Lean Coffee, toplantıları tek yönlü yayınlardan odaklı, katılımcı odaklı sohbetlere dönüştürür. Trupeer ile ücretsiz bir Lean Coffee yöntem şablonuyla başlayarak ve bunu marka yönergeleriniz ile özelleştirerek kolaylaştırma hazırlığı için saatler kazanabilir; ayrıca oturum sonuçlarını ekipte tekrar tekrar izlenebilecek video özetlere dönüştürebilirsiniz.

Lean Coffee yöntemi nedir ve şablon ne için?

Lean Coffee, önceden belirlenmiş gündemi olmayan bir toplantı formatıdır. Oraya gelen kişiler konuları önerir, oylar ve kısa zamanlı bloklar halinde tartışır; her bloktan sonra grup, devam edip etmeme kararını verir. 2009 yılında Seattle’da Jim Benson ve Jeremy Lightsmith tarafından oluşturuldu ve oradan çevik ekipler aracılığıyla yayıldı.

Bir Lean Coffee şablonu; panodur ve kurallardır: üç sütun, kart formatı, bir oylama dağılımı ve zaman kutusu (timebox). Panonun bir duvar, bir beyaz tahta ya da paylaşılan bir tuval olması fark etmez; ona bağlı kurallar çok daha önemlidir.

Format, bir hafta önceden doğru konuların bilinemediği her türlü tekrarlayan toplantıya uygundur. Ekip retrospektifleri, uygulama topluluğu oturumları, skip-level görüşmeler ve sessizce bir durum güncellemesine dönüşen düzenli toplantı. Ancak aşağıda daha ayrıntılı anlatılan nedenlerle, son teslim tarihine kadar verilmesi gereken bir kararı içeren toplantılara uygun değildir.

Lean Coffee gündem belirleyiciyi kaldırır, gündemi değil

Neredeyse her rehber, Lean Coffee’yi gündemsiz bir toplantı olarak tanımlar. Bu doğru ve gerçekte ne olduğuna dair perdeyi kapatır.

Bir Lean Coffee toplantısının bir gündemi vardır. İlk beş dakikada, odada ve herkes tarafından oluşturulur. Kaldırılan şey, onu daha önceden kuran kişinin rolüdür; çoğu toplantıdaki güç de tam olarak bu rolde bulunur. Gündemi kim belirlerse, neyin havaya çıkacağını, hangi sırayla geleceğini ve hangi konunun sessizce hiç görünmeyeceğini de o belirler.

Bu yüzden aynı araçlarla farklı ekiplerde bu kadar farklı sonuçlar üretir. Kontrolün, bir kolaylaştırma tekniği gibi giydirilmiş yeniden dağıtımıdır. Kontrolün zaten oldukça dengeli paylaşıldığı ekipler bunu pek fark etmez. Tek bir kişinin her gündemi belirlediği ekiplerde ise bu ya özgürleştirici ya da tehdit edici gelir; formatın hayatta kalıp kalmayacağını da hangisi olduğu belirler.

Ayrıca neyi korumanız gerektiğini de söyler. Aşağıdaki her kural, gündem belirleyicinin yeniden ortaya çıkmasını engellemek için vardır; bu, konuyu kimin önerdiği, kimin önce oy kullandığı ya da her konu için kimin önce konuştuğu üzerinden olsun.

Trupeer’da bu şablon nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar Bölümünü Açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir Şablon Seçin ve Açın

Çalışmak istediğiniz herhangi bir şablona açmak için tıklayın.

Adım 3: Şablon Görünümünü Genişletin

Gerekirse, tam düzeni ve ayrıntıları net görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu Düzenleyin

Seçili şablonda değişiklik yapmaya başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyicide şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarları düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş Şablonunuzu Kaydedin

Gereken tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak saklamak için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu Önizleyin ve İnce Ayar Yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse doğrudan ayarlamaya devam edebilir; şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olabilirsiniz.

Bir Lean Coffee yöntem şablonuyla şunları yapabilirsiniz:

• Kolaylaştırma için saat kazanın: Kanıtlanmış bir Lean Coffee yapısıyla boş sayfayı atlayın.

• Katılımcı tartışmayı yönetin: Yerleşik oylama ve zaman kutusu oturumları odaklı tutar.

• Markanıza uygun kalın: Trupeer’ın marka kitini kullanarak logonuzu, yazı tiplerinizi ve renklerinizi uygulayın.

• İçgörüleri yakalayın: Oturum sonuçlarını, bulunmayan paydaşlar için video özetlere dönüştürün.

• Ekipler arasında standartlaştırın: Her bir Lean Coffee oturumu için aynı şablonu kullanın.

• Küresel ekiplere ulaşın: Oturum özetlerini tek tıkla 65+ dile çevirin.

Lean Coffee toplantısı nasıl yürütülür, adım adım

Üç sütun kurun: Tartışmak, Tartışılıyor, Tartışıldı. Fiziksel ya da dijital olması fark etmez.

Herkese üç ya da dört dakika verin; konuları, sessizce ve her kart için bir tane olacak şekilde yazsınlar. Sessizlik taşıyıcıdır. İnsanlar yüksek sesle öneriler vermeye başladığı anda, kendinden emin ve kıdemli olanlar panoyu doldurur.

Kartları, kimin önerdiğini belirtmeden okuyun. Kolaylaştırıcı okur; yazar değil. Böylece bir konunun, onu kimin önerdiğine göre ağırlık kazanması engellenir.

Her kişiye iki ya da üç oy verin ve herkesin aynı anda oy kullanmasını sağlayın. Noktalar, işaretler, panonun desteklediği ne varsa. Eş zamanlı meseleler, sessizlik kadar önemlidir.

Oylara göre sıraya koyun; en üstteki kartı Tartışılıyor’a taşıyın ve beş dakika için bir zamanlayıcı ayarlayın. Tartışın.

Zamanlayıcı bittiğinde el işaretiyle oylama yapın. Başparmak yukarı devam demektir, başparmak aşağı geç demektir, yana dönük nötrdür. Çoğunluk kazanır. Devam ederse, üç dakika ekleyin ve tekrar edin.

Bir konu bittiğinde kartı Tartışıldı’ya taşıyın ve sıradakini alın. Panoda ne kaldığına bakılmaksızın toplantının bitiş saatinde durun ve tamamlanmamış kartları bulundukları yerde bırakın.

Ücretsiz Lean Coffee yöntem şablonu: pano ve kartlar

Buradan kopyalayın.

Pano. Üç sütun. Tartışmak, Tartışılıyor, Tartışıldı. Başka hiçbir şey yok. Aksiyonlar için dördüncü sütun en yaygın eklemedir ve aşağıda ele alınır.

Kart alanları. Tek satırda konu; bir konu başlığı gibi değil, soru ya da ifade şeklinde. Örneğin "deploy freeze" yerine "Cuma deploy freeze’ini yapmayı bırakmalı mıyız". İsteğe bağlı olarak kart türü için tek bir kelime: soru, problem, fikir veya karar. Yazar bilgisini bırakın.

Kural bloğu, bir kez üzerinde uzlaşılıp her oturumda görünür. Konular sessizce, üç dakika içinde yazılır. Kartlar kolaylaştırıcı tarafından, kimin önerdiği belirtilmeden okunur. Herkesin [3] oyu vardır ve oylar aynı anda kullanılır. İlk timebox [5] dakikadır; uzatmalar [3] dakikadır. Üç sayımlı el işareti oylaması yapılır; öncesinde tartışma yoktur. Odadaki en kıdemli kişi en son oy verir ya da oy kullanmaz. Toplantı, panoda ne kaldığına bakılmaksızın bitiş saatinde sona erer.

Oturum kaydı. Tarih, kimlerin katıldığı, panoya çıkan konular, panoya çıkmayan konular ve varsa tüm aksiyonlar. Bunları, oturumlar arasında ne taşınacağına dair bölümdeki nedenler için saklayın.

Buraya kopyalayın. Kural bloğu şablondur. Üç sütun ise kartların nereye konulduğudur.

Başparmak oylaması neden Lean Coffee yönteminin tamamıdır

Nokta oylaması ayırt edici değildir. Var olan her atölye formatı bunu kullanır ve gündemi nokta oylamasıyla oylayıp sonra onun üzerinden ilerleyen bir toplantı, iyi önceliklendirilmiş sıradan bir toplantıdır.

Başparmak oylaması gerçek mekanizmadır. Her beş dakikada bir, grup tartışma olmadan bu konunun hâlâ odanın zamanını hak edip etmediği sorulur. Bu sürekli onaydır ve hiçbir gündemin yapamadığı bir şey yapar: Göründüğünden daha önemli olduğu ortaya çıkan bir konunun yirmi dakika boyunca ilerlemesine izin verir ve beş dakika sonra umut veriyor gibi görünen bir konuyu öldürür.

Ayrıca ekiplerin ilk önce sulandırdığı kural da budur. En yaygın bozulma, kolaylaştırıcının yüksek sesle, "bununla devam edelim mi?" diye sormasıdır. Bu bir başparmak oylaması değildir. Açık bir sorudur ve konuşmaya en rahat olan kişi yanıtlar; bu da gündemi, alındığı kişiye doğrudan geri verir.

Bunu sessizce, aynı anda ve üç sayımla yapın. İlk iki oturumda ekibiniz bunu garip bulursa, bu normaldir ve geçer.

Kıdemin Lean Coffee toplantısını sessizce nasıl öldürdüğü

Formatın tek gerçek başarısızlık modu vardır ve bu araçlarla ilgili değildir.

Odadaki en kıdemli kişi konuları yüksek sesle önerirse, önce oy kullanırsa ya da her kart için ilk konuşan kişi olursa toplantı geri döner. Dramatik biçimde değil. Herkes yine kart yazar ve herkes yine oy verir. Ancak panoya ulaşan kartlar, o kişinin zaten bir gündeme koyacağı kartlar olmaya başlar ve yaklaşık dört oturum içinde, oy alamayacak şeyleri önermeyi bırakırlar.

Sinyal ölçülebilir ve ölçmeye değer. Beş oturum boyunca panoya çıkan konuları öneren farklı kişi sayısını sayın. Odanın üçte biri panonun çoğunu üretiyorsa, toplantı nasıl hissettirse de format çalışmayı bırakmıştır.

Bunu düzelten üç kural vardır ve hiçbir maliyeti yoktur. Sessizce yazılan konular. Eş zamanlı kullanılan oylar. En kıdemli kişi en son oy verir ya da oy kullanmaz. Sonuncusu genellikle eklenmesi en zor olan ve en etkili olandır; en iyi, kıdemli kişi bunu bizzat kendisi önerdiğinde çalışır.

Bir Lean Coffee örneği: tek bir ekipte işe yaradı, üçte öldü

Yaklaşık yüz seksen kişilik bir yazılım şirketi olan Aldercroft, mühendislikte bir yıl boyunca iki haftada bir Lean Coffee yürütmüştü. Çok sevilmişti ve liderlik bunu altı ekibe daha yaydı.

Dört ay sonra mühendislik hâlâ yürütüyordu. Altı ekibin üçü sessizce bırakmıştı. İkisi, başta bir oylama ritüeliyle bunu bir durum güncellemesine dönüştürmüştü.

İnceleme, bir kolaylaştırma ya da araç sorunu bulmayı bekliyordu ve hiçbirini bulmadı. Her ekipte aynı pano, aynı zamanlayıcı ve aynı tek sayfalık kurallar vardı.

Farklı olan ilk üç dakikaydı. Ölmüş olan ekiplerde konular sessizce yazılmak yerine yüksek sesle öneriliyordu ve odadaki en kıdemli kişi ilk oy veren kişi oluyordu; bu görünürdü.

Saymışlardı. Müşteri başarısında, beş oturum boyunca panoya çıkan otuz dört konunun otuz biri, on bir katılımcının üçünden gelmişti. Aynı dönemde mühendislikte ise kırk yedi konu on iki kişinin dokuzundan gelmişti.

Başparmak oylaması da aynı şekilde bozulmuştu. Sorun yaşayan ekiplerde bir kolaylaştırıcı, devam edip etmeyeceğini yüksek sesle soruyordu. Mühendislik bunu üç sayımla sessizce yaptı.

Çözümler, yukarıdaki üç kuraldı; müşteri başarısında ekip direktörü tarafından tanıtıldı ve oy kullanmayı bırakmayı gönüllü olarak üstlendi. Sonraki beş oturumda, panoya çıkan konuları on bir kişinin sekizi önerdi.

Şablonla ilgili hiçbir şey değişmedi. Pano tüm ekiplerde aynıydı.

Lean Coffee’de yaygın tuzaklar nelerdir?

Son iki maddeyi diğerlerinden ayırmaya değer. Lean Coffee, Cuma’ya kadar verilmesi gereken bir karar almak için zayıf bir formattır; çünkü hiçbir şey konunun panoya ulaşacağını garanti etmez. Bunu, neye karar verilmesi gerektiğini ortaya çıkarmak için kullanın; ardından onu kararlaştırmak için farklı bir toplantı yapın.

Formatı bozmadan aksiyonlar nasıl yakalanır

Standart formatın boşluğu gerçektir. Konular tartışılır, herkes iyi bir sohbet olduğu hissiyle ayrılır ve hiçbir şey değişmez. Artık birkaç şablon kütüphanesi, tam olarak bu nedenle aksiyonlu bir Lean Coffee varyantı sunuyor.

İşleyen en hafif düzeltme şudur: Bir konu bittiğinde, kart Tartışıldı’ya taşınmadan önce kolaylaştırıcı tek bir soru sorar. Bu sayede bir şey oluyor mu? Evetse, üzerinde bir isim ve tarih olan bir kart yazın. Hayırsa, bunu yüksek sesle söyleyin ve geçin.

Bu soru yaklaşık on beş saniye sürer ve formata yapılmaya değer tek eklemedir. Toplantıyı yeniden yönetilen bir gündeme çeviren, en sonda tam bir aksiyon gözden geçirme işleminden kaçının.

Bir sonraki oturumun başında, konu yazımı başlamadan önce önceki oturumun aksiyon kartlarını yüksek sesle okuyun. Bundan fazlası yok. Bu otuz saniye, herhangi bir takip aracından daha fazla takip sağlar.

Oturumlar arasında neyi korumalı ve bu size ne söyler

Çoğu ekip, panoyu oturum sonunda siler. Bu, formatın ürettiği en ilginç çıktıyı çöpe atar.

Pano, ekibinizin filtrelemeden kimsenin süzgecinden geçirmeden gerçekten ne hakkında konuşmak istediğinin bir kaydıdır. Çeyrek boyunca saklandığında, hiçbir anketin yanıtlayamayacağı sorulara cevap verir.

Hangi konular tekrar tekrar oylanır ama asla çözüme ulaşmaz. Bu genellikle ekibin kontrolü dışında olan ve kimsenin yükseltmediği bir şeydir; yükseltmeye değerdir.

Hangi konular önerilir ama asla oy alamaz. Bazen bu, tek bir kişinin hobisi gibidir. Bazen de herkesin kaçındığı şeydir.

Konuları kaç farklı kişi öneriyor. Yukarıdaki örnekteki katılım sayısı; zaman içinde takip edilir.

Ve hangi konular prosedüre ilişkindir; yani birinin bir şeyin nasıl yapıldığını öğrenmek istemesi. Bunların bir kümesi bir tartışma sorunu değildir. Toplantı kostümü giymiş bir dokümantasyon açığıdır.

PPT ya da Excel’de bir Lean Coffee şablonu alabilir miyim?

PowerPoint, kurallar slaytı ve kolaylaştırıcının senaryosu için uygundur; pano için değil. Yedi kuralı listeleyen tek bir slayt, zaman kutusunu gösteren bir slayt ve bir de önceki oturumun aksiyonlarını içeren bir slayt yeterlidir. Bunu üç slaytta tutmak önemlidir; çünkü bundan daha uzun bir kolaylaştırıcı sunumu artık açılmayı bırakır.

Excel, oturum kaydı için uygundur: tarih, katılımcılar, önerilen konular, panoya çıkan konular, her birini kimin önerdiği ve sahipleri olan aksiyonlar. Bu sayfa, katılım sayısını ve tekrar eden konu analizini mümkün kılan şeydir ve kurulumu yaklaşık on dakika sürer.

Ne biri ne diğeri, toplantı sırasında panonun kendisi için doğru değildir. Pano, herkesin aynı anda erişebileceği bir şey olmalıdır; bu da bir duvar, bir beyaz tahta ya da paylaşılan bir tuval anlamına gelir. Sadece kolaylaştırıcının düzenleyebildiği bir pano, gündem belirleyiciyi arka kapıdan yeniden içeri sokar.

Aynı konu sürekli geri geliyorsa, yazın

Oturum kaydını tutmaya başladığınızda, neredeyse her ekipte tek bir kalıp ortaya çıkar. Birkaç konu tekrar eder ve yakından baktığınızda bunların hiçbiri aslında bir tartışma değildir. Bunlar, insanların bir şeyin nasıl çalıştığını ya da nasıl yapılması gerektiğini sormasıdır ve tartışma, hatırlamanın grup işi haline gelmesidir.

Bu konuların bir daha beş dakikaya ihtiyacı yoktur. Sadece bir kez yazıya dökülmeleri gerekir.

Trupeer AI bunu gününde yapmanız için yeterince ucuz hale getirir. Toplantıda cevabı bilen kişi, işi yaparken kaydeder; sonuç, adımların zaten yazılı olduğu biçimlendirilmiş bir rehber olur; ayrıca kendi markanızla bilgi bankanıza yönelik bir video ve bir doküman da içerir. Bir ekip toplantısında üç kez on beş dakika alan bir konu, kaydetmeye ayıracağınız on dakikaya değer.

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’layın.

Tekrarlayan konu bir soru değil de bir süreçse, SOP creator bunu kapsar ve yazıya dökme yapıları knowledge base makale şablonlarımızda bulunur. Kurulum talimatları doküman şablonu kurulum kılavuzunda yer alır.

Sıkça Sorulan Sorular

PPT’de ücretsiz bir Lean Coffee yöntem şablonu var mı?

Kurallar için ve kolaylaştırıcı senaryosu için slaytları kullanın; pano için değil. Yedi kuralı listeleyen bir slayt, zaman kutusunu gösteren bir slayt ve bir de önceki oturumun aksiyonlarını içeren bir slayt yeterlidir. Bunu üç slaytta tutmak önemlidir; çünkü bundan daha uzun bir kolaylaştırıcı sunumu açılmayı bırakır.

Excel’de ücretsiz bir Lean Coffee yöntem şablonu var mı?

Excel, toplantıdan ziyade oturum kaydı için doğru yerdir. Tarih, katılımcı sayısı, konu, öneren kişi, alınan oylar, tartışılıp tartışılmadığı ve sahipleri olan herhangi bir aksiyon için sütunlar. Eklemeye değer iki türetilmiş sayı vardır: oturum başına farklı önerenler ve ikinci ya da üçüncü kez görünen konular.

En iyi ücretsiz Lean Coffee yöntem şablonu hangisi?

Sadece üç sütunu değil, oylama kurallarını da içeren şablon. Çoğu ücretsiz şablon size bir pano düzeni verir; bu da on saniyede bir beyaz tahtaya çizebileceğiniz kısımdır. Sessizlik, eş zamanlı oylama ve başparmak oylamasıyla ilgili kurallar yöntemi gerçekten ayırt eder; bu kurallar olmayan bir şablon, üzerinde yapışkan notlar olan sıradan bir toplantı üretir.

Bir Lean Coffee toplantısı ne kadar sürmeli?

Otuz ile altmış dakika arasında. Otuz dakikanın altındaysa tek bir konuya geçersiniz. Altmış dakikanın üstünde katılım düşer; çünkü formatın cazibesi kısa olması ve zamanında bitmesidir. Ne seçerseniz seçin, panoda kartlar hâlâ dururken belirtilen saatte bitirin; çünkü bu, insanların oylarının gerçek olduğunu öğrenmesini sağlar.

Her kişi kaç oy almalı?

İki ya da üç. Daha az oy, daha zor seçimler yaptırır ve gerçekten acil olan konuyu öne çıkarır. Daha fazlası, her şeyin iki oya düşmesine ve sıralamanın keyfi hale gelmesine kadar düzeni düzleştirir. Üç, yaygın varsayılandır ve çoğu grup boyutu için çalışır.

Lean Coffee’yi uzaktan yürütebilir misiniz?

Evet ve kurallar daha da önemlidir, daha az değil. Herkesin düzenleyebileceği paylaşılan bir tuval kullanın; insanların kameraları açıkken sessizce konuları yazmasını sağlayın ve aracın desteklediği eş zamanlı oylamayı kullanın; insanların konuşmasını istemek yerine. Başparmak oylaması için, kamerada herkesin olduğu üç sayımlı bir sayım işe yarar ve aynı anda gönderilen tepki emojileri de neredeyse aynı derecede iyi çalışır.

Lean Coffee, retrospektifle aynı şey mi?

Hayır, her ne kadar çoğu zaman bir retrospektif yürütmek için kullanılsa da. Retrospektifin tanımlı bir kapsamı vardır; yani üzerinde düşündüğünüz bir çalışma dönemi ve genellikle olan bitenden yapılacak değişikliklere doğru ilerleyen bir yapı. Lean Coffee’nin kapsamı ve akışı yoktur. Bu, ne hakkında konuşulacağını seçmenin bir yoludur; bu da retrospektif için iyi bir kapsayıcı olmasını sağlar, ancak ekip üzerinde mutabık kalınmış aksiyonlara varması gerektiğinde retrospektifin yerine geçmekte zayıf kalır.