Los despliegues de Workday suelen alcanzar una adopción del 40-50% a los seis meses. Así es como puedes crear una formación que realmente impulse esas cifras, y qué herramientas respaldan cada etapa.

Por qué la formación de Workday es difícil

Workday es engañosamente complejo. La interfaz parece limpia, pero detrás hay cientos de procesos de negocio, tareas específicas por rol y configuraciones personalizadas que varían según la organización. Los empleados no fallan porque Workday sea imposible; fallan porque la formación genérica (los vídeos de Workday Community, las sesiones en aula) no coincide con la configuración concreta que utiliza su organización. Los problemas de adopción en Workday casi siempre se deben a una formación que no está alineada con la configuración real de la empresa.

Los equipos que aciertan con la formación de Workday combinan vídeos de recorrido específicos por rol con documentación buscable de los flujos de trabajo reales de la organización, y utilizan guías en la aplicación para transacciones de alto riesgo. La formación en aula pasa a ser complementaria, no el evento principal. Este enfoque a medida garantiza que los empleados reciban información relevante y accionable sobre sus tareas diarias, mejorando de forma efectiva su competencia y confianza.

Las 6 prioridades de la formación de Workday

1. Autoservicio para managers

Los managers necesitan ser autónomos para realizar tareas esenciales como aprobaciones, cambios en la organización y acciones de compensación. Cuando los managers no pueden ejecutar estas tareas sin la intervención de RR. HH., se convierte en un cuello de botella para la organización. Una formación eficaz debe permitir que los managers completen estas tareas de forma independiente, reduciendo retrasos y mejorando la eficiencia. Un módulo de formación típico podría incluir 3-5 tutoriales en vídeo, cada uno centrado en una tarea específica de autoservicio, con un tiempo de finalización de menos de 30 minutos.

2. Autoservicio para empleados

Tareas como solicitar tiempo libre, gestionar beneficios y actualizar información personal deben ser sencillas para los empleados. El objetivo es que los empleados gestionen estas tareas en 90 segundos, minimizando la frustración y los errores. La formación debe incluir guías interactivas y recorridos breves en vídeo a los que los empleados puedan acceder en cualquier momento, asegurando que estén preparados para utilizar las funciones de autoservicio con facilidad.

3. Flujos de trabajo de HR Business Partner

Los HR Business Partners gestionan flujos de trabajo críticos como contratación, bajas y gestión de posiciones. Los errores en estas áreas pueden provocar problemas en cascada que afectan a la nómina y al cumplimiento. La formación debe ser profunda y completa, a menudo con SOPs detallados y escenarios de role-playing para simular situaciones del mundo real. Estas sesiones deben impartirse a lo largo de varias semanas, con evaluaciones periódicas para garantizar el dominio de procesos complejos.

4. Finanzas y compras

Para las organizaciones que utilizan Workday Financial Management, los flujos de finanzas requieren una cobertura específica. La formación debe centrarse en tareas como aprobaciones de gastos, solicitudes y transferencias de presupuesto, que son cruciales para mantener la integridad financiera. Una combinación de módulos de e-learning y talleres prácticos puede aportar la profundidad necesaria, asegurando que los equipos de finanzas puedan navegar Workday con confianza y precisión.

5. Reclutamiento

Workday Recruiting es intrincado, con su propio conjunto de retos. La formación de los reclutadores requiere contenido dedicado que aborde los matices de la gestión de candidatos, las ofertas de empleo y la programación de entrevistas. Un programa de formación estructurado que combine tutoriales en vídeo, simulaciones interactivas y aprendizaje entre pares puede ayudar a los reclutadores a dominar el sistema y mejorar su eficiencia de contratación.

6. Informes y paneles

Crear e interpretar informes suele ser un área poco invertida en formación. Los managers y los profesionales de RR. HH. necesitan ser competentes para generar informes que aporten información valiosa sobre sus operaciones. La formación debe incluir guías detalladas sobre la creación y el análisis de informes, con ejercicios prácticos que animen a los usuarios a explorar distintas técnicas de visualización de datos. Este enfoque puede transformar la forma en que se utilizan los datos dentro de la organización, impulsando una mejor toma de decisiones.

Comparativa de funciones: herramientas de formación de Workday

Desglose de herramientas

1. Trupeer

Trupeer destaca como una herramienta versátil para crear contenido de formación a medida. Al grabar cualquier pantalla de Workday, incluso con configuraciones personalizadas, Trupeer genera vídeos de recorrido pulidos, SOPs escritos y documentación buscable. Esto permite a los administradores de RR. HH. producir en un solo día una semana de contenido específico por rol. La eficiencia de Trupeer significa que el contenido puede actualizarse rápidamente para seguir el ciclo de lanzamientos de Workday, garantizando que los materiales de formación estén siempre al día.

Pros: Creación de contenido rápida, funciona con configuraciones personalizadas, precios por usuario.

Contras: No es una herramienta de tooltip en tiempo real; combínala con WalkMe o Whatfix para exigir el uso de tooltips.

2. Workday Learning

Como LMS nativo, Workday Learning destaca en el seguimiento del cumplimiento y las certificaciones. Sin embargo, sus capacidades de creación de contenido son limitadas. Es mejor usarlo para fines de seguimiento, donde su integración con Workday ofrece una experiencia fluida. Las organizaciones a menudo lo complementan con herramientas de autoría más sólidas para crear contenido de formación atractivo.

Pros: Integración nativa con Workday.

Contras: UX de autoría anticuada; mejor para seguimiento, no para crear.

3. WalkMe

WalkMe ofrece la guía en la aplicación más profunda disponible para Workday, proporcionando tooltips, recorridos y la imposición de validaciones. Aunque sus funciones completas tienen un precio, la profundidad de la guía que ofrece puede mejorar significativamente la adopción y la competencia de los usuarios, convirtiéndolo en una inversión valiosa para grandes empresas con necesidades complejas.

Pros: Profundidad, madurez.

Contras: Coste, servicios con mucho peso.

4. Whatfix

Whatfix ofrece una cobertura sólida de Workday a un coste más asequible que WalkMe. Sus soluciones incluyen herramientas de vídeo y contenido, lo que lo convierte en una opción completa para las organizaciones que quieren mejorar sus programas de formación sin incurrir en gastos elevados. El periodo de implementación oscila entre 1 y 3 meses, durante los cuales las organizaciones pueden personalizar la plataforma para adaptarla a sus necesidades específicas.

Pros: Precios razonables, incluye herramientas de contenido.

Contras: Implementación de 1-3 meses.

5. Apty

Apty ofrece una plataforma de adopción digital rentable con buena cobertura de Workday. Está diseñada para empresas que buscan una solución asequible que, aun así, ofrezca una guía esencial en la aplicación. Aunque su red de partners es más pequeña que la de otras herramientas, Apty sigue siendo una opción viable para las organizaciones que priorizan el valor y la funcionalidad.

Pros: Precios razonables, lista para empresas.

Contras: Red de partners más pequeña.

6. Workday Community

Workday Community ofrece vídeo genérico y documentación directamente desde Workday. Aunque es un punto de referencia útil para consultas básicas, se queda corto a la hora de proporcionar la formación específica para la organización necesaria para una adopción efectiva. Las empresas deberían usarlo como recurso complementario junto con materiales de formación más personalizados.

Análisis en profundidad: qué hace que la formación de Workday funcione

Alinea la formación con tu configuración

Las organizaciones de Workday difieren enormemente en sus configuraciones. Cada empresa tiene procesos únicos, campos personalizados, cadenas de aprobación e integraciones que hacen que su configuración de Workday sea distinta. La formación genérica está diseñada para una configuración estándar de Workday, no para la tuya. La brecha entre ambas es donde a menudo falla la adopción. Los equipos con éxito registran sus configuraciones reales y crean contenido específico por rol, lo que se traduce en tasas de adopción 30-50% más altas que las de quienes dependen de materiales genéricos.

El enfoque práctico consiste en crear vídeos de 3-7 minutos junto con SOPs escritos para cada flujo de proceso de negocio. Estos recursos se organizan por rol y tarea, en lugar de por módulo de Workday, lo que facilita que los empleados encuentren la formación relevante. Al almacenarlos en una biblioteca buscable accesible junto con Workday, las organizaciones pueden escalar este enfoque para miles de empleados sin saturar sus recursos de formación.

Habilitación de managers antes del despliegue para empleados

Los managers son clave para una adopción exitosa. Si los HRBP y los managers de línea no confían en Workday, sus equipos tampoco lo harán. Una estrategia probada es formar a los HRBP dos semanas antes que a los managers, y luego formar a los managers dos semanas antes que a los empleados. Este enfoque escalonado garantiza que cada grupo aprenda lo suficiente como para guiar al siguiente. Los despliegues apresurados que omiten esta secuencia suelen provocar meses de confusión y un aumento de llamadas de soporte a RR. HH., socavando las mejoras de eficiencia que Workday promete.

Actualización de contenido por ciclo de lanzamiento

Workday lanza actualizaciones dos veces al año, lo que puede cambiar pantallas, ajustar flujos de trabajo e introducir nuevas funciones. Los materiales de formación con más de seis meses de antigüedad probablemente estén desactualizados. Los programas de formación eficaces alinean la actualización de contenido con el ciclo de lanzamiento de Workday, asegurando que las novedades no solo impliquen cambios de código, sino también formación actualizada. Herramientas como Trupeer, que pueden generar contenido a partir de grabaciones de pantalla con la rapidez suficiente para seguir el ritmo de lanzamientos de Workday, son esenciales para mantener la formación al día y relevante.

Retos a los que se enfrentan los equipos de formación de Workday

La formación en aula domina. Las sesiones tradicionales de medio día a menudo dejan a los empleados abrumados y desconectados. Para mejorar la retención, pasa a tutoriales asíncronos en vídeo y SOPs que los empleados puedan consultar bajo demanda.

Sin contenido específico para managers. Cuando los managers reciben la misma formación genérica que los empleados, no se atienden sus necesidades concretas. Crea una vía específica para managers para dotarlos de las habilidades necesarias para liderar a sus equipos de forma efectiva.

Se ignora la creación de informes. Muchas organizaciones pasan por alto la creación de informes en la formación, dejando que los managers recurran a hojas de cálculo. Integra tutoriales de creación de informes que enseñen a los managers a utilizar las herramientas de reporting de Workday para obtener mejores perspectivas.

Experiencia móvil sin formación. A medida que más empleados dependen de la app móvil de Workday, la formación suele asumir una experiencia de escritorio. Asegúrate de que tu formación cubra explícitamente los flujos de trabajo móviles para adaptarse a distintas preferencias de usuario y mejorar la adopción.

BPs personalizados sin documentar. Los procesos de negocio personalizados de tu organización no están cubiertos por los recursos genéricos de Workday Community. Documenta y forma estos procesos específicos para garantizar que los empleados puedan ejecutarlos de forma precisa y eficiente.

Funciones imprescindibles para la formación de Workday

• Contenido específico de la organización alineado con tu configuración de Workday: una formación a medida que replica la configuración única de tu organización mejora la relevancia y la adopción.

• Itinerarios de aprendizaje por rol (manager, HRBP, empleado, reclutador): itinerarios personalizados para que cada rol reciba formación pertinente, mejorando la competencia y la confianza.

• Vídeo + SOP para cada flujo de trabajo clave: combinar instrucciones visuales y escritas se adapta a distintos estilos de aprendizaje y refuerza la comprensión.

• Biblioteca buscable a la que se accede desde dentro de Workday: un centro de recursos centralizado permite a los empleados encontrar rápidamente la formación que necesitan, reduciendo el tiempo de inactividad.

• Actualización por ciclo de lanzamiento como capacidad: mantener los materiales de formación actualizados con los lanzamientos semestrales de Workday garantiza precisión y relevancia.

• Guía en la aplicación para transacciones de alto riesgo: asistencia en tiempo real durante tareas críticas evita errores y aumenta la confianza del usuario.

• Cobertura móvil si los empleados usan Workday en móvil: al abordar los flujos de trabajo móviles, garantizas una experiencia de formación coherente en todos los dispositivos.

• Integración con LMS (Workday Learning o externo): una integración fluida con sistemas de gestión del aprendizaje facilita el seguimiento y la gestión del progreso de la formación.

Casos de uso y perfiles

Despliegue global de RR. HH.: Yasmin, VP de People Operations, empresa de bienes de consumo con 22.000 empleados

Yasmin lideró el lanzamiento de Workday HCM en 14 países, una tarea que requiere una coordinación meticulosa. Usó Trupeer para producir contenido de vídeo específico por rol en 6 idiomas, haciendo la formación inclusiva y accesible para una plantilla diversa. Al implementar Whatfix en 15 transacciones críticas, como contrataciones, bajas y acciones de compensación, se aseguró de que los empleados pudieran navegar estos procesos con confianza. El despliegue estratégico de formación de Yasmin, que incluyó secuenciar la formación de HRBP y managers antes del despliegue para empleados, dio como resultado una tasa de adopción de autoservicio del 76% a los seis meses, un aumento significativo frente al 43% del despliegue anterior de HRIS. Este es exactamente el punto en el que los vídeos de formación para el go-live de Workday se vuelven útiles, y es el tipo de contenido que Trupeer puede generar directamente a partir de una simple grabación de pantalla.

Autoservicio para managers: Clarissa, directora de HRIS, fintech con 5.000 empleados

Clarissa se enfrentó a un reto común: los managers dependían demasiado de los HRBP para las aprobaciones debido a la falta de comprensión de las capacidades de autoservicio de Workday. Para solucionarlo, desarrolló una biblioteca de SOPs específica para managers que cubría 12 acciones comunes. Al incrustar vídeos en los anuncios de Workday, Clarissa proporcionó a los managers un acceso fácil a los recursos de formación que necesitaban. Como resultado, las tasas de autoservicio para managers aumentaron un 58% en dos trimestres, liberando a los HRBP para centrarse en iniciativas más estratégicas.

Despliegue de finanzas: Karim, director de sistemas de finanzas, empresa de servicios con 3.500 empleados

A Karim le encargaron implementar Workday Financial Management, un proyecto crítico para las operaciones financieras de la empresa. En lugar de depender de vídeos genéricos de Workday, Karim creó contenido adaptado al cuadro de cuentas y las cadenas de aprobación de la compañía. Este enfoque garantizó que el equipo de finanzas recibiera formación relevante para sus flujos de trabajo específicos. En 90 días, la adopción del equipo de finanzas alcanzó el 85%, demostrando la eficacia de la formación personalizada. Para una perspectiva más amplia, consulta nuestra guía de gestión del cambio, que ofrece información adicional sobre despliegues exitosos de software.

Buenas prácticas

El contenido específico de la configuración supera al genérico. Adaptar la formación para que coincida con la configuración única de Workday de tu organización mejora la relevancia y aumenta las tasas de adopción. Al centrarte en tus flujos de trabajo y procesos específicos, los empleados pueden relacionarse con el material de formación de forma más directa, lo que mejora la retención y la aplicación.

Forma a los managers antes que a los empleados. Dar prioridad a la formación de managers garantiza que tengan la confianza y el conocimiento para guiar a sus equipos de forma efectiva. Este enfoque estructurado crea un efecto dominó, en el que los managers pueden apoyar a sus equipos, logrando transiciones más fluidas y menos cuellos de botella durante el despliegue.

Actualiza con cada lanzamiento de Workday. Mantener los materiales de formación al día con las actualizaciones semestrales de Workday es crucial. Las actualizaciones periódicas garantizan que los empleados siempre aprendan con la información más precisa y actualizada, evitando confusiones y errores que pueden surgir de una formación desactualizada.

Cubre explícitamente los flujos de trabajo móviles. A medida que más empleados usan Workday en dispositivos móviles, es esencial incluir formación específica para móvil. Al abordar los matices de los flujos de trabajo móviles, garantizas una experiencia de usuario coherente en todas las plataformas, lo que impulsa la participación y la satisfacción generales.

Construye formación sobre informes. Los managers deben entender cómo crear e interpretar informes dentro de Workday para tomar decisiones informadas. Ofrecer formación dedicada sobre la creación de informes no solo mejora sus habilidades analíticas, sino que también les permite utilizar los datos de forma efectiva, impulsando mejores resultados para el negocio.

Haz que la formación se pueda buscar desde dentro de Workday. Integrar una biblioteca de formación buscable dentro de Workday permite a los empleados acceder a los recursos de forma rápida y sencilla. Esta comodidad reduce el tiempo de inactividad y mejora la productividad, ya que los usuarios pueden encontrar las respuestas que necesitan sin interrumpir su flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Workday Community es suficiente?

Para una referencia genérica, Workday Community puede ser un buen punto de partida. Sin embargo, para las configuraciones y flujos de trabajo específicos de tu organización, a menudo se queda corto. La naturaleza genérica de los recursos de Workday Community significa que no pueden abordar los aspectos únicos de tu configuración, que son cruciales para una formación y adopción efectivas. Para cerrar esta brecha, considera combinar los recursos de Workday Community con materiales de formación personalizados que reflejen las necesidades específicas de tu organización.

¿Necesito Workday Learning?

Workday Learning suele incluirse para el seguimiento del cumplimiento y puede ser una herramienta valiosa para supervisar certificaciones y el progreso de la formación. Sin embargo, cuando se trata de creación de contenido, las capacidades de Workday Learning son limitadas. La mayoría de las organizaciones descubren que necesitan complementarlo con una herramienta de autoría más sólida para crear contenido de formación atractivo y eficaz. Al combinar Workday Learning con herramientas adicionales, puedes lograr una solución de formación integral que cubra tanto el seguimiento como la creación de contenido.

¿Cuál es el enfoque de formación de Workday más barato?

Un enfoque rentable para la formación de Workday consiste en crear una biblioteca de vídeo y SOPs usando una herramienta como Trupeer. Este método te permite crear contenido de formación a medida que aborda los flujos de trabajo específicos de tu organización sin incurrir en costes elevados. Aunque una capa de Digital Adoption Platform (DAP) puede añadir gastos, es beneficiosa para flujos de trabajo de alto riesgo donde se necesita una guía en tiempo real. Al centrarte en los aspectos esenciales de la formación e invertir de forma selectiva en herramientas adicionales, puedes maximizar el valor y minimizar los costes.

¿Cuánto tiempo debería durar la formación de Workday?

Para la mayoría de los empleados, la formación de Workday debe ser concisa y centrada, normalmente menos de 4 horas de aprendizaje asíncrono. Este periodo permite a los empleados adquirir las habilidades necesarias sin abrumarlos. Para los HRBP y los managers, la formación puede necesitar ser más larga, ya que sus funciones suelen implicar flujos de trabajo y responsabilidades más complejos. Al adaptar la duración de la formación a las necesidades de cada rol, puedes asegurarte de que todos los empleados reciban el nivel de instrucción adecuado.

¿La formación debe ocurrir antes o después del go-live?

Lo ideal es que la formación ocurra antes de la fecha de go-live, con oportunidades de práctica en sandbox para reforzar el aprendizaje. La formación previa al lanzamiento permite a los empleados familiarizarse con el sistema y practicar su uso en un entorno controlado, minimizando las interrupciones durante el despliegue real. La formación posterior al lanzamiento debe centrarse en el refuerzo y en abordar cualquier brecha identificada después del go-live. Al planificar tu calendario de formación de forma estratégica, puedes asegurarte de que los empleados estén preparados y seguros cuando Workday entre en funcionamiento.

¿Cómo se crea un programa de formación para empleados nuevos?

Empieza con un plan basado en roles, adjunta una guía o un vídeo a cada hito y realiza un seguimiento de la finalización. Con la plantilla de incorporación de nuevos empleados de Trupeer, cada proceso se captura una vez y se publica para que cada nuevo empleado lo siga.

Palabra final

La formación de Workday tiene éxito cuando se ajusta a tu configuración específica, secuencia la habilitación de managers antes del despliegue para empleados y se actualiza con cada lanzamiento. El conjunto de herramientas importa menos que el enfoque del contenido. Las empresas que invierten en bibliotecas de contenido específico por rol ven cifras de adopción que justifican la inversión en Workday; las que no, entregan Workday y lo llaman formación. Al centrarte en una formación a medida específica por rol y mantener los materiales actualizados, puedes lograr tasas de adopción más altas y maximizar el valor de tu inversión en Workday.