciones, a partir de tus propios tickets de soporte. |
A dónde ir después | Uno o dos enlaces, elegidos, no una lista de todo. |
Versión y fecha de verificación más reciente | Cuándo alguien realizó estos pasos por última vez y confirmó que funcionaron. |
La fila de requisitos previos es la que detecta a la mayoría de los equipos. Cualquier cosa que requiera que una persona conceda algo es invisible para quienes ya lo tienen, y es el lugar único más común donde un lector nuevo se atasca.
Plantilla gratuita de documentación de software: la estructura para copiar
Rellenada con un ejemplo real en lugar de marcadores de posición. Es un documento de para empezar para una API de logística.
Copia desde aquí.
Para quién es. Para un desarrollador que integra el seguimiento de envíos en un sistema existente. Asume que puedes hacer solicitudes HTTP y analizar JSON. Asume que no tienes conocimientos previos de nuestra plataforma.
Qué tendrás al final. Una llamada exitosa que devuelve datos de seguimiento en vivo para un envío de prueba, en unos quince minutos.
Requisitos previos. Una clave de sandbox, que generas tú mismo en el portal para desarrolladores en unos treinta segundos. No se requiere aprobación y no es necesario enviarnos un correo. Una referencia de envío, para la que puedes usar la referencia de prueba proporcionada en el paso tres.
Pasos.
Genera una clave de sandbox en el portal para desarrolladores. Deberías ver una clave que empiece por
sk_test_. Si ves una clave que empieza porsk_live_, estás en el portal de producción, que requiere un contrato firmado.Guarda la clave como variable de entorno. No la pongas en el control de código fuente.
Realiza tu primera llamada usando el ejemplo copiable de abajo, sustituyendo solo tu clave. La referencia del envío de prueba ya está incluida.
Deberías recibir una respuesta de doscientos con un cuerpo JSON que contenga un campo de estado que diga
in_transit. Si recibes un cuatro cero uno, tu clave no se ha tomado del entorno, que es la causa más común.Cambia la referencia del envío por cualquier otra referencia de prueba de la página de datos de prueba y repite.
Ejemplo que funciona. Valores reales, copiable, con solo la clave sustituida.
Fallos comunes. Cuatro, tomados de nuestros tickets de soporte en lugar de imaginarlos. Cuatro cero uno, que casi siempre significa que la clave no se ha leído desde el entorno. Cuatro cero tres, que significa una clave en vivo contra un endpoint de sandbox. Cuatro cero cuatro en una referencia válida, lo que significa que los datos de sandbox se reinician cada noche y estás usando la referencia de ayer. Tiempo de espera agotado, lo que significa que estás llamando al endpoint regional desde fuera de esa región.
A dónde ir después. Solo dos enlaces. La guía de seguimiento, si quieres webhooks en lugar de sondeo. La referencia completa, si ya sabes qué endpoint necesitas.
Versión y verificación más reciente. Versión 4, pasos realizados por última vez de extremo a extremo el 3 de junio por un desarrollador que no los había visto antes.
Copia hasta aquí.
Esa última línea merece adoptarse en general. Una página de documentación que incluye una fecha en la que alguien la siguió realmente es considerablemente más fiable que una que incluye una fecha en la que alguien la editó.
Ejemplo de documentación de software: trescientas cuarenta páginas y tres horas
Portwood Systems, una empresa de unas noventa personas que vende una API de logística a transitarios, tenía una documentación de la que todo el mundo se sentía discretamente orgulloso.
Trescientas cuarenta páginas de material de referencia, generadas a partir del código, completas y precisas. Cada endpoint, cada parámetro, cada código de respuesta. Había sido una inversión deliberada y era, de verdad, una buena documentación de referencia.
Los tickets de soporte de clientes que aún estaban integrando representaban aproximadamente el cuarenta por ciento de todos los tickets.
Alguien acabó ejecutando la prueba. Tres desarrolladores en sitios de clientes, ninguno de los cuales había usado la API, pidieron a cada uno que hiciera una llamada exitosa mientras un miembro del equipo de Portwood observaba y no decía nada.
La expectativa privada del equipo era de veinte minutos.
La primera tardó tres horas y diez minutos. La segunda se rindió tras dos horas y envió un correo al soporte. La tercera tardó una hora y cincuenta.
Los tres perdieron más de cuarenta minutos en el mismo lugar, y no estaba en la API.
La autenticación requería una clave de sandbox. Las claves de sandbox se emitían enviando un correo a la dirección de soporte, con un tiempo de respuesta de aproximadamente dos días. Eso no aparecía en ninguna parte de la documentación. La referencia documentaba con precisión el formato del encabezado de autenticación, y en ningún sitio se decía que tuvieras que obtener una clave, ni mucho menos cómo.
Cada persona en Portwood ya tenía una clave. Varias nunca habían necesitado solicitar una. Ese paso se había vuelto invisible desde dentro, que es lo que ocurre con los requisitos previos en cualquier organización cuando pasa el tiempo suficiente.
Las trescientas cuarenta páginas eran completas como referencia y no contenían un camino de cero a una llamada que funcionara. La referencia responde qué hace este endpoint. Nadie había escrito nada que respondiera: no tengo nada, ¿cómo hago que esto funcione una vez?
La solución fue una página y un pequeño trabajo de ingeniería. Seis pasos: generación de claves de autoservicio en lugar de la solicitud por correo, un ejemplo copiable con valores reales y cuatro fallos comunes tomados del historial de tickets.
Se volvió a probar con tres desarrolladores más: catorce minutos, veintidós minutos, dieciocho minutos.
Los tickets de soporte de integración cayeron aproximadamente un 62% durante el trimestre siguiente. El tiempo medio desde la firma del contrato hasta la primera llamada de producción de un cliente pasó de 31 días a 9.
No había nada mal con las trescientas cuarenta páginas. Simplemente nunca había habido una primera página.
Cómo escribir documentación de software en seis pasos
Decide cuál de los seis documentos estás escribiendo, y escríbelo en un solo lugar. Un documento que sirve para dos lectores no sirve para ninguno.
Nombre al lector y lo que asumes que sabe. En la redacción, al principio. Esto es lo que hace visible el conocimiento asumido para el autor.
Escribe primero el documento de para empezar, aunque sea el más breve. Determina si se lee cualquier otra cosa.
Enumera los requisitos previos, incluyendo cualquier cosa que requiera a otra persona. Luego elimina tantos de esos como pueda eliminar ingeniería, porque cada uno es un punto de bloqueo medido en días en lugar de minutos.
Extrae los casos de fallo de los tickets de soporte, no de la imaginación. Tus diez tickets más comunes son tu cola de documentación, ya priorizada.
Prúebalo observando a alguien, en silencio. Todo lo anterior es suposición hasta que tengas el número.
El paso seis es todo el método. Los otros cinco son cómo respondes a lo que te dice.
Mantener la documentación de software actualizada
La documentación se estropea en silencio. Nadie te alerta y la persona que lo descubre suele ser un cliente.
Tres mecanismos funcionan, en orden ascendente de fiabilidad.
Fechas de verificación. Registra cuándo alguien siguió por última vez los pasos, no cuándo se editó por última vez la página. Una fecha de edición te dice que alguien cambió una palabra. Una fecha de verificación te dice que funcionó.
Vincula las actualizaciones a las versiones, no a un calendario. Una revisión trimestral de la documentación encuentra problemas hasta tres meses después de que aparezcan. Un elemento de documentación en la lista de comprobación de la versión los detecta antes de que se envíen, que es el argumento que se hace en la página de requisitos de versión, donde la documentación debe estar entre los requisitos de preparación que bloquean, en lugar de los opcionales.
Genera lo que se pueda generar. La documentación de referencia producida a partir del código no puede desviarse de él. Por eso, la documentación de referencia suele ser la parte más precisa y menos útil de un conjunto de documentación, y por eso las partes que escriben los humanos son donde viven los errores.
Las partes que no se pueden generar son las que necesitan más atención: para empezar, guías y cualquier cosa que incluya una captura de pantalla. Esas también son las partes que se degradan más rápido, porque las interfaces cambian con más frecuencia que las API.
¿Documentación de software o documentación del proyecto?
Se buscan juntas y son cosas distintas.
Documentación de software describe el software: cómo funciona, cómo usarlo, cómo operarlo. Sus lectores son usuarios, integradores e ingenieros, y sobrevive al proyecto que la produjo.
Documentación del proyecto describe el proyecto: alcance, plan, decisiones, riesgos, estado, aprobaciones. Sus lectores son las partes interesadas y los auditores, y se da por terminada en gran medida cuando el proyecto lo está. Una plantilla de documentación del proyecto Word para descargar gratis te dará cartas, informes de estado y registros de decisiones, que son útiles y no son documentación de software. La plantilla de documentación del proyecto cubre esa parte.
Ambas se confunden en la entrega, cuando el proyecto termina y alguien tiene que seguir ejecutando lo que se construyó. Esa transición necesita documentación de software específicamente, y el fallo habitual es entregar un archivo completo del proyecto que no incluye ninguna documentación operativa.
Qué no puede arreglar una plantilla gratuita de documentación de software
No saber quién la lee. Cada decisión estructural se deriva del lector, y ninguna descarga gratuita de plantilla de documentación de software puede decirte quién es el tuyo.
Requisitos previos que nadie puede ver. El problema de Portwood. Solo observar a un externo revela estas cosas, porque todos los de dentro ya las han resuelto y las han olvidado.
Documentación escrita por quien tiene tiempo. La persona con capacidad suele ser la que está más lejos del trabajo. La documentación escrita por alguien que no realiza la tarea describirá la secuencia prevista en lugar de la real.
Un producto que necesita tanta explicación. A veces el problema de la documentación es un problema del producto. Si para empezar de verdad se requieren cuarenta pasos, merece la pena plantearlo con quien sea el responsable del producto, aunque la documentación siga teniendo que escribirse.
Muestra el software en lugar de describirlo
La documentación de software es la categoría en la que la brecha entre describir y mostrar es más amplia, y donde el coste de mantenimiento de cerrarla es más alto.
Escribir un paso, capturar la captura de pantalla, recortarla y anotarla, colocarla correctamente y luego repetir todo eso cuando cambia la interfaz es la razón por la que la mayoría de la documentación de software que se pretendía visual termina siendo texto con una sola captura de pantalla en la parte superior. Las interfaces cambian cada pocas semanas. Las capturas de pantalla no.
Trupeer AI elimina ese coste. Alguien realiza la tarea una vez mientras graba, y el resultado es un recorrido escrito paso a paso con capturas de pantalla ya capturadas y colocadas, junto con un vídeo, en tu propia marca. La versión escrita se convierte en la guía. El vídeo es lo que ve un usuario nuevo antes de intentarlo, que es exactamente el material que reduce el tiempo hasta el primer éxito.
Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.
Hay tres cosas que siguen y que importan específicamente para el software. Volver a grabar después de un cambio de interfaz es más rápido que volver a capturar pantallas, así que la documentación visual realmente se puede mantener en lugar de abandonarse. La misma grabación produce el mismo recorrido en cada idioma que admites, así que los usuarios internacionales no trabajan con una versión más antigua de la verdad. Y la grabación la hace la persona que realiza la tarea, que es la solución a la documentación escrita por quien tenía capacidad.
El material se guarda en tu base de conocimiento y también sirve como formación para soporte e incorporación. El detalle operativo a nivel de tarea pertenece en las instrucciones de trabajo. La coherencia entre tus documentos es cuestión de configurar el kit de marca una vez, y la configuración se cubre en la guía de configuración de la plantilla de documento.
Preguntas frecuentes
¿Hay una versión Word gratuita de una plantilla de documentación de software?
Word se adapta a los tipos de documentación que se revisan y se aprueban: documentos de diseño, registros de arquitectura, especificaciones y todo lo que se entrega contractualmente. Un archivo Word de plantilla de documentación de software funciona bien para esos casos.
No se adapta bien a la documentación orientada al usuario. Las guías y el material de referencia deben poder buscarse, enlazarse y actualizarse por varias personas, lo que es un sistema de documentación y no un documento. Si tu guía de usuario es un archivo Word enviado por correo a los clientes, espera que haya varias versiones circulando en el plazo de un año.
¿Hay una versión Word gratuita de una plantilla de documentación de software?
Sí, y un archivo Word de plantilla gratuita de documentación de software es lo mismo que un archivo Word con una extensión anterior. La elección que importa no es la extensión, sino cuál de los seis tipos de documento estás creando.
Para documentos de diseño y arquitectura, un documento es lo correcto. Para cualquier cosa que lea un usuario o un integrador, publica en lugar de enviar, para que haya una sola versión actual en lugar de una por destinatario.
¿Hay una plantilla gratuita de documentación de software en PDF?
PDF se adapta a un entregable versionado: documentación entregada a un cliente en una versión, adjunta a un contrato o archivada frente a una versión regulada de un producto.
No lo uses para nada que los usuarios lean de forma rutinaria. Los PDF no se pueden buscar entre páginas como en un sitio de documentación, no enlazan de forma limpia y un cliente que tenga un PDF no tiene forma de saber que existe uno más nuevo. Publica la versión actual y exporta una plantilla gratuita de documentación de software en PDF solo cuando realmente se necesite un registro fijo.
¿Hay una versión Excel gratuita de una plantilla de documentación de software?
Excel se adapta a inventarios más que a prosa. Un archivo Excel de plantilla gratuita de documentación de software funciona para una matriz de cobertura de documentación, una matriz de trazabilidad que vincula requisitos con pruebas, un inventario de endpoints de API o una lista de lo que existe y cuándo se verificó por última vez.
Ese último uso es realmente valioso y rara vez se hace. Una fila por documento, con su tipo, propietario, lector y fecha de verificación más reciente, te dirá más sobre el estado de tu documentación que leer cualquiera de sus partes.
¿Hay una descarga gratuita de una plantilla de documentación de software que merezca la pena usar?
La lista de secciones tarda veinte minutos en crearse, así que una descarga gratuita de plantilla de documentación de software ahorra muy poco, y la mayor parte de lo que se publica es una estructura genérica de esqueleto de documento en lugar de algo específico para software.
Si usas una, comprueba si distingue entre tipos de documento. Casi ninguna lo hace, y esa distinción es la primera decisión que hay que tomar. Una plantilla que ofrece una sola estructura para toda la documentación de software propone el mismo error exacto contra el que argumenta esta página.
¿Dónde puedo conseguir una plantilla de documentación del proyecto Word para descargar gratis?
Eso es un documento diferente. La documentación del proyecto cubre el proyecto: carta, alcance, plan, registro de riesgos, registro de decisiones, informes de estado y aprobaciones. La documentación de software cubre el software y sobrevive al proyecto.
Una plantilla de documentación del proyecto Word para descargar gratis te dará lo primero. Si estás al final de una construcción y te preguntas qué entregar, necesitas ambas, y la documentación operativa es la mitad que más a menudo falta en un archivo del proyecto.
¿Cuál es la mejor plantilla gratuita de documentación de software?
La mejor plantilla gratuita de documentación de software es la que coincide con el documento específico que estás escribiendo, lo que significa decidir si estás creando para empezar, referencia, una guía, arquitectura, documentación operativa o notas de versión antes de elegir cualquier cosa.
Si quieres una única prueba para comparar opciones, mira si la plantilla pregunta quién es el lector y qué conocimiento se asume. Esos dos campos hacen más por el documento final que cualquier cantidad de estructura de secciones.
¿Cuánto tiempo debe tener la documentación de software?
Para empezar debería ser de una página, y si no puede ser, los requisitos previos son lo que hay que corregir, no la redacción.
Todo lo demás es tan largo como el software. La documentación de referencia para una API grande son legítimamente cientos de páginas, y está bien porque nadie la lee de forma lineal. El error es juzgar un conjunto de documentación por su tamaño total, lo que no te dice nada. Júzgalo por cuánto tarda un recién llegado en alcanzar su primer éxito.
