برنامج قاعدة معرفة عبر الإنترنت مجاني للفرق والعملاء

تفرض معظم أدوات قاعدة المعرفة خيارًا واحدًا. إما أنها مركز مساعدة موجه للعملاء (Zendesk Help Center أو Intercom Articles أو الجانب الخاص بالعملاء في Document360) أو أنها ويكي فريق داخلي (Notion أو Confluence أو Slab). الفرق التي تحتاج إلى الاثنين في النهاية تشغّل أداتين، وتكرر المقالات بينهما، وتدير مجموعتين من البحث والصلاحيات. تتعامل قاعدة المعرفة أونلاين من Trupeer مع الجمهورين في مساحة عمل واحدة عبر ضبط مستوى الظهور لكل مقالة. يبقى دليل الإعداد الموجه للعملاء متاحًا للعامة. وتبقى إجراءات التشغيل القياسية الداخلية الخاصة بمعالجة طلبات الاسترداد مقتصرة على المؤسسة فقط. أما دليل التكامل الذي تتم مشاركته مع الشركاء فيُرسل إلى نطاقات محددة. نفس مساحة العمل. نفس سير عمل إنتاج المقالات. ظهور مختلف لكل قطعة محتوى.

النقاط التي يجب وضعها تحت هذه الفقرة (استبدال جميع النقاط الخمس الحالية):

• مساحة عمل واحدة تخدم الجمهورين. ظهور كل مقالة: عام، للمؤسسة فقط، نطاقات محددة، دعوة فقط.

• تُنشأ المقالات من تسجيلات شاشة. ينتج عن نفس التسجيل فيديو شرح مصوّر ومقالة مكتوبة مع لقطات شاشة مضمّنة.

• وصول قائم على السحابة من أي مكان. بدون تثبيت برامج، بدون الحاجة إلى VPN، وبدون نقاشات إعداد تقنية المعلومات.

• تتم التحديثات عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها. تعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء فقط. يتم تحديث كل من الفيديو والمقالة المكتوبة في مكانهما.

• الترجمة عبر أكثر من 65 لغة في الخطط المدفوعة، وتُطبق على كل من تعليق الفيديو الصوتي والمقالة المكتوبة ضمن نفس المهمة.

ما هو برنامج قاعدة المعرفة أونلاين من Trupeer؟

قاعدة المعرفة أونلاين من Trupeer هي مساحة عمل توثيق مستضافة على السحابة، مصممة للفرق التي تحتاج إلى خدمة الموظفين الداخليين والعملاء الخارجيين من نفس مكتبة المحتوى. يعمل خط إنتاج المقالات على تسجيلات الشاشة: سجّل سير عمل، يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء فيديو شرح مصوّر بالإضافة إلى مقالة مكتوبة مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة مضمّنة، ثم تصل المقالة إلى هيكل قاعدة المعرفة مع الأقسام والفصول والبحث المدمج. يمكن لأشخاص آخرين داخل الفريق أو خارجه فتح الرابط والاطلاع أو المشاهدة، حسب تنسيق المحتوى الأنسب للحظة.

ما الذي يجعل هذا مناسبًا للجمهورين في مساحة عمل واحدة: ظهور كل مقالة. اجعل مقالة الإعداد الأولي للعميل الجديد متاحة للعامة لتظهر في مركز المساعدة. اجعل مقالة الإجراء الداخلي "كيفية التعامل مع تصعيد طلب الاسترداد" مقتصرة على المؤسسة فقط ليشاهدها الموظفون فقط. اجعل دليل التكامل الذي يحتاجه الشركاء ضمن نطاقات محددة ليصل تحديدًا إلى نطاقات بريدهم. نفس مساحة العمل تنتج كل الثلاثة. نفس البحث يغطي الجميع للأشخاص الذين لديهم صلاحية الوصول. بدون تكرار المقالات عبر أدوات منفصلة. بدون اختلاف في الإصدارات بين النسخة الداخلية والنسخة الموجهة للعملاء.

كيف تعمل قاعدة المعرفة أونلاين؟

بدء استخدام قاعدة المعرفة أونلاين يستغرق بضع دقائق فقط.

الخطوة 1: سجّل أو ارفع

ابدأ تسجيل شاشة مباشرة داخل متصفحك، أو ارفع ملف فيديو موجودًا تريد تحويله.

الخطوة 2: معالجة بالذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك، ويزيل الكلمات الحشوية، ويضيف تأثيرات التكبير، وينشئ توثيقًا مكتوبًا تلقائيًا.

الخطوة 3: تخصيص ومشاركة

حرّر المخرجات، وطبّق حزمة الهوية الخاصة بك، ثم شارك عبر رابط أو تضمين على موقعك الإلكتروني. التحديثات سهلة بنفس القدر.

أهم المزايا في أفضل قاعدة معرفة أونلاين من Trupeer

• الظهور لكل مقالة (ميزة الجمهورين): اضبط ظهور كل مقالة على عام أو للمؤسسة فقط أو نطاقات محددة أو دعوة فقط. يمكنك تغيير ذلك في أي وقت دون إعادة بناء المقالة. هكذا يتحكم الفريق في من يرى ماذا على مستوى المقالة، وليس على مستوى مساحة العمل. محتوى قاعدة المعرفة الموجه للعملاء وإجراءات التشغيل القياسية الداخلية فقط موجودان في نفس مساحة العمل تحت قواعد ظهور مختلفة.

• مقالات تُنشأ بالذكاء الاصطناعي من تسجيلات الشاشة: يراقب الذكاء الاصطناعي تسلسل النقرات في التسجيل ويولد مقالة مكتوبة مع لقطات شاشة مضمّنة وخطوات مرقمة. تُزال الكلمات الحشوية تلقائيًا. يتم تطبيق حزمة الهوية. إجمالي وقت الكتابة لكل مقالة: شبه معدوم، بالإضافة إلى 5 إلى 10 دقائق من المراجعة قبل النشر.

• فيديو ومحتوى مكتوب من مصدر واحد: ينتج عن نفس التسجيل شرح بصيغة MP4 والمقالة المكتوبة. يتم تنزيل الاثنين كملفات حقيقية. يعمل الاثنان خارج Trupeer أيضًا إذا قرر الفريق استضافة المحتوى في مكان آخر.

• بحث مدمج: بحث بالكلمات المفتاحية واستعلامات مدعومة بالذكاء الاصطناعي عبر كل مقالة وكل نص فيديو. يعيد البحث المقالة الصحيحة عندما يكتب شخص ما "كيف أصدّر" حتى لو كانت المقالة بعنوان "إعداد التقارير المخصصة". بعد تجاوز علامة الـ 50 مقالة، هنا غالبًا تتعطل معظم قواعد المعرفة. بحث Trupeer يتماسك هناك.

• تحديثات لا تُفسد مكتبة المقالات: عندما يتغير الإجراء الأساسي، أعد تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء فقط. يتم تحديث كل من الفيديو والمقالة المكتوبة في مكانهما. لذلك ينخفض كلفة صيانة المقالة الموجودة من "مشروع بعد الظهر" إلى "10 دقائق بين الاجتماعات".

• أقسام وفصول لتنظيم حقيقي: اجمع المقالات ذات الصلة في أقسام، ثم نظّم الأقسام في فصول. هيكل قاعدة المعرفة يصبح قابلًا للتصفح فعليًا مع نمو المكتبة بعد 30 إلى 50 مقالة، بدل أن يتحول إلى قائمة مسطحة لا يستطيع أحد العثور على شيء فيها.

لماذا تختار Trupeer لقاعدة المعرفة أونلاين؟

• السرعة: أنشئ التوثيق في الوقت الذي يستغرقه تنفيذ المهمة مرة واحدة. لا مزيد من قضاء ساعات في كتابة ما يمكنك عرضه خلال دقائق. نمط واضح. مدير نجاح العملاء يقضي يوم الثلاثاء بعد الظهر في توجيه ثلاثة عملاء جدد عبر نفس إجراء إعداد لوحة التحكم. نفس سير العمل، ثلاث مرات، 40 دقيقة لكل مرة. العميل الرابع يطرح نفس السؤال يوم الأربعاء. الآن تخيل أن العميل الرابع بدلًا من فتح مقالة قاعدة معرفة يفتح مقالة تحتوي نفس الشرح في فيديو مدته 6 دقائق مع خطوات مكتوبة. يسجل مدير نجاح العملاء الشرح مرة واحدة أثناء مكالمة العميل الأول. تُرسل المقالة بنهاية اليوم. العميل الرابع يخدم نفسه. تتضاعف الحسابات بسرعة: 200 عميل خلال سنة ينتجون مئات الساعات من الشروحات المتكررة التي يمكن لقاعدة المعرفة أن تستوعبها.

• الدقة: سجّل سير عمل حقيقيًا ليعكس التوثيق بالضبط طريقة تنفيذ الأمور، وليس ما يتذكره شخص ما. هذا هو النمط الذي يكسر قواعد المعرفة الموجهة للعملاء. يقوم الكاتب بتوثيق الإجراء من الذاكرة أو من الملاحظات بعد حدوث سير العمل الفعلي. بعد ثلاثة أشهر، يلاحظ العملاء أن الخطوة 4 لا تطابق ما يرونه على الشاشة. تتراكم تذاكر الدعم. يتم تحديث المقالة، ثم يحدث انحراف مرة أخرى، ثم يتم تحديثها مرة أخرى. التسجيل أثناء تنفيذ الإجراء الفعلي يلتقط ما يحدث فعليًا. تطابق المقالة السلوك المباشر لأنها تم توليدها من السلوك المباشر. بما في ذلك التفاصيل الصغيرة مثل اسم زر الواجهة بالضبط، ورسالة التأكيد، ورسالة الخطأ إذا تم تخطي خطوة.

• الاعتماد: يستخدم الناس أدلة بصرية فعليًا. الموظفون الجدد يشاهدون أمثلة حقيقية بدلًا من الاكتفاء بتصفح جدران النص. نمط سلوكي يستحق معرفته. يفتح العميل قاعدة المعرفة بحثًا عن إجابة. يقرأ الفقرة الأولى من المقالة. يتخطى إلى الخطوات المرقمة. يصل إلى الخطوة 5. يكتشف أن الخطوة 5 تشير إلى عنصر واجهة لا يستطيع العثور عليه. يفتح نسخة الفيديو من نفس المقالة. يشاهد 90 ثانية تغطي الخطوة 5. يكمل بالخطوات المكتوبة. ينتقل بين التنسيقات طوال المقالة. معظم مستخدمي قواعد المعرفة يفعلون ذلك دون تفكير. تنسيق الجمهورين الذي تنتجه Trupeer من تسجيل واحد يغطي العادتين دون أن يدير الفريق دورتين إنتاج منفصلتين.

• تحديثات سهلة: عندما تتغير العمليات، أعد تسجيل الأجزاء المحدثة فقط. لا حاجة لإعادة كتابة المستندات كاملة من الصفر. كيف يبدو ذلك عبر سنة. يتم إصدار تحديثات واجهة منتجك في كل سباق. كانت قاعدة المعرفة القديمة ستنحرف ببطء عن التطابق خلال ستة أشهر عبر 50 مقالة. بحلول الربع الثالث، نصف المقالات الموجهة للعملاء تصف شاشات لم تعد موجودة. ترتفع تذاكر الدعم لأن العملاء لا يستطيعون اتباع المقالات. يتعامل تدفق Trupeer مع التحديثات كما تحدث: عندما تتغير الواجهة، يعيد الشخص الذي يلاحظ التغيير تسجيل الخطوة المتأثرة في نفس ذلك اليوم. تبقى قاعدة المعرفة محدثة كأثر جانبي لتطور المنتج الطبيعي، وليس لأن شخصًا ما جدولة "أسبوع تدقيق قاعدة المعرفة" ربع سنوي يتأخر دائمًا.

قاعدة المعرفة أونلاين للفرق الداخلية

1. التقط المعرفة المؤسسية قبل أن يغادر الموظفون ذوو الخبرة. عندما ينتقل أفضل الأشخاص لديك، تنتقل خبرتهم معهم ما لم تكن موثقة. حوّل سنوات الخبرة إلى أدلة قابلة للبحث يمكن لأي شخص اتباعها.

2. اختصر وقت تأهيل الموظفين الجدد بشكل كبير. بدلًا من مرافقة الزملاء لأسابيع، يحصل أعضاء الفريق الجدد على شروحات بصرية واضحة منذ اليوم الأول. يتعلمون عبر مشاهدة أمثلة حقيقية، وليس قراءة كتيبات قديمة.

3. حافظ على توافق كل مكتب وقسم. عندما تتعامل مواقع مختلفة مع نفس العملية بطرق مختلفة، تتسلل الأخطاء. يضمن التوثيق أن الجميع يتبعون نفس النهج المثبت.

4. ابنِ مكتبة توثيق يستخدمها الناس فعليًا. عندما يصبح العثور على الإجابات أسرع من سؤال زميل، يتوقف الناس عن مقاطعة بعضهم وتتحسن الإنتاجية للجميع.

قاعدة المعرفة أونلاين لفرق SaaS

1. وثّق سير عمل المنتج في مركز المساعدة. عندما يستطيع العملاء العثور على الإجابات بأنفسهم، يتوقفون عن إرسال تذاكر للأسئلة الأساسية. يركز فريق الدعم لديك على القضايا المعقدة بدلًا من المتكررة.

2. حافظ على توافق الهندسة والمنتج والدعم. يبقى التوثيق المشترك محدثًا مع تطور منتجك، لذلك يعرف الجميع كيف تعمل الميزات بعد كل إصدار يتم إطلاقه.

3. أنشئ أدلة موجهة للعملاء تقلل عبء الدعم. يحسن التوثيق الذاتي درجات الرضا لأن العملاء يحصلون على الإجابات فورًا بدلًا من انتظار الردود.

4. تتبع تغييرات العمليات عبر الإصدارات بسهولة. عندما يتم تحديث منتجك بشكل متكرر، يجب أن يواكب التوثيق ذلك. سجّل التغييرات مرة واحدة ووزعها في كل مكان تلقائيًا.

قاعدة المعرفة أونلاين للشركات الناشئة

1. وثّق العمليات قبل أن تتحول إلى كوابيس معرفة قبلية. غالبًا ما تمتلك الشركات في المراحل المبكرة عمليات حرجة يفهمها شخص أو شخصان فقط. التقط هذه المعرفة الآن بينما ما زال بإمكانك.

2. عرّف الموظفين الجدد خلال أيام بدلًا من أسابيع. تتيح الأدلة الواضحة للناس أن يصبحوا منتجين بسرعة دون الحاجة إلى دعم مستمر من المؤسسين أو أعضاء الفريق الكبار الذين لديهم أولويات أخرى.

3. وسّع العمليات دون أن يكرر كبار الموظفين أنفسهم باستمرار. عندما تتكرر نفس الأسئلة، يوفر التوثيق الوقت والجهد للجميع ويقلل الإحباط.

4. ابنِ أساس التوثيق قبل أن تجعل الزيادة السريعة في النمو من المستحيل البدء. الشركات التي تنتظر حتى يصبح لديها 50 موظفًا لبدء التوثيق نادرًا ما تلحق بالركب.

قاعدة المعرفة أونلاين للشركات الكبرى

1. وحّد العمليات عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال. عندما يحتاج آلاف الموظفين إلى اتباع نفس الإجراءات، يصبح التوثيق الطريقة الوحيدة لضمان الاتساق.

2. استوفِ متطلبات الامتثال والتدقيق بكفاءة. تثبت الإجراءات الموثقة كيف تعمل مؤسستك. يمكن للمدققين رؤية الإجراءات الموجودة بالضبط وكيف يتم اتباعها.

3. قلل تكاليف التدريب عبر توثيق قابل لإعادة الاستخدام. إنشاء المحتوى مرة واحدة ونشره عبر المواقع يوفر مبلغًا كبيرًا مقارنة بتشغيل جلسات تدريب مباشرة بشكل متكرر.

4. ادعم التحول الرقمي بتوثيق تغييرات واضح. عندما يحتاج الموظفون إلى تعلم أنظمة جديدة، تساعد الأدلة البصرية على التكيف بشكل أسرع من الكتيبات الثقيلة بالنصوص.

قاعدة المعرفة أونلاين للفرق عن بُعد

1. سد فجوات المناطق الزمنية عبر توثيق غير متزامن. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى الإجابات عندما يحتاجون إليها، دون انتظار زملاء في مناطق زمنية مختلفة ليصبحوا متاحين.

2. اعرض السياق الذي يضيع في التواصل النصي. تفوت رسائل الدردشة والبريد الإلكتروني التفاصيل الدقيقة التي تلتقطها الشروحات البصرية. يفهم الناس العمليات بشكل أفضل عندما يرون بالضبط كيف تعمل الأمور.

3. قلل إرهاق الاجتماعات عبر التوثيق مرة واحدة. بدلًا من جدولة مكالمات لشرح نفس الشيء لأشخاص مختلفين، سجّله مرة واحدة وشاركه في كل مكان.

4. حافظ على توافق الفرق الموزعة بغض النظر عن الموقع. عندما يشير الجميع إلى نفس التوثيق، لا يؤدي العمل عن بُعد إلى جزر معرفة أو ممارسات غير متسقة.

قاعدة المعرفة أونلاين للمطورين

1. وثّق عمليات النشر وإجراءات تصحيح الأخطاء ومراجعة الكود بشكل صحيح. غالبًا ما تعيش المعرفة الحرجة في سلاسل Slack أو في أذهان الأشخاص. ضعها في مكان قابل للبحث.

2. أنشئ توثيقًا تقنيًا دون تعطيل تدفقك في البرمجة. سجّل شاشتك أثناء تنفيذ العملية، ويتولى الذكاء الاصطناعي الكتابة حتى تبقى مركزًا على الكود.

3. عرّف المطورين الجدد بسرعة أكبر عبر أمثلة حقيقية. بدلًا من توثيق نظري، اعرض سير عمل فعليًا من قاعدة الكود وبيئة التطوير لديك.

4. حافظ على runbooks محدثة لمهندسي الاستجابة للحوادث. عندما تقع الحوادث عند الساعة 3 صباحًا، يساعد التوثيق الواضح الناس على حل المشكلات دون تصعيدها إلى زملاء كبار.

قاعدة المعرفة أونلاين لفرق الإعداد والدعم & amp;

1. ابنِ أدلة إعداد يمكن للموظفين الجدد اتباعها بشكل مستقل. عندما يكون محتوى التدريب واضحًا وبصريًا، يحتاج الناس إلى دعم أقل من المديرين ويصبحون منتجين أسرع.

2. وثّق عمليات التصعيد حتى يعرف فريق الدعم بالضبط ماذا يفعل. يجب أن تكون كل حالة لها خطوات واضحة، حتى لا يضطر الوكلاء للتخمين أو سؤال المشرفين باستمرار.

3. قلل حجم التذاكر عبر التوثيق الذاتي. عندما يستطيع العملاء الإجابة عن أسئلتهم بأنفسهم، يتعامل فريقك مع تذاكر متكررة أقل ويُركز على القضايا المعقدة.

4. درّب أعضاء الفريق الجدد دون سحب الأشخاص الكبار بعيدًا. يبقى الموظفون ذوو الخبرة منتجين بينما يتعلم الموظفون الجدد من توثيق يلتقط المعرفة المؤسسية.

الخيط المشترك عبر هذه الفئات: قاعدة معرفة لا يفتحها أحد ليست قاعدة معرفة. إنها مسرح توثيق. تصميم الجمهورين (مساحة عمل واحدة مع عناصر تحكم في الظهور لكل مقالة) يمنع أكثر نمط فشل شائع: تشغيل فرق لأدوات منفصلة للمحتوى الداخلي مقابل محتوى العملاء، مع انحراف المحتوى بينهما وفشل البحث في تغطية الاثنين. عندما يطرح العميل سؤالًا له إجابة عامة موجهة للعملاء وإجابة داخلية أكثر تفصيلًا، يجد مدير نجاح العملاء الاثنين في نفس البحث. وعندما يحتاج فريق داخلي إلى تصعيد سؤال موجه للشركاء، تكون مقالة الشركاء المشتركة موجودة في نفس مساحة العمل، مع قواعد ظهورها الخاصة التي تم ضبطها مسبقًا. تنخفض تكلفة الحفاظ على أداتين متزامنتين إلى الصفر لأن هناك أداة واحدة فقط.

مكان قاعدة المعرفة أونلاين من Trupeer بجانب Zendesk وDocument360 وNotion وConfluence

أدوات مركز المساعدة الموجه للعملاء (Zendesk Help Center وIntercom Articles وواجهة Document360 الموجهة للعملاء وHelp Scout Docs) تتعامل مع طبقة قاعدة المعرفة العامة. تم تحسينها لبنية مقالات صديقة لمحركات البحث، ومراكز مساعدة بعلامة تجارية، وبحث موجه للعملاء. لا تساعد في توثيق الفريق الداخلي. معظم الشركات التي تستخدم واحدة من هذه الأدوات لديها ويكي داخلي منفصل لمحتوى الموظفين فقط. نظامان. سير عمل إنتاجان. فهرسان بحثان. التكرار يتراكم.

أدوات الويكي الداخلي (Notion وConfluence وSlab وTettra وGuru) تتعامل مع طبقة الفريق الداخلي. تم تحسينها لتوثيق فرق تعاوني، وملاحظات الاجتماعات، ومحتوى داخلي واسع النطاق. لدى بعضها خيارات مشاركة عامة، لكن غالبًا ما تبدو كأنها فكرة لاحقة؛ فمركز المساعدة المستضاف على Notion يبدو كصفحة Notion، وليس كموقع موجه للعملاء مصقول. معظم الفرق التي تستخدم هذه الأدوات للتوثيق الداخلي تشغّل مركز مساعدة منفصلًا لمحتوى العملاء.

تقع قاعدة المعرفة أونلاين من Trupeer في المنتصف. تنتج نفس مساحة العمل وتستضيف محتوى الجمهورين، مع التحكم في من يرى ماذا عبر الظهور لكل مقالة. بالنسبة للفرق التي لديها استثمار عميق بالفعل في Zendesk لواجهة العملاء أو Confluence للواجهة الداخلية، يكون النمط الأكثر نظافة عادةً هو الإبقاء على تلك الأدوات واستخدام Trupeer لإنتاج محتوى المقالات الذي يغذيها. يمكن لصق المقالات التي ينشئها Trupeer في Zendesk Help Center، أو تضمينها داخل صفحات Confluence، أو استضافتها مباشرة داخل قاعدة المعرفة الخاصة بـ Trupeer حسب إعداد الفريق. تعمل عمليات التصدير بصيغة MP4 وPDF في كل مكان. أما بالنسبة للفرق التي لا تمتلك بنية راسخة خاصة بها—وخاصة الفرق الأصغر والشركات الناشئة ووظائف نجاح العملاء التي لا تريد الحفاظ على نظامين منفصلين—فإن قاعدة المعرفة ثنائية الجمهور من Trupeer تعمل كخيار مستقل.