Guía de formación de Workday: cómo incorporar y capacitar eficazmente a los empleados

Los despliegues de Workday suelen quedarse en un 40-50% de adopción a los seis meses. Aquí te explicamos cómo crear una formación que realmente mueva esas cifras y qué herramientas apoyan cada etapa.

Por qué la formación de Workday es difícil

Workday es engañosamente complejo. La interfaz parece limpia, pero detrás hay cientos de procesos empresariales, tareas específicas por rol y configuraciones personalizadas que varían según la organización. Los empleados no fallan porque Workday sea imposible; fallan porque la formación genérica (vídeos de Workday Community, sesiones presenciales) no se ajusta a la organización concreta que usan. Los problemas de adopción en Workday casi siempre se deben a una formación desalineada con la configuración real de la empresa.

Los equipos que aciertan con la formación de Workday combinan vídeos explicativos específicos por rol con documentación buscable de los flujos de trabajo reales de la organización, y usan orientación dentro de la aplicación para transacciones críticas. La formación presencial pasa a ser complementaria, no el plato principal. Este enfoque personalizado garantiza que los empleados reciban información relevante y práctica para sus tareas diarias, mejorando de forma efectiva su competencia y confianza.

Las 6 prioridades de formación en Workday

1. Autoservicio para managers

Los managers necesitan ser autónomos para realizar tareas esenciales como aprobaciones, cambios organizativos y acciones de compensación. Cuando los managers no pueden ejecutar estas tareas sin la intervención de RR. HH., esto se convierte en un cuello de botella para la organización. Una formación eficaz debe permitir que los managers completen estas tareas de forma independiente, reduciendo retrasos y mejorando la eficiencia. Un módulo de formación típico podría incluir 3-5 tutoriales en vídeo, cada uno centrado en una tarea concreta de autoservicio, con una duración inferior a 30 minutos.

2. Autoservicio del empleado

Tareas como solicitar vacaciones, gestionar beneficios y actualizar información personal deben ser sencillas para los empleados. El objetivo es que los empleados completen estas tareas en 90 segundos, minimizando la frustración y los errores. La formación debe incluir guías interactivas y breves vídeos explicativos a los que los empleados puedan acceder en cualquier momento, asegurando que estén preparados para gestionar las funciones de autoservicio con facilidad.

3. Flujos de trabajo de Business Partner de RR. HH.

Los Business Partners de RR. HH. gestionan flujos de trabajo críticos como contrataciones, bajas y gestión de puestos. Los errores en estas áreas pueden desencadenar problemas en cadena que afecten a la nómina y al cumplimiento normativo. La formación debe ser profunda y exhaustiva, a menudo con procedimientos operativos estándar detallados y escenarios de role-playing para simular situaciones reales. Estas sesiones deben realizarse durante varias semanas, con evaluaciones periódicas para garantizar el dominio de procesos complejos.

4. Finanzas y compras

Para las organizaciones que utilizan Workday Financial Management, los flujos de trabajo financieros necesitan una cobertura específica. La formación debe centrarse en tareas como aprobaciones de gastos, solicitudes y transferencias de presupuesto, que son cruciales para mantener la integridad financiera. Una combinación de módulos de e-learning y talleres prácticos puede aportar la profundidad necesaria, garantizando que los equipos financieros puedan navegar por Workday con confianza y precisión.

5. Reclutamiento

Workday Recruiting es complejo y presenta sus propios desafíos. La formación para reclutadores requiere contenido específico que aborde los matices de la gestión de candidatos, las ofertas de empleo y la programación de entrevistas. Un programa de formación estructurado que combine tutoriales en vídeo, simulaciones interactivas y aprendizaje entre pares puede ayudar a los reclutadores a dominar el sistema y mejorar su eficiencia en la contratación.

6. Informes y paneles de control

Crear e interpretar informes suele ser un área en la que se invierte poco en formación. Los managers y los profesionales de RR. HH. necesitan saber generar informes que aporten información valiosa sobre sus operaciones. La formación debe incluir guías detalladas sobre la creación y el análisis de informes, con ejercicios prácticos que animen a los usuarios a explorar distintas técnicas de visualización de datos. Este enfoque puede transformar cómo se utilizan los datos dentro de la organización, impulsando una mejor toma de decisiones.

Comparativa de funcionalidades: herramientas de formación de Workday

Desglose de herramientas

1. Trupeer

Trupeer destaca como una herramienta versátil para crear contenido de formación personalizado. Al grabar cualquier pantalla de Workday, incluso con configuraciones personalizadas, Trupeer genera vídeos explicativos pulidos, SOPs escritos y documentación buscable. Esto permite a los administradores de RR. HH. producir en un solo día el contenido específico para un rol de toda una semana. La eficiencia de Trupeer significa que el contenido puede actualizarse rápidamente para seguir el ritmo del ciclo de lanzamientos de Workday, garantizando que los materiales de formación estén siempre actualizados.

Ventajas: creación rápida de contenido, funciona con configuraciones personalizadas, precios por usuario.

Inconvenientes: no es una herramienta de tooltips en tiempo real; combínala con WalkMe o Whatfix para la aplicación de tooltips.

2. Workday Learning

Como LMS nativo, Workday Learning destaca en el seguimiento del cumplimiento y las certificaciones. Sin embargo, sus capacidades de creación de contenido son limitadas. Se utiliza mejor para seguimiento, ya que su integración con Workday ofrece una experiencia fluida. Las organizaciones suelen complementarlo con herramientas de autoría más sólidas para crear contenidos de formación atractivos.

Ventajas: integración nativa con Workday.

Inconvenientes: la UX de autoría está anticuada; es mejor para seguimiento, no para creación.

3. WalkMe

WalkMe ofrece la orientación dentro de la app más profunda disponible para Workday, proporcionando tooltips, recorridos guiados y validación obligatoria. Aunque sus funciones completas tienen un coste elevado, la profundidad de la orientación que ofrece puede mejorar significativamente la adopción y la competencia de los usuarios, convirtiéndolo en una inversión valiosa para grandes empresas con necesidades complejas.

Ventajas: profundidad, madurez.

Inconvenientes: coste, requiere muchos servicios.

4. Whatfix

Whatfix ofrece una cobertura sólida de Workday a un coste más asequible que WalkMe. Sus funciones incluyen herramientas de vídeo y contenido, lo que lo convierte en una solución equilibrada para organizaciones que quieren mejorar sus programas de formación sin incurrir en grandes gastos. El periodo de implementación va de 1 a 3 meses, durante los cuales las organizaciones pueden personalizar la plataforma para adaptarla a sus necesidades específicas.

Ventajas: precio justo, incluye herramientas de contenido.

Inconvenientes: implementación de 1 a 3 meses.

5. Apty

Apty proporciona una plataforma de adopción digital rentable con buena cobertura de Workday. Está diseñada para empresas que buscan una solución asequible que aun así ofrezca orientación esencial dentro de la aplicación. Aunque su red de partners es más pequeña que la de otras herramientas, Apty sigue siendo una opción viable para organizaciones que priorizan el valor y la funcionalidad.

Ventajas: precio justo, preparada para empresas.

Inconvenientes: red de partners más pequeña.

6. Workday Community

Workday Community ofrece vídeo y documentación genéricos directamente desde Workday. Aunque es un punto de referencia útil para consultas básicas, se queda corto a la hora de proporcionar la formación específica para la organización que se necesita para una adopción eficaz. Las empresas deberían utilizarlo como recurso complementario junto con materiales de formación más personalizados.

Análisis en profundidad: qué hace que la formación de Workday se asiente

Alinear la formación con tu configuración

Las organizaciones que usan Workday difieren enormemente en sus configuraciones. Cada empresa tiene procesos únicos, campos personalizados, cadenas de aprobación e integraciones que hacen que su implementación de Workday sea distinta. La formación genérica está diseñada para una configuración estándar de Workday, no para tu configuración específica. La brecha entre ambas es donde suele fracasar la adopción. Los equipos exitosos registran sus configuraciones reales y producen contenido específico por rol, lo que resulta en tasas de adopción entre un 30 y un 50% superiores frente a quienes dependen de materiales genéricos.

El enfoque práctico consiste en crear vídeos de 3 a 7 minutos combinados con SOPs escritos para cada flujo de trabajo de negocio. Estos recursos se organizan por rol y tarea, en lugar de por módulo de Workday, lo que facilita a los empleados encontrar la formación relevante. Al almacenarlos en una biblioteca buscable accesible junto a Workday, las organizaciones pueden escalar este enfoque a miles de empleados sin sobrecargar sus recursos de formación.

Capacitar a los managers antes del despliegue a los empleados

Los managers son fundamentales para una adopción exitosa. Si los HRBPs y los managers de línea no tienen confianza con Workday, sus equipos tampoco la tendrán. Una estrategia probada consiste en formar a los HRBPs dos semanas antes que a los managers, y después formar a los managers dos semanas antes que a los empleados. Este enfoque escalonado garantiza que cada grupo aprenda lo suficiente para enseñar al siguiente. Los despliegues apresurados que omiten esta secuencia a menudo provocan meses de confusión y un aumento de las llamadas de soporte a RR. HH., minando las mejoras de eficiencia que Workday promete.

Actualización del contenido con cada ciclo de lanzamiento

Workday publica actualizaciones dos veces al año, lo que puede cambiar pantallas, ajustar flujos de trabajo e introducir nuevas funciones. Los materiales de formación que tienen más de seis meses probablemente estén desactualizados. Los programas de formación eficaces alinean la actualización del contenido con el ciclo de lanzamientos de Workday, garantizando que las novedades no solo impliquen cambios de código, sino también formación actualizada. Herramientas como Trupeer, que pueden generar contenido a partir de grabaciones de pantalla lo bastante rápido como para seguir el ritmo de lanzamiento de Workday, son esenciales para mantener la formación actual y relevante.

Retos que afrontan los equipos de formación de Workday

La formación presencial domina. Las sesiones tradicionales de medio día suelen dejar a los empleados abrumados y desconectados. Para mejorar la retención, pasa a tutoriales en vídeo asíncronos y SOPs a los que los empleados puedan acceder bajo demanda.

No hay contenido específico para managers. Cuando los managers reciben la misma formación genérica que los empleados, no se atienden sus necesidades concretas. Desarrolla una ruta específica para managers para dotarles de las habilidades necesarias para liderar a sus equipos con eficacia.

Se ignora la creación de informes. Muchas organizaciones pasan por alto la formación en informes, dejando que los managers recurran a las hojas de cálculo. Integra tutoriales sobre creación de informes que enseñen a los managers a usar las herramientas de reporting de Workday para obtener mejores insights.

No se entrena la experiencia móvil. A medida que más empleados dependen de la app móvil de Workday, la formación suele asumir una experiencia de escritorio. Asegúrate de que tu formación cubre explícitamente los flujos de trabajo móviles para adaptarse a distintas preferencias de uso y mejorar la adopción.

Los procesos personalizados no están documentados. Los procesos empresariales personalizados de tu organización no están cubiertos por los recursos genéricos de Workday Community. Documenta y forma sobre estos procesos concretos para asegurar que los empleados puedan ejecutarlos con precisión y eficiencia.

Funciones imprescindibles para la formación en Workday

• Contenido específico de la organización que coincida con tu configuración de Workday: una formación adaptada que refleje la configuración única de tu organización mejora la relevancia y la adopción.

• Rutas de aprendizaje basadas en roles (manager, HRBP, empleado, reclutador): las rutas personalizadas garantizan que cada rol reciba la formación pertinente, mejorando la competencia y la confianza.

• Vídeo + SOP para cada flujo de trabajo clave: combinar instrucciones visuales y escritas se adapta a distintos estilos de aprendizaje y refuerza la comprensión.

• Biblioteca buscable accesible desde dentro de Workday: un centro de recursos centralizado permite a los empleados encontrar rápidamente la formación que necesitan, reduciendo el tiempo de inactividad.

• Capacidad de actualización por ciclo de lanzamiento: mantener los materiales de formación actualizados con los lanzamientos semestrales de Workday garantiza precisión y relevancia.

• Orientación dentro de la app para transacciones críticas: la asistencia en tiempo real durante tareas importantes evita errores y aumenta la confianza del usuario.

• Cobertura móvil si los empleados usan Workday en móvil: abordar los flujos de trabajo móviles asegura una experiencia de formación coherente en todos los dispositivos.

• Integración con LMS (Workday Learning o externo): una integración fluida con los sistemas de gestión del aprendizaje facilita el seguimiento y la gestión del progreso formativo.

Casos de uso y personas

Despliegue global de RR. HH.: Yasmin, VP de People Operations, empresa de bienes de consumo de 22.000 empleados

Yasmin lideró la puesta en marcha de Workday HCM en 14 países, una tarea que requería una coordinación minuciosa. Utilizó Trupeer para producir contenido en vídeo específico por rol en 6 idiomas, haciendo la formación inclusiva y accesible para una plantilla diversa. Al desplegar Whatfix en 15 transacciones críticas, como altas, bajas y acciones de compensación, aseguró que los empleados pudieran navegar por estos procesos con confianza. El despliegue estratégico de formación de Yasmin, que consistió en secuenciar primero la formación de HRBPs y managers antes del despliegue a empleados, dio como resultado una tasa de adopción de autoservicio del 76% a los seis meses, un aumento significativo frente al 43% del anterior despliegue de HRIS.

Autoservicio para managers: Clarissa, directora de HRIS, fintech de 5.000 empleados

Clarissa se enfrentó a un reto común: los managers dependían en exceso de los HRBPs para las aprobaciones debido a una falta de comprensión de las capacidades de autoservicio de Workday. Para solucionarlo, desarrolló una biblioteca de SOPs específica para managers que cubría 12 acciones habituales. Al incrustar vídeos en los anuncios de Workday, Clarissa proporcionó a los managers un acceso fácil a los recursos de formación que necesitaban. Como resultado, las tasas de autoservicio de los managers aumentaron un 58% en dos trimestres, liberando a los HRBPs para centrarse en iniciativas más estratégicas.

Despliegue financiero: Karim, director de sistemas financieros, firma de servicios de 3.500 empleados

A Karim se le encargó implementar Workday Financial Management, un proyecto crítico para las operaciones financieras de la empresa. En lugar de depender de vídeos genéricos de Workday, Karim creó contenido adaptado al plan de cuentas y a las cadenas de aprobación de la empresa. Este enfoque garantizó que el equipo financiero recibiera formación relevante para sus flujos de trabajo específicos. En 90 días, la adopción por parte del equipo financiero alcanzó el 85%, demostrando la eficacia de la formación personalizada. Para una perspectiva más amplia, consulta nuestra guía de gestión del cambio, que ofrece información adicional sobre lanzamientos de software exitosos.

Mejores prácticas

El contenido específico de la configuración supera al genérico. Adaptar la formación para que coincida con la configuración única de Workday de tu organización mejora la relevancia e impulsa tasas de adopción más altas. Al centrarte en tus flujos de trabajo y procesos concretos, los empleados pueden relacionarse con el material formativo de forma más directa, lo que lleva a una mejor retención y aplicación.

Forma a los managers antes que a los empleados. Priorizar la formación de los managers garantiza que tengan la confianza y el conocimiento para guiar a sus equipos con eficacia. Este enfoque estructurado crea un efecto de arrastre, en el que los managers pueden apoyar a sus equipos, logrando transiciones más fluidas y menos cuellos de botella durante el despliegue.

Actualiza con cada lanzamiento de Workday. Mantener los materiales de formación al día con las actualizaciones semestrales de Workday es crucial. Las actualizaciones periódicas garantizan que los empleados aprendan siempre a partir de la información más precisa y actualizada, evitando confusiones y errores derivados de una formación obsoleta.

Cubre explícitamente los flujos de trabajo móviles. A medida que más empleados usan Workday en dispositivos móviles, es esencial incluir formación específica para móvil. Al abordar los matices de los flujos de trabajo móviles, garantizas una experiencia de usuario coherente en todas las plataformas, lo que impulsa el compromiso y la satisfacción general.

Incluye formación sobre informes. Los managers necesitan entender cómo crear e interpretar informes dentro de Workday para tomar decisiones informadas. Ofrecer formación específica sobre creación de informes no solo mejora sus habilidades analíticas, sino que también les permite usar los datos de forma eficaz, impulsando mejores resultados empresariales.

Haz que la formación se pueda buscar desde dentro de Workday. Integrar una biblioteca de formación buscable dentro de Workday permite a los empleados acceder a los recursos de forma rápida y sencilla. Esta comodidad reduce el tiempo de inactividad y mejora la productividad, ya que los usuarios pueden encontrar las respuestas que necesitan sin interrumpir su flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Es suficiente Workday Community?

Como referencia genérica, Workday Community puede ser un punto de partida útil. Sin embargo, para las configuraciones y flujos de trabajo específicos de tu organización, a menudo se queda corto. La naturaleza genérica de los recursos de Workday Community hace que no puedan abordar los aspectos únicos de tu configuración, que son cruciales para una formación y adopción eficaces. Para salvar esta brecha, considera combinar los recursos de Workday Community con materiales de formación personalizados que reflejen las necesidades específicas de tu organización.

¿Necesito Workday Learning?

Workday Learning suele incluirse para el seguimiento del cumplimiento y puede ser una herramienta valiosa para monitorizar certificaciones y progreso formativo. Sin embargo, en lo que respecta a la creación de contenido, las capacidades de Workday Learning son limitadas. La mayoría de las organizaciones necesitan complementarlo con una herramienta de autoría más sólida para crear contenido de formación atractivo y eficaz. Al combinar Workday Learning con herramientas adicionales, puedes lograr una solución de formación completa que cubra tanto el seguimiento como la creación de contenido.

¿Cuál es el enfoque más barato para la formación en Workday?

Un enfoque rentable para la formación en Workday consiste en crear una biblioteca de vídeos y SOPs utilizando una herramienta como Trupeer. Este método te permite crear contenido de formación adaptado a los flujos de trabajo específicos de tu organización sin incurrir en grandes costes. Aunque una capa de Digital Adoption Platform (DAP) puede añadir gastos, resulta útil para flujos de trabajo críticos donde se necesita orientación en tiempo real. Al centrarte en los aspectos esenciales de la formación e invertir selectivamente en herramientas adicionales, puedes maximizar el valor mientras minimizas los costes.

¿Cuánto tiempo debería durar la formación en Workday?

Para la mayoría de los empleados, la formación en Workday debe ser concisa y centrada, normalmente menos de 4 horas de aprendizaje asíncrono. Este marco temporal permite a los empleados adquirir las habilidades necesarias sin abrumarlos. Para los HRBPs y los managers, la formación puede necesitar ser más extensa, ya que sus funciones suelen implicar flujos de trabajo y responsabilidades más complejos. Al adaptar la duración de la formación a las necesidades de cada rol, puedes asegurarte de que todos los empleados reciban el nivel de instrucción adecuado.

¿La formación debe hacerse antes o después del go-live?

Lo ideal es que la formación tenga lugar antes de la fecha de go-live, con oportunidades de práctica en sandbox para reforzar el aprendizaje. La formación previa al lanzamiento permite que los empleados se familiaricen con el sistema y practiquen su uso en un entorno controlado, minimizando las interrupciones durante el despliegue real. La formación posterior al lanzamiento debe centrarse en el refuerzo y en resolver cualquier laguna detectada después del go-live. Planificando estratégicamente el calendario de formación, puedes asegurarte de que los empleados estén preparados y seguros cuando Workday entre en funcionamiento.

Conclusión

La formación en Workday tiene éxito cuando se ajusta a tu configuración específica, cuando la capacitación de los managers se realiza antes del despliegue a empleados y cuando se actualiza con cada lanzamiento. La combinación de herramientas importa menos que el enfoque del contenido. Las empresas que invierten en bibliotecas de contenido específicas por rol ven cifras de adopción que justifican la inversión en Workday; las que no, entregan Workday y lo llaman formación. Si te centras en una formación personalizada y específica por rol y mantienes los materiales al día, podrás lograr mayores tasas de adopción y maximizar el valor de tu inversión en Workday.