Süreç Dokümantasyon Yazılımı

Trupeer's Süreç Dokümantasyon Yazılımı, yapay zeka destekli ekran kaydı ve dokümantasyon oluşturma özelliğini kullanarak otomatik olarak doğru, profesyonel süreç dokümantasyonu oluşturmanıza yardımcı olur. Trupeer ile bir iş akışını kaydedebilir veya yükleyebilir ve anında adım adım yazılı dokümantasyonun yanı sıra kusursuz bir video anlatımı oluşturabilirsiniz.
Çoğu süreç belgesi, kimsenin açmadığı bir Confluence sayfasında cansız bir şekilde durur. Ekibin onlara ihtiyacı olmadığından değil. Belgeler, iş bittikten üç ay sonra, hafızası işlerin gerçekten önemli olduğu kısımlarda bulanık olan biri tarafından hatırlananlardan yola çıkılarak yazılmıştır. Bu yüzden belgeler belirsiz kalır. Kaçamak cevaplar içerir. Tam olarak doğru değildir. Trupeer sırayı tersine çevirir: işi yapın, başlamadan önce kaydet tuşuna basın ve belge, aslında yaptığınız şeyden kendi kendini yazsın. Video, iş akışını yakalar. Yapay zeka, ekran görüntüleri satır içi ve numaralandırılmış adımlarla birlikte yazılı kılavuzu yan yana oluşturur. Her ikisi de tek bir kayıttan, tek bir işte çıkar. Ekip, işin gerçekte nasıl yapıldığıyla eşleşen belgeler alır. Bir Çarşamba öğleden sonra birinin yarım yamalak hatırladığı gibi değil.

• Anında süreç dokümantasyonu oluşturmak için iş akışlarını kaydedin veya yükleyin.

• Gerçek eylemlerden otomatik olarak adım adım yazılı kılavuzlar oluşturun.

• Tek bir iş akışında video ve dokümantasyonu birlikte oluşturun.

• Tutarlı dokümantasyon için şablonları ve markalamayı uygulayın.

• Süreç dokümantasyonunu ekipler arasında paylaşın, yerleştirin veya dışa aktarın.

• Aynı kayıt bir MP4 video ve bir PDF veya Word belgesi üretir. Ekran görüntüleri zaten satır içindedir. Numaralandırılmış adımlar yazılmıştır.

• Gereksiz kelimeler ve imleç titremesi otomatik olarak kesilir. Marka kiti uygulanır. Açılacak bir düzenleme uygulaması yoktur.

• Süreç değiştiğinde değişen tek bir adımı yeniden kaydedin. Yapay zeka o bölümü yeniden işler. Diğer her şey kalır.

• Makale başına görünürlük: herkese açık, yalnızca kuruluş, seçilen alan adları veya yalnızca davetli. Dahili olan dahili kalır.

• 65'ten fazla dilde çeviri. Aynı işte hem seslendirme hem de yazılı kılavuz.

Trupeer's Süreç Dokümantasyon Yazılımı Nedir?

Trupeer'in süreç dokümantasyon yazılımı, siz çalışırken iş akışlarınızı otomatik olarak yakalar. Kaydet tuşuna basın, görevinizi yapın ve eylemlerinizi ekran görüntüleriyle adım adım kılavuzlara dönüştürmesini izleyin. Artık hafızadan doküman yazmak yok. Ekran kayıtlarınız dakikalar içinde kusursuz bir iş süreci dokümantasyon yazılımı çıktısına dönüşür.

İşte pratik versiyonu. Ekipten birinin ay sonu kapanışını, işe alım erişim yetkilendirmesini, satıştan CS'ye anlaşma devrini, dağıtım prosedürünü, yeni satıcı onay akışını belgelemesi gerekir. Sürekli olarak yapılan ama sadece bir kişinin kafasında var olan her şeyi. Kaydet tuşuna basarlar. İşi yaparlar. Dururlar. Ortaya iş akışının bir videosu ile ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlar içeren yazılı bir süreç belgesi çıkar. Aynı kaynak kayıt her ikisini de üretir. Dokümantasyon için harcanan toplam ekstra süre: otomatik olarak oluşturulan taslağı incelemek ve yayınlamak için birkaç dakika. Kayıt daha uzunsa veya ekip seslendirme seçimi konusunda titizse belki on dakika.

Ne olmadığı. Trupeer, her süreç belgesinin yaşadığı yer olarak Confluence, Notion veya SharePoint'in yerini almaya çalışmıyor. Ekibin vikisi, OKR takipçisi, toplantı notları zaten oldukları yerde kalır. Trupeer'ın kapsadığı şey, çoğu bilgi tabanının sahip olmadığı katmandır: günler sonra hafızadan yazılmak yerine tek bir ekran kaydından oluşturulan, eşleşen videoya sahip anlatımlı makaleler. Bu nedenle çoğu ekip Trupeer tarafından oluşturulan belgeleri mevcut vikilerine yapıştırır. Bazıları bunları Trupeer'ın bilgi tabanında bağımsız sayfalar olarak barındırır. Her iki model de çalışır. Dürüst olmak gerekirse, seçim genellikle ekibin halihazırda herkesin kullandığı bir vikisinin olup olmadığına veya süreç belgelerinin şu anda Slack DM'lerine ve birinin 2023'ten kalma Google Dokümanı'na dağılmış olup olmadığına bağlıdır.

Süreç Dokümantasyon Yazılımı Nasıl Çalışır?

Süreç Dokümantasyon Yazılımı ile çalışmaya başlamak yalnızca birkaç dakika sürer.

Adım 1: Kaydedin veya Yükleyin

Doğrudan tarayıcınızda bir ekran kaydı başlatın veya dönüştürmek istediğiniz mevcut bir video dosyasını yükleyin.

Adım 2: Yapay Zeka İşlemesi

Yapay zeka kaydınızı analiz eder, gereksiz kelimeleri kaldırır, yakınlaştırma efektleri ekler ve otomatik olarak yazılı dokümantasyon oluşturur.

Adım 3: Özelleştirin ve Paylaşın

Çıktıyı düzenleyin, marka kitinizi uygulayın ve bir bağlantı aracılığıyla paylaşın veya web sitenize yerleştirin. Güncellemeler de bir o kadar kolaydır.

Trupeer'ın En İyi Süreç Dokümantasyon Yazılımının Temel Özellikleri

• Tek Tıkla Kayıt: İşe başlamadan önce kaydet tuşuna basın. Yazılım kurulumu yok. Kurulum sihirbazı yok. Uzantı, üzerinde çalıştığınız ekranı, konuşursanız sesle birlikte yakalar. Mac, Windows, Linux, Chromebook üzerinde çalışır. Chrome'un çalıştığı her yerde.

• Yapay Zeka Tarafından Oluşturulan Talimatlar: Bunun pratik anlamı şudur: yapay zeka tıklama sırasını izler. Ayarlar'ı açtığınızı, ardından Dışa Aktar'a tıkladığınızı, ardından CSV'yi seçtiğinizi ve ardından İndir'e bastığınızı algılar. Ortaya çıkan doküman, bu dört adımı doğru fiillerle ve her birinde bir ekran görüntüsüyle listeler. Çoğu ekip otomatik olarak oluşturulan taslağı olduğu gibi gönderir. Bazıları tonlama için veya bariz olan bir adımı kırpmak için 5 dakikalık bir inceleme geçişi yapar. Her iki durumda da yazı yazma süresi yarım günden yaklaşık sıfıra düşer.

• Akıllı Ekran Görüntüleri: Her tıklama anı, yazılı dokümanda bir ekran görüntüsü haline gelir. Oklar veya vurgulamalar, önemli olan düğmeyi veya alanı işaretler. Böylece okuyucu tam olarak nereye tıklayacağını görür. Gerçek hedefin köşeye gömüldüğü tüm arayüzün genel bir ekran görüntüsü değil.

• Video + Metin Kombinasyonu: Bazı insanlar bir videoyu 30 saniye durdurup iş akışını anlar. Diğerleri ise yazılı bir belgedeki numaralandırılmış adımlara göz gezdirir ve videoyu hiç izlemez. Aynı kayıt her iki kitleyi de kapsar. Böylece ekibin hangi formata yatırım yapacağını seçmesi veya aynı süreç için iki ayrı üretim hattı sürdürmesi gerekmez.

• Kolay Güncellemeler: Kullanıcı arayüzü değiştiğinde (ve her çeyrekte değişecektir), yalnızca değişen adımı yeniden kaydedin. Yapay zeka o bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı belge yerinde güncellenir. Geri kalanı kalır. Dolayısıyla, eskiden tüm doküman kütüphanesini bozan bir kullanıcı arayüzü yenilemesi artık etkilenen doküman başına 10 dakika sürüyor. Her sprintte ürün güncellemeleri yayınlayan ve 20'den fazla süreç dokümanını güncel tutmaya çalışan SaaS şirketleri için buna değer.

• Ekip Paylaşımı: Görünürlüğü herkese açık, yalnızca kuruluş, seçilen alan adları veya yalnızca davetli olarak ayarlanmış bir Paylaşılan Sayfa bağlantısı aracılığıyla paylaşın. Notion veya Confluence içine satır içi bir oynatıcı olarak yerleştirin. Veya MP4 ve PDF'yi indirin ve ekibin halihazırda dosya paylaştığı her yere yükleyin. Dışa aktarılanlar gerçek dosyalardır. Ekip daha sonra belgeleri başka bir yere taşımaya karar verirse Trupeer dışında da çalışırlar.

Neden Trupeer's Süreç Dokümantasyon Yazılımını Seçmelisiniz?

• Hız: Görevi bir kez yapma süresinde dokümantasyon oluşturun. Dakikalar içinde gösterebileceğiniz şeyi yazmak için artık saatler harcamak yok.

• Doğruluk: Birinin hatırladığı şekliyle değil, işlerin tam olarak nasıl yapıldığını yansıtması için gerçek iş akışlarını kaydedin.

• Benimseme: İnsanlar görsel kılavuzları gerçekten kullanıyor. Yeni işe alınanlar, metin duvarlarını gözden geçirmek yerine gerçek örnekleri izliyor.

• Kolay Güncellemeler: Süreçler değiştiğinde, yalnızca güncellenen kısımları yeniden kaydedin. Tüm belgeleri sıfırdan yeniden yazmak yok.

• Artık "Daha sonra belgelerim" demek yok: Süreç belgelerinde "sonra"nın hiç gelmediği bir durum vardır. Anlaşma kapandı, kapanış tamamlandı, işe alım bitti. Doküman yazılmadı. Üç ay sonra yeni işe alınan kişi iş akışının nasıl çalıştığını soruyor ve cevap "Sarah'ya sor" oluyor. Sarah tatilde. Ekip doğaçlama yapıyor. Kayıt gerçek iş sırasında gerçekleşir, böylece dokümantasyon iş ile aynı anda gelir. "Sonra" bir sorun olmaktan çıkar.

• İşin gerçekte nasıl yapıldığıyla eşleşen belgeler: Haftalar sonra hafızadan yazmak, belgelerin gerçekte olanı değil, birinin olması gerektiğini düşündüğü şeyi yansıtması anlamına gelir. İş sırasında kayıt yapmak gerçek prosedürü yakalar. Daha önce kimsenin yazmayı hatırlamadığı, ancak sistemde kimsenin düzeltmediği bir hata olduğu için ekipteki herkesin kullandığı 4. adımdaki garip geçici çözüm de dahil.

• Ücretsiz plan temel özellikleri kapsar: Kaydedin, belgeyi ve videoyu oluşturun, bir bağlantı aracılığıyla paylaşın. Kredi kartı yok. Ekibi en kötü anda dışarıda bırakan 14 günlük deneme süresi yok. Ücretli planlar, ekip temel özelliklerin ötesine geçtiğinde marka kitleri, özel ses klonlama, yapay zeka avatarları, çeviri ve ekip çalışma alanları ekler. Çoğu küçük ekip süresiz olarak ücretsiz planda kalır.

İç Ekipler için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Deneyimli çalışanlar ayrılmadan önce kurumsal bilgileri yakalayın. En iyi çalışanlarınız ayrıldığında, belgelenmediği sürece uzmanlıkları da onlarla birlikte gider. Yılların bilgi birikimini herkesin takip edebileceği aranabilir kılavuzlara dönüştürün.

2. Yeni işe alınanların alışma süresini önemli ölçüde azaltın. Yeni ekip üyeleri haftalarca iş arkadaşlarını gölgelemek yerine, ilk günden itibaren net görsel anlatımlar alırlar. Güncel olmayan kılavuzları okuyarak değil, gerçek örnekleri izleyerek öğrenirler.

3. Her ofisin ve departmanın uyumlu kalmasını sağlayın. Farklı konumlar aynı süreci farklı şekilde ele aldığında hatalar sızar. Dokümantasyon, herkesin aynı kanıtlanmış yaklaşımı izlemesini sağlar.

4. İnsanların gerçekten kullandığı bir dokümantasyon kütüphanesi oluşturun. Cevapları bulmak bir iş arkadaşına sormaktan daha hızlı olduğunda, insanlar birbirlerinin sözünü kesmeyi bırakır ve genel olarak üretkenlik artar.

SaaS Ekipleri için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Yardım merkeziniz için ürün iş akışlarını belgeleyin. Müşteriler cevapları kendileri bulabildiklerinde, temel sorular için destek talebi göndermeyi bırakırlar. Destek ekibiniz tekrarlayan işler yerine karmaşık sorunlara odaklanır.

2. Mühendislik, ürün ve destek ekiplerini uyumlu tutun. Ürününüz geliştikçe paylaşılan dokümantasyon güncel kalır, böylece her sürüm yayınlandıktan sonra herkes özelliklerin nasıl çalıştığını bilir.

3. Destek yükünü azaltan müşteri odaklı kılavuzlar oluşturun. Self servis dokümantasyon memnuniyet puanlarını artırır çünkü müşteriler yanıt beklemek yerine yanıtları hemen alırlar.

4. Sürümler genelindeki süreç değişikliklerini kolayca takip edin. Ürününüz sık sık güncellendiğinde, dokümantasyonun da buna ayak uydurması gerekir. Değişiklikleri bir kez kaydedin ve her yere otomatik olarak dağıtın.

Girişimler için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Süreçleri, kulaktan kulağa bilgi kabusuna dönüşmeden önce belgeleyin. Erken aşamadaki şirketler genellikle yalnızca bir veya iki kişinin anladığı kritik süreçlere sahiptir. Fırsatınız varken bu bilgiyi şimdi yakalayın.

2. Yeni işe alınanları haftalar yerine günler içinde işe başlatın. Net kılavuzlar, kurucuların veya diğer öncelikleri olan kıdemli ekip üyelerinin sürekli yönlendirmesi olmadan insanların hızla üretken olmasını sağlar.

3. Kıdemli çalışanların kendilerini sürekli tekrarlamasına gerek kalmadan operasyonları ölçeklendirin. Aynı sorular tekrar tekrar sorulduğunda, dokümantasyon herkese zaman kazandırır ve bıkkınlığı önler.

4. Hızlı büyüme bunu imkansız hale getirmeden önce dokümantasyon temelinizi oluşturun. Belgelemeye başlamak için 50 çalışana ulaşmayı bekleyen şirketler nadiren arayı kapatabilir.

Kurumsal Şirketler için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Süreçleri departmanlar, bölgeler ve iş birimleri arasında standartlaştırın. Binlerce çalışanın aynı prosedürleri izlemesi gerektiğinde, tutarlılığı sağlamanın tek yolu dokümantasyondur.

2. Uyumluluk ve denetim gereksinimlerini verimli bir şekilde karşılayın. Belgelenmiş prosedürler kuruluşunuzun nasıl çalıştığını kanıtlar. Denetçiler hangi süreçlerin var olduğunu ve bunların nasıl takip edildiğini tam olarak görebilir.

3. Yeniden kullanılabilir dokümantasyon ile eğitim maliyetlerini azaltın. İçeriği bir kez oluşturup konumlar arasında dağıtmak, canlı eğitim oturumlarını tekrar tekrar düzenlemeye kıyasla önemli ölçüde tasarruf sağlar.

4. Net değişiklik dokümantasyonu ile dijital dönüşümü destekleyin. Çalışanların yeni sistemleri öğrenmesi gerektiğinde, görsel kılavuzlar yeni duruma adapte olmalarına yoğun metin içeren kılavuzlardan çok daha hızlı yardımcı olur.

Uzak Ekipler için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Eşzamansız (async) dokümantasyon ile saat dilimi farklarını giderin. Ekip üyeleri, farklı saat dilimlerindeki meslektaşlarının çevrimiçi olmasını beklemeden ihtiyaç duydukları her an cevaplara erişirler.

2. Metin iletişiminde kaybolan bağlamı gösterin. Sohbet mesajları ve e-postalar, görsel anlatımların yakaladığı nüansları gözden kaçırır. İnsanlar işlerin tam olarak nasıl çalıştığını görebildiklerinde süreçleri daha iyi anlarlar.

3. Bir kez belgeleyerek toplantı yorgunluğunu azaltın. Aynı şeyi farklı insanlara açıklamak için aramalar planlamak yerine, bir kez kaydedin ve her yerde paylaşın.

4. Dağıtılmış ekipleri konumdan bağımsız olarak uyumlu tutun. Herkes aynı dokümantasyonu referans aldığında, uzaktan çalışma bilgi siloları veya tutarsız uygulamalar yaratmaz.

Geliştiriciler için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Dağıtım süreçlerini, hata ayıklama iş akışlarını ve kod inceleme prosedürlerini düzgün bir şekilde belgeleyin. Kritik bilgiler genellikle Slack başlıklarında veya insanların kafasında yaşar. Bunları aranabilir bir yere koyun.

2. Kodlama akışınızı bozmadan teknik dokümantasyon oluşturun. Bir süreç üzerinde çalışırken ekranınızı kaydedin; yapay zeka yazma işini halleder, böylece siz koda odaklanmaya devam edebilirsiniz.

3. Gerçek örneklerle yeni geliştiricileri daha hızlı işe başlatın. Teorik dokümantasyon yerine, kod tabanınızdan ve geliştirme ortamınızdan gerçek iş akışlarını gösterin.

4. Nöbetçi mühendisler için kılavuz kitaplarını (runbooks) güncel tutun. Gece saat 3'te olaylar meydana geldiğinde, net dokümantasyon insanların sorunları kıdemli ekip arkadaşlarına iletmeden çözmelerine yardımcı olur.

İşe Alım ve Destek Ekipleri için Süreç Dokümantasyon Yazılımı

1. Yeni işe alınanların bağımsız olarak takip edebileceği işe alım kılavuzları oluşturun. Eğitim içeriği net ve görsel olduğunda, insanların yöneticilerden daha az yönlendirmeye ihtiyacı olur ve daha hızlı üretken hale gelirler.

2. Destek ekiplerinin tam olarak ne yapacağını bilmesi için sorun iletme süreçlerini belgeleyin. Her durumun net adımları olmalıdır, böylece temsilciler sürekli tahmin yürütmek veya yöneticilere sormak zorunda kalmazlar.

3. Self servis dokümantasyon ile destek talebi hacmini azaltın. Müşteriler kendi sorularını yanıtlayabildiklerinde, ekibiniz daha az tekrarlayan taleple ilgilenir ve karmaşık sorunlara odaklanır.

4. Kıdemli çalışanları uzaklaştırmadan yeni ekip üyelerini eğitin. Yeni işe alınanlar kurumsal bilgileri yakalayan dokümantasyondan öğrenirken, deneyimli personel üretken kalır.

Bu kitlelerin her birindeki ortak model: iş bittikten sonra hiç kimsenin süreç dokümanı yazacak vakti olmamasıdır. İş gerçekleşir. Dokümantasyon ertelenir. Yeni işe alınan kişi katılır ve belgeler hala mevcut değildir. İsin kendisi sırasında kayıt yapmak, her iki adımı tek bir adımda birleştirir. İş bittiğinde belge de hazırlanmış olur. Bu modeli benimseyen çoğu ekip, ilk ayda önceki altı aya göre daha fazla süreç dokümantasyonu üretir. Daha çok çabaladıklarından değil. Üretim maliyeti neredeyse sıfıra düştüğü için.

Trupeer; Scribe, Tango, Guidde ve ekibin mevcut vikisinin yanında nerede duruyor?

Süreç dokümantasyon aracı alanı birkaç farklı şekle sahiptir. Scribe ve Tango tıklamaları yakalar ve otomatik olarak adım adım yazılı kılavuzlar oluşturur. Hızlı. Hafif. Tek bir şeyi iyi yaparlar. Ancak eşleşen bir video oluşturmazlar, bu nedenle ekibin her iki formata da ihtiyacı varsa (yardım merkezi her ikisini de istiyor, LMS videoyu istiyor, viki yazılı makaleyi istiyor), ekibin video işi için ikinci bir araç kullanması gerekir. Guidde, Trupeer'a daha yakındır: tek bir kaynak kayıttan hem video hem de yazılı kılavuzlar. Düzenleme deneyimi, marka kiti uygulaması ve çeviri işleme araçlar arasında farklılık gösterir, bu nedenle karar vermeden önce her ikisini de aynı iş akışında çalıştırmaya değer.

Farklı bir grup: Confluence, Notion, SharePoint, Slab. Bunlar vikilerdir. Süreç belgelerini barındırırlar ancak bunları üretmeye yardımcı olmazlar. Bu nedenle, viki kullanan çoğu ekip bunu bir üretim aracıyla eşleştirir. Aynı şey Process Street, Pipefy, Tallyfy için de geçerlidir. Bunlar, canlı süreçleri çalıştıran ancak her adımın nasıl yapılacağını açıklayan anlatım içeriğini oluşturmayan iş akışı yürütme platformlarıdır. Trupeer tüm bunları besler. MP4 ve PDF çıktıları her yere yüklenir. Paylaşılan Sayfa bağlantısı, herhangi bir viki makalesinin içine satır içi bir oynatıcı olarak yerleştirilir. Dolayısıyla Trupeer'ı seçmek, ekibin mevcut araç setini değiştirmek anlamına gelmez. Önüne bir üretim katmanı eklemek anlamına gelir. Ekibin halihazırda çalıştırdığı viki hangisi olursa olsun, özel dışa aktarma formatlarını ve yerleştirme desteğini kontrol etmeye değer.