Dahili Bilgi Bankası ve Wiki Yazılımı

Çoğu şirket içi wiki aynı konuda başarısız olur: arama. Ekip wikiyi kurar, içine 80 makale yükler ve altı ay sonra çalışanlar hâlâ Slack üzerinden birbirlerine soru sormaya devam eder; çünkü wikiye "masraf raporu" yazıldığında 14 sonuç döner ve bunların hiçbiri aranan cevap değildir. Wiki adeta bir mezarlığa dönüşür. İnsanlar onu açmayı bırakır. Ekip farklı bir araç üzerinde ikinci bir wiki kurar. Aynı döngü tekrarlanır.

Trupeer'ın şirket içi bilgi bankası bu kalıba dair iki şeyi tersine çevirir. İlk olarak, makaleler (bellekten yazılarak değil) ekran kayıtlarından üretilir; böylece birinin ne yapılması gerektiğini varsaydığına değil, insanların gerçekte ne yaptığına uygun olurlar. İkinci olarak, arama motoru her makalede ve her video transkriptinde anahtar kelime eşleştirmenin yanı sıra yapay zeka destekli sorgular çalıştırır. Dolayısıyla, "masraf raporu" araması, makale başlığı tam olarak uyuşmasa bile "Concur Aracılığıyla Geri Ödeme Nasıl Gönderilir" makalesini bulur. 100 makale sınırından sonra çoğu şirket içi wikinin çalışmayı durdurduğu yer burasıdır. Trupeer'ın araması ise burada gücünü korur.

• Ekran kayıtlarından wiki makaleleri oluşturun. Aynı kaynak, hem uygulamalı bir video anlatımı hem de içinde ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlar bulunan yazılı bir makale üretir.

• Her makale ve video transkriptinde, anahtar kelime eşleştirme ve yapay zeka destekli sorgularla arama yapın.

• Bölümler ve kısımlar, wikiyi düz makale listesi aşamasının ötesinde organize eder. Makale başına görünürlük, kimin neyi göreceğini kontrol eder.

• Güncellemeler, değişen tek bir adımı yeniden kaydederek çalışır. Yapay zeka bu bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı makale yerinde güncellenir.

• Küresel ekipler için ücretli paketlerde 65'ten fazla dilde çeviri.

Trupeer Şirket İçi Bilgi Bankası ve Wiki Yazılımı Nedir?

Trupeer'ın şirket içi bilgi bankası ve wiki yazılımı, çalışanların gerçekten bulması gereken belgeler için özel olarak tasarlanmış, bulut tabanlı bir çalışma alanıdır. Makale üretim süreci ekran kayıtlarıyla çalışır: bir iş akışını kaydedersiniz, yapay zeka bir video anlatımının yanı sıra içinde ekran görüntüleri ve sıralı adımlar bulunan yazılı bir makale oluşturur ve makale; bölümler, kısımlar ve yerleşik arama özelliğine sahip wiki yapısındaki yerini alır. Çalışanlar wikiyi açar, ihtiyaç duydukları şeyi aratır, ilk üç sonuçta bulur ve işlerine geri dönerler.

Şirket içi ekip kullanımı özelinde bu sistemi işlevsel kılan şey: şirket içi içeriğin gerçekten içeride kalmasını sağlayan makale bazlı görünürlük kontrolleridir. Çalışanlara yönelik içerikler için varsayılan ayar "yalnızca kuruluş" şeklindedir. Ortaklarla paylaşılan içerikler için seçili alan adları kullanılır. Tazminat prosedürleri veya yönetim düzeyindeki süreçler gibi kısıtlı materyaller için ise yalnızca davetle erişim sağlanır. Ekip, makale görünürlüğünü herkese açık hale getirerek aynı çalışma alanından müşteriye yönelik içerikler de yayınlayabilir, ancak varsayılan mod şirket içi belgelerin yanlışlıkla genel bir web dizinine girmesini engeller. Böylece wiki, makale düzeyinde uygulanan doğru erişim kurallarıyla müşteriye yönelik yardım içeriklerinin yanı sıra şirket içi prosedürleri de barındırır.

Şirket İçi Bilgi Bankası ve Wiki Nasıl Çalışır?

Şirket İçi Bilgi Bankası ve Wiki'yi kullanmaya başlamak yalnızca birkaç dakika sürer.

1. Adım: Kaydedin veya Yükleyin

Doğrudan tarayıcınızda bir ekran kaydı başlatın veya dönüştürmek istediğiniz mevcut bir video dosyasını yükleyin.

2. Adım: Yapay Zeka İşleme

Yapay zeka kaydınızı analiz eder, gereksiz duraksamaları (ee, şey vb.) temizler, yakınlaştırma efektleri ekler ve otomatik olarak yazılı belgeler oluşturur.

3. Adım: Özelleştirin ve Paylaşın

Çıktıyı düzenleyin, marka kitinizi uygulayın ve bir bağlantı aracılığıyla paylaşın ya da web sitenize yerleştirin. Güncellemeleri yapmak da bir o kadar kolaydır.

Trupeer En İyi Şirket İçi Bilgi Bankasının Önemli Özellikleri

• Ekran kayıtlarından yapay zeka ile oluşturulan makaleler: Yapay zeka, bir kayıttaki tıklama sırasını izler ve içinde ekran görüntüleri ile numaralandırılmış adımların bulunduğu yazılı bir makale oluşturur. Gereksiz dolgu kelimeler otomatik olarak kaldırılır. Marka kiti uygulanır. Makale başına düşen toplam yazım süresi: kabaca sıfır, artı yayınlamadan önce 5 ila 10 dakikalık bir inceleme.

• 100 makaleden sonra bile gerçekten çalışan yerleşik arama: Her makalede ve her video transkriptinde anahtar kelime araması ve yapay zeka destekli sorgular. Birisi "tedarikçi oryantasyonu", "yeni tedarikçi kurulumu" veya "NetSuite tedarikçisi" yazdığında, arama motoru "NetSuite'te Yeni Bir Tedarikçi Nasıl Tanımlanır" sonucunu döndürür. Çoğu şirket içi wiki, 50 makale barajını aştıktan sonra arama aşamasında tıkanır. Trupeer'ın araması ise çalışmaya devam eder.

• Gerçek bir düzen için bölümler ve kısımlar: İlgili makaleleri bölümler halinde gruplayın, bölümleri kısımlar halinde düzenleyin. Kütüphane 50 ila 100 makalenin üzerine çıktığında, wiki yapısı kimsenin hiçbir şey bulamadığı düz bir liste haline gelmek yerine, gerçekten kolayca gezilebilir bir his sunar.

• Makale başına görünürlük: Şirket içi içerikler için yalnızca kuruluş içi (çoğu wiki için varsayılan değer), ortaklarla paylaşılan içerikler için seçilen alan adları, kısıtlı materyaller için yalnızca davetli kişilere özel, müşteriye yönelik sayfalar için ise genel erişim. Bunu makale bazında ayarlayın, daha sonra hiçbir şeyi yeniden inşa etmeden değiştirin.

• Tek kaynaktan hem video hem de yazılı içerik: Aynı kayıt, hem MP4 formatında anlatımı hem de yazılı wiki makalesini üretir. Her ikisi de gerçek dosyalar olarak indirilir. Ekip içeriği başka bir yerde barındırmaya karar verse bile, her ikisi de Trupeer dışında çalışmaya devam eder.

• Makale kütüphanesini bozmayan güncellemeler: Temel süreç değiştiğinde, yalnızca değişen adımı yeniden kaydedin. Yapay zeka yalnızca o bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı makale olduğu yerde güncellenir. Böylece mevcut bir wiki makalesinin bakım maliyeti "bir öğleden sonra projesi" olmaktan çıkıp "toplantılar arasındaki 10 dakika" seviyesine iner.

Şirket İçi Bilgi Bankası İçin Neden Trupeer'ı Seçmelisiniz?

• Hız: Görevi bir kez yapacak kadar sürede dokümantasyon oluşturun. Dakikalar içinde gösterebileceğiniz şeyi saatlerce yazarak vakit kaybetmeyin. Somut bir örnek: 80 kişilik bir SaaS şirketindeki kıdemli mühendis, her iki haftada bir yeni işe başlayan birine dağıtım (deploy) prosedürünü anlatmak için 30 dakika harcıyor. Aynı prosedür, yıl boyunca on yeni çalışan demektir, bu da yılda 300 dakikaya denk gelir. Dağıtım anlatımını bir kez kaydetmek, bu zamanı geri kazanmasını sağlar. Yeni işe başlayanlar ise istedikleri zaman duraklatıp geri sarabilecekleri bir wiki makalesine sahip olurlar. Makalenin kalitesi daha yüksektir çünkü kayıt, sıradan bir Salı günü akla gelen sürümü değil, en iyi aktarılan açıklamayı yakalar.

• Doğruluk: Belgelerin birinin hatırladığı şekli değil, işlerin tam olarak nasıl yapıldığını yansıtması için gerçek iş akışlarını kaydedin. Çoğu şirket içi wikiyi bitiren kalıp şudur: Yazar, iş bittikten sonra süreci aklında kaldığı kadarıyla belgeler. Üç ay sonra bir çalışan makaleyi açar, 4. adımı takip eder ve 4. adımın geçen haftaki arayüz güncellemesinde taşınan bir düğmeye atıfta bulunduğunu görür. Çalışan, wikiye güvenmek yerine Slack üzerinden soru sorar. Diğer çalışanlar Slack yazışmasını görür ve bir dahaki sefere aynı yolu izler. Wiki, 90 gün içinde faydalı olmaktan çıkıp görmezden gelinen bir yere dönüşür. Gerçek süreç esnasında kayıt yapmak, gerçekte ne olduğunu yakalar. Makale, canlı davranıştan üretildiği için canlı davranışla birebir eşleşir.

• Benimsenme: İnsanlar görsel kılavuzları gerçekten kullanırlar. Yeni işe başlayanlar, kelime yığınlarını hızlıca geçmek yerine gerçek örnekleri izler. Bir şirket içi wikinin gerçekten kullanılıp kullanılmayacağını belirleyen davranış kalıbı budur. Çalışanlar, o anki sorularıyla eşleşen tek bir sıralı adımı aramak için bir wiki makalesini hızlıca tararlar. Bunu bulmak için 8 paragraf okumaları gerekiyorsa, bunun yerine Slack'ten sorarlar. Makale ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlarla açılıyorsa, cevabı 30 saniyede alırlar ve kimseyi rahatsız etmezler. Trupeer'ın tek bir kayıttan ürettiği çift format her iki alışkanlığı da karşılar: göz gezdirenler adımları alır, izleyenler videoyu görür ve hiçbirinin kendilerine uygun formatı bulmak için araç değiştirmesi gerekmez.

• Kolay Güncellemeler: Süreçler değiştiğinde yalnızca güncellenen kısımları yeniden kaydedin. Tüm belgeleri sıfırdan yazmanıza gerek yok. Bu durumun bir yıl içindeki yansıması şöyledir: Şirketin İK sistemleri yükseltilir. Masraf aracının arayüzü değişir. Şirket içi Slack çalışma alanı yeni bir sunucuya taşınır. Eski iş akışında bu olayların her biri mevcut 15 ila 30 wiki makalesini bozardı. Eski yöntem: her çeyrekte, zamanı hep sarkan bir "wiki yenileme haftası" planlayın ve makalelerin yarısının 4. çeyreğe kadar güncelliğini yitireceğini kabullenin. Trupeer yöntemi: değişiklik gerçekleştiğinde, bunu fark eden kişi aynı öğleden sonra etkilenen adımı yeniden kaydeder. Wiki, normal operasyonların doğal bir yan ürünü olarak güncel kalır. "Wiki yenileme haftası" gereksiz hale gelir.

Şirket İçi Ekipler İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Deneyimli çalışanlar ayrılmadan önce kurumsal bilgileri kayıt altına alın. En iyi çalışanlarınız gittiğinde, belgelenmediği sürece uzmanlıkları da onlarla birlikte gider. Yılların birikimini herkesin takip edebileceği aranabilir kılavuzlara dönüştürün.

2. Yeni işe başlayanların oryantasyon süresini önemli ölçüde azaltın. Yeni ekip üyeleri haftalarca iş arkadaşlarını gölgelemek yerine, ilk günden itibaren net görsel anlatımlara sahip olurlar. Güncelliğini yitirmiş kılavuzları okuyarak değil, gerçek örnekleri izleyerek öğrenirler.

3. Her ofisi ve departmanı aynı çizgide tutun. Farklı lokasyonlar aynı süreci farklı yollarla yürüttüğünde hatalar kaçınılmaz olur. Belgelendirme, herkesin başarısı kanıtlanmış aynı yöntemi izlemesini sağlar.

4. İnsanların gerçekten kullanacağı bir dokümantasyon kütüphanesi oluşturun. Cevapları bulmak bir iş arkadaşına sormaktan daha hızlı olduğunda, insanlar birbirlerinin sözünü kesmeyi bırakır ve genel olarak üretkenlik artar.

SaaS Ekipleri İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Destek merkeziniz için ürün iş akışlarını belgeleyin. Müşteriler cevapları kendileri bulabildiklerinde, temel sorular için destek talebi oluşturmayı bırakırlar. Destek ekibiniz, tekrarlayan işler yerine karmaşık sorunlara odaklanabilir.

2. Mühendislik, ürün ve destek ekiplerini aynı hizada tutun. Ürününüz geliştikçe paylaşılan belgeler de güncel kalır; böylece her yeni sürüm yayınlandığında herkes özelliklerin nasıl çalıştığını bilir.

3. Destek yükünü azaltan, müşteriye yönelik kılavuzlar oluşturun. Self servis dokümantasyon müşteri memnuniyeti puanlarını artırır, çünkü müşteriler yanıt beklemek yerine cevapları anında alırlar.

4. Sürümler genelindeki süreç değişikliklerini kolayca takip edin. Ürününüz sık sık güncellendiğinde belgelerin de buna ayak uydurması gerekir. Değişiklikleri bir kez kaydedin ve her yere otomatik olarak dağıtın.

Girişimler (Startups) İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Süreçleri, kulaktan kulağa yayılan bir bilgi kabusuna dönüşmeden önce belgeleyin. Erken aşamadaki şirketlerde genellikle yalnızca bir veya iki kişinin anladığı kritik süreçler vardır. Bu bilgiyi henüz vaktiniz varken şimdi kayıt altına alın.

2. Yeni işe başlayanları haftalar yerine günler içinde hazırlayın. Net kılavuzlar, kurucuların veya diğer öncelikleri olan kıdemli çalışanların sürekli desteğine ihtiyaç duymadan, insanların hızla üretken olmalarını sağlar.

3. Kıdemli çalışanların kendilerini sürekli tekrarlamasına gerek kalmadan operasyonları ölçeklendirin. Aynı sorular sürekli sorulmaya devam ettiğinde, dokümantasyon herkesi zaman kaybından ve hayal kırıklığından kurtarır.

4. Hızlı büyüme bunu imkansız hale getirmeden önce dokümantasyon altyapınızı kurun. Belgelendirmeye başlamak için 50 çalışana ulaşmayı bekleyen şirketler arayı kapatmakta nadiren başarılı olurlar.

Büyük Ölçekli Şirketler (Enterprises) İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Süreçleri departmanlar, bölgeler ve iş birimleri arasında standartlaştırın. Binlerce çalışanın aynı prosedürleri izlemesi gerektiğinde, tutarlılığı sağlamanın tek yolu dokümantasyondur.

2. Uyum ve denetim gereksinimlerini verimli bir şekilde karşılayın. Belgelenmiş prosedürler, kuruluşunuzun nasıl çalıştığını kanıtlar. Denetçiler hangi süreçlerin mevcut olduğunu ve bunların nasıl takip edildiğini tam olarak görebilirler.

3. Yeniden kullanılabilir belgelerle eğitim maliyetlerini azaltın. İçeriği bir kez oluşturup farklı lokasyonlarda kullanıma sunmak, tekrar tekrar canlı eğitim oturumları düzenlemeye kıyasla ciddi tasarruf sağlar.

4. Net değişim belgeleriyle dijital dönüşümü destekleyin. Çalışanların yeni sistemleri öğrenmesi gerektiğinde, görsel kılavuzlar onların yeni duruma adapte olmalarını metin ağırlıklı kılavuzlardan çok daha hızlı sağlar.

Uzaktan Çalışan Ekipler İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Zaman dilimi farklarını eşzamansız (async) dokümantasyonla aşın. Ekip üyeleri, farklı zaman dilimlerindeki meslektaşlarının çevrimiçi olmasını beklemeden, ihtiyaç duydukları her an yanıtlara erişebilirler.

2. Yazılı iletişimde kaybolan bağlamı gösterin. Sohbet mesajları ve e-postalar, görsel anlatımlarla yakalanan ince detayları kaçırır. İnsanlar işlerin tam olarak nasıl yürüdüğünü görebildiklerinde süreçleri daha iyi anlarlar.

3. Bir kez belgeleyerek toplantı yorgunluğunu azaltın. Aynı şeyi farklı kişilere açıklamak için sürekli toplantı planlamak yerine, bir kez kaydedip her yerde paylaşın.

4. Dağıtık ekipleri konumdan bağımsız olarak aynı doğrultuda tutun. Herkes aynı belgeyi referans aldığında, uzaktan çalışma bilgi siloları veya tutarsız uygulamalar yaratmaz.

Geliştiriciler İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Dağıtım (deployment) süreçlerini, hata ayıklama (debugging) iş akışlarını ve kod inceleme prosedürlerini düzgün bir şekilde belgeleyin. Kritik bilgiler genellikle Slack konuşmalarında veya insanların kafalarında yaşar. Bunları aranabilir bir yere taşıyın.

2. Kod yazma akışınızı bozmadan teknik dokümantasyon oluşturun. Bir süreç üzerinde çalışırken ekranınızı kaydedin; yapay zeka yazma işini halleder, böylece siz koda odaklanmaya devam edebilirsiniz.

3. Gerçek örneklerle yeni geliştiricileri daha hızlı ekibe dahil edin. Teorik belgeler yerine, kod tabanınızdan ve geliştirme ortamınızdan gerçek iş akışlarını gösterin.

4. Nöbetçi mühendisler için acil durum kılavuzlarını (runbooks) güncel tutun. Gece saat 3'te olaylar yaşandığında, net belgeler insanların sorunları kıdemli ekip arkadaşlarına iletmeden çözmelerine yardımcı olur.

Destek ve Oryantasyon Ekipleri İçin Şirket İçi Bilgi Bankası

1. Yeni işe başlayanların bağımsız olarak takip edebileceği oryantasyon kılavuzları oluşturun. Eğitim içeriği net ve görsel olduğunda, insanların yöneticilerinden sürekli destek almasına gerek kalmaz ve daha hızlı üretken olurlar.

2. Destek ekiplerinin tam olarak ne yapacağını bilmesi için sorun iletme süreçlerini belgeleyin. Her durum için net adımlar olmalıdır, böylece uzmanlar sürekli tahmin yürütmek veya yöneticilerine sormak zorunda kalmazlar.

3. Self servis dokümantasyon ile destek talebi hacmini azaltın. Müşteriler kendi sorularını cevaplayabildiklerinde, ekibiniz daha az tekrarlayan taleple uğraşır ve karmaşık konulara odaklanır.

4. Kıdemli çalışanları işlerinden alıkoymadan yeni ekip üyelerini eğitin. Kıdemli personel üretken kalırken, yeni işe başlayanlar kurumsal bilgiyi yakalayan belgelerden öğrenirler.

Tüm bu kitleler arasındaki ortak kalıp şudur: Hiç kimse zamanın yarısında yanlış bilgi veren bir wikiye güvenmez. Birinin bir makaleyi takip edip gerçeğe uymadığını keşfettiği üçüncü seferde güven ölür. Güven bir kez öldüğünde, wiki bir dokümantasyon tiyatrosuna dönüşür; yani makaleler vardır ancak kimse onları açmaz, bunun yerine çalışanlar Slack üzerinden birbirlerine sorarlar. Gerçek çalışma sırasında kayıt yapmak, makalelerin gerçekle uyumlu kalmasını sağlar, bu da güveni korur ve wikinin kullanılmaya devam etmesini sağlar. Şirket içi bilgi bankası için önemli olan tek test budur. Ekip, dünyanın en güzel organize edilmiş wikisini kurabilir. Eğer içerik 6 ay içinde güncelliğini yitirirse, organizasyonun hiçbir önemi kalmaz.

Trupeer'ın şirket içi bilgi bankası; Notion, Confluence, Slab ve Guru'nun neresinde yer alıyor?

Notion ve Confluence genel amaçlı wikilerdir. Toplantı notları, proje özellikleri, OKR takipçileri, beyin fırtınası belgeleri gibi geniş düzeydeki şirket içi dokümantasyon alanını ve bir şirket büyüdükçe organik olarak gelişen serbest biçimli wikiyi yönetirler. Elle yazılmak üzere tasarlanmışlardır. "X işinin nasıl yapılacağı" içeriklerinin tekrar tekrar aranması için daha az optimize edilmişlerdir. Notion veya Confluence kullanan ekiplerin çoğunda, wikinin %30'u faydalı rehber makalelerden, %70'i ise kimsenin ikinci kez açmadığı proje kalıntılarından oluşur. Trupeer ise özellikle bu nasıl yapılır kılavuzları katmanını kapsar: yapılandırılmış, aranabilir, kayıtlardan üretilmiş ve kolayca güncellenebilir. Notion veya Confluence kullanan ekipler genellikle her iki aracı da bir arada tutar; serbest biçimli içerik için genel wikiyi, daha uzun süre kalması ve doğru kalması gereken prosedür içerikleri için ise Trupeer'ı tercih ederler.

Farklı bir küme ise: Slab, Tettra, Guru ve Document360 gibi özel bilgi bankası araçlarıdır. Bunlar Notion veya Confluence'a göre daha odaklıdır; daha güçlü arama, daha iyi yetkilendirme modelleri ve Slack veya Microsoft Teams entegrasyonu ile yapılandırılmış wiki içeriği için tasarlanmışlardır. Bilgiyi iyi barındırırlar ancak içeriğin üretilmesine yardımcı olmazlar. Bu nedenle onları kullanan çoğu ekip, yanlarına bir üretim aracı ekler. Trupeer bu kalıba tam uyar: wiki makalesini Trupeer'da üretin, yazılı makaleyi Slab veya Guru'ya yapıştırın, video bağlantısını da içine gömülü bir oynatıcı olarak yerleştirin. Ya da içeriğin büyük bölümü rehber videolarına dayandığında ve ekip Slab veya Tettra'nın daha geniş özelliklerine ihtiyaç duymadığında Trupeer'ın bilgi bankasını tek başına kullanın. Seçim genellikle ekibin Slab düzeyinde yetkilendirme ve entegrasyon özelliklerine mi ihtiyacı olduğu yoksa Trupeer'ın daha hafif bilgi bankası yapısının mı yeterli olduğu sorusuna göre şekillenir.