برنامج أتمتة المستندات

يقوم برنامج Trupeer لأتمتة المستندات بأتمتة إنشاء الوثائق الاحترافية من تسجيلات الشاشة وعروض سير العمل. سجّل أي عملية، وسيقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بإنشاء وثائق منظمة ومهيأة مع لقطات شاشة، وتعليمات خطوة بخطوة، وعمليات شرح فيديو اختيارية - مما يلغي تمامًا الحاجة إلى كتابة المستندات يدويًا.

• سجّل سير العمل ودع الذكاء الاصطناعي ينشئ الوثائق الكاملة تلقائيًا.

• استخراج لقطات الشاشة تلقائيًا مع إضافة التعليقات التوضيحية في كل خطوة.

• مخرجات مستندات منظمة مع خطوات مرقمة ونص منسق.

• هوية بصرية وقوالب متسقة عبر جميع المستندات المؤتمتة.

• شارك الوثائق التي تم إنشاؤها أو صدّرها أو أدرجها عبر أي منصة.

ما هو برنامج Trupeer لأتمتة المستندات؟

يحوّل برنامج Trupeer لأتمتة المستندات الطريقة التي تنشئ بها المؤسسات مستندات الأعمال. بدلًا من كتابة الإجراءات يدويًا، والتقاط لقطات الشاشة، وتنسيق المستندات، كل ما عليك فعله هو تسجيل شاشتك أثناء تنفيذ سير عمل. يراقب الذكاء الاصطناعي أفعالك، ويحدد كل خطوة، ويلتقط لقطات الشاشة ذات الصلة، وينشئ مستندًا كاملًا واحترافيًا تلقائيًا. هذه هي أتمتة المستندات التي تعالج الجزء الأكثر استهلاكًا للوقت في عمل التوثيق: الإنشاء الأولي.

كيف يعمل برنامج أتمتة المستندات؟

البدء باستخدام برنامج أتمتة المستندات يستغرق بضع دقائق فقط

الخطوة 1: التسجيل أو الرفع

شغّل مسجل الشاشة المعتمد على المتصفح ونفّذ سير العمل الذي تريد توثيقه، أو ارفع تسجيل فيديو موجودًا لمعالجته بواسطة الذكاء الاصطناعي.

الخطوة 2: إنشاء المستند بواسطة الذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك إطارًا بإطار، ويحدد كل خطوة في سير العمل، ويستخرج لقطات شاشة مشروحة، وينشئ مستندًا منظمًا مع تعليمات مكتوبة واضحة لكل إجراء.

الخطوة 3: التخصيص والمشاركة

طبّق حزمة علامتك التجارية للحصول على تنسيق متسق، وأجرِ أي تعديلات أو إضافات، ثم شارك المستند الذي تم إنشاؤه عبر رابط أو تضمين أو تصدير ملف.

الميزات الرئيسية لبرنامج Trupeer لأتمتة المستندات

• أتمتة ذكية لالتقاط لقطات الشاشة: يكتشف الذكاء الاصطناعي حالة الشاشة الأكثر صلة في كل خطوة من سير العمل ويستخرج تلقائيًا لقطات شاشة عالية الدقة. يتم التعليق على كل لقطة شاشة بمؤشرات مرقمة، ومربعات تمييز حول عناصر واجهة المستخدم النشطة، ومؤشرات لموضع المؤشر توضح بالضبط أين حدثت الإجراءات.

• إنشاء خطوات بلغة طبيعية: بدلًا من إنتاج تعليمات آلية جامدة، ينشئ الذكاء الاصطناعي أوصافًا واضحة وطبيعية لكل خطوة. يتكيف أسلوب الكتابة مع تعقيد الإجراء الجاري توثيقه، فيقدم تعليمات موجزة للنقرات البسيطة وشرحًا مفصلًا للتهيئات المعقدة أو نقاط القرار.

• تصدير المستندات بعدة صيغ: صدّر المستندات المؤتمتة بتنسيقات متعددة مناسبة لقنوات توزيع مختلفة. أنشئ محتوى قابلًا للتضمين في الويب لمراكز المساعدة، أو ملفات قابلة للتنزيل للرجوع إليها دون اتصال، أو مخرجات منسقة متوافقة مع منصات الويكي وقواعد المعرفة وأنظمة إدارة المحتوى التي تستخدمها مؤسستك بالفعل.

• منطق المحتوى الشرطي: يتعرف الذكاء الاصطناعي على الحالات التي تتضمن فيها سير العمل نقاط قرار أو مسارات متفرعة ويوثق كل مسار بوضوح. عندما تتضمن عمليتك سيناريوهات إذا-فإن، تلتقط الوثائق التي يتم إنشاؤها الخطوات والشروط البديلة، مما ينتج توثيقًا شاملًا يغطي النطاق الكامل لسير العمل.

لماذا تختار برنامج Trupeer لأتمتة المستندات؟

• التخلص من الكتابة اليدوية: الجزء الأكثر استهلاكًا للوقت في التوثيق هو الكتابة نفسها. تحوّل أتمتة المستندات سير العمل المعروض إلى مستندات مكتملة، وتزيل عنق الزجاجة الخاص بالكتابة اليدوية بالكامل.

• ضمان الدقة: المستندات التي يتم إنشاؤها من تسجيلات سير العمل الفعلية تعكس بالضبط كيفية عمل العمليات، وليس كما يتذكرها شخص ما. التوثيق المؤتمت أكثر دقة بطبيعته من الإجراءات المكتوبة يدويًا.

• فرض الاتساق: تضمن القوالب وحزم العلامة التجارية أن يتبع كل مستند مؤتمت معايير المؤسسة. تنسيق ولغة وأسلوب بصري متسق عبر جميع المستندات بغض النظر عمّن سجل سير العمل المصدر.

• توسيع نطاق التوثيق: أنشئ التوثيق بالوتيرة التي تحتاجها مؤسستك. سواء كنت توثق 10 مسارات عمل أو 1,000، فإن برنامج أتمتة المستندات يتعامل مع الحجم دون زيادة الجهد بشكل متناسب.

برنامج أتمتة المستندات للفرق الداخلية

1. أتمتة إنشاء إجراءات التشغيل القياسية عبر الأقسام. بدلًا من مطالبة أعضاء الفريق بكتابة إجراءات التشغيل القياسية يدويًا، اجعلهم يسجلون سير العمل الخاص بهم ودع أتمتة المستندات تنتج التوثيق بدقة كاملة.

2. التقط المعرفة المؤسسية بشكل منهجي قبل أن تضيع بسبب دوران الموظفين. عندما يسجل الموظفون ذوو الخبرة سير العمل الخاص بهم، ينشئ النظام المستندات تلقائيًا بشكل دائم وقابل للبحث، مما يحافظ على خبرتهم لكل عضو جديد في الفريق مستقبلًا.

3. قلل العبء الإداري لصيانة المستندات. عندما تتغير العمليات، أعد تسجيل سير العمل المحدّث، وسيعيد النظام إنشاء المستند، مما يلغي العمل الممل الخاص بمراجعة المستندات الحالية يدويًا.

4. أنشئ مكتبة مستندات متسقة عبر المؤسسة. تضمن القوالب والهوية البصرية المؤتمتة أن تبدو مستندات كل قسم احترافية وتتبع البنية نفسها، مما يحسن التنقل وسهولة الاستخدام عبر المكتبة بأكملها.

برنامج أتمتة المستندات لفرق SaaS

1. أتمتة توثيق مركز المساعدة مع تطور منتجك. عندما تتغير الميزات، سجّل سير العمل المحدّث وأنشئ توثيقًا جديدًا تلقائيًا، مما يبقي مركز المساعدة لديك محدثًا دون إعادة كتابة يدوية عبر عشرات المقالات.

2. أنشئ توثيق تأهيل العملاء بالسرعة نفسها التي يتطور بها المنتج. تتيح أتمتة المستندات لفرق نجاح العملاء إنشاء أدلة احترافية للميزات الجديدة في نفس دورة السبرنت التي يتم شحنها فيها، وليس بعد أسابيع.

3. حافظ على مزامنة التوثيق الداخلي والخارجي. عندما يخدم سير العمل نفسه توثيق العمليات الداخلية وأدلة المستخدمين الخارجيين، تنشئ أتمتة المستندات كليهما من تسجيل واحد مع تنسيق مناسب لكل جمهور.

4. وسّع إنتاج التوثيق دون توسيع فريق التوثيق لديك. مع ازدياد تعقيد منتجك، تتعامل أتمتة المستندات مع حجم التوثيق المتزايد دون الحاجة إلى زيادات متناسبة في عدد الموظفين.

برنامج أتمتة المستندات للشركات الناشئة

1. أنشئ توثيقًا احترافيًا دون توظيف كتّاب تقنيين. تتيح أتمتة المستندات لأي عضو في الفريق إنشاء توثيق مصقول ومنظم جيدًا بمجرد تسجيل سير العمل الخاص به، مما يلغي الحاجة إلى موظفي توثيق مخصصين.

2. وثّق العمليات قبل أن يجعل النمو السريع الأمر مستحيلًا. الشركات الناشئة التي تؤتمت التوثيق مبكرًا تنشئ قاعدة معرفة تنمو بسلاسة، وتتجنب ديون التوثيق التي ترهق الشركات سريعة النمو.

3. قدّم صورة احترافية لعملاء المؤسسات مع توثيق شامل. يبدو التوثيق المؤتمت مصقولًا ومفصلًا، مما يشير إلى العملاء المحتملين بأن مؤسستك تأخذ التميز التشغيلي على محمل الجد.

4. طوّر التوثيق بالسرعة نفسها التي تتغير بها منتجاتك وعملياتك. عندما تتطور سير العمل في الشركة الناشئة أسبوعيًا، تحافظ أتمتة المستندات على تحديث التوثيق دون إنشاء تراكم لا يملك أحد الوقت لمعالجته.

برنامج أتمتة المستندات للمؤسسات

1. وحّد إنشاء التوثيق عبر العمليات العالمية. تضمن أتمتة المستندات أن تنتج الفرق في كل منطقة توثيقًا يتبع القوالب نفسها والهوية البصرية والمعايير الهيكلية نفسها، بغض النظر عن التفضيلات أو الممارسات المحلية.

2. استوفِ متطلبات التوثيق التنظيمي بكفاءة واتساق. يوفر إنشاء المستندات المؤتمت مع تتبع الإصدارات سجلات التدقيق والاتساق والاكتمال التي تتطلبها أطر الامتثال دون إرهاق الفرق بأعمال التوثيق اليدوية.

3. قلل تكاليف التوثيق من خلال أتمتة أكثر خطوات الإنشاء كثافة في العمل. تحقق المؤسسات التي كانت تدير سابقًا فرق كتابة تقنية كبيرة أو تستعين بمصادر خارجية لإنتاج التوثيق وفورات كبيرة في التكاليف عبر الأتمتة.

4. ادعم إدارة التغيير المؤسسي بإنتاج سريع للوثائق. عندما تطبّق المؤسسات أنظمة جديدة، أو تعيد هيكلة العمليات، أو توحّد الإجراءات، تنشئ أتمتة المستندات الوثائق الداعمة بالوتيرة التي تتطلبها المبادرة.

برنامج أتمتة المستندات للفرق البعيدة

1. مكّن أعضاء الفريق البعيدين من إنشاء التوثيق بشكل غير متزامن دون عبء التنسيق. يسجل أي موظف عن بُعد سير العمل حسب جدوله، وتقوم أتمتة المستندات بإنشاء توثيق احترافي دون الحاجة إلى تعاون فوري أو اجتماعات مراجعة.

2. أنشئ مكتبة توثيق قابلة للبحث يعتمد عليها العاملون عن بُعد بدلًا من مقاطعة الزملاء. عندما يكون العثور على إجابة موثقة أسرع من مراسلة زميل في منطقة زمنية أخرى، تعمل الفرق البعيدة بشكل أكثر استقلالية وكفاءة.

3. تأكد من اتساق جودة التوثيق بغض النظر عمّن ينشئه أو أين يوجد. تطبق أتمتة المستندات التنسيق والبنية والهوية البصرية نفسها سواء جاء التسجيل المصدر من مكتب منزلي في أوستن أو مساحة عمل مشتركة في برلين.

4. قلل فجوات التوثيق التي تميل بيئات العمل عن بُعد إلى إنشائها. عندما تُعرض العمليات وجهًا لوجه، يحدث نقل المعرفة غير الرسمي بشكل طبيعي. تلتقط أتمتة المستندات هذه المعرفة رسميًا، مما يمنع جزر المعرفة التي تميل الفرق الموزعة إلى تطويرها.

برنامج أتمتة المستندات للمطورين

1. أتمتة التوثيق التقني لسير عمل التطوير وإجراءات النشر وتكوينات النظام. سجّل العملية في الطرفية أو بيئة التطوير المتكاملة أو المتصفح، ودع الذكاء الاصطناعي ينشئ توثيقًا تقنيًا منظمًا مع تسلسلات أوامر دقيقة وتفاصيل التكوين.

2. حافظ على تحديث توثيق واجهات برمجة التطبيقات والتكاملات مع إعادة الإنشاء التلقائية. عندما تتغير نقاط النهاية أو المعلمات أو طرق المصادقة، أعد تسجيل سير عمل التكامل، وتنتج الأتمتة توثيقًا محدّثًا يعكس التنفيذ الحالي.

3. أنشئ توثيقًا لتهيئة المطورين يوضح إعداد بيئة التطوير الحقيقية. يتبع المطورون الجدد التوثيق المؤتمت الناتج من تسجيلات الإعداد الفعلية، مما يضمن أن التعليمات تعمل مع سلسلة الأدوات والتكوين الحاليين.

4. حافظ على أدلة التشغيل ووثائق الاستجابة للحوادث بأقل جهد يدوي. بعد حل مشكلات الإنتاج، سجّل سير عمل الحل ودع أتمتة المستندات تلتقط الإجراء بصيغة يمكن لمهندسي المناوبة اتباعها أثناء الحوادث المستقبلية.

برنامج أتمتة المستندات لفرق التهيئة والدعم

1. أتمتة إنشاء وثائق التهيئة لكل دور وقسم. بدلًا من كتابة أدلة التهيئة يدويًا، سجّل سير العمل الرئيسي ودع أتمتة المستندات تولد مواد تهيئة شاملة ومتسقة تلقائيًا.

2. أنشئ مقالات قاعدة معرفة للدعم من سير عمل استكشاف الأخطاء وإصلاحها المسجل. عندما يحل موظفو الدعم مشكلات معقدة، فإن تسجيل الحل وأتمتة التوثيق ينشئان محتوى قابلاً لإعادة الاستخدام في قاعدة المعرفة دون كتابة المقالات يدويًا.

3. أنشئ توثيقًا موجّهًا للعملاء يقلل حجم تذاكر الدعم. التوثيق المؤتمت المنشور في مركز المساعدة لديك يجيب عن الأسئلة الشائعة بتعليمات واضحة ومشروحة بلقطات شاشة، مما يخفف التذاكر قبل أن يحتاج العملاء إلى التواصل مع الدعم.

4. حافظ على تحديث توثيق التهيئة والدعم بأقل جهد. عندما تتغير العمليات أو المنتجات، أعد تسجيل سير العمل المتأثر، وتعيد أتمتة المستندات إنشاء التوثيق، مما يضمن أن فريقك وعملاءك يعتمدون دائمًا على مواد محدثة.