How-to-Anleitungen sind eines der nützlichsten und am häufigsten gesuchten Content-Formate im Web. Mit Trupeer kannst du dir beim Schreiben von How-to-Anleitungen stundenlange Arbeit sparen, indem du mit einer kostenlosen How-to-Vorlage startest, sie mit deinen Brand-Richtlinien anpasst und jede Anleitung in ein ansprechendes Video-Tutorial umwandelst.

Einzelne Schritte zu formulieren ist der einfache Teil einer Anleitung. Der schwierige Teil ist zu entscheiden, was hineingehört, in welcher Reihenfolge und wo sie endet.

Wenn du diese drei Punkte falsch machst, entsteht das typische Scheitern: ein vierzigseitiges Dokument, das alles abdeckt, aber niemand liest – und das schon nach einem Monat durch jemanden ersetzt wird, der eine Kollegin oder einen Kollegen fragt.

Kostenlose How-to-Vorlage herunterladen

Kostenlos, editierbar, ohne Wasserzeichen. Die Excel-Datei lohnt sich zuerst, weil das Festlegen des Umfangs der Teil ist, der bestimmt, ob die Anleitung funktioniert.

So passt du diese Vorlage in Trupeer an

Schritt 1: Öffne den Bereich „Vorlagen“

Gehe im Hauptmenü zum Bereich „Vorlagen“.

Schritt 2: Vorlage auswählen und öffnen

Klicke auf eine beliebige Vorlage, mit der du arbeiten möchtest, um sie zu öffnen.

Schritt 3: Ansicht der Vorlage erweitern

Wenn nötig, erweitere die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.

Schritt 4: Vorlage bearbeiten

Klicke auf „Bearbeiten“, um mit der Anpassung der ausgewählten Vorlage zu beginnen.

Im Editor kannst du:

• Neue Abschnitte hinzufügen

• Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren

• Ein Logo hinzufügen und Position sowie zugehörige Einstellungen anpassen

Schritt 5: Speichere deine angepasste Vorlage

Nachdem du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf „Speichern“, um die aktualisierte Vorlage als deine eigene zu sichern.

Schritt 6: Vorschau ansehen und Vorlage feinjustieren

Wenn du sehen möchtest, wie deine angepasste Vorlage aussieht, öffne die Vorschau.

Ausgehend vom Vorschau-Bildschirm kannst du bei Bedarf weiterhin direkt Anpassungen vornehmen – so stellst du sicher, dass die Vorlage genau so erscheint, wie du es möchtest.

Mit einer How-to-Vorlage kannst du:

• Stunden beim Schreiben sparen: Überspringe die leere Seite mit einer Struktur, die für How-to-Content gebaut ist.

• SEO verbessern: Gut strukturierte How-to-Anleitungen schneiden in Suchergebnissen besonders gut ab.

• Im Brand bleiben: Nutze dein Logo, deine Schriften und Farben mit Trupeer’s Brand Kit.

• Support-Tickets reduzieren: Klare How-to-Anleitungen helfen Nutzern, sich selbst zu helfen.

• Video-Walkthroughs hinzufügen: Bette Videos für Schritte ein, die sich im Text nur schwer erklären lassen.

• Globale Leser erreichen: Übersetze How-to-Anleitungen mit einem Klick in 65+ Sprachen.

Anleitung oder Artikel?

Zwei unterschiedliche Dokumente – und die falsche Wahl verschwendet Aufwand.

Wenn jemand, der nach einer einzelnen Aufgabe sucht, auf deine Anleitung stößt, muss er seinen Teil darin finden – das ist eine schlechtere Erfahrung, als ein Artikel ihm gegeben hätte.

Der praktische Ansatz für die meisten Teams ist beides: eine Anleitung, um jemanden in ein Themengebiet einzuarbeiten, und separate Artikel für jede einzelne Aufgabe, miteinander verlinkt. Nutze die How-to-Artikelvorlage für die einzelnen Bausteine.

Startzustand und Endzustand festlegen

Bevor du irgendetwas schreibst, beantworte zwei Fragen ganz genau.

Wo startet der Leser? Was weiß er bereits, welche Zugriffe hat er schon, was hat er bereits getan? Eine Anleitung, die für jemanden mit mehr Kontext als der tatsächliche Leser geschrieben ist, scheitert in den ersten beiden Seiten.

Wo endet er? Nicht „sie verstehen das System“, sondern etwas, das beobachtbar ist. „Sie können eine Rückerstattung Ende-zu-Ende verarbeiten, einschließlich der Ausnahmen“ ist ein Endzustand. „Sie kennen das Modul für Rückerstattungen“ ist keiner.

Alles in der Anleitung bewegt den Leser entweder von der ersten zur zweiten Stelle oder führt zu einem Ergebnis. Dieser eine Test entfernt etwa ein Drittel des Contents aus den meisten ersten Entwürfen.

Den Umfang der Anleitung festlegen

Das Aufgabeninventar in der Excel-Datei existiert genau dafür. Liste jede Aufgabe im Themengebiet auf und entscheide dann für jede einzelne.

Drei mögliche Ergebnisse pro Aufgabe: aufnehmen, darauf verlinken oder weglassen. Den Grund aufzuschreiben verhindert, dass der Umfang später wieder „nachkriecht“, weil dann jemand fragt.

Der häufigste Fehler beim Festlegen des Umfangs ist, alles aufzunehmen, was irgendwann irgendjemand möglicherweise braucht. Das führt zu einer Anleitung, die zu lang zum Lesen ist und daher bei den Kernaufgaben schlechter abschneidet als eine kürzere.

Reihenfolge (Sequencing)

Die Reihenfolge ist in einer Anleitung wichtiger als in jedem anderen Dokumenttyp, weil der Leser sie linear durchgeht.

• Erst Voraussetzungen und Zugriff. Niemand kann irgendetwas nachvollziehen, bevor er sich einloggen kann.

• Als Nächstes die einfachste vollständige Aufgabe. Wenn man früh eine Sache Ende-zu-Ende erledigt, schafft das Vertrauen und Kontext für alles, was danach kommt.

• Dann die gängigen Varianten, aufbauend auf dem, was sie jetzt wissen.

• Ausnahmen und Sonderfälle zuletzt. Sie ergeben nur Sinn, wenn der normale Weg verstanden ist.

• Referenzmaterial hinten, nicht irgendwo dazwischen verstreut.

Der Reflex, alles zu erklären, bevor irgendjemand etwas tun darf, ist der häufigste Fehler bei der Reihenfolge. Leser behalten mehr, wenn sie zuerst etwas gemacht haben.

Die Struktur der Anleitung

Das Inhaltsverzeichnis ist in einer Anleitung nicht optional. Es ist der Weg, wie ein Leser, der es bereits einmal gelesen hat, zurückkommt, um genau eine Sache wiederzufinden.

Aufbau eines Abschnitts

Jeder Abschnitt der Anleitung folgt der gleichen Form. Das macht das gesamte Dokument navigierbar.

Abschnittstitel. Die Aufgabe, so wie der Leser sie beschreiben würde.

Wann du das machst. Eine Zeile Kontext. Guides unterscheiden sich hier von Artikeln: Der Leser lernt, daher hilft ein wenig Einordnung.

Schritte. Nummeriert, jeweils eine Aktion, zuerst das Verb, exakte Bezeichnungen der Oberfläche.

Was du sehen solltest. Das erwartete Ergebnis.

Worauf du achten solltest. Alles Spezifische zu dieser Aufgabe, was typischerweise schiefgeht.

Konsistenz über alle Abschnitte hinweg ist wichtiger als die perfekte Struktur für einen einzelnen. Ein Leser, der das Muster in Abschnitt eins lernt, findet Abschnitt sieben schneller.

Ein ausgearbeiteter Überblick

Anleitung: Rückerstattungen verarbeiten. Für: Neue Support-Agenten, die ersten zwei Wochen. Endzustand: Kann jede Standard- oder Teilrückerstattung ohne Hilfe verarbeiten und weiß, wann eskaliert werden muss.

Hinweis zu Abschnitt 3: Er deckt nur das ab, was sich von Abschnitt 2 unterscheidet – statt den gesamten Ablauf zu wiederholen. Anleitungen, die für jede Variante jeden einzelnen Schritt wiederholen, werden lang, und die Länge ist der Hauptgrund, warum sie nicht gelesen werden.

Die Schritte schreiben

Gleiche Regeln wie bei jedem instruktionalen Text – ausführlicher behandelt in der How-to-Artikelvorlage.

Eine Aktion pro Schritt. Zuerst das Verb. Exakte Bezeichnungen der Oberfläche in exakt derselben Groß-/Kleinschreibung. Sag, wo vor was steht. Nummeriere sie. Formuliere das erwartete Ergebnis am Ende.

Der eine Unterschied in einer Anleitung: Du kannst davon ausgehen, dass der Leser die früheren Abschnitte bereits gelesen hat. Abschnitt 6 muss nicht erklären, wie man den Bildschirm für Rückerstattungen öffnet, wenn Abschnitt 2 das bereits abgedeckt hat. Genau diese Annahme macht eine Anleitung kürzer als die Summe ihrer Artikel – und deshalb funktioniert eine Anleitung für lineare Leser gut, aber für Suchende schlecht.

Screenshots und visuelle Elemente

• Mehr in einer Anleitung als in einem Artikel, weil der Leser lernt statt auszuführen und mehr Aufmerksamkeit zur Verfügung hat.

• Eng zuschneiden und nur leicht annotieren, eine Box oder ein Pfeil.

• Das Ergebnis zeigen, nicht nur den Button – für alles, bei dem das Ergebnis nicht offensichtlich ist.

• Ein Diagramm für den Gesamt-Ablauf, einmal, ganz vorne. Anleitungen profitieren von einem Bild des Ganzen, so wie es einzelne Artikel nicht tun.

• Den Wartungsaufwand bedenken. Jeder Screenshot ist ein zukünftiges Update. Eine Anleitung mit vierzig Screenshots ist ein erheblicher, wiederkehrender Aufwand – und veraltete Screenshots untergraben das gesamte Dokument.

Wo eine Anleitung enden sollte

Drei natürliche Grenzen.

An der Rollen-Grenze. Wenn die nächste Aufgabe jemand anderem gehört, dann stoppe und sag, wer sie übernimmt.

An der Häufigkeits-Grenze. Alles, was seltener als ein paar Mal pro Jahr vorkommt, gehört eher in einen separaten Artikel als in die Anleitung – denn es wird ohnehin nicht behalten und verlängert nur das Dokument.

An der Referenz-Grenze. Listen mit Werten, Codes, Limits und Optionen sind Nachschlagewerte, kein Lernstoff. Pack sie nach hinten oder in ein separates Referenzdokument.

Wenn eine Anleitung über alle drei Grenzen hinaus weitergeht, wird sie zu einem Handbuch – das ist zwar ein legitimes Dokument, aber ein anderes mit einem anderen Leser.

Anleitung, Handbuch, SOP oder Arbeitsanweisung

Die Überschneidung zwischen einer Anleitung und einem Handbuch ist real – der praktische Unterschied ist, ob es so konzipiert ist, dass man es durchliest. Eine Anleitung ist dafür gedacht. Ein Handbuch ist ein Nachschlagewerk, in das man eintaucht. Wenn dein Dokument beide Aufgaben erfüllen soll, teile es auf, denn die Struktur, die für das Durchlesen passt, ist für das Nachschlagen falsch.

Für die anderen: Training-Manual-Vorlage, SOP-Vorlage, Vorlagen für Arbeitsanweisungen.

Formate

Word zum Schreiben und Überprüfen, da eine Anleitung mehr Überarbeitungen durchläuft als ein Artikel und Kommentare wichtig sind.

PDF zur Verteilung – insbesondere, wenn die Anleitung im Onboarding an jemanden übergeben wird oder außerhalb des Bildschirms genutzt wird.

PowerPoint, wenn die Anleitung auch als Training bereitgestellt wird. Pro Foliengruppe ein Abschnitt, und das Anleitungsdokument wird zur „Leave-behind“-Unterlage.

Dein Help Center, wenn es über die Suche auffindbar sein muss – allerdings ist eine lange Anleitung im Help Center normalerweise besser in Artikel aufzuteilen, die über ein Inhaltsverzeichnis miteinander verlinkt sind.

Excel für das Aufgabeninventar, bevor du schreibst.

Die Anleitung testen

Der Schritt, den die meisten überspringen – und der einzige, der sie zuverlässig verbessert.

Gib den Entwurf an jemanden, der zum Startzustand passt. Das bedeutet: wirklich neu im Themengebiet, nicht nur eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege. Bitte sie oder ihn, alles ohne Hilfe durchzuarbeiten. Setz dich dazu und sag nichts.

Jede Frage, die sie oder er stellt, ist ein Mangel. Jede Zögerlichkeit markiert einen Schritt, der unklar ist. Jede Stelle, an die sie oder er zurückscrollt, ist ein Problem in der Reihenfolge. Notiere alles – statt es sofort zu beantworten.

Ein Test mit einer wirklich neuen Person verbessert eine Anleitung mehr als drei Runden Review durch Leute, die das Material bereits kennen. Denn Reviewer, die die Aufgabe kennen, können nicht sehen, was fehlt.

Pflegen

Anleitungen veralten schneller als man denkt, weil sie mehrere Aufgaben abdecken und jede Änderung an einer davon einen Teil der Anleitung falsch macht.

Benenne eine verantwortliche Person. Halte die Produktversion fest. Überprüfe nach jedem Release, das den Bereich betrifft – ansonsten in einem festen Zyklus.

Versioniere nach Abschnitt, wenn möglich, damit eine Änderung an einer Aufgabe nicht erfordert, das gesamte Dokument neu herauszugeben. Und halte vorne eine Änderungsnotiz bereit, denn jemand, der es vor drei Monaten gelesen hat, muss wissen, was sich bewegt hat.

Das Signal, dass eine Anleitung veraltet ist, sind Fragen von Leuten, die genau die Themen betreffen, die die Anleitung abdeckt. Verfolge das, denn das bedeutet entweder, dass der Content falsch ist – oder dass die Anleitung nicht an die Personen weitergegeben wird, die sie brauchen.

Best Practices

• Definiere Start- und Endzustand, bevor du schreibst.

• Lege den Umfang mit einem Aufgabeninventar fest und dokumentiere, warum jede Aufgabe drin ist oder rausfällt.

• Als Nächstes früh die einfachste vollständige Aufgabe, Ausnahmen zuletzt.

• Varianten decken nur das ab, was sich vom Hauptpfad unterscheidet.

• Inhaltsverzeichnis, immer.

• Konsistente Struktur über alle Abschnitte hinweg.

• Referenzmaterial hinten, nicht verstreut.

• Stoppe an den Grenzen von Rolle, Häufigkeit und Referenz.

• Teste mit jemandem, der wirklich zum Startzustand passt.

• Eine verantwortliche Person, ein Review-Zyklus, Version vermerkt.

Häufige Fehler

• Kein definierter Endzustand, daher hat die Anleitung keinen natürlichen Punkt zum Stoppen.

• Alles aufnehmen – und ein Dokument erzeugen, das niemand liest.

• Alle Theorie, bevor irgendetwas getan wird.

• Jede Variante vollständig ausschreiben – und damit die Länge verdreifachen.

• Kein Inhaltsverzeichnis, daher kann es danach nicht als Referenz genutzt werden.

• Referenztabellen über die Abschnitte verstreut.

• Für jemanden geschrieben, der mehr Kontext hat als der tatsächliche Leser.

• Nur von Leuten getestet, die die Aufgabe bereits kennen.

• Screenshots überall – und dann nie aktualisiert.

• Eine Anleitung dort verwenden, wo eigentlich ein Artikel gebraucht wurde – sodass Suchende in ein vierzigseitiges Dokument geraten.

• Keine benannte verantwortliche Person, daher veraltet es still und leise.

Halte die Arbeit einmal fest – und erhalte die Anleitung daraus

Öffne die Vorlage in Trupeer AI, wende dein Brand Kit an, damit die Anleitungen zu deiner restlichen Dokumentation passen, und bearbeite jeden Abschnitt direkt. Die Einrichtung findest du in der Vorlagenanleitung.

Die beiden „teuren“ Teile einer Anleitung sind die Screenshots und die Tatsache, dass sie aus dem Gedächtnis geschrieben wurde. Aus dem Gedächtnis zu schreiben überspringt die Schritte, die die Autorin oder der Autor automatisch ausführt – und genau dort bleibt ein neuer Leser stehen. Und eine Anleitung, die sechs Aufgaben abdeckt, braucht genug Screenshots, sodass das Aktualisieren nach einer Änderung der Oberfläche zu einem Projekt wird.

Halte jede Aufgabe einmal fest, und Trupeer AI erstellt die geschriebenen Schritte mit automatisch erfassten Screenshots – plus ein gesprochenes Video-Walkthrough aus demselben Durchlauf. So bekommst du das Rohmaterial für jeden Abschnitt in der Reihenfolge, in der die Arbeit tatsächlich passiert, und ein erneutes Aufnehmen nach einer Änderung ist schneller als ein erneutes Screenshotten.

Übersetze es in 65+ Sprachen und halte das Set in deiner Knowledge Base, damit die Anleitung und die einzelnen Walkthroughs zusammen leben. Praktisch für Onboarding und Training, also genau dort, wo die meisten Anleitungen eingesetzt werden.

Aufnehmen. Branden. Übersetzen. Trupeer it.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine kostenlose How-to-Vorlage in Word?

Ja. Word ist das Hauptformat – mit Inhaltsverzeichnis, Abschnittsstruktur und Schrittformatierung, die bereits eingerichtet sind. Kostenlos herunterladen, kein Signup, kein Wasserzeichen.

Gibt es eine kostenlose Schritt-für-Schritt-Vorlage in Word?

Ja, das ist dieselbe Vorlage. Sie enthält das nummerierte Schrittformat mit Platz für Screenshots, erwartete Ergebnisse und pro Abschnitt eine „Achtung“-Notiz.

Gibt es eine kostenlose Schritt-für-Schritt-Vorlage?

Ja, in Word, PDF, PowerPoint und Excel. Wenn du nur eine Aufgabe brauchst statt einer kompletten Anleitung, ist die How-to-Artikelvorlage die kürzere passende Option.

Gibt es eine kostenlose Schritt-für-Schritt-Benutzerhandbuch-Vorlage in Word?

Ja. Ein Benutzerhandbuch ist eine How-to-Anleitung, die auf den Endnutzer eines Produkts ausgerichtet ist – daher gilt dieselbe Struktur. Füge eine Abschnitt „Produktüberblick“ ganz vorne hinzu und halte das Referenzmaterial, also Einstellungen, Limits und Optionen, hinten statt gemischt in die Aufgaben.

Gibt es eine kostenlose How-to-Vorlage in PDF?

Ja – sowohl als Verteilformat als auch als fertiges Beispiel, damit du eine abgeschlossene Anleitung sehen kannst, bevor du deine eigene schreibst.

Gibt es eine kostenlose How-to-Vorlage in PPT oder PowerPoint?

Ja. Die PowerPoint-Version ist dafür gedacht, die Anleitung als Training zu liefern – mit einer Foliengruppe pro Abschnitt. Die meisten Teams brauchen zusätzlich die Word-Version, da ein Deck danach kein gutes Referenzmaterial ist.

Gibt es eine kostenlose How-to-Vorlage in Excel?

Ja, allerdings hält Excel das Aufgabeninventar statt die Anleitung. Du listest jede Aufgabe im Bereich auf, markierst sie jeweils als „inkludieren“, „verlinken“ oder „ausschließen“ und dokumentierst den Grund. Das Festlegen des Umfangs ist der Teil, der bestimmt, ob die Anleitung funktioniert – und wenn du das in einer Tabelle machst, sparst du dir später das erneute Umschreiben.

Kann ich eine kostenlose How-to-Vorlage herunterladen?

Ja, jedes Format ist ein kostenloser Download – ohne Konto erforderlich und ohne Attribution.

Was ist eine How-to-Anleitung?

Ein Dokument, das einen Leser von „Ich weiß nicht, wie man das macht“ zu „Ich kann es“ führt – mit mehreren verwandten Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge. Sie unterscheidet sich von einem Artikel, der eine einzelne Aufgabe für jemanden abdeckt, der bereits mitten in der Arbeit steckt, und von einem Handbuch, das eher Referenzmaterial ist als etwas, das man durchliest.

Was sollte eine How-to-Anleitung enthalten?

Einen Titel, der sagt, was der Leser tun können wird, für wen sie gedacht ist und welche Kenntnisse vorausgesetzt werden, den Endzustand als Fähigkeiten, Voraussetzungen, ein Inhaltsverzeichnis, Abschnitte, die jeweils eine Aufgabe abdecken, konsolidierte Fehlerbehebung, Referenzmaterial hinten, eine namentlich genannte Quelle für Hilfe sowie Details zu Version und Verantwortlichen.

Wie schreibt man eine Schritt-für-Schritt-Anleitung?

Definiere, wo der Leser startet und endet, erstelle ein Aufgabeninventar und entscheide, was drin ist oder rausfällt, ordne die Schritte von der einfachsten vollständigen Aufgabe bis zu den Ausnahmen, schreibe pro Schritt genau eine Aktion mit exakten Bezeichnungen der Oberfläche, ergänze erwartete Ergebnisse und teste dann mit jemandem, der wirklich zum Startzustand passt – und behebe alles, worüber er oder sie stolpert.

Wie lang sollte eine How-to-Anleitung sein?

So lang wie nötig, um den Endzustand zu erreichen – und nicht länger. Die Disziplin liegt im Festlegen des Umfangs, nicht in der Wortanzahl: Jede Sektion sollte den Leser in Richtung der definierten Abschlussfähigkeit bewegen, und alles, was das nicht tut, fliegt raus. Die meisten ersten Entwürfe verlieren durch diesen Test etwa ein Drittel.

Was ist der Unterschied zwischen einer Anleitung und einem Handbuch?

Eine Anleitung ist dafür gedacht, durchgelesen zu werden, und macht jemanden kompetent. Ein Handbuch ist Referenzmaterial, das alles über ein Produkt abdeckt – man taucht darin ein, statt es durchzulesen. Wenn dein Dokument versucht, beides zu sein, teile es auf, denn die Struktur, die fürs Durchlesen passt, ist falsch für das Nachschlagen.

Was ist der Unterschied zwischen einer How-to-Anleitung und einer SOP?

Eine Anleitung bringt jemandem ein Arbeitsgebiet bei und enthält etwas Begründung. Eine SOP standardisiert, wie ein bestimmter Prozess durchgeführt wird, wird befolgt statt gelernt, und trägt normalerweise Verantwortliche, Freigaben und einen Review-Zyklus. Eine Anleitung kann auf mehrere SOPs verweisen.

Wie testet man eine How-to-Anleitung?

Gib sie an jemanden, der wirklich zu den angenommenen Startkenntnissen passt, lass ihn oder sie alles ohne Hilfe durcharbeiten und beobachte, ohne zu helfen. Jede Frage ist ein Mangel und jede Zögerlichkeit markiert einen unklaren Schritt. Reviewer, die die Aufgabe bereits kennen, können nicht sehen, was fehlt – deshalb schlägt ein Test mit einer neuen Person mehrere Runden Experten-Review.

Wie oft sollte eine How-to-Anleitung aktualisiert werden?

Nach jeder Änderung, die die abgedeckten Aufgaben betrifft, und ansonsten in einem festen Zyklus – typischerweise alle sechs bis zwölf Monate. Versioniere nach Abschnitt, wenn möglich, damit eine Änderung an einer Aufgabe nicht erfordert, die gesamte Anleitung neu herauszugeben.

Kann ich diese How-to-Vorlage anpassen?

Ja, jede Version ist vollständig editierbar. Die Abschnittsstruktur lohnt sich, konsistent zu halten – auch wenn du änderst, was darin enthalten ist. Denn eine vorhersehbare Form macht eine mehrteilige Anleitung navigierbar.

Verwandte Vorlagen

• How-to-Artikelvorlage

• Training-Manual-Vorlage

• SOP-Vorlage

• Vorlagen für Arbeitsanweisungen

• Job-Aid-Vorlage

• Vorlage für technische Dokumentation

• Knowledge-Base-Vorlage

• Vorlage für Prozessdokumentation

• Vorlage für Onboarding-Anleitung für neue Mitarbeitende