Trupeer Blog
تلخيص
يمكنك الحصول على الكلمة الصحيحة وملف الـ PDF الصحيح والإجابة الخاطئة كلها في آنٍ واحد. رأيت فرقًا تبحث عبر Slack وDrive والويكيهات وملفات PDF المؤرشفة، ثم تُضيّع وقتًا لأن النتيجة التي عثروا عليها لم تكن حديثة، ولم تكن متاحة، أو لم تكن النسخة التي ينبغي الوثوق بها.
لهذا أعتقد أن البحث في المستندات عن الكلمات هو سير عمل من العبارة إلى الدليل. ليست المهمة مجرد العثور على نص، بل تأكيد الصياغة والمصدر والشكل والإصدار قبل أن يستخدمه أي شخص في ردّ على عميل أو مراجعة سياسة أو قرار داخلي.
الإجابة السريعة: للبحث عن كلمات داخل مستند، اضغط Ctrl+F (Cmd+F على Mac) في Word أو قارئ PDF أو Google Docs أو متصفحك، ثم اكتب الكلمة أو العبارة. للبحث داخل العديد من الملفات مرة واحدة، استخدم مربع البحث في File Explorer على Windows أو Spotlight أو Finder على Mac، أو شريط البحث في Google Drive أو OneDrive أو SharePoint. ضع عبارة بين علامتي اقتباس للحصول على تطابق دقيق، وإذا لم تُرجع ملفات PDF أي نتائج، تحقق مما إذا كانت تحتاج إلى OCR.
جدول المحتويات
لماذا البحث في المستندات عن الكلمات أصعب مما يبدو
غالبًا ليست المشكلة في مربع البحث نفسه. المشكلة أن المفهوم نفسه يعيش في أماكن مختلفة، تحت أسماء مختلفة، وضمن صلاحيات مختلفة، لذلك غالبًا ما تكون أول نتيجة نصف القصة فقط.
لاحظت ذلك في كل قاعدة معرفة كبيرة ساعدت في تشكيلها. شخص يبحث عن عبارة سياسة في ويكي، ثم يتحقق من محرك مشترك، ثم يفتح تصدير PDF، وفي كل مكان تظهر نسخة مختلفة قليلًا من الفكرة نفسها. الاحتكاك يأتي من التجزؤ وتغيّر المصطلحات والمحتوى غير الحديث، وليس من مجرد كتابة استعلام.
قاعدة عملية: إذا تعذّر تتبع النتيجة إلى مستندها الأصلي وصاحبها وتاريخها، فهي ليست دليلًا بعد.
سير عمل من العبارة إلى الدليل يغيّر الهدف. بدلًا من السؤال: “هل وجدت الكلمة؟”، تسأل: “هل وجدت الصياغة الصحيحة في المستند الصحيح، وهل يمكنني الدفاع عن استخدامها؟” هذا التحول مهم في الدعم والهندسة البيعية والامتثال والعمليات، حيث تكون الإجابة السريعة الخاطئة أسوأ من إجابة أبطأ يمكنك الاستشهاد بها.
إذا كانت فرقك تصمم تجارب بحث، فجانب تجربة المستخدم مهم أيضًا. لا يبدو البحث “سيئًا” إلا عندما يخفي النظام السياق، لذلك سأقرن سير العمل هذا بتصميم نتائج مدروس، وتسميات للمصادر، ومرشحات مثل تلك التي نوقشت في هذا الدليل حول تجربة مستخدم البحث في قاعدة المعرفة.
ما الذي يعطّل عملية البحث عادةً
صياغة مختلفة: فريق يقول “retention”، وفريق آخر يقول “data disposal”.
أماكن مخفية: الإجابة موجودة في تصدير PDF، وليست في الصفحة التي توقعتها.
جدران الصلاحيات: المستند موجود، لكن لا يمكنك رؤيته.
إصدارات قديمة: النص قابل للبحث، لكن الإجابة لم تعد تنطبق.
ذات مرة، بحث مدير نجاح العملاء عن بند في مستند سياسة، ووجد إجابة في مقتطف من ويكي، وكاد يرسلها إلى عميل. كان الـ PDF الأساسي قد تم تعديله بالفعل، لذلك كان المقتطف قابلًا للبحث تقنيًا وما زال خاطئًا. هذه هي المشكلة الأساسية التي يجب أن يحلها بحث المستندات.
اختصارات للبحث في مستند عن كلمات داخل التطبيقات الشائعة
قبل أن تلجأ إلى عوامل البحث، ابدأ بأمر “بحث” المدمج في التطبيق الذي يعيش فيه المستند. تغطي هذه الاختصارات الأدوات التي يستخدمها معظم الفرق يوميًا.
التطبيق | الاختصار (Windows) | الاختصار (Mac) | ما الذي يبحث عنه |
|---|---|---|---|
Microsoft Word | Ctrl+F، أو Ctrl+H للبحث المتقدم | Cmd+F | المستند المفتوح؛ يضيف البحث المتقدم أحرفًا بديلة ويطابق حالة الأحرف |
Adobe Acrobat | Ctrl+F، أو Shift+Ctrl+F للبحث المتقدم | Cmd+F، أو Shift+Cmd+F | ملف PDF المفتوح؛ يمكن للبحث المتقدم تغطية مجلد كامل من ملفات PDF |
Google Docs | Ctrl+F، أو Ctrl+H للبحث والاستبدال | Cmd+F، أو Cmd+Shift+H | المستند المفتوح |
أي متصفح ويب | Ctrl+F | Cmd+F | النص في الصفحة الحالية، بما في ذلك ملفات PDF التي تم فتحها داخل المتصفح |
ملفات الكمبيوتر | مربع بحث File Explorer (Ctrl+E) | Spotlight (Cmd+Space) أو بحث Finder | أسماء الملفات، ومحتويات الملفات عند تشغيل الفهرسة |
Google Drive | / للانتقال إلى شريط البحث | / للانتقال إلى شريط البحث | أسماء الملفات والنص داخل Docs وPDF وعمليات المسح التي تم إجراء OCR لها |
إذا عاد أمر البحث فارغًا بينما يمكنك رؤية الكلمة على الشاشة، انتقل إلى قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها. قد يكون النص صورة تحتاج إلى OCR.
عوامل البحث الأساسية التي تحتاجها فعلًا
أهم العوامل هي تلك التي تضيق النطاق دون جعل البحث هشًا. من تجربتي، مجموعة أدوات صغيرة أفضل من حفظ كل صيغة للحالات الاستثنائية في كل تطبيق.
ابدأ بعبارة مطابقة تمامًا والمنطق البولي ونوع الملف
علامات الاقتباس هي أسرع طريقة للبحث عن صياغة، وليس فقط عن المواضيع. إذا بحثت عن "employee onboarding"، فأنت تطلب تلك العبارة بالترتيب نفسه، وهذا مفيد عندما تبحث عن لغة سياسة أو شروط عقد أو عملية مسماة في بحث ويب أو قاعدة معرفة.
المنطق البولي يتيح لك دمج الأفكار أو استبعادها. AND يضيّق مجموعة النتائج، OR يوسّعها، وNOT يقلل الضوضاء، وهو مفيد خصوصًا في مستودعات المستندات وبوابات الدعم حيث تتداخل المصطلحات.
مرشحات نوع الملف أقل تقديرًا. إذا كنت تريد المستند نفسه كمصدر، فإن filetype:pdf أو filetype:docx يدفعك نحو الأدلة والتقارير والسياسات المصدّرة بدلًا من صفحات الهبوط. ولهذا السبب غالبًا ما تعمل "data retention" filetype:pdf بشكل أفضل من بحث عبارة واسعة.
استخدم الأحرف البديلة وأدوات تحديد النطاق عندما يناسبها التركيب
الأحرف البديلة تساعد عندما تختلف الصياغة قليلًا. في Word، يمكن أن يمثل ? حرفًا واحدًا، و* سلسلة من الأحرف، حتى تتمكن من التقاط صيغ الجمع أو اختلافات التسمية أو المعرفات غير المتسقة دون إجراء عشر عمليات بحث. أدوات تحديد النطاق، مثل استهداف العنوان أو URL، مفيدة في بحث الويب والأدوات الداخلية عندما تعرف مسبقًا أين يجب أن يظهر المصطلح.
عامل | ما الذي يفعله | أفضل مكان لاستخدامه |
|---|---|---|
عبارة مطابقة تمامًا | يعثر على الكلمات بنفس الترتيب | بحث الويب وبحث PDF وقواعد المعرفة |
المنطق البولي | يجمع المصطلحات أو يستبعدها | بحث المؤسسات وبوابات المستندات وأنظمة الدعم |
الأحرف البديلة | تطابق صيغ كلمات متغيرة | Word وبعض محررات المستندات ومستودعات قديمة |
مرشح نوع الملف | يقيّد حسب تنسيق المستند | Google Search ومحركات الأقراص المشتركة والويب العام |
أداة تحديد النطاق | تحد من خلال العنوان أو URL أو الحقل | محركات البحث والمستودعات والفهارس الداخلية |
إذا كنت تريد نقطة بداية عملية، فأستخدم عبارة مطابقة تمامًا أولًا، ثم أضيف نوع الملف، ثم أوسع باستخدام OR فقط إذا كانت مجموعة النتائج صغيرة جدًا. هذا التسلسل يحافظ على قابلية قراءة البحث وغالبًا يتجنب الضوضاء.
بالنسبة للفرق التي يوثق فيها أصحابها سير عمل البحث، سأحرص أيضًا على الاطلاع على هذا البرنامج التعليمي للبحث عن الكود في GitHub، لأن عادات البحث التقنية غالبًا تتوافق جيدًا مع عادات البحث في المستندات.
آليات خاصة بالمنصة تغيّر النتيجة
يمكن أن يتصرف مصطلح البحث بشكل مختلف حسب المكان الذي تنفذ فيه البحث. لهذا قد تفشل عبارة تعمل في المتصفح داخل Word أو Acrobat أو Slack أو محرك سحابي، حتى لو كانت الكلمات ظاهرة على الشاشة.
Word وAcrobat يتصرفان بشكل حرفي أكثر مما يتوقع الناس
بحث الأحرف البديلة في Microsoft Word قائم على الأنماط وليس سحرًا. ? يطابق حرفًا واحدًا، و* يطابق أي سلسلة، وقواعد التكرار مثل {n,} أو {n,n} تجعل من الممكن العثور على مصطلحات غير متسقة في تمريرة واحدة، وهذا مفيد في المسودات المليئة بأسماء المنتجات أو المعرفات المتغيرة. من ناحية أخرى، يفصل Adobe Acrobat بين بحث الكلمات كاملة وبين بحث العبارة المطابقة تمامًا، لذلك يمكن أن يتصرف المصطلح نفسه بشكل مختلف جدًا اعتمادًا على ما إذا كنت تريد كلمة مستقلة أم سلسلة مرتبة.
قاعدة سريعة: إذا كنت تعدّل المستند، فاستخدم أدوات الأنماط في Word. إذا كنت تراجع ملف PDF، تحقق مما إذا كان Acrobat مضبوطًا على كلمات كاملة أو عبارات مطابقة تمامًا قبل أن تفترض أن البحث فشل.
Drive وOneDrive وSlack وNotion تعتمد على الفهرسة والسياق
في Google Drive، لا تصبح ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا قابلة للبحث إلا بعد أن ينتج OCR نصًا قابلًا للقراءة. إذا كان المستند مجرد طبقة صور، فقد تكون عبارة البحث صحيحة ومع ذلك لا تُرجع أي نتائج. يمكن أيضًا أن يتغير بحث OneDrive اعتمادًا على كيفية فهرسة المحتوى وما الذي تكشفه بيانات تعريف المستأجر، لذلك قد تفضّل قائمة النتائج حقلًا ظاهرًا على النص الحرفي للجسم.
بحث Slack مفيد عندما تحتاج إلى سياق سلسلة الرسائل أو القناة، لكنه ليس مثل محرك بحث المستندات. يتصرف بحث Notion بشكل مختلف مرة أخرى، لأن المرشحات وقواعد البيانات وخصائص الصفحة يمكن أن تغيّر ما يظهر قبل أن يصبح نص الجسم مهمًا أصلًا. إذا سألتني، فهذا سبب وجيه لأن تختبر الفرق العبارة نفسها في النظام الذي تم فيه إنشاء المحتوى، وليس فقط في المكان الذي تم تخزينه فيه لاحقًا.
كمثال عملي على استرجاع المستندات بشكل مركزي عبر بيئات Microsoft، سأطلع أيضًا على نظرة عامة على تكامل SharePoint، لأن موقع المصدر غالبًا ما يهم بقدر أهمية الاستعلام نفسه.
طريقة بسيطة لاختيار السطح المناسب
Word: استخدم الأحرف البديلة عندما يتغير شكل المصطلح.
Acrobat: بدّل بين الكلمات كاملة والعبارة المطابقة تمامًا.
Drive أو OneDrive: تحقق من OCR والفهرسة أولًا.
Slack: ابحث في سلسلة الرسائل أو القناة التي حدثت فيها عملية اتخاذ القرار.
Notion: تحقق من المرشحات وقواعد البيانات وخصائص الصفحة.
عندما أحتاج إلى نموذج ذهني سريع، أسأل سؤالًا واحدًا. هل أبحث عن نص، أم أبحث عن نظام يحتوي نصًا فقط؟ الإجابة تخبرني أي مقابض يجب لمسها.
المطابقة الدقيقة مقابل البحث الدلالي في التطبيق العملي
تعد المطابقة الدقيقة أفضل أداة عندما تكون الصياغة مهمة. يكون البحث الدلالي أفضل عندما يعبر الناس عن الفكرة نفسها بطرق مختلفة. يقع البحث بالكلمات المفتاحية في المنتصف، ولهذا ما زال مهمًا للعثور على المستندات ومراجعة الامتثال والمصطلحات المقيّدة.
لمقارنة أعمق بين الاسترجاع المبني على المعنى والاسترجاع الحرفي، راجع هذا الشرح حول البحث الدلالي داخل قاعدة معرفة بالفيديو.
متى يتفوق كل نهج وأين يتعطل
تكون المطابقة الدقيقة الأقوى عندما تحتاج إلى بند أو عنوان أو معرف أو عبارة مطابقة تمامًا داخل سياسة. تتعطل عندما تكون OCR فوضوية أو عندما تتغير الصياغة أو عندما تتم إعادة صياغة المستند.
يكون البحث الدلالي أقوى عندما يطرح شخص سؤالًا بصياغة طبيعية أو يستخدم مرادفًا لم تتوقعه. يتعطل عندما تكون مجموعة المصادر غير حديثة أو مقيدة بالوصول أو مجزأة عبر أنظمة متعددة، لأن الإجابة الأنيقة قد تُبنى رغم ذلك من أدلة ناقصة.
يعد البحث بالكلمات المفتاحية أكثر خيار وسط أمانًا عندما تحتاج إلى مصطلحات صريحة ونتائج قابلة للفحص. إنه أقل مرونة من البحث الدلالي، لكنه أسهل للتدقيق، ولهذا ما زال يحتفظ بمكانه في بحث المؤسسات والاكتشاف القانوني.
قد يكون البحث ذكيًا ومع ذلك غير موثوق إذا كان المصدر الأساسي قديمًا.
للامتثال أو الاكتشاف، سأحسن من أجل الاسترجاع أولًا، ثم أضيق الدقة باستخدام المرشحات وبيانات التعريف والمراجعة البشرية. أما للإجابات المباشرة للعملاء، فسأفعل العكس، لأن النتيجة الضيقة والحديثة غالبًا أفضل من نتيجة واسعة وواثقة.
إذا بدت النتيجة خاطئة، فأنا عادة أسأل ثلاثة أشياء. هل كنت بحاجة إلى النص الحرفي أم المفهوم أم أفضل تخمين؟ هل المصدر حديث؟ وهل يمكنني إثبات أن التطابق جاء من المستند الذي قصدته؟ هذا المسار في اتخاذ القرار يوفر وقتًا أكثر من أي عامل بحث منفرد.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما لا تُرجع عملية البحث عن الكلمة أي نتائج
أكثر حالات الفشل شيوعًا ليست أن الكلمة مفقودة. المشكلة أن محرك البحث لا يستطيع قراءة النص الذي يمكنك رؤيته، أو أنه يستبعد النتيجة لسبب لا يوضحه الواجهة بشكل واضح.
تحقق من OCR والصلاحيات واللغة أولًا
إذا كنت تستطيع تحديد النص داخل ملف PDF، فمن المحتمل أن المستند يحتوي طبقة نص قابلة للقراءة. إذا لم تستطع، فقد يكون عبارة عن صورة ممسوحة ضوئيًا، وهذا يعني أنك تحتاج إلى OCR قبل أن يعمل البحث بشكل موثوق. تميّز خيارات بحث PDF من Adobe بين العبارات المطابقة تمامًا والكلمات كاملة، وتؤكد إرشادات وكالة حماية البيئة الأمريكية (U.S. EPA) النقطة نفسها: قابلية البحث تعتمد على نص قابل للقراءة آليًا، وليس فقط على الحروف الظاهرة، كما هو موضح في إرشادات الـ EPA الخاصة بـ البحث داخل ملفات PDF.
بعد ذلك تأتي الصلاحيات. قد يستبعد البحث نتائج لا تملك حقوق عرضها، لذلك قد يجد زميلك مستندًا لا يمكنك إظهاره أصلًا. قد تخفي أيضًا اختلافات اللغة والنبرات والتهجئة أي تطابق، خصوصًا في مجموعات متعددة اللغات.
انتبه للمحتوى غير الحديث وإجابات الذكاء الاصطناعي التي تتجاوز
تسبب المواد المصدر غير الحديثة مشكلة مختلفة. نتيجة البحث صحيحة، لكن الإصدار غير حديث، لذلك لم تعد الإجابة تطابق السياسة أو حالة المنتج الحالية. قد تجعل إجابات الذكاء الاصطناعي الأمر أسوأ عندما تلخص مصدرًا قديمًا بثقة زائدة، ولهذا أريد دائمًا إرفاق المستند الأصلي وتاريخه مع النتيجة.
إذا تعذّر على الإجابة إظهار مصدرها، تعامل معها كمسودة وليست قرارًا.
سُلّم فرز سريع يعمل جيدًا في التطبيق العملي.
حدد النص: إذا لم تتمكن من تحديده، افترض أن OCR مفقود.
تحقق من الوصول: إذا كان بإمكان زميل رؤية المحتوى ولا يمكنك أنت، فالمشكلة في نطاق الصلاحيات.
أضف تنويعات: جرّب مرادفًا أو اختصارًا أو تهجئة بديلة.
ألغِ حساسية حالة الأحرف: خصوصًا في ملفات الإعدادات ومقتطفات الكود والوثائق التقنية.
أكد الإصدار: إذا كانت النتيجة أقدم من الـ SOP أو السياسة الحالية، ثبّت المصدر الأحدث.
رأيت فرقًا تُضيّع عشرين دقيقة على مصطلح “مفقود” اتضح أنه مدفون داخل ملحق ممسوح ضوئيًا. لم تكن الحل هو استعلامًا أذكى. كان الحل هو ضبط طبقة النص والصلاحيات بشكل صحيح.
جعل المحتوى قابلًا للبحث من الأساس
أسهل مشكلة بحث لحلها هي تلك التي يمنعها المؤلفون من البداية. إذا كانت فرقك تنتج SOPs وأدلة المنتجات ووثائق التدريب أو التسجيلات، فإن طريقة كتابة هذا المحتوى هي التي تحدد ما إذا كان الناس سيتمكنون من العثور عليه لاحقًا.
اكتب بهدف الاسترجاع وليس فقط سهولة القراءة
العناوين الواضحة والأسماء المحددة وأصحابها المسمّون مهمة. كذلك تهم الطوابع الزمنية للحداثة وروابط المصدر وصادرات مناسبة لـ OCR، لأن أنظمة البحث تحتاج أكثر من نص عادي لتمييز الأدلة الجيدة عن المواد القديمة أو غير الكاملة. رأيت فرقًا تحسن قابلية الاكتشاف عندما تجعل العنوان يوضح ما يحتويه المستند فعليًا. تنطبق المبادئ نفسها عندما تبني قاعدة معرفة داخلية.
أنشئ محتوى يمكن فهرسته لاحقًا
تسجيلات الشاشة مثال جيد. يمكن أن يتحول سير عمل مُعلّق عليه إلى SOP قابل للبحث ودليل وأصل مترجم إذا تم التقاطه بشكل نظيف وتحويله إلى نص منظم مع عناوين ولقطات شاشة. يقوم Trupeer بذلك عبر تحويل تسجيلات الشاشة إلى فيديوهات منتجات ووثائق وقواعد معرفة قابلة للبحث، وهو ما يناسب الفرق التي تحتاج إلى نفس مادة المصدر لدعم التدريب والدعم والتمكين الداخلي. على سبيل المثال، راجع كيف عزّز Nspire مكتبة المعرفة الخاصة به باستخدام Trupeer.
بالنسبة للفرق التي تبني هذا النوع من المكتبات، يعد هذا الدليل حول قاعدة معرفة قابلة للبحث نقطة بداية عملية.
تبدو قائمة تدقيق المؤلف القابلة للتطبيق بهذا الشكل:
استخدم عنوانًا واضحًا واحدًا: اجعل اللغة مطابقة لما سيبحث عنه الناس.
أضف ملكية: سمِّ الفريق أو الشخص المسؤول.
حدّد الحداثة: أظهر متى تم التحقق من المحتوى آخر مرة.
صدّر النص وليس الصور: حافظ على المخرجات القابلة للبحث كلما أمكن.
حافظ على الاستشهادات قريبة: أرفق المصدر أو الملف الأصلي.
يبدأ سير عمل من العبارة إلى الدليل من هنا. يجب أن يذكر المستند الشيء، ويشير إلى المصدر، وأن يبقى حديثًا بما يكفي بحيث يمكن الوثوق بنتيجة البحث دون عمل تحقيقي إضافي. يتحسن البحث عندما يكون التأليف منضبطًا، لأن الكلمات الصحيحة تكون أسهل في الاسترجاع عندما تُكتب للفهرسة من البداية.
كيف يجعل Trupeer معرفة العمليات قابلة للبحث
أسهل مشكلة بحث لحلها هي تلك التي تمنعها. عندما تعيش العملية فقط في عقل شخص ما أو في تسجيل شاشة، لا يستطيع أحد البحث عنها. يحول Trupeer هذه المعرفة إلى نص قابل للبحث:
حوّل التسجيلات إلى نص: يصبح تسجيل الشاشة دليلًا خطوة بخطوة مع عناوين وتوضيحات ولقطات شاشة.
انشر في مكان واحد قابل للبحث: تحافظ قاعدة معرفة مدمجة على جمع الأدلة والفيديوهات معًا حتى يتمكن الناس من البحث فيها.
اكتب عناوين يبحث عنها الناس فعلًا: عدّل العناوين التي تم إنشاؤها لتطابق الكلمات التي يستخدمها فريقك.
صدّر بصيغ قابلة للبحث: حمّل الأدلة بصيغة PDF أو Word أو HTML أو Markdown، أو قم بتضمينها في Notion أو Zendesk أو Intercom.
حافظ على وضوح الإصدارات: تعرض سجلات تاريخ إصدار المستند أي إصدار هو الحالي.
اطّلع على قاعدة معرفة Trupeer.
الأسئلة الشائعة حول البحث عن كلمات داخل المستندات
كيف أجد عبارة داخل ملف PDF ممسوح ضوئيًا؟
تحقق مما إذا كان ملف PDF يحتوي بالفعل على نص قابل للبحث. إذا لم يكن كذلك، شغّل OCR، ثم ابحث عن العبارة الدقيقة بين علامتي اقتباس وتأكد من قدرتك على تحديد طبقة النص قبل أن تثق في النتيجة. هذا يربط البحث بالدليل الفعلي وليس مجرد تطابق مع صورة.
هل يجعل بحث الذكاء الاصطناعي البحث بالكلمات المفتاحية غير ضروري؟
لا. ما زلت أستخدم البحث بالكلمات المفتاحية من أجل الصياغة الدقيقة وتتبع المصدر والبنود التي قد أحتاج إلى الدفاع عنها. يساعد الذكاء الاصطناعي في الاكتشاف، لكن البحث الحرفي ما زال مهمًا عندما تكون الصياغة نفسها هي الدليل.
كيف أحافظ على النتائج حديثة عبر الإصدارات؟
حافظ على المستند المصدر والطابع الزمني وصاحب المستند ظاهرين بجانب التطابق. إذا كانت إدارة الإصدارات فوضوية، فشدّد سير عمل المحتوى أولًا وثبّت الـ SOP الحالي بجانب نتيجة البحث حتى يعرف الناس أي نسخة يجب الوثوق بها. يجعل إجراء إدارة إصدارات توثيق المحتوى هذه العملية أسهل بكثير.
ما هو الاختصار للبحث في مستند عن كلمة؟
اضغط Ctrl+F على Windows أو Cmd+F على Mac داخل Word أو Google Docs أو قارئ PDF أو المتصفح، ثم اكتب الكلمة أو العبارة. استخدم Ctrl+H في Word أو Google Docs عندما تحتاج أيضًا إلى استبدالها.
كيف أبحث عن كلمة في عدة مستندات مرة واحدة؟
ابحث في المجلد أو النظام بدلًا من ملف واحد. استخدم مربع بحث File Explorer على Windows، أو Spotlight أو Finder على Mac، أو البحث المتقدم في Adobe Acrobat لمجلد من ملفات PDF، أو شريط البحث في Google Drive أو OneDrive أو SharePoint. تأكد أن الملفات مفهرسة وأن ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا قد خضعت لـ OCR.
أين يناسب Trupeer هنا؟
يساعد Trupeer في جانب التأليف. عندما تعيش العملية فقط في تسجيل شاشة، يحولها Trupeer إلى فيديو بالإضافة إلى دليل مكتوب خطوة بخطوة أو SOP مع عناوين ولقطات شاشة، ثم ينشرها في قاعدة معرفة قابلة للبحث. تصبح الكلمات التي يبحث عنها الناس نصًا حقيقيًا مع صاحب وتاريخ، بدلًا من أن تكون محبوسة داخل فيديو.
الأسئلة الشائعة
How do I find a phrase inside a scanned PDF?
Does AI search make keyword search obsolete?
How do I keep results current across versions?
What is the shortcut to search a document for a word?
How do I search for a word in multiple documents at once?
Where does Trupeer fit here?
