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杰克认为软件实施已经处理完毕。工具已选定，启动会完成，时间线锁定。这是个轻松的胜利。🤷 到第二周，运营团队仍然依附于旧平台，没有人接触培训中心，每次会议都变成了故障排除会。
欢迎来到软件推广的现实。软件实施与工具关系不大，更涉及人们如何使用它。跳过人性的一面，即使是最好的平台也会显得无力。
本指南列出了八个实用的步骤，帮助您在推广新软件时不失去动力、清晰度或团队的信任。🤝
步骤 #1：定义目标和成功指标
大多数组织在策划软件实施时犯了同样的关键错误：他们关注软件能做什么，而不是它需要完成什么。这种倒退的方法解释了为什么如此多昂贵的工具在几个月的不起眼采用后最终被抛弃。
从结果开始
确定您想要实现的具体商业结果。像“提高生产力”这样的通用目标是无法接受的。您必须定义具体的、可衡量的目标：
将客户支持工单从每月 500 件减少到 300 件
将入职时间从 14 天减少到 5 天
将销售 转化率从 15% 提高到 22%
这些具体指标在整个软件实施过程中成为您的北极星。它们帮助您做出关于功能、培训和开发 优先级以及资源分配的决策。更重要的是，它们为您的团队提供了可量化的目标以努力实现并在达成时进行庆祝。
💡 专业提示：以共享格式记录这些目标，让利益相关者在整个实施计划中参考。隐藏在遗忘文件夹中的目标不会推动结果。
跟踪重要事项
您的成功指标应涵盖三个决定长期采用成功的关键领域：
用户采用指标 显示人们通过 登录率、功能利用率 和 上手时间 量度新软件的接受速度
商业影响指标 显示技术是否通过 收入增长、成本节约 或 客户满意度 改进来提供承诺的价值
运营指标 跟踪效率提升，如 支持工单减少、培训时间缩短 和 用户错误减少
步骤 #2：建立您的实施团队
软件实施不是单独的任务。您需要理解技术的人，需要了解业务流程的人，以及能够在两者之间架起桥梁的人。
谁应该参与
您的梦想团队需要三类人：
技术专家 处理技术细节。您的 IT 团队了解您的基础架构、安全要求和集成挑战。他们会告诉您，您的好主意是否能够在您的环境中实现
最终用户 是每天将在这个软件中工作的人员。选择来自各部门的代表，他们不怕提出问题。这些人会发现技术专家遗漏的可用性问题
变更管理员 平滑软件采用的人性化方面。他们创建沟通计划，解决抵制问题，并帮助人们接受新的工作方式。不要低估这个角色；伟大的软件在于当人们拒绝使用它时失败
跨职能协作的重要性
每个小组都说着不同的语言。IT 讨论 API 和服务器容量。用户则谈论他们的日常工作流程和痛点。变更管理者讨论采用曲线和沟通策略。作为实施负责人，您的工作是翻译这些小组之间的沟通。当 IT 说“系统可以处理 1000 个并发用户”时，帮助他们理解这对销售团队在繁忙季节的意义。当用户说“这需要太多点击”时，帮助 IT 理解效率影响。
定期的跨职能会议可以防止意外情况。安排每周的检查会议，让每个小组分享更新、担忧和阻碍。这会创建问责制，并在早期发现问题。例如，如果您与位于东欧的 软件开发机构 合作，他们讲着不同的语言，请确保他们也被包括在这些同步中，以确保技术和业务需求的一致性。
步骤 #3：创建实施计划
一个良好的计划将繁琐的项目分解成易于管理的部分。您的实施计划应该像一本食谱，任何团队成员都可以按照其进行操作。
建立现实的里程碑和时间线
将实施分为几个阶段，同时提供价值。也许阶段 1 专注于为您的关键用户提供基本功能，阶段 2 增加高级功能，阶段 3 包含可选集成。
每个里程碑应回答三个问题：
具体的功能将准备好吗？
哪些用户可以开始受益？
我们如何在这一阶段衡量成功？
💡 专业提示：在您的时间线中添加缓冲时间。软件实施总是需要比预期更长的时间，因为您将发现未知的需求。一个好的经验法则：将您的初始估算增加 25%以应对意外情况。
创建全面的培训内容和文档
您的 培训材料 需要满足人们的需求。有些人最好从视频中学习，有些人更喜欢书面说明，还有些人希望进行实践培训。
为不同受众计划不同类型的内容：
供经验丰富的用户使用的快速参考指南，只需了解基础
供复杂工作流程使用的详细视频演示
供动手学习者使用的互动教程
解决常见混淆点的常见问题文档
现代 人工智能工具 可以显著加快您的规划过程。您可以生成初步项目时间线、创建培训大纲，甚至起草用户文档。这些工具不会替代人类的判断，但会为您提供良好的起点，而不是空白页。
🎥 Trupeer 深入洞察：将每一个内部软件教程转化为培训资源，而无需额外工作。使用 Trupeer，您只需进行屏幕录制。人工智能会处理其余部分，将其转化为详细的、易于遵循的 文档，因此您不会被困在数周内构建指南。
步骤 #4：准备您的基础设施
您的新软件需要扎实的基础才能运行。基础设施准备往往被匆忙完成，因为这没有探索功能那么令人兴奋，但跳过此步骤会导致性能问题和用户沮丧。
硬件和系统要求
检查您软件的技术要求与当前基础设施的匹配。如果您在实施协作软件，您的网络有足够的带宽进行视频通话吗？您的计算机有足够的处理能力来支持资源密集型应用程序吗？
🚨 事实提醒：许多公司在实施过程中使用 平行运行——将旧系统和新系统并行运行，以发现问题，然后再完全切换。
集成规划和权限
大多数软件并不是孤立存在的。您的新 CRM 需要与您的电子邮件系统、会计软件，甚至是您的网站进行沟通。尽早绘制这些集成点图，并进行彻底测试。
权限设置需要仔细考虑。您希望人们能够访问他们所需的内容，而不会打开安全漏洞。创建与您的组织结构匹配的用户角色，然后测试以确保这些权限在实际中是合理的。
测试环境设置
建立一个沙箱环境，以模拟您的生产环境。这为您提供了一个安全的地方，用于实验、培训用户和解决小问题，而不影响您的实时系统。
您的测试环境应包括真实数据（必要时进行匿名处理），以便您可以发现只有在实际使用模式下才会出现的问题。干净、完美的测试数据通常无法揭示日常操作的混乱现实。
步骤 #5：培训您的团队
培训是软件实施成功的关键。您可以拥有世界上最强大的软件，但如果人们不知道如何有效使用它，您只是增加了一件昂贵的摆设。
问题不在于人们不想学习，而在于大多数培训项目都是无聊、不相关或让人不知所措的。冗长的 PDF 手册积满了数字灰尘。通用的 培训视频 没有解决您的特定工作流程。千篇一律的方法忽略了不同角色需要不同信息的事实。
视频演示胜过冗长的文件
人们从观看中学习的速度远比阅读快，尤其是对于软件培训。
好的培训视频专注于您团队每日面临的真实场景。不要逐一解释每个功能，而是完整地演示从头到尾的工作流程，以便人们了解点击什么以及原因。为了使其更丰富和更有帮助，您可以录制屏幕并配音，既可以捕捉过程中的视觉效果，还可以解释每个步骤。
Trupeer 会自动将屏幕录制转化为打磨精致的培训材料。您可以录制自己讲解过程，然后 AI 会生成专业的配音，放大重要步骤，并添加可访问性字幕。
例如，如果您在实施新的项目管理工具，录制自己创建项目、分配任务、设置截止日期和生成报告的过程。Trupeer 会自动高亮鼠标点击，缩放填表时，并在步骤之间创建顺畅过渡。
AI 配音功能意味着您无需录制设备或叙述技能。只需录制屏幕，Trupeer 就会生成清晰、专业的音频，引导观众完成每个步骤。
💡 专业提示：为不同用户角色录制单独的视频。您的 销售团队 需要了解不同的功能，而您的会计团队则需要不同的信息，角色特定的培训感觉更为相关和可行。
步骤 #6：进行试点推广
试点项目让您可以在现实世界中测试您的实施计划，而不需要冒险不切实际的假设。
选择合适的试点用户组
您的试点用户应代表更广泛的用户基础，但要愿意应对偶尔的问题。寻找在各自部门有影响力的人，但也要耐心提供建设性的反馈。
避免仅选择您的技术精英用户——他们会错过普通用户会遇到的可用性问题。同样，不要只选择那些抵制变化的人，这样您将得到过于消极的反馈，无法反映典型的采用挑战。
收集反馈并迅速迭代
创建结构化的反馈渠道，以便您获取具体、可操作的信息。通用调查问卷，询问“您的体验如何？”往往得到泛泛而谈的答案，这无助于改进。
相反，询问针对性的问题：
哪些任务花费的时间超过预期，为什么？
您需要哪些信息，而这些信息并不容易获取？
您在哪些地方陷入僵局或感到困惑？
您创建了哪些变通方案？
💡 专业提示：当试点用户遇到问题时，要求他们使用 Trupeer 的 AI 屏幕录制器 录制自己的屏幕，同时解释问题。这比书面 bug 报告或电话描述提供了更丰富的信息。然后，您可以使用这些录制内容创建有针对性的帮助内容。如果三个人在同一工作流程中遇到困难，这表明你需要更好的培训或过程界面的改进。
步骤 #7：全面推广和沟通
您的试点进行得很顺利，您已修复了主要问题，现在做好了大揭幕的准备。全面推广关乎于动能、沟通，并确保没有人被落下。
面向更广泛受众的发布策略
以分阶段的方式发布，而不是一次性全部切换。这给您提供了可管理的支持量，并让您在部门之间优化流程。
考虑以逻辑方式分组推广波次：
从参与您试点程序的部门开始
转向有相似工作流程的部门
最后是具备最复杂需求的团队
每个波次都应感到像是一场庆祝活动，而不是一次干扰。人们正在观察同事的反应，因此，确保早期采用者分享积极的体验。
🚨 事实提醒：历史上最昂贵的软件实施失败通常被归因于 美国空军的远征作战支持系统 项目。在花费超过 10 亿美元后被取消。
内部沟通和公告
您的沟通策略需要通过多个渠道到达人们，并回答他们提出的问题。解释即将发生的变化，为什么会有变化，以及对他们有什么好处。
为不同受众创建不同的信息。高层希望了解投资回报和战略利益。最终用户希望了解这对他们的日常工作有什么影响，以及他们何时需要开始使用新系统。
提供按需培训资源
人们的学习速度不同，需要在不同时间进行补习。创建一个资源库，让人们在需要帮助时可以访问。
您的资源库应包括快速入门指南、针对复杂流程的详细工作流程视频、针对常见问题的故障排除 用户指南，以及针对高级功能的特性发现内容。
通过使用 Trupeer，您可以从您的实际软件设置的屏幕录制中创建整个库。录制一次，然后将内容重新制作为不同格式以满足不同的学习风格。
🚨 事实提醒：1990 年代末的Y2K 软件更新是有史以来最大型的全球实施项目之一，涉及数百万系统。
步骤 #8：监控、支持和迭代
实施并不会在每个人首次登录时结束。最成功的软件采用过程包括持续的监控、支持和基于实际使用模式的持续改进。
建立反馈循环和支持系统
创建多种方式让人们获得帮助和分享反馈。有些人喜欢自助选项，有些人想和别人谈谈，还有些人只有在您主动请求时才会联系您。
您的支持生态系统可能包括：
自助帮助文档和视频库
定期办公时间，让人们可以询问问题
在战略间隔发送反馈调查
使用分析来揭示采纳模式和痛点
Trupeer 的分析使这一切变得简单。您可以看到人们在视频上停留的时间、参与度下降的位置，以及哪些部分获得了最多反响。这些数据帮助您改进内容、修复漏洞，并在某人甚至未主动寻求帮助之前提供帮助。
Hedrick Gardner 是一家律师事务所，成功将 200 多名员工从遗留系统迁移到现代云应用程序，使用 Trupeer。他们的 IT 团队在短短几周内创建了 100 多部专业 培训视频，节省了 500 多小时的内容创作时间。
他们的 IT 总监杰里米·德哈特（Jeremy DeHart）分享道：“感谢 Trupeer，我们公司进行了一次最顺利的 IT 迁移。视频内容一致且引人入胜。最棒的是——我们在几周内顺利完成了内容制作，没有外部支持。”
随着软件的演变更新培训材料
软件会变化，流程会改善，新团队成员会加入。您的培训材料也需要相应发展，否则它们会成为过时的障碍，再也没有帮助。
定期审核您的培训内容。查看支持票务趋势，以识别人们不断挣扎的领域，然后创建有针对性的培训来解决这些差距。
💡 专业提示：当您发现更好的工作方式或软件界面发生变化时，可以迅速使用 Trupeer 更新您的培训材料。录制新流程，AI 会帮助您创建更新的文档、配音和视频。
通过 Trupeer 让软件推广更轻松
软件实施很少是关于工具本身，而是关于使用它的人、他们依赖的系统，以及幕后清晰的流程。把这些部分做好，推广就会更快，惊喜也会更少。
Trupeer 帮助您运行一种人们愿意支持的实施方式。从计划和对齐到进度跟踪和采用，一切保持有序、可见和可操作。
为什么要等？今天就试用 Trupeer！✅
常见问题
1. 什么是软件实施？
软件实施是将新软件工具在一个团队或公司中部署的过程。它包括设置、配置、入职、培训和支持，帮助用户开始有效地使用软件。一个好的实施计划专注于减少摩擦，指导用户完成关键工作流程，并确保工具成为他们日常工作的一部分。
2. 什么使软件推广成功？
成功的推广发生在用户能够快速且毫无困惑地采用软件时。当团队意识到软件如何解决他们的问题并感到自信时，采用变得更容易。像 Trupeer 这样的工具可以加快这个过程，帮助您创建流程演示、语音指导的教程和覆盖关键用例的书面指南。
3. 人工智能如何帮助软件实施？
人工智能加快内容创作、减少手动努力，并使支持不同学习风格变得更容易。使用 Trupeer，您可以录制一次屏幕，并自动生成带配音的高质量视频。这意味着您可以在不需要完整制作团队的情况下推出更新、培训用户和支持采用。
4. 我需要编程技能才能使用 Trupeer 创建入职内容吗？
根本不需要。Trupeer 是为非技术团队构建的。您无需编码、设计或编辑。只需在执行任务时录制屏幕，让 AI 处理其余的——对您的录制进行精细润色，改善音频，甚至从同一会话生成书面操作指南。这是快速轻松生成高质量入职内容的方式。
5. 我可以将 Trupeer 用于内部和外部入职吗？
是的，Trupeer 对内部和外部入职都非常有效。您可以为新员工、客户演示或合作伙伴培训创建内容，而无需更换工具。能够从单次录制生成视频和文档使得在帮助中心、入职中心和内部知识库共享相同信息变得容易。
