Най-добрият софтуер за документация за предприятия

Trupeer AI е софтуер за корпоративна документация, който създава както видео-обход, така и писана статия за документация от едно и също екранно заснемане, в рамките на същата задача. Техническият писател, специалистът по L&D или експертът по предметната област записва работния процес веднъж, а Trupeer AI генерира MP4 видеото и PDF или Word документа заедно. Повечето софтуерни решения за документация в тази категория създават само един формат или друг: инструменти за екранно записване като Scribe и Tango генерират писани ръководства от записани кликвания, а видео инструменти като Loom и Vidyard създават екранно записано видео. Trupeer AI създава и двата формата от едно и също заснемане — това, от което най-често се нуждаят реалните корпоративни програми за документация, но което рядко се предлага.

• Софтуер за корпоративна документация, който създава както видео, така и писмена документация от едно и също заснемане.

• Brand kit налага визуална последователност в хиляди вътрешни документи.

• Превежда документацията на 65+ езика от едно и също изходно екранно заснемане.

• Изходът се доставя като MP4, PDF или Word — готов за всяка платформа за документация, която предприятието вече използва.

• Актуализирайте, като презапишете променената стъпка. Библиотеката разпространява актуализацията автоматично.

Какво произвежда Trupeer AI като софтуер за корпоративна документация

Техническият писател, специалистът по L&D, ръководителят по IT enablement или експертът по предметната област за операциите отваря генератора за документация и записва работен процес в браузъра. Trupeer AI се грижи за постпродукцията. Пълнежните думи отпадат. Изглаждането на трептенето на курсора кара записа да изглежда като излъскана демонстрация, а не като сесия за отстраняване на грешки. Ефектите за мащабиране и курсор подчертават частите от екрана, върху които читателят трябва да действа. В редактора пристигат едновременно проект на MP4 видео и проект на писмена статия за документация, със скрийншотове и номерирани стъпки в писмената версия. Ако документацията се променя често, enterprise sales software се поддържа лесно актуален, защото е изградено върху заснемането, а не е написано на ръка.

Двата изхода идват от един и същ източник, така че видеото и писмената документация остават синхронизирани като факти. Ако записът показва четиристъпков работен процес за одобрение, както видеото, така и писмената статия описват едни и същи четири стъпки в същия ред, с последователна терминология, извлечена от персонализирания глосар. Brand kit прилага корпоративното лого, цветове, шрифтове и уводни и заключителни слайдове. Voiceover се генерира от говорената следа или от въведен скрипт, с десетки опции за глас и възможност за персонализирано клониране на глас за организации, които искат един-единствен последователен разказвач в цялата библиотека с документация.

Как работи софтуерът за корпоративна документация в три стъпки

Три стъпки покриват производствения поток: едно заснемане, една редакторска обработка, едно действие за публикуване. Няма втори писател, няма отделен видео редактор, няма трети инструмент за сглобяване на статията.

Стъпка 1: Запишете работния процес или качете съществуващо видео

Започнете екранно записване в браузъра или качете съществуващ видео файл, който екипът вече има (Zoom записи на процесни обходи, MS Teams demo записи, сурови екранни заснемания от предишни опити). Trupeer AI работи с каквото и да съществува като материал. Типичната корпоративна статия за документация идва от запис с продължителност от 5 до 12 минути, което е по-бързо от това да се напише статия за документация от нулата.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира видеото и писмената документация

Пълнежните думи, паузите и моментите „дайте да намеря този файл“ се премахват. Ефектите за мащабиране и курсор подчертават екранните области, върху които читателите трябва да се фокусират. В редактора се появяват едновременно проект на видео и проект на писмена статия за документация. Персонализираният глосар улавя вътрешните имена на продукти, имената на системи и абревиатурите, преди AI да ги транскрибира неправилно.

Стъпка 3: Brand, превод, публикуване

Приложете brand kit, за да съответства документацията на съществуващите визуални стандарти на предприятието. Преведете на езиците, на които работи екипът (испански, португалски, хинди, мандарин, френски, немски, японски или който и да е от 65+ езика). Публикувайте MP4 във вътрешния видео портал, PDF или Word документа в базата знания или споделете и двете чрез Shared Page линк, който екипът може да добави в Slack, корпоративната wiki или help center.

Кой реално използва този софтуер за корпоративна документация

Човекът, който отваря този инструмент в голяма организация, обикновено е технически писател, ръководител на екип за документация, специалист по L&D, мениджър „вътрешни комуникации“, специалист по IT enablement или експерт по предметната област с отговорност за документацията. Те го отварят, когато трябва да се създаде продуктова документация за пускане на система, когато обучителните материали трябва да бъдат публикувани за следващия цикъл на съответствие, когато промяна в процеса трябва да се разпространи в регионални офиси, или когато екипът по документация трябва да изчисти натрупан backlog от статии, който расте вече два тримесечия.

Различните функции го използват за различни категории съдържание. Екипите по техническо писане създават продуктова документация, софтуерна документация, документация за системи и обходи при интеграции (съчетани с реалните референтни документи за API на екипа, тъй като Trupeer AI не генерира автоматично API референции от код). Екипите по L&D създават обучителна документация и съответстващи модули. Екипите по IT enablement създават документация за пускане на системи и ръководства за администратори. Вътрешните комуникации създават обяснения на политики и документация за управление на промени. HR създава документация за onboarding и ръководства за политики. Операциите създават документация за стандартни оперативни процедури и ръководства за процеси. Същите инструменти за документация обслужват всяка функция, което поддържа централния стек за производство на съдържание прост.

Категории документация, които обработва този софтуер за корпоративна документация

Корпоративната документация обикновено попада в няколко категории, като всички те работят със същия поток „заснемане към документ“. Продуктова документация за вътрешни екипи, които използват вътрешните инструменти на компанията. Изход от софтуер за техническа документация за системни инженери, разработчици и IT персонал. Изход от софтуер за процесна документация за стандартни оперативни процедури в операциите, финансите и HR. Обучителна документация за L&D модули, съчетани с видеа за обучение на служители. Документация за съответствие за регулирани индустрии, които трябва да демонстрират, че са обучили служителите по конкретни политики. Документация за управление на промени за миграции на системи, организационни промени и актуализации на процеси. Изход от софтуер за IT документация за ръководства за администратори, обходи на вътрешни платформи и пускания на инструменти.

За по-широка работа по корпоративна техническа документация, Trupeer AI поема производствения слой. Съществуващата инфраструктура за документация на екипа (платформата за база знания, LMS, вътрешната wiki, developer portal) остава там, където е. Trupeer AI я запълва с мултимедийно съдържание, което екипът може да създаде 10 пъти по-бързо от ръчния процес „писане плюс скрийншотове“. Технически писател, който преди е публикувал две статии седмично, често публикува осем или десет с този подход, тъй като отнемащите време части (скрийншотване, писане на текста, запис на съответстващо видео) се обединяват в един цикъл „запис и преглед“.

Къде Trupeer се вписва до Scribe, Tango, Loom и други софтуерни решения за документация

Софтуерът за документация в тази категория обикновено създава един формат. Scribe и Tango създават писани ръководства от записани кликвания, с автоматично генерирани скрийншотове и номерирани стъпки. Loom и Vidyard създават екранно записано видео, с инструменти за редактиране, но без съответстващ писмен документ. Guidde стои между двата подхода, като създава видео плюс кликабилно интерактивно ръководство. MadCap Flare, Paligo, Heretto и Adobe FrameMaker обработват традиционните работни процеси за техническо писане за структурирана документация, използвани най-вече от по-големи екипи по документация, които създават сложни ръководства за продукти.

Trupeer AI е AI софтуерът за документация, който създава както видео, така и писмена документация от едно и също заснемане — комбинацията от формати, от която реално се нуждаят повечето корпоративни програми за документация. Видеото живее в LMS или видео портала, писмената документация отива в базата знания или wiki, и и двете остават синхронизирани, защото идват от един и същ източник. За екипи, които вече използват Scribe или Tango за писани ръководства, Trupeer AI добавя съответстващия изход за видео. За екипи, които вече използват Loom или Vidyard за видео, Trupeer AI добавя съответстващата писмена документация. Екипите, които трябва да поддържат традиционен инструмент за структурирано писане като MadCap или Paligo за ръководства за продукти, обикновено използват Trupeer AI за ежедневния процес и обучителната документация, която формира по-голямата част от библиотеката с корпоративна документация.

Последователност на бранда, превод и актуализации за корпоративни програми за документация

Корпоративните програми за документация срещат три производствени предизвикателства, които традиционният софтуер за документация обработва слабо. Последователност на бранда в хиляди вътрешни документи (всяко видео и всеки документ трябва да изглежда така, сякаш е създадено от една и съща компания). Покритие на езици за служители в множество държави (испански за офиса в Мексико, хинди за Бангалор, португалски за Сао Пауло, немски за Берлин). Разпространение на актуализации, когато процесът се промени (малка промяна в UI в основната система нарушава документация, която е отнемала седмици за създаване). Trupeer AI адресира и трите на производствения слой. Brand kits налагат визуална последователност. Преводът покрива 65+ езика, приложени както към видео, така и към писмена документация в рамките на същата задача. Актуализациите работят чрез презаписване само на променената стъпка, така че малка промяна се разпространява без да се изгражда отново цялата статия.

За организации с изисквания за сигурност и преглед при възлагане, Trupeer AI Trust Center документира позицията на платформата по отношение на сигурността, практиките за обработка на данни и текущото състояние на сертификациите. Персонализираното клониране на глас на корпоративно ниво означава, че гласът на един корпоративен разказвач може да се използва в цялата библиотека с документация, независимо от това коя отделна структура е създала съдържанието. Сдвояването на този софтуер за корпоративна документация с Trupeer AI SOP builder покрива както ежедневното производство на документация, така и слоя със стандартни оперативни процедури, който стои под него.