Использовать этот шаблон
Отличный командный устав превращает группу людей в команду с высокой производительностью. С Trupeer вы можете сэкономить часы на согласовании работы команды: начните с бесплатного шаблона устава команды, настройте его с помощью бренд-гайдов и превратите устав в видео-резюме, которое каждый участник сможет посмотреть в первый же день.
Что такое бесплатный шаблон устава команды?
Бесплатный шаблон устава команды — это повторно используемая структура документа, который команда пишет вместе в начале работы. Он задаёт, что команда должна делать, и как участники будут взаимодействовать друг с другом.
Список разделов остаётся неизменным для каждой опубликованной версии: цель, охват, роли, цели, правила поведения, нормы коммуникации, принятие решений, разрешение конфликтов и ритм встреч. Это разумный список — и на его воспроизведение уходит двадцать минут.
Но дело не в самом документе. Устав команды — один из немногих документов, ценность которого почти полностью заключается в разговоре, который его создаёт. Устав, написанный руководителем команды и разосланный для согласования, — это набор инструкций с дружелюбным заголовком.
Поэтому шаблон должен провоцировать правильные разногласия. Большинство шаблонов делают наоборот.
Формат следует за использованием. Бесплатный шаблон устава команды в Word подходит для самого документа: его редактируют во время сессии и затем возвращаются к нему. Бесплатный шаблон устава команды PPT или бесплатный шаблон устава команды PowerPoint подходит для версии, которая отображается во время воркшопа, а затем закрепляется. Бесплатный шаблон устава команды Excel имеет смысл иметь только для отслеживания того, было ли проверено каждое обязательство, а бесплатный шаблон устава команды PDF — это согласованная и подписанная копия.
Правила, с которыми все соглашаются сразу, — это те, которые не работают
Посмотрите сессию по уставу и обратите внимание, как быстро участники соглашаются с правилами.
Мы общаемся открыто и честно. Мы уважаем экспертизу друг друга. Мы соблюдаем дедлайны. Мы поддерживаем друг друга. Мы исходим из добрых намерений.
Никто не возражает против всего этого — и именно в этом проблема. Фраза, которая не вызывает обсуждения, либо очевидна (и тогда запись ничего не меняет), либо расплывчата (и тогда каждый соглашается со своей собственной трактовкой).
Возьмём «мы общаемся открыто». Два человека могут оба считать, что они соблюдают это, пока один сразу поднимает вопросы в группе, а другой — через неделю обсуждает их приватно с руководителем. Никто не нарушает правило, потому что правило не различает эти ситуации, а всплывшее в итоге разногласие касается не поведения, а того, что было согласовано.
Правила, которые действительно нужны, — это те, на которые кто-то всё-таки идёт с возражениями. Возражение означает, что формулировка достаточно конкретна, чтобы ограничить действия человека — и это единственное свойство, которое имеет значение. Устав, который не вызвал аргументов при подготовке, фиксирует набор общих устремлений, а общие устремления — это не то, что команде нужно записывать.
Поэтому диагностика получается неудобной, но полезной. Если сессия прошла легко и закончилась раньше, вернитесь назад.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»
Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали более чётко.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавлять новые разделы
Задавать или обновлять правила форматирования
Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон
После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновлённый шаблон как ваш собственный.
Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».
На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.
С шаблоном устава команды вы можете:
Экономить часы на согласовании: пропускайте пустую страницу со структурой устава команды, которая уже доказала свою эффективность.
Задавать понятные ожидания: встроенные разделы для целей, ролей и рабочих договорённостей.
Оставаться в рамках бренда: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.
Быстрее подключать новых участников: сочетайте устав с видео-резюме для мгновенного контекста.
Стандартизировать работу между командами: используйте один и тот же шаблон для формирования каждой команды.
Подключать глобальные команды: переводите уставы команд на 65+ языков одним кликом.
Как сделать обязательства проверяемыми
Исправление заключается в том, чтобы задать один вопрос к каждой предложенной строке: когда это будет проверено и что произойдёт после этого.
«Мы общаемся открыто» никогда не проверяется, потому что нет момента, когда кто-то мог бы сказать, что это было нарушено.
«Если вы собираетесь пропустить дедлайн, вы сообщаете об этом минимум за сорок восемь часов, а не после» проверяется в течение двух недель. Кто-то опоздает — и все будут знать, было ли обязательство выполнено.
Три свойства делают обязательство проверяемым.
Оно называет наблюдаемое поведение, а не ценность. Ценности полезны при найме и бесполезны для устава.
Оно содержит порог или временной интервал. «Сразу», «регулярно» и «как можно скорее» — это слова, которые превращают обязательство обратно в устремление.
Оно говорит, что произойдёт, если это не выполнено. Не наказание — обычно просто то, какой будет реакция. Если вы пропустили сорок восемь часов, вы сообщаете об этом группе на следующем стендапе и говорите, что вам нужно.
Шесть проверяемых обязательств намного лучше, чем четырнадцать «согласуемых», и сессии, которые приводят к шести, длятся дольше, чем сессии, которые приводят к четырнадцати.
Что должен содержать шаблон устава команды
Восемь компонентов. Колонка «проверяемость» — это дополнение.
Компонент | Что он делает |
|---|---|
Цель | Чего эта команда существует, чтобы достичь — в одном предложении, которое понял бы человек вне команды. |
Участники и что каждый привносит | Имена и то, зачем каждый человек здесь. Не должности. |
Как выглядит успех | Два или три результата — достаточно конкретные, чтобы их можно было оценить в конце. |
Обязательства | Проверяемые. Примерно шесть — каждое с указанием, когда его проверяют, и что происходит дальше. |
Как принимаются решения | Какие решения команда принимает вместе, какие решения закреплены за отдельными людьми и что происходит, если команда разделяется. |
Как эскалируются разногласия | Через какое время и кому. Самый ценный раздел и при этом чаще всего отсутствующий. |
Ритм встреч | Какие встречи существуют, кто участвует и для чего каждая из них. Укажите, какие встречи люди могут не посещать. |
Триггер для пересмотра | Когда устав пересматривают — это должно быть связано с изменением состава, а не с датой. |
На строку про эскалацию стоит обратить особое внимание. Большинство уставов обещают решать проблемы внутри команды — это звучит здорово, но на практике приводит к долгим паузам, потому что никто не хочет быть тем человеком, который нарушит обязательство, подняв вопрос. Ограничение по времени превращает эскалацию из провала в процедуру.
Бесплатный шаблон устава команды: структура для копирования
Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Команда — это междисциплинарная группа в архитектурной практике, работающая над проектом больницы.
Скопируйте отсюда.
Цель. Подготовить технический проект для проекта больницы до стадии 4 RIBA, согласованно между дисциплинами, к согласованной дате программы.
Участники и что каждый привносит.
Руководитель проекта, отвечает за программу и отношения с заказчиком. Главный архитектор, замысел проекта. Структурный координатор, взаимодействие со структурным инженером. Руководитель по устойчивому развитию, цели по соответствию и производительности. BIM-координатор, целостность модели и разрешение коллизий. Плюс шесть архитекторов по дисциплинам.
Как выглядит успех. Три результата.
Стадия 4 выдана к дате программы без использования более чем двух недель резерва. Нулевые нерешённые коллизии на момент выдачи. Согласование с заказчиком получено без второго раунда крупных замечаний.
Обязательства. Шесть, каждое проверяемое.
# | Обязательство | Когда это проверяется | Что происходит |
|---|---|---|---|
1 | Если вы пропустите дедлайн, вы сообщаете об этом минимум за 48 часов, а не после | В течение двух недель, многократно | Вы поднимаете это на следующем стендапе и говорите, что вам нужно. Без дальнейших последствий. |
2 | Разногласие между двумя людьми, которое не разрешено в течение 5 рабочих дней, передаётся руководителю проекта | В любое время, когда возникает разногласие | Руководитель проекта принимает решение или эскалирует. Поднять вопрос — не провал и не будет рассматриваться как таковой. |
3 | Руководитель проекта не отменяет решения руководителя дисциплины по техническому вопросу, но может потребовать, чтобы решение было вынесено на совет практики | В любое время, когда дисциплины и программа конфликтуют | Решение поднимается выше. Никого не просят подписывать то, что они считают технически неверным. |
4 | Изменения модели, влияющие на другую дисциплину, отмечаются в ежедневной заметке по модели в день, когда они сделаны | Ежедневно | BIM-координатор поднимает вопрос. Повторяющиеся пропуски передаются руководителю проекта. |
5 | Любой может отказаться от координационной встречи в четверг, если у него нет пункта, при условии, что он сообщит об этом до полудня в среду | Еженедельно | Ничего. Это разрешение, а не обязанность. |
6 | Никто не берёт на себя обязательство команды по дате для заказчика без присутствия руководителя проекта или без того, чтобы он был проинформирован в тот же день | При каждом контакте с заказчиком | Обязательство пересматривается с заказчиком, а не молча «поглощается». |
Как принимаются решения. Технические решения внутри дисциплины находятся у руководителя дисциплины. Решения, затрагивающие две или более дисциплины, передаются руководителю проекта, который принимает решение после того, как выслушает обе стороны, или эскалирует. Решения по программе и коммерческие решения находятся у руководителя проекта. Любые изменения согласованного охвата передаются в совет практики.
Эскалация. Пять рабочих дней для разногласий между отдельными людьми. В тот же день — для всего, что влияет на заказчика или программу. Сначала руководителю проекта, затем совету практики.
Ритм встреч. Ежедневный обзор заметки по модели на 15 минут, BIM-координатор и любой, у кого есть изменение. Еженедельная координация в четверг, все дисциплины, возможность отказаться по каждому обязательству — пять. Раз в две недели обзор программы с руководителем проекта и руководителями дисциплин.
Триггер для пересмотра. Пересматривается всякий раз, когда участник присоединяется или уходит, и на каждой границе стадий RIBA. Не по календарю.
Согласовано. Все одиннадцать участников, с датой. Три обязательства обсуждались во время сессии, и версия выше — это то, к чему пришли.
Скопируйте сюда.
Последняя строка стоит того, чтобы включить её в реальный устав. Она подсказывает новому участнику, какие части оспаривались, — и это самое полезное, что он может знать.
Пример устава команды: четырнадцать правил и три молчаливые недели
Marne and Faulds — архитектурная практика примерно из девяноста человек — сформировала междисциплинарную команду из одиннадцати человек для крупного проекта больницы.
На старте команда провела сессию по уставу на полдня. В результате появилось четырнадцать правил. Мы общаемся открыто и честно. Мы уважаем экспертизу друг друга. Мы соблюдаем дедлайны. Мы поддерживаем друг друга. Мы решаем проблемы внутри команды.
Все четырнадцать были согласованы примерно за сорок минут. Документ подписали все, а затем заламинировали.
На пятом месяце заказчик запросил структурное изменение. Руководитель по устойчивому развитию считал, что его нужно встроить в текущий подход. BIM-координатор считал, что для этого нужно перестроить модель координации.
Никто не эскалировал это в течение трёх недель.
Позже обе стороны назвали одну и ту же причину. В уставе сказано, что команда решает проблемы внутри себя, и никто не хотел быть тем человеком, который пойдёт к руководителю проекта и нарушит это. Обе стороны продолжали пытаться решить вопрос напрямую, и обе в это время продолжали работать, опираясь на собственное понимание того, что было решено.
К тому моменту, когда вопрос дошёл до руководителя проекта, модель координации была разработана на неверной основе. Переделка заняла примерно сто девяносто часов, а программа сдвинулась на пять недель.
Пересмотр показал, что в уставе было четырнадцать обязательств, и ни одно из них не говорило, как принимается решение при разногласиях, кто решает, когда команда не может, или к какому сроку.
В переписанном варианте к каждой строке применили один вопрос: когда это будет проверено и что произойдёт тогда. Девять из четырнадцати ответить было невозможно — их вычеркнули.
В замене осталось шесть обязательств. Сессия заняла два с половиной часа вместо сорока минут, потому что три из шести были действительно обсуждены.
Аргументы оказались полезной частью. Сколько времени человек «держит» разногласие, прежде чем эскалировать, было определено как пять рабочих дней. Может ли руководитель проекта отменить руководителя дисциплины по техническому вопросу — решено, что нет, но они могут потребовать вынести решение выше. И нужно ли предупреждать о пропуске дедлайна до или после — решено, что за сорок восемь часов до.
Ни одно из этих трёх не решалось доброй волей, и все три были неявно приняты неверным образом из-за молчания в исходном уставе.
На следующем проекте два разногласия эскалировали в третьем месяце, и оба были решены в течение недели.
Первый устав был согласован всеми за сорок минут, потому что он не требовал ничего от кого-либо.
Как провести сессию по уставу за шесть шагов
Пусть команда пишет это, а не руководитель. Устав, представленный для согласования, — это политика. Ценность — в переговорах.
Начните с цели и успеха, а не с правил. Люди лучше спорят о поведении, когда согласны, чего они пытаются достичь.
Предлагайте обязательства и применяйте тест к каждому. Когда это проверяется, что происходит тогда. Убирайте всё, что не проходит проверку.
Возражайте против всего, что согласовали слишком быстро. Попросите привести конкретный пример того, как обязательство выполнялось, и пример того, как оно было нарушено. Если никто не может описать нарушение, обязательство не является реальным.
Ясно зафиксируйте правило эскалации. Через какое время и кому. Не оставляйте это на то, чтобы «разобраться на месте», потому что на месте никто не хочет быть первым, кто эскалирует.
Запишите, что именно оспаривалось. Не только итог. Будущим участникам нужно знать, из-за каких строк шли споры.
Шаг четвертый — это механизм. Большинство сессий по уставу приятные, потому что фасилитатор принимает первую формулировку, с которой все согласны, а приятная сессия — это сессия, которая избежала разговоров, которые действительно стоило провести.
Когда пересматривать устав
Обычно советуют периодически пересматривать устав — это приводит к напоминанию в календаре, которое потом откладывают.
Лучший триггер — состав команды. Каждый раз, когда кто-то присоединяется или уходит, устав становится документом, согласованным людьми, которые частично уже не там, и навязанным человеку, который не был в комнате.
Это важнее, чем звучит. Новый участник наследует обязательства, которые он не обсуждал, включая те, которые оспаривались, не зная, какие именно. В команде с нормальной текучестью в течение восемнадцати месяцев устав может стать договорённостью между людьми, ни один из которых не соглашался с ним.
Три практичных триггера. Любой участник присоединяется или уходит — это должно как минимум запускать ознакомительный проход с новым человеком и приглашение оспорить любые пункты. Любая граница этапа или стадии, когда работа меняется и обязательства могут потребовать изменений вместе с ней. И любой случай, когда обязательство было нарушено, но ничего не произошло — это доказательство того, что обязательство не является реальным.
Последний вариант — самый полезный и при этом самый редко используемый. Устав, который дважды тихо игнорировали без комментариев, больше не действует — независимо от того, что написано на заламинированной копии.
Устав команды, устав проекта или роли и зоны ответственности?
Три документа, которые пересекаются и отвечают на разные вопросы.
Устав команды — о том, как группа людей работает вместе. Цель, обязательства, принятие решений, эскалация. Пишется командой для команды.
Устав проекта даёт полномочия на выполнение части работы. Он называет спонсора, цель, охват на высоком уровне и бюджет — и пишется для людей вне команды и утверждается ими. Это мандат, а не договорённость.
Документ о ролях и зонах ответственности распределяет решения и ответственность по ролям и подробно рассматривается на шаблоне ролей и зон ответственности. Устав команды обычно содержит облегчённую версию этого и откладывает детали.
Частая путаница — между первыми двумя, а тест — кто согласует это. Если документ существует, чтобы спонсор мог дать полномочия на работу, это устав проекта. Если документ существует, чтобы команда могла работать вместе, это устав команды. Создавать один вместо другого — значит оставить либо команду без договорённости, либо работу без мандата.
Подробные границы охвата не относятся ни к одному из них и находятся в шаблоне охвата проекта.
Варианты шаблона устава команды
Структура сохраняется, а акценты меняются в зависимости от типа команды.
Устав команды проекта. Ограничен по времени, с определённым завершением. Критичнее всего критерии успеха и эскалация, поскольку команда распускается до того, как большинство культурных норм успеют сформироваться.
Устав команды Agile или Scrum. Сильно пересекается с рабочим соглашением команды и определением «готово». Держите их как один документ, а не два, потому что при двух вариантах они разойдутся.
Устав команды Six Sigma или улучшений. Обычно включает формулировку проблемы, охват и бизнес-кейс, а также соглашение команды, потому что этот вариант одновременно служит мандатом проекта. Это тот вариант, где устав команды и устав проекта действительно объединяются.
Устав команды руководства. Самый сложный для честного написания, потому что люди, которые его пишут, — это те, кто будет его обеспечивать, а важные обязательства касаются того, как они спорят при других.
Устав команды по функциям или матричной команды. Раздел об эскалации — ключевой, потому что у участников две линии подчинения, и разногласие можно эскалировать в двух направлениях с разными результатами.
Устав удалённой или распределённой команды. Добавьте ожидания по времени ответа, какие встречи синхронные и что считается доступностью. Это обязательства, которые создают трение, если их не проговорить, и при этом легко сделать проверяемыми.
Что бесплатный шаблон устава команды не может исправить
Устав, написанный одним человеком. Ни один шаблон не превращает разосланный документ в договорённость.
Обязательства, которые никто не выполняет. Нарушенное обязательство, которое проходит без комментариев, учит команду, что устав — декоративный, а второе нарушение ничего не стоит.
Команда без реальных полномочий. Если команда не может принимать решения, раздел о принятии решений превращается в театр — и устав будет ощущаться таким же.
Разделы, унаследованные без изменений. Пример PDF устава команды от другой организации передаст вам их правила — а это самая плохо переносимая часть любого устава.
Язык «вдохновляющий». Ни один бесплатный шаблон устава команды бесплатного скачивания не остановит вас от написания того, что команда ценит прозрачность. Только человек в комнате, который спросит, когда это будет проверено.
Покажите, как выполняется работа, а не только как устроена команда
Устав определяет, как люди взаимодействуют друг с другом. Он не определяет, как именно выполняется сама работа — и новым участникам нужны оба аспекта.
Именно во второй половине команды снова и снова теряют время. Кто-то присоединяется, получает устав, понимает ритм встреч и правило эскалации в течение часа, а затем три недели учится реальным механикам работы у ближайшего и наименее занятого человека.
Trupeer AI закрывает эту часть. Кто-то выполняет задачу один раз, записывая процесс, а результат — письменный пошаговый разбор со скриншотами, которые уже сняты и размещены, вместе с видео, в вашем собственном брендинге. Устав объясняет новому участнику, как команда себя ведёт. Записи показывают, как выполняется работа.
Запишите это. Оформите в бренде. Переведите. Сделайте Trupeer.
Эта связка особенно полезна в тот момент, когда устав нужно пересматривать в любом случае — при изменении состава. Когда команды работают на разных площадках или на разных языках, одна и та же запись даёт одинаковые рекомендации в каждом случае, поэтому распределённая команда работает одним способом, а не несколькими.
Материалы лежат в вашем knowledge base и одновременно служат обучением. Процедуры на уровне задач относятся в инструкции по работе. Единообразие между вашими документами — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.
Часто задаваемые вопросы
Есть ли бесплатная версия шаблона устава команды в Word?
Word подходит для самого устава, потому что его редактируют вживую во время сессии и затем возвращаются к нему. Файл шаблона устава команды в Word — правильный рабочий формат, и редактировать его на общем экране, пока команда спорит, — это корректный способ использования.
Сформируйте обязательства в виде таблицы из трёх колонок: обязательство, когда его проверяют, и что происходит тогда. Именно эти вторая и третья колонки не дают сессии «сойтись» на согласуемых формулировках.
Есть ли бесплатная версия шаблона устава команды в PPT или бесплатная версия шаблона устава команды PowerPoint?
Слайды подходят для воркшопа и для версии, которая затем будет висеть на стене. Макет бесплатного шаблона устава команды PPT подходит для проведения сессии, а файл бесплатного шаблона устава команды PowerPoint — это то же самое под более длинным названием.
Не позволяйте слайду стать уставом. Версия на одном слайде будет содержать цель и обязательства, но уберёт правило эскалации и раздел о принятии решений — то есть те части, которые реально используются.
Есть ли бесплатная версия шаблона устава команды в Excel?
Excel плохо подходит для устава, потому что устав — это в основном текст и согласованные формулировки. Бесплатный шаблон устава команды в Excel имеет смысл только для таблицы обязательств, если вы хотите отслеживать, было ли каждое из них проверено и что произошло.
Такое отслеживание действительно полезно в первые три месяца. Обязательство, которое никогда не проверяли, может быть неактуальным, а обязательство, нарушенное дважды без комментариев, больше не действует.
Есть ли бесплатная версия шаблона устава команды в PDF?
PDF — это согласованная версия. Экспортируйте бесплатный шаблон устава команды в PDF один раз, когда команда его согласует, с датой и именами всех участников, и распространите этот файл.
Сохраните редактируемый исходник, потому что устав должен меняться при изменении состава, а документ, который можно пересматривать только заново «с нуля», тихо забросят.
Где найти пример PDF устава команды?
Университеты, команды по улучшениям в государственном секторе и организации здравоохранения публикуют такие материалы, и пример PDF устава команды из одного из этих источников более поучителен, чем коммерческий шаблон, потому что он написан реальной командой для реальной работы.
Читайте пример PDF устава команды для разделов об эскалации и принятии решений, а не для правил поведения. Правила поведения в целом одинаковы везде и плохо переносятся. Именно то, как конкретная команда решила урегулировать разногласия, — часть, которую стоит позаимствовать.
Есть ли бесплатная загрузка шаблона устава команды, которую стоит использовать?
Список разделов занимает двадцать минут на сборку, поэтому бесплатная загрузка шаблона устава команды экономит совсем немного, и каждый из них предлагает те же разделы.
Оценивайте любой из них по одному вопросу. Есть ли место, где можно записать, когда каждое обязательство проверяется? Ни в одном этого нет, и без этой колонки сессия по уставу за сорок минут выдаст четырнадцать согласуемых утверждений — а это именно тот результат, которого нужно избегать.
Кто должен писать устав команды?
Команда вместе, в одной сессии, при участии руководителя, а не при его роли «председателя». Устав, написанный менеджером и разосланный для комментариев, получает комментарии вроде «мне подходит», что не является согласованием — это соответствие.
Если команда большая, подгруппа может подготовить черновик, а вся команда должна иметь возможность его изменить. Тест — может ли любой, кто был в комнате, назвать что-то, из-за чего они спорили. Если никто не может, документ приняли, а не согласовали.
Какой должна быть длина устава команды?
От одной до двух страниц. Шесть обязательств, раздел о принятии решений, правило эскалации и ритм встреч — всё это удобно помещается.
Длина здесь обратно пропорциональна полезности. Устав с четырнадцатью правилами в примере выше был длиннее версии с шестью обязательствами, которая его заменила, и он был длиннее именно потому, что в нём не было ничего достаточно конкретного, чтобы это можно было оспорить.
