SIPOC — один из самых полезных инструментов в наборе Lean и Six Sigma: он четко определяет процесс до того, как начинается глубокое картирование. С Trupeer вы можете сэкономить часы на анализе SIPOC, начав с бесплатного шаблона SIPOC, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превратив анализ в видеосводки, которые согласуют действия заинтересованных сторон.

Что такое бесплатный шаблон анализа SIPOC?

Бесплатный шаблон анализа SIPOC — это многоразовая структура на одну страницу для описания процесса на высоком уровне: его поставщики, входные данные, сам процесс в нескольких шагах, выходные результаты и клиенты.

Он происходит из традиции Six Sigma и должен использоваться в самом начале проекта по улучшениям — до того, как кто-либо детально картирует или собирает данные. Его цель — согласование, а не анализ. Все, кто будет работать с процессом, смотрят на одну страницу и понимают, думают ли они об одном и том же — обычно нет.

Шаблон — это не анализ. Пять колонок занимают две минуты, чтобы их нарисовать, и большинство опубликованных шаблонов — ровно такие. То, что определяет, стоит ли упражнение чего-то, — это часть документа, которую многие шаблоны полностью опускают, она описана ниже.

Формат следует за использованием. Макет PPT для бесплатного анализа SIPOC подходит для воркшопа, где он создается: он выводится на экран перед группой. Бесплатная версия анализа SIPOC в Excel подходит для той версии, которую вы храните и редактируете дальше. Бесплатный файл Word с анализом SIPOC подходит для SIPOC, встроенного в устав проекта или отчет.

Что означает SIPOC?

Пять слов, читаемых слева направо.

Suppliers. Кто предоставляет входные данные. Внутренние команды, внешние поставщики, сами клиенты или системы.

Inputs. Что именно предоставляют эти поставщики. Информация, материалы, согласования, данные, запросы.

Process. Сам процесс в пяти–семи шагах. Не детальная карта, а краткое резюме, которому может следовать человек со стороны.

Outputs. Что производит процесс. Документы, продукты, решения, услуги.

Customers. Кто получает эти выходные результаты. Следующий процесс, другая команда или реальный платящий клиент.

Название — причина того, что его часто заполняют плохо, и это тема двух разделов ниже. Порядок чтения и порядок заполнения — не одно и то же.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел Templates

Перейдите в раздел Templates из главной навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную раскладку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Определять или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном анализа SIPOC вы можете:

• Экономить часы на определении границ: пропускайте пустую страницу с проверенной структурой SIPOC.

• Быстро согласовывать заинтересованные стороны: встроенные разделы SIPOC фиксируют каждый ключевой элемент.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Четко определять работу по процессу: SIPOC — основа для последующего картирования процесса.

• Стандартизировать между проектами: используйте один и тот же шаблон для каждой инициативы Lean Six Sigma.

• Достигать глобальных команд: переводите анализы SIPOC на 65+ языков одним кликом.

Два поля, которые никто не заполняет

Вот для чего SIPOC действительно нужен — и это не пять колонок.

Каждый проект по улучшениям требует согласованного ответа на два вопроса, прежде чем кто-либо сделает что-то еще. С чего начинается этот процесс и где он заканчивается.

Эти два ответа определяют, что входит в проект, а что является проблемой другого. Они определяют, что будет измеряться. Они полностью определяют, смотрит ли команда на одно и то же. И в большинстве организаций, если спросить пять человек в проектной команде по отдельности, вы получите три или четыре разных ответа.

Это расхождение незаметно в обычном разговоре, потому что все используют одни и те же слова. «Процесс оформления заявки» звучит однозначно, пока вы не обнаружите, что у одного человека версия начинается, когда клиент пишет письмо, а у другого — когда на их стол попадает технически завершенный запрос, причем между ними есть несколько дней преследования, которое видит только один из них.

SIPOC выносит этот вопрос на поверхность — при условии, что в шаблоне есть куда записать ответ. Но у многих нет. Они дают вам пять колонок и не объявляют границы, поэтому границы остаются подразумеваемыми.

Поставьте два поля в верхней части страницы. Почти ни один бесплатный шаблон анализа SIPOC не включает их, поэтому границы обычно остаются подразумеваемыми.

Процесс начинается, когда: одно событие-триггер, сформулированное в наблюдаемых терминах. Не «когда клиенту нужна котировка», а «когда запрос приходит в любом канале».

Процесс заканчивается, когда: одно событие завершения. Не «когда клиент доволен», а «когда котировка отправлена».

Затем проведите проверку. Попросите каждого участника команды отдельно, до воркшопа, записать свой ответ на оба вопроса. Принесите ответы на сессию. Разрыв между ними — самая полезная информация, которую даст это упражнение, и на сбор уходит десять минут.

Что должен содержать шаблон SIPOC

Семь компонентов. Два из них — поля границ выше.

Строка с требованиями — это то, что отделяет SIPOC, который помогает проекту по улучшениям, от SIPOC, который просто украшает устав. Входные данные, указанные как «чертежи клиента», не говорят ничего. Входные данные, указанные как «чертежи клиента в читаемом формате с указанными допусками», подсказывают, что измерять и где процесс, вероятно, дает сбой.

Строка с известными спорными моментами необычна и ее стоит сохранять. Воркшопы дают консенсус под давлением времени, и пункт, который кто-то уступил в четыре часа дня, часто оказывается тем самым, на чем позже строится проект.

Бесплатный шаблон анализа SIPOC: структура, которую нужно скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Процесс производит котировку для клиента на предприятии-производителе компонентов.

Скопируйте отсюда.

Название процесса. Котировка. Внутренне известно как «оформление котировки».

Процесс начинается, когда: запрос приходит от клиента по любому каналу, включая телефон, email и веб-форму.

Процесс заканчивается, когда: котировка отправлена клиенту.

Владелец. Менеджер по операционному управлению продажами. Версия 2, согласована 14 апреля всей проектной командой.

Пять колонок.

Требования к входным данным.

Чертежи должны быть читаемыми, с указанием размеров и включать допуски. Объемы должны указывать годовое количество и схему отгрузок. Данные по мощностям должны быть не старше пяти рабочих дней.

Требования к выходным результатам.

Котировка должна быть отправлена в течение трех рабочих дней после технически полного запроса. Должен быть указан период действия и срок поставки. Калькуляция затрат должна быть доступна в течение двенадцати месяцев.

Известные спорные моменты. Фиксируются, а не разрешаются.

Два участника группы считают шаг три частью процесса продаж, а не процесса оформления котировки. Записано как разногласие. Для целей этого проекта оно включено, потому что задержка происходит именно там.

Скопируйте сюда.

Последняя запись — самая ценная строка на странице, и причина — в примере ниже.

Пример SIPOC: четырнадцать недель оптимизации неправильных пяти дней

Halverton Components — производитель примерно на 450 человек — запустил проект по улучшению процесса оформления котировок. Котировки занимали в среднем 11 рабочих дней при внутренней цели 3, а директор по продажам мог указать на потерянные запросы.

В команде было семь человек из продаж, оценки, инжиниринга и планирования производства. Они работали четырнадцать недель. Они корректно собрали данные, картировали процесс и протестировали два изменения на этапе оценки.

Среднее значение снизилось с 11 дней до 10,5.

Причину нашли еще через месяц. Команда никогда не согласовывала, где начинается процесс.

Оценка, инжиниринг и планирование производства понимали процесс оформления котировки так, что он начинается, когда приходит технически полный запрос: чертежи читаемы, указаны допуски, указаны объемы. Это разумное определение — и именно в этот момент их работа становится возможной.

Продажи понимали, что процесс начинается, когда клиент впервые выходит на контакт.

Между этими двумя точками в среднем было шесть дней: время уходило на то, чтобы «догонять» клиентов за чертежами, которые нельзя прочитать, за спецификациями, где не указаны допуски, и за объемами, которые никто не указывал. Четверо из семи участников команды вообще не видели этот период, потому что в их модели процесса он еще не начинался.

Так четырнадцать недель усилий ушли на те пять дней, которые видели все, а шесть дней с самой большой задержкой оказались вне общей карты.

В итоге кто-то нарисовал SIPOC и, до сессии, попросил каждого из семи участников команды отдельно записать, где начинается процесс и где заканчивается.

Они получили четыре разных ответа.

Переопределенные границы поставили начало в момент, когда запрос приходит по любому каналу, а конец — в момент отправки котировки. После ремаппинга на этой основе период «догоняния» стал очевидной целью. Исправления были не «громкими»: единая точка приема вместо трех и чек-лист полноты, применяемый при первом контакте, а не на этапе оценки.

11 дней стали 4 — за девять недель, при том что в предыдущие четырнадцать почти ничего не удалось.

Никто не был неправ насчет процесса. Четверо были правы — но про четыре разных процесса.

Как создать диаграмму SIPOC за семь шагов

1. Спросите каждого участника отдельно, где начинается и где заканчивается процесс. До сессии, письменно. Это шаг первый — и причина в этом.

2. Откройте воркшоп с этими ответами. Пока не разрешайте разногласия. Дайте группе увидеть разброс — именно в этот момент упражнение становится стоящим посещения.

3. Согласуйте два утверждения о границах. Наблюдаемые события, а не намерения. Все остальное следует из этого, и ничего до этого не имеет значения.

4. Запишите шаги процесса. Пять–семь, на высоком уровне, в порядке их выполнения. Если нужно больше семи, значит границы слишком широкие.

5. Двигайтесь дальше к выходным результатам и клиентам. Это описано в следующем разделе.

6. Затем — входные данные и поставщики. Для каждого входа назовите поставщика и то, как выглядит «хорошо».

7. Зафиксируйте то, с чем вы не смогли договориться. Не сглаживайте, чтобы уложиться во время.

Шаги один и два — там, где находится большая часть ценности, и их чаще всего пропускают, потому что они происходят до встречи и шаблон их не подсказывает.

Заполняйте справа

Пять колонок читаются слева направо, но лучше заполнять справа налево: сначала клиенты, затем выходные результаты, потом процесс, затем входные данные и в конце поставщики.

Причина в том, что если начать с поставщиков, процесс определяется тем, что его сейчас «питает», и это закрепляет текущую схему в описании еще до того, как кто-то поставит ее под сомнение. Если начать с клиентов, процесс определяется тем, для чего он нужен — а это единственная стабильная точка отсчета.

Также получаются более качественные записи. Команда, которая начинает с клиентов, должна назвать их конкретно, и здесь расплывчатость — диагностический признак. Если в колонке клиентов написано «бизнес» или «внутренние заинтересованные стороны», значит никто не подумал, кому именно служит этот процесс, и проект по улучшениям процесса без определенного клиента будет испытывать трудности с тем, чтобы сказать, что значит «лучше».

Двигайтесь в обе стороны от шагов процесса — и колонки обычно заполняются сами, потому что каждый шаг очевидно требует чего-то и очевидно производит что-то.

Когда использовать анализ SIPOC

В начале — и особенно в трех моментах.

При определении проекта по улучшениям. Классическое применение — в фазе Define проекта DMAIC, до картирования или измерения. Его функция — согласовать границы, и проект, который пропускает это, обычно заново открывает вопрос о границах на шестой неделе.

При адаптации людей к процессу. SIPOC — самый быстрый способ дать человеку представление о процессе еще до того, как он увидит детали. Для этого он заметно полезнее, чем детальная карта, которая для новичка нечитаема.

Перед передачей между командами. Две команды, описывающие один и тот же процесс на одной странице, обнаружат свои разногласия за час, а не во время перехода.

Когда не стоит тратить время. Если процесс действительно хорошо понят и не вызывает споров, SIPOC даст страницу, с которой согласится каждый, и ничего не изменится. Он оправдывает себя там, где есть неоднозначность, а честный сигнал — удивляется ли кто-то в комнате чему-либо на этой странице.

Варианты шаблона SIPOC

Варианты отличаются деталями и носителем, а не сутью.

Базовый SIPOC. Пять колонок, пять–семь шагов процесса, одна страница. Подходит для большинства задач.

Детализированный или расширенный SIPOC. Добавляет требования к входным данным и выходным результатам и иногда включает измерения. Стоит дополнительных усилий, потому что требования — это то, что делает диаграмму применимой.

SIPOC с дорожками (Swimlane). Добавляет, кто выполняет каждый шаг — по горизонтали или по вертикали. Полезно, когда процесс пересекает несколько функций, а именно там живут разногласия по границам, поэтому этот вариант естественно сочетается со спорным процессом.

Слайд SIPOC. То же содержание, оформленное для презентации — именно то, что ищут большинство запросов «free download SIPOC template PPT». Создавайте его из рабочей версии, а не поддерживайте отдельно, и учтите, что бесплатный файл PowerPoint с SIPOC и PPT — это одно и то же.

Карта SIPOC. Ближе к карте процесса с прикрепленными колонками SIPOC. На этом этапе обычно лучше использовать полноценную карту процесса, сохранив SIPOC как краткое резюме на одной странице.

Поэтому лучший бесплатный шаблон анализа SIPOC — самый простой вариант, который выявляет разногласия. Детализация, добавленная до согласования границ, — это детализация, которую вам придется переделывать.

SIPOC, карта процесса или карта потока создания ценности?

Три инструмента с разной степенью детализации, которые часто путают и которые дополняют друг друга, а не конкурируют.

SIPOC — это одна страница, которая отвечает на вопрос, что это за процесс, где он начинается и заканчивается и кого он обслуживает. Собирается за час группой, чтобы прийти к согласованию.

Карта процесса показывает все шаги, решения и передачи по порядку. Создается в течение дней — обычно путем прохождения процесса — и используется, чтобы найти, где работа ждет или переделывается.

Карта потока создания ценности добавляет к карте процесса время и объем, различая время, потраченное на работу, и время ожидания. Создается в течение недель и применяется там, где проблема — в потоке, а не в каком-то отдельном шаге.

Последовательность идет именно в таком порядке, и пропуск первого шага — это то, что дало результат Halverton. Карта процесса, нарисованная без согласованных границ, — это детальная картинка спорного предмета.

Что бесплатный шаблон анализа SIPOC не может исправить

Границу, по которой организация действительно спорит. Иногда разногласия о том, где начинается процесс, отражают реальное разногласие о том, кто им владеет. SIPOC показывает это и не может урегулировать, а попытка сделать вид, что иначе, — напрасно тратит воркшоп.

Процесс, который никто не может описать. Если группа не может назвать пять шагов, проблема не в шаблоне. Либо процесс настолько разный, что нет единой версии — и это само по себе уже находка, либо никто в комнате фактически его не выполняет.

Нечетких клиентов. Ни один бесплатный шаблон SIPOC в Excel не остановит вас от того, чтобы написать в колонке клиентов «бизнес». Это может сделать только кто-то в комнате, кто спросит конкретно: «кто именно?»

Консенсус, достигнутый уступками. Воркшопы заканчиваются вовремя, потому что уступают. Зафиксируйте уступки: пункт, который уступили в четыре часа дня, имеет привычку возвращаться.

Покажите процесс, а не описывайте его

SIPOC дает вам процесс в пяти–семи шагах — это ровно правильная степень детализации для согласования границ и ровно неправильная для улучшения чего-либо.

Следующий вопрос всегда: что именно происходит внутри шага четыре, и ответ обычно отличается от того, во что верит кто-либо. Этот разрыв между описанным процессом и фактически выполняемым — там, где проекты по улучшениям находят материал, и закрыть его дорого, потому что люди описывают то, что намерены делать.

Trupeer AI закрывает это напрямую. Пусть кто-то выполнит шаг один раз, записывая происходящее, и результатом станет письменный пошаговый разбор со скриншотами, которые уже захвачены и размещены рядом с видео — в вашем собственном фирменном стиле. Вы получаете процесс таким, каким он выполняется, включая обходной путь, о котором никто не упоминает на воркшопе, потому что они больше его не замечают.

Зафиксируйте это. Оформите в фирменном стиле. Переведите. Trupeer it.

Две вещи, которые следуют из этого и важны для работы по улучшениям. Запись нескольких людей, выполняющих один и тот же шаг, сразу показывает вариативность, а вариативность часто и есть то, что стоит исправлять, а не сам шаг. И как только процесс улучшен, та же запись становится документацией для нового способа — то есть улучшение фиксируется, а не зависит от того, кто был в проекте.

Материалы находятся в вашем knowledge base и одновременно служат обучением для тех, кому нужно работать по новому процессу. Детализация на уровне шагов должна быть в инструкциях по работе под SIPOC. Согласованность между вашими документами — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатная версия шаблона анализа SIPOC в формате PPT?

Слайды — естественное место для самого воркшопа, потому что SIPOC создается группой, которая смотрит на один экран. Вам достаточно бесплатного макета шаблона анализа SIPOC в PPT с пятью колонками и двумя полями границ сверху.

Разместите поля «процесс начинается» и «процесс заканчивается» в верхней части — там, где они неизбежны. В большинстве опубликованных шаблонов слайдов их нет, и добавление — это единственное изменение, которое заставляет сессию работать.

Где я могу получить бесплатный шаблон SIPOC PPT для скачивания?

Таких вариантов много, и они почти взаимозаменяемы, потому что пять колонок на слайде — не проблема дизайна. Бесплатный шаблон SIPOC PPT для скачивания даст вам раскладку за секунды.

Проверьте одну вещь перед тем, как использовать его на сессии. Есть ли где-то место, чтобы записать, где процесс начинается и заканчивается? Если нет — добавьте два текстовых поля. Это займет тридцать секунд и стоит больше, чем все остальное в шаблоне вместе взятое.

Есть ли бесплатная версия шаблона анализа SIPOC в PowerPoint?

Да, и бесплатный файл шаблона анализа SIPOC в PowerPoint — это то же самое, что и PPT-версия. Используйте его для воркшопа и для версии, которая идет в устав проекта или steering pack.

Храните рабочую копию в другом месте. Слайды сложно многократно редактировать, а SIPOC пересматривается по мере улучшения понимания проекта, поэтому после первой сессии обычно мастер-версией становится таблица или документ.

Есть ли бесплатная версия шаблона анализа SIPOC в Excel?

Excel подходит для той версии, которую вы храните. Бесплатный файл шаблона анализа SIPOC в Excel обрабатывает пять колонок как пять колонок, позволяет добавлять требования к каждому входу и выходу и легко пересматривается, когда меняются границы.

В самом воркшопе это менее удобно: там лучше работает слайд или белая доска, потому что люди указывают на вещи. Соберите это в комнате, а затем перенесите.

Где я могу получить бесплатный шаблон SIPOC Excel для скачивания?

Вариантов много, а структура достаточно проста, чтобы создание своего заняло около пяти минут. Бесплатный шаблон SIPOC Excel для скачивания экономит эти пять минут и импортирует любые предположения, которые сделал его автор.

Два дополнения, которые стоит сделать в любом из них, — это утверждения о границах и колонка требований к входным данным и выходным результатам. Ни то, ни другое не встречается в большинстве опубликованных шаблонов, и оба пункта превращают диаграмму в то, чем может пользоваться проект.

Есть ли бесплатная версия шаблона анализа SIPOC в Word?

Word подходит для SIPOC, который живет внутри более крупного документа — например, устава проекта, бизнес-кейса или отчета по улучшениям. Бесплатный файл шаблона анализа SIPOC в Word с пятью колонками в виде таблицы для этого подходит хорошо.

Оставьте таблицу на одной странице. SIPOC, который «расползается» на вторую страницу, перестает быть резюме — а это его единственная задача.

Стоит ли использовать бесплатный шаблон анализа SIPOC для скачивания?

На создание раскладки уходит пять минут, поэтому бесплатный шаблон анализа SIPOC для скачивания экономит совсем немного, и большинство из них полностью опускают поля границ.

Если вы используете один из них, оцените его по одному вопросу. Подсказывает ли он вам указать, где процесс начинается и заканчивается? Все остальное в шаблоне SIPOC — это пять колонок, с чем никому не нужна помощь.

Какой лучший бесплатный шаблон анализа SIPOC?

Лучший бесплатный шаблон анализа SIPOC — тот, на котором есть утверждения о границах, потому что именно эта часть дает аргумент, который действительно стоит иметь.

Если вы сравниваете варианты, игнорируйте оформление. Все шаблоны SIPOC выглядят примерно одинаково, а качество результата зависит от того, как проводится сессия, а не от файла. Спросите людей, где начинается процесс, еще до встречи — и самый простой шаблон обгонит самый «отполированный».