Workday 培训指南：如何高效引导和赋能员工上手

Workday 的上线在六个月后，采用率通常只有 40-50%。下面介绍如何构建真正能推动这些数字提升的培训，以及哪些工具支持每个阶段。

为什么 Workday 培训很难

Workday 看似简单，实则复杂。界面看起来很干净，但背后却是数百个业务流程、特定角色任务和因组织而异的自定义配置。员工失败并不是因为 Workday 不可用，而是因为通用培训（Workday Community 视频、课堂课程）与他们实际使用的具体组织不匹配。Workday 的采用问题几乎总是源于培训与公司真实配置不一致。

把 Workday 培训做对的团队，会将针对角色的 演示视频 与组织真实工作流的可搜索 文档 结合起来，并在高风险事务中使用应用内引导。课堂培训变成辅助，而不是主角。这种定制化方法确保员工获得与日常任务相关、可执行的洞察，从而有效提升他们的能力和信心。

Workday 培训的 6 个优先项

1. 管理者自助服务

管理者需要能够独立完成审批、组织变更和薪酬操作等核心任务。当管理者无法在不依赖 HR 的情况下执行这些任务时，就会成为组织的瓶颈。有效的培训应让管理者能够独立完成这些任务，减少延迟并提高效率。一个典型的培训模块可能包含 3-5 个视频教程，每个教程聚焦一个具体的自助任务，完成时间控制在 30 分钟以内。

2. 员工自助服务

请假申请、福利管理和个人信息更新等任务应当对员工来说简单明了。目标是让员工在 90 秒内完成这些操作，尽量减少挫败感和错误。培训应包括交互式指南和简短的视频演示，员工可随时访问，确保他们能够轻松处理自助服务功能。

3. HR 业务伙伴工作流

HR 业务伙伴负责招聘、离职和岗位管理等关键工作流。这些环节中的错误可能引发连锁问题，影响薪资和合规。培训必须深入且全面，通常需要详细的 SOP 和角色扮演场景来模拟真实情况。这些课程应持续数周，并配合定期评估，以确保掌握复杂流程。

4. 财务与采购

对于使用 Workday Financial Management 的组织，财务工作流需要专门覆盖。培训应聚焦费用审批、采购申请和预算调拨等任务，这些对于维护财务完整性至关重要。电子学习模块与实操工作坊相结合，可以提供所需的深度，确保财务团队能够自信而精准地使用 Workday。

5. 招聘

Workday Recruiting 相当复杂，自带一套独特挑战。招聘培训需要专门内容来处理候选人管理、职位发布和面试安排等细节。一个结构化的培训项目，结合视频教程、交互式模拟和同伴互学，有助于招聘人员掌握系统并提升招聘效率。

6. 报表与仪表盘

报表的创建与解读往往是培训中投入不足的领域。管理者和 HR 专业人士需要熟练生成能够为运营提供有价值洞察的报表。培训应包含详细的报表创建和分析指南，并通过实践练习鼓励用户探索不同的数据可视化技术。这一重点可以改变组织使用数据的方式，推动更好的决策。

功能对比：Workday 培训工具

工具拆解

1. Trupeer

Trupeer 作为一款用于创建定制培训内容的多功能工具，表现突出。通过录制任何 Workday 界面，即使包含自定义配置，Trupeer 也能生成精美的演示视频、书面 SOP 和可搜索文档。这使 HR 管理员能够在一天内产出一周量的角色专属内容。Trupeer 的高效率意味着内容可以快速更新，以跟上 Workday 的发布节奏，确保培训材料始终保持最新。

优点： 内容创建速度快，支持自定义配置，按用户 定价。

缺点： 不是实时工具提示工具；可与 WalkMe 或 Whatfix 搭配用于强制提示。

2. Workday Learning

作为原生 LMS，Workday Learning 在合规跟踪和认证管理方面表现出色。不过，它的内容创建能力有限。它最适合用于跟踪，因为与 Workday 的集成带来顺畅体验。组织通常会配合更强大的创作工具，以创建更具吸引力的培训内容。

优点： 原生 Workday 集成。

缺点： 创作界面陈旧；更适合跟踪，不适合创建。

3. WalkMe

WalkMe 为 Workday 提供了最深入的应用内引导，包括工具提示、演示流程和校验强制。虽然其完整功能价格不菲，但所提供的引导深度可以显著提升用户采用率和熟练度，对于需求复杂的大型企业来说是一项有价值的投资。

优点： 深度高，成熟度高。

缺点： 成本高，服务依赖重。

4. Whatfix

Whatfix 以比 WalkMe 更实惠的成本提供强大的 Workday 覆盖。其产品包括视频和内容工具，是希望在不产生高额费用的情况下改进培训项目的组织的全面解决方案。实施周期为 1-3 个月，在此期间组织可以根据自身需求定制平台。

优点： 定价合理，包含内容工具。

缺点： 实施需要 1-3 个月。

5. Apty

Apty 提供具有成本效益的数字采用平台，并具备不错的 Workday 覆盖能力。它面向希望获得负担得起且仍能提供必要应用内引导的企业。虽然其合作伙伴网络相比其他工具更小，但对于重视价值和功能的组织来说，Apty 仍是一个可行选择。

优点： 定价合理，适合企业使用。

缺点： 合作伙伴网络较小。

6. Workday Community

Workday Community 提供来自 Workday 的通用视频和文档。虽然它对基础咨询很有帮助，但在提供组织特定培训方面远远不够。公司应将其作为辅助资源，与更定制化的培训材料一起使用。

深入分析：让 Workday 培训真正奏效的原因

让培训匹配你的配置

不同 Workday 组织的配置差异极大。每家公司都有独特的流程、自定义字段、审批链和集成，使其 Workday 设置与众不同。通用培训是为标准 Workday 设置设计的，而不是为你的特定配置设计的。两者之间的差距正是采用率经常失败的地方。成功的团队会录制自己的真实配置并产出角色专属内容，相比依赖通用材料的团队，采用率可提高 30-50%。

实际做法是：为每个业务流程工作流创建 3-7 分钟的视频，并配套书面 SOP。这些资源按角色和任务组织，而不是按 Workday 模块组织，这让员工更容易找到相关培训。将这些内容存放在可搜索的库中，并可从 Workday 内访问，组织就能在不压垮培训资源的情况下，将这种方法扩展到数千名员工。

先赋能管理者，再面向员工推广

管理者对成功采用至关重要。如果 HRBP 和直属经理对 Workday 没有信心，他们的团队也不会有。一个被验证有效的策略是：先培训 HRBP，比管理者提前两周；再培训管理者，比员工提前两周。这种错峰推进确保每一组都能学得足够深入，从而指导下一组。跳过这一顺序的仓促上线，往往会导致数月的混乱和更多 HR 支持来电，削弱 Workday 承诺带来的效率提升。

随发布周期刷新内容

Workday 每年发布两次更新，这可能会改变界面、调整工作流并引入新功能。超过六个月的培训材料很可能已经过时。有效的培训项目应将内容刷新与 Workday 的发布周期对齐，确保更新不仅包含代码变更，也包含培训内容更新。像 Trupeer 这样能够快速从屏幕录制生成内容的工具，对于让培训保持最新且相关至关重要。

Workday 培训团队常遇到的挑战

课堂培训占主导。 传统的半天课程常常让员工感到不堪重负、缺乏参与感。为了提升留存率，应转向员工可按需访问的异步视频教程和 SOP。

缺少面向管理者的专属内容。 当管理者接受与员工相同的通用培训时，无法满足他们的特定需求。应开发专门的管理者学习路径，让他们具备有效领导团队所需的技能。

报表构建被忽视。 许多组织在培训中忽略了报表构建，导致管理者只能退回到使用电子表格。应整合报表构建教程，教管理者如何使用 Workday 的报表工具获得更好的洞察。

移动端体验未培训。 随着越来越多员工依赖 Workday 的移动应用，培训却常常默认桌面端体验。应明确覆盖移动端工作流，以适应不同用户偏好并提升采用率。

自定义业务流程未记录。 你们组织的自定义业务流程不会包含在通用的 Workday Community 资源中。应将这些特定流程记录并培训，以确保员工能够准确、高效地执行。

Workday 培训必备功能

• 组织专属内容，与你的 Workday 配置一致：量身定制的培训更贴合你组织的独特设置，可提升相关性和采用率。

• 基于角色的学习路径（管理者、HRBP、员工、招聘人员）：定制路径确保每个角色都获得相关培训，提升熟练度和信心。

• 视频 + SOP，覆盖每个关键工作流：将可视化和书面说明结合起来，可适配不同学习风格并强化理解。

• 可搜索的知识库，可从 Workday 内访问：集中式资源中心让员工能快速找到所需培训，减少停工时间。

• 发布周期刷新 能力：让培训材料与 Workday 的半年一次更新保持同步，确保准确性和相关性。

• 应用内引导，用于高风险事务：在关键任务中提供实时帮助，可防止错误并提升用户信心。

• 移动端覆盖，如果员工使用 Workday Mobile：覆盖移动工作流可确保跨设备一致的培训体验。

• LMS 集成（Workday Learning 或外部系统）：与学习管理系统顺畅集成，有助于跟踪和管理培训进度。

使用场景与人物画像

全球 HR 上线：Yasmin，人事运营副总裁，22,000 人消费品公司

Yasmin 牵头推动了覆盖 14 个国家的 Workday HCM 上线，这是一项需要精细协调的任务。她使用 Trupeer 生成了 6 种语言的角色专属视频内容，使培训对多元化员工群体更具包容性和可访问性。她还在 15 个关键事务上部署了 Whatfix，例如招聘、离职和薪酬操作，确保员工能自信地处理这些流程。Yasmin 的战略性培训上线采用了先培训 HRBP 和管理者、再面向员工推广的顺序，结果在六个月内自助服务采用率达到 76%，相比此前 HRIS 上线的 43% 有显著提升。

管理者自助服务：Clarissa，HRIS 总监，5,000 人金融科技公司

Clarissa 面临一个常见挑战：由于不了解 Workday 的自助服务能力，管理者过度依赖 HRBP 处理审批。为了解决这一问题，她建立了一个面向管理者的 SOP 库，覆盖 12 个常见操作。通过在 Workday 公告中嵌入视频，Clarissa 让管理者更容易获取所需的培训资源。结果，两个季度内管理者自助服务率提高了 58%，让 HRBP 能将精力转向更具战略性的工作。

财务上线：Karim，财务系统总监，3,500 人服务公司

Karim 负责实施 Workday Financial Management，这是公司财务运营中的关键项目。他没有依赖通用的 Workday 视频，而是创建了针对公司科目表和审批链定制的内容。这种方法确保财务团队接受到与其特定工作流相关的培训。在 90 天内，财务团队的采用率达到 85%，证明了定制培训的有效性。若想了解更广阔的视角，请查看我们的 变更管理指南，其中提供了有关成功软件上线的更多洞察。

最佳实践

配置专属内容优于通用内容。 将培训定制为与你组织独特的 Workday 配置相匹配，能增强相关性并提升采用率。通过聚焦你特定的工作流和流程，员工可以更直接地将培训材料与工作联系起来，从而更好地记忆和应用。

先培训管理者，再培训员工。 优先培训管理者可确保他们具备指导团队所需的信心和知识。这种结构化方法会产生层层传递效应，使管理者能够支持团队，从而让上线更顺畅、瓶颈更少。

每次 Workday 发布后都要刷新内容。 随着 Workday 每半年一次的更新保持培训材料最新至关重要。定期刷新可确保员工始终学习最准确、最新的信息，避免因过时培训而产生的混乱和错误。

明确覆盖移动端工作流。 随着越来越多员工在移动设备上使用 Workday，加入移动端专属培训尤为重要。通过覆盖移动工作流的细微差别，可确保各平台上一致的用户体验，从而提升整体参与度和满意度。

构建报表培训。 管理者需要理解如何在 Workday 中创建和解读报表，以便做出明智决策。提供专门的报表构建培训，不仅能提升他们的分析能力，也能帮助他们有效利用数据，推动更好的业务结果。

让培训可在 Workday 内搜索。 在 Workday 中集成一个可搜索的培训库，可让员工快速、轻松地访问资源。这种便利性减少了停工时间并提高了生产力，因为用户无需中断工作流就能找到所需答案。

常见问题

Workday Community 足够吗？

对于通用参考，Workday Community 可以作为一个有用的起点。不过，对于你组织的特定配置和工作流，它往往不够用。Workday Community 资源的通用性质意味着它无法解决你设置中的独特之处，而这些恰恰是有效培训和采用的关键。为弥补这一差距，可以考虑将 Workday Community 资源与体现你组织具体需求的定制培训材料配合使用。

我需要 Workday Learning 吗？

Workday Learning 通常包含合规跟踪功能，并且在监控认证和培训进度方面很有价值。不过，在内容创建方面，Workday Learning 的能力有限。大多数组织会发现，他们需要再配合一个更强大的创作工具来创建引人入胜且有效的培训内容。将 Workday Learning 与其他工具结合，你就能获得一个同时覆盖跟踪和内容创建需求的完整培训方案。

最便宜的 Workday 培训方式是什么？

一种成本效益较高的 Workday 培训方式，是使用像 Trupeer 这样的工具构建视频和 SOP 库。这种方法让你能够创建针对组织特定工作流的定制培训内容，而无需承担高成本。虽然数字采用平台（DAP）层会增加费用，但对于需要实时引导的高风险工作流来说，它很有价值。通过聚焦培训的关键部分，并有选择地投资额外工具，你可以在尽量降低成本的同时实现价值最大化。

Workday 培训应该持续多久？

对于大多数员工来说，Workday 培训应简洁且聚焦，通常不超过 4 小时的异步学习。这一时长可以让员工掌握必要技能，而不会让他们感到负担过重。对于 HRBP 和管理者，培训可能需要更长，因为他们的角色通常涉及更复杂的工作流和职责。通过根据每个角色的需求定制培训时长，你可以确保所有员工都获得合适程度的指导。

培训应该在上线前还是上线后进行？

理想情况下，培训应在上线日前进行，并通过沙箱练习来强化学习。上线前培训让员工熟悉系统并在受控环境中练习使用，从而最大限度减少正式上线时的干扰。上线后培训应侧重于巩固和解决上线后识别出的任何差距。通过有策略地安排培训日程，你可以确保员工在 Workday 上线时已做好准备并充满信心。

结语

当 Workday 培训与你的具体配置相匹配、先于员工推广前完成管理者赋能，并在每次发布时刷新内容时，培训就会成功。工具栈的重要性不如内容方法本身。那些投资于角色专属内容库的企业，会看到足以证明 Workday 投资合理的采用数据；而那些没有这样做的企业，只是交付了 Workday，却把它称作培训。通过聚焦定制化、角色专属培训并保持材料最新，你可以实现更高的采用率，并最大化 Workday 投资价值。