Найм — одно из самых значимых решений, которые принимает компания, и при этом одно из самых часто импровизируемых. С Trupeer вы можете сэкономить часы на планировании найма, начав с бесплатного шаблона плана найма, настроив его с помощью фирменной айдентики и превратив план в видеообновления, которые согласуют работу руководителей найма, рекрутеров и интервьюеров.

Что такое бесплатный шаблон плана найма?

Бесплатный шаблон плана найма — это повторно используемая структура, которая помогает описать, какие должности вы планируете закрыть, к каким срокам, каким процессом и с какими ресурсами.

Последний из этих четырех пунктов — то место, где у большинства планов всё «тонко». Ресурсы читаются как бюджет, поэтому план охватывает расходы на рекламу, гонорары агентств и инструменты — и на этом заканчивается. Ресурс, который действительно ограничивает найм, — это время людей, которым нужно проводить скрининг, интервью, разборы и принимать решения, и это время почти никогда не учитывают.

Шаблон — это не план. Он дает вам разделы — а это простая часть. То, будет ли план «держаться», зависит от того, есть ли в календарях тех людей, от которых он требует времени, эти часы.

Формат следует за использованием. Бесплатный шаблон плана найма в Word подходит для повествовательных разделов, где живет логика. Версия шаблона плана найма в Excel подходит для таблицы ролей, арифметики по загрузке и отслеживания воронки — всего того, что действительно числовое. Колода PPT с бесплатным шаблоном плана найма подходит для представления плана на утверждение, а бесплатный шаблон плана найма в PDF — это утвержденная версия.

Почему планы найма проваливаются по загрузке, а не по стратегии

Прочитайте типичный план найма и отметьте, в чем он уверен. Каналы поиска. Бренд работодателя. Качество описания вакансии. Резерв агентства. Разнообразие воронки. Бюджет на рекламу.

А теперь найдите число, которое говорит, сколько часов нужно руководителям найма, и откуда берутся эти часы.

Почти никогда этого нет, и именно отсутствие — самая частая причина того, что планы, выглядящие основательными, сдают с опозданием. Поиск редко является жестким ограничением. В большинстве организаций жесткое ограничение в том, что люди, которые квалифицированы для интервью, уже заняты на полную ставку, и интервью — это то, что сдвигается, когда что-то другое становится срочным.

Последствие не в том, что найм прекращается. Последствие в том, что он замедляется так, что никто не связывает это с причиной. Заявки приходят и ждут. Интервью назначают на две недели вперед, а затем переносят. Кандидаты, которые были воодушевлены в первый день, соглашаются на другое на двенадцатый. Отчеты по воронке выглядят разумно, потому что верх воронки полон, а отчеты по плану горят янтарным, потому что роли все еще открыты, и диагноз обычно один: рынок сложный.

Иногда рынок действительно сложный. Чаще процесс имеет очередь, а очередь — это календарь.

Полезное в этом провале то, что его можно арифметически предсказать еще до того, как он случится.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел Templates из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную раскладку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.

С шаблоном плана найма вы можете:

• Экономить часы на планировании: пропускайте пустую страницу с структурой, созданной для найма.

• Нанимать более последовательно: встроенные оценочные листы снижают предвзятость и повышают качество найма.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Двигаться быстрее: четкие процессы сокращают время закрытия каждой роли.

• Стандартизировать работу между командами: используйте один и тот же шаблон для каждого спринта найма.

• Достигать кандидатов по всему миру: переводите материалы о найме на 65+ языков одним кликом.

Как рассчитать часы найма, которые плану действительно нужны

Десять минут арифметики — и это меняет большинство планов.

Сначала определите человеко-часы, которые потребляются на один найм, затем умножьте на количество наймов и разделите на доступные месяцы. Цифры ниже — для роли среднего уровня с двухэтапным процессом, и вам нужно подставить свои.

В сумме это примерно тринадцать человеко-часов на один найм, и это не включает написание объявления, брифинг агентств и все то, что делает функция рекрутинга, а не команда найма.

Теперь масштабируйте. Четыре шесть наймов за девять месяцев — это около шестисот человеко-часов, то есть шестьдесят шесть часов в месяц. Если это делят шесть менеджеров, то каждый должен выделять по одиннадцать часов в месяц — каждый месяц — помимо своей текущей работы. Примерно два с половиной часа в неделю, стабильно. Это существенная просьба, но вполне выполнимая, если ее действительно озвучили.

Проблема не в том, что число большое. Проблема в том, что никто это не сформулировал, поэтому никто с этим не согласился, и значит это конкурирует каждую неделю с работой, которая уже была согласована, и проигрывает.

Вставьте эту таблицу в свой план и постройте ее как формулы, а не как просто набранные итоги — это единственный аргумент в пользу того, чтобы числовая часть оставалась в бесплатном шаблоне плана найма в Excel, а не в документе. Именно этот раздел с наибольшей вероятностью изменит то, что реально происходит.

Что должен содержать шаблон плана найма

Девять компонентов. Третий — тот, который почти каждый шаблон пропускает.

Уровни сервиса заслуживают отдельной строки, потому что это единственная часть плана найма, с которой сталкивается кандидат. План может быть отличным по всем остальным параметрам и все равно потерять людей на двенадцатый день.

Бесплатный шаблон плана найма: структура, которую стоит скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Организация — оператор резидентского ухода, который открывает два новых дома.

Скопируйте отсюда.

Заголовок. Название плана, период, владелец, утверждающий, версия и дата.

План найма, открытие новых домов. Охватывает март — ноябрь. Владелец: H Adeyemi, руководитель по персоналу. Утверждено: директор по операционной деятельности. Версия 4, 2 марта.

Роли и количество.

Загрузка. Раздел, который меняет план.

Сорок шесть наймов по тринадцать человеко-часов каждый — это пятьсот девяносто восемь часов за девять месяцев, или шестьдесят шесть часов в месяц. Предоставляется шестью менеджерами домов плюс двумя заместителями, то есть восемь человек, примерно по восемь часов каждый в месяц. Согласовано с каждым из них индивидуально 26 февраля и отражено в их целях. Интервью заранее забронированы в календарях еженедельно независимо от того, ждет ли кандидат, и освобождаются только если не использованы к среде.

Процесс.

Помощник по уходу: заявка, телефонный скрининг, одно интервью с ценностной структурой, оффер — при условии проверок. Два этапа, максимум одиннадцать дней от начала до конца.

Зарегистрированная медсестра: заявка, телефонный скрининг, интервью с менеджером дома, встреча с клиническим руководителем, оффер — при условии проверок. Три этапа, максимум восемнадцать дней.

Уровни сервиса. Не «вдохновляющие». Это и есть план.

Каждый заявитель получает ответ в течение двух рабочих дней. Интервью предлагается в течение пяти рабочих дней после успешного скрининга. Решение сообщается в течение двух рабочих дней после интервью. Любое нарушение еженедельно фиксируется с указанием причины.

Поиск.

Бюджет. Реклама, выплаты за рекомендации, резерв агентства, а также расходы на DBS и проверки — указаны отдельно, при этом строка агентства отмечена как резерв, а не предполагается.

Показатели. Только четыре. Дни от заявки до первого ответа. Дни от заявки до оффера. Процент заявителей, потерянных до интервью. Удерживаемость за двенадцать месяцев по каналу источника.

Соответствие требованиям и справедливость. Все интервью используют одинаковые структурированные вопросы и оценку для данной роли. Проверка права на работу до начала, без исключений. Усиленные раскрытия и проверки более безопасного найма в соответствии с требованиями регулятора, при этом рекомендации проверяются до начала, а не после. Данные кандидатов хранятся шесть месяцев, затем удаляются. Найм зависит от законодательства о занятости и равенстве и дискриминации, а также от обязательств по защите данных в каждой юрисдикции, и в этом секторе — от обязательных требований по более безопасному найму, поэтому этот план рассматривается нашим HR-советником и не заменяет юридическую консультацию.

Проверка. Еженедельно по уровням сервиса, ежемесячно по количественным показателям.

Скопируйте отсюда.

Пример плана найма: триста сорок заявок и двести десять, которым так и не ответили

Thornbury Care Group — оператор резидентского ухода примерно с шестьюстами сотрудниками — планировал нанять сорок помощников по уходу и шесть медсестер в течение девяти месяцев, чтобы открыть два новых дома.

План оказался хорошим по всем измерениям, которые он затрагивал. Каналы выбрали разумно, схема рекомендаций была хорошо продумана, реклама была заложена в бюджет корректно, а резерв агентства согласовали заранее. Он занял восемнадцать страниц и был утвержден без трудностей.

Он исходил из пяти рабочих дней от заявки до интервью.

Фактическое значение было девятнадцать. Интервью проводили менеджеры домов, каждый из которых уже вел дом на полной загрузке, и на практике каждый мог предложить примерно два слота интервью в неделю. Когда возникали клинические или операционные вопросы, что случалось почти каждую неделю, эти слоты уходили в первую очередь.

На уровне такого найма в сфере ухода кандидаты подают заявки сразу нескольким работодателям и принимают то, что движется быстрее, обычно в течение примерно десяти дней. Девятнадцать дней выходили за рамки окна, которое допускал рынок.

Из трехсот сорока заявок двести десять потеряли до интервью. Большинство из них вообще не получали ответа, потому что отвечать — тоже задача менеджера дома.

Они закрыли тридцать одну из сорока шести ролей к дедлайну. Дом B открылся на два месяца позже, а покрытие агентством по обоим домам стоило сто восемьдесят восемь тысяч фунтов.

Проверка выявила то, что стоило сказать прямо. В плане не было ничего неправильного. Цифры, каналы, бюджет и процесс были разумными. Чего план не содержал — так это числа часов времени менеджеров, которые требуются, поэтому никто никогда не спрашивал, есть ли эти часы. Их не оказалось, и дефицит проявился не отказом, а очередью.

Дальше последовали три изменения. Арифметика по загрузке вошла в план как отдельный раздел. Интервью стали проводить в пуле по графику трех менеджеров, а не привязывать к тому дому, куда подал заявку кандидат. И слоты интервью заранее бронировались в календарях каждую неделю независимо от того, ждет ли кто-то, исходя из того, что пустой слот ничего не стоит, а слот, который нужно найти, стоит одиннадцать дней.

На следующих двадцати наймах заявка до интервью сократилась до четырех дней. Потери заявителей до интервью снизились с шестидесяти двух процентов до двадцати одного процента. Расходы на рекламу не изменились.

Как написать план найма за шесть шагов

1. Составьте список ролей по дате, когда кому-то нужно быть в штате, а не по дате, когда вы хотите сделать оффер. Двигайтесь назад через периоды уведомления и проверки — в регулируемых сферах это может добавлять недели.

2. Укажите, что блокирует каждая роль. Это позволяет честно выстроить последовательность, когда план оказывается больше, чем загрузка.

3. Сделайте арифметику по загрузке. До выбора каналов. Она часто меняет количество ролей, которые вы пытаетесь закрыть одновременно.

4. Получите согласованные часы поименно. Не по отделам. Менеджер, который лично согласовал восемь часов в месяц, ведет себя иначе, чем тот, чья функция была просто «предложена».

5. Установите уровни сервиса и опубликуйте их внутри компании. Дни ответа, дни решения. Это обязательства, которые кандидаты реально испытывают, и именно их чаще всего тихо нарушают первыми.

6. Выберите четыре показателя и определите их точно. Время до найма, измеряемое от заявки до принятого оффера, — это другое число, чем от запроса до начала, и команды регулярно сравнивают эти значения, не замечая разницы.

Третий шаг — тот, который меняет планы. Часто арифметика показывает, что запланированное число наймов недостижимо с теми людьми, которые доступны, — это неприятная находка в феврале и гораздо более дорогая в августе.

Варианты шаблона плана найма

Структура сохраняется, а точка давления смещается.

План найма большого объема. Уход, гостеприимство, ритейл, логистика, контакт-центры. Скорость ответа доминирует над всем остальным, потому что кандидаты держат в работе несколько заявок и принимают решение рано. Загрузочная емкость скрининга и время ответа важнее, чем изощренность оценки.

План найма специалиста или нишевой роли. Небольшие пулы кандидатов, длинные сроки подготовки, сильная зависимость от прямого подхода и рекомендаций. Загрузка уходит на поиск, а не на интервью, и план должен говорить, кто именно делает этот поиск и на сколько часов.

Сезонный план найма или план пикового периода. Фиксированный внешний дедлайн, большие объемы, сжатое окно. Дни оценки и групповые процессы существуют ровно для того, чтобы решить проблему загрузки, и на таком масштабе они стоят усилий на проектирование.

План найма для стартапа или первых сотрудников. Каждое интервью включает основателя, поэтому загрузка критична и невидима. Самая частая ошибка — планировать восемь наймов, пока два человека ведут весь процесс, параллельно управляя компанией.

План для выпускников или ранней карьеры. Фиксированный академический календарь, поэтому таймлайн нельзя обсуждать, и все планируется назад от него.

Замещающий найм. Запускается по триггеру, а не планируется, и его стоит включать в план как предполагаемый объем на основе текучести, поскольку незапланированные замены потребляют ту же загрузку, что и запланированный рост, и обычно полностью исключаются из арифметики.

Найм регулируется трудовым законодательством, законодательством о равенстве и дискриминации и обязательствами по защите данных в каждой юрисдикции, а также дополнительными требованиями закона в регулируемых секторах, таких как здравоохранение, уход, образование и финансовые услуги. Ничто на этой странице не является юридической консультацией, и план, охватывающий любой из этих секторов, должен быть рассмотрен квалифицированным HR- или юридическим консультантом.

План найма, план найма персонала или план по персоналу?

Три документа на разных «высотах», используемые свободно и которые стоит разделять.

План по персоналу смотрит на 18 месяцев — 3 года вперед по возможностям и структуре. Какие навыки понадобятся организации, где есть пробелы и будут ли они закрыты наймом, развитием или аутсорсингом. Владелец — бизнес-стратегия.

План найма — это взгляд на численность и бюджет. Сколько людей, в каких командах, по какой стоимости — утверждается финансами. Он отвечает на вопросы «сколько» и «сколько стоит».

План найма персонала — это операционный документ. Как именно эти роли будут закрываться, каким процессом, кем, с какой скоростью. Он отвечает на вопрос «как».

Проблемный разрыв возникает между вторым и третьим. План найма, утвержденный финансами, часто воспринимают как план найма персонала, то есть цифры согласованы, но процесс и загрузка для его выполнения никогда не были согласованы. Если кто-то дает вам утвержденную численность и просит дату начала, то то, что он вам дал, — это входные данные, а не план.

Цифры, за которыми стоит следить

Четыре показателя, определенные точно, лучше, чем двенадцать, определенных расплывчато.

Дни от заявки до первого ответа. Самый точный предиктор того, сколько хороших кандидатов вы теряете, и самый простой для исправления.

Дни от заявки до принятого оффера. Определите конечные точки и никогда их не меняйте. Время до найма постоянно озвучивают, но измеряют по-разному почти все.

Процент потерянных до интервью. Показатель очереди. Если он высокий, проблема — загрузка или скорость реакции, а не поиск, и больше рекламы сделает хуже, а не лучше, потому что добавит в уже слишком длинную очередь.

Удерживаемость за двенадцать месяцев по каналу источника. Показатель, который говорит, какие каналы стоят денег. Стоимость на найм ранжирует каналы по тому, сколько они стоят, а не по тому, что они дают, и схемы рекомендаций обычно выглядят дорогими по первому показателю и отличными по этому.

Рассматривайте любой показатель времени как стопку очередей, а не как длительность. Большая часть прошедшего времени в процессе найма — это ожидание, а не работа, и именно ожидание — место для улучшений.

Что бесплатный шаблон плана найма не может исправить

Загрузка, которой не существует. Если часов нет, план провалится независимо от структуры. Арифметика не создает время — она делает дефицит заметным достаточно рано, чтобы уменьшить число ролей или добавить интервьюеров.

Роль, которую никто не определил. Найм на работу, которая не была согласована, приводит к длинным процессам, разногласиям в панели и офферам, которые потом отзывают. Это проблема определения рамок до любого плана найма.

Рынок, который действительно не хватает навыков. Иногда это правда, и стоит отличать это от медленного процесса — именно для этого предназначен показатель процента потерянных до интервью.

Отсутствующий раздел по загрузке. Ни один бесплатный шаблон плана найма в Word не приходит с ним, и добавление этого раздела — единственное изменение, которое стоит сделать в любом шаблоне, который вы выберете.

Непоследовательная оценка. Ни один бесплатный шаблон плана найма для бесплатного скачивания не сделает ваши интервью справедливыми или сопоставимыми. Структурированные вопросы, последовательная оценка и обученные интервьюеры делают это, и они имеют юридическую значимость, а также практическую ценность.

Покажите свой процесс найма, а не просто описывайте его

Процессы рекрутинга выполняют люди, которые делают это время от времени. Менеджер дома, тимлид или основатель могут проводить интервью четыре раза в год, и каждый раз они наполовину забывают, где лежит оценочный лист, какие структурированные вопросы используются и как перевести кандидата на следующий этап в системе.

Письменные гайды по процессу для этого плохо подходят, потому что читателю нужно заново собрать последовательность скринингов из текста, он сдается и обращается в рекрутинговую команду — и именно так план с хорошими уровнями сервиса превращается в узкое место.

Trupeer AI закрывает этот разрыв. Кто-то один раз запускает процесс, записывая его, а результат — это письменный walkthrough с уже сделанными и размещенными скриншотами, плюс видео, в вашем собственном фирменном стиле. Редкий интервьюер смотрит четыре минуты перед своим первым интервью в квартале, вместо того чтобы задавать три вопроса по email.

Запишите. Оформите в фирменном стиле. Переведите. Trupeer it.

Две вещи здесь важны. Последовательность процесса — часть того, что делает оценку защищаемой, и процесс, который все выучили из одной и той же записи, более последовательный, чем тот, который выучили, спрашивая коллегу. А когда найм происходит в разных регионах, одна и та же запись дает одинаковые рекомендации на каждом языке, поэтому процесс действительно остается одним и тем же процессом.

Walkthroughs размещаются в вашем knowledge base и одновременно служат учебными материалами для новых менеджеров. Согласованность с вашими другими документами — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли версия бесплатного шаблона плана найма в Word?

Word подходит для повествовательной части этого документа — для логики о ролях, последовательности, загрузке и соответствии требованиям. Соберите бесплатный шаблон плана найма в Word, используя девять компонентов в качестве заголовков, и держите таблицы достаточно небольшими, чтобы их можно было читать по ширине страницы.

Один структурный совет. Поместите раздел по загрузке сразу после списка ролей, а не ближе к концу. Файл бесплатного шаблона плана найма в Word, который прячет загрузку на четырнадцатой странице, будет прочитан никем, и это тот раздел, который чаще всего меняет решение.

Есть ли бесплатный шаблон плана найма в Word для скачивания?

Большая часть того, что дает бесплатный шаблон плана найма в Word для скачивания, — это список разделов, а сами разделы — не самая сложная часть. Чего не содержит ни один скачиваемый вариант — так это ваших собственных коэффициентов воронки, ваших собственных времен по этапам и имен людей, чьи часы зависят от плана.

Проверьте одну вещь в любом шаблоне перед тем, как его принять. Посмотрите, есть ли в нем место для записи часов интервьюеров. Почти никто не делает этого, и добавление этого раздела — самый высокий по отдаче вариант изменения, который вы можете внести в скачанный шаблон.

Есть ли версия шаблона плана найма в Excel?

Excel — правильный инструмент для числовой части. Файл шаблона плана найма в Excel обрабатывает таблицу ролей, арифметику по загрузке, коэффициенты воронки и еженедельную воронку, а также позволяет изменить одно допущение и увидеть, как сдвигаются часы.

Соберите расчет загрузки как формулы, а не как набранные итоги. Ценность выполнения этого в Excel — в возможности спросить, что будет, если в панели будет два человека вместо одного, или если вы попытаетесь закрыть пятьдесят наймов вместо сорока шести, а набранные числа на это не отвечают.

Есть ли бесплатный шаблон плана найма в Excel для скачивания?

Бесплатный шаблон плана найма в Excel для скачивания обычно дает вам трекер ролей — он полезен, но это не план. Трекеры фиксируют то, что происходит. Планы описывают, что задумано, и что для этого требуется.

Если вы его используете, добавьте в таблицу ролей два столбца: требуемые человеко-часы и кто их предоставляет. Эти два столбца превращают трекер в то, что можно сверить с реальностью до начала года.

Есть ли версия шаблона плана найма в PPT для скачивания?

Слайды подходят для разговора об утверждении. Колода бесплатного шаблона плана найма в PPT хорошо работает для представления ролей, таймлайна, бюджета и запроса по загрузке исполнительной команде, а слайд по загрузке — тот, к которому стоит готовиться больше всего.

Не используйте ее как план. Уровни сервиса, детали процесса и обязательства по соответствию требованиям должны быть в документе, и план, который существует только как колода, обычно теряет именно те разделы.

Есть ли бесплатный шаблон плана найма в PDF?

PDF — это утвержденная и распространенная версия. Напишите в документе, затем экспортируйте бесплатный шаблон плана найма в PDF один раз после того, как загрузка согласована, указав на странице версию и дату утверждения.

Сохраните редактируемый исходник, потому что таблица ролей и цифры будут меняться в течение года, и план нужно будет пересматривать, а не тихо оставлять, когда это произойдет.

Есть ли бесплатный шаблон плана найма для скачивания, который действительно стоит использовать?

Список разделов стоит иметь и на его воспроизведение уходит десять минут. Важнее, чем какой именно бесплатный шаблон плана найма для скачивания вы выберете, — завершите ли вы арифметику по загрузке до того, как зафиксируете число ролей.

Если вы сделаете только одно действие с этой страницы — сделайте этот расчет. Человеко-часы на один найм, умноженные на количество наймов, разделенные на месяцы, разделенные на число людей, которые могут проводить интервью. Затем спросите этих людей, доступна ли эта цифра.

Какой должна быть длина плана найма?

Достаточной, чтобы указать роли, загрузку, процесс, уровни сервиса и показатели. Для большинства организаций это 4–8 страниц плюс таблицы.

Длина — плохой сигнал здесь. План на восемнадцать страниц из примера выше провалился в разделе, который занял бы полстраницы. План на четыре страницы, содержащий арифметику по загрузке, стоит больше, чем подробный без нее.