Usa esta plantilla
Las guías de cómo hacerlo son uno de los formatos de contenido más útiles y más buscados en la web. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la redacción de guías de cómo hacerlo empezando con una plantilla de guía de cómo hacerlo gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo cada guía en un atractivo tutorial en vídeo.
Redactar pasos individuales es lo fácil de una guía. Lo difícil es decidir qué incluir, en qué orden y dónde termina.
Si te equivocas en esas tres cosas, se produce el fallo habitual: un documento de cuarenta páginas que cubre de todo, pero que nadie lee, sustituido al mes siguiente por alguien que pregunta a un colega.
Descarga la plantilla de guía de cómo hacerlo
Formato | Mejor para |
|---|---|
Word (.docx) | La guía en sí, con contenido, secciones y formato de pasos |
La versión distribuida, para imprimir y entregarla a alguien | |
PowerPoint (.pptx) | Entregar la guía como una sesión de formación |
Excel (.xlsx) | El inventario de tareas que se usa para definir el alcance y el orden antes de escribir |
Google Docs | Redactar con la persona que realiza el trabajo |
Gratis, editable y sin marca de agua. El archivo de Excel merece la pena usarlo primero, porque la definición del alcance es la parte que determina si la guía funciona.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir nuevas secciones
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de guía de cómo hacerlo puedes:
Ahorra horas en la redacción: Omite la página en blanco con una estructura pensada para contenido de cómo hacerlo.
Mejorar el SEO: Las guías de cómo hacerlo bien estructuradas se posicionan mejor en los resultados de búsqueda.
Mantenerte alineado con la marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.
Reducir los tickets de soporte: Las guías de cómo hacerlo claras ayudan a los usuarios a resolver por su cuenta.
Añadir recorridos en vídeo: Inserta vídeo para los pasos que son difíciles de explicar con texto.
Llegar a lectores globales: Traduce guías de cómo hacerlo a 65+ idiomas con un solo clic.
¿Guía o artículo?
Dos documentos diferentes, y elegir mal desperdicia el esfuerzo.
Guía de cómo hacerlo | Artículo de cómo hacerlo | |
|---|---|---|
Cubre | Varias tareas relacionadas | Una tarea |
El lector llega | Al principio, para aprender un área | A mitad de la tarea, atascado |
Estado del lector | Ha reservado tiempo | Impaciente |
Extensión | Varias secciones, con página de contenido | Menos de diez pasos |
Vive | Un documento o una sección de un centro de ayuda | Una página en un centro de ayuda |
Se encuentra por | Te lo dan o lo estás consultando | Buscando la tarea concreta |
Éxito | Ahora pueden hacer todo el trabajo | Se han desbloqueado |
Si alguien que busca una sola tarea aterriza en tu guía, tiene que encontrar su parte dentro de ella, lo cual es una experiencia peor que la que le daría un artículo.
El enfoque práctico para la mayoría de los equipos es hacerlo de ambas formas: una guía para incorporar a alguien a un área y artículos separados para cada tarea, enlazados entre sí. Usa la plantilla de artículo de cómo hacerlo para las piezas individuales.
Define el estado inicial y el estado final
Antes de escribir cualquier cosa, responde con precisión a dos preguntas.
¿Por dónde empieza el lector? ¿Qué sabe ya, qué acceso tiene ya, qué ha hecho ya? Una guía escrita para alguien con más contexto que el lector real falla en las dos primeras páginas.
¿Dónde termina? No “entiende el sistema”, sino algo observable. “Puede tramitar un reembolso de principio a fin, incluidas las excepciones” es un estado final. “Está familiarizado con el módulo de reembolsos” no lo es.
Todo lo que aparece en la guía o bien mueve al lector de la primera a la segunda parte o bien sale de ahí. Esa única prueba elimina aproximadamente un tercio del contenido de la mayoría de los primeros borradores.
Definir el alcance de la guía
El inventario de tareas del archivo de Excel existe para esto. Enumera cada tarea del área y, después, decide para cada una.
Tarea | Frecuencia | ¿En esta guía? | Por qué |
|---|---|---|---|
Tramitar un reembolso estándar | Diaria | Sí | Clave para el estado final |
Tramitar un reembolso parcial | Semanal | Sí | Variante habitual |
Reembolso a una tarjeta diferente | Mensual | Sí, brevemente | Raro, pero sale mal |
Revertir un reembolso completado | Dos veces al año | Solo enlazar | Demasiado raro; necesita su propio artículo |
Reembolsos masivos | Nunca, solo operaciones | No | Rol diferente |
Informes de reembolsos | Mensual | No | Trabajo diferente, guía diferente |
Tres resultados por tarea: incluirla, enlazarla o dejarla fuera. Escribir el motivo es lo que evita que el alcance vuelva a crecer más adelante, porque alguien preguntará.
El error de alcance más común es incluirlo todo lo que alguien podría necesitar alguna vez, lo que produce una guía demasiado larga para leer y, por tanto, peor para las tareas principales que una más corta.
Secuenciación
El orden importa más en una guía que en cualquier otro tipo de documento, porque el lector la recorre de forma lineal.
Requisitos y acceso primero. Nadie puede seguir nada hasta que pueda iniciar sesión.
La tarea completa más sencilla, a continuación. Conseguir que una cosa se haga de principio a fin pronto genera confianza y contexto para todo lo que viene después.
Luego las variantes habituales, construyendo sobre lo que ya saben.
Las excepciones y casos límite, al final. Solo tienen sentido cuando se entiende la ruta normal.
Material de referencia al final, no disperso por el documento.
El impulso de explicar todo antes de dejar que alguien haga algo es el error de secuenciación más común. Los lectores retienen más cuando primero han hecho algo.
La estructura de la guía
Sección | Contenido |
|---|---|
Título | Lo que el lector podrá hacer |
Para quién es esta guía | Rol y conocimientos de partida asumidos |
Lo que podrás hacer | El estado final, expresado como capacidades |
Antes de empezar | Acceso, cuentas, información, cualquier cosa necesaria |
Contenido | Con enlaces a páginas o secciones |
Sección 1 a n | Una tarea o grupo de tareas cada una |
Problemas habituales | En toda la guía, no por sección |
Referencia | Valores, opciones, glosario |
Dónde obtener ayuda | Una persona o canal, nombrado |
Versión y responsable | Con fecha de última revisión |
La página de contenido no es opcional en una guía. Es la forma en que un lector que ya la ha leído una vez vuelve para encontrar una cosa.
Anatomía de la sección
Cada sección de la guía sigue la misma forma, lo que hace que todo el documento sea navegable.
Título de la sección. La tarea, tal como la describiría el lector.
Cuándo harías esto. Una línea de contexto. Las guías se diferencian de los artículos aquí: el lector está aprendiendo, así que un poco de encuadre ayuda.
Pasos. Numerados, una acción cada uno, primero el verbo, etiquetas exactas de la interfaz.
Lo que deberías ver. El resultado esperado.
Ojo con. Cualquier cosa específica de esta tarea que suele salir mal.
La coherencia entre secciones importa más que la estructura perfecta para cada una en particular. Un lector que aprende el patrón en la sección uno navega la sección siete más rápido.
Un esquema trabajado
Guía: Procesar reembolsos. Para: Nuevos agentes de soporte, las dos primeras semanas. Estado final: Puede procesar cualquier reembolso estándar o parcial sin ayuda y sabe cuándo escalar.
Sección | Contenido | Por qué aquí |
|---|---|---|
Antes de empezar | Acceso necesario, permisos, quién los concede | Nada funciona sin esto |
1. Cómo funcionan los reembolsos | Dos párrafos sobre el flujo: autorización, procesamiento, liquidación | Contexto mínimo necesario para entender errores más adelante |
2. Procesar un reembolso estándar | Pasos completos, capturas de pantalla | La tarea completa más sencilla, hecha pronto |
3. Procesar un reembolso parcial | Pasos, indicando solo lo que difiere de la sección 2 | Se apoya en lo conocido |
4. Reembolsos por encima de tu límite | Ruta de escalado, qué decirle al cliente | Habitual y se improvisa sin orientación |
5. Cuando falla un reembolso | Las cuatro causas habituales y qué hacer | Excepciones, una vez que se entiende la ruta normal |
6. Reembolso a una tarjeta diferente | Pasos, además de las comprobaciones de fraude necesarias | Raro, alto riesgo; hay que dejarlo por escrito |
Problemas habituales | Solución de problemas consolidada | Un solo lugar para buscar |
Referencia | Límites por rol, plazos, la tabla de códigos | Consultas, al final |
Obtener ayuda | Persona nombrada, canal de escalado | Explícito |
Nota la sección 3. Solo cubre lo que difiere de la sección 2, en lugar de repetir todo el flujo. Las guías que repiten cada paso para cada variante se vuelven largas, y la longitud es la razón principal por la que no se leen.
Redactar los pasos
Las mismas reglas que en cualquier redacción instructiva, tratadas con más profundidad en la plantilla de artículo de cómo hacerlo.
Una acción por paso. Primero el verbo. Etiquetas exactas de la interfaz con la capitalización exacta. Indica dónde va antes de qué. Numéralos. Indica el resultado esperado al final.
La única diferencia en una guía: puedes asumir que el lector ya ha leído las secciones anteriores. La sección 6 no necesita explicar cómo abrir la pantalla de reembolsos si la sección 2 ya lo cubrió. Ese supuesto es lo que mantiene una guía más corta que la suma de sus artículos, y también es por lo que una guía funciona bien para un lector que lee en orden y mal para un lector que busca.
Capturas de pantalla y elementos visuales
Más en una guía que en un artículo, porque el lector está aprendiendo en lugar de ejecutando y tiene más atención disponible.
Recorta con precisión y anota con ligereza, un recuadro o una flecha.
Muestra el resultado, no solo el botón, para todo aquello donde el resultado no sea evidente.
Un diagrama del flujo general, una vez, cerca del principio. Las guías se benefician de una imagen de todo el conjunto de una forma que los artículos individuales no.
Ten en cuenta el mantenimiento. Cada captura de pantalla es una actualización futura. Una guía de cuarenta capturas es un compromiso recurrente considerable, y las capturas desactualizadas perjudican todo el documento.
Dónde debería detenerse una guía
Tres límites naturales.
En el límite del rol. Si la siguiente tarea corresponde a otra persona, detente y di quién la hace.
En el límite de la frecuencia. Cualquier cosa que se haga menos de unas pocas veces al año pertenece en un artículo separado en lugar de en la guía, porque de todos modos no se conservará y aumenta la extensión.
En el límite de la referencia. Las listas de valores, códigos, límites y opciones son consultas, no aprendizaje. Ponlas al final o en un documento de referencia separado.
Una guía que sigue más allá de los tres límites se convierte en un manual, que es un documento legítimo, pero diferente, con un lector diferente.
Guía, manual, SOP o instrucción de trabajo
Guía | Manual | SOP | Instrucción de trabajo | |
|---|---|---|---|---|
Propósito | Hacer que alguien sea competente | Cubrir todo sobre un producto o sistema | Estandarizar un procedimiento | Realizar una tarea correctamente |
Lectura | Una vez y luego se consulta | Se consulta | Se sigue | Se sigue en el punto de trabajo |
Alcance | Un área de trabajo | Un producto completo | Un procedimiento | Una tarea |
Audiencia | Alguien que está aprendiendo | Cualquiera, ocasionalmente | El equipo que lo realiza | El operador |
Incluye razonamiento | Algo | Sí | Algo | No |
La superposición entre una guía y un manual es real, y la diferencia práctica es si está diseñada para leerse de principio a fin. Una guía lo está. Un manual es una referencia en la que te sumerges. Si tu documento intenta hacer ambos trabajos, sepáralo, porque la estructura que sirve para uno es incorrecta para el otro.
Para los demás: plantilla de manual de formación, plantilla de SOP, plantillas de instrucciones de trabajo.
Formatos
Word para redactar y revisar, ya que una guía pasa por más revisiones que un artículo y los comentarios importan.
PDF para la distribución, especialmente cuando la guía se entrega a alguien durante la incorporación o se usa fuera de la pantalla.
PowerPoint cuando la guía también se entrega como formación. Una sección por grupo de diapositivas y el documento de la guía se convierte en el material que se deja.
Tu centro de ayuda si necesita poder encontrarse mediante búsqueda, aunque normalmente es mejor dividir una guía larga en artículos con una página de contenido que los enlace.
Excel para el inventario de tareas, antes de escribir.
Probar la guía
El paso que la gente se salta y el único que la mejora de forma fiable.
Entrega el borrador a alguien que coincida con el estado inicial, es decir, que sea realmente nuevo en el área en lugar de un colega con experiencia. Pídeles que lo trabajen sin ayuda. Siéntate con ellos y no digas nada.
Cada pregunta que te hagan es un defecto. Cada duda marca un paso que no está claro. Cada vez que vuelven hacia atrás es un problema de secuenciación. Anótalo todo en lugar de responder.
Una sola prueba con una persona realmente nueva mejorará una guía más que tres rondas de revisión por parte de personas que ya conocen el material, porque los revisores que conocen la tarea no pueden ver lo que falta.
Mantenerla
Las guías se deterioran más rápido de lo que parece, porque cubren varias tareas y cualquier cambio en una de ellas hace que parte de la guía sea incorrecta.
Nombra a un responsable. Registra la versión del producto. Revisa después de cada lanzamiento que afecte al área y, si no, en un ciclo fijo.
Por versión y sección cuando puedas, para que un cambio en una tarea no requiera volver a emitir todo el documento. Y mantén una nota de cambios al principio, ya que alguien que la leyó hace tres meses necesita saber qué se movió.
La señal de que una guía se ha quedado desactualizada es que la gente hace preguntas que cubre. Haz seguimiento de eso, porque significa o bien que el contenido está mal o bien que la guía no se está entregando a las personas que la necesitan.
Buenas prácticas
Define los estados inicial y final antes de escribir.
Define el alcance con un inventario de tareas, registrando por qué cada tarea está dentro o fuera.
La tarea completa más sencilla, al principio; las excepciones, al final.
Las variantes cubren solo lo que difiere de la ruta principal.
Página de contenido, siempre.
Estructura coherente entre secciones.
Material de referencia al final, no disperso.
Detente en los límites del rol, la frecuencia y la referencia.
Prueba con alguien que coincida realmente con el estado inicial.
Un responsable, un ciclo de revisión, versión indicada.
Errores comunes
No hay un estado final definido, así que la guía no tiene un punto de parada natural.
Se incluye todo, lo que produce un documento que nadie lee.
Toda la teoría antes de hacer nada.
Todas las variantes redactadas por completo, triplicando la extensión.
No hay página de contenido, así que no se puede usar como referencia después.
Tablas de referencia dispersas por las secciones.
Redactada para alguien con más contexto que el lector real.
Probada solo por personas que ya conocen la tarea.
Capturas de pantalla por todas partes y luego nunca actualizadas.
Se usa una guía donde hacía falta un artículo, así que los que buscan aterrizan dentro de un documento de cuarenta páginas.
Sin responsable nombrado, así que se deteriora en silencio.
Registra el trabajo una vez y obtén la guía a partir de él
Abre la plantilla en Trupeer AI, aplica tu kit de marca para que las guías coincidan con el resto de tu documentación y edita cualquier sección directamente. La configuración está en la guía de la plantilla.
Las dos partes más costosas de una guía son las capturas de pantalla y el hecho de que se haya escrito a partir de la memoria. Escribir desde la memoria omite los pasos que el autor realiza automáticamente, que son exactamente donde se detiene un lector nuevo. Y una guía que cubre seis tareas necesita suficientes capturas de pantalla como para que actualizarlas después de un cambio en la interfaz se convierta en un proyecto.
Registra cada tarea una vez y Trupeer AI genera los pasos escritos con capturas de pantalla capturadas automáticamente, además de un recorrido en vídeo narrado desde la misma pasada. Eso te da el material base para cada sección, en el orden en que el trabajo realmente ocurre, y volver a grabar después de un cambio es más rápido que volver a capturar las pantallas.
Tradúcela a 65+ idiomas y mantén el conjunto en tu base de conocimiento para que la guía y los recorridos individuales vivan juntos. Útil para incorporación y formación, que es donde se usan la mayoría de las guías.
Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.
Preguntas frecuentes
¿Hay una plantilla de guía de cómo hacerlo gratuita en Word?
Sí. Word es el formato principal, con la página de contenido, la estructura de secciones y el formato de pasos ya configurados. Descarga gratuita, sin registro y sin marca de agua.
¿Hay una plantilla de guía paso a paso gratuita en Word?
Sí, esa es la misma plantilla. Incluye el formato de pasos numerados con espacio para capturas de pantalla, resultados esperados y una nota de “ojo con” por sección.
¿Hay una plantilla de guía paso a paso gratuita?
Sí, en Word, PDF, PowerPoint y Excel. Si solo necesitas una tarea en lugar de una guía completa, la plantilla de artículo de cómo hacerlo es la opción más corta.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de usuario paso a paso en Word?
Sí. Una guía de usuario es una guía de cómo hacerlo dirigida al usuario final de un producto, así que se aplica la misma estructura. Añade una sección de descripción general del producto cerca del principio y mantén el material de referencia, es decir, la configuración, los límites y las opciones, al final en lugar de mezclarlos con las tareas.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de cómo hacerlo en PDF?
Sí, como formato de distribución y como ejemplo ya completado para que puedas ver una guía terminada antes de escribir la tuya.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de cómo hacerlo en PPT o PowerPoint?
Sí. La versión de PowerPoint es para entregar la guía como formación, con un grupo de diapositivas por sección. La mayoría de los equipos necesita la versión de Word junto con esta, ya que un mazo es un mal material de referencia después.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de cómo hacerlo en Excel?
Sí, aunque Excel contiene el inventario de tareas en lugar de la guía. Enumera cada tarea del área, marca cada una como incluir, enlazar o excluir y registra el motivo. La definición del alcance es la parte que determina si la guía funciona, y hacerlo en una hoja de cálculo antes de escribir ahorra tener que reescribir más tarde.
¿Puedo descargar una plantilla de guía de cómo hacerlo gratuita?
Sí, todos los formatos se pueden descargar gratis, sin necesidad de cuenta y sin atribución.
¿Qué es una guía de cómo hacerlo?
Un documento que lleva a un lector de no saber cómo hacer algo a poder hacerlo, cubriendo varias tareas relacionadas en secuencia. Se diferencia de un artículo, que cubre una tarea para alguien que ya está a mitad de su trabajo, y de un manual, que es material de referencia en lugar de algo que se lee de principio a fin.
¿Qué debe incluir una guía de cómo hacerlo?
Un título que indique lo que el lector podrá hacer, para quién es y qué conocimientos se asumen, el estado final expresado como capacidades, requisitos previos, una página de contenido, secciones que cubren una tarea cada una, solución de problemas consolidada, material de referencia al final, una fuente de ayuda nombrada y detalles de versión y responsable.
¿Cómo se escribe una guía paso a paso?
Define por dónde empieza y termina el lector, crea un inventario de tareas y decide qué está dentro o fuera, secuencia desde la tarea completa más sencilla hasta las excepciones, redacta una acción por paso con etiquetas exactas de la interfaz, añade resultados esperados y, después, pruébalo con alguien que coincida realmente con el estado inicial y corrige todo lo que se le complique.
¿Cuánto debe durar una guía de cómo hacerlo?
Lo que haga falta para llegar al estado final y no más. La disciplina está en el alcance, no en el número de palabras: cada sección debe llevar al lector hacia la capacidad de finalización definida, y todo lo que no lo haga se elimina. La mayoría de los primeros borradores pierden alrededor de un tercio con esa prueba.
¿Cuál es la diferencia entre una guía y un manual?
Una guía está diseñada para leerse de principio a fin y hace que alguien sea competente. Un manual es material de referencia que cubre todo sobre un producto, en el que te sumerges en lugar de leerlo. Si tu documento intenta hacer ambas cosas, sepáralo, porque la estructura que sirve para leer de principio a fin es incorrecta para consultar cosas.
¿Cuál es la diferencia entre una guía de cómo hacerlo y un SOP?
Una guía enseña un área de trabajo e incluye algo de razonamiento. Un SOP estandariza cómo se realiza un procedimiento específico, se sigue en lugar de aprenderse y normalmente incluye responsables, aprobación y un ciclo de revisión. Una guía puede hacer referencia a varios SOP.
¿Cómo se prueba una guía de cómo hacerlo?
Entrégala a alguien que coincida realmente con los conocimientos de partida asumidos, pídeles que la trabajen sin ayuda y observa sin intervenir. Cada pregunta es un defecto y cada duda marca un paso poco claro. Los revisores que ya conocen la tarea no pueden ver lo que falta, por eso una sola prueba con alguien nuevo supera varias rondas de revisión experta.
¿Con qué frecuencia se debe actualizar una guía de cómo hacerlo?
Después de cualquier cambio que afecte a las tareas que cubre y, si no, en un ciclo fijo; normalmente cada seis a doce meses. Por versión y sección cuando sea posible, para que un cambio en una tarea no requiera volver a emitir toda la guía.
¿Puedo personalizar esta plantilla de guía de cómo hacerlo?
Sí, cada versión se puede editar completamente. La estructura de secciones merece la pena mantenerla coherente incluso si cambias lo que incluye, ya que una forma predecible es lo que hace que una guía de varias secciones sea navegable.
