Es ist frustrierend, auf Anrufe zu warten oder mit einem Bot zu sprechen, während man eine neue Funktion erkundet. Die Daten sagen auch, dass: über 44 % der B2B-Kunden einen Selbstbedienungskanal wählen, wenn sie Hilfe benötigen. 

Wenn Sie eine neue Funktion bereitstellen, ist der schnellste Weg, die Akzeptanz zu steigern, ein klares Handbuch in Ihrem Hilfecenter oder Ihren Dokumentationen zu veröffentlichen. Ihre Kunden können auf diese Informationen zugreifen, wann und wie sie möchten. 

Wenn Sie die Erstellung Ihres Handbuchs aufgeschoben haben, weil es zeitaufwändig scheint, macht Trupeer den Prozess einfach. Sie lernen, wie Sie Ihren Prozess in eine professionelle, Selbstbedienungsressource umwandeln, die sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden Zeit spart.

Was ist ein How-to-Handbuch? 

Auch bekannt als das Schritt-für-Schritt-Handbuch, ist das How-to-Handbuch ein Lehrinhaltsbestand, das Sie durch jeden Schritt des Prozesses führt. Es kann entweder ein geschriebenes Handbuch mit Screenshots oder ein Video-Tutorial sein. Neben den Schritten listet es auch die besten Praktiken, Einblicke und Herausforderungen auf, denen Ihre Kunden begegnen könnten. 

Warum ein How-to-Handbuch erstellen? 

Millionen von Unternehmen erstellen How-to-Handbücher, weil sie die Anfragen der Nutzer mit klaren, wertvollen Informationen beantworten. Hier sind die größten Vorteile der Erstellung eines How-to-Handbuchs. 

1. Häufig gestellte Fragen beantworten 

Support-Teams werden oft immer wieder die gleichen Fragen gestellt:

• Wie navigiere ich zu dieser Funktion?

• Welche Schritte folge ich, um etwas einzurichten?

• Wie vermeide ich häufige Fehler?

Ein gut geschriebenes How-to-Handbuch befindet sich in Ihrer Wissensdatenbank oder im Hilfecenter, auf die Ihre Kunden und Ihr Support-Team jederzeit zugreifen können, wenn nötig. 

💡 Pro Tipp: Sammlung wiederkehrender Fragen aus Support-Tickets oder dem Live-Chat und verwandeln Sie die wichtigsten in Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um sie benutzerorientiert zu halten.

2. Bieten Sie Ihren Kunden rund um die Uhr Hilfe an

Wenn Sie ein Einzelkämpfer im Produktteam sind, kennen Sie das Problem, dass der Support nach dem Start einer neuen Funktion ansteigt. Jede E-Mail, jeder Chat, jede „Wie benutze ich das?“ landet auf Ihrem Tisch. Auch wenn Sie nicht rund um die Uhr online sein können, erwarten Ihre Kunden immer noch sofortige Antworten.

Indem Sie am Tag der Veröffentlichung der Funktion ein klares Schritt-für-Schritt-How-to-Handbuch in Ihrer Wissensdatenbank veröffentlichen, geben Sie den Kunden die Freiheit, selbstständig zu erkunden und Lösungen zu finden, ohne auf Sie zu warten. 

Für Teams in der Anfangsphase gibt das zwei Vorteile:

• Es reduziert reaktive Unterstützung (weniger Nachrichten wie „Können Sie mir das zeigen?“)

• Es schafft Vertrauen in Ihr Produkt, da die Kunden von Anfang an Dokumentation sehen

💡 Pro Tipp: Verstecken Sie Benutzerhandbücher nicht in einer PDF. Machen Sie sie durchsuchbar, verlinken Sie sie innerhalb Ihrer Benutzeroberfläche (UI) und heben Sie sie in den Versionshinweisen hervor.

3. Bilden Sie Ihr Publikum weiter 

Über das Troubleshooting hinaus ermöglichen es Handbücher Ihnen, Ihre Kunden zu schulen, wie sie mehr Wert aus Ihrem Produkt ziehen können. Z. B. anstatt ihnen nur zu zeigen, wie man eine neue Einstellung aktiviert, können Sie erklären, warum sie wichtig ist und wie sie deren Arbeitsabläufe verbessert. 

Diese Art der Bildung hält die Nutzer engagiert und macht Ihr Produkt attraktiver, was entscheidend ist, wenn Sie kein großes Erfolgsteam für jedes Konto haben.

📽️ Trupeer-Einblick: Ihre Kunden möchten möglicherweise kein 3–5-minütiges Video erneut ansehen, nur um einen einzelnen Schritt zu finden. Sie könnten es vorziehen, wichtige Anweisungen zu scannen oder zu bookmarken. Sie können die Schritte auf Ihrem Bildschirm aufzeichnen, und Trupeers KI-Handbuch konvertiert diese in ein How-to-Handbuch. Ändern Sie den Text, bearbeiten Sie die Screenshots oder fügen Sie bei Bedarf neue hinzu. 

Erstellen Sie Ihr How-to-Handbuch mit Trupeer kostenlos 

4. Nützlich für die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern 

Entgegen der weit verbreiteten Ansicht, dass Einarbeitung nur für neue Mitarbeiter ist, benötigt jede berufliche Veränderung, sei es lateral, fördernd oder extern, eine positive Einarbeitungserfahrung. Dies kann den Unterschied zwischen langfristigem Erfolg und vielen leerstehenden Stellen ausmachen. 

Das How-to-Handbuch standardisiert das Wissen, sodass Sie das Rad nicht für jeden Rollenwechsel oder Schulungsbedarf neu erfinden müssen.

So helfen How-to-Handbücher während der Mitarbeiterreisen:

• Neue Mitarbeiter: Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Tools, Arbeitsabläufen und Unternehmensprozessen verkürzen die Einarbeitungszeit und reduzieren die Abhängigkeit von persönlichem Support

• Beförderungen: Wenn jemand in eine Führungs- oder Spezialistenrolle wechselt, bieten Handbücher schnelle Nachschlagewerke zu neuen Systemen, Genehmigungen und Verantwortlichkeiten

• Prozessänderungen: Hält alle auf dem Laufenden, wenn interne Tools oder Arbeitsabläufe aktualisiert werden 

📽️ Trupeer-Einblick: Wenn Sie Ihre How-to-Dokumentation mit Trupeer starten, können Sie einfach damit beginnen, es zu nutzen. Es fallen keine Migrationskosten oder Einrichtungsprobleme an, und Sie können die How-to-Handbücher innerhalb von Teams und extern mit wenigen Klicks teilen. 

Im Wortlaut eines unserer Nutzer,, „Wir nutzen es fast täglich - alle neuen Dokumentationen und Demonstrationen werden mit dem Tool erstellt. Wir haben auch mit der Expansion in andere Länder begonnen, daher funktioniert die Übersetzung ziemlich gut.“ 

👀 Wussten Sie schon? Nur 43 % der neuen Mitarbeiter berichteten von einer Einarbeitungserfahrung, die mehr als einen Tag Orientierung und einen Ordner mit Vorteilen umfasste. 

So erstellen Sie ein How-To-Handbuch mit Trupeer 

Der beste Teil von Trupeer für die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist, dass Sie keine Bearbeitungs- oder Schreiberfahrung benötigen. Hier erfahren Sie, wie Sie die KI-Handbuchfunktion von Trupeer nutzen, um Ihr Handbuch in weniger als 30 Minuten zu erstellen. 

Schritt 1: Kennen Sie Ihr Publikum und Ihr Thema 

Was haben die effektivsten How-to-Handbücher gemeinsam? Jedes Handbuch konzentriert sich auf ein einziges Thema. Zum Beispiel, wie man Besprechungsnotizen mit Notion AI einrichtet, anstatt wie man Notion AI verwendet. 

Wenn Sie gerade erst mit der Erstellung des How-to-Handbuchs beginnen, halten Sie es einfach und spezifisch. Ein Erstbenutzer benötigt mehr Unterstützung, während ein fortgeschrittener Benutzer möglicherweise mehr produktbezogene Informationen benötigt. Entscheiden Sie, ob Sie sich an einen Interessenten, Kunden oder internen Mitarbeiter richten. 

Schritt 2: Nehmen Sie Ihren Inhalt mit Trupeer auf 

Beginnen Sie mit dem Herunterladen der Chrome-Erweiterung von Trupeer und der Aufnahme Ihres Bildschirms. Gehen Sie einfach die Schritte auf Ihrem Bildschirm durch und sprechen Sie darüber. Trupeer nimmt dies als Video auf. 

Alternativ können Sie, wenn Sie ein aufgenommenes Video haben, sich bei Trupeer anmelden und es hochladen. Es unterstützt Standardformate und Dateien von bis zu 5 Minuten oder 150 MB.  

Verwenden Sie die Chrome-Erweiterung von Trupeer, um Ihren Bildschirm aufzunehmen, und wählen Sie die Eingabesprache 

Vereinfachen Sie die Erstellung von How-to-Handbüchern mit Trupeer 

Schritt 3: Trupeer analysiert und erstellt Ihr How-to-Handbuch 

Sobald Sie Ihren Bildschirm aufgenommen haben, klicken Sie auf den Dokumenten-Tab oben links. Die KI von Trupeer scannt Ihre Aufnahme und extrahiert automatisch die Hauptschritte. Sie identifiziert sowohl die visuellen (Screenshots) als auch die Texte, die erforderlich sind, um jede Aktion zu beschreiben.

Das Ergebnis ist ein veröffentlichungsbereites How-to-Handbuch mit Titeln (H1-H6), Screenshots und Zusammenfassungen. 

Schritt 4: Bearbeiten Sie Ihren Inhalt 

Was Trupeer extrem benutzerfreundlich macht? Es hat einen wordähnlichen Editor, sodass Sie einfach auf die Abschnitte klicken können, die Sie bearbeiten möchten. Keine Programmierung erforderlich. 

Zum Beispiel können Sie die Schritte umsortieren oder umbenennen. Sie können sogar Anmerkungen, Hyperlinks zu anderen Abschnitten oder Ressourcen hinzufügen und Screenshots bearbeiten oder löschen. 

👀 Wussten Sie schon? Die Dokumentation von Slack ist in 11 Sprachen verfügbar, eine Aktivität, die 2017 begann. Dazu gehören auch die Lokalisierung von Emojis sowie slash command namespaces. 

Schritt 5: Mit KI umschreiben 

Jetzt, wo Sie das Handbuch aufgenommen haben, was ist, wenn Sie es für fortgeschrittene Benutzer oder für eine andere Benutzergruppe anpassen möchten? 

Trupeer KI ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Anweisungen hinzuzufügen und Änderungen vorzunehmen, sodass Sie das Handbuch nicht jedes Mal neu aufnehmen müssen, wenn Sie die Zielgruppe ändern (von Anfänger zu Fortgeschrittenem). 

Schritt 6: Übersetzen Sie Ihr Handbuch zur Lokalisierung

Sie können Ihr How-to-Handbuch in über 9 Sprachen mit Trupeer lokalisieren. Das bedeutet, wenn Ihr Produkt Nutzer in verschiedenen Regionen bedient, machen Sie die Dokumentation in lokalen Sprachen zugänglich, um die Einarbeitungsfriktionen zu verringern. 

👀 Wussten Sie schon? Über 220 Millionen Menschen nutzen Canva und haben 25 Milliarden Designs in 100 Sprachen über 190 Länder erstellt, was es zu einem der besten Lokalisierungsbeispiele im SaaS-Ökosystem macht.

Schritt 7: Exportieren und Teilen Sie Ihr How-to-Handbuch 

Sobald Sie das Endergebnis haben, exportieren Sie Ihren Inhalt als PDF, Word oder Markdown. Sie können auch direkt über einen Link teilen oder in Ihre eigene Wissensdatenbank, LMS oder Help Center-Schnittstelle einbetten.

💡 Pro Tipp: Trupeer ermöglicht es Ihnen, dieses Handbuch in ein How-to-Video zu konvertieren, das Sie als MP4 herunterladen oder über einen Link teilen können. 

Mehr Lesen: Wie man SaaS-Produktupdates ankündigt 

Beispiele für gut gemachte How-to-Handbücher

Schauen wir uns zwei Unternehmen an, die How-to-Handbücher verwenden, um Nutzer über neue Funktionen zu informieren und die Produktakzeptanz zu fördern. 

1. Notion 

Jedes Mal, wenn Notion eine neue Funktion veröffentlicht, veröffentlicht es ein detailliertes Handbuch im Hilfecenter. In diesem Handbuch zu Notions AI-Besprechungsnotizen finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man die Funktion in seiner täglichen Arbeit verwendet, beste Praktiken und einige kostenlose Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. 

Was auch in Notions How-to-Handbüchern auffällt, ist, dass es FAQs für den ersten Leser gibt. Außerdem hat jedes Handbuch einen CTA: könnte kostenlose Vorlagen, weitere Referenzartikel, die Anmeldung für die Funktion usw. sein. 

🧠 Spaßige Tatsache: Das r/Notion-Subreddit hat über 417.000 Mitglieder und ist eine der aktivsten Communities für Produktivitäts-Tools auf Reddit.

Steigern Sie Ihre Produktakzeptanz mit Trupeer’s KI-Handbuch 

2. ClickUp 

Als ClickUp benutzerdefinierte Autopilot-Agenten einführte, veröffentlichte es ein spezielles How-to-Handbuch in seinem Hilfecenter, das die Benutzer Schritt für Schritt durch den Aufbau ihrer eigenen KI-Agenten begleitet. 

Das Handbuch unterteilt den Prozess in Module: Trigger einstellen, Bedingungen hinzufügen, Aktionen wählen, Wissensquellen zuweisen und den Agenten mit Werkzeugen ausstatten.

Was auch in ClickUps How-to-Handbüchern auffällt, ist der strukturierte Fluss: Der Artikel zeigt nicht nur, wie man einen Agenten einrichtet, sondern erklärt auch, warum jeder Schritt wichtig ist (z. B. die Wahl von Wissensquellen stellt sicher, dass Ihr Agent genaue Antworten gibt). 

Visuelle Screenshots der Benutzeroberfläche verstärken die Anweisungen, und Links zu verwandten Dokumenten (z. B. „Was sind ClickUp-Autopilot-Agenten?“) geben den Lesern den nötigen Kontext, falls sie es benötigen.

💡 Pro Tipp: Stellen Sie sicher, dass das How-to-Handbuch auf mehrere Zielgruppen eingeht. Ein Erstleser benötigt FAQs und Grundlagen. Power-User möchten möglicherweise Abkürzungen oder bewährte Praktiken. Balancieren Sie beides, indem Sie erweiterbare Abschnitte, Pro-Tipps oder Links zu fortgeschrittenen Ressourcen einfügen.

Beste Praktiken für die Erstellung von How-to-Handbüchern  

1. Verwenden Sie einen modularen Aufbaufluss 

Das Letzte, was Sie wollen, ist, Ihre Nutzer zu überwältigen. Halten Sie es übersichtlich. 

Gliedern Sie das Handbuch in Phasen. Verwenden Sie Überschriften und Unterüberschriften sowie visuelle Trennungen, um jeden Abschnitt zu unterscheiden. Ziehen Sie in Betracht, Fortschrittsanzeigen (Schritt 2 von 5) hinzuzufügen, um den Nutzern zu zeigen, dass sie vorankommen. 

Der andere Vorteil eines modularen Aufbaus ist, dass er wiederverwendet werden kann. Schritt 2 kann bei Bedarf zu einem Mikrohndbuch oder einer FAQ werden.

Mehr Lesen: Wie man Demovideos in Marketinginhalte umwandelt 

2. Integrieren Sie unterstützende Elemente innerhalb des Handbuchs

Wenn Ihr Leser an bestimmten Stellen auf Schwierigkeiten stößt, verwenden Sie unterstützende Elemente wie Tooltips, Videoclips/GIFs oder inline FAQs, um dem Leser zu helfen, ohne den Fluss zu brechen.

3. Binden Sie das How-to-Handbuch in die Produkt-UI ein

Sie möchten, dass das Handbuch wie eine natürliche Ergänzung des Produkts wirkt. Dies führt auch zu höheren Akzeptanzraten, da die Nutzer über die Funktion während ihrer Arbeit lernen. Zum Beispiel bindet Notion AI-Besprechungsnotizen direkt im Arbeitsbereich mit dem einfachen Kommando „/meet“ ein. 

Bonus: Das gleiche How-to-Handbuch kann im Hilfecenter, in der Inline-Hilfe, im Produkttour und sogar in den Versionshinweisen vorhanden sein. Ein Handbuch, mehrere Berührungspunkte. 

4. Zeigen Sie, warum jeder Schritt wichtig ist

Ohne den Kontext, warum jeder Schritt wichtig ist, können Ihre Nutzer später Fehler machen, wichtige Schritte überspringen oder den Wert hinter dem, was sie tun, nicht erkennen. 

Dies könnte bedeuten, Risiken beim Überspringen eines Schrittes hervorzuheben. „Wenn Sie keine Wissensquelle zuweisen, kann Ihr Agent mit unvollständigen Informationen antworten.“

Oder die Schritte mit geschäftlichem Wert zu verknüpfen. „Diese Einstellung macht Ihre Berichte exportierbar, sodass Sie die Ergebnisse mit Kunden mit einem Klick teilen können.“ 

Damit die Nutzer eine praktische Anwendung sehen, könnten Sie sogar Mikrobeispiele hinzufügen. „Zum Beispiel könnte ein Vertriebsteam diese Einstellung verwenden, um…“, sodass die Leser praktische Anwendungen sehen.

📽️ Trupeer-Einblick: Wenn Sie mit Trupeer aufnehmen, können Sie jeden automatisch generierten Schritt mit einer kurzen Notiz versehen, die erklärt, warum er wichtig ist. Dies stellt sicher, dass Ihr Schulungsmaterial nicht nur das Wie zeigt, sondern auch das Warum lehrt.

Vereinfachen Sie die Erstellung Ihres How-to-Handbuchs mit Trupeer 

Obwohl How-to-Handbücher zahlreiche Vorteile bieten: Unterstützungstickets und Kosten reduzieren, die Produktakzeptanz erhöhen und das Onboarding ohne zusätzliches Personal skalieren, ist die Erstellung und Pflege hartes Arbeiten. 

Trupeer ändert das für Sie. Trupeer bietet Ihnen einen All-in-One-Workflow: Nehmen Sie einmal auf und erhalten Sie ein poliertes, mehrformatiges Handbuch, das in weniger als 30 Minuten bereit zum Veröffentlichen ist. Egal, ob Sie neue Kunden unterstützen, Mitarbeiter schulen oder eine Produktveröffentlichung dokumentieren, Trupeer stellt sicher, dass Ihre Wissensdatenbank mit Ihrem Unternehmen wächst.

Schreiben Sie Ihr erstes How-to-Handbuch kostenlos mit Trupeer 

Häufig gestellte Fragen (FAQs) 

1. Was ist das beste Format für ein How-to-Handbuch?

Das beste Format ist Schritt-für-Schritt, modular und visuell. Brechen Sie die Anweisungen in nummerierte Schritte auf, damit die Leser einer klaren Sequenz folgen können. Kombinieren Sie jeden Schritt mit visuellen Elementen wie Screenshots oder GIFs. Fügen Sie eine kurze Einführung hinzu, die erklärt, warum der Prozess wichtig ist, und einen abschließenden Abschnitt mit FAQs oder einem CTA, damit die Leser wissen, was als Nächstes zu tun ist.

2. Was macht ein effektives How-to-Handbuch aus?

Ein effektives Handbuch listet nicht nur Schritte auf; es beantwortet Fragen, beseitigt Mehrdeutigkeit und hilft Benutzern, eigenständig erfolgreich zu sein. Das heißt:

• In klarer, aktiver Sprache schreiben („Klicken Sie auf Speichern“ vs. „Der Knopf sollte angeklickt werden“)

• Kontext bereitstellen („Tun Sie dies, um zu vermeiden, dass Änderungen verloren gehen“)

• Voraussehen von Problemen mit Tipps zur Fehlersuche

• Das Handbuch sowohl für Erstbenutzer als auch für fortgeschrittene Nutzer zugänglich machen 

3. Wie kann ich die Lesbarkeit meines How-to-Handbuchs und das Lernen verbessern?

Um die Lesbarkeit zu verbessern:

• Verwenden Sie kurze Absätze, weißen Raum und scannbare Überschriften

• Heben Sie Schlüsselbegriffe oder Warnungen mit Fettdruck oder hervorgehobenen Bereichen hervor

• Halten Sie sich an eine Aktion pro Schritt

Um die Behaltensquote zu verbessern:

• Visuelle Hinweise (Pfeile, Hervorhebungen, Beschriftungen) hinzufügen

• Das „Warum“ hinter den Schritten verstärken, damit die Leser die Logik und nicht nur die Klicks merken

• Verfügbare Checklisten oder Vorlagen zum Herunterladen für wiederholte Verwendung bereitstellen

4. Wie generiert Trupeer ein Handbuch aus meiner Bildschirmaufnahme?

Trupeer analysiert Ihre Aufnahme oder das hochgeladene Video, um wichtige Aktionen zu erkennen und die Schritte mit unterstützenden Screenshots zu sequenzieren. Es liefert in wenigen Minuten ein komplettes, strukturiertes Handbuch.

5. Kann ich mit Trupeer kostenlos ein How-to-Handbuch erstellen? 

Ja. Mit Trupeers kostenlosem Tarif können Sie einmal Ihren Bildschirm aufnehmen, und die Plattform erstellt automatisch ein detailliertes, Schritt-für-Schritt-Handbuch mit Screenshots und Textanweisungen. Sie können es dann als PDF, Word oder Markdown exportieren, ohne zu bezahlen, was es einfach macht, auch mit einem alleinstehenden Produktteam eine Wissensdatenbank oder ein Hilfecenter aufzubauen.