Внедряването на Workday рутинно достига 40-50% приемане на шестия месец. Ето как да изградите обучение, което действително променя тези цифри, и кои инструменти поддържат всеки етап.

Защо обучението за Workday е трудно

Workday е измамно сложен. Потребителският интерфейс изглежда изчистен, но зад него стоят стотици бизнес процеси, специфични за дадена роля задачи и персонализирани конфигурации, които варират в зависимост от организацията. Служителите не се провалят, защото Workday е невъзможен; те се провалят, защото общото обучение (видеоклипове на Workday Community, сесии в класна стая) не съответства на конкретната организация, която използват. Проблемите с приемането на Workday почти винаги се дължат на обучение, което не съответства на действителната конфигурация на компанията.

Екипите, които правят правилното обучение за Workday, съчетават специфични за ролята видеоклипове с инструкции с възможност за търсене на документация за действителните работни процеси на организацията и използват насоки в приложението за транзакции с голям залог. Обучението в класна стая става допълнително, а не основно събитие. Този персонализиран подход гарантира, че служителите получават съответната, приложима информация за ежедневните си задачи, като ефективно повишава тяхната компетентност и увереност.

6-те приоритета за обучение в Workday

1. Самообслужване на мениджъри

Мениджърите трябва да бъдат автономни при изпълнение на основни задачи като одобрения, промени в организацията и действия по компенсации. Когато мениджърите не могат да изпълняват тези задачи без намесата на човешки ресурси, това се превръща в пречка за организацията. Ефективното обучение трябва да позволи на мениджърите да изпълняват тези задачи самостоятелно, намалявайки забавянето и подобрявайки ефективността. Един типичен модул за обучение може да включва 3-5 видео урока, всеки фокус върху конкретна задача за самообслужване, с време за завършване под 30 минути.

2. Самообслужване на служители

Задачи като заявяване на отпуск, управление на придобивки и актуализиране на лична информация трябва да са лесни за служителите. Целта е служителите да се справят с тези задачи в рамките на 90 секунди, като се сведе до минимум разочарованието и грешките. Обучението трябва да включва интерактивни ръководства и кратки видео презентации, до които служителите да имат достъп по всяко време, гарантирайки, че са оборудвани да се справят с функциите за самообслужване с лекота.

3. Работни процеси за HR Бизнес Партньори

HR Бизнес партньорите обработват критични работни процеси като наемане, уволнения и управление на позиции. Грешките в тези области могат да доведат до каскадни проблеми, засягащи ведомостите за заплати и съответствието. Обучението трябва да бъде дълбоко и изчерпателно, често включващо подробни стандартни оперативни процедури (СОП) и ролеви сценарии за симулиране на реални ситуации. Тези сесии трябва да се провеждат в рамките на няколко седмици, с редовни оценки за осигуряване на усвояване на сложните процеси.

4. Финанси и обществени поръчки

За организации, използващи Workday Financial Management, финансовите работни процеси се нуждаят от специфично покритие. Обучението трябва да се фокусира върху задачи като одобрение на разходи, заявки и бюджетни трансфери, които са от решаващо значение за поддържане на финансовия интегритет. Комбинация от модули за електронно обучение и практически семинари може да осигури необходимата дълбочина, осигурявайки, че финансовите екипи могат да се ориентират в Workday с увереност и прецизност.

5. Подбор на персонал

Workday Recruiting е сложен, със свои собствени предизвикателства. Обучението на специалистите по подбор на персонал изисква специално съдържание, което разглежда нюансите на управлението на кандидати, обявите за работа и планирането на интервюта. Структурирана програма за обучение, която съчетава видео уроци, интерактивни симулации и взаимно обучение може да помогне на служителите по подбора да овладеят системата и да подобрят ефективността на наемането.

6. Отчети и табла

Изграждането и тълкуването на отчети често е област, в която неоправдано малко се инвестира в обучение. Мениджърите и специалистите по човешки ресурси трябва да бъдат опитни в генерирането на отчети, които предоставят важна информация за техните операции. Обучението трябва да включва подробни ръководства за изграждане и анализ на отчети, с практически упражнения, които насърчават потребителите да изследват различни техники за визуализация на данни. Този фокус може да промени начина, по който се използват данните в организацията, като стимулира по-доброто вземане на решения.

Сравнение на функциите: Инструменти за обучение за Workday

Анализ на инструментите

1. Trupeer

Trupeer се отличава като универсален инструмент за създаване на персонализирано съдържание за обучение. Чрез запис на всеки екран на Workday, дори и с персонализирани конфигурации, Trupeer генерира изпипани видеоклипове с инструкции, писмени СОП и документация с възможност за търсене. Това позволява на HR администраторите да произвеждат съдържание за седмица, специфично за дадена роля, само за един ден. Ефективността на Trupeer означава, че съдържанието може бързо да се обновява, за да бъде в крак с жизнения цикъл на версиите на Workday, осигурявайки материали за обучение, които винаги са актуални.

Плюсове: Бързо създаване на съдържание, работи на персонализирани конфигурации, ценообразуване на потребител.

Минуси: Не е инструмент за подсказки (tooltips) в реално време; комбинирайте с WalkMe или Whatfix за налагане на подсказки.

2. Workday Learning

Като вградена LMS, Workday Learning превъзхожда при проследяване на съответствието и сертификатите. Въпреки това, възможностите му за създаване на съдържание са ограничени. Най-добре се използва за проследяване, където неговата интеграция с Workday осигурява гладко преживяване. Организациите често го допълват с по-солидни инструменти за авторство, за да създават ангажиращо съдържание за обучение.

Плюсове: Вградена интеграция с Workday.

Минуси: Потребителското изживяване (UX) за авторство е остаряло; най-добър за проследяване, не за създаване.

3. WalkMe

WalkMe предлага най-задълбочените налични насоки в приложението за Workday, като предоставя подсказки, инструкции и налагане на валидиране. Въпреки че неговите всеобхватни функции се предлагат на по-висока цена, дълбочината на насоките, които предлага, може значително да подобри приемането и уменията на потребителите, което го прави ценна инвестиция за големи предприятия със сложни нужди.

Плюсове: Дълбочина, зрялост.

Минуси: Висока цена, изисква сериозни услуги за внедряване.

4. Whatfix

Whatfix осигурява стабилно покритие на Workday на по-достъпна цена от WalkMe. Неговите предложения включват инструменти за видео и съдържание, което го прави добре балансирано решение за организации, които искат да подобрят своите програми за обучение, без да поемат големи разходи. Периодът за внедряване варира от 1 до 3 месеца, през които организациите могат да персонализират платформата спрямо специфичните си нужди.

Плюсове: Разумно ценообразуване, включва инструменти за съдържание.

Минуси: 1-3 месеца период на внедряване.

5. Apty

Apty предоставя икономически ефективна платформа за цифрово приемане с добро покритие на Workday. Тя е предназначена за предприятия, които търсят достъпно решение, което все пак предоставя основни насоки в приложението. Въпреки че нейната партньорска мрежа е по-малка в сравнение с други инструменти, Apty остава жизнеспособна опция за организации, за които стойността и функционалността са приоритет.

Плюсове: Разумно ценообразуване, готова за корпоративна среда.

Минуси: По-малка партньорска мрежа.

6. Workday Community

Workday Community предлага общо видео и документация директно от Workday. Въпреки че е полезна отправна точка за основни въпроси, тя не е достатъчна за осигуряване на специфично за организацията обучение, необходимо за ефективно приемане. Компаниите трябва да я използват като допълнителен ресурс заедно с по-персонализирани материали за обучение.

Задълбочен анализ: какво кара обучението за Workday да работи дългосрочно

Съобразете обучението с вашата конфигурация

Организациите, използващи Workday, се различават значително в своите конфигурации. Всеки бизнес има уникални процеси, персонализирани полета, вериги на одобрение и интеграции, които правят техните настройки в Workday специфични. Общото обучение е предназначено за стандартна конфигурация на Workday, а не за вашата конкретна настройка. Разликата между тези две неща е мястото, където внедряването често се проваля. Успешните екипи записват действителните си конфигурации и създават специфично за ролята съдържание, което води до 30-50% по-високи нива на приемане в сравнение с тези, които разчитат на общи материали.

Практическият подход включва създаване на 3-7 минутни видеоклипове, съчетани с писмени СОП за всеки работен поток на бизнес процесите. Тези ресурси са организирани по роли и задачи, а не по модули на Workday, което улеснява служителите да намират подходящо обучение. Като съхраняват тези материали в библиотека с възможност за търсене, достъпна наред с Workday, организациите могат да мащабират този подход сред хиляди служители, без да претоварват своите ресурси за обучение.

Подготовка на мениджърите преди пускането за служители

Мениджърите са от решаващо значение за успешното приемане. Ако HRBP и преките мениджъри не се чувстват уверени с Workday, техните екипи също няма да се чувстват уверени. Доказана стратегия е обучението на HRBP да започне две седмици преди мениджърите, последвано от обучение на мениджърите две седмици преди служителите. Този поетапен подход гарантира, че всяка група се обучава достатъчно задълбочено, за да може да наставлява следващата. Прибързаните пускания, които прескачат тази последователност, често водят до месеци объркване и повишени обаждания за поддръжка от HR, подкопавайки ползите от ефективността, които Workday обещава.

Обновяване на съдържанието съгласно жизнения цикъл на версиите

Workday пуска актуализации два пъти годишно, които могат да променят екраните, да променят работните процеси и да въведат нови функции. Обучителните материали, които са на повече от шест месеца, вероятно са остарели. Ефективните програми за обучение координират обновяването на съдържанието съгласно жизнения цикъл на версиите на Workday, осигурявайки, че актуализациите включват не само промени в кода, но и актуализирано обучение. Инструменти като Trupeer, които могат да генерират съдържание от записи на екрана достатъчно бързо, за да съответстват на темпото на пускане на Workday, са от съществено значение за поддържане на актуалността на обучението.

Предизвикателства, пред които се изправят екипите за обучение по Workday

Обучението в класна стая доминира. Традиционните полудневни сесии често оставят служителите претоварени и неангажирани. За да подобрите задържането на информацията, преминете към асинхронни видео уроци и СОП, до които служителите имат достъп при поискване.

Липса на специфично съдържание за мениджъри. Когато мениджърите получат същото общо обучение като служителите, то не отговаря на техните специфични нужди. Разработете отделно направление за мениджъри, за да ги оборудвате с необходимите умения за ефективно водене на техните екипи.

Изграждането на отчети се пренебрегва. Много организации пренебрегват създаването на отчети при обучението, оставяйки мениджърите да се върнат по подразбиране към електронни таблици. Интегрирайте уроци за генериране на отчети, които учат мениджърите как да използват инструментите за отчетност на Workday за по-добри изводи.

Няма обучение за мобилното приложение. Тъй като все повече служители разчитат на мобилното приложение на Workday, обучението често предполага работа през настолен компютър. Уверете се, че обучението ви изрично обхваща мобилните работни процеси, за да се съобрази с различните потребителски предпочитания и да се подобри приемането.

Липса на документация за персонализирани бизнес процеси (BPs). Персонализираните бизнес процеси на вашата организация не са обхванати от общите ресурси в Workday Community. Документирайте и обучете персонала по тези специфични процеси, за да сте сигурни, че служителите могат да ги изпълняват точно и ефективно.

Задължителни функции за обучение в Workday

• Специфично за организацията съдържание, съответстващо на вашата Workday конфигурация: Персонализираното обучение, което отразява уникалната настройка на вашата организация, подобрява значението и приемането на системата.

• Учебни пътеки, базирани на роли (мениджър, HRBP, служител, специалист по подбор): Координацията по роли гарантира, че всяка позиция получава подходящо обучение, което повишава компетентността и увереността.

• Видео + СОП за всеки ключов работен процес: Комбинирането на визуални и писмени инструкции отговаря на различните стилове на учене и затвърждава разбирането.

• Библиотека с възможност за търсене, достъпна от самия Workday: Централизираният център за ресурси позволява на служителите бързо да намерят необходимото обучение, намалявайки времето на престой.

• Възможност за обновяване съгласно жизнения цикъл на версиите: Поддържането на учебните материали актуални към полугодишните актуализации на Workday гарантира точност и уместност.

• Насоки в приложението за транзакции с голям залог: Асистенцията в реално време при критични задачи предотвратява грешките и повишава увереността на потребителите.

• Мобилно покритие, ако служителите използват мобилната версия на Workday: Разглеждането на мобилните работни процеси гарантира последователно преживяване при обучението на всички устройства.

• LMS интеграция (Workday Learning или външна): Гладката интеграция със системи за управление на обучението улеснява проследяването и управлението на прогреса на обучението.

Случаи от практиката и профили

Глобално HR внедряване: Ясмин, вицепрезидент „Човешки ресурси“ в компания за потребителски стоки с 22 000 служители

Ясмин ръководи успешното стартиране на Workday HCM в 14 страни – задача, изискваща педантична координация. Тя използва Trupeer за създаване на специфично за всяка роля видеосъдържание на 6 езика, което направи обучението приобщаващо и достъпно за разнообразната работна сила. Чрез внедряването на Whatfix за 15 критични транзакции, като наемане, уволнения и действия по компенсации, тя гарантира, че служителите могат да преминават през тези процеси с увереност. Стратегическото внедряване на обучението на Ясмин, което включваше поетапно провеждане на сесиите за HRBP и мениджъри преди пускането за самите служители, доведе до 76% процент на приемане на самообслужването за шест месеца – значително увеличение спрямо 43% при предишното внедряване на HRIS. Точно тук видеоклиповете за обучение при стартиране на Workday стават наистина полезни и това е видът съдържание, което Trupeer може да генерира директно от обикновен запис на екрана.

Самообслужване на мениджъри: Клариса, HRIS директор във финтех компания с 5000 служители

Клариса беше изправена пред често срещано предизвикателство: мениджърите разчитаха твърде много на HRBP за одобрения поради липса на разбиране на възможностите за самообслужване в Workday. За да реши това, тя разработи специфична за мениджърите библиотека със СОП, покриваща 12 чести действия. Чрез вграждане на видеоклипове в съобщенията на Workday, Клариса осигури на мениджърите лесен достъп до необходимите ресурси за обучение. В резултат на това нивата на самообслужване при мениджърите се увеличиха с 58% за две тримесечия, освобождавайки време на HRBP да се фокусират върху по-стратегически инициативи.

Финансово внедряване: Карим, Директор „Финансови системи“ в компания за услуги с 3500 служители

На Карим беше възложено да внедри Workday Financial Management – критичен проект за финансовите операции на фирмата. Вместо да разчита на общи видеоклипове от Workday, Карим създаде съдържание, съобразено със сметкоплана на компанията и нейните вериги за одобрение. Този подход гарантира, че финансовият екип получи обучение, свързано с техните специфични работни процеси. В рамките на 90 дни приемането от страна на финансовия екип достигна 85%, което доказа ефективността на персонализираното обучение. За по-широка перспектива разгледайте нашето ръководство за управление на промените, което предостява допълнителна информация за успешното внедряване на софтуер.

Добри практики

Специфичното за съответната конфигурация съдържание е по-добро от общото. Персонализирането на обучението, за да съответства на уникалната конфигурация на Workday на вашата организация, повишава уместността и стимулира по-високи нива на приемане. Като се фокусират върху вашите конкретни работни процеси, служителите могат да се свържат директно с учебния материал, което води до по-добро запомняне и приложение.

Обучете мениджърите преди служителите. Приоритизирането на обучението на мениджърите гарантира, че те имат увереността и знанията да наставляват своите екипи ефективно. Този структуриран подход създава ефект на верижна реакция, при която мениджърите могат да подкрепят екипите си, което води до по-плавен преход и по-малко пречки по време на пускането.

Обновявайте с всяка нова версия на Workday. Поддържането на обучителните материали актуални съгласно полугодишните актуализации на Workday е от решаващо значение. Редовните актуализации гарантират, че служителите винаги учат по най-точната и актуална информация, предотвратявайки объркване и грешки, които могат да възникнат от остаряло обучение.

Обърнете изрично внимание на мобилните работни процеси. Тъй като все повече служители използват Workday на мобилни устройства, от съществено значение е да се включи специфично обучение за мобилни устройства. Като обърнете внимание на нюансите на мобилните работни процеси, вие осигурявате съгласувано потребителско преживяване на всички платформи, което повишава цялостната ангажираност и удовлетвореност.

Изградете обучение за създаване на отчети. Мениджърите трябва да разберат как да създават и интерпретират отчети в рамките на Workday, за да вземат информирани решения. Предоставянето на специално обучение за съставяне на отчети не само подобрява техните аналитични умения, но и им позволява да използват данните ефективно, което води до по-добри бизнес резултати.

Направете обучението лесно за търсене направо от Workday. Интегрирането на библиотека за обучение с възможност за търсене в рамките на Workday позволява на служителите да имат достъп до ресурсите бързо и лесно. Това удобство намалява времето на престой и подобрява продуктивността, тъй като потребителите могат да намерят отговорите, от които се нуждаят, без да прекъсват работния си процес.

Често задавани въпроси

Достатъчно ли е Workday Community?

За обща справка Workday Community може да бъде полезна отправна точка. Въпреки това, за конкретните конфигурации и работни процеси на вашата организация, то често се оказва недостатъчно. Общият характер на ресурсите в Workday Community означава, че те не могат да отговорят на уникалните аспекти на вашата настройка, които са от решаващо значение за ефективното обучение и приемане. За да запълните тази празнина, обмислете съчетаването на ресурсите от Workday Community с персонализирани материали за обучение, които отразяват специфичните нужди на вашата организация.

Имам ли нужда от Workday Learning?

Workday Learning често се включва за проследяване на съответствието и може да бъде ценен инструмент за мониторинг на сертификати и напредъка на обучението. Когато става въпрос за създаване на съдържание обаче, възможностите на Workday Learning са ограничени. Повечето организации установяват, че трябва да го допълнят с по-солиден инструмент за авторство, за да създават ангажиращо и ефективно обучение. Като комбинирате Workday Learning с допълнителни инструменти, можете да постигнете цялостно решение за обучение, което отговаря както на нуждите от проследяване, така и на тези за създаване на съдържание.

Кой е най-евтиният подход за обучение по Workday?

Рентабилен подход за обучение по Workday включва изграждането на библиотека от видеоклипове и СОП с помощта на инструмент като Trupeer. Този метод ви позволява да създавате персонализирано съдържание за обучение, което е насочено към специфичните работни процеси на вашата организация, без това да води до високи разходи. Въпреки че добавянето на ниво Платформа за цифрово приемане (DAP) може да увеличи разходите, то е изключително полезно за критични процеси, при които са необходими насоки в реално време. Като се фокусирате върху основните аспекти на обучението и инвестирате избирателно в допълнителни инструменти, можете да увеличите максимално ползата, като същевременно сведете до минимум разходите.

Колко време трябва да отнеме обучението по Workday?

За повечето служители обучението по Workday трябва да бъде кратко и фокусирано, обикновено под 4 часа асинхронно обучение. Тази рамка позволява на служителите да придобият необходимите умения, без да се претоварват. За HRBP и мениджъри обучението може да се наложи да бъде по-дълго, тъй като техните роли често включват по-сложни процеси и отговорности. Като съобразите продължителността на обучението с нуждите на всяка роля, можете да гарантирате, че всички служители ще получат подходящото ниво на инструкции.

Обучението преди или след старта на системата (go-live) трябва да се случи?

Обучението в идеалния случай трябва да се проведе преди датата на пускане в реална експлоатация, с възможности за практика в тестова среда (sandbox) за затвърждаване на наученото. Обучението преди старта позволява на служителите да се запознаят със системата и да се упражняват да я използват в контролирана среда, намалявайки смущенията по време на действителното пускане. Обучението след старта трябва да се съсредоточи върху затвърждаване на знанията и справяне с евентуални пропуски, установени след старта. Като планирате стратегически графика си за обучение, можете да гарантирате, че служителите са подготвени и уверени, когато Workday стартира реално.

Финални думи

Обучението по Workday е успешно, когато съвпада с вашата конкретна конфигурация, следва логиката на подготовка на мениджърите преди пускане за служителите и се обновява с всяка нова версия. Наборът от инструменти е по-малко важен от подхода към съдържанието. Предприятията, които инвестират в библиотеки със съдържание, специфично за всяка роля, виждат резултати в приемането, които оправдават инвестицията в Workday; тези, които не го правят – просто пускат в експлоатация Workday и го наричат обучение. Като се фокусирате върху персонализирано, специфично за ролята обучение и поддържате материалите актуални, можете да постигнете по-високи нива на приемане и да увеличите максимално стойността на вашата инвестиция в Workday.