قالب تذكرة العميل وحلّ المشكلة مجانًا

قالب تذكرة العميل وحلّ المشكلة مجانًا

يُسجّل قالب تذكرة العميل وحلّها كل التفاصيل الأساسية لتذكرة الدعم - من المشكلة وتأثيرها إلى الحل والمتابعة. استخدم هذا القالب لتوحيد توثيق التذاكر، والحفاظ على جودة متسقة، وتحويل التذاكر إلى رؤى حول المنتج.

يُسجّل قالب تذكرة العميل وحلّها كل التفاصيل الأساسية لتذكرة الدعم - من المشكلة وتأثيرها إلى الحل والمتابعة. استخدم هذا القالب لتوحيد توثيق التذاكر، والحفاظ على جودة متسقة، وتحويل التذاكر إلى رؤى حول المنتج.

استخدم هذا القالب

استخدم هذا القالب

تبدأ خدمة الدعم الرائعة بتوثيق تذاكر ممتاز. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في توثيق الدعم عبر البدء بتذكرة عميل مجانية وقالب نموذج الحل، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية، وتحويل التذاكر التي تم حلها إلى دراسات حالة بالفيديو لقاعدة معرفة الدعم.

غالبًا ما تكون لدى فرق الدعم نظام تذاكر مليء بالتذاكر ولا تعرف ما الذي يحدث بالفعل. يتم تصنيف كل شيء ضمن "أخرى"، وتذكر ملاحظات الحل "تم الإصلاح"، ويعرض التقرير الشهري الحجم فقط دون أي تفاصيل أخرى.

هذه مشكلة في تصميم الحقول وليست مشكلة في إعداد التقارير. يغطي هذا القالب جزئي التذكرة معًا: السجل الذي تقوم بتسجيله، والذي يحدد ما يمكنك تعلمه لاحقًا، والردود التي ترسلها، والتي تحدد تجربة العميل.

تنزيل قالب التذكرة ونموذج الحل

التنسيق

الأفضل لـ

Excel (.xlsx)

سجل التذكرة مع التصنيفات وأكواد الحل وألسنة إعداد التقارير

Word (.docx)

نموذج التذكرة وتقرير الحل وقوالب الردود

PDF

نماذج تذاكر قابلة للطباعة والإدخال لعمليات الاستقبال المباشر أو الخدمة الميدانية

Google Sheets

سجل مشترك للفرق الصغيرة بدون أداة مكتب مساعدة

Google Docs

قوالب الردود، للنسخ ضمن ردود مكتب المساعدة الجاهزة

مجاني وقابل للتعديل وبدون علامة مائية. إذا كان لديك بالفعل أداة مكتب مساعدة، فاستخدم قائمة الحقول وصياغة الردود وتجاهل السجل.

كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer

الخطوة 1: افتح قسم القوالب

انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.

Open the Templates section in Trupeer

الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه

انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.

Select and open a template in Trupeer

الخطوة 3: وسّع عرض القالب

إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لعرض التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.

Expand the template view in Trupeer

الخطوة 4: عدّل القالب

انقر على "تعديل" لبدء تعديل القالب المحدد.

Edit the template in Trupeer

داخل المحرر، يمكنك:

  • إضافة أقسام جديدة

  • تحديد أو تحديث قواعد التنسيق

  • إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة

الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص

بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على "حفظ" لتخزين القالب المحدث كقالبك الخاص.

Save your customized template in Trupeer

الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب

عندما تريد معرفة شكل القالب المخصص، افتح "معاينة".

Preview and fine-tune the template in Trupeer

من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.

باستخدام تذكرة عميل وقالب حل يمكنك:

  • توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة مع بنية مصممة لتوثيق التذاكر.

  • توحيد جودة الدعم: تضمن الحقول المدمجة التقاط كل تذكرة للمعلومات الأساسية.

  • الالتزام بالعلامة التجارية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية في Trupeer.

  • بناء قاعدة معرفة أقوى: تتحول التذاكر التي تم حلها إلى مقالات مساعدة وأدلة تشغيل مستقبلية.

  • اكتشاف الاتجاهات: تجعل التذاكر الموحدة من السهل تحديد المشكلات المتكررة.

  • الوصول إلى فرق عالمية: ترجم قوالب التذاكر إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.

الجزءان من قالب التذكرة

السجل. ما يتم التقاطه: من، ماذا، متى، مدى الإلحاح، أي تصنيف، وما الذي تم إصلاحه. هذا الجزء غير مرئي للعميل ويحدد كل ما يمكنك تعلمه لاحقًا.

الردود. ما يستلمه العميل في كل مرحلة: تأكيد الاستلام، التحديثات، إشعار التصعيد، الحل، المتابعة. هذا الجزء هو ما يحكمون عليك بناءً عليه.

تميل الفرق إلى الاستثمار في الجزء الثاني وإهمال الأول، ولهذا غالبًا ما ينتج عن تقارير الدعم مخططات حجم فقط دون أي رؤى. كلا الجزأين موجودان في هذا القالب.

حقول نموذج التذكرة

يجب أن تكسب كل خانة مكانها. كل خانة تضيفها تُبطئ إدخال البيانات، والحقول التي لا يستخدمها أحد تُملأ بعشوائيات.

يتم التقاطها عند إدخال التذكرة

الحقل

لماذا يوجد

معرّف التذكرة

مرجع لكل ما يأتي بعده

تاريخ ووقت تقديم التذكرة

يبدأ ساعة اتفاق مستوى الخدمة (SLA)

القناة

البريد الإلكتروني، الهاتف، الدردشة، البوابة، الاستقبال المباشر. يخبرك بمكان وصول الطلب فعليًا

اسم مقدم الطلب ومعلومات التواصل

من يجب الرد عليه

الحساب أو المؤسسة

يجمع التذاكر حسب العميل، وهنا تظهر الأنماط

المنتج أو الخدمة أو النظام

الشيء الذي لا يعمل

التصنيف

انظر أدناه. أهم حقل على الإطلاق

الوصف

بكلمات العميل، دون إعادة صياغة

الأولوية

مستمدة من التأثير والإلحاح، وليست اختيارًا حرًا

مُسند إلى

اسم واحد، وليس فريقًا

الحالة

مفتوحة، قيد التنفيذ، بانتظار العميل، تم حلها، مغلقة

يتم التقاطها عند الإغلاق

الحقل

لماذا يوجد

رمز الحل

ما الذي أصلح المشكلة فعليًا. انظر أدناه

ملاحظات الحل

قدر كافٍ بحيث يمكن للشخص التالي تكراره

سبب الجذر

حيثما كان معروفًا. اختياري لكل تذكرة، لكنه أساسي عند التجميع

الوقت حتى أول رد

يتم قياسه، لا تقديره

الوقت حتى الحل

مع استبعاد وقت انتظار العميل

تمت إعادة فتحها

نعم أو لا. التذكرة التي تم إعادة فتحها لم تُحل

تم إنشاء مقالة معرفة أو تحديثها

الحقل الذي يضاعف القيمة

تأكيد العميل

هل وافق أنها تم إصلاحها

آخر حقل إدخال وآخر حقل مقالة المعرفة هما الأكثر شيوعًا في النقص، وكلاهما هما ما يصنع الفرق بين قائمة انتظار ونظام يحسن الأداء.

تصنيف يعمل فعليًا

التصنيف هو الحقل الذي يحدد ما إذا كانت بيانات تذكرتك ذات قيمة، وغالبًا ما يكون معطلاً تقريبًا.

  • مستويان فقط، وليس أربعة. التصنيف والفرع. تؤدي التسلسلات الهرمية الأعمق إلى وسم غير متسق، لأن الوكلاء يتوقفون عن القراءة بعد القائمة المنسدلة الثانية.

  • ثماني إلى خمس عشرة فئة رئيسية. أقل من ذلك يعني أن كل شيء سيكون ضمن "أخرى". أكثر من ذلك يعني أن أحدًا لن يستطيع العثور على التصنيف الصحيح.

  • سمِّ الفئات بناءً على ما واجهه العميل، وليس بناءً على هيكل فريقك الداخلي. "تعذر تسجيل الدخول" بدلًا من "منصة الهوية".

  • لا تستخدم "أخرى". أو إذا اضطررت لذلك، راجعها شهريًا وحوّل العناصر المتكررة إلى فئات حقيقية. وجود فئة "أخرى" بنسبة تتجاوز خمسة بالمئة يعني أن التصنيف غير صحيح.

  • صنّف عند أول تواصل، واترك الوكيل يغيّره عند الإغلاق إذا اتضح أنه شيء آخر. التصنيف بأثر رجعي يتم دائمًا بسرعة وغالبًا يكون خاطئًا.

  • راجع التصنيف ربع سنويًا. تصبح الفئات قديمة مع تغيّر المنتج.

مجموعة بداية قابلة للتطبيق لمعظم فرق الدعم: الوصول وتسجيل الدخول، الفوترة والمدفوعات، الإعداد والتكوين، كيف أفعل؟ لا يعمل كما هو متوقع، مشكلة بيانات، تكامل، الأداء، طلب ميزة، خطأ برمجي، تغيير حساب، إلغاء.

أكواد الحل

المكافئ من جهة الإغلاق، وغالبًا ما يتم إهماله أكثر. لا يمكن عد ملاحظات الحل المكتوبة كنص حر.

الكود

يعني

ما الذي يخبرك به

تم الإصلاح بواسطة الدعم

حلّه الوكيل مباشرة

حل طبيعي

تم الإصلاح بواسطة فريق التطوير

يتطلب تغيير كود أو إعدادات

حجم عيوب المنتج

خطأ المستخدم أو سوء الفهم

عمل المنتج، لكن التوقعات لم تتطابق

فجوة في التوثيق أو تجربة المستخدم

تم توفير التوثيق

كانت الإجابة موجودة مسبقًا

مشكلة قابلية العثور على المحتوى، وليست مشكلة قاعدة معرفة

تم توفير حل بديل

لا تزال المشكلة الأساسية قائمة

تراكم مخفي. راقب هذا النوع

مكرر

نفس المشكلة مثل تذكرة أخرى

يزيد حجم البلاغات إذا لم يتم تتبعه

لم يتم العثور على خطأ

تعذر إعادة إنتاج المشكلة

يحتاج إلى حد معين قبل أن يصبح نمطًا

تم سحبها من قبل العميل

تم حلها تلقائيًا أو لم تعد مطلوبة

غالبًا يعني بطء الاستجابة

خارج النطاق

ليست شيئًا تدعمه

تحقق مما إذا كان يجب أن تكون كذلك

اثنان من هذه الأكواد هما كنز تشخيصي. تعني نسبة عالية من "تم توفير التوثيق" أن محتوى المساعدة موجود لكنه غير قابل للعثور عليه. تعني نسبة عالية من "تم توفير حل بديل" أنك تتراكم لديك مشكلات غير محلولة ستعود مجددًا.

الأولوية وكيفية تحديدها

يجب اشتقاق الأولوية، لا اختيارها. إذا تُرك الوكلاء يختارون بحرية، فسيصنفون كل شيء كأولوية عالية، لأن كل عميل يرى أن مشكلته عاجلة.


إلحاح منخفض

إلحاح متوسط

إلحاح مرتفع

تأثير منخفض

P4

P4

P3

تأثير متوسط

P4

P3

P2

تأثير مرتفع

P3

P2

P1

التأثير هو عدد الأشخاص المتأثرين ومدى سوء الحالة. مستخدم واحد متضايق = منخفض. فريق كامل متعطل = مرتفع.

الإلحاح هو مدى سرعة الحاجة إلى حل المشكلة. مشكلة تجميلية منخفضة بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين يرونها. الموعد النهائي المتعطل مرتفع.

انشر مصفوفة التأثير والإلحاح وأهداف الاستجابة لكل مستوى، بحيث تصبح الأولوية عملية حسابية وليست تفاوضًا.

دورة حياة التذكرة

المرحلة

ما الذي يحدث

ما الذي يستلمه العميل

تم تقديمها

تم إنشاء التذكرة وتصنيفها وتحديد أولويتها

تأكيد الاستلام مع مرجع وتوقيت متوقع

تم إسنادها

تم تسمية المالك

لا شيء، ما لم يتغير المالك

قيد التنفيذ

يتم العمل عليها

تحديث إذا تجاوزت المدة الزمنية المتفق عليها

بانتظار العميل

متوقفة لحين استلام معلومات

طلب واضح، مع نافذة إغلاق تلقائي محددة

تم التصعيد

تم تمريرها وفقًا للمصفوفة

إشعار بمن أصبح يملكها الآن ومتى سيستجيب

تم حلها

تم تطبيق الحل بانتظار التأكيد

رسالة حل تصف ما تم فعله

تم إغلاقها

أكد العميل أو انتهت مدة الإغلاق التلقائي

استبيان رضا اختياري

تمت إعادة فتحها

تكرر المشكلة أو لم يتم حلها

تأكيد أنها لم تُحل

حالة "بانتظار العميل" تحتاج إلى نافذة إغلاق تلقائي محددة، عادةً من خمسة إلى عشرة أيام عمل مع تذكير قبل ذلك. بدونها، تبقى التذاكر مفتوحة إلى الأبد وتصبح مؤشرات وقت الحل بلا معنى.

قوالب الردود حسب المرحلة

الصياغة التي يراها العملاء فعليًا. اجعل كل رد قصيرًا، واستبدل العناصر القابلة للاستبدال بقيم حقيقية بدلًا من تركها عامة.

تأكيد الاستلام

شكرًا لتواصلك. مرجعك هو [ID] وأنا أراجع ذلك الآن. سأعود إليك بحلول [time] بتحديث، حتى لو لم يكن لدي إجابة كاملة بحلول ذلك الوقت.

العبارة الأخيرة مهمة. يعد تقديم تحديث بدلًا من حل وعودًا يمكنك الوفاء بها.

تحديث الحالة

تحديث سريع حول [ID]. لقد [what you have done] والآن [what is next]. أتوقع أن يتم حلها بحلول [time]. لا يلزم منك أي شيء في هذه المرحلة.

أرسل هذا قبل أن يلاحقك العميل. التحديث غير المطلوب منك قيمته أعلى من الرد السريع على متابعة العميل.

طلب معلومات

للمضي قدمًا أحتاج إلى [specific thing]. بمجرد أن أحصل عليه، يجب أن أتمكن من [outcome]. إذا لم يصلني رد بحلول [date] فسأغلق التذكرة، ويمكنك الرد في أي وقت لإعادة فتحها.

اطلب شيئًا واحدًا فقط. ثلاثة طلبات في رسالة واحدة تنتج إجابة واحدة بشكل موثوق.

إشعار التصعيد

لقد قمت بتصعيد هذا إلى [name or team] لأن [reason]. سيتواصلون معك بحلول [time]. مرجعك لم يتغير عند [ID]، وسأبقى على اطلاع بنسخة.

اذكر السبب. التصعيد دون سبب يبدو كأنه يتم تمريره بين الأطراف.

الحل

تم حل المشكلة الآن. كان السبب هو [cause] وقد قمت بـ [what you did]. من المفترض أن ترى الآن [expected outcome]. إذا حدث مرة أخرى، رد على هذه الرسالة وسيرجع الأمر إلي مباشرة.

سمِّ سبب المشكلة. عبارة "تم الإصلاح الآن" تترك العملاء دون ثقة بأن الإصلاح سيستمر.

متابعة الحل

أتحقق من [ID] بتاريخ [date]. هل كل شيء يعمل كما هو متوقع حتى الآن؟ إذا لم يكن كذلك، فقط رد هنا.

بعد يومين إلى ثلاثة أيام، ولمرة واحدة فقط لأي شيء كان مهمًا أو متكررًا.

انقطاع أو مشكلة واسعة النطاق

نحن على علم بـ [issue] التي تؤثر على [scope] ونعمل عليها الآن. سأقوم بتحديثك بحلول [time] بغض النظر عن التقدم. لا تحتاج إلى فعل أي شيء.

استباقيًا، لجميع المتأثرين، قبل أن يتواصلوا معك.

اعتذار بعد فشل الخدمة

كنت على حق في تقديم هذا، وأنا آسف. [What went wrong]، وهذا تقصير منا. لقد [action taken] و[what prevents recurrence]. إذا كان هناك أي شيء آخر غير محسوم، أخبرني وسأتولى التعامل معه.

صياغة محددة دون دفاع، وتوضح ما الذي يمنع تكرار المشكلة.

تقرير الحل

بالنسبة لأي شيء مهم، يحتاج سجل الإغلاق إلى أكثر من مجرد ملاحظة. يتضمن القالب تقرير حل يغطي:

مرجع التذكرة والتواريخ. ما أبلغ عنه العميل، كما قاله حرفيًا. ما الذي كان يحدث فعليًا، وغالبًا ما يكون مختلفًا. سبب الجذر. ما الذي تم فعله لإصلاحه. هل تم استخدام حل بديل وما إذا كانت المشكلة الأساسية لا تزال قائمة. الوقت حتى أول رد والوقت حتى الحل. هل تكرر ذلك. ما الذي تم تغييره لمنع التكرار، أو ملاحظة بأنه لم يتم شيء. تم إنشاء مقالة معرفة أو تحديثها.

هذه الزوج الأخير هو ما يحول التذكرة التي تم حلها إلى تحسين. تتوقف معظم ملاحظات الإغلاق عند ما تم فعله فقط، وهذا يساعد الشخص التالي فقط إذا وجد التذكرة.

ما الذي تتيح لك بيانات التذكرة فعله

بافتراض أن الحقول تم تعبئتها بشكل صحيح:

  • اعثر على أفضل خمس فئات حسب الحجم واصلح الأكبر. غالبًا ما يكون الأكبر مشكلة توثيق أو منتج وليست مشكلة دعم.

  • قارن الحجم مقابل رمز الحل. حجم مرتفع مع كود تم توفيره عبر التوثيق يعني قابلية العثور على المحتوى، وليس سعة الدعم.

  • راقب معدل الحل البديل، وهو تراكمك المخفي.

  • تحقق من معدل إعادة الفتح حسب الوكيل وحسب الفئة. ارتفاع إعادة الفتح يعني أن التذاكر يتم إغلاقها بدلًا من حلها.

  • راقب توزيع القنوات مع مرور الوقت. نمو الاتصالات الهاتفية غالبًا يعني أن الخدمة الذاتية تعطلت في مكان ما.

  • ربط البيانات حسب الحساب. عميل واحد يرفع تذاكر في نفس الفئة بشكل متكرر هو مشكلة تدريب أو إعدادات، وليس سوء حظ.

  • تتبع أول رد مقابل الحل بشكل منفصل. لهما أسباب مختلفة وحلول مختلفة.

لا يمكن فعل أي شيء من هذا بدون تصنيف منضبط عند إدخال التذكرة، ولهذا تحصل هذه الخانة على أكبر قدر من الاهتمام في هذا القالب.

قوالب مكتب المساعدة وخدمة الدعم والتذاكر


مكتب المساعدة

مكتب الخدمة

دعم العملاء

يخدم

الموظفون داخليًا، وغالبًا تقنية المعلومات

الموظفون داخليًا، مع كتالوج خدمة أوسع

عملاء خارجيون

التركيز

إصلاح سريع

طلبات وحوادث وتغييرات ومشكلات

أسئلة المنتج ومشكلاته

الإطار

غير رسمي

غالبًا متوافق مع ITIL

يختلف

حقول إضافية

الأصول، الأجهزة

الخدمة، مرجع التغيير، CI

الحساب، الاشتراك، الطلب

قائمة الحقول وصياغة الردود في هذه الصفحة تعمل لجميع الأنواع الثلاثة. ستحتاج مكاتب الخدمة التي تعمل وفق ITIL إلى إضافة مراجع التغيير والمشكلات، والتمييز بين الحادث والطلب مهم هناك بطريقة لا تكون مطلوبة في دعم العملاء.

كيفية إعداد ذلك

  1. صمّم التصنيفات أولًا، مع الأشخاص الذين سيستخدمونها. من ثماني إلى خمس عشرة، مستويان، مسماة بناءً على ما واجهه العميل.

  2. حدد الحقول المطلوبة عند إدخال التذكرة، واحتفظ بالقائمة قصيرة. كل حقل يبطئ أول رد.

  3. أنشئ مصفوفة الأولوية وانشرها مع أهداف الاستجابة.

  4. حدد أكواد الحل قبل الإطلاق، وليس بعد ستة أشهر من النص الحر.

  5. حدد نافذة الإغلاق التلقائي لحالة انتظار العميل.

  6. حمّل قوالب الردود كردود جاهزة وعدّل الصياغة لتبدو مثل فريقك.

  7. درّب على التصنيف تحديدًا. هذا هو الحقل الذي يتم تنفيذه غالبًا بشكل سيئ، وهو الأكثر أهمية.

  8. راجع فئة "أخرى" شهريًا خلال الربع الأول.

  9. قدّم تقارير عن التصنيفات وأكواد الحل، وليس الحجم فقط.

  10. أعد النظر في التصنيف ربع سنويًا.

أفضل الممارسات

  • صنّف عند أول تواصل، وصحّح عند الإغلاق.

  • احتفظ بالحد الأدنى من حقول إدخال التذكرة المطلوبة بحيث تجعل التذكرة قابلة للعمل.

  • استمد الأولوية من التأثير والإلحاح بدلًا من ترك الوكلاء يختارون.

  • استخدم أكواد الحل بدلًا من النص الحر لأي شيء تريد احتسابه.

  • وعد بتحديث بدلًا من وعد بحل.

  • أرسل التحديثات قبل أن يلاحقك العميل.

  • سمِّ سبب المشكلة في رسالة الحل.

  • حدد نافذة إغلاق تلقائي لحالة انتظار العميل.

  • سجّل ما إذا تم إنشاء مقالة معرفة.

  • قدّم التقارير حسب الفئة ورمز الحل.

الأخطاء الشائعة

  • فئة "أخرى" تستوعب ثلث التذاكر.

  • تسلسلات هرمية من أربع مستويات يتوقف الوكلاء عن قراءتها.

  • فئات مسماة بناءً على فرق داخلية بدلًا من أعراض العميل.

  • اختيار الأولوية بحرية، لذلك يصبح كل شيء عاليًا.

  • ملاحظات حل بنص حر دون أي شيء يمكن احتسابه.

  • عدم تتبع الحل البديل، لذلك تختفي المشكلات غير محلولة.

  • حالة انتظار العميل بدون إغلاق تلقائي، مما يضخم عدد التذاكر المفتوحة إلى أجل غير مسمى.

  • رسائل حل تقول "تم الإصلاح" دون توضيح ما كان الخطأ.

  • لا توجد متابعة للمشكلات المهمة.

  • تقارير عن الحجم فقط، ما يوضح مدى انشغالك ولا شيء عن السبب.

  • تصنيف بأثر رجعي في نهاية الشهر.

حوّل التذاكر التي تم حلها إلى أشياء يمكن للعميل حلها بنفسه

افتح القالب في Trupeer AI، وطبّق حزمة العلامة التجارية بحيث تتطابق أي رسائل موجهة للعميل، وعدّل أي قسم مباشرة. الإعداد موجود في دليل القالب.

أعد النظر في جدول رمز الحل مرة أخرى. يعني "تم توفير التوثيق" أن الإجابة كانت موجودة ولم يتم العثور عليها. يعني "تم الإصلاح بواسطة الدعم" بشكل متكرر في نفس الفئة أن الإجابة غير موجودة بعد. كلاهما مشكلات محتوى تظهر على شكل حجم دعم، وكلاهما يتم إصلاحه بالطريقة نفسها.

عندما يحل الوكيل شيئًا للمرة الرابعة، سجّله مرة واحدة فقط. ينتج Trupeer AI المقالة المكتوبة وجولة فيديو بصوت من نفس العملية، بحيث يمكن للعميل التالي مشاهدة الحل بدلًا من رفع تذكرة. ترجمه إلى 65+ لغة، واحتفظ بالمجموعة في قاعدة المعرفة بحيث يمكن العثور عليها في اللحظة التي يتعثر فيها شخص ما. استخدم نفس التسجيلات لـ تدريب الوكلاء.

سجّله. اجعله بعلامتك التجارية. ترجمّه. اجعله Trupeer.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد قالب مجاني لنظام تذاكر؟

نعم. يعمل إصدار Excel كسجل تذاكر كامل للفرق الصغيرة بدون أداة مكتب مساعدة، مع التصنيفات والأولوية وأكواد الحل وألسنة إعداد التقارير. إذا كان لديك بالفعل نظام مكتب مساعدة، خذ قائمة الحقول وقوالب الردود وتجاهل السجل.

هل يوجد قالب تذكرة مكتب مساعدة في Word؟

نعم. يحتوي ملف Word على نموذج إدخال التذكرة وتقرير الحل وجميع قوالب الردود، بحيث يمكنك طباعة النموذج أو نسخ الصياغة ضمن ردود مكتب المساعدة الجاهزة.

هل يوجد قالب تذكرة خدمة في Excel؟

نعم، وExcel هو الإصدار الذي تجد معظم الفرق أنه مفيد. صف واحد لكل تذكرة مع حقول إدخال وإغلاق، وقوائم منسدلة للتصنيف والأولوية ورمز الحل، بالإضافة إلى ألسنة تلخص الحجم حسب الفئة ونوع الحل.

هل يوجد قالب تذكرة خدمة في Word؟

نعم. يتضمن إصدار Word نموذج تذكرة خدمة قابل للطباعة مناسب للخدمة الميدانية أو دعم الاستقبال المباشر، مع أسطر للتوقيع على الأعمال المنجزة وتأكيد قبول العميل.

هل يوجد نموذج نموذج نموذج تذكرة خدمة تقنية المعلومات (IT)؟

نعم. يضيف إصدار تقنية المعلومات لنموذج إدخال التذكرة مرجع أصل أو جهاز، وما النظام المتأثر، وحقل مرجع تغيير لمكاتب الخدمة التي تعمل بعملية تغيير رسمية.

هل يوجد قالب HTML أو Bootstrap مجاني لتذاكر الدعم؟

لا، ومن المفيد أن تكون مباشرًا بشأن ذلك. هذه الاستفسارات مخصصة لكود الواجهة الأمامية لبناء واجهة نظام تذاكر، وهو أصل لتطوير الويب وليس مستندًا. ابحث عن سمة لوحة تحكم إدارية لـ Bootstrap، أو استخدم منصة مكتب مساعدة موجودة، لأن بناء نظام تذاكر من قالب عادةً ما يكون أغلى مما يبدو بعد احتساب متطلبات المصادقة وتوجيه البريد ومنطق SLA. ما توفره هذه الصفحة لك هو تصميم الحقول وصياغة الردود، والتي ستحتاجها بغض النظر عن نوع الواجهة التي يتم بناؤها.

ما هو قالب حل التذكرة؟

شيئان حسب السياق. رسالة الحل المرسلة إلى العميل لشرح ما كان الخطأ وما الذي تم فعله، وسجل الحل الذي يتم التقاطه داخليًا مع رمز الحل وسبب الجذر والوقت حتى الحل. كلاهما موجود هنا، والجزء الثاني هو ما يجعل بيانات التذكرة قابلة للاستخدام.

ما الحقول التي يجب أن تتضمنها تذكرة الدعم؟

عند الإدخال: معرّف التذكرة، التاريخ، القناة، مقدم الطلب، الحساب، المنتج أو الخدمة، التصنيف، الوصف بكلمات العميل، الأولوية، المالك، والحالة. عند الإغلاق: رمز الحل، ملاحظات الحل، سبب الجذر حيثما كان معروفًا، أوقات الرد والحل، هل تم إعادة فتحها، وهل تم إنشاء مقالة معرفة.

كيف يجب تصنيف تذاكر الدعم؟

مستويان، ثماني إلى خمس عشرة فئة رئيسية، مسماة بناءً على ما واجهه العميل بدلًا من هيكل فريقك الداخلي. صنّف عند أول تواصل واسمح بالتعديل عند الإغلاق. تجنب فئة "أخرى"، أو راجعها شهريًا وارتقِ بالعناصر المتكررة إلى فئات حقيقية.

ما أكواد الحل ولماذا تهم؟

مجموعة محددة من القيم تصف كيفية حل التذكرة: تم الإصلاح بواسطة الدعم، تم الإصلاح بواسطة فريق التطوير، تم توفير التوثيق، تم توفير حل بديل، خطأ المستخدم، مكرر، لم يتم العثور على خطأ. تهم لأن ملاحظات الحل بنص حر لا يمكن احتسابها، واثنان من هذه الأكواد تحديدًا يخبرانك بمكان وجود مشكلاتك الحقيقية.

كيف تحدد أولوية التذكرة؟

استمدها من التأثير والإلحاح باستخدام مصفوفة منشورة بدلًا من ترك الوكلاء يختارون بحرية. التأثير هو عدد الأشخاص المتأثرين ومدى سوء الحالة. الإلحاح هو مدى سرعة الحاجة إلى حل المشكلة. انشر المصفوفة مع أهداف الاستجابة بحيث تصبح الأولوية عملية حسابية وليست تفاوضًا.

ماذا يجب أن تقول رسالة حل التذكرة؟

ما هو سبب المشكلة، وما الذي قمت به، وما الذي يجب أن يراه العميل الآن، وكيف يمكنه التواصل معك إذا تكررت المشكلة. تسمية سبب المشكلة هي الجزء الذي غالبًا ما يتم تفويته، وهو ما يمنح العميل ثقة بأن الحل سيستمر.

كم المدة التي يجب أن تنتظرها قبل إغلاق التذكرة؟

من خمسة إلى عشرة أيام عمل لحالة انتظار العميل، مع تذكير قبل الإغلاق وبيان واضح بأن الرد سيعيد فتحها. بدون نافذة إغلاق تلقائي، تتضخم أعداد التذاكر المفتوحة إلى أجل غير مسمى وتتوقف مؤشرات وقت الحل عن معنى أي شيء.

هل يمكنني تخصيص قالب التذكرة وحلها؟

نعم، جميع الإصدارات قابلة للتعديل بالكامل. التصنيفات وأكواد الحل هي الأجزاء التي يجب أن تكون خاصة بك، ويتم توفيرها كبداية للتعديل بدلًا من اعتمادها كما هي. في Trupeer AI يمكنك أيضًا تطبيق حزمة العلامة التجارية بحيث تتطابق الرسائل والمقالات الموجهة للعميل.

قوالب ذات صلة

هل تحتاج إلى محرر فيديو، ومترجم، وكاتب سيناريو؟

جرّب Trupeer مجانًا

احجز عرضًا توضيحيًا

هل تحتاج إلى محرر فيديو، ومترجم، وكاتب سيناريو؟

جرّب Trupeer مجانًا

احجز عرضًا توضيحيًا

هل تحتاج إلى محرر فيديو، ومترجم، وكاتب سيناريو؟

جرّب Trupeer مجانًا

احجز عرضًا توضيحيًا