استخدم هذا القالب
قائمة المهام هي أبسط أدوات الإنتاجية على الإطلاق - وأحد أكثرها فعالية. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في تتبّع المهام عبر البدء بقالب قائمة مهام مجاني، وتخصيصه بهوية العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل قوائم مهام الفريق إلى تحديثات فيديو قابلة للمشاركة تُبقي الجميع على المسار الصحيح.
ما هو قالب قائمة مهام مجاني؟
قالب قائمة مهام مجاني هو هيكل قابل لإعادة الاستخدام لتسجيل ما تنوي أنت أو فريقك القيام به، بحيث لا يتم نسيان أي شيء، وتصبح المهمة التالية للعمل واضحة.
إنه أبسط مستند يحتفظ به أي شخص، والأكثر موثوقية في إيقاف التعطل. قالب قائمة المهام عبارة عن عمود للمهام وخانة اختيار، ولا يحتاج أحد إلى مساعدة في تصميمه. ما يحتاجه الناس فعليًا هو معرفة لماذا يتم تجاهل قائمة كانت تعمل في الأسبوع الأول في الأسبوع الثاني عشر.
القالب ليس هو القائمة. كل ما في هذه الصفحة يتناول حالة فشل واحدة وكيفية التعامل معها، ولا يتطلب أي ملف محدد.
يتبع التنسيق الاستخدام. ملف Excel لقالب قائمة مهام مجاني أو تخطيط Excel لقالب قائمة مهام يناسب أي شيء تتم مشاركته أو فرزه. نسخة Google Sheets لقالب قائمة مهام مجاني هي الشيء نفسه عندما يحتاجه عدة أشخاص في الوقت نفسه. ملف Word لقالب قائمة مهام مجاني مناسب لصفحة مطبوعة، وملف PDF لقالب قائمة مهام مجاني مناسب لنسخة مطبوعة تملؤها يدويًا.
لا يمكنك تنزيل الإجابة
يجدر قول ذلك بوضوح، لأن هذه واحدة من القلائل من المستندات التي لا تكون فيها الإجابة الصادقة هي ما يبحث عنه الناس.
يكاد الجميع الذين يبحثون عن قالب قائمة مهام يبحثون عن ملف. تنزيل مجاني لقائمة مهام، شيء مُنسّق، ويفضل أن يكون قابلًا للطباعة، ويفضل أن يكون مجانيًا. هذا طلب منطقي تمامًا، وهناك آلاف الخيارات، وكلها جيدة.
المشكلة ليست في القالب. عمود مهام مع خانة اختيار ليس مشكلة تصميم، ولم يصل أي تنسيق أو نظام ألوان أو قالب مخطط إلى حل قائمة يتوقف الناس عن فتحها.
ما يحدث خطأ هو ما يتراكم على القائمة، وهذا عادة وليست ملفًا. الهيكل أدناه يستغرق حوالي خمس دقائق لبنائه في أي أداة لديك بالفعل. بقية هذه الصفحة تتحدث عن العادة.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على Save لتخزين القالب المحدّث كقالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قالب قائمة مهام يمكنك:
توفير الوقت في التخطيط: تخطَّ الصفحة الفارغة بهيكل يعمل للمهام اليومية والأسبوعية ومهام المشاريع.
تحديد الأولويات بسهولة: حقول مدمجة للأولوية وتاريخ الاستحقاق والحالة تجعل من السهل التركيز على ما يهم.
الالتزام بهوية العلامة: طبّق شعارك وألوانك وخطوطك باستخدام Trupeer's brand kit - رائع لقوائم المهام التي تواجه العملاء أو القوائم المشتركة.
التواصل حول التقدم: قرن قوائم مهام الفريق بتحديثات فيديو قصيرة - مثالي لـ إدارة التغيير والوقوفات غير المتزامنة.
التوسع عبر الفرق: استخدم القالب نفسه لكل فريق أو مشروع أو سباق.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجم تحديثات المهام إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.
أي شيء في القائمة لمدة أسبوعين ليس مهمة
إليك التشخيص، ويستغرق عشر دقائق على أي قائمة بطول معقول.
انظر إلى كل عنصر موجود منذ أكثر من أسبوعين. ليس مجرد نظرة سريعة، بل بشكل صحيح. ثم لكل عنصر، حدّد أي مما يلي هو في الواقع.
قرار لم تتخذه. رتّب التسعير. قرر المورد. حل مشكلة جدول المناوبات. هذه ليست مهام، بل قرارات ترتدي ملابس المهام، وتبقى على القوائم إلى أجل غير مسمى لأنك لا تستطيع تنفيذ قرار؛ يمكنك فقط اتخاذه. الإجراء المطلوب هو ثلاثون دقيقة من التفكير، والتي لا يتم جدولتها أبدًا لأن العنصر لا يبدو وكأنه يحتاج ثلاثين دقيقة.
شيء عالق بسبب شخص آخر. انتظار عرض السعر. انتظار المالك. انتظار الجهة القانونية. تبدو كأنها مهام وليست كذلك. الشيء الوحيد الذي يمكنك فعله هو المتابعة، والمتابعة نشاط مختلف يحتاج إلى تاريخ بدلًا من خانة اختيار.
شيء قررت عدم القيام به. هذه أكبر فئة ولا يعترف بها أحد. عنصر لم تقم به عمدًا لمدة ستة أسابيع تم اتخاذ قرار ضده، وكل من يشارك يعرف ذلك باستثناء القائمة.
كل واحدة من هذه تحتاج ردًا مختلفًا، ولا واحدة من الثلاثة هي «نفّذها». لهذا تستمر. في كل مرة تنظر فيها إلى القائمة ترى شيئًا يبدو قابلًا للتنفيذ، فتشعر بذنب سريعًا، ثم تنتقل إلى شيء آخر، وهي ضريبة صغيرة تُدفع عدة مرات يوميًا.
القاعدة التي تلي ذلك بسيطة. أي شيء لم يُمسّ لمدة أسبوعين يتم تصنيفه في واحد من ثلاثة أماكن، وليس تركه حيث هو.
القوائم الثلاث
تقسيمها إلى ثلاث هو جوهر التدخل، ولكل واحدة قاعدة مختلفة.
القيام هذا الأسبوع. ما التزمت به فعليًا. يجب أن يكون صغيرًا بما يكفي ليكون منطقيًا، وهذا مذكور أكثر في الأسفل. هذه هي القائمة الوحيدة التي تنظر إليها خلال اليوم.
بانتظار. كل ما هو معطّل بسبب شخص آخر، مع اسم الشخص وتاريخ المتابعة. لا يوجد هنا ما هو مهمتك، ومراجعة هذه القائمة مرة أسبوعيًا تكفي. بدونها، تبقى العناصر المعطلة على القائمة النشطة وتولّد شعورًا بالذنب تجاه عمل لا يمكنك القيام به.
عدم القيام. القائمة التي لا يحتفظ بها إلا القليل جدًا، وهي التي تمنح أكبر قدر من الارتياح. عناصر قررت عدم القيام بها، مع سبب في سطر واحد. الاحتفاظ بها بدل حذفها يعني تسجيل القرار، لذلك لا تعود الفكرة نفسها بعد ثلاثة أشهر لتُضاف مرة أخرى من شخص لا يعرف أنها كانت محل نظر.
خلف هذه الثلاثة يوجد شيء رابع، وهو سجل الانتظار أو مخزون كل شيء آخر. من المقبول أن يكون طويلًا. لكن ليس مقبولًا أن يكون هو القائمة التي تعمل منها، وغالبًا ما يتم دمجهما في شبه كل نظام رأيته.
الفارق هو النقطة. قائمة بما عليك هو مخزون. قائمة بما ستفعله هي خطة. العمل من مخزون ينتج عنه تجنب، لأن الرد الصادق على قائمة من مئتي شيء هو أن تنظر بعيدًا.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب قائمة المهام
ستة حقول. معظم القوالب لديها اثنان.
الحقل | ما الذي يفعله |
|---|---|
المهمة، تبدأ بفعل | اتصل، حضّر، احجز، قرر. العنصر الذي يبدأ باسم هو موضوع وليس مهمة. |
المالك | لا يلزم إلا في القوائم المشتركة، وهو ضروري هناك. المهمة غير المملوكة في قائمة فريق هي مهمة لا يقوم بها أحد. |
الإجراء التالي | لكل شيء ليس خطوة واحدة بشكل واضح. سبب تعثر العناصر الكبيرة هو أن الخطوة الأولى غير واضحة. |
تاريخ الإضافة | الحقل الذي يجعل قاعدة الأسبوعين ممكنة، وهو الحقل الذي لا يتضمنه أي قالب. |
تاريخ الاستحقاق أو تاريخ المتابعة | استحقاق للمواعيد النهائية الحقيقية، ومتابعة للعناصر التي تنتظر. لا تضع تواريخ استحقاق وهمية على أشياء بدونها، لأنها تعلمك تجاهل التواريخ. |
الحالة | يتم التنفيذ، انتظار، تم، عدم القيام. أربع قيم، لا أكثر. |
تاريخ الإضافة هو الحقل الذي يستحق النقاش. بدونه، يبدو عنصر موجود منذ أربعة أشهر تمامًا مثل عنصر تمت إضافته أمس، وهذه هي الحالة التي تجعل القوائم تتعفن.
قالب قائمة مهام مجاني: الهيكل الذي يجب نسخه
مملوء بمثال حقيقي بدل العناصر الافتراضية. هذه قائمة مشتركة لفرع شركة تأجير.
انسخ من هنا.
القائمة الأولى، القيام هذا الأسبوع. بحد أقصى اثنا عشر عنصرًا لكل شخص.
المهمة | المالك | الإجراء التالي | تمت الإضافة | الاستحقاق |
|---|---|---|---|---|
احجز فحص سلامة الغاز في 14 Meadow Road | R Ellery | اتصل بـ Hartland Heating | 3 Jun | 11 Jun, statutory |
اكتب خطاب تجديد عقد الإيجار الخاص بـ Thorne tenancy | R Ellery | انسخ آخر واحد وعدّل التواريخ | 5 Jun | 9 Jun |
قرر ما إذا كنا سنحتفظ بموعد عرض السبت | مدير الفرع | احجز 30 دقيقة يوم الخميس لاتخاذ القرار | 20 May | 12 Jun |
تابع فاتورة المقاول لـ 8 Prior Street | A Bowes | اتصل هاتفيًا بدل البريد الإلكتروني، المحاولة الثالثة | 2 Jun | 10 Jun |
القائمة الثانية، في انتظار. تتم مراجعتها مرة أسبوعيًا، وليس يوميًا.
بانتظار | من | منذ | المتابعة في |
|---|---|---|---|
عرض سعر لإصلاح السقف، 22 Kelvin Way | Sarridge Roofing | 14 May | 12 Jun |
قرار المالك بشأن استبدال المطبخ | مالك 8 Prior Street | 28 May | 11 Jun |
شهادة الامتثال | Hartland Heating | 30 May | 10 Jun |
القائمة الثالثة، عدم القيام. مع الأسباب، مع الاحتفاظ بها بدل حذفها.
العنصر | تم اتخاذ القرار | السبب |
|---|---|---|
انقل نظام الملفات إلى هيكل المجلدات الجديد | 2 Apr | تمت مراجعته ورفضه. المكسب صغير والاضطراب ليس كذلك. لا تطرحه مرة أخرى هذا العام. |
صوّر كل عقار للموقع الإلكتروني الجديد | 15 Apr | يتم تنفيذه بواسطة وكالة التسويق بدلًا منك |
نشرة الفرع الأسبوعية | 20 Mar | تمت تجربتها لمدة ستة أسابيع، ولم يقرأها أحد |
القاعدة. أي شيء في القائمة الأولى لم يُمسّ لمدة أربعة عشر يومًا ينتقل إلى القائمة الثانية مع تاريخ متابعة، ثم ينتقل إلى القائمة الثالثة مع سبب، أو يتم حجز خانة لمدة ثلاثين دقيقة لاتخاذ القرار الذي هو عليه بالفعل.
انسخ إلى هنا.
مثال على قائمة مهام: ثلاثمئة وثمانون عنصرًا وثلاثة وثلاثون مهمة
تدير Ashfold Lettings أربعة فروع مع حوالي ثلاثين موظفًا. تم تتبع أعمال صيانة العقارات في جدول بيانات مشترك، واتفق الجميع على أنه هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله.
خلال أكثر من ثمانية عشر شهرًا، وصل إلى ثلاثمئة وثمانين عنصرًا مفتوحًا.
في تلك المرحلة، لم يفتحها تقريبًا أي شخص. كانت الأعمال الفعلية تُتبع في دفاتر فردية وفي مجموعة رسائل للفرع، وأصبح جدول البيانات شيئًا يقوم الناس بتحديثه من حين لآخر التزامًا بالواجب.
في النهاية، قام شخص ما بمراجعة جميع العناصر الثلاثمئة وثمانين وتصنيفها.
كان تسعة وتسعون منها قد تم بالفعل ولم يتم إغلاقها.
وكانت مئة وسبعة وأربعون في انتظار شخص آخر، غالبًا قرار من المالك أو عرض سعر من مقاول. لم يستطع أحد المضي قدمًا في أي منها.
كانت اثنتان وستون شيئًا لا يعتزم أحد القيام به. تحسينات تم اقتراحها مرة واحدة، وأفكار تم استبدالها، وأشياء «من الجيد امتلاكها» من مدير سابق.
كانت أربعة وأربعون مكررة لعناصر أخرى.
كانت ست وثلاثون مهمة حقيقية وقابلة للتنفيذ وغير منجزة.
ست وثلاثون مهمة حقيقية في قائمة من ثلاثمئة وثمانين. تقريبًا تسعة بالمئة مما طُلب من الناس النظر إليه كان عملًا يمكن لأي شخص أن يتصرف فيه.
كان اثنان من هذه الست وثلاثين مهمين جدًا وكانا غير مرئيين. كان فحص خدمة المرجل متأخرًا سبعة أشهر. تم تسجيل عيب في باب الحريق ولم يتم اتخاذ إجراء، ثم ظهر في فحص الامتثال، مما أدى إلى إشعار تحسين.
لم يتم تجاهل أي منهما عمدًا. كان كلاهما موجودًا في قائمة حيث كانت تسعون وواحد بالمئة مما حولهما ضوضاء، ولا تنجو الانتباهات البشرية من هذا النسب.
أعاد البناء استخدام ثلاث قوائم وقاعدة واحدة. القيام هذا الأسبوع، مع سقف اثنا عشر عنصرًا لكل شخص. في انتظار، مع شخص محدد وتاريخ متابعة. عدم القيام، مع سبب. أي شيء لم يُمسّ لمدة أربعة عشر يومًا كان يجب أن ينتقل.
استقرت القائمة النشطة عبر الوكالة بأكملها بين أربعين وستين عنصرًا، وظلت هناك.
انتقلت العناصر القانونية المتأخرة من 11 إلى صفر خلال ثلاثة أشهر، ولم يكن ما أصلحها عملية جديدة للعناصر القانونية. بل أن هذه العناصر أصبحت مرئية.
أربع عادات تحافظ على عمل القائمة
كل ما سبق يختزل إلى عدد صغير من العادات، ومن المفيد ذكرها بوضوح لأنها هي ما يختلف فعليًا بين قائمة يستخدمها شخص ما وقائمة يتخلى عنها.
قم بفرز العناصر كل أسبوعين بدلًا من الاستمرار. أي شيء لم يُمسّ لمدة أربعة عشر يومًا ينتقل إلى «في انتظار»، أو إلى «عدم القيام»، أو يتم حجز وقت لاتخاذ القرار الذي هو عليه بالفعل.
احتفظ بقائمة عدم القيام. إنها القائمة التي لا يحتفظ بها أحد، وهي التي تمنع عودة نفس الفكرة المرفوضة كل ربع سنة.
اكتب المهام بدءًا بفعل. العنصر الذي يبدأ باسم هو موضوع، والمواضيع لا تُنجز.
حدّد حجم اليوم بصدق، وهو موضوع القسم التالي.
تحديد حجم قائمة المهام اليومية
العادة الثانية، وهي التي تحدد ما إذا كانت القائمة ستُستخدم غدًا.
يجب أن تحتوي القائمة اليومية على ما يمكنك فعله فعليًا، وهو بالنسبة لمعظم الناس أقل بكثير مما يكتبونه. الطريقة الموثوقة لمعرفة رقمك هي الرجوع إلى آخر أسبوعين وعدّ ما أنجزته فعليًا في يوم متوسط. سيكتشف معظم الناس أنها ثلاثة إلى خمسة عناصر جوهرية بالإضافة إلى أي شيء يفرضه اليوم عليهم.
اكتب هذا العدد. ليس العدد الذي تتمنى إدارته.
السبب في أهمية ذلك ليس تحفيزيًا. القائمة التي تُنجزها هي قائمة تثق بها، والقائمة التي تثق بها تُفتح غدًا. القائمة التي لا تنتهي منها تعلمك خلال أسبوعين أن نقطة النهاية ليست هي الهدف، وبعد أن تصل هذه الدروس تصبح القائمة مجرد ديكور.
إضافتان عمليتان. ضع أصعب عنصر أو أكثر عنصر تتجنبه أولًا، لأنه لن يصبح أسهل عند الرابعة عصرًا. واحتفظ بسطر منفصل لما ستفعله إذا ساءت الأمور في اليوم، وهو عادة عنصر واحد، بحيث ينتهي اليوم المتعثر دائمًا بشيء تم إغلاقه.
قائمة مهام أم قائمة تحقق أم متعقب مهام؟
ثلاثة مستندات تبدو متشابهة وتتصرف بشكل مختلف.
إن قائمة المهام هي مجموعة متغيرة من عناصر منفصلة. تتم إضافة الأشياء وإزالتها باستمرار، والقائمة لا تكون نفسها مرتين.
إن قائمة التحقق، والتي يُبحث عنها أحيانًا كـ to do list checklist، هي مجموعة ثابتة من خطوات يتم تنفيذها بشكل متكرر، حيث تكمن القيمة في أنه لا يتم تفويت أي شيء. قالب قائمة التحقق يغطي ذلك، بما في ذلك الفرق بين قراءة قائمة التحقق أثناء العمل واستخدامها للتأكيد بعد الانتهاء.
إن متعقب المهام هو قائمة مهام مع تقارير مرفقة: الحالة، المسؤول، التواريخ، وعرض مخصص لشخص لا يقوم بالعمل. إن تنزيل قالب Excel لمتعقب المهام مجانًا هو ما تريده معظم الفرق في النهاية عندما يتجاوز عدد المشاركين أكثر من ثلاثة أشخاص.
الخطأ الشائع هو استخدام قائمة مهام عندما تكون قائمة تحقق هي الأنسب. إذا كانت نفس الأشياء السبعة تحدث في كل مرة عند استلام مستأجر أو عميل أو موظف، فهذا يعني أنها قائمة تحقق. ووضع هذه العناصر السبعة على قائمة مهام في كل مرة يعني أن شخصًا ما في النهاية سيكتب ستة منها.
الأنواع
نفس هيكل القوائم الثلاثة، بإيقاعات مختلفة.
قائمة المهام اليومية. ثلاثة إلى خمسة عناصر جوهرية. القائمة العملية، وهي الوحيدة التي تنظر إليها خلال اليوم. قائمة مهام يومية تنتهي غالبًا دون اكتمال تكون طويلة أكثر من كونها طموحة.
قائمة أسبوعية. ما التزمت به هذا الأسبوع، ومنه يتم اختيار عناصر القائمة اليومية كل صباح. هذا هو المستوى الذي يجب أن يخطط عنده معظم الناس، لأن الأسبوع طويل بما يكفي لاحتواء يوم سيئ.
مخطط قائمة مهام شهرية. أفضل استخدامها للالتزامات ذات التواريخ أكثر من المهام، لأن المهام التي تبعد شهرًا تكون غالبًا قرارات متخفية. تعمل النظرة الشهرية بشكل أفضل كجدول نقاط ثابتة، بينما تقوم القائمة الأسبوعية بالعمل تحتها.
قائمة مهام الفريق. يصبح المالك ضروريًا، وتصبح الحالة حقيقة مشتركة بدلًا من كونها خاصة. هنا يبدأ متعقب المهام في أن يكون الإجابة الصحيحة.
قالب Excel لقائمة مهام الموظف. غالبًا ما يكون عرض مدير يوضح من يقوم بأي شيء. يجدر الانتباه لذلك بعناية، لأن قائمة يديرها مدير وليست الشخص الذي يقوم بالعمل ستكون غير صحيحة خلال أسبوعين. اجعل المالك هو من يدير صفه الخاص.
قوائم قابلة للطباعة والورق. عادةً ما تعني نسخة مجانية قابلة للتعديل لقالب قائمة مهام أنك تستطيع تغيير الحقول بدلًا من الطباعة فقط. الورق فعال فعليًا للاستخدام اليومي، والسبب هو الاحتكاك. كتابة عنصر يدويًا تتطلب جهدًا كافيًا يجعل إضافة عدد أقل من الأشياء، وهذا عكس المشكلة التي تواجهها القوائم الرقمية.
التنسيقات
ست طرق يحتفظ بها الناس بهذه القوائم، وكل طريقة تناسب شيئًا مختلفًا.
Excel أو Google Sheets. الاختيار الصحيح لأي شيء مشترك أو قابل للفرز أو يتم إعداد تقارير عنه. غالبًا ما يمنحك تنزيل مجاني لقالب قائمة مهام يومية وأسبوعية وشهرية Excel ثلاث تبويبات، وهو ما يتوافق بشكل مباشر مع الإيقاع المذكور أعلاه.
Word. ملف Word لقالب قائمة مهام مناسب لصفحة مطبوعة تملؤها يدويًا ولا شيء غير ذلك تقريبًا. لا يمكنه الفرز، وهذا يحد من قائمة بأي حجم.
PDF وقوائم قابلة للطباعة. للاستخدام على الورق، والورق جيد فعليًا للقوائم اليومية. احتفظ بالنسخة الرئيسية في مكان رقمي واطبع اليوم.
تطبيقات الملاحظات وتطبيقات مهام مخصصة. جيد، وتُطبق نفس القواعد. الالتقاط سهل في هذه الأدوات، وهذا يجعل قاعدة الأسبوعين أكثر أهمية وليس أقل.
دفاتر ورقية. أقل تقديرًا بسبب سبب الاحتكاك المذكور أعلاه، وضعيفة لأي شيء مشترك.
التنسيق أقل أهمية بكثير من مسألة ما إذا كان أي شخص يقوم بفرز القائمة. جدول بيانات ممتاز يحتوي على ثلاثمئة عنصر أسوأ من ورقة صغيرة فيها أربعة.
ما الذي لا يمكن لقالب قائمة مهام مجاني إصلاحه
قائمة هي في الحقيقة مخزون. لا يميّز أي تنزيل مجاني لقالب قائمة مهام مجاني بين ما عليك وبين ما ستفعله. تقسيم القوائم هو ما يفعل ذلك.
قرارات متخفية كمهام. ستبقى هذه في أي أداة إلى أجل غير مسمى. لا يمكن نقلها إلا عبر التعرف عليها وحجز وقت لاتخاذ القرار.
عمل بلا مالك. في قائمة مشتركة، العنصر الذي لا يوجد بجانبه اسم لا يتم تنفيذه من قبل أحد، ويظن الجميع أن شخصًا آخر سيتولى ذلك.
كمية عمل كبيرة جدًا. القائمة أداة قياس وليست حلًا. إذا كان كل ما فيها ضروريًا فعلًا ولا يوجد وقت كافٍ، فالرد الصادق هو قول ذلك بدل إعادة تنظيمه بشكل أكثر جاذبية.
متى يجب أن تتوقف مهمة متكررة عن كونها مهمة
نمط واحد يستحق الانتباه إليه في أي قائمة طويلة العمر.
بعض العناصر تعود كل شهر بنفس الصياغة، وغالبًا تكون موجودة لأن شخصًا واحدًا يعرف كيفية القيام بها ولا يعرفها الآخرون. سوِّ حساباتك. شغّل التقرير. جهّز الشخص الجديد. المهمة ليست عملًا متأخرًا فعليًا، بل هي اعتماد قائم على شخص بعينه.
تنتمي هذه العناصر إلى إجراء مكتوب بدلًا من قائمة، والسبب في عدم وجودها هناك هو أن توثيقها يستغرق وقتًا أطول من تنفيذها، لذلك لا يحدث ذلك أبدًا.
Trupeer AI يزيل هذه العقبة. أي شخص يقوم بالعمل يسجله مرة واحدة، ويكون الناتج دليلًا مكتوبًا خطوة بخطوة مع لقطات شاشة تم التقاطها بالفعل ووضعها، إلى جانب فيديو، ضمن العلامة التجارية الخاصة بك. عندها يصبح العنصر المتكرر شيئًا يمكن لأي شخص التقاطه، مما يزيله من قائمة شخص واحد بشكل دائم بدلًا من شهر.
سجّله. اجعله بعلامتك. ترجمّه. اجعله Trupeer.
توجد المادة في قاعدة المعرفة لديك وتعمل أيضًا كـ تدريب لمن يتولى الأمر لاحقًا. عندما يتم تنفيذ مهمة ضمن تسلسل ثابت في كل مرة، فإنها تنتمي إلى قالب قائمة التحقق أو، إذا كانت تمتد عبر عدة أشخاص، إلى قالب SOP. الاتساق عبر مستنداتك مسألة ضبط brand kit مرة واحدة، ويتم تغطية إعداد ذلك في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب Excel مجاني لقائمة مهام أو نسخة Excel لقائمة مهام مجانية؟
يُعد Excel أفضل خيار عام، لأنه يتيح الفرز والتصفية ويمكن مشاركته. يستغرق إنشاء ملف Excel لقالب قائمة مهام مجاني بالحقول الستة المذكورة أعلاه حوالي خمس دقائق، وسيمنحك تنزيل قالب قائمة مهام Excel في ثوانٍ شيئًا مشابهًا.
الشيء الوحيد الذي يجب إضافته إلى أي شيء تستخدمه هو تاريخ الإضافة. لا تكاد أي قوالب منشورة تتضمنه، وبدونه لا يمكنك التمييز بين عنصر عمره أربعة أشهر وبين عنصر تمت إضافته أمس، وهي الحالة التي تسمح بتعفن القوائم.
هل يوجد إصدار Google Sheets مجاني لقالب قائمة مهام؟
Google Sheets هو الإجابة الصحيحة لأي قائمة مشتركة، لأن عدة أشخاص يمكنهم فتحها في الوقت نفسه ولا توجد إلا نسخة واحدة دائمًا. يعمل ملف قالب قائمة مهام مجاني لـ Google Sheets بنفس طريقة هيكل Excel.
استخدم ثلاث تبويبات بدلًا من ثلاثة ملفات: القيام، في انتظار، وعدم القيام. إن الاحتفاظ بها في مكان واحد هو ما يجعل نقل عنصر بينها إجراءً يستغرق ثانيتين بدلًا من شيء يتجنبه الناس.
أين يمكنني الحصول على قالب Excel لمتعقب المهام مجانًا؟
يضيف متعقب المهام الحالة والمسؤول والتقارير إلى قائمة مهام، وهو ما تريده بمجرد أن يتجاوز عدد المشاركين أكثر من ثلاثة أشخاص. عادةً ما يمنحك تنزيل قالب Excel لمتعقب المهام مجانًا تلك الأعمدة.
الشيء الذي يجب الانتباه له هو أن المتعقبات غالبًا تُبنى للشخص الذي يقرأ التقرير وليس للشخص الذي يقوم بالعمل. إذا وجد الأشخاص الذين ينفذون المهام أنه أبطأ من ملاحظاتهم الخاصة، فسيحتفظون بملاحظاتهم وسيصبح المتعقب غير صحيح.
هل يوجد إصدار قالب Excel لقائمة مهام الموظف؟
نعم، ويوجد قرار تصميم يستحق اتخاذه قبل اعتماد أحدها. غالبًا ما يتم بناء ملف قالب Excel لقائمة مهام الموظف كعرض مدير، يسرد من المفترض أن يقوم بأي شيء.
اجعل كل شخص يدير صفوفه الخاصة بدلًا من أن يديرها المدير جميعًا. قائمة يحتفظ بها شخص لا يقوم بالعمل تصبح قديمة خلال أسبوعين، ثم تصبح المحادثة الأسبوعية حول تصحيح القائمة بدلًا من الحديث عن العمل.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب Excel لقائمة مهام يومية وأسبوعية وشهرية؟
نعم، وثلاث تبويبات هي البنية الطبيعية. عادةً ما يمنحك تنزيل مجاني لقالب قائمة مهام يومية وأسبوعية وشهرية Excel بالضبط ذلك.
استخدمها في الاتجاه الصحيح. النظرة الشهرية تحتوي الالتزامات ذات التواريخ. القائمة الأسبوعية هي ما تلتزم به. القائمة اليومية تُستمد من القائمة الأسبوعية كل صباح وتحتوي ثلاثة إلى خمسة عناصر جوهرية. تعبئة كل الثلاثة بشكل مستقل ينتج عنه ثلاث قوائم لا تتفق.
هل يوجد قالب Word مجاني لقائمة مهام أو نسخة Word لقائمة مهام؟
Word مناسب لصفحة مطبوعة. يعمل ملف Word لقالب قائمة مهام مجاني مع جدول بسيط إذا كنت تنوي تعبئته يدويًا وتثبيته على الحائط، وسيمنحك تنزيل قالب قائمة مهام Word بالضبط ذلك خلال بضع ثوانٍ.
بالنسبة لأي شيء ستقوم بفرزه أو مشاركته أو الاحتفاظ به لأكثر من أسبوع، استخدم جدول بيانات. لا يمكن لـ Word الفرز، وإعادة ترتيب قائمة من ثلاثين عنصرًا عبر سحب الصفوف أمر مزعج لدرجة تجعل الناس يتوقفون عن القيام بذلك.
هل يوجد قالب PDF مجاني لقائمة مهام، أو قابل للطباعة، أو تنزيل مجاني لقالب قائمة مهام؟
يصلح PDF للقوائم القابلة للطباعة، والورق فعال فعليًا للقوائم اليومية. يحتوي PDF لقالب قائمة مهام مجاني تقوم بطباعته كل صباح على ميزة حقيقية واحدة مقارنة بأي تطبيق، وهي أن الكتابة يدويًا تتطلب جهدًا كافيًا يجعلك تضيف عناصر أقل.
أي تنزيل مجاني لقالب قائمة مهام مجاني سيخدم لهذا الغرض. احتفظ بالنسخة الرئيسية رقميًا واطبع اليوم. لا يمكن البحث في النسخة الرئيسية الورقية، ومعرفة ما إذا كان شيء ما قد تم تسجيله مسبقًا هي معظم ما تُستخدم له القائمة المشتركة.
هل يوجد قالب قائمة مهام قابل للتعديل مجانًا؟
تقريبًا كلها. تعني نسخة مجانية قابلة للتعديل لقالب قائمة مهام أنك تستطيع تغيير الحقول بدلًا من الطباعة فقط، وهو ما توفره أي جداول بيانات أو مستندات.
التعديل الذي يستحق القيام به في أي قالب تختاره هو إضافة عمود تاريخ الإضافة وتقليل قيم الحالة إلى أربع: القيام، انتظار، تم، عدم القيام. إنتاج قيم حالة أكثر من ذلك يؤدي إلى نقاشات حول أي واحدة تنطبق.
أين يمكنني العثور على تنزيل مجاني لقائمة مهام؟
في كل مكان، وهي قابلة للتبادل إلى حد كبير، وهذا ما يجدر معرفته قبل قضاء ساعة في مقارنتها. سيكون تنزيل مجاني لقائمة مهام من أي من مواقع القوالب الرئيسية مناسبًا.
يتوفر تنزيل مجاني لقائمة مهام من أي منها. لا يوجد ملف محمي خلف بوابة في هذه الصفحة. الهيكل أعلاه يتم نسخه إلى أي أداة خلال حوالي خمس دقائق، والجزء الذي يحدد ما إذا كانت قائمتك تعمل هو فرز كل أسبوعين وليس التخطيط.
هل قائمة تحقق لقائمة مهام هي نفسها قائمة مهام؟
قائمة تحقق لقائمة مهام هي مزيج يلجأ إليه الناس، وتتصرف الوثيقتان بشكل مختلف. قائمة المهام تحتوي عناصر متغيرة ومنفصلة. قائمة التحقق تحتوي تسلسلًا ثابتًا من خطوات يتم تنفيذها بشكل متكرر، وتكمن القيمة في أنه لا يتم تفويت أي شيء.
الاختبار العملي هو ما إذا كنت ستكتب نفس العناصر مرة أخرى الشهر القادم. إذا كنت ستفعل، فهي قائمة تحقق ويجب أن تعيش في مكان دائم. إعادة كتابة نفس خطوات الاستقبال السبعة على قائمة مهام في كل مرة هي الطريقة التي يتم بها إنجاز ستة منها.
هل مخطط قائمة مهام شهرية مفيد؟
للالتزامات ذات التواريخ، نعم. أما للمهام، فليس كثيرًا، لأن معظم الأشياء التي تبعد شهرًا تكون قرارات أكثر من كونها إجراءات، وستبقى دون لمس حتى تصبح عاجلة.
استخدم مخطط قائمة مهام شهرية كجدول نقاط ثابتة، واترك القائمة الأسبوعية تقوم بالعمل الفعلي. إذا ظهر عنصر على مخطط شهري لثلاثة أشهر متتالية، طبّق قاعدة الأسبوعين عليه، لأنه من شبه المؤكد أنه قرار لم يتخذه أحد بعد.
