أداة توثيق بالذكاء الاصطناعي للوثائق الداخلية والخارجية

Trupeer AI هي أداة توثيق بالذكاء الاصطناعي مبنية للفرق التي تدير نوعين من المستندات دون مضاعفة العمل. سجّل سير عمل مرة واحدة، ويولّد الذكاء الاصطناعي مخرجين: واحدًا للفريق الداخلي الذي يعرف منتجك بالفعل، وواحدًا للعملاء الخارجيين الذين لا يعرفونه. هذا ليس برنامج أتمتة توثيق مُضافًا بشكل سطحي إلى مركز مساعدة. إنه مصدر واحد يغذي مستندين نهائيين.

• تسجيل شاشة واحد، ومستندان نهائيان.

• النسخة الداخلية تحتفظ بالتفاصيل التقنية. النسخة الخارجية تبقى مناسبة للعملاء.

• حدّث أيًّا منهما بإعادة تسجيل الجزء الذي تغيّر. ويبقى الباقي كما هو.

• يتصل بـ قاعدة المعرفة أو مركز المساعدة لديك.

• يعمل لأي فريق يصدر إجراءات التشغيل القياسية ومستندات الدعم.

ما هي أداة التوثيق من Trupeer AI؟

إذا سبق لك أن حدّثت إجراء تشغيل قياسيًا ونسيت تحديث مقالة المساعدة المطابقة، أو أطلقت ميزة وشاهدت مركز المساعدة يتأخر، فهذه هي الفجوة التي يغلقها Trupeer AI. النسخ الداخلية تصل إلى الويكي الخاص بك. النسخ الخارجية تصل إلى مركز المساعدة. ويبقى الاثنان متزامنين لأن كليهما يأتي من التسجيل نفسه.

كيف يعمل التوثيق الداخلي & الخارجي؟

ثلاث خطوات. لا أدوات تحرير تحتاج إلى تعلمها. ولا حاجة لتمرير ثانٍ لجعلها مناسبة للعملاء.

الخطوة 1: التسجيل أو الرفع

اضغط على التسجيل في المتصفح أو ارفع تسجيل شاشة موجودًا. استعرض سير العمل كما لو كنت تشرحه لزميل. تحدث أثناءه، تنقل خلاله بالنقر، وارتكب الأخطاء الصغيرة نفسها التي ترتكبها دائمًا. يقوم Trupeer AI بتنظيف الحواف الخشنة تلقائيًا.

الخطوة 2: معالجة الذكاء الاصطناعي

يقوم Trupeer AI بنسخ الصوت، وحذف الكلمات الحشو، وإضافة تأثيرات التكبير والتظليل على المؤشر، وإنشاء نسختين مكتوبتين بالتوازي. تحتفظ الوثيقة الداخلية بالتفاصيل التقنية التي يحتاجها فريقك. أما النسخة الخارجية فتُبسّط اللغة، وتزيل المصطلحات الداخلية، وتبنيها كمقال مساعدة يمكن للعميل اتباعه دون سياق. يحدث كل ذلك في المهمة نفسها. لا تشغّل سير العمل مرتين.

الخطوة 3: التخصيص والمشاركة

حرّر أي نسخة. طبّق حزمة العلامة التجارية لديك حتى تتطابق الألوان والشعارات والخطوط. ثم انشر عبر رابط مباشر، أو رمز تضمين، أو ادفع مباشرة إلى Notion أو Confluence أو Zendesk أو Intercom أو أي منصة في صفحة التكاملات. عندما يتغير سير العمل في الربع القادم، أعد تسجيل الجزء الذي تغيّر فتتحدّث المستندات كلاهما.

أبرز ميزات أداة التوثيق من Trupeer AI

• مخرجان، ومصدر واحد: إجراءات تشغيل قياسية داخلية ومقالات مساعدة خارجية من تسجيل واحد. لا تكتب شيئًا مرتين.

• إعادة كتابة تراعي الجمهور: النسخة الخارجية ليست نسخًا ولصقًا من الداخلية. تتغير اللغة والبنية لتناسب من يقرأ.

• تأثيرات المؤشر وإزالة الكلمات الحشو: تكبيرات، وتظليلات، وصوت نظيف تُضاف تلقائيًا. لا حاجة لمحرر فيديو.

• تطبيق حزمة العلامة التجارية على الاثنين: الشعار، واللون، والخط، وإطارات المقدمة والختام تنتقل عبر كل مستند.

• أعد التسجيل للتحديث: غيّر خطوة واحدة في سير العمل، وأعد تسجيل ذلك الجزء، فتتحدث المستندات كلاهما. والباقي لا يتحرك.

• تكاملات مركز المساعدة: ادفع مباشرة إلى Notion أو Confluence أو Zendesk أو Intercom أو Document360 أو أي منصة لديها واجهة API عامة.

• التحكم في الوصول: صنّف المستند كداخلي فقط أو موجه للعملاء. يحافظ Trupeer AI على فصل الجمهورين.

لماذا تختار Trupeer AI للتوثيق الداخلي & الخارجي

• السرعة: تقضي معظم الفرق وقتًا أطول في توثيق سير العمل أكثر من تنفيذه. يقلب Trupeer AI هذه المعادلة. أنت توثّق بسرعة التنفيذ نفسه.

• الدقة: التسجيلات تلتقط ما يحدث فعلاً، لا ما يتذكره أحد أنه حدث. تعكس كل من المستندات الداخلية ومستندات العملاء المنتج الحقيقي، لا نسخة مُنقحة منه.

• التبنّي: الناس يشاهدون الفيديوهات. والناس يمرّون سريعًا على جدران النصوص. أداة توثيق تنتج الاثنين تُستخدم من قبل من كان سيغلق المستند لولا ذلك.

• الصيانة: هنا يتعطل أغلب التوثيق. إعادة تسجيل جزء أسرع من إعادة كتابته. لذلك تبقى المستندات محدثة.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي للفرق الداخلية

يتآكل معظم التوثيق الداخلي لأن كتابته أبطأ من تنفيذ العمل، وتحديثه أبطأ من إعادة تنفيذ العمل. يعالج Trupeer AI مشكلة السرعة أولًا. والباقي يتبع.

1. التقط المعرفة المؤسسية قبل أن تغادر. المهندسون الكبار، وقادة RevOps، ومديرو نجاح العملاء: عندما يغادرون، تغادر معهم سير العمل. سجّل سير العمل مرة واحدة وتبقى المعرفة.

2. قلّل وقت تأهيل الموظفين الجدد. سلّم الموظف الجديد مكتبة من إجراءات التشغيل القياسية المسجلة بدلًا من Notion لن ينتهي من قراءته أبدًا. سيتعلم بالمشاهدة، لا بتحليل مخرجات برنامج توثيق العمليات التي كان آخر تحديث لها في 2022.

3. وحّد العمل عبر المكاتب والفرق. عندما ينفذ مكتب بنغالور عملية بطريقة مختلفة عن مكتب نيويورك، فغالبًا ما تكون الفجوة فجوة توثيق لا فجوة تدريب. التسجيل نفسه، وإجراء التشغيل نفسه، وسير العمل نفسه.

4. ابنِ ويكيًا يبحث فيه الناس فعلًا. عندما يحتوي المستند على فيديو بالإضافة إلى خطوات مكتوبة، يصبح العثور على الإجابة أسرع من السؤال في Slack. وهذا يغيّر السلوك عبر الفريق.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي لفرق SaaS

لدى توثيق SaaS مشكلة هيكلية: المنتج يتغير كل أسبوعين، لكن المستندات لا تتغير. كل إصدار يخرج قبل مركز المساعدة. وكل إصدار يولد المزيد من التذاكر التي كان من المفترض أن يمنعها التوثيق.

1. وثّق الميزات الجديدة في يوم إطلاقها. سجّل سير العمل أثناء استعراض الإصدار. تصبح كل من وثيقة التسليم الداخلية ومقال المساعدة الموجه للعملاء جاهزين قبل أن تصل الميزة إلى المستخدمين.

2. خفّض حجم التذاكر في المشكلات المتكررة. تعمل مستندات الخدمة الذاتية فقط عندما تكون موجودة ودقيقة. ويحافظ Trupeer AI على تحقق الأمرين.

3. اجعل الهندسة والمنتج والدعم يقرؤون النص نفسه. تسجيلات مصدر مشتركة، وصيغتا إخراج. عندما تتغير الميزة، يحدث التحديثان معًا.

4. تتبّع التغييرات عبر الإصدارات. يعرض سجل الإصدارات ما الذي تغيّر في المستند ومتى. يهتم المدققون بذلك. ويهتم نائب رئيس الهندسة أكثر.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي للشركات الناشئة

قبل Series A، يتذكر المؤسس كل شيء. من Series A إلى B، ينسى بعضه. وبعد Series B، لا يتذكر شيئًا، ولا أحد غيره كان يعرف أصلًا. وثّق سير العمل الآن قبل أن تغادر الذاكرة المؤسسية الباب.

1. التقط معرفة المؤسس قبل أن يمحوها التوسع. تلك الخطوة الغريبة في onboarding التي لا يتذكرها سوى CTO؟ سجّلها مرة واحدة.

2. أدمج الموظفين الجدد في أيام، لا أسابيع. مكتبة من سير العمل المسجل أفضل من جلسة مرافقة لمدة ساعتين كان على الشخص الأقدم فيها أن يترك كل شيء من أجلها.

3. توقّف عن الإجابة على السؤال نفسه سبع مرات في الأسبوع. عندما يتكرر السؤال نفسه في الاجتماع اليومي، وثّق الإجابة وتخلَّ عن حملها.

4. ابنِ عادة التوثيق قبل أن يصبح الفريق 50 شخصًا. الشركات التي تحاول البدء بالتوثيق عند 50 موظفًا نادرًا ما تلحق بالركب. أما الفرق التي بدأت عند خمسة فتبقى تضيف إليه فقط.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي للمؤسسات

عند مستوى المؤسسات، تتحول مشكلة التوثيق إلى مشكلة امتثال. تحتاج الإجراءات إلى أن تكون موحدة، وقابلة للتدقيق، ويمكن إثبات حداثتها عبر آلاف المستخدمين في عشرات المواقع.

1. وحّد عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال. التسجيل نفسه، والمستند نفسه، بغض النظر عمن يقرأ أو أين يوجد.

2. استوفِ متطلبات التدقيق والامتثال. الإجراءات الموثقة مع سجل الإصدارات هي الدليل الذي يبحث عنه المدققون.

3. خفّض تكلفة التدريب. التدريب المباشر عبر المناطق يكلف مالًا حقيقيًا. أما التسجيلات القابلة لإعادة الاستخدام فتتكلف الوقت اللازم لتسجيلها مرة واحدة.

4. وثّق التغيير. عمليات النقل، وإطلاق الأنظمة، وتغييرات السياسات: سجّل العملية الجديدة، وانشر المستند، وأحِل القديم إلى التقاعد. تأتي كل من مادة التدريب الداخلية والتنبيه الموجه للعملاء من التسجيل نفسه.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي للفرق البعيدة

العمل عن بُعد يضخم كل فجوة في التوثيق. الأسئلة التي كان يتم الرد عليها سابقًا بنقرة على كتف أحدهم أصبحت الآن تنتظر في Slack ست ساعات حتى تستيقظ منطقة زمنية أخرى.

1. غير متزامن افتراضيًا. العرض المسجل هو ما يزيل العائق. شاهده الآن. لا حاجة لاجتماع.

2. أظهر ما لا يستطيع النص إظهاره. وصف سير العمل يفتقد دائمًا شيئًا يلتقطه التسجيل. تغييرات الواجهة. حالات التمرير فوق العناصر. الشيء الذي عليك فعله قبل الشيء الذي عليك فعله.

3. قلل عبء الاجتماعات. مكالمات «دعني أريك فقط» لا تحتاج إلى أن تكون مكالمات. سجّل مرة، واربط المستند، وامضِ قدمًا.

4. حافظ على توافق الفرق الموزعة. عندما يشاهد الجميع التسجيل نفسه، تتوقف أحاديث «لكن في نسختي من العملية...».

التوثيق بالذكاء الاصطناعي للمطورين

يعيش توثيق المطورين في ثلاثة أماكن: README الذي لا يحدّثه أحد، وسلسلة Slack التي التقط أحدهم لها لقطة شاشة، وعقل المهندس الأقدم. يحل Trupeer AI الجزء الذي يعيش في عقل شخص ما.

1. وثّق عمليات النشر وتصحيح الأخطاء ودفاتر التشغيل دون مغادرة العمل. سجّل الشاشة أثناء تنفيذك للمهمة. يصبح النص التفريغي هو المستند. ويصبح المستند هو دفتر التشغيل.

2. أدمج المطورين في سير عمل حقيقي، لا في مستندات مجردة. معظم توثيق تطوير البرمجيات يشرح ما يفعله الكود. يوثق Trupeer AI كيف يحدث العمل. وكلاهما مهم.

3. حافظ على دفاتر التشغيل الخاصة بالمناوبات محدثة. الحوادث ليست وقتًا مناسبًا لاكتشاف أن دفتر التشغيل قديم منذ ستة أشهر. أعد تسجيل الحل بعد كل حادثة، ويبقى دفتر التشغيل حيًا.

4. التقط المعرفة الضمنية قبل أن تنتقل. عندما يقدم المهندس الذي يعرف مسار المصادقة القديم إشعاره، يكون لديك أسبوعان فقط. سجّل كل ما يلمسه.

التوثيق بالذكاء الاصطناعي لفرق الإعداد والدعم &

تؤدي مستندات الدعم ومستندات الإعداد الغرض نفسه: إيصال الشخص إلى «نعم، أستطيع فعل ذلك بنفسي» دون استنزاف وقت زميل أقدم.

1. ابنِ مسارات إعداد يكملها الناس. الفيديو مع الخطوات المكتوبة أفضل من أي صيغة وحدها. ترتفع معدلات الإكمال. وينخفض الدعم الفردي من الفريق الأقدم.

2. وثّق مسارات التصعيد. كل سؤال من نوع «هل ينبغي أن أصعّد هذا؟» هو فجوة توثيق. سجّل شجرة القرار مرة واحدة.

3. خفّض حجم التذاكر. عندما تكون مستندات الخدمة الذاتية دقيقة، يستخدمها العملاء. وعندما لا تكون كذلك، يفتح العملاء التذاكر. Trupeer AI هو ما يحافظ على دقتها.

4. درّب الدعم دون سحب الدعم بعيدًا عن الدعم. تتيح التسجيلات للوكلاء الجدد التعلم من تفاعلات العملاء الحقيقية بدلًا من انتظار ساعة هادئة مع المدير.