İç ve Dış Dokümanlar için Ücretsiz Dokümantasyon Platformu

Trupeer AI’nin dokümantasyon platformu, aynı kayıttan; aynı marka kitinden ve aynı editörden, hem dahili dokümanları hem de harici dokümanları yönetir. Kıdemli bir mühendis bir kez bir dağıtım anlatımını kaydeder. Aynı içerik, dahili runbook kütüphanesi için özel bir Shared Page olarak ve müşteriyle yüz yüze yardım makalesi için herkese açık bir Shared Page olarak yayınlanır; görünürlük ayarlarını ekip, kullanım senaryosuna göre kontrol eder. Günümüzde çoğu ekip, paralel iki dokümantasyon altyapısı çalıştırır: dahili içerik için bir wiki (Confluence, Notion, dahili SharePoint) ve harici içerik için bir yardım merkezi (Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs). Paralel altyapılar kullanan çoğu ekibin darboğazı, altyapı seçimi değil üretim hızıdır.

• Tek bir kayıt, video ile birlikte yazılı dokümantasyon üretir; dahili dokümanlar ya da harici dokümanlar olarak kullanılabilir.

• Shared Pages görünürlük ayarları (herkese açık, özel, kontrollü) her bir parça için dahili vs. harici kitleyi belirler.

• Marka kit’i, hem dahili eğitim içeriğine hem de müşteriyle yüz yüze yardım makalelerine otomatik olarak uygulanır.

• Aynı kaynaktan dahili ekipler (internal) veya harici global müşteriler (external) için 65+ dile çevirin.

• Değişen adımı yeniden kaydederek güncelleyin. Hem dahili hem de harici sürümler aynı URL’de güncel kalır.

Trupeer AI, tek bir platformda dahili ve harici dokümantasyonu nasıl yönetir

Çoğu ekip, dahili bilgi tabanını ve harici yardım merkezini farklı araçlarda; farklı editörlerle, farklı marka stilleriyle ve farklı güncelleme döngüleriyle tutar. Trupeer AI, iki üretim iş akışını da tek bir yerde yönetir. Bir destek yöneticisi, müşteriyle yüz yüze çözüm anlatımını kaydeder; bu, yardım merkezinde herkese açık bir Shared Page olarak yayınlanır. Aynı yönetici, tüm temsilci tarafı bağlamıyla birlikte dahili yükseltme prosedürünü kaydeder; bu da ekibin runbook kütüphanesinde özel bir Shared Page olarak yayınlanır. Aynı editör, aynı marka kit altyapısı, aynı akış.

Aynı aracın hem dahili hem de harici için çalışmasını sağlayan şey, Shared Page görünürlük modelidir. Oluşturulan her parça, ekibin kontrol ettiği barındırılan bir URL’de yayınlanır: müşterinin arama yoluyla bulması gereken içerikler için herkese açık, yalnızca kimliği doğrulanmış ekip üyelerinin erişmesi gereken içerikler için özel, belirli kimliği doğrulanmış bir kitleye yönelik içerikler için kontrollü. Video oynatıcı, metin dökümü ve yerleştirme (embed) seçenekleri iki modda da aynı şekilde çalışır. Dahili dokümantasyon, aynı içerik üretim hattından geldiği için harici dokümantasyonla aynı özeni taşır.

Dokümantasyon platformu üç adımda nasıl çalışır

Tam akış, tek bir kayıtla barındırılmaya hazır ve gönderime hazır bir dokümantasyon parçası üretir. Ayrı bir yazma turu yok; video editörü yok; dahili vs. harici üretim araçları arasında seçim yok.

Adım 1: İş akışını kaydedin

Tarayıcıda kayda basın, iş akışını gerçekten nasıl yapılıyorsa öyle yakalayın ya da mevcut bir ekran kaydını yükleyin. AI, kaydedilen üzerinde çalışır. Dahili dokümanlar için bu genellikle dağıtım, onboarding anlatımı veya ekibe özel araç eğitimi olur. Harici dokümanlar için ise genellikle müşteriyle yüz yüze özellik anlatımı ya da sorun giderme çözüm anlatımıdır.

Adım 2: Trupeer AI video ve yazılı dokümantasyon üretir

Dolgu kelimeleri kaldırılır. İzleyicinin iş akışını takip etmesine yardımcı olduğu yerlerde yakınlaştırma ve imleç efektleri eklenir. Taslak video ve taslak yazılı doküman, editörde birlikte görünür. Özel sözlük, AI’nin aksi halde doğru şekilde yazamayacağı veya telaffuz edemeyeceği dahili ürün adları ve özellik adlarını yönetir.

Adım 3: Marka, görünürlüğü ayarlayın ve yayınlayın

Logo, renkler ve giriş/bitiş slaytlarının ekibin diğer dokümantasyonlarıyla uyumlu olması için brand kit’i uygulayın. Global kullanıcılar için Translate ile İspanyolca, Portekizce, Mandarin, Hintçe veya 65+ dile çevirin. Shared Page görünürlüğünü kitleye uygun şekilde ayarlayın: dahili wiki için özel, yardım merkezi için herkese açık, müşteriyle ilgili teslimatlar için kontrollü. Ardından Shared Page bağlantısını ekibin kullandığı mevcut herhangi bir platforma yerleştirin.

Trupeer AI’nin yönettiği dahili dokümantasyon türleri

Dahili dokümantasyon genellikle müşterinin görmediği ama ekibin ihtiyaç duyduğu içerik anlamına gelir: dağıtım runbook’ları, nöbet (on-call) prosedürleri, dahili araç anlatımları, yeni işe başlayanlar için onboarding akışları, ekibe özel SOP’ler, destek temsilcileri için yükseltme kılavuzları, dahili eğitim videoları. Trupeer AI, bunların hepsini aynı kayıt-tan-doküman akışıyla yönetir. Çıktı, yalnızca kimliği doğrulanmış ekip üyelerinin erişebildiği özel bir Shared Page olarak yayınlanır; müşteriyle yüz yüze içerikle aynı özeni taşır, ancak içeriğin doğru yerde kalmasını sağlayan görünürlük kontrolleriyle birlikte gelir.

Dahili bir bilgi tabanı oluşturmaya başlayan çoğu ekip, sürekli tekrar tekrar anlatılan ilk üç ya da dört iş akışıyla başlar: yeni bir geliştirme ortamı nasıl kurulur, belirli bir olay türü nasıl ele alınır, belirli bir dahili araç nasıl kullanılır, tekrarlayan bir toplantı türü nasıl yürütülür. Bu dört rehberi her biri için tek bir işte video artı yazılı eşlikçi olarak üretmek ve bunları özel Shared Page URL’lerinde barındırmak; herhangi bir wiki yazılımını, dahili wiki yazılımını, şirket wiki yazılımını ya da kurumsal wiki yazılımını elle yazılmış girişlerle beslemekten daha hızlı şekilde dahili bilgi tabanını hayata geçirir. Sonrasında ekip, boşluklar ortaya çıktıkça daha fazla içerik ekler; bu, baştan eksiksiz bir dahili şirket bilgi tabanı yapısı kurmaya çalışmaktan daha hızlıdır. Daha önce çok çeyreklik bir dahili wiki yaygınlaştırması olan süreç, haftada bir ya da iki yeni rehberden oluşan istikrarlı bir ritme dönüşür. Dahili bilgi tabanı içeriği ile birinin kafasında kalması gereken şeyin ne olduğu sorusu, üretimin artık kısıtlayıcı olmaktan çıktığı anda genellikle kendiliğinden yanıtlanır. Dahili bir bilgi tabanı nasıl oluşturulur, en iyi dahili bilgi tabanı yazılımı hangisidir ya da ücretsiz dahili bilgi tabanı yazılımı değerlendirmeleri yapan ekipler genellikle bu yaklaşıma ikinci ayda ulaşır; çünkü çeyrek sürmeden oluşturulabilen gerçek dahili bilgi tabanı örneklerini gördüklerinde.

Trupeer AI’nin yönettiği harici dokümantasyon türleri

Harici dokümantasyon genellikle yardım merkezi, geliştirici portalı veya herkese açık bir bilgi tabanında yer alan müşteriyle yüz yüze içerik anlamına gelir: yaygın ürün iş akışları için nasıl yapılır rehberleri, bilinen sorunlar için sorun giderme anlatımları, yeni kullanıcılar için başlangıç eğitimleri, özellik bazlı derinlemesine incelemeler, entegrasyon kurulum rehberleri ve politika açıklamaları. Trupeer AI, bunları dahili içerikle aynı şekilde yönetir; marka kit’i, çıktının müşteriyle yüz yüze diğer varlıklarla uyumlu olmasını sağlar. Shared Page, herkese açık URL’yi barındırır ve yerleştirme kodu Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs veya ekibin kullandığı herhangi bir yardım merkezine bırakılır.

Harici taraftaki benzersiz avantaj çeviri katmanıdır. Müşteriyle yüz yüze içerik, aynı kaynak kayıt üzerinden aynı hafta içinde Madrid’deki müşterilere İspanyolca, Tokyo’daki müşterilere Japonca ve Berlin’deki müşterilere Almanca olarak ulaşabilir. Çeviri, video seslendirmesi ve yazılı dokümantasyonun ikisi için de geçerlidir; marka kit’i, sözlük ve ekrandaki metinler boyunca taşınır. Çoğu yardım merkezi çeviriyi çeyreklik bir proje olarak görür ya da tamamen atlar. Trupeer akışı, ek bir üretim döngüsü maliyeti olmadan, kayıt başına bir seçenek haline getirir.

Bu dokümantasyon platformunu kim gerçekten açar

Bu aracı açan kişi genellikle bir dokümantasyon lideri, bilgi tabanı sahibi veya şirket içinde dahili wiki ile harici yardım merkezinin ikisinin de birinin çeyreklik OKR listesinde olduğu ve aylardır güncellenmediği bir operasyon yöneticisidir. Tutarlı şekilde ekip, iki tarafta da hangi içerik boşluklarının bulunduğunu bilir. Onlarda olmayan şey, işi ikiye katlamadan iki üretim iş akışını da yöneten bir araçtır. Trupeer AI, iki iş akışını tek bir editörde, tek bir marka kitinde ve tek bir içerik hattında birleştirir; görünürlük kontrolleri her parçanın nereye düştüğünü belirler.

Aynı iş akışı farklı fonksiyonlarda da görünür. Mühendislik yöneticileri, nöbet için dahili runbook’lar ve müşteriler için harici changelog açıklayıcıları üretmek için bunu kullanır. Müşteri başarı liderleri, dahili CSM eğitimleri ve harici onboarding eğitimleri için bunu kullanır. Destek direktörleri, dahili yükseltme prosedürleri ve harici yardım makaleleri için bunu kullanır. Ürün yöneticileri, dahili özellik brifing’leri ve harici özellik dokümantasyonu için bunu kullanır. Dahili-harici ayrımı, çoğu dokümantasyon işinde yapısaldır; özel bir durum değildir. İki işi de yöneten tek bir araç, birleşik bir platform arayan çoğu ekibin aradığı asıl yapısal iyileştirmedir.

Trupeer AI, Confluence, Notion, Intercom Guide ve diğer wiki ile yardım merkezi platformlarının yanında nereye oturur

Confluence, Notion, SharePoint ve Slab; dahili dokümantasyon için optimize edilmiş wiki araçlarıdır: çok sayfalı hiyerarşiler, dahili arama, ekip izinleri, sayfa şablonları. Intercom Guide, Zendesk Guide, HelpScout Docs ve Document360 ise harici müşteri içeriği için optimize edilmiş yardım merkezi araçlarıdır: SEO’ya uygun herkese açık makaleler, müşteri araması, geri bildirim widget’ları. Trupeer AI, bu iki kategoriyi değiştirmek için üretilmemiştir. Her ikisine de giren video ve yazılı içeriği üretir ve bireysel parçalar için, ekibin mevcut wiki’sine ya da yardım merkezine de yerleştirilebilen Shared Page barındırma imkânı sunar.

Çoğu ekibin benimsediği pratik desen şudur: Confluence ya da Notion’u, ekibin wiki’sinin yaşadığı dahili merkez olarak tutun. Intercom Guide ya da Zendesk’i, müşteri içeriğinin yaşadığı harici yardım merkezi olarak tutun. Trupeer AI’yi, iki kitle için kayıt akışı aynı olduğu ve editörün onları tek bir yerde yönettiği için, her ikisini de besleyen içerik üretim katmanı olarak kullanın. Trupeer tarafından üretilen her parça, Confluence sayfasında (dahili) yerleştirilmiş bir video ya da yardım merkezi makalesinde (harici) yerleştirilmiş bir video olur; Shared Page URL’sinin kendisi ise ekibin her yere yapıştırabileceği bağımsız bir bağlantı görevi görür. Wiki ve yardım merkezi, keşif ve gezinme katmanları olarak kalır; Trupeer ise yukarı akıştaki üretimi yönetir. Bu akışı Trupeer AI SOP builder ile eşleştirmek, kaydedilen iş akışlarının altında yer alan standart işletim prosedürlerini kapsar.