استخدم هذا القالب
غالبًا ما يهمّ أكثر من طبيعة الحادث نفسه طريقة تواصل المؤسسة أثناء المخاطر أو وقوع حادث. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في التخطيط لتواصل المخاطر من خلال البدء بقالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية، ثم تحويل الخطة إلى جولات فيديو إرشادية تُحضّر القادة قبل وقوع الحوادث.
ما هو قالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر؟
القالب المجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر هو هيكل قابل لإعادة الاستخدام لاتخاذ قرار مسبقًا بشأن كيفية تواصل مؤسستك حول المخاطر: تلك التي قد تحدث، وتلك التي حدثت للتو.
إنه ليس خطة لإدارة المخاطر، والتي تحدد المخاطر وتخففها. بل هو نصف التواصل، ويُوجد لأن الاستجابة التشغيلية لخطر تحقق عادةً تكون كفؤة، بينما يكون التواصل حوله غالبًا متأخرًا.
القالب ليس الخطة. إنه يمنحك أقسامًا، وهي الجزء السريع. ما يحدد ما إذا كانت الخطة ستعمل هو ما إذا كانت تجيب عن سؤال واحد لا تطلبه معظم القوالب المنشورة: من المسموح له بإرسال رسالة دون طلب إذن أولًا.
يتبع التنسيق الاستخدام. يناسب قالب Word المجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر الخطة نفسها، وهي نصٌّ بالإضافة إلى جداول ويتم اعتمادها. يناسب قالب Excel المجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر قوائم جهات الاتصال ومصفوفة الجمهور، والتي تحتاج إلى فرز وتصفية. أيًّا كان ما تختاره، يجب أن تكون الأجزاء المطلوبة في حادث فعلي قابلة للطباعة ومتاحة دون اتصال، لأن الحوادث لديها عادة التأثير على الأنظمة التي تُخزَّن فيها الخطة.
تواصل المخاطر له شقّان
تغطي معظم القوالب أحد هذين الشقّين وتتوقف.
تواصل المخاطر المستمر. إخبار الناس بالمخاطر التي لم تحدث بعد. الإبلاغ إلى مجلس الإدارة حول سجل المخاطر، والتنبيه للعميل بأن المورد هشّ، وإخبار فريق بأن النظام غير مدعوم. روتيني، مجدول، وغالبًا يهدف إلى التأكد من ألا يفاجأ أحد لاحقًا.
تواصل الموقف. ما ترسله عندما يتحقق خطر ما. غير مجدول، حرج زمنيًا، ويقرأه أشخاص قلقون بالفعل.
يرتبطان بطريقة يسهل تفويتها. جودة الشق الأول هي التي تحدد صعوبة الشق الثاني. مؤسسة أخبرت عملاءها بأن المورد هشّ ستخوض حديثًا مختلفًا تمامًا عندما يفشل المورد عن مؤسسة لم تقل شيئًا. يشتري التواصل المستمر ميزة افتراض حسن النية، ولا توجد طريقة لاكتسابها بعد وقوع الحدث.
غطِّ الشقّين. الخطة التي تعالج الأزمة فقط هي خطة تبدأ العمل في أسوأ لحظة ممكنة.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على تعديل لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على حفظ لتخزين القالب المحدّث باعتباره قالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح المعاينة.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.
باستخدام قالب خطة تواصل إدارة المخاطر يمكنك:
توفير ساعات في التحضير: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هيكل مُعدّ لتواصل الحوادث.
الاستجابة بشكل أسرع تحت الضغط: بيانات انتظار مدمجة ومسارات تصعيد تقلل وقت الاستجابة.
الالتزام بالعلامة التجارية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية من Trupeer.
حماية العلامة التجارية: تواصل مُخطط مسبقًا يحمي السمعة عندما تكون الثواني مهمة.
توحيد التنفيذ عبر السيناريوهات: استخدم القالب نفسه لكل نوع من الحوادث.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة تواصل المخاطر إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
الرقم الوحيد المهم هو وقت أول رسالة
كل شيء آخر في خطة تواصل المخاطر موجود لتقليل رقم واحد: الوقت المنقضي بين علم المؤسسة بشيء ما ووصوله إلى الأشخاص المتأثرين عبر رسالتك.
هذا الرقم هو ما يحدد ما إذا كنت تُخبر الناس أم تلحق بهم. بمجرد أن يعرف الأشخاص المتأثرون عبر طريقة أخرى، يتغير طابع التواصل بالكامل. لم تعد تشرح موقفًا، بل تشرح صمتًا.
قِس ذلك. في كل مرة يتحقق فيها خطر ما، مهما كان صغيرًا، سجّل متى علمت المؤسسة لأول مرة ومتى تم إرسال أول رسالة. تخبرك هذه المجموعة الواحدة من الطوابع الزمنية عن خطتك أكثر من أي مراجعة بعد الحادث.
ثم انظر إلى ما الذي استهلك الفجوة فعليًا. في معظم المؤسسات، ليس الأمر قرار ما الذي سنقوله، وليس الأمر صياغة. بل هو انتظار أن يوافق شخص ما عليه.
اعتمد مسبقًا من يمكنه التحدث
هذا هو القسم الذي تحذفه معظم القوالب المنشورة، وهو القسم الذي يغيّر الرقم أعلاه.
الترتيب الافتراضي في معظم المؤسسات هو أن التواصل الخارجي يتطلب موافقة إدارية عليا. هذا منطقي تمامًا للتواصل العادي، وهو سبب تأخر التواصل في الأزمات؛ لأن الأشخاص القادرين على الموافقة هم الأشخاص الأقل إمكانية للوصول في منتصف الليل، والأكثر احتمالًا أن يكونوا في الاجتماع الذي تسبب به ذلك الحادث.
لا يرسل أحد الرسالة. ليس بسبب الالتباس، بل لأن قيام موظف مبتدئ بإرسال بيان غير معتمد إلى العملاء يعرّض مساره المهني للخطر، بينما يكون الانتظار خيارًا آمنًا للفرد وخيارًا مكلفًا للمؤسسة.
صلحه مسبقًا، عبر جدول.
لكل مستوى خطورة، حدّد من يجوز له التواصل، ولمن، وماذا يقول، دون طلب موافقة. أعطهم بيانات انتظار معتمدة مسبقًا بحيث يكون الحكم المطلوب هو أي موقف ينطبق، بدلًا من ما يجب كتابته. واذكر صراحةً أن إرسال بيان انتظار معتمد مسبقًا ليس مسألة تأديبية أبدًا؛ وهو أمر يبدو غير ضروري، لكنه الجملة التي تجعل الناس يتحركون.
مبدآن يحافظان على ذلك آمنًا.
الاعتماد المسبق يغطي الإقرار، لا التفسير. قد يقول مدير المناوبة إن شيئًا قد حدث، وإنكم تتعاملون معه، ومتى ستأتي التحديثة التالية. لا يجوز له التكهن بالسبب، أو قبول المسؤولية، أو الالتزام بوقت حلّ.
ويجب أن تكون الصلاحية لدى من هو حاضر، لا لدى من هو الأقدم. منصب مناوبة مثل مدير المناوبة أكثر فائدة من المسمى الوظيفي، لأن جدول المناوبات بحكم التعريف قابل للتواصل.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب خطة تواصل إدارة المخاطر
تسعة مكونات. أول ثلاثة منها هي ما تفتقر إليه معظم القوالب.
المكوّن | ما الذي يفعله |
|---|---|
مستويات الخطورة | كيفية تصنيف المواقف، بعبارات قابلة للرصد، ومن يقوم بتصنيفها. |
جدول الاعتماد المسبق | من يجوز له قول ماذا، ولمن، في كل مستوى خطورة، دون موافقة. |
أهداف زمنية | الحد الأقصى لوقت أول رسالة في كل مستوى خطورة، ولكل جمهور. |
مصفوفة الجمهور | كل جمهور، ما الذي يحتاج إلى معرفته، عبر أي قناة، وبأي ترتيب. |
بيانات الانتظار | مكتوبة مسبقًا للمخاطر في سجلّك، وجاهزة للإرسال مع اسم وحقيقة يتم إدراجها. |
مسارات التواصل | كيف يتم الوصول إلى كل جمهور فعليًا، مع موقع القائمة ومتى تم اختبارها آخر مرة. |
التصعيد والتسليم | من يتولى المسؤولية مع تطور الموقف، وكيف يحدث التسليم أثناء الحادث. |
تواصل المخاطر المستمر | الشقّ الروتيني. من يتم إبلاغه بأي مخاطر، وكم مرة. |
المراجعة والمحاكاة | متى يتم اختبار الخطة، وما الذي يفعّل مراجعة غير مجدولة. |
صف مسارات التواصل يستحق التأكيد. تفشل الخطط بسبب قوائم جهات اتصال غير محدثة أكثر من أي شيء آخر في المستند. قائمة لم يتم اختبارها منذ ثمانية عشر شهرًا هي قائمة لأشخاص ربما تغيّرت وظائفهم.
قالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر: الهيكل الذي تنسخه
مملوء بمثال واقعي بدلًا من العناصر النائبة. المؤسسة هي مشغّل رحلات/حافلات (Coach operator) يدير عقود المدارس والقطاع الخاص.
انسخ من هنا.
مستويات الخطورة. قابلة للرصد، ويتم تصنيفها من مدير المناوبة دون استشارة.
مستوى الخطورة واحد: يتم إيقاف خدمة العملاء أو سيتم إيقافها خلال أربع ساعات. مستوى الخطورة اثنان: الخدمة متدهورة أو يتأثر عقد واحد بعينه. مستوى الخطورة ثلاثة: اضطراب داخلي دون توقع أثر على العملاء.
جدول الاعتماد المسبق.
مستوى الخطورة | من يجوز له التواصل | إلى من | ماذا يقول | هل يلزم اعتماد |
|---|---|---|---|---|
واحد | مدير المناوبة | العملاء المتأثرون، مباشرة | بيان انتظار معتمد واحد، بالإضافة إلى أي الخدمات متأثرة ومتى ستأتي التحديثة التالية | لا شيء. أبلغ مدير العمليات بالتوازي، وليس أولًا. |
واحد | مدير العمليات | جميع العملاء، الموظفون | تحديث أكثر اكتمالًا بمجرد ثبوت الحقائق | لا شيء |
واحد | المدير التنفيذي فقط | وسائل الإعلام، المسؤولون المنتخبون | أي شيء | تقديرهم الخاص |
اثنان | مدير المناوبة | العميل المتأثر فقط | بيان انتظار معتمد اثنان | لا شيء |
ثلاثة | مدير الخط المباشر | الموظفون المتأثرون | أي شيء قائم على حقائق | لا شيء |
إرسال بيان انتظار معتمد مسبقًا ليس مسألة تأديبية أبدًا، بما في ذلك إذا اتضح أن الموقف أقل خطورة مما تم تقييمه أولًا.
أهداف زمنية.
مستوى الخطورة واحد: العملاء المتأثرون خلال ثلاثين دقيقة من إبلاغ مدير المناوبة. جميع الموظفين خلال ستين دقيقة. مستوى الخطورة اثنان: العميل المتأثر خلال ستين دقيقة. مستوى الخطورة ثلاثة: نهاية يوم العمل.
مصفوفة الجمهور.
الجمهور | ما الذي يحتاجون معرفته أولًا | القناة | الترتيب |
|---|---|---|---|
العملاء المتأثرون | ما إذا كانت خدمتهم تعمل اليوم، وماذا يفعلون | اتصال مباشر بجهة اتصال محددة بالاسم، ثم مكتوب | الأول دائمًا |
الآباء، عبر المدارس | فقط ما تنقله المدرسة | المدارس تتواصل مع الآباء، وليس نحن | فورًا بعد المدارس |
السائقون والموظفون | أين يتم الإبلاغ، وماذا تخبر أي شخص يسأل | رسالة جماعية، ثم إحاطة | خلال ستين دقيقة |
شركة التأمين | الإشعار | هاتف، ثم مكتوب | خلال أربع ساعات |
وسائل الإعلام | فقط إذا طلبوا، أو إذا كان الموقف عامًا | المدير التنفيذي فقط | تفاعلي ما لم يتم توجيه خلاف ذلك |
بيانات الانتظار. مكتوبة الآن، للمخاطر الستة المصنفة حاليًا باللون الكهرماني أو أعلى في سجل المخاطر. يترك كل واحد منها فقط اسمًا وخدمة ووقتًا ليتم إدراجها.
مسارات التواصل. قائمة تواصل العملاء محفوظة في نظام العمليات ويتم طباعتها أسبوعيًا في مجلد مدير المناوبة. قائمة تواصل الموظفين في تطبيق الرسائل الجماعية مع نسخة احتياطية مطبوعة. يتم اختبار كلاهما ربع سنويًا عبر إرسال رسالة اختبار وعدّ حالات الفشل.
التصعيد والتسليم. مدير المناوبة يتولى التواصل حتى يتولى مدير العمليات المسؤولية، ويحدث ذلك ببيان صريح وليس بافتراض. يسجل التسليم ما تم إرساله، ولمن، وما الذي تم الوعد به بعد ذلك.
تواصل المخاطر المستمر. يتم مراجعة سجل المخاطر مع مجلس الإدارة ربع سنويًا. يتم التواصل مع العملاء المتأثرين لأي خطر مصنف أحمر خلال عشرة أيام عمل من تصنيفه، مع توضيح ما الذي سنفعله بشأنه.
المراجعة والمحاكاة. تتم مراجعتها سنويًا. تتم محاكاتها مرتين في السنة مع سيناريو غير مُعلن. تتم مراجعتها فورًا بعد أي مستوى خطورة واحد، وبعد أي حادث تجاوز وقت أول رسالة الهدف.
انسخ إلى هنا.
مثال: ثماني ساعات وأربعون دقيقة
Thornaby Transport، مشغّل رحلات/حافلات يضم حوالي ثلاثمئة وأربعين موظفًا، يدير عقود المدارس والقطاع الخاص، كان لديه في سجل المخاطر في منشأه الرئيسي فيضانات مُدرجة لمدة سنتين، مصنفة باللون الكهرماني، مع خطة تخفيف مرفقة.
غمرت الفيضانات المستودع في ليلة الأحد من شهر يناير. تأثرت أربعون مركبة، ولم تتمكن اثنتان وعشرون عقد مدرسة من العمل صباح يوم الاثنين.
كانت الاستجابة التشغيلية جيدة. كان مدير المناوبة على علم في الساعة الحادية عشرة مساءً من ليلة الأحد، وبدأ باستعادة المركبات، ورتب تغطية جزئية من مشغّل مجاور بحلول الساعة الرابعة صباحًا.
تم إرسال أول رسالة إلى المدارس في الساعة السابعة والأربعين دقيقة صباح يوم الاثنين.
في ذلك الوقت كان الآباء في محطات الحافلات. كانت المدارس تتلقى مكالمات لا تستطيع الإجابة عنها. كان مصدر إخباري محلي قد حصل على القصة قبل أن يتواصل Thornaby مع عملائه، واستمرت القصة لمدة ثلاثة أيام.
لم يكن التأخير بسبب عدم معرفة ما الذي يجب قوله. كانت التعليمات المستمرة أن أي تواصل خارجي يتطلب اعتمادًا من المدير التنفيذي، والذي كان غير قابل للتواصل حتى الساعة السادسة والنصف من صباح ذلك اليوم. قام مدير المناوبة بصياغة رسالة في الساعة الثانية عشرة والنصف بعد منتصف الليل ولم يرسلها، لأن إرسال بيان غير معتمد إلى اثنتين وعشرين جهة اتصال عميلًا لم يكن خطرًا كان مستعدًا لتحمله بسلطته الخاصة في الساعة الواحدة صباحًا.
مرّت ثماني ساعات وأربعون دقيقة بين معرفة الموقف وإبلاغه. كانت تقريبًا كلها انتظارًا للحصول على إذن.
تم فقد ثلاث عقود في جولة المناقصة التالية، بقيمة تقارب أربعمئة وعشرة آلاف جنيه إسترليني سنويًا بينهما. استشهد اثنان من أصل الثلاثة بالتواصل بدلًا من الاضطراب نفسه.
ما كان لدى Thornaby هو سجل مخاطر يحتوي على الخطر وخطة تخفيف تغطي استعادة المركبات والمستودعات البديلة. لكن ما لم يكن لديهم في أي مكان هو بيان يوضح من المسموح له بإخبار مدرسة بأن حافلتها لن تصل.
كتبوا جدول الاعتماد المسبق بعد ذلك. تمت صياغة بيانات الانتظار للمخاطر الستة المصنفة باللون الكهرماني أو أعلى، بحيث يترك كل واحد منها فقط اسمًا وخدمة ووقتًا ليتم إدراجها. انتقلت قوائم جهات الاتصال إلى الاختبار ربع السنوي بعد أن كشف الاختبار الأول أن تسعة من أصل اثنتين وعشرين جهة اتصال مدرسة كانت غير محدثة.
بعد أربعة عشر شهرًا، هددت مشكلة في توريد الوقود خدمات يوم الاثنين. تم إبلاغ مدير المناوبة في الساعة الرابعة وأربع وأربعين دقيقة صباحًا. تم إرسال أول رسالة إلى المدارس المتأثرة في الساعة الخامسة واثنتي عشرة، بعد ست وعشرين دقيقة، دون أن يتم إيقاظ أي شخص للحصول على موافقة.
لم تُفقد أي عقود ولم تكن هناك تغطية. كان الاضطراب مشابهًا. لكن التواصل لم يكن كذلك.
كتابة بيانات الانتظار مسبقًا
بيان الانتظار هو ما ترسله قبل أن تعرف الكثير جدًا، والغرض منه هو إثبات أنك تعرف وأنك تتعامل مع الأمر.
اكتبها الآن، واحدة لكل خطر في سجلّك المصنف باللون الكهرماني أو أعلى. يستغرق الأمر بعد ظهر واحد، ويزيل وقت الصياغة من اللحظة التي يصبح فيها وقت الصياغة مكلفًا.
أربعة عناصر ولا شيء أكثر. ما الذي حدث، بعبارات واضحة. ما الذي يعنيه ذلك للشخص الذي يقرأ، وهي الجزء الذي تتجاهله معظم المؤسسات لصالح وصف نشاطها هي. ما الذي تقوم به. ومتى تأتي التحديثة التالية، كوقت محدد بدلًا من «قريبًا».
ثلاثة أشياء يجب تركها خارجًا. السبب، حتى يتم إثباته، لأن نسب الأسباب المبكرة تكون خاطئة في كثير من الأحيان لدرجة أنها قد تكون خطرة. أي قبول أو نفي للمسؤولية، وهو أمر يخص شركة التأمين والمحامين لديك. وألفاظ الاعتذار بما يتجاوز الأسف على الاضطراب؛ ففي بعض الولايات القضائية وبعض القطاعات يحمل ذلك وزنًا قانونيًا ينبغي التفكير فيه مسبقًا بدلًا من التعامل معه بسرعة.
وقت التحديثة التالية هو العنصر الذي يقوم بأكبر قدر من العمل. القارئ الذي يعرف أنه سيسمع مرة أخرى عند الساعة العاشرة يتوقف عن الاتصال، ويتوقف عن التخمين، وينتظر. القارئ الذي يُخبر أنه سيسمع قريبًا لا يفعل أيًا من ذلك.
لاحظ أن بعض الحوادث تحمل واجبات إشعار نظامية مع مواعيد نهائية خاصة بها، بما في ذلك خروقات حماية البيانات وإصابات مكان العمل والتقارير التنظيمية الخاصة بالقطاع. تسري هذه الالتزامات بالتوازي مع تواصل العملاء ولا تُستوفى من خلاله. اطلب المشورة بشأن ما ينطبق عليك، لأن أي شيء في خطة التواصل لا يتجاوزها.
كيفية بناء الخطة في ست خطوات
استخرج المخاطر من سجل المخاطر الحالي لديك. خطة التواصل تأتي بعده. إذا لم يكن هناك سجل، فهذه هي المهمة الأولى، وسيبدأ تنزيل قالب مجاني لخطة إدارة المخاطر بشكل أسرع من بناء واحد من الصفر.
حدّد مستوى الخطورة بعبارات قابلة للرصد. شيء يمكن لمدير المناوبة تصنيفه وحده عند منتصف الليل دون الاتصال بأي شخص.
اكتب جدول الاعتماد المسبق. هذه هي الخطوة التي ستواجه مقاومة، وهي التي تغيّر النتيجة.
حدّد أهدافًا زمنية لكل مستوى خطورة. لن يتحقق هدف لم يوافق عليه أحد.
اكتب بيانات الانتظار لأهم مخاطر لديك. بعد ظهر واحد، واحدة لكل خطر.
اختبر قوائم جهات الاتصال، ثم تدرب. دون إعلان، في وقت غير مناسب، لأن هذا هو الوقت الذي سيحدث فيه.
الخطوة الثالثة هي الخطة كاملة. الخطوات الأولى والثانية والرابعة والخامسة هي تحضير لها، والخطوة السادسة هي ما يخبرك إن كانت تعمل أم لا.
خطة تواصل المخاطر أم خطة إدارة المخاطر؟
يتم البحث عنهما بالتبادل، وهما مستندان مختلفان، لذا من المفيد توضيح ما الذي تحتاجه.
تحدد خطة إدارة المخاطر المخاطر، وتقيّم احتمالية حدوثها وتأثيرها، وتعيّن المسؤولين عنها، وتعرض إجراءات التخفيف وخطط الطوارئ. إنها الوثيقة التحليلية وغالبًا ما تتضمن سجل المخاطر. سيمنحك ملف Word لقالب خطة إدارة المخاطر أو ملف Excel لقالب إدارة المخاطر هذا الهيكل: وصف الخطر، الاحتمالية، التأثير، الدرجة، المسؤول، التخفيف، الحالة.
تغطي خطة تواصل المخاطر من يتم إبلاغه بماذا، ومن يقوم بذلك، ومتى. وهي تأتي بعد خطة إدارة المخاطر وتستمد منها قائمة المخاطر.
تحتاج إلى الاثنين، وبالترتيب نفسه. بناء خطة التواصل أولًا يعني التخمين بشأن المخاطر التي يجب التحضير لها. بناء خطة الإدارة فقط هو ما أدى إلى نتيجة Thornaby، حيث تمت دراسة كل جانب تشغيلي للخطر، لكن التواصل لم يُؤخذ في الاعتبار إطلاقًا.
إذا كنت تبحث فعليًا عن وثيقة التقييم وليس وثيقة التواصل، فابحث عن خطة إدارة المخاطر بدلًا من خطة تواصل المخاطر، لأن نموذج PDF لخطة إدارة المخاطر سيعرض سجلًا ومصفوفة تقييم بدلًا من مصفوفة جمهور.
الاختلافات
يبقى الهيكل كما هو، وتتغير الجماهير والالتزامات.
تواصل مخاطر المشروع. الجماهير داخلية: الجهة الراعية، فريق التوجيه، فريق التنفيذ. تتعلق الخطورة بالمشروع أكثر من المؤسسة، ويهم الشق المستمر أكثر من الشق الظرفي، لأن مخاطر المشروع عادةً تكون مرئية قبل أن تتحقق.
اضطرابات التشغيل والخدمة. حالة Thornaby. العملاء أولًا، وتسيطر السرعة، ويعد الاعتماد المسبق ضروريًا لأن الاضطراب لا يلتزم بساعات الدوام المكتبية.
حوادث الصحة والسلامة والبيئة. تنطبق واجبات الإشعار النظامية، أحيانًا ضمن مواعيد نهائية قصيرة، ويأخذ التواصل الداخلي مع الموظفين المتأثرين أبعادًا قانونية. يجب بناء هذا الاختلاف بالتعاون مع مستشار سلامة مؤهل، ويجب أن يتوافق مع التزاماتك الخاصة بالإبلاغ عن الحوادث.
حوادث البيانات والاختراق السيبراني. غالبًا ما تكون مواعيد الإشعار منظمة وقصيرة. ينبغي أن يذكر المخطط من يحدد ما إذا كان قد حدث خرق قابل للإشعار، لأن هذا التحديد حكم قانوني وليس حكمًا تقنيًا.
المالية والتنظيم. قد تحكم قواعد الإفصاح ما يمكن قوله ومتى، خصوصًا للجهات المدرجة. اطلب المشورة قبل اعتماد أي شخص للتواصل خارجيًا في هذا السياق.
مخاطر سلسلة الإمداد. يحمل التواصل المستمر معظم الوزن. عندما يتم إخبار العملاء مسبقًا بوجود اعتماد على مصدر واحد، فإن استجابتهم تختلف جدًا عند حدوث فشل.
عبر جميع هذه الحالات، لا شيء في هذه الصفحة يُعد نصيحة قانونية، وأي خطة تمس واجبات الإشعار المنظمة ينبغي مراجعتها من مستشار مؤهل في ولايتك القضائية.
ما الذي لا يمكن لقالب مجاني لخطة تواصل المخاطر إصلاحه
لا يوجد سجل مخاطر. تحتاج خطة التواصل إلى قائمة بالمخاطر التي يجب التحضير لها. بدونها، أنت تكتب بيانات انتظار لأحداث متخيلة.
قيادة غير راغبة في تفويض الصلاحية. جدول الاعتماد المسبق هو الخطة، والمؤسسة التي لن تمنحه قد اختارت استجابة أبطأ. هذا خيار مشروع ويجب اتخاذه بوعي بدلًا من كونه افتراضيًا.
قوائم جهات اتصال غير مُختبرة. كشف اختبار Thornaby الأول أن تسعة من أصل اثنتين وعشرين جهة اتصال كانت غير محدثة. لن يكتشف أي تنزيل مجاني لقالب خطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر ذلك نيابةً عنك.
خطة لم يتدرب عليها أحد. الوثائق التي تُقرأ مرة واحدة عند الاعتماد لا تُستعاد عند منتصف الليل. التدريب هو ما يحوّل الوثيقة إلى استجابة.
أظهر المنهج بدلًا من وصفه
الأجزاء من هذه الخطة التي تفشل تحت الضغط هي الأجزاء الميكانيكية. أين توجد قائمة جهات الاتصال الحالية. كيفية إرسال رسالة إلى جميع العملاء المتأثرين مرة واحدة. أي نظام يحتفظ بالبيانات المعتمدة. وكيفية الوصول إلى مجموعة ما بعد ساعات الدوام.
تعليمات مكتوبة تخدم هذا بشكل سيئ، لأن الشخص تحت ضغط الوقت يجب أن يعيد بناء تسلسل شاشات من نصوص، وكل ثانية يقضيها في ذلك تُضاف إلى الرقم الذي يهم.
Trupeer AI يسد هذه الفجوة. يقوم شخص ما بتنفيذ كل إجراء من هذه الإجراءات مرة واحدة أثناء التسجيل، ويكون الناتج عبارة عن جولة فيديو مكتوبة مع لقطات شاشة تم التقاطها بالفعل ووضعها، إلى جانب فيديو قصير، ضمن علامتك التجارية. يشاهد مدير المناوبة ذلك أثناء فترة تعيينه، ويكون بجانبه عندما يصبح الأمر مهمًا.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
هناك نقطتان تتبعان تحديدًا لهذه الخطة. احتفظ بالجولات متاحة دون اتصال أيضًا، إلى جانب وجودها في قاعدة المعرفة، لأن حادثًا يؤثر على أنظمتك هو أحد السيناريوهات التي تستعد لها. وبما أنك تعمل عبر مناطق أو لغات، فإن التسجيل نفسه ينتج الإجراء نفسه في كل مكان، لذلك لا يعتمد وقت الاستجابة على الفريق الموجود في المناوبة.
تعمل المادة أيضًا كـ تدريب للجميع الذين ينضمون إلى جدول المناوبات، وهم الفئة الأكثر احتمالًا لمواجهة هذا السيناريو والأقل احتمالًا لأن يكونوا قد فعلوا ذلك من قبل. تفاصيل مستوى الخطوة موجودة في تعليمات العمل تحتها. الاتساق عبر مستنداتك مسألة ضبط حزمة العلامة التجارية مرة واحدة، ويتم تغطية إعدادها في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر بنسخة Word؟
نعم، يناسب Word الخطة، لأنه نصّ بالإضافة إلى جداول، ويتم اعتماده وتعميمه. أنشئ ملف Word المجاني لقالب خطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر مع جدول الاعتماد المسبق وأهداف الوقت في أول صفحتين.
ثم أنشئ مقتطفًا من صفحة واحدة لجدول المناوبات يتضمن فقط تعريفات مستوى الخطورة، وجدول الاعتماد المسبق، وبيانات الانتظار. لا يقرأ أحد خطة من عشرين صفحة عند منتصف الليل، والمقتطف هو ما يُستخدم فعليًا.
هل يوجد قالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر بنسخة Word doc؟
نعم، وملف Word doc المجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر هو نفسه ملف Word بامتداد أقدم.
ما يهم أكثر من التنسيق هو مكان حفظ النسخ. احتفظ بنسخة مطبوعة مع جدول المناوبات، لأن حادثًا يؤثر على شبكتك أو مبناك هو بالضبط نوع الحدث الذي توجد الخطة من أجله، وخطة محفوظة فقط على نظام غير متاح ليست خطة.
هل يوجد قالب مجاني لخطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر بنسخة Excel؟
يُناسب Excel الجداول أكثر من الخطة. يعمل ملف Excel المجاني لقالب خطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر بشكل جيد لمصفوفة الجمهور وقوائم جهات الاتصال، والتي تحتاج إلى فرز وتصفية واختبار منتظم.
احتفظ بتعريفات مستوى الخطورة والاعتماد المسبق وبيانات الانتظار في مستند. تُقرأ هذه تحت الضغط، والنصوص داخل خلايا جدول البيانات تُقرأ بشكل سيئ في أفضل الأوقات.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب خطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر؟
معظم ما يقدمه تنزيل مجاني لقالب خطة تواصل الموقف أو إدارة المخاطر هو مصفوفة الجمهور، وهي الجزء السهل على الأرجح وتستغرق حوالي عشرين دقيقة من العمل.
تحقق من شيء واحد في أي قالب تفكر فيه. هل يحتوي على مكان لتسجيل من يجوز له التواصل دون موافقة؟ لا يكاد أي قالب يفعل ذلك، وهذا الإغفال هو سبب عدم تقليل معظم الخطط لوقت أول رسالة.
هل ملف Word لقالب خطة إدارة المخاطر هو الشيء نفسه؟
لا. ملف Word لقالب خطة إدارة المخاطر يعطيك الوثيقة التحليلية: المخاطر المحددة، والدرجات حسب الاحتمالية والتأثير، مع المسؤولين وإجراءات التخفيف. يجيب عن ما الذي قد يحدث خطأ وما الذي نقوم به بشأنه.
خطة التواصل تجيب عن من نُبلغه ومتى. تحتاج إلى الاثنين، وتأتي خطة الإدارة أولًا، لأن سجلها يزوّد قائمة المخاطر التي تُعدّ خطة التواصل من أجلها.
من أين يمكنني الحصول على تنزيل مجاني لقالب خطة إدارة المخاطر؟
متاح على نطاق واسع، وتنشر جهات القطاع العام وهيئات المعايير نسخًا أفضل من مواقع القوالب التجارية، لأن تلك القوالب بُنيت لتُستخدم بدلًا من تنزيلها.
عادةً ما يمنحك تنزيل مجاني لقالب خطة إدارة المخاطر سجلًا مع درجات الاحتمالية والتأثير ومصفوفة. لكنه لن يمنحك أي محتوى تواصلي، لذا تعامل معهما كوثيقتين منفصلتين بدلًا من توقع أن تغطي واحدة منهما الاثنين.
هل يوجد إصدار Excel لقالب إدارة المخاطر؟
نعم، وExcel هو بالفعل الأداة المناسبة لسجل المخاطر. يتيح لك ملف Excel لقالب إدارة المخاطر تقييم المخاطر، والفرز حسب التعرض، والتصفية حسب المسؤول، وتتبع التغيرات مع الوقت، وكل ذلك لا تفعله الوثيقة جيدًا.
السجل هو المدخل لهذه الخطة. بمجرد أن تحصل عليه، خذ كل خطر مصنف باللون الكهرماني أو أعلى واكتب بيان انتظار لكل واحد، وهو الجسر بين الوثيقتين.
أين يمكنني العثور على نموذج PDF لخطة إدارة المخاطر؟
تنشر الإدارات الحكومية والجامعات والجهات العامة هذه النماذج، ويكون نموذج PDF لخطة إدارة المخاطر من أحدها أكثر إرشادًا من قالب تجاري، لأنه يغطي مخاطر حقيقية مع مسؤولين حقيقيين.
اقرأها لمعرفة كيفية وصف المخاطر بدلًا من التركيز على مصفوفة التقييم. تختلف طرق التقييم ولا تنتقل بشكل جيد. الوصف الجيد للخطر، بما يكفي أن يتمكن شخص من التعرف على الحدث عند حدوثه، هو الجزء الذي يستحق التعلم منه، وهو ما يجعل من الممكن كتابة بيان انتظار مسبقًا.
