Безплатна платформа за документация с поддръжка на мултимедия

Trupeer AI е платформата за документация с мултимедийна поддръжка, която създава три формата от едно екранно записване: писмен документ с вградени екранни снимки и GIF-и, паралелен MP4 видеоклип с озвучаване и Shared Page, която събира и двата формата за читателя. Текстовите платформи (Confluence, Notion, GitBook, BookStack) карат екипите да добавят мултимедия впоследствие, когато някой има време — което обикновено означава никога. Само-видео инструментите (Loom, Vidyard, ScreenPal) създават записа, но оставят писмената версия като отделна задача за писане. Създаването на двата формата исторически означава двойна работа, поради което повечето екипи пускат един формат и изоставят другия.

• Едно екранно записване генерира писмен документ, паралелен MP4 видеоклип и Shared Page в рамките на една и съща задача.

• Документът съдържа текст, вградени екранни снимки и GIF-и. Видеото е отделен MP4 файл с озвучаване.

• Shared Page хоства видео плейъра и документа заедно на един брандиран URL адрес.

• Преводът на 65+ езика се прилага и за озвучаването във видеото, и за писмения документ.

• Актуализация чрез презапис на променената стъпка. Видеото, документът и Shared Page остават синхронизирани.

Какво означава мултимедията в документацията на Trupeer AI

Думата мултимедия се размива в маркетинга на документацията. Повечето платформи за документация с мултимедийна поддръжка означават текст с няколко статични изображения и евентуално YouTube вграждане, ако екипът се е сетил да го направи. Trupeer AI дефинира мултимедията като три формата, които се доставят заедно от едно екранно записване. Единият е писменият документ, експортиран като PDF или DOCX, с текст, заглавия, номерирани стъпки, вградени екранни снимки от записа и вградени GIF-и за частите от работния процес, където движението е по-важно от неподвижната кадър. Другият е паралелният MP4 видеоклип с AI озвучаване, премахване на думи-паразити, ефекти на приближаване върху частите от екрана, които изискват внимание, и приложен brand kit. Третият е Shared Page: един брандиран URL адрес, където видео плейърът и писменият документ живеят заедно, с логото на бранда в горната част и CTA на компанията в долната.

Това, че третираме мултимедията като пакет от три формата, а не като текст с добавки, има значение, защото различните читатели искат различни формати. Мениджърът по успеха на клиентите, който се подготвя за разговор, иска писмения документ с номерирани стъпки. Новоназначеният служител, който преглежда центъра за помощ, иска видеото. Клиентът, който бърза, иска GIF-а, вграден в статията. Пускането и на трите формата от едно записване позволява на екипа по документация да обслужва и трите, без да произвежда три отделни артефакта. Същият brand kit, същият речник за имената на продуктите и същият набор за превод се прилагат за всеки изход.

Как работи платформата за мултимедийна документация в три стъпки

Едно записване, три формата, една връзка към Shared Page. Без отделен видео редактор, без отделен писател, без копи-пейст между инструменти.

Стъпка 1: Записваш веднъж

Натисни „запис“ в браузъра или качи съществуващ видео файл (работят и Zoom записи). Премини през работния процес, настройката на интеграцията, стъпките за отстраняване на неизправности или каквото трябва да бъде документирано. Записът е източникът за всеки формат, който се генерира по-нататък.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира документа, видеото и визуалните активи

AI обработва записа. Думите-паразити се премахват. Ефектите на приближаване и курсора подчертават частите от екрана, върху които читателят трябва да се фокусира. Екранните снимки се извличат в правилните моменти за документа. GIF-ите се генерират за многостъпковите взаимодействия, при които неподвижното изображение губи смисъл. Писмен документ и MP4 видеоклип се появяват в редактора заедно.

Стъпка 3: Брандиране, превод и публикуване в Shared Page

Приложи brand kit, за да съвпаднат логата, цветовете, слайдовете за увод и заключение с останалата част от библиотеката с документация. Преведи на испански, немски, японски, хинди или на който и да е от 65+ езика, като озвучаването във видеото и писменият документ се превеждат и двата в една и съща задача. Публикувай в Shared Page, която е брандиран URL адрес, където видео плейърът и документът живеят заедно за читателя.

Кой отваря платформа за документация с мултимедийна поддръжка

Техническите писатели и мениджърите по документация в SaaS компании отварят този инструмент първо. Последователно искането от екипа е едно и също: имаме сайт за документация, който се нуждае от повече мултимедия; клиентите искат видеа в центъра за помощ; обучителите искат walkthrough видеа, които да се комбинират с SOP-ите, но няма видео редактор на щат. Trupeer AI премахва нуждата от видео редактор, като обработва постпродукцията автоматично.

Екипите за обучение на клиенти го използват, за да създадат комбинацията видео плюс статия, която очакват повечето модерни центрове за помощ. Екипите по продуктова маркетинг го използват за страници за анонс на функции, където видео и писмено обяснение трябва да се пуснат заедно. Екипите по успеха на клиентите го използват за onboarding съдържание, където клиентът може да иска да чете или да гледа — според предпочитанията си. Мениджърите по инженеринг го използват за вътрешна документация на оперативни процедури, където видеото показва реалния инструмент, а документът улавя стъпките за бъдеща справка. Собствениците на бази знания го използват за дългата опашка от статии в центъра за помощ, където всяка се нуждае и от двата формата, но никой няма време да създава два артефакта за всяка заявка.

Типове съдържание, които платформата за мултимедийна документация обработва

Статии за център за помощ, продуктови walkthrough-и, обучителни видеа, SOP-и, onboarding потоци, ръководства за настройка на интеграции, walkthrough-и за отстраняване на неизправности, release notes за нови функции, вътрешна процесна документация, FAQ за клиенти и документация за разработчици за технически потребители — всичко минава през същия поток „записване към документ“. Форматът се адаптира, за да пасне на канала. Центърът за помощ иска дългата писмена статия със екранни снимки и опционално видео в горната част. YouTube каналът за поддръжка иска MP4. Slack help bot иска връзка към Shared Page, която отваря пълния изглед на мултимедията. Отпечатаният onboarding раздатъчен материал иска PDF.

За платформите за документация с видео поддръжка по-общо, Trupeer AI е инструмент за производство на съдържание, а не за хостинг. Confluence, Notion, GitBook, BookStack и подобни инструменти се справят добре със слоя за хостинг; това, което не правят, е да произвеждат мултимедийното съдържание, което запълва страниците им. Повечето инструменти за документация с мултимедийна поддръжка приемат, че екипът ще произвежда видеата и екранните снимки някъде другаде и ще ги вгражда в. Trupeer AI обръща това предположение: инструментът за мултимедийна документация произвежда видеото, екранните снимки, GIF-ите и писмения документ, след което се пуска към каквато и да е платформа за хостинг, която екипът вече използва. Екипите, които искат платформа за документация с вградено видео (вместо добавено впоследствие), използват самата Shared Page като дестинация, видима за клиента; за всички останали, изходите PDF/DOCX и MP4 се вместват в съществуващия сайт за документация. Същият подход се прилага и за видео документация, документация с вградени видео walkthrough-и до писмените стъпки, и документация с мултимедийни формати на всяка страница.

Къде Trupeer AI се вписва до Confluence, Notion, Loom и други инструменти

Платформите за документация се разделят на две групи. Първата е „текст на първо място“ (Confluence, Notion, GitBook, BookStack, ReadMe, Document360) — тя се справя добре със структурираното писане, но третира мултимедията като добавка. Втората е „видео на първо място“ (Loom, Vidyard, ScreenPal, Tella) — тя се справя добре със записването, но третира писмената документация като проблем на някой друг. Trupeer AI произвежда и двата формата от едно записване — точно това, от което екипите реално се нуждаят, когато казват, че искат платформа за документация с мултимедийна поддръжка.

Интеграцията със съществуващи платформи е лесна. Екипите, които хостват в Confluence или Notion, изтеглят документа и видеото от Trupeer AI и ги качват в съществуващото пространство. Всеки, който използва връзки към GitBook или ReadMe, отваря Shared Page отвътре в статията. Екипите, които все още нямат инструмент за хостинг на документация, използват самата Shared Page като дестинация, видима за клиента. Гъвкавостта на формата има значение, защото екипите по документация рядко могат да изберат платформата си за хостинг от нулата; те наследяват една и се нуждаят от начин да произвеждат мултимедийно съдържание, което да се вписва в нея.

Актуализирай и превеждай мултимедийната документация, докато продуктът се променя

Мултимедийната документация се разваля по-бързо от документацията само с текст, защото всяка визуална част е свързана с конкретна версия на потребителския интерфейс на продукта. Редизайнът разбива видеото, екранните снимки и GIF-ите заедно. Повечето екипи се справят с това, като тихо позволяват мултимедията да „изостава“ и се извиняват на клиентите, които забелязват. Trupeer AI обработва актуализациите чрез презапис на променената стъпка. AI обработва повторно само този сегмент. И видеото, и писменият документ се актуализират на място, а Shared Page автоматично отразява текущата версия за всеки, който има връзката.

За глобални бази от клиенти преводът затваря езиковата разлика за всички мултимедийни формати наведнъж. Озвучаването във видеото се превежда, писменият документ се превежда, текстът на екрана се обработва, а brand kit-ът и речникът се запазват. Статия за помощ, която съществува на английски до петък, може да съществува на испански, португалски, немски, японски, хинди и мандарин до следващия понеделник — със същата комбинация видео и писмен документ на всеки език. Комбинирането на платформата за мултимедийна документация с Trupeer AI SOP builder покрива както мултимедийната документация, видима за клиента, така и вътрешните процедури, които стоят под нея.