برنامج أتمتة المستندات المجاني

يعمل برنامج Trupeer لأتمتة المستندات على أتمتة إنشاء مستندات احترافية انطلاقًا من تسجيلات الشاشة وعروض توضيحية لسير العمل. سجّل أي عملية، وسيقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بإنشاء مستندات منظمة ومُنسّقة مع لقطات شاشة وتعليمات خطوة بخطوة وعروض فيديو اختيارية - ما يلغي كتابة المستندات يدويًا بالكامل. من المهم توضيح ما الذي تتناوله هذه الصفحة وما لا تتناوله قبل المضي قدمًا. إن "أتمتة المستندات" لدى Trupeer هي أتمتة إنشاء مستندات التوثيق الإجرائي والتشغيلي. يراقب الذكاء الاصطناعي سير العمل المُسجّل ويُنشئ SOPs وأدلة التدريب وإجراءات خطوة بخطوة ومقالات مركز المساعدة ومُستندات الإعداد والتأهيل. إذا كنت تبحث عن أتمتة المستندات بمعنى "ملء العقود والعروض تلقائيًا بالبيانات من نظام CRM" (فئة PandaDoc وConga وHotDocs)، فإن Trupeer غير مُعدّ لهذا النوع من سير العمل. يغطي قسم النطاق التفصيلي أسفل هذه الصفحة بالضبط أنواع المستندات التي تناسبها وأيها لا.

• سجّل سير العمل واترك الذكاء الاصطناعي ينشئ مستندات كاملة تلقائيًا.

• استخراج لقطات الشاشة مع التعليق التوضيحي تلقائيًا في كل خطوة.

• مخرجات مستندات منظمة مع خطوات مرقمة ونص مُنسّق.

• هوية بصرية وقوالب متسقة عبر جميع المستندات المُؤتمتة.

• شارك أو صدّر أو أدرج المستندات المُنشأة عبر أي منصة.

ما هو برنامج Trupeer لأتمتة المستندات؟

يحوّل برنامج أتمتة مستندات Trupeer طريقة المؤسسات في إنشاء توثيق الأعمال. بدلًا من كتابة الإجراءات يدويًا والتقاط لقطات الشاشة وتنسيق المستندات، ما عليك سوى تسجيل شاشتك أثناء تنفيذ سير العمل. يراقب الذكاء الاصطناعي أفعالك ويحدد كل خطوة ويلتقط لقطات الشاشة ذات الصلة ويُنشئ مستندًا كاملًا واحترافيًا تلقائيًا. هذه هي أتمتة المستندات التي تعالج أكثر جزء يستغرق وقتًا في أعمال التوثيق: الإنشاء الأولي. وهنا أيضًا يندمج برنامج أتمتة العروض التوضيحية؛ إذ يأخذ التوثيق الذي لديك بالفعل ويحوّله إلى شيء يمكنك مشاركته.

السيناريو الواقعي. مدير العمليات في شركة تضم 80 موظفًا يحتاج إلى توثيق 30 إجراء خلال الربع القادم: تدفق تقرير المصروفات الجديد، واستجابة الحوادث الأمنية المُحدّثة، وتسلسل تأهيل العملاء، وخطوات الإغلاق ربع السنوي في Workday، وسير عمل اعتماد المورد الجديد. النهج القديم: كتابة كل إجراء يدويًا في Google Docs، والتقاط لقطات الشاشة واحدة تلو الأخرى، ولصقها، ثم تنسيقها بشكل متسق، وإرسالها للمراجعة. 90-120 دقيقة لكل إجراء، مضروبة في 30 إجراء، تساوي 45-60 ساعة عمل. لذلك يتم تأجيل التوثيق. بعد ثلاثة أرباع، ما زالت نصف الإجراءات غير موثقة، وتلتقط دورة التدقيق ذلك. أما سير العمل المعتمد على التسجيل فيقلب المعادلة: سجّل كل إجراء أثناء تنفيذ العمل فعليًا، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء المستندات، ثم تتم المراجعة والإرسال. تُنجز 30 إجراء خلال أسبوعين من جلسات التسجيل مع وقت معالجة الذكاء الاصطناعي، بدلًا من ربع وقت كتابة مخصص لا يتم جدولته أبدًا.

كيف يعمل برنامج أتمتة المستندات؟

تبدأ باستخدام برنامج أتمتة المستندات خلال دقائق قليلة فقط

الخطوة 1: سجّل أو ارفع

شغّل مسجل الشاشة المعتمد على المتصفح وقم بتنفيذ سير العمل الذي تريد توثيقه، أو ارفع تسجيل فيديو موجودًا لمعالجته بواسطة الذكاء الاصطناعي.

الخطوة 2: إنشاء المستند بواسطة الذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك إطارًا بإطار، ويحدد كل خطوة في سير العمل، ويستخرج لقطات شاشة مع تعليق توضيحي، ثم ينشئ مستندًا منظمًا مع تعليمات مكتوبة واضحة لكل إجراء.

الخطوة 3: تخصيص وتوزيع

طبّق حزمة الهوية للحصول على تنسيق متسق، وأجرِ أي تعديلات أو إضافات، ثم شارك المستند المُنشأ عبر رابط أو تضمينه أو تصدير الملف.

أبرز الميزات في برنامج Trupeer لأتمتة المستندات

• أتمتة لقطات الشاشة بذكاء: يكتشف الذكاء الاصطناعي حالة الشاشة الأكثر صلة في كل خطوة من سير العمل ويستخرج تلقائيًا لقطات شاشة عالية الدقة. يتم تعليق كل لقطة شاشة بمؤشرات مرقمة، ومربعات تسليط حول عناصر واجهة المستخدم النشطة، وعلامات لموضع المؤشر تُظهر بالضبط مكان حدوث الإجراءات. إن عمل لقطات الشاشة هو المكان الذي تموت فيه معظم أعمال التوثيق الإجرائي يدويًا فعليًا. سير العمل القديم: راقب التسجيل، وأوقف عند اللحظة المناسبة، والتقط لقطة شاشة في Cleanshot أو ما شابه، ثم قصّها، وأضف التعليقات، والصقها في المستند، وكرر ذلك 30 مرة في SOP نموذجي. سير العمل الجديد: يتولى الذكاء الاصطناعي التوقيت، ويلتقط لقطات الشاشة عند لحظات النقر، ويطبق طبقات تسليط على عنصر واجهة المستخدم المحدد الذي تشير إليه كل خطوة. لذا تتحول 30 عملية يدوية لالتقاط لقطات الشاشة إلى صفر. يقوم كاتب المحتوى بمراجعة ما تم التقاطه، واستبدال أي لقطة تحتاج إلى تعديل، ثم يتم الإرسال.

• إنشاء خطوات بلغة طبيعية: بدلًا من إنتاج تعليمات آلية، ينشئ الذكاء الاصطناعي أوصافًا واضحة وطبيعية لكل خطوة. يتكيف أسلوب الكتابة مع تعقيد الإجراء الذي يتم توثيقه، ويوفر تعليمات مختصرة للنقرات البسيطة وتفسيرات مفصلة للإعدادات المعقدة أو نقاط القرار. النطاق الواقعي الذي يستحق الصراحة. ينشئ الذكاء الاصطناعي أوصاف الخطوات من السرد بالإضافة إلى سير العمل المرئي. لذا تصبح عبارة "انقر على الإعدادات، ثم الفوترة، ثم تصدير سجل فواتير" نص الخطوة. بالنسبة للإجراءات التي تتضمن مصطلحات تقنية أو خاصة بمجال معين، يساعد القاموس المخصص (يتم إعداده مسبقًا) الذكاء الاصطناعي على استخدام المفردات الصحيحة. وبدون القاموس، يستخدم الذكاء الاصطناعي صياغات شائعة قد تحتاج إلى تعديل. غالبًا ما تقوم معظم الفرق بإعداد القاموس مرة واحدة في اليوم الأول، وينخفض وقت التحرير لكل مستند إلى 5-10 دقائق مراجعة لكل مستند.

• تصدير المستندات بأكثر من تنسيق: صدّر المستندات المُؤتمتة بأكثر من تنسيق مناسب لقنوات توزيع مختلفة. أنشئ محتوى يمكن تضمينه في الويب لمراكز المساعدة، وملفات قابلة للتنزيل للرجوع دون اتصال، أو مخرجات مُنسّقة متوافقة مع منصات الويكي وقواعد المعرفة وأنظمة إدارة المحتوى التي تستخدمها مؤسستك بالفعل. تنسيقات التصدير الفعلية. يتم تنزيل المستند المكتوب بصيغة PDF أو Word (DOCX). ويتم تنزيل عرض الفيديو المطابق بصيغة MP4. يقوم رابط الصفحة المشتركة بتغليف الاثنين معًا في عنوان URL واحد مُعلّم بالعلامة التجارية مع عناصر تحكم في الخصوصية (عام، للمؤسسة فقط، نطاقات محددة، دعوة فقط). يقوم رابط الصفحة المشتركة بالتضمين داخل Notion أو Confluence أو SharePoint أو Document360 أو GitBook أو أي منصة تقبل تضمينات iframe. لذا يتم إنتاج المستند في Trupeer واستضافته في أي مكان تعمل فيه البنية التحتية الحالية لتوثيق الفريق.

• منطق محتوى مشروط: يحدد الذكاء الاصطناعي متى تتضمن سير العمل نقاط قرار أو مسارات متفرعة ويوثق كل مسار بوضوح. عندما يتضمن سير عملك سيناريوهات "إذا-فإن"، يلتقط التوثيق المُنشأ الخطوات البديلة والظروف، ما ينتج توثيقًا شاملًا يغطي النطاق الكامل لسير العمل. من المهم توضيح النطاق. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع سير العمل الخطي بشكل طبيعي: نفّذ الخطوة 1 ثم الخطوة 2 ثم الخطوة 3. أما بالنسبة لسير العمل الذي يحتوي على مسارات تفرع متعددة ("إذا كان العميل على خطة Pro فقم بـ X؛ وإذا كان على Enterprise فقم بـ Y")، فإن طريقة تعامل الذكاء الاصطناعي أقل إثباتًا. عادةً ما تقوم الفرق التي توثق إجراءات مشروطة بشكل كبير بأحد أمرين: تسجيل كل فرع كتسجيل منفصل وإنشاء مستندات إجرائية منفصلة لكل مسار، أو تسجيل مسار واحد وإضافة الملاحظات الشرطية يدويًا أثناء خطوة المراجعة. من الجدير التحقق مع فريق المنتج لمعرفة ما إذا كان اكتشاف المحتوى الشرطي التلقائي ميزة حقيقية أم مجرد طموح قبل الاعتماد على هذا الادعاء مع العملاء المحتملين.

لماذا تختار برنامج Trupeer لأتمتة المستندات؟

• أزل الكتابة اليدوية: أكثر جزء يستغرق وقتًا في التوثيق هو الكتابة نفسها. تحوّل أتمتة المستندات سير العمل المُوضح إلى مستندات مكتملة، ما يلغي تمامًا عنق الزجاجة الخاص بالكتابة اليدوية. رقم محدد. يقضي مهندس دعم أول في شركة SaaS 90 دقيقة لإنتاج SOP مصقول لمشكلة متكررة. تستغرق العملية الفعلية 6 دقائق. لذا فإن 84 دقيقة من أصل 90 هي وقت الكتابة والتقاط لقطات الشاشة والتنسيق. يقلب تدفق Trupeer هذا: تولد 6 دقائق من التنفيذ المستند، بينما يتولى الذكاء الاصطناعي الكتابة والتقاط لقطات الشاشة. إجمالي وقت مهندس الدعم الأول لكل SOP: حوالي 15 دقيقة تشمل المراجعة. عبر 30 SOP في كل ربع سنة، تتراكم وفورات الوقت لتصل إلى عدة أيام من وقت هندسة الدعم الأول المستعاد للعمل التقني الفعلي.

• ضمان الدقة: تعكس المستندات المُنشأة من تسجيلات سير العمل الفعلية كيفية عمل العمليات بالضبط، وليس ما يتذكره شخص ما. إن التوثيق المُؤتمت يكون بطبيعته أكثر دقة من الإجراءات المكتوبة يدويًا. النمط الذي يعالج هذه المشكلة. يقوم الكاتب بتوثيق الإجراء من الذاكرة بعد ثلاثة أسابيع من تنفيذه. يتذكر الفكرة العامة. يفوته طلب التأكيد الذي يظهر بين الخطوتين 3 و4. يخلط ترتيب نقرات اثنتين. بعد ثلاثة أشهر، يتعثر العملاء الذين يتبعون الإجراء الموثق عند الخطوة 4 لأن التوثيق لا يطابق ما يرونه على الشاشة. يلتقط التسجيل أثناء تنفيذ الإجراء السلوك الحي بما في ذلك التفاصيل الصغيرة التي تفقدها الذاكرة. لذا يتطابق التوثيق مع الواقع، وليس مع تذكر الكاتب قبل ثلاثة أسابيع.

• فرض الاتساق: تضمن القوالب وحزم الهوية أن يتبع كل مستند مُؤتمت معايير المؤسسة. تنسيق متسق ولغة وهوية بصرية عبر جميع التوثيق بغض النظر عن من قام بتسجيل سير العمل المصدر. النمط الذي يفشل فيه معظم التوثيق اللامركزي. خمسة مساهمين مختلفين خلال سنة. لكل واحد أسلوب كتابة خاص به، وتقاليد لالتقاط لقطات الشاشة، وتفضيلات لتنسيق الخطوات. بعض المستندات تبدأ بفقرات سياقية، وأخرى تقفز إلى الخطوة 1. بعضهم يستخدم مربعات تنبيه للتحذيرات، وآخرون يدرجون التحذيرات داخل السرد. يحصل القارئ على 5 تجارب قراءة مختلفة عبر مكتبة التوثيق. تؤدي القوالب مع حزمة الهوية ومع إنشاء الذكاء الاصطناعي إلى إنتاج مستندات تتبع البنية نفسها بغض النظر عن أي مساهم قام بتسجيل سير العمل المصدر. لذا تبدو 30 مستندًا تم إرسالها خلال السنة كما لو أن فريقًا واحدًا أنتجها. وهذا صحيح: فريق واحد فعل ذلك، لكن عبر 5 مساهمين مختلفين يستخدمون القالب نفسه وخط أنابيب الذكاء الاصطناعي نفسه.

• وسع نطاق التوثيق: أنتج التوثيق بالسرعة التي تحتاجها مؤسستك. سواء كنت توثق 10 سير عمل أو 1,000، يتعامل برنامج أتمتة المستندات مع الحجم دون زيادة الجهد بشكل متناسب. معادلة التوسع الواقعية. يتوسع إنتاج التوثيق اليدوي بشكل خطي مع عدد كتّاب المحتوى: المزيد من المستندات يعني المزيد من الكتّاب. يتوسع التوثيق المُنشأ بواسطة الذكاء الاصطناعي مع سعة معالجة الذكاء الاصطناعي: المزيد من المستندات يعني وقت معالجة أكبر، لكن وقت الإنسان لكل مستند يبقى ثابتًا تقريبًا. لذا فإن فريقًا من 5 أشخاص ينتج يدويًا 30 مستندًا في كل ربع سنة يحتاج إلى فريق من 50 شخصًا لإنتاج 300 مستند في كل ربع سنة، ولهذا تبقى معظم الفرق عند 30 مستندًا في كل ربع سنة أو أقل. مع إنشاء الذكاء الاصطناعي، يمكن لنفس الفريق المكون من 5 أشخاص إنتاج 200-300 مستند في كل ربع سنة دون زيادة متناسبة في عدد الموظفين. ينتقل عنق الزجاجة من الكتابة إلى توفر خبراء المجال لجلسات التسجيل.

برنامج أتمتة المستندات للفرق الداخلية

1. أتمتة إنشاء إجراءات التشغيل القياسية عبر الأقسام. بدلًا من طلب من أعضاء الفريق كتابة SOPs يدويًا، اجعلهم يسجلون سير عملهم واترك أتمتة المستندات تنتج التوثيق بدقة كاملة.

2. التقاط المعرفة المؤسسية بشكل منهجي قبل أن تضيع بسبب دوران الموظفين. عندما يسجل الموظفون ذوو الخبرة سير عملهم، يولد هذا التوثيق تلقائيًا بشكل دائم وقابل للبحث، ويحفظ خبراتهم لكل عضو جديد في الفريق في المستقبل.

3. تقليل العبء الإداري لصيانة التوثيق. عندما تتغير العمليات، أعد تسجيل سير العمل المُحدّث وسيقوم النظام بإعادة توليد المستند، ما يلغي العمل الممل المتمثل في مراجعة التوثيق الحالي يدويًا.

4. إنشاء مكتبة توثيق متسقة عبر المؤسسة. تضمن القوالب المُؤتمتة والهوية البصرية أن يبدو توثيق كل قسم احترافيًا ويتبع البنية نفسها، ما يحسن التنقل وسهولة الاستخدام عبر المكتبة بالكامل.

برنامج أتمتة المستندات لفرق SaaS

1. أتمتة توثيق مركز المساعدة مع تطور منتجك. عندما تتغير الميزات، سجّل سير العمل المُحدّث وأنشئ توثيقًا جديدًا تلقائيًا، للحفاظ على مركز المساعدة محدثًا دون إعادة كتابة يدوية عبر عشرات المقالات.

2. إنتاج توثيق تأهيل العملاء بسرعة تطوير المنتج. تتيح أتمتة المستندات لفرق نجاح العملاء إنشاء أدلة احترافية للميزات الجديدة ضمن دورة الرشاقة نفسها التي يتم فيها إطلاقها، وليس بعد أسابيع.

3. الحفاظ على مزامنة التوثيق الداخلي والخارجي. عندما يخدم نفس سير العمل كلًا من توثيق العمليات الداخلية والأدلة الموجهة للعملاء، تقوم أتمتة المستندات بإنشاء الاثنين من تسجيل واحد مع تنسيق مناسب لكل فئة جمهور.

4. توسيع إنتاج التوثيق دون توسيع فريق التوثيق. مع نمو منتجك وتعقيده، يتعامل برنامج أتمتة المستندات مع زيادة حجم التوثيق دون الحاجة إلى زيادات متناسبة في عدد الموظفين.

برنامج أتمتة المستندات للشركات الناشئة

1. بناء توثيق احترافي دون توظيف كتّاب تقنيين. تتيح أتمتة المستندات لأي عضو في الفريق إنشاء توثيق مصقول ومنظم جيدًا بمجرد تسجيل سير عمله، ما يلغي الحاجة إلى فريق توثيق متخصص.

2. وثّق العمليات قبل أن يجعلها النمو السريع مستحيلة. الشركات الناشئة التي تؤتمت التوثيق مبكرًا تُنشئ قاعدة معرفة تتوسع بسلاسة، وتتجنب ديون التوثيق التي تُرهق الشركات سريعة النمو.

3. قدّم صورة احترافية لعملاء المؤسسات المحتملين عبر توثيق شامل. يبدو التوثيق المُؤتمت مصقولًا وشاملًا، ما يشير إلى العملاء المحتملين بأن مؤسستك تأخذ التميز التشغيلي على محمل الجد.

4. كرّر تحسين التوثيق بسرعة بقدر ما تتغير منتجاتك وعملياتك. عندما تتطور سير العمل في الشركات الناشئة أسبوعيًا، تحافظ أتمتة المستندات على تحديث التوثيق دون إنشاء تراكم backlog لا يملك أحد وقتًا لمعالجته.

برنامج أتمتة المستندات للمؤسسات

1. توحيد إنشاء التوثيق عبر العمليات العالمية. تضمن أتمتة المستندات أن تنتج الفرق في كل منطقة توثيقًا يتبع القوالب نفسها والهوية البصرية ومعايير البنية نفسها، بغض النظر عن التفضيلات أو الممارسات المحلية.

2. تلبية متطلبات التوثيق التنظيمي بكفاءة وبشكل متسق. يوفر إنشاء المستندات المُؤتمت مع تتبع الإصدارات مسارات التدقيق والاتساق والشمولية التي تتطلبها أطر الامتثال دون تحميل الفرق عبء أعمال التوثيق اليدوي.

3. تقليل تكاليف التوثيق عبر أتمتة خطوات الإنشاء الأكثر كثافة في العمل. تحقق المؤسسات التي كانت تدير سابقًا فرق كتابة تقنية كبيرة أو تُسند إنتاج التوثيق إلى جهات خارجية وفورات كبيرة في التكاليف عبر الأتمتة.

4. دعم إدارة التغيير في المؤسسات عبر إنتاج توثيق سريع. عندما تقوم المؤسسات بتنفيذ أنظمة جديدة أو إعادة هيكلة العمليات أو توحيد العمليات، تُنشئ أتمتة المستندات التوثيق الداعم بالسرعة التي تتطلبها المبادرة.

برنامج أتمتة المستندات للفرق عن بُعد

1. تمكين أعضاء الفريق عن بُعد من إنشاء التوثيق بشكل غير متزامن دون عبء التنسيق. يقوم أي موظف عن بُعد بتسجيل سير عمل وفق جدولهم، وتقوم أتمتة المستندات بإنشاء توثيق احترافي دون الحاجة إلى تعاون فوري أو اجتماعات مراجعة.

2. بناء مكتبة توثيق قابلة للبحث يعتمد عليها العاملون عن بُعد بدلًا من مقاطعة الزملاء. عندما يكون العثور على إجابة موثقة أسرع من مراسلة زميل في منطقة زمنية أخرى، يعمل فرق العمل عن بُعد بشكل أكثر استقلالية وكفاءة.

3. ضمان اتساق جودة التوثيق بغض النظر عن من يقوم بإنشائه أو مكان وجوده. تطبق أتمتة المستندات التنسيق والبنية والهوية نفسها سواء جاء تسجيل المصدر من مكتب منزلي في أوستن أو من مساحة عمل مشتركة في برلين.

4. تقليل فجوات التوثيق التي تميل بيئات العمل عن بُعد إلى خلقها. عندما تُعرض العمليات وجهًا لوجه، يحدث نقل المعرفة غير الرسمي بشكل طبيعي. تقوم أتمتة المستندات بتوثيق هذه المعرفة بشكل رسمي، ما يمنع فجوات المعرفة التي تميل الفرق الموزعة إلى تطويرها.

برنامج أتمتة المستندات للمطورين

1. أتمتة التوثيق التقني لسير عمل التطوير وإجراءات النشر وإعدادات النظام. سجّل العملية في الطرفية أو بيئة التطوير المتكاملة (IDE) أو المتصفح، واترك الذكاء الاصطناعي ينشئ توثيقًا تقنيًا منظمًا مع تسلسلات أوامر دقيقة وتفاصيل الإعداد.

2. حافظ على تحديث توثيق API والتكاملات عبر إعادة التوليد المُؤتمتة. عندما تتغير نقاط النهاية أو المعلمات أو طرق المصادقة، أعد تسجيل سير عمل التكامل وسيقوم النظام بإنتاج توثيق مُحدّث يعكس التنفيذ الحالي.

3. أنشئ توثيق تأهيل المطورين الذي يوضح إعداد بيئة التطوير الواقعية. يتبع المطورون الجدد توثيقًا مُؤتمتًا مُنشأًا من تسجيلات الإعداد الفعلية، ما يضمن أن التعليمات تعمل مع سلسلة الأدوات والإعدادات الحالية.

4. حافظ على runbooks وتوثيق الاستجابة للحوادث بأقل جهد يدوي. بعد حل مشكلات الإنتاج، سجّل سير عمل الحل واترك أتمتة المستندات تلتقط الإجراء بصيغة يمكن لمهندسي المناوبة اتباعها أثناء الحوادث المستقبلية.

برنامج أتمتة المستندات لفرق الإعداد والدعم

1. أتمتة إنشاء توثيق الإعداد لكل دور ولكل قسم. بدلًا من كتابة أدلة الإعداد يدويًا، سجّل سير العمل الأساسي واترك أتمتة المستندات تنشئ تلقائيًا مواد إعداد شاملة ومتسقة.

2. إنشاء مقالات قاعدة معرفة الدعم من سير عمل استكشاف الأخطاء وإصلاحها المُسجّل. عندما يحل وكلاء الدعم مشكلات معقدة، فإن تسجيل الحل وأتمتة التوثيق ينتج محتوى قابلًا لإعادة الاستخدام في قاعدة المعرفة دون كتابة مقالات يدوية.

3. إنتاج توثيق موجه للعملاء يقلل حجم تذاكر الدعم. يجيب التوثيق المُؤتمت المنشور في مركز المساعدة عن الأسئلة الشائعة بتعليمات واضحة ومُرفقة بلقطات شاشة مع تعليق توضيحي، ما يحول دون وصول التذاكر قبل أن يحتاج العملاء إلى التواصل مع الدعم.

4. الحفاظ على تحديث توثيق الإعداد والدعم بأقل جهد. عندما تتغير العمليات أو المنتجات، أعد تسجيل سير العمل المتأثر وستقوم أتمتة المستندات بإعادة توليد التوثيق، ما يضمن أن فريقك وعملاءك يرجعون دائمًا إلى مواد محدثة.

ماذا يعني "أتمتة المستندات" بالنسبة لـ Trupeer (وما لا يعنيه)

يتم استخدام عبارة "برنامج أتمتة المستندات" عبر فئتين مختلفتين من المنتجات، ومن المهم التمييز بينهما. الفئة الأولى هي أتمتة المستندات المعاملاتية: أدوات تقوم بسحب بيانات متغيرة من أنظمة CRM أو قواعد البيانات أو نماذج الويب وتُنشئ عقودًا وعروضًا وNDAs وMSAs واقتباسات وفواتير ومستندات قانونية/مبيعات مشابهة على نطاق واسع. تناسب هذه الفئة PandaDoc وConga Composer وDocuSign CLM وHotDocs وTemplafy وDocassemble. حالة الاستخدام: يحتاج فريق عمليات المبيعات إلى إنشاء 200 عقد عميل شهريًا مع اسم العميل وطول المدة ومستوى التسعير وطرف التوقيع يتم ملؤها تلقائيًا من Salesforce. لا تناسب Trupeer حالة الاستخدام هذه. إذا كان هذا ما تبحث عنه، فإن أدوات الفئة الأولى هي الاختيار الصحيح.

الفئة الثانية هي أتمتة المستندات الإجرائية: أدوات تُنشئ SOPs وأدلة تدريب وإجراءات خطوة بخطوة ومقالات مركز المساعدة وتوثيقًا تقنيًا وأدلة تشغيلية من سير عمل مُسجّل. تناسب Trupeer وScribe وTango وGuidde هذه الفئة. حالة الاستخدام: يحتاج فريق توثيق أو فريق عمليات إلى إنتاج 50 مستندًا إجرائيًا في كل ربع سنة تشرح كيفية تنفيذ مهام محددة، ويريدون تسجيل الإجراءات بدلًا من كتابتها من الذاكرة. تم تصميم Trupeer خصيصًا لحالة الاستخدام هذه. يراقب الذكاء الاصطناعي التسجيل ويُنشئ المستند مع لقطات الشاشة المضمنة وخطوات مرقمة، ويطبق تنسيق الهوية البصرية، ثم يرسل المستند مع عرض الفيديو التوضيحي المطابق.

النطاق الصريح لـ Trupeer تحديدًا: يتعامل بشكل جيد مع التوثيق الإجرائي المُسجل على الشاشة. ولا يتعامل مع إنشاء مستندات نصية بحتة أو تجميع العقود ببيانات متغيرة أو إنشاء المستندات بناءً على CRM أو سير عمل التوقيع الإلكتروني. لذا الطريقة الصحيحة لاستخدام هذه الصفحة إذا وصلت إليها من بحث عن "أتمتة المستندات": حدد أي الفئتين تحتاج فعليًا. إذا كانت أتمتة المستندات المعاملاتية، فوفّر الوقت وتحقق من PandaDoc أو Conga بدلًا من ذلك. وإذا كانت أتمتة المستندات الإجرائية من تسجيلات الشاشة، فهذه هي الصفحة المناسبة.