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杰克认为软件实施已经处理好了。选择了工具，启动完成，时间表锁定。轻松的胜利。🤷 到第二周，运营团队仍然依赖于旧平台，没有人接触培训中心，每次会议都变成了故障排除会议。
欢迎来到软件推广的现实。软件实施与工具的关系不大，更多的是与人们如何使用它有关。忽视人性，即使是最好的平台也会失效。
本指南列出了帮助您推出新软件而不失去动力、清晰度或团队信任的八个实用步骤。🤝
第1步：定义目标和成功指标
大多数组织在规划软件实施时犯了同样的关键错误：他们关注软件可以做什么，而不是它需要达成的目标。这种倒退的方法解释了为什么那么多昂贵的工具在几个月的平淡接受后最终被放弃。
从结果开始
确定您希望实现的特定业务结果。“提高生产力”等通用目标是行不通的。您必须定义具体、可衡量的目标：
将客户支持工单从每月500减少到300
将入职时间从14天减少到5天
提高销售 转化率从15%提升至22%
这些具体指标成为您在整个软件实施过程中的北极星。它们帮助您在功能、培训和发展 优先事项以及资源分配方面做出决策。更重要的是，它们为您的团队提供了可以努力并庆祝达成的具体目标。
💡 专业提示：以共享格式记录这些目标，以便利益相关者在实施计划中随时参考。隐藏在被遗忘文件夹中的目标无法推动结果。
跟踪重要事项
您的成功指标应涵盖三个关乎长期采用成功的关键领域：
用户采用指标 通过 登录率、功能利用率 和 熟练度时间 测量人们多快接受新软件
商业影响指标 显示技术是否通过 收入增长、成本节约 或 客户满意度 提高带来了承诺的价值
运营指标 跟踪效率提升，如 减少支持工单、缩短培训时间 和 用户错误减少
第2步：建立您的实施团队
软件实施不是一个人的任务。您需要懂得技术的人，了解业务流程的人，以及可以弥合两者之间差距的人。
谁应该参与
您的梦想团队需要三种类型的人：
技术专家 处理细节。您的IT团队了解您的基础设施、安全要求和集成挑战。他们会告诉您，您的好主意是否能在您的环境中运行
最终用户 是每天在这个软件中生活的人。选择每个部门的代表，他们不会害怕就问题发声。这些人会发现技术专家遗漏的可用性问题
变更管理者 平滑软件采用的人性面。他们制定沟通计划，解决阻力，帮助人们接受新的工作方式。不要低估这个角色；当人们拒绝使用时，优秀的软件也会失败
跨功能合作的重要性
每个小组说不同的语言。IT谈论API和服务器容量。用户谈论他们的日常工作流程和痛点。变更管理者则谈论采纳曲线和沟通策略。您作为实施领导者的任务是翻译这些小组之间的内容。当IT说“系统可以处理1000个并发用户”时，帮助他们理解，这对销售团队在繁忙季节意味着什么。当用户说“这需要太多点击”时，帮助IT理解效率的影响。
定期的跨功能会议可以防止意外情况。安排每周的检查会议，让每个小组分享更新、关注点和障碍。这创造了问责制，并早期发现问题。例如，如果您正在与东欧的一家软件开发公司合作，该公司讲着不同的语言，请确保他们也参与这些同步会议，以保持与技术和业务需求的对齐。
第3步：创建实施计划
一个好的计划可以将复杂的项目转化为可管理的块。您的实施计划应像食谱一样，任何团队成员都可以遵循。
建立现实的里程碑和时间表
将您的实施分为有价值的阶段。第1阶段可能专注于为核心用户提供基本功能，第2阶段添加高级功能，第3阶段包括优选的集成。
每个里程碑应回答三个问题：
什么具体功能将准备就绪？
哪些用户可以开始受益？
我们将如何在这个阶段衡量成功？
💡 专业提示：将缓冲时间添加到您的时间表中。软件实施总是比预期的时间更长，因为您会发现您不知道的需求。一个好的经验法则：将初步估计的时间增加25%以应对意外复杂性。
创建全面的培训内容和文档
您的培训材料需要根据不同的人群调整。一些人最佳学习方式为视频，另一些人则喜欢书面说明，还有一些人希望通过实践课程来学习。
为不同的受众规划不同类型的内容：
仅需基本知识的经验用户的快速参考指南
复杂工作流程的详细视频演示
动手学习者的互动教程
针对常见困惑点的FAQ文档
现代人工智能工具可以显著加快您的规划过程。您可以生成初步项目时间表、创建培训大纲，甚至起草用户文档。这些工具不会取代人的判断，但它们会为您提供坚实的起点，而不只是空白页面。
🎥 Trupeer洞察： 将每个内部软件教程转化为培训资源，而无需额外的工作。使用Trupeer，您只需进行屏幕录制，人工智能会处理其余部分，将其转化为详细、易于理解的文档，这样您就不会被困在数周的指南构建中。
第4步：准备您的基础设施
您崭新的软件需要坚实的基础来运行。基础设施准备常常因为不如探索功能那般令人兴奋而被匆忙进行，但跳过此步骤会导致性能问题和用户沮丧。
硬件和系统要求
检查您的软件技术要求与当前基础设施的对比。如果您正在实施协作软件，您的网络是否有足够的带宽进行视频通话？您的计算机是否有足够的处理能力来运行资源密集型应用程序？
🚨 事实提醒：许多公司在实施过程中使用并行运行——让旧系统和新系统并行运行，以便在完全切换前发现问题。
集成规划和权限设置
大多数软件并不是孤立存在的。您的新客户关系管理系统需要与您的电子邮件系统、会计软件，甚至可能与您的网站进行对话。尽早绘制这些集成点并彻底测试它们。
权限设置需要仔细考虑。您希望人们能够访问他们所需的内容，而不打开安全漏洞。创建匹配您组织结构的用户角色，然后测试它们以确保这些权限在实践中是有意义的。
测试环境设置
建立一个沙盒环境，与您的生产设置相似。这为您提供了一个安全的地方来进行实验、培训用户，并解决问题，而不会影响您的在线系统。
您的测试环境应包含真实数据（如有必要，进行匿名处理），以便您可以发现只有在实际使用模式下才能浮现的问题。干净、完美的测试数据很少能揭示日常操作的混乱现实。
第5步：培训您的团队
培训是软件实施的成败关键。您可以拥有世界上最强大的软件，但如果人们不知道如何有效使用它，您仅仅制造了一个昂贵的压纸器。
问题不在于人们不想学习，而是大多数培训项目都是无聊的、无关的或压倒性的。冗长的PDF手册积满数字灰尘。通用的培训视频并没有解决您特定的工作流程。一刀切的方法忽略了不同角色需要不同信息这一事实。
视频演示胜过冗长的文档
人们通过观看而非阅读来更快学习，尤其是在软件培训时。
良好的培训视频专注于您的团队每天面临的实际场景。与其逐一解释每个功能，不如全面演示从头到尾的完整工作流程，让人们了解不仅仅是点击什么，而是为什么要这样点击。为了使其更加丰富和有用，您可以在录屏时附上声音，捕捉到处理过程的视觉效果，同时解释每个步骤。
Trupeer会自动将屏幕录制转换为精美的培训材料。您可以录制自己演示流程，然后人工智能生成专业的旁白，聚焦重要步骤并添加可访性字幕。
例如，如果您正在实施新的项目管理工具，请录制自己创建项目、分配任务、设置截止日期和生成报告的过程。Trupeer将自动突出鼠标点击，在填写表单时放大，并在步骤之间创建平滑过渡。
AI旁白功能意味着您不需要录制设备或旁白技能。只需录制您的屏幕，Trupeer就能创建清晰、专业的音频，引导观看者了解每个步骤。
💡 专业提示：为不同的用户角色录制单独的视频。您的销售团队需要了解与您的会计团队不同的功能，针对角色的培训感觉更加相关和可操作。
第6步：进行试点推广
试点项目让您在真实世界中测试您的实施计划，而不会将一切都押在未经测试的假设上。
选择合适的试点小组
您的试点用户应该代表更广泛的用户基础，但也要愿意应对偶尔的故障。寻找在各自部门中有影响力但也有足够耐心提供建设性反馈的人。
避免仅选择您最懂技术的用户——他们可能会错过普通用户会遇到的可用性问题。同样，不要只选择那些抵制变更的人，否则您将获得过于消极的反馈，未能反映出典型的采用挑战。
收集反馈并快速迭代
创建结构化的反馈渠道，以便收集具体、可行的信息。泛泛而谈的调查，如“您的体验如何？”往往引发泛泛的回答，这并不能帮助您改进。
相反，提出针对性的问题：
哪些任务耗时比预期长，为什么？
您需要的哪些信息没有很好可用？
您在哪里遇到了障碍或困惑？
您创造了哪些解决方法？
💡 专业提示：当试点用户遇到问题时，请让他们使用Trupeer的AI屏幕录制器记录屏幕并解释问题。这比书面bug报告或电话描述提供了更丰富的信息。然后，您可以使用这些录制来创建有针对性的帮助内容。如果有三个人在同一个工作流程中挣扎，那就是您需要改善培训或流程界面改进的信号。
第7步：全面推广和沟通
您的试点运行良好，您已修复主要问题，现在您准备进行重大揭示。全面推广的关键在于势头、沟通，确保没人被落下。
面向更广泛受众的启动策略
分阶段推出，而不是一次性让所有人都转变过来。这给您带来可管理的支持规模，并让您在各组之间优化流程。
考虑将推广波次分组：
首先从参与试点项目的部门开始
转向工作流程相似的部门
最后是具有最复杂需求的团队
每一波都应感觉像一次庆祝，而不是干扰。人们在关注同事的反应，因此确保早期采用者有积极的体验可以分享。
🚨 事实提醒：历史上最昂贵的软件实施失败经常被归因于美国空军的远征战斗支持系统项目。该项目在耗资超过10亿美元后被放弃。
内部沟通和公告
您的沟通策略需要通过多种渠道到达人们，并回答他们所问的问题。解释变化的内容、原因及其对他们的好处。
为不同受众创建不同的信息。高管想知道投资回报率和战略益处。最终用户想知道这对他们的日常工作有什么影响，以及何时需要开始使用新系统。
提供按需培训资源
人们以不同的节奏学习，并在不同的时间需要复习。创建一个人们可以在需要时访问的培训资源库。
您的资源库应包括快速入门指南、复杂流程的详细工作流程视频、常见问题的故障排除用户指南以及高级功能的功能发现内容。
使用Trupeer，您可以从实际软件设置的屏幕录制创建整个资源库。录制一次，然后将内容重新用于不同格式，以满足不同学习风格的需求。
🚨 事实提醒：1990年代末的Y2K软件更新是有史以来最大的全球实施项目之一，涉及全球数百万个系统。
第8步：监测、支持和迭代
实施并不在每个人首次登录时结束。最成功的软件采用包括持续监测、支持以及基于真实使用模式的持续改进。
建立反馈循环和支持系统
创建多种方式，让人们获取帮助和共享反馈。有些人更喜欢自助服务的选项，另一些人希望与人交流，还有些人在您主动请求他们的意见时才会联系。
您的支持生态系统可能包括：
自助帮助文档和视频库
定期办公时间，让人们可以提出问题
在战略间隔内发送反馈调查
使用分析，揭示采用模式和痛点
Trupeer的分析使这变得更容易。您可以查看人们在视频上停留了多长时间，参与度何时下降，以及哪些部分产生了最多反应。该数据有助于您改进内容、填补空白，并在有人联系您之前提供帮助。
Hedrick Gardner，一家律师事务所，成功将200多名员工跨越5个地点从传统系统迁移到现代云应用，利用Trupeer。IT团队仅用数周时间创建了100多个专业的培训视频，节省了500多个小时的内容创作时间。
他们的IT总监杰里米·德哈特（Jeremy DeHart）表示：“多亏了Trupeer，我们公司史上最平滑的IT迁移。视频内容一致且令人兴奋，最棒的是——我们在数周内完成了内容，没有外部帮助。”
随着软件的演变更新培训材料
软件改变了，流程改善了，新的团队成员加入。您的培训材料也需要相应演变，否则它们将成为不再有用的过时障碍。
定期审查您的培训内容。查看支持工单趋势，识别人们持续挣扎的领域，然后创建针对性培训来填补这些空白。
💡 专业提示：当您发现更好的任务完成方式或软件界面改变时，您可以使用Trupeer快速更新培训材料。记录新流程，人工智能将帮助您创建更新的文档、旁白和视频。
使用Trupeer简化软件推广过程
软件实施很少只与工具本身相关。这关乎用户、他们所依赖的系统以及背后过程的清晰度。确保这部分正确，推出过程将更快速，并且惊喜更少。
Trupeer帮助您进行人们能够支持的实施。从规划、对齐，到进度跟踪和采纳，一切都保持有序、可见和可操作。
为何等待？立即免费尝试Trupeer！✅
常见问题
1. 什么是软件实施？
软件实施是将新的软件工具部署到团队或公司中的过程。它包括设置、配置、入职、培训和支持，以帮助用户有效使用软件。一个好的实施计划侧重于减少摩擦，引导用户完成关键工作流程，并确保工具成为他们日常工作的一部分。
2. 什么使软件推广成功？
当用户迅速且几乎没有混乱地采用软件时，就会出现成功的推广。当团队知道软件如何解决其问题并感到能够自信地使用时，采用变得更容易。像Trupeer这样的工具可以通过帮助您创建演示、语音指导教程和涵盖关键用例的书面指南来加快此过程。
3. AI如何帮助软件实施？
人工智能加速内容创建，减少精力投入，使支持不同学习风格更加容易。使用Trupeer，您可以一次录制您的屏幕并自动生成经过润色的视频，配有旁白。这意味着您可以推出更新、培训用户并支持采纳，而无需完整的制作团队。
4. 使用Trupeer创建入职内容需要编码技能吗？
一点也不。Trupeer是为非技术团队而建的。您无需编码、设计或剪辑。只需在执行任务时录制屏幕，让人工智能处理其余工作——精炼您的素材、完善音频，甚至根据同一场景生成书面操作指南。这是一种快速、轻松地制作高质量入职内容的方法。
5. 我可以将Trupeer用于内部和外部入职吗？
是的，Trupeer在内部和外部入职方面都非常有效。您可以为新员工、客户演示或合作伙伴培训创建内容，而无需切换工具。能够从一次录制生成视频和文档使得在帮助中心、入职中心和内部知识库之间共享相同的信息变得简单。
