Es ist frustrierend, auf Anrufe zu warten oder mit einem Bot zu sprechen, während man eine neue Funktion erkundet. Daten sagen außerdem: Über 44 % der B2B-Kunden wählen einen Self-Service-Kanal, wenn sie Hilfe benötigen. 

Wenn Sie eine neue Funktion ausrollen, ist der schnellste Weg zur Steigerung der Nutzung, eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung in Ihrem Hilfecenter oder in Ihrer Dokumentation zu veröffentlichen. Ihre Kunden können einfach jederzeit und auf jede gewünschte Weise auf diese Informationen zugreifen. 

Wenn Sie die Erstellung Ihrer Anleitung bisher aufgeschoben haben, weil sie zeitaufwendig wirkt, macht Trupeer den Prozess einfach. Sie erfahren, wie Sie Ihren Ablauf in eine professionelle Self-Service-Ressource verwandeln, die sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden Zeit spart.

Was ist eine How-to-Anleitung? 

Auch als Schritt-für-Schritt-Anleitung bekannt, ist die How-to-Anleitung ein didaktisches Inhaltsformat, das Sie durch jeden Schritt des Prozesses führt. Sie kann entweder eine schriftliche Anleitung mit Screenshots oder ein Video-Tutorial sein. Neben den Schritten enthält sie auch Best Practices, Erkenntnisse und Herausforderungen, denen Ihre Kunden begegnen könnten. 

Warum eine How-to-Anleitung erstellen? 

Millionen von Unternehmen erstellen How-to-Anleitungen, weil sie die Fragen der Nutzer mit klaren, wertvollen Informationen beantworten. Hier sind die größten Vorteile einer How-to-Anleitung. 

1. Häufig gestellte Fragen beantworten 

Support-Teams werden oft immer wieder dieselben Fragen gestellt:

• Wie navigiere ich in dieser Funktion?

• Welche Schritte muss ich ausführen, um etwas einzurichten?

• Wie vermeide ich typische Fehler?

Eine gut geschriebene How-to-Anleitung befindet sich in Ihrer Wissensdatenbank oder im Hilfecenter, auf das Ihre Kunden und Ihr Support-Team bei Bedarf zugreifen können. 

💡 Profi-Tipp: Sammeln Sie wiederkehrende Fragen aus Support-Tickets oder dem Live-Chat und wandeln Sie die wichtigsten davon in Schritt-für-Schritt-Anleitungen um, damit sie nutzerorientiert bleiben.

2. Ihren Kunden rund um die Uhr Hilfe bieten

Wenn Sie allein für ein Produkt zuständig sind, kennen Sie den Schmerz, wenn sich nach dem Start einer neuen Funktion der Support stapelt. Jede E-Mail, jeder Chat, jedes „Wie benutze ich das?“ landet bei Ihnen. Auch wenn Sie nicht rund um die Uhr online sein können, erwarten Ihre Kunden trotzdem sofort Antworten.

Wenn Sie am Tag des Go-Live eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung in Ihrer Wissensdatenbank veröffentlichen, geben Sie Ihren Kunden die Freiheit, Funktionen selbst zu erkunden und Probleme zu lösen, ohne auf Sie warten zu müssen. 

Für Teams in der Frühphase hat das zwei Effekte:

• Es reduziert reaktiven Support (weniger Nachrichten wie „Können Sie mir zeigen, wie das geht?“)

• Es stärkt das Vertrauen in Ihr Produkt, weil Kunden sehen, dass von Anfang an Dokumentation vorhanden ist

💡 Profi-Tipp: Vergraben Sie Benutzeranleitungen nicht in einer PDF-Datei. Machen Sie sie durchsuchbar, verlinken Sie sie in Ihrer Produkt-Benutzeroberfläche (UI) und heben Sie sie in den Release Notes hervor.

3. Ihr Publikum schulen 

Über die Fehlersuche hinaus ermöglichen Anleitungen Ihnen, Ihre Kunden zu schulen, damit sie mehr Wert aus Ihrem Produkt ziehen. Statt ihnen beispielsweise nur zu zeigen, wie sie eine neue Einstellung aktivieren, können Sie erklären, warum sie wichtig ist und wie sie ihren Workflow verbessert. 

Diese Art der Schulung hält Nutzer engagiert und macht Ihr Produkt klebriger – entscheidend, wenn Sie für jedes Konto kein großes Success-Team haben.

📽️ Trupeer Insight: Ihre Kunden möchten sich vielleicht kein 3–5-minütiges Video noch einmal ansehen, nur um einen einzelnen Schritt zu finden. Sie bevorzugen möglicherweise das Scannen oder Setzen von Lesezeichen bei wichtigen Anweisungen. Sie können die Schritte auf Ihrem Bildschirm aufzeichnen, und Trupeers KI-Anleitung wandelt sie in eine How-to-Anleitung um. Ändern Sie den Text, bearbeiten Sie die Screenshots oder fügen Sie bei Bedarf sogar neue hinzu. 

Erstellen Sie Ihre How-to-Anleitung kostenlos mit Trupeer 

4. Nützlich für das Onboarding und die Schulung von Mitarbeitenden 

Entgegen der verbreiteten Annahme, dass Onboarding nur für neue Mitarbeitende gilt, braucht jeder berufliche Wechsel – ob lateral, befördert oder extern – eine positive Onboarding-Erfahrung. Das kann den Unterschied zwischen langfristigem Erfolg und vielen unbesetzten Stellen ausmachen. 

Die How-to-Anleitung standardisiert Wissen, sodass Sie das Rad nicht für jeden Rollenwechsel oder Schulungsbedarf neu erfinden müssen.

So helfen How-to-Anleitungen entlang der Mitarbeiterreise:

• Neue Mitarbeitende: Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Tools, Workflows und Unternehmensprozessen verkürzen die Einarbeitungszeit und verringern die Abhängigkeit von 1:1-Betreuung

• Beförderungen: Wenn jemand in eine Führungs- oder Spezialistenrolle wechselt, bieten Anleitungen schnelle Nachschlagewerke zu neuen Systemen, Freigaben und Verantwortlichkeiten

• Prozessänderungen: Hält alle auf dem gleichen Stand, wenn interne Tools oder Workflows aktualisiert werden 

📽️ Trupeer Insight: Wenn Sie mit Trupeer mit Ihrer How-to-Dokumentation beginnen, können Sie ganz einfach loslegen. Es gibt keine Migrationskosten oder Einrichtungsprobleme, und Sie können die How-to-Anleitungen mit wenigen Klicks intern und extern teilen. 

In den Worten eines unserer Nutzer: „Wir nutzen es fast täglich – die gesamte neue Dokumentation und alle Demos werden mit dem Tool erstellt. Wir sind auch in andere Länder expandiert, daher funktionieren die Übersetzungen ziemlich gut.“ 

👀 Wussten Sie schon? Nur 43 % der neuen Mitarbeitenden berichteten von einer Onboarding-Erfahrung, die mehr als einen Orientierungstag und eine Mappe mit Benefits umfasste. 

Wie man mit Trupeer eine How-to-Anleitung erstellt 

Das Beste an Trupeer für die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist, dass Sie keine Erfahrung im Editieren oder Schreiben benötigen. So verwenden Sie Trupeers KI-Anleitungsfunktion, um Ihre Anleitung in weniger als 30 Minuten zu erstellen. 

✅ Testen Sie noch heute Trupeers Tool zur Erstellung von How-to-Anleitungen!

Schritt 1: Kennen Sie Ihr Publikum und Ihr Thema 

Wissen Sie, was die effektivsten How-to-Anleitungen gemeinsam haben? Jede Anleitung konzentriert sich auf genau ein Thema. Zum Beispiel wie man Besprechungsnotizen mit Notion AI einrichtet statt darauf, wie man Notion AI verwendet. 

Wenn Sie gerade erst mit der Erstellung von How-to-Anleitungen anfangen, halten Sie es außerdem einfach und spezifisch. Ein Erstnutzer braucht mehr Unterstützung, während ein fortgeschrittener Nutzer möglicherweise produktbezogenere Informationen benötigt. Entscheiden Sie, ob Sie einen Interessenten, einen Kunden oder einen internen Mitarbeitenden ansprechen. 

Schritt 2: Zeichnen Sie Ihren Inhalt mit Trupeer auf 

Laden Sie zunächst Trupeers Chrome-Erweiterung herunter und nehmen Sie Ihren Bildschirm auf. Gehen Sie die Schritte einfach auf Ihrem Bildschirm durch und sprechen Sie darüber. Trupeer zeichnet dies als Video auf. 

Alternativ: Wenn Sie bereits ein aufgenommenes Video haben, registrieren Sie sich bei Trupeer und laden Sie es hoch – es unterstützt Standardformate und Dateien mit bis zu 5 Minuten oder 150 MB.”

Verwenden Sie Trupeers Chrome-Erweiterung, um Ihren Bildschirm aufzuzeichnen, und wählen Sie die Eingabesprache 

Vereinfachen Sie die Erstellung von How-to-Anleitungen mit Trupeer 

Schritt 3: Trupeer analysiert und erstellt Ihre How-to-Anleitung 

Sobald Sie Ihren Bildschirm aufgezeichnet haben, klicken Sie oben links auf die Registerkarte „Dokument“. Trupeers KI scannt Ihre Aufnahme und extrahiert automatisch die wichtigsten Schritte. Sie erkennt sowohl die visuellen Elemente (Screenshots) als auch den Text, der zur Beschreibung jeder Aktion benötigt wird.

Das Ergebnis ist eine veröffentlichungsreife How-to-Anleitung mit Titeln (H1-H6), Screenshots und Zusammenfassungen. 

Schritt 4: Bearbeiten Sie Ihren Inhalt 

Wissen Sie, was Trupeer extrem benutzerfreundlich macht? Es verfügt über einen editorähnlichen Texteditor, sodass Sie einfach auf die Abschnitte klicken können, die Sie bearbeiten möchten, und das direkt tun. Kein Code erforderlich. 

Sie können zum Beispiel die Schritte neu anordnen oder umbenennen. Sie können sogar Anmerkungen, Hyperlinks zu anderen Abschnitten oder Ressourcen hinzufügen und Screenshots bearbeiten oder löschen. 

👀 Wussten Sie schon? Die Dokumentation von Slack ist in 11 Sprachen verfügbar – eine Initiative, die 2017 begann. Dazu gehören Emoji-Lokalisierung sowie Slash-Command-Namespaces. 

Schritt 5: Mit KI umschreiben 

Jetzt, da Sie die Anleitung aufgezeichnet haben, was ist, wenn Sie sie für fortgeschrittene Nutzer etwas anpassen möchten? Oder für eine andere Nutzergruppe? 

Trupeer AI ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Anweisungen hinzuzufügen und Änderungen vorzunehmen, sodass Sie die Anleitung nicht jedes Mal neu aufnehmen müssen, wenn Sie die Zielgruppe ändern (von Anfänger zu Fortgeschritten). 

Schritt 6: Übersetzen Sie Ihre Anleitung für die Lokalisierung

Sie können Ihre How-to-Anleitung in mehr als 9 Sprachen in Trupeer lokalisieren. Das bedeutet: Wenn Ihr Produkt Nutzer in verschiedenen Regionen bedient, machen Sie die Dokumentation in lokalen Sprachen zugänglich, um Reibungsverluste beim Onboarding zu reduzieren. 

👀 Wussten Sie schon? Über 220 Millionen Menschen nutzen Canva, und sie haben 25 Milliarden Designs in 100 Sprachen und über 190 Ländern erstellt, was es zu einem der besten Lokalisierungsbeispiele im SaaS-Ökosystem macht.

Schritt 7: Exportieren und teilen Sie Ihre How-to-Anleitung 

Sobald Sie das Endergebnis haben, exportieren Sie Ihren Inhalt als PDF, Word oder Markdown. Sie können ihn auch direkt über einen Link teilen oder in Ihre eigene Wissensdatenbank, Ihr LMS oder die Oberfläche des Hilfecenters einbetten.

💡 Profi-Tipp: Trupeer ermöglicht es Ihnen, diese Anleitung in ein How-to-Video umzuwandeln, das Sie als MP4 herunterladen oder per Link teilen können. 

Mehr lesen: So kündigen Sie SaaS-Produkt-Updates an 

Beispiele für gut umgesetzte How-to-Anleitungen

Schauen wir uns zwei Unternehmen an, die How-to-Anleitungen nutzen, um Nutzer über neue Funktionen zu informieren und die Produktnutzung zu fördern. 

1. Notion 

Jedes Mal, wenn Notion eine neue Funktion veröffentlicht, stellt es eine detaillierte Anleitung im Hilfecenter bereit. In dieser Anleitung zu Notions KI-Besprechungsnotizen sehen Sie eine Schritt-für-Schritt-Erklärung, wie die Funktion in Ihrem täglichen Workflow verwendet wird, Best Practices und einige kostenlose Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. 

Was an Notions How-to-Anleitungen ebenfalls auffällt, ist, dass sie FAQs für Erstleser enthalten. Außerdem hat jede Anleitung eine CTA: das können kostenlose Vorlagen, weitere Referenzartikel, die Anmeldung für die Funktion usw. sein. 

🧠 Fun Fact: Das r/Notion-Subreddit hat über 417.000 Mitglieder und ist damit eine der lebendigsten Communities für Produktivitäts-Tools auf Reddit.

Steigern Sie die Produktnutzung mit Trupeers KI-Anleitung 

2. ClickUp 

Als ClickUp die Custom Autopilot Agents einführte, veröffentlichte es im Hilfecenter eine eigene How-to-Anleitung, die Nutzer Schritt für Schritt durch den Aufbau ihrer eigenen KI-Agenten führt. 

Die Anleitung gliedert den Prozess in Module: Trigger festlegen, Bedingungen hinzufügen, Aktionen auswählen, Wissensquellen zuweisen und den Agenten mit Werkzeugen ausstatten.

Was an ClickUps How-to-Anleitungen ebenfalls heraussticht, ist der strukturierte Ablauf: Der Artikel zeigt nicht nur, wie man einen Agenten einrichtet, sondern erklärt auch, warum jeder Schritt wichtig ist (z. B. stellt die Auswahl von Wissensquellen sicher, dass Ihr Agent genaue Antworten liefert). 

Visuelle Screenshots der Oberfläche untermauern die Anweisungen, und Links zu verwandten Dokumenten (wie „Was sind ClickUp Autopilot Agents?“) geben den Lesern bei Bedarf Kontext.

💡 Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass die How-to-Anleitung auf mehrere Zielgruppen zugeschnitten ist. Ein Erstleser braucht FAQs und Grundlagen. Power-User möchten vielleicht Abkürzungen oder Best Practices. Balancieren Sie beides aus, indem Sie erweiterbare Abschnitte, Profi-Tipps oder Links zu fortgeschrittenen Ressourcen einfügen.

Best Practices für die Erstellung von How-to-Anleitungen  

1. Verwenden Sie einen modularen Aufbau 

Das Letzte, was Sie wollen, ist, Ihre Nutzer zu überfordern. Halten Sie die Anleitung leicht überfliegbar. 

Zerlegen Sie die Anleitung in Phasen. Verwenden Sie Überschriften und Zwischenüberschriften zusammen mit visuellen Trennlinien, um die einzelnen Abschnitte zu unterscheiden. Erwägen Sie Fortschrittsanzeigen hinzuzufügen (Schritt 2 von 5), damit Nutzer sehen, dass sie vorankommen. 

Der andere Vorteil eines modularen Aufbaus ist, dass er sich wiederverwenden lässt. Schritt 2 kann bei Bedarf zu einer Mini-Anleitung oder FAQ werden. 

Mehr lesen: Wie man Demo-Videos für Marketing-Inhalte wiederverwendet 

2. Unterstützende Elemente in die Anleitung einbauen

In Momenten, in denen Ihr Leser an bestimmten Stellen auf Reibung stößt, verwenden Sie unterstützende Elemente wie Tooltips, Videoclips/GIFs oder Inline-FAQs, um ihm zu helfen, ohne den Ablauf zu unterbrechen.

3. Die How-to-Anleitung direkt in die Produkt-UI einbetten

Sie möchten, dass sich die Anleitung wie eine natürliche Erweiterung des Produkts anfühlt. Außerdem führt das zu höheren Nutzungsraten, weil Nutzer die Funktion direkt im Arbeitsablauf kennenlernen. Notion bettet beispielsweise AI Meeting Notes direkt im Arbeitsbereich mit einem einfachen „/meet“-Befehl ein. 

Bonus: Dieselbe How-to-Anleitung kann im Hilfecenter, in Inline-Hilfe, in einer Produkttour und sogar in den Release Notes stehen. Eine Anleitung, mehrere Berührungspunkte. 

4. Zeigen, warum jeder Schritt wichtig ist

Ohne den Kontext, warum jeder Schritt wichtig ist, machen Ihre Nutzer später möglicherweise Fehler, überspringen wichtige Schritte oder erkennen den Nutzen hinter ihrem Handeln nicht. 

Das könnte bedeuten, die Risiken eines übersprungenen Schritts hervorzuheben. „Wenn Sie keine Wissensquelle zuweisen, kann Ihr Agent mit unvollständigen Informationen antworten.“

Oder die Schritte mit geschäftlichem Nutzen zu verknüpfen. „Diese Einstellung macht Ihre Berichte exportierbar, sodass Sie Ergebnisse mit Kunden mit nur einem Klick teilen können.“ 

Damit Nutzer eine praktische Anwendung sehen, können Sie sogar Mikro-Beispiele hinzufügen. „Ein Vertriebsteam könnte diese Einstellung zum Beispiel verwenden, um …“, damit Leser praktische Anwendungsfälle erkennen.

📽️ Trupeer Insight: Wenn Sie mit Trupeer aufnehmen, können Sie jeden automatisch generierten Schritt mit einer kurzen Notiz versehen, die erklärt, warum er wichtig ist. So stellt Ihre Schulungsunterlage nicht nur das Wie dar, sondern vermittelt auch das Warum.

Vereinfachen Sie die Erstellung Ihrer How-to-Anleitung mit Trupeer 

Obwohl How-to-Anleitungen zahlreiche Vorteile haben – Support-Tickets und Kosten reduzieren, Produktnutzung steigern und Onboarding ohne zusätzliches Personal skalieren –, ist ihre Erstellung und Pflege harte Arbeit. 

Trupeer ändert das für Sie. Trupeer bietet Ihnen einen Workflow aus einer Hand: einmal aufnehmen und in weniger als 30 Minuten eine ausgefeilte, in mehreren Formaten nutzbare Anleitung erhalten, die direkt veröffentlicht werden kann. Ob Sie neue Kunden unterstützen, Mitarbeitende schulen oder eine Produktveröffentlichung dokumentieren – Trupeer sorgt dafür, dass Ihre Wissensdatenbank mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Erstellen Sie Ihre erste How-to-Anleitung kostenlos mit Trupeer 

Häufig gestellte Fragen (FAQs) 

1. Welches ist das beste Format für eine How-to-Anleitung?

Das beste Format ist Schritt-für-Schritt, modular und visuell. Teilen Sie die Anweisungen in nummerierte Schritte auf, damit Leser einer klaren Reihenfolge folgen können. Kombinieren Sie jeden Schritt mit visuellen Elementen wie Screenshots oder GIFs. Fügen Sie eine kurze Einleitung hinzu, die erklärt, warum der Prozess wichtig ist, und einen Abschlussabschnitt mit FAQs oder einer CTA, damit Leser wissen, was als Nächstes zu tun ist.

2. Was macht eine wirksame How-to-Anleitung aus?

Eine wirksame Anleitung listet nicht nur Schritte auf; sie beantwortet Fragen, beseitigt Unklarheiten und hilft Nutzern, selbst erfolgreich zu sein. Das bedeutet:

• In klarer, aktiver Sprache schreiben („Auf Speichern klicken“ statt „Der Button sollte angeklickt werden“)

• Kontext bereitstellen („Machen Sie dies, um Änderungen nicht zu verlieren“)

• Hürden mit Tipps zur Fehlerbehebung vorwegnehmen

• Die Anleitung sowohl für Erstnutzer als auch für fortgeschrittene Nutzer zugänglich machen 

3. Wie kann ich die Lesbarkeit und das Behalten des Gelernten meiner How-to-Anleitung verbessern?

Zur Verbesserung der Lesbarkeit:

• Verwenden Sie kurze Absätze, Leerraum und leicht überfliegbare Überschriften

• Heben Sie Schlüsselbegriffe oder Warnungen mit Fettdruck oder Hinweiskästen hervor

• Beschränken Sie sich auf eine Aktion pro Schritt

Zur Verbesserung der Behaltensleistung:

• Fügen Sie visuelle Hinweise hinzu (Pfeile, Hervorhebungen, Bildunterschriften)

• Betonen Sie das „Warum“ hinter den Schritten, damit Leser die Logik behalten und nicht nur die Klicks

• Stellen Sie herunterladbare Checklisten oder Vorlagen für die wiederholte Nutzung bereit

4. Wie erzeugt Trupeer aus meiner Bildschirmaufnahme eine Anleitung?

Trupeer analysiert Ihre Aufnahme oder das hochgeladene Video, erkennt die wichtigsten Aktionen und ordnet die Schritte mit unterstützenden Screenshots. In wenigen Minuten liefert es eine vollständige, strukturierte Anleitung.

5. Kann ich mit Trupeer kostenlos eine How-to-Anleitung erstellen? 

Ja. Mit der kostenlosen Stufe von Trupeer können Sie Ihren Bildschirm einmal aufzeichnen, und die Plattform erstellt automatisch eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots und Textanweisungen. Sie können sie dann kostenlos als PDF, Word oder Markdown exportieren, sodass es einfach ist, mit dem Aufbau einer Wissensdatenbank oder eines Hilfecenters zu beginnen, selbst wenn Sie ein kleines Produktteam sind.

6. Können How-to-Anleitungen für SOPs zur Rechnungsverarbeitung verwendet werden?

Ja, Schritt-für-Schritt-How-to-Dokumente gehören zu den effektivsten Formaten für SOPs zur Rechnungsverarbeitung. Die Rechnungsverarbeitung umfasst eine präzise Abfolge von Aktionen (Empfangen, Prüfen, Freigeben, Erfassen und Bezahlen), und eine gut strukturierte How-to-Anleitung stellt sicher, dass jedes Teammitglied genau dieselben Schritte befolgt, unabhängig davon, wer die Aufgabe übernimmt. Das reduziert Fehler, beschleunigt die Bearbeitungszeit und schafft eine nachvollziehbare Dokumentation für Finanz- und Compliance-Teams.

7. Wie helfen How-to-Anleitungen dabei, technikerfreundliche Dokumentation zu erstellen?

How-to-Anleitungen eignen sich von Natur aus für technikerfreundliche Dokumentation, weil sie die Handlung über die Erklärung stellen. Ein Techniker im Außendienst braucht keinen Hintergrundkontext – er muss genau wissen, was als Nächstes zu tun ist. Indem Sie Ihre Anleitung als nummerierte Schritte mit unterstützenden Screenshots oder kurzen Videoclips strukturieren, erstellen Sie eine Dokumentation, der Techniker schnell und sicher folgen können, selbst in zeitkritischen Situationen.

8. Kann ich mithilfe von How-to-Anleitungen aus Prozessvideos Arbeitsanweisungen für die Fertigung erstellen?

Ja, und das ist eine der effizientesten Methoden, Fertigungsprozesse zu dokumentieren. Indem Sie einen Techniker oder Bediener bei der Arbeit in der Produktion aufzeichnen und dieses Video in eine Schritt-für-Schritt-How-to-Anleitung umwandeln, erfassen Sie praxisnahes Wissen in einem strukturierten, wiederholbaren Format. Trupeer macht das nahtlos: Zeichnen Sie den Prozess einmal auf und lassen Sie automatisch Arbeitsanweisungen für die Fertigung erstellen – mit Screenshots und Schrittbeschreibungen, bereit zum Einbetten in Ihre Wissensdatenbank oder zum Ausdrucken für den Shopfloor.