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只有20%的公司能够在第一次回复时完整地回答客户的问题。其余的？他们冒着让客户感到沮丧、等待，或者更糟：寻找替代方案的风险。
缓慢或不完整的回应往往不是因为答案无法获取。当信息分散在电子邮件、文档或内部聊天中时，客户早在企业意识到之前就感受到了这一差距。
这就是一个强大的知识库改变游戏规则的地方。仍感到困惑吗？
在这篇博客中，我们将探讨最佳的知识库软件示例，展示公司如何集中答案并减少来回沟通。
作为附加内容，我们还将向您展示如何使用Trupeer自己创建一个视频知识库！🤩
什么是知识库?
知识库是一个中央中心，您可以存储各种类型的有用信息，例如操作指南、常见问题、故障排除步骤和其他有价值的资源。
它旨在帮助人们迅速找到答案，而无需每次都寻求帮助。这使得用户的体验更加轻松和快捷，减轻了支持团队的压力，并减少了重复问题的频率。总体来说，它帮助每个人更高效地工作，保持事物的顺畅进行。
值得注意的知识库示例及其有效性
在这一部分，我们将对真实世界的知识库示例进行分析，展示不同的公司如何使其知识库变得愉快：
Trupeer知识库软件
Trupeer帮助组织通过将指南到视频的所有内容集中在一个地方来构建其知识库，使用免费的屏幕录像软件或内置工具按照带声音的录音捕获工作流程。这为全球团队和客户提供了即时、智能的视频导向答案。Trupeer AI自动索引您的所有录音和文档，当有人搜索时，它理解意图，生成摘要答案，甚至提供一个时间戳视频，直接跳转到相关时刻。
最佳知识库生成工具 –知识库生成器
Nike
Nike没有使用通常的“常见问题”，而是更具创意地称其知识库为“快速协助”。这使得它充满乐趣，并与运动品牌形象保持一致。此外，他们还做得很好，把最常见的问题放在顶部，这样就能快速找到所需的内容。
Spotify
Spotify的知识库在保持品牌忠诚方面做得很出色。它贯穿使用了他们的标志性色彩，一切都易于导航和理解。在顶部有一个大的搜索框，帮助您快速找到所需的内容，他们甚至鼓励您登录，以便更快得到帮助。
从那里，所有内容整齐地组织成类别，并使用手风琴式布局，您可以扩展自己关心的部分。这种清晰、移动友好的设置是一个大的赢，特别是因为许多用户可能正在手机上浏览。
Instagram
Instagram的知识库设置简单而目的明确。设计突出最相关的内容，因此您不会浪费时间去浏览类别或无休止地滚动。
由于大多数访客可能是在手机上访问，干净的布局使其在小屏幕上也更易于访问。如果您需要更多深度，突出的搜索功能确保您可以更好地找到额外的上下文。它还可以让您立即对您的体验提供反馈。
Lyft
Lyft在其知识库的移动友好性上做得很棒。在页面顶部，有一个清晰、容易察觉的搜索框，帮助用户开始使用。在此之下，他们列出流行的文章，并将内容分组为有用的类别。
Lyft的设置之所以脱颖而出，是因为其组织方式十分周全。从搜索框的广泛而便捷的访问开始，然后引导用户了解流行主题，进入更具体的分类，最后提供全方位的帮助选项。
Asana
Asana的知识库充满了有用的内容：文章、逐步指南，甚至视频教程，带您完成从基础到更高级的功能。令人欣喜的是，Asana提供多种格式的学习资源，以便用户选择最适合他们的方法。
有些人喜欢阅读，而有些人则喜欢以2倍的速度观看快速视频。Asana明白这一点。这里的关键是，一个优秀的知识库应该迎合不同的学习风格，并为您提供吸收信息的选择。
Airbnb
Airbnb的知识库最好的地方之一是它允许您通过登录来个性化您所看到的内容。
一旦您登录，内容实际上会开始感觉到针对您的定制。您的名字会出现在上面，您将看到与您的兴趣或活动匹配的类别。在那些类别下，您仍然会找到登录前显示的相同有用的指南，下面还有一部分是网站上的热门文章。
Dropbox
Dropbox首先用一套标签来欢迎您，让您可以根据您所寻找的内容快速跳转到不同的部分。如果这些标签不够准确，还有一个大的搜索框，准备帮助您找到所需的信息。
随着您向下滚动，页面有三个整齐的列，每列涵盖不同的话题，下面有相关文章的链接。再往下走，您会找到一个可以选择特定产品以获取帮助的部分。然后，您将被带到专门为该产品量身定制的内容。
Starbucks
该知识库紧密遵循Starbucks的标志性色彩和品牌形象，以简单的网格布局和干净的图标突出关键主题。由于许多用户可能在移动端使用，且不一定擅长科技，他们保持了简单、专注于重要内容的设计。
在顶部，尤其是在移动端，您会看到一个显眼的搜索框，使您可以轻松跳转到所需的内容。此外，还提供一些快速的常见问题建议，以帮助用户更轻松地找到正确的方向。
如何创建知识库
确认您需要一个
在构建知识库之前，请确认您是否真正需要一个。“待完成的工作”框架在这里非常有用。
确定您的用户通过知识库想要完成的“工作”。这可以是一些事情，例如回答重复的客户问题、减少支持票或加快客户入驻的速度。绘制最常见的支持查询和痛点，以揭示能够从一开始提供最高价值的内容。
💡 小提示：快速审核您的支持票、实时聊天记录和常见问题，以发现重复的模式。那些即成为您的“必备”文章。
整理您的内容
将您的知识库视作内容库；只有信息易于查找，它才有用。首先收集来自支持团队、主题专家和客户本身的信息。
使用“卡片分类技术”（将主题分组到类别中）将所有内容组织成逻辑部分，例如入门、故障排除或计费。
使用一致的模板，带有清晰的标题、简短的段落和要点。为了可读性，应用F形阅读模式。通过此方法，您将最重要的信息放在顶部，并使用标题和高亮突出内容，以提高可扫描性。
💡 小提示：创建一个内容治理清单（语气、结构、SEO关键字、上次更新日期），确保每篇文章都符合相同的质量标准。
定制页面
您的知识库不应像附加物，而应是您品牌体验的一部分。定制布局、颜色和排版，以与您的品牌身份保持一致，并确保结构符合用户期望。虽然模板可以节省时间，但应灵活足够，以展示您的个性。
💡 小提示：使用渐进披露设计。从简单的高层指导开始，让用户深入详细步骤，如果他们需要更多上下文。这可以保持文章简洁而不会让初学者感到不知所措。
保持一致，找到您的声音
一致性建立信任。及早定义您的语气，无论是专业的、亲切的或对话式的，并将其记录在风格指南中。在所有文章中应用相同的语气、术语和格式，以免用户感觉正在切换不同的作者。
💡 小提示：务必记住KISS原则（保持简单，愚蠢）。简短的句子和简单语言每次都胜过使用行业术语的解释。
保持相关性
知识库是一个活的系统，而非静态档案。建立定期审查和更新内容的流程，基于用户反馈、分析和产品更新。
追踪关键指标，例如搜索成功率、文章评分和自助解决率，以查看哪些有效。
Trupeer是如何帮助创建有效知识库的？
大多数团队在管理手动文档和保持文章更新的同时，难以保持内容的吸引力。
Trupeer通过其新的AI驱动功能“知识库”解决了这个问题，您可以随时随地添加视频和指南，用户或员工可以与这些视频进行聊天。这使团队能够直接从实际工作流程中创建专业文档和教程。
以下是您如何构建可扩展和全球可用的知识库的方法：
使用AI屏幕录像机创建即时指南
Trupeer消除了手动笔记的负担，直接通过其AI屏幕录像机捕获工作流程。
使用Trupeer创建您的第一个视频
每一次点击、输入，甚至现实世界的故障都被自动转换为逐步指南。这确保了准确性，同时保持文档基于实际用户工作流程。
💡 小提示：使用Trupeer的自动生成指南与标记分类（如设置、计费、故障排除）配对，使您的知识库易于扫描。
自动化视频和配音以提高参与度
Trupeer自动将录音转化为带有自然AI配音和头像的视频，而不是静态文章。
这种多媒体方法迎合了不同的学习偏好，并使用户保持参与。该平台的功能使您能够应用“展示、讲述、操作”的学习模型：
展示 通过Trupeer的销售演示视频
讲述 通过自动生成的书面指南
操作 通过让他们实时跟随
📽️ Trupeer洞见：Trupeer最聪明的做法之一是允许用户通过脚本直接编辑视频。您可以简单地调整转写，去除填充词，修正语法或重新排序句子，视频将立即更新。
使用多格式导出以实现灵活性
客户教育可以采用不同的格式。Trupeer允许您导出指南为PDF、Word、Markdown或MP4视频，使其可以轻松嵌入帮助中心、内部维基或客户门户。这确保您的文档始终在您的受众最需要的地方可用。
您还可以使用Trupeer的Markdown导出直接与Confluence、Notion或基于Git的知识库集成。
利用内置本地化功能确保全球覆盖
全球扩展支持通常代价高昂，但Trupeer的即时翻译可实现30多种语言的多语种知识库，无需额外努力。
这提高了可访问性，并确保您的培训材料和文档能够针对不同市场进行本地化。
💡 小提示：将Trupeer的翻译与经过批准的术语词汇表配对，以确保跨语言的一致性。
创建知识库的最佳实践
最佳知识库支持票务，赋予用户自助服务权，创造无缝的产品体验。为了实现这一点，您需要的不仅仅是好的内容。您需要正确的结构、设计和持续的优化。
以下是一些创建知识库的建议：
1. 优先考虑搜索功能和直观导航
一个知识库的有效性取决于其可搜索性。用户期望快速、相关的结果。因此，投资一个强大的搜索框，配备自动建议、筛选器和关键词标签。
导航应直观，类别应反映用户的工作流程。目标：任何答案都不应超过三次点击找到。
2. 视觉和品牌的一致性以建立熟悉感和信任
您的知识库应当感觉像是您的产品的延伸，而不是一个独立的网站。一致的品牌形象（颜色、排版和用户界面模式）可以建立信任，使用户感到宾至如归。
截图、图标和布局应当与您的产品相呼应，以便用户可以立即识别他们在知识库中看到的内容。
📽️ Trupeer洞见： Ema以其直观且用户友好的设计而闻名，但快速增长带来了新挑战。Ema的创始人办公室、GTM和合作伙伴负责人Vedant Sharma对此使用Trupeer制作个性化演示视频发表了以下看法：
“我们整个产品团队都在使用它，并且无法停止对它的赞美！我们只需几分钟就可以为客户创建个性化演示。”
3. 根据用户需求和常见查询组织内容
不要围绕组织架构结构化内容；应围绕用户的需求进行结构化。将主题映射到常见的查询，并使用简单语言为文章标题（例如，“我如何重置我的密码？”）。
像待完成的工作这样的框架可以帮助您预见用户试图达到的目标，并相应地对内容进行分组。
4. 为更丰富的学习融入多媒体
不同的用户以不同的方式吸收信息。用带注释的截图或视频、GIF或短暂的演示来补充文本内容。
保持视频在两分钟以内，以便快速消费，并始终添加字幕以提高可访问性。多媒体可以澄清复杂的步骤并减少支持票的数量。
5. 收集反馈以实现长期优化
知识库应该随您的产品而演变。嵌入快速反馈工具（“这有帮助吗？”按钮、点赞/点踩），追踪对失败搜索的分析，并查看支持票，以发现重复的缺口。
采用持续改进的思维模式，根据反馈进行迭代确保您的知识库始终保持准确和有价值。
📽️ Trupeer洞见：Trupeer使创建与您品牌身份一致的视频变得简单。您可以上传自定义壁纸、品牌幻灯片和标志性色调，从而确保每个视频都符合您的设计语言。演示或教程中的声音也可以反映您的品牌。
用Trupeer创建您的视频知识库
即使是最精心书写的知识库也可能被跳过，因为客户（甚至员工）更喜欢“给我看，而不是告诉我”。
这就是Trupeer发挥作用的地方。凭借将简单屏幕录制转化为精美产品视频的能力，您可以将操作指南、入职流程或知识共享文档转变为吸引人、品牌化的教程。
那么，您还在等什么？今天就试试Trupeer！✅
常见问题
为什么要研究知识库示例？
研究真实的知识库示例展示了信息如何有效地构建、呈现和访问。强大的知识库作为更新资源的中心枢纽。示例还突出了最佳实践，例如清晰的导航、简洁的解释和直观的设计，使内容更易于使用，并提高问题解决的效率。
小企业能复制这些设计吗？
可以，但需要谨慎。直接复制设计可能会错失品牌的声音，甚至引发法律问题。相反，小型企业应从中获取灵感，调整布局，并加入独特风格。AI工具使这一切变得更加简单，帮助您以较低成本创建专业的定制设计。
如何衡量知识库的绩效？
跟踪自助服务成功率、文章评分、用户满意度评分和搜索成功率等关键指标。关注搜索空白，没有结果的查询，以识别缺失的内容。
参与度指标，例如浏览次数、分享次数和页面停留时间，也可以表明其有效性。定期更新内容并分析这些见解可以确保知识库保持准确、有用且高效。
Trupeer.ai如何提升您的知识库有效性？
Trupeer通过屏幕录制、AI生成的配音和头像自动化指南创建，使文档编制更快、有趣且具有可扩展性。内容可以以PDF、Word或Markdown的形式导出，且可本地化为30多种语言。此外，更新非常简单。只需上传新的工作流程录制，您就会获得一个即时更新的指南。