Софтуер за корпоративна документация

Trupeer AI е софтуер за корпоративна документация, който създава едновременно видео ръководство и писмена документация от един и същ запис на екрана, в рамките на един и същ работен процес. Технически писател, специалист по L&D (обучение и развитие) или експерт в съответната област записва работния процес веднъж, а Trupeer AI генерира едновременно MP4 видео и PDF или Word документ. Повечето софтуери за документация в тази категория произвеждат единия или другия формат: инструменти за запис на екрана като Scribe и Tango генерират писмени ръководства от записани кликвания, а видео инструменти като Loom и Vidyard произвеждат видеоклипове със запис на екрана. Trupeer AI произвежда и двата формата от един и същ запис, което всъщност е това, от което повечето корпоративни програми за документация се нуждаят, но рядко имат.

• Софтуер за корпоративна документация, който произвежда както видео, ТАКА И писмена документация от един запис.

• Бранд комплектът (Brand kit) налага визуално съответствие в хиляди вътрешни документи.

• Превеждайте документация на над 65 езика от един и същ източник на запис.

• Резултатът се предоставя като MP4, PDF или Word, готов за всяка платформа за документация, която предприятието вече използва.

• Актуализирайте чрез повторно записване на променената стъпка. Библиотеката разпространява актуализацията автоматично.

Какво произвежда Trupeer AI като софтуер за корпоративна документация

Технически писател, L&D специалист, ръководител на ИТ интеграция или операционен експерт отваря генератора на документация и записва работен процес в браузъра. Trupeer AI се заема с постпродукцията. Пълнежните думи изчезват. Изглаждането на трептенето на курсора кара записа да изглежда като изпипана демонстрация, а не като сесия за отстраняване на грешки. Ефектите на мащабиране и курсора подчертават частите от екрана, върху които читателят трябва да предприеме действие. Проект за MP4 видеоклип и проект на статия с писмена документация пристигат заедно в редактора, със скрийншоти и номерирани стъпки в писмената версия.

Двата изходни формата идват от един и същ източник, така че видеото и писмената документация остават синхронизирани като факти. Ако записът показва работен процес на одобрение от четири стъпки, както видеото, така и писмената статия описват същите четири стъпки в същия ред, с последователна терминология, извлечена от персонализирания глосар. Бранд комплектът прилага корпоративното лого, цветове, шрифтове, както и начални и крайни слайдове. Гласът зад кадър се генерира от говорната пътека или от написан сценарий, с десетки опции за глас и персонализирано клониране на глас, налично за организации, които искат един последователен разказвач в цялата библиотека с документация.

Как работи софтуерът за корпоративна документация в три стъпки

Три стъпки покриват производствения поток: един запис на входа, едно преминаване през редактора, едно действие за изпращане. Без втори писател, без отделен видеоредактор, без трети инструмент за сглобяване на статията.

Стъпка 1: Запишете работния процес или качете съществуващо видео

Стартирайте запис на екрана в браузъра или качете съществуващ видео файл, с който екипът вече разполага (записи от Zoom на процеси, демонстрационни записи от MS Teams, необработени екрани от предишни опити). Trupeer AI работи с каквито и да е налични кадри. Типична статия с корпоративна документация идва от запис с продължителност от 5 до 12 минути, което е по-бързо от писането на статия с документация от нулата.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира видеото и писмената документация

Пълнежните думи, паузите и моментите „нека намеря този файл“ се премахват. Ефектите на мащабиране и курсора подчертават областите на екрана, върху които читателите трябва да се фокусират. Проектно видео и проект на статия с писмена документация се появяват заедно в редактора. Персонализираният глосар улавя вътрешните имена на продукти, системи и съкращения, преди изкуственият интелект да ги транскрибира неправилно.

Стъпка 3: Брандиране, превод, изпращане

Приложете бранд комплекта, така че документацията да отговаря на съществуващите визуални стандарти на предприятието. Преведете на езиците, на които работи служителите (испански, португалски, хинди, мандарин, френски, немски, японски или всеки от над 65-те езика). Изпратете MP4 файла към вътрешния видео портал, PDF или Word документа към базата знания или споделете и двете чрез линк към Споделена страница, който екипът може да пусне в Slack, фирменото уики или центъра за помощ.

Кой всъщност използва този софтуер за корпоративна документация

Човекът, който отваря този инструмент в голяма организация, обикновено е технически писател, ръководител на екип за документация, L&D специалист, мениджър по вътрешни комуникации, специалист по ИТ интеграция или експерт в съответната област с отговорност за документацията. Те го отварят, когато трябва да се създаде продуктова документация за внедряване на система, когато материалите за обучение трябва да се изпратят за следващия цикъл на съответствие, когато промяна в процеса трябва да се разпространи в регионалните офиси или когато екипът по документация трябва да изчисти натрупаните статии, които се увеличават от две тримесечия.

Различните отдели го използват за различни категории съдържание. Екипите за техническо писане създават продуктова документация, софтуерна документация, системна документация и ръководства за интеграция (свързани с действителните справочни документи за API на екипа, тъй като Trupeer AI не генерира автоматично API справочници от код). Екипите за L&D създават документация за обучение и съответните модули. Екипите за ИТ интеграция създават документация за внедряване на системи и ръководства за администратори. Вътрешните комуникации създават разяснения за политиките и документация за управление на промените. Човешките ресурси (HR) създават документация за въвеждане в работата и ръководства за политиките. Операциите създават документация за стандартни оперативни процедури и ръководства за процеси. Едни и същи инструменти за документация служат на всяка функция, което поддържа опростен централния пакет за производство на съдържание.

Категории документация, които този софтуер за корпоративна документация поддържа

Корпоративната документация обикновено попада в няколко категории, като всички те работят с един и същ поток от запис към документ. Продуктова документация за вътрешни екипи, използващи вътрешните инструменти на компанията. Резултати от софтуер за техническа документация за системни инженери, разработчици и ИТ персонал. Резултати от софтуер за процесна документация за стандартни оперативни процедури в рамките на операциите, финансите и HR. Документация за обучение за L&D модули, съчетана с видеоклипове за обучение на служители. Документация за съответствие за регулирани индустрии, които трябва да демонстрират, че са обучили служителите по специфични политики. Документация за управление на промените за системни миграции, организационни промени и актуализации на процеси. Резултати от софтуер за ИТ документация за администраторски ръководства, вътрешни прегледи на платформи и внедряване на инструменти.

За по-широка техническа документация в предприятието, Trupeer AI управлява производствения слой. Съществуващата инфраструктура за документация на екипа (платформата за база знания, LMS, вътрешното уики, порталът за разработчици) остава там, където е. Trupeer AI го запълва с мултимедийно съдържание, което екипът може да произведе 10 пъти по-бързо от ръчния работен процес на писане и правене на скрийншоти. Технически писател, който преди е можел да публикува две статии седмично, често публикува осем или десет с този подход, тъй като отнемащите време процеси (направа на скрийншоти, писане на текста, запис на съответстващо видео) се свиват в един единичен запис и преглед.

Къде се позиционира Trupeer до Scribe, Tango, Loom и друг софтуер за документация

Софтуерът за документация в тази категория обикновено произвежда един формат. Scribe и Tango създават писмени ръководства от записани кликвания, с автогенерирани скрийншоти и номерирани стъпки. Loom и Vidyard произвеждат видеоклипове със запис на екрана, с инструменти за редактиране, но без съответстващ писмен документ. Guidde се намира между тях, произвеждайки видео плюс интерактивно ръководство, върху което може да се кликва. MadCap Flare, Paligo, Heretto и Adobe FrameMaker управляват традиционните работни процеси за техническо писане на структурирана документация, използвани най-вече от по-големи екипи за документация, произвеждащи сложни продуктови ръководства.

Trupeer AI е AI софтуерът за документация, който произвежда както видео, така и писмена документация от един и същ запис, което е комбинацията от формати, от която повечето корпоративни програми за документация всъщност се нуждаят. Видеото живее в LMS или видео портала, писмената документация отива в базата знания или уикито и двете остават синхронизирани, защото идват от един и същ източник. За екипи, които вече използват Scribe или Tango за писмени ръководства, Trupeer AI добавя съответното видео. За екипи, които вече използват Loom или Vidyard за видео, Trupeer AI добавя съответната писмена документация. Екипите, които трябва да запазят традиционен инструмент за документация със структурирано писане като MadCap или Paligo за продуктови ръководства, обикновено използват Trupeer AI за ежедневната документация за процеси и обучение, която съставлява по-голямата част от библиотеката с документация на предприятието.

Консистенция на марката, превод и актуализации за корпоративни програми за документация

Корпоративните програми за документация са изправени пред три производствени предизвикателства, с които традиционният софтуер за документация се справя лошо. Консистенция на марката в хиляди вътрешни документи (всеки видеоклип и документ трябва да изглежда така, сякаш идва от една и съща компания). Езиково покритие за служители в множество страни (испански за офиса в Мексико, хинди за Бангалор, португалски за Сао Пауло, немски за Берлин). Разпространение на актуализации, когато даден процес се промени (малка промяна в потребителския интерфейс в основната система нарушава документация, чието писане е отнело седмици). Trupeer AI адресира и трите на производствения слой. Бранд комплектите налагат визуална консистенция. Преводът обхваща над 65 езика, приложени както към видеото, така и към писмената документация в рамките на една и съща задача. Актуализациите работят чрез презаписване само на променената стъпка, така че малка промяна се разпространява без повторно изграждане на цялата статия.

За организации с изисквания за преглед на сигурността и доставките, Центърът за доверие на Trupeer AI документира състоянието на сигурността на платформата, практиките за обработка на данни и текущия статус на сертифициране. Персонализираното клониране на глас на корпоративно ниво означава, че гласът на един корпоративен разказвач може да се използва в цялата библиотека с документация, независимо кой отдел е произвел съдържанието. Сдвояването на този софтуер за корпоративна документация със създателя на SOP на Trupeer AI покрива както ежедневното производство на документация, така и слоя със стандартни оперативни процедури, който се намира под него.