لا توجد لدى فرق المنتجات مشكلة في التوثيق مرة واحدة. بل لديهم مشكلة في كل إصدار.

يتم إطلاق ميزة، وتتغير الواجهة، ويصبح مركز المساعدة قديمًا، ويبدأ الدعم في الإجابة عن أسئلة كان يجب أن تغطيها المستندات، وتبدأ الدورة التالية قبل أن يلحق أحد بالركب. وهذه مشكلة تقييم مختلفة عن اختيار أداة توثيق عامة، ولهذا تحتاج أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي لفرق المنتجات إلى تقييم بمعايير مختلفة.

يقارن هذا أدوات توثيق المنتجات بتلك المعايير عبر دورة حياة المنتج. وبالنسبة للسوق الأوسع بدلًا من منظور فريق المنتج، راجع أفضل أدوات توثيق بالذكاء الاصطناعي.

توثيق الذكاء الاصطناعي عبر دورة حياة المنتج

بالنسبة لفرق المنتجات، لا تُعد وثائق المنتج بالذكاء الاصطناعي وظيفة واحدة. بل هي سبع وظائف، في مراحل مختلفة، وبقراء مختلفين.

تختلف الأدوات بشكل كبير في كيفية دعمها لتحديثات التوثيق المستمرة بعد تغيّر المنتج، وهذه المرحلة هي ما يحدد ما إذا كانت وثائقك لا تزال دقيقة بعد عدة إصدارات من الآن.

ما الذي تحتاجه فرق المنتجات من أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي؟

ثمانية معايير لتقييم برامج توثيق فرق المنتجات، بالترتيب الذي غالبًا ما يكون مهمًا لفرق تُطلق على إيقاع دورات عمل (Sprint).

1. سرعة توثيق الميزات

لا تكون وثائق الميزات بالذكاء الاصطناعي مفيدة إلا إذا كانت مواكِبة لعملية البناء. هل يمكن توثيق ميزة جديدة في نفس الدورة التي تُطلق فيها؟ إذا استغرق التوثيق أسبوعًا، فسيصل بعد الإصدار وتصبح الفجوة دائمة.

2. توثيق الإصدارات

هل يمكن إنتاج ملاحظات الإصدار ووثائق الميزات من المصدر نفسه، بدلًا من كتابتها مرتين بواسطة شخصين يصفان الميزة بشكل مختلف؟

3. جولات المنتج

هل يمكن أن يتحول سير عمل المنتج إلى دليل بصري مع لقطات شاشة، بدلًا من فقرة تصف واجهة ينظر إليها القارئ؟

4. الصيانة بعد تغيّر المنتج

هذا هو المعيار الذي تتخطاه معظم التقييمات، وهو الذي يحدد دقة المدى الطويل. هنا تحقق أتمتة توثيق المنتج مكاسبها أو لا. عندما تتغير واجهة المستخدم، هل يتم إعادة توليد الوثائق أم إعادة بنائها يدويًا؟ وبالنسبة للفرق التي تُطلق بشكل متكرر، تصبح فروقات الصيانة أكثر أهمية مع مرور الوقت.

5. المساهمة عبر التخصصات

هل يمكن لمديري المنتجات والمصممين والمهندسين والدعم والكتّاب التقنيين جميعًا المساهمة؟ إذا كان بإمكان فريق واحد فقط التأليف، يصبح ذلك الفريق عنق الزجاجة في الإصدار.

6. مخرجات متعددة الصيغ

هل يمكن لعملية واحدة أن تنتج دليلًا مكتوبًا وفيديو ولقطات شاشة؟ تحتاج فرق المنتجات إلى سير العمل نفسه بأشكال متعددة لجماهير مختلفة.

7. النشر الموجه للعملاء

هل يمكن أن تصل المخرجات إلى مركز المساعدة أو بوابة المنتج، أم أن شخصًا ما ينسخها يدويًا في كل مرة؟

8. التمكين الداخلي

هل يمكن للمادة نفسها أن تدعم فريق الدعم والمبيعات قبل الإطلاق؟ عادةً ما يحتاج التمكين الداخلي إلى الوثائق أولًا، وغالبًا ما تكون حالة الاستخدام التي لا يخطط لها أحد.

ما الذي يجعل أداة التوثيق جاهزة لفرق المنتجات؟

مقارنة أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي لفرق المنتجات

هذه أمثلة لأدوات قد تفكر فيها فرق المنتجات، موصوفة حسب مهمة التوثيق التي تناسبها، وليس مرتبة. ترتيب قائمة يتطلب منهجية موثقة، ووجودها في جدول ليس معيارًا بحد ذاته.

اختبر قائمة مختصرة بنفسك مقابل الثمانية معايير أعلاه بدلًا من مقارنتها بعدد الميزات. الأسرع في فصل الأدوات لفرق المنتجات هما: كيفية تحديث التوثيق بعد تغيّر واجهة المستخدم، ومن يمكنه التأليف دون الحاجة إلى مقعد مدفوع.

Trupeer لفرق المنتجات

يكون Trupeer مناسبًا عندما يحتاج فريق المنتج إلى تحويل سير عمل حقيقي للمنتج إلى توثيق بصري ومكتوب معًا. ينتج تسجيل شاشة واحد للميزة دليلًا خطوة بخطوة مع لقطات شاشة وجولة فيديو، ثم يمكن مراجعته ونشره.

وبشكل خاص لفرق المنتجات، يناسب ذلك ثلاث لحظات: توثيق ميزة أثناء التطوير بينما يكون البناء حديثًا، وإنتاج جولات الإطلاق للدعم والمبيعات قبل الإصدار، وتحديث دليل بعد تغيّر واجهة المستخدم عبر إعادة تسجيله بدلًا من إعادة كتابته.

ما لا يفعله هو إدارة تسلسل هرمي منظم للتوثيق أو استبدال منصة وثائق موجهة للمطورين. إذا كانت حاجتك الأساسية هي مرجع API مع إصدارات، فهذا تصنيف مختلف.

كيف يمكن لفرق المنتجات استخدام أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي؟

سير العمل الذي يناسب إيقاع دورات العمل، بغض النظر عن الأداة:

• التقاط الميزة: سجّل سير العمل أثناء بنائه أو اختباره، وليس بعد أسابيع

• توليد المسودة: تأتي الخطوات ولقطات الشاشة من عملية الالتقاط بدلًا من الاعتماد على الذاكرة

• مراجعة مالك المنتج: يضيف مدير المنتج أو المهندس الذي أنشأه المنطق والأحوال الطرفية وأي شيء غير ظاهر على الشاشة

• النشر للجمهور المناسب: تمكين داخلي قبل الإطلاق، وأدلة موجهة للعملاء عند الإصدار، بحيث يعمل الدعم من نفس سير العمل الذي وثقه فريق المنتج

• التحديث بعد الإصدار: عند تغيّر الواجهة، حدّث عملية الالتقاط بدلًا من التحرير حول الفروقات، حتى لا تتراكم فجوة التوثيق عبر الإصدارات

خطوة المراجعة ليست اختيارية، وهي المكان الذي يحدث فيه الخطأ الأكثر شيوعًا في التوثيق المُولّد. دقة توثيق الذكاء الاصطناعي تغطي إطار المراجعة بالتفصيل.

توثيق المنتج مقابل التوثيق التقني

يجدر فصل الأمر، لأن الأدوات التي تناسب أحدهما غالبًا لا تناسب الآخر.

التوثيق التقني يخدم المطورين: مرجع API، أدلة SDK، مواصفات مع إصدارات، وأمثلة الشيفرة. يكافئ هذا النوع البنية وإصدار المواصفات والبحث.

توثيق المنتج يخدم المستخدمين والفرق الداخلية: جولات الميزات، ملاحظات الإصدار، أدلة الإعداد الأولي، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها. يكافئ هذا النوع العناصر البصرية والسرعة والبقاء على اطلاع بواجهة المستخدم.

غالبًا ما تحتاج الفرق إلى كليهما، من أدوات مختلفة. إذا كانت متطلباتك هي النوع الأول، فـ أدوات الذكاء الاصطناعي للتوثيق التقني هي المقارنة المناسبة.

الأسئلة الشائعة

ما أفضل أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي لفرق المنتجات؟

بالنسبة لمديري المنتجات، يعتمد الأمر على أي مرحلة من دورة حياة المنتج هي التي تسبب المشكلة. إذا كان توثيق الميزات يتأخر عن الإصدارات، فالأولوية تكون لسرعة الالتقاط والصيانة. إذا كان الدعم لا يستطيع العثور على سير عمل المنتج، فالأولوية تكون للنشر والبحث. وإذا كان على مديري المنتجات والمهندسين والكتّاب جميعًا المساهمة، فالأولوية تكون للتعاون بدلًا من ميزات التأليف.

كيف يختلف توثيق المنتج عن التوثيق التقني؟

يغطي توثيق المنتج جولات الميزات، وتوثيق الإصدارات بالذكاء الاصطناعي، وملاحظات الإصدار، وأدلة الإعداد الأولي للمستخدمين والفرق الداخلية. عادةً ما تنتج فرق منتجات SaaS من هذا النوع أكثر من المراجع التقنية. يغطي التوثيق التقني مرجع API وأدلة SDK ومواصفات للمطورين. لديهم قراء مختلفون وصيغ مختلفة، وغالبًا أدوات مختلفة أيضًا.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي توليد توثيق الإصدارات؟

يمكنه إعداد مسودة من مدخل مثل تسجيل للميزة، وهو أسرع من الكتابة من الصفر. لكن ما لا يمكنه توفيره هو المنطق وراء التغيير، والقيود المعروفة، أو أي شيء تم اتخاذه في محادثة بدلًا من عرضه على الشاشة. يضيف مالك المنتج تلك الأمور قبل النشر.

كيف تحافظ فرق المنتجات على تحديث التوثيق بعد الإصدار؟

من خلال جعل التحديثات سهلة التكلفة بدلًا من جدولة ذلك. إذا كان تحديث الدليل يعني إعادة فتحه وإعادة التقاط كل خطوة، فسيتم تأجيله حتى يصبح المستند كله غير صحيح. إعادة التقاط الجزء المتغير هي ما يجعل الصيانة واقعية ضمن إيقاع دورات العمل.

من يجب أن يتولى توثيق المنتج داخل فريق المنتج؟

من يتولى الميزة، في معظم الحالات. يؤدي توحيد التوثيق مع كاتب واحد إلى خلق عنق زجاجة تمامًا عند النقطة التي تسرّع فيها سرعة الإصدارات. النموذج العملي هو أن الشخص الذي أنشأها يلتقط ويُعد المسودة، ثم يقوم مالك محدد بالتحقق من الدقة قبل أن ينشر.

هل تحتاج فرق المنتجات إلى أداة منفصلة عن فريق الدعم؟

غالبًا لا، وهناك حجة لمشاركة أداة واحدة. عندما يعمل المنتج والدعم من المصدر نفسه، تصبح الجولة التي سجلها مدير المنتج عند الإطلاق دليل الاستكشاف الذي يستخدمه الدعم لاحقًا، بدلًا من إعادة كتابته من الصفر بواسطة شخص لديه سياق أقل.