一份优秀的项目简报能在项目开始前让所有人站在同一页面——要构建什么、为什么重要、有哪些相关方，以及如何衡量成功。使用 Trupeer，你可以从免费的项目简报模板开始，先用你的 品牌识别 进行定制，再把简报转成一段短视频摘要，让相关方只需 3 分钟就能观看。

项目简报模板是什么？什么时候写？

项目简报是在项目一开始、计划尚未成形之前编写的简短文件。它说明项目要做什么、为什么现在就重要、会影响谁、成功是什么样，以及有哪些限制条件。

它也是人们用来授权开展工作的文件，之后会成为每个人在六个月后争论时的共同参照点。它刻意保持简短，通常一到两页，因为它是在信息最少的时候写出来的。

模板会给你这些部分：背景、目标、范围、交付物、时间线、预算、相关方、成功标准。你会找到的每个版本大体都包含这些内容，而且它们本身并没有问题。

简报的问题几乎从不在于这些部分，而在于这些部分里写了什么。

大多数简报陈述的是解决方案，而不是问题

下面是每个交付团队、机构和工程团队都会对简报提出的同一种抱怨——在每个行业里都用同样的方式表达：我们被告知的是解决方案。

“搭建客户门户。” “创建新的内联网。” “交付一款移动应用。” “重新设计入门流程。” 这些都是要构建的东西，却被当作需求一样抛出来；但实际上，它们只是简报从未写明的某个问题的答案。

这会发生是有一个合理原因的。发起项目的人通常已经思考了好几周，并得出了结论。写出结论会让人觉得清晰，而写出问题则会显得模糊。

代价是：在任何人真正去看之前，最便宜的解决方案就已经被排除了。一旦简报写了“门户”，这个项目就会被当作“门户项目”，而本来只需要花 5% 的钱就能解决 80% 问题的那个选项从未被评估，因为没人被要求去评估任何东西。

一份写明问题的简报会引出答案。一份写明解决方案的简报会引出报价。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）部分

从主导航进入“Templates（模板）”部分。

步骤 2：选择并打开一个模板

点击任意你想要使用的模板以将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，展开模板视图以清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“Edit（编辑）”开始修改所选模板。

在编辑器中，你可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存你的自定义模板

完成所有必要的更改后，点击“Save（保存）”，将更新后的模板存为你的专属模板。

步骤 6：预览并微调模板

当你想查看自定义模板的效果时，打开“Preview（预览）”。

在预览界面中，如有需要，你还可以继续直接进行调整，确保模板呈现得完全符合你的预期。

使用项目简报模板，你可以：

• 写作省时：跳过空白页，直接使用经过验证的简报结构。

• 快速对齐相关方：一页式简报让审批与对齐更快完成。

• 保持品牌一致：使用 Trupeer 的品牌套件应用你的徽标、字体和颜色——非常适合机构与客户的简报。

• 有影响力地进行提案：把简报转成视频摘要——非常适用于 销售赋能 和向相关方进行提案展示。

• 跨项目标准化：对每一项计划都使用相同的简报格式。

• 触达全球团队：一键将简报翻译为 65+ 种语言。

任何项目简报都要做的三个答案测试

两分钟——而且这是唯一值得运行的简报测试。

阅读简报，并说出三个真正不同的内容，能够满足它。

不是三个同一件事的变体，而是三个不同的思路：构建某些东西、改变流程、购买某些东西、移除一步、用不同方式沟通、做得更少。

如果你能说出三个，那么这份简报描述的是一个问题，且项目面前确实存在一个需要做出的真实决策。

如果你只能说出一个，那么简报描述的是一个解决方案。这并不一定就错，因为有时决策确实是基于充分的理由已经做出；在这种情况下，诚实的做法是说明这一点，并把这份文件称为“规格说明（specification）”，而不是“简报（brief）”。不诚实的是：把一个早已定论的结论当作开放问题来呈现，然后又惊讶于没有人提出质疑。

在简报被分发之前，用一个没有参与撰写的人来做这个测试。撰写简报的人总能说出三个，因为他知道自己拒绝了什么。其他人却说不出来，因为简报里并不包含这些内容。

如何写“问题”，而不是写“交付物”

四个习惯，而且没有一个比写解决方案更费时。

先从观察和数字开始。不要写“客户很难核对他们的订单”，而要写“上个月客户联系我们六千七百次，询问他们的订单在哪里”。数字做两件事：证明问题是真实存在的，并衡量一个解决方案值不值得。

说明现在正在发生什么。当前问题是如何被处理的——包括人们发明出来的临时办法。对现状的描述，才能让别人提出更便宜的答案。

把限制条件与需求分开。预算是限制条件。截止日期是限制条件。必须与现有仓储系统集成也是限制条件。“必须有登录”是伪装成限制条件的需求，通常来自某个人对解决方案的脑海想象。

把成功定义为数字的变化，而不是交付物是否存在。比如：在六个月内把这些联系次数减少一半，这是成功标准。上线门户是一个里程碑。

如果你确实已经有了某个解决方案的想法，就把它放在一个清晰标注的章节里，明确写“候选方案”，而不是把它当作简报内容本身。

免费项目简报模板：可直接复制的结构

从这里复制。只需要一到两页，并尽量不要扩展。

页眉。项目名称、发起人、作者、日期、版本，以及正在寻求的决策。

问题。带数字的观察：发生频率、成本是多少。两到三句话。

当前如何处理。当前流程（包括临时办法），以及为什么这还不够好。

为什么现在。是什么变化让这件事值得在本季度做，而不是等到明年。

谁会受到影响。涉及的人员或客户，以及大致有多少人。

成功标准。哪个数字会变化、变化多少、在何时之前。用一到两个结果来表达。

限制条件。预算、截止日期、无法更改的系统、监管或合同义务、不可用的人。所有真正固定的内容都写清楚，且不要把任何“偏好”当作限制条件。

不在范围内。本项目不会解决什么问题，并且要具体到足以引发争议。

候选方案（如有）。已经考虑过的解决方案要清晰标注为“候选方案”，而不是当作简报本身；并说明每个方案为何会出现在列表中。

寻求的决策与由谁做出。你要争取的是什么，以及谁在授权。

从这里复制。如果简报超过两页，通常的原因是背景信息被写进来了，而背景信息属于附录——没人会读，但这样也没问题。

那家为“没人注册”的门户建了项目的零售商

Ashfold Group 是一家专业零售商，约有九十家门店，并拥有规模可观的线上业务。

简报只有两页，写得很好，也顺利通过审批。简报写的是：搭建一个客户自助门户，让客户登录后查看订单状态、下载发票并提交咨询。预算三十万四千英镑。周期九个月。

项目按时交付，且接近预算，实际为三十七万一千英镑。

上线六个月后，注册账户有三千一百个，而活跃客户大约四万六千人，因此不到 7%。联系服务中心的联系量没有变化。

上线后的复盘问了一个简单问题：这个项目是为了要解决什么问题而建的？没人能在简报里指出来，因为简报描述的是一个解决方案。

于是有人去找问题。服务中心每月大约处理一万一千次联系。抽样五百份后发现，其中 61% 属于“我的订单在哪里”的某种版本，也就是每月大约六千七百次联系。

在这些客户中，84% 已经收到过包含追踪链接的发货邮件。要么他们没注意到，要么他们在链接于 14 天后过期之后又回头查看了。

因此，主要问题并不是客户没有办法查询，而是他们已经拥有的方式并不能奏效。

三个更便宜的方案从未被评估，因为简报里没有邀请任何方案：延长追踪链接的有效期；在交付前按计划重新发送链接；把订单状态加入到原本就存在的账户区域（事后估算约为一万八千英镑）。

这个门户确实是一个对真实问题的合法解决方案。它不是最大的那个问题，而且它需要注册——93% 的客户从未注册。

后续项目的简报写法不同。客户每月联系我们六千七百次，询问他们的订单在哪里。其中 84% 已经收到了追踪链接。要求在六个月内把这些联系次数减少一半。限制条件：不能更改承运商集成，预算十五万英镑，并且必须在不要求客户注册的情况下可用。

三个团队提出了三个真正不同的答案。最终选择的方案成本为六万二千英镑，并在五个月内把联系次数降低了 58%。

两份简报之间的差异在于：第二份简报可以用三种方式回答。第一份简报只能用一种方式回答，而那种方式早已被选定。

每份项目简报都需要的关键要素

承担最大权重的两行是当前状态和限制条件，而且它们通常都写得很薄。当前状态让人能够提出“便宜的答案”。限制条件——诚实地与偏好分开——才是防止简报在不经意间变成规格说明（specification）的关键。

如何用五个步骤写出一份项目简报

一。用数字写出问题。如果你拿不到数字，就花一个下午去找一个。没有数字的简报，本质上是偏好。

二。描述当前状态，包括人们今天是如何绕开它在工作。

三。把成功定义为该数字的变化，并给出日期。

四。列出限制条件，并逐一提出挑战。对每一项都问：是谁做了这个决定？如果它发生变化会怎样？大约三分之一通常是可以变的；每一个能变的限制条件都会扩大可能答案的范围。

五。用不写它的人来做“三个答案测试”。如果测试失败，要么把简报打开重新讨论，要么诚实地给文件重新命名。

然后把它分发出去，并期待你收到的答案里至少包含一个你之前没想到的。如果没有任何一个让你意外，那么这份简报大概率就是规格说明。

限制条件，以及它们如何被“伪装”成需求

这是大多数简报悄悄变成规格说明的地方，而且这种变化往往发生在没有人刻意为之的情况下。

真正的限制条件是项目控制范围之外的东西。预算就是预算。监管要求的截止日期是固定的。仓储系统今年不会被替换。团队有四个人。

把偏好包装成限制条件听起来几乎一模一样。必须是一款移动应用。需要一个仪表盘。用户应该有登录。每一条都只是某个人对答案的脑海想象；一旦被写进限制条件章节，就会被下游的所有人当作不可移动的事实。

测试方法是：对每一项都问清楚是谁决定的，以及如果它发生变化会怎样。真正的限制条件有一个项目之外的负责人，并且一旦被违反会带来后果。偏好则没有这些；通常如果你直接问起，写它的人会很爽快地把它丢掉。

在简报被分发之前先进行那样的对话。它只需要二十分钟，而且经常是整个项目里价值最高的二十分钟，因为每移除一个限制条件，就会多出一个可能的答案。

项目简报、商业案例还是项目计划？

项目开始时依次会有三份文件，各自承担不同的工作。

简报（brief）说明问题、限制条件和成功标准。它是最先写的，篇幅简短，并且用于授权开展调查或交付。

商业案例（business case）用于证明这笔支出的合理性。它包含带成本与收益的选项，并由财务职能或投资委员会审批。简报如果变得很长、并充满数字，通常就是一份披着错误名字的商业案例。

项目计划（project plan）用于说明所选方案将如何交付：范围、进度、资源、依赖关系和风险。我们的 IT 项目计划模板 覆盖这一层内容。

顺序很重要：简报、然后是选项、再是商业案例、最后是计划。更常见但没人愿意承认的是：在简报之前写计划，意味着在问题被陈述之前，方案就已经被选定了。

一旦计划存在，简报就应该被明确地“取代”，而不是继续作为第二份已达成一致范围的来源留在文件里。两份文件都声称拥有权威，这就是范围争议变得无法解决的原因。

项目简报的变体：创意、设计、软件与建筑施工

结构在不同类型中保持一致，重点会发生变化。

创意与营销简报需要受众和信息，并且它们最容易出现“把解决方案写进简报”的问题，因为客户往往带着自己脑海中的格式来。这里的问题通常不是你想要制作的某个东西，而是你想改变的一种行为。

设计简报需要用户、使用场景，以及现有系统的限制条件。这个类别里几乎每一份简报都能从“三个答案测试”中受益，因为一份指定了布局的设计简报已经把设计本身移除了。

软件项目简报最需要的是问题和当前的临时办法，而不是功能点；它们应该完全避开功能。一旦功能进入范围，你写的就会变成需求文档，而我们的 精简 PRD 模板 覆盖的正是这一类内容。

建筑施工与设计简报会包含真正的限制条件：场地、规划、监管、预算。这里的限制条件章节是实质内容，而不是风险。

采购比重较高的项目需要简报把“要买什么”作为结果来说明，而不是作为规格说明来写，因为规格成熟度的决策会在后面进行，而我们的 采购管理计划模板 覆盖了这一点。

我能用 Word 或 Excel 获取项目简报模板吗？

Word 或 Google Docs。简报是段落文本，它是一到两页，并且在审批前会被评论。里面没有任何东西是为了电子表格而准备的。

只有当你要运行很多项目、并希望有一个登记表时，Excel 才值得使用：项目、发起人、问题（同一行）、成功标准、预算限制、状态以及审批日期。这个登记表确实很有用，因为它能帮助你发现那些原本看不见的模式——例如：你的很多项目里，成功标准被表达成交付物而不是数字。

PDF 用于已批准版本，在签署确认时导出。因为简报是后续争议的参照点，所以用日期把已批准版本“冻结”下来在这里比大多数文档更重要。

PowerPoint 不是一个好的承载容器。把简报做成幻灯片的形式，往往会丢掉问题陈述，却保留解决方案——原因与本页反复提到的一样。

如何展示问题，而不是只描述它

一份优秀简报最难的部分，是让那些没有亲身经历过问题的人也能感受到问题的真实存在。数字能帮上忙，但一段文字通常很难。

几乎没人用的廉价替代方案是：记录问题正在发生。

两分钟：让服务代理处理一次“我的订单在哪里”的来电，或让某个人用三个浏览器标签页和一个电子表格来绕开一个坏掉的步骤。它传达的信息比一页描述更多，而且很难反驳。把它附在简报里。

Trupeer AI 让这件事变得很简单：屏幕录制既会变成视频，也会生成当前流程的文字化演练，这正是简报“当前状态”章节所需要的内容。它还能让交付团队在决定采用哪种方案时有一个可回看的依据，而不是在几个月后只能依赖简报的措辞。

录下来。做成品牌风格。翻译它。用 Trupeer 来呈现。

同一段录制内容在之后也很有用：当你衡量项目是否真的有效时，它可以作为“上线前状态”。这些素材会以一致的品牌风格保存在你的 知识库 中，而设置说明在 文档模板设置指南 里。

常见问题

Word 里有免费的项目简报模板吗？

上面的结构可以直接粘贴到 Word 或 Google Docs 中。没有门槛下载，也没有表单。你需要先写的两个部分是：带数字的问题，以及限制条件。因为其他内容都由这两部分推导出来，而且这两部分也是模板处理得最弱的地方。

Excel 里有免费的项目简报模板吗？

Excel 适合用来管理一组项目组合中的简报登记表，而不是单个项目简报。列包括：项目、发起人、问题（同一行）、成功标准、预算限制、状态以及审批日期。扫描这个登记表里成功标准以交付物形式表达的条目，是快速找出哪些项目没有可衡量结果的方法。

我在哪里能找到 PDF 格式的项目简报示例？

公开发布的示例很好找，包括来自公共部门机构和健康组织的材料，而且按章节顺序阅读它们也很值得。要批判性地阅读，因为大量公开简报其实是“解决方案简报”；不加思考地阅读只会强化你会养成的习惯——这页内容讲的正是这个习惯。

项目简报应该写多长？

一到两页。更长的简报通常是在携带本应放在附录里的背景信息，或者它已经吸收了商业案例。如果简报不能让发起人在五分钟内读完，它就会被快速浏览，而被快速浏览的第一部分通常就是问题陈述。

谁应该撰写项目简报？

发起人，或负责该问题的负责人；并且在分发之前，需要让交付方的某个人先阅读。第二位读者能发现“把解决方案写进简报”的问题，因为否则他会在接下来的九个月里，亲手把错误答案做出来。

项目简报和创意简报有什么区别？

主要区别在领域而不是结构。创意简报会增加受众、信息、语气和渠道，通常由客户为机构撰写。两者都会以同样的方式受到“解决方案简报化”的影响，而且“三个答案测试”同样适用于两者，无需修改。

项目简报应该在什么时候签字确认？

在任何规划或估算开始之前，尤其是在任何人尚未承诺某种方案之前。方案被选定之后再签字确认简报只是形式主义；当后续发生范围争议时，它也帮不上忙，因为大家会记住的是方案，而不是这份文件。

项目计划存在之后，简报会怎样？

它应该被明确地取代并标注为如此，且让计划成为唯一的已达成一致范围来源。把简报继续保留为第二份权威依据，会导致范围争议无法解决，因为双方都可以引用某份文件。保留简报作为记录，说明当时要解决的是什么问题——这在项目收尾时确实很有用。