Компании с высококачественными и простыми в использовании инструкциями к продуктам столкнулись с увеличением на 23% удовлетворенности потребителей и ростом выручки на 18% по сравнению с теми, у кого руководства были более низкого качества. С другой стороны, примерно 40% обращений в службу поддержки и возвратов товаров могут быть обусловлены плохо написанными инструкциями. Это не просто проблема клиентского опыта (CX), это скрытые расходы, которые многие компании упускают из виду. 

Именно здесь хорошее руководство пользователя имеет решающее значение. Это технический документ, который объясняет, как эффективно использовать продукт или услугу. Обычно он предлагает пошаговые инструкции по использованию продукта. Это часто сопровождается визуальным руководством, а также советами, помогающими пользователям ориентироваться в различных функциях и устранять различные потенциальные проблемы. 

Хорошо документированные руководства уменьшают путаницу, делают продукты и услуги более удобными для использования и улучшают общий пользовательский опыт. По мере развития потребности в технической документации компании обращаются к инструментам на базе ИИ, таким как Trupeer, для автоматизации этого процесса. Созданный для преобразования простых записей экрана во всестороннюю, ориентированную на пользователя документацию, Trupeer помогает в создании руководств пользователя и других форм технического письма. 

Почему руководства пользователя важны?

Четкие и эффективные руководства пользователя часто могут стать решающим фактором между удовлетворенным клиентом и разочарованным обращением в службу поддержки. Они превращают сложность в ясность и помогают пользователям успешно использовать ваш продукт. Одновременно они также снижают нагрузку на вашу службу поддержки. Давайте подробнее рассмотрим, почему они важны для вашего бизнеса. 

• Они улучшают пользовательский опыт

Четкое пошаговое руководство пользователя помогает пользователям быстрее понять ваш продукт. Это снижает разочарование и ограничивает догадки. Это также повышает уверенность, выстраивает доверие и делает первое использование более плавным. Все это ключевые факторы, которые влияют на удовлетворенность клиентов и способствуют долгосрочному взаимодействию с вашим брендом.

• Они снижают нагрузку на службу поддержки

Хорошо структурированная документация заранее отвечает на распространенные вопросы и сокращает количество обращений в службу поддержки. Это экономит время вашей команды и гарантирует, что клиентам не придется ждать помощи, особенно когда они сталкиваются с простыми проблемами удобства использования или рутинным устранением неполадок.

• Они делают продукты более масштабируемыми

Будь то руководство по аппаратному обеспечению или руководство пользователя программного обеспечения, хорошая документация позволяет предлагать согласованную поддержку пользователям, командам и регионам без увеличения затрат на обслуживание клиентов. Публикация руководств пользователя на ранней стадии также делает онбординг повторяемым, поэтому вы можете быстрее масштабировать свой продукт. 

Ключевые особенности хорошего руководства пользователя

Руководство пользователя не должно усложнять жизнь потребителю; вместо этого оно должно облегчать ее. Независимо от того, хотите ли вы предложить простой или высокотехнологичный продукт, идеальное руководство должно быть легко читать, легко следовать и легко находить. Вот четыре основных элемента, которые отличают полезные руководства от тех, которые пользователи забрасывают.

• Ясность и простота 

Лучшие руководства пользователя используют простой язык и избегают жаргона, если только это не является абсолютно необходимым. Если разработчикам приходится использовать технические термины, в таких руководствах они объясняются читателю. Вот почему они воспринимаются как беседа, а не как лекция. Цель — помочь пользователям двигаться вперед и повысить ценность их пути. Поэтому они опираются на короткие предложения, активный залог и дружелюбный, но профессиональный тон.

• Пошаговые инструкции 

Надежное руководство следует тому же пути, который пользователь прошел бы в реальной жизни. Инструкции обычно представлены в четкой и логичной последовательности и часто ограничиваются одним действием на один шаг. Поэтому, если вы учитесь писать руководство пользователя, вы можете начать с планирования процесса практического использования продукта, поскольку это составляет основу удобного руководства.

• Визуальные эффекты и мультимедиа 

Слова могут быть невероятно полезными, но визуальные эффекты добавляют совершенно другой уровень ясности. Вот почему в хороших руководствах используются скриншоты, аннотированные изображения, GIF-файлы или даже совместное использование экрана и запись, чтобы показать пользователю, что именно нужно делать. Некоторые из лучших примеров руководств пользователя больше опираются на визуальные эффекты, чем на текст, особенно когда они проводят пользователя через интерфейсы программного обеспечения или многоэтапные процессы.

• Возможность поиска и доступность 

Пользователям не должно быть необходимости бесконечно прокручивать страницу, чтобы найти ответы. Вот почему комплексные руководства пользователя включают четкие заголовки и оглавление. Они также обычно доступны в форматах с возможностью поиска, таких как PDF или веб-шаблоны. Доступность также имеет значение, поэтому хорошие руководства отлично работают на разных устройствах и могут считываться программами экранного доступа. 

Лучший онлайн-инструмент для создания руководств пользователя – Онлайн-конструктор руководств пользователя

Лучшие практики для написания руководств пользователя

Написание руководства пользователя — это не просто объяснение того, как что-то работает. Оно требует языка, жаргона, форматирования и инструкций, которые подходят для целевой аудитории. Поэтому, независимо от того, пишете ли вы для новичков или для опытных пользователей, описанные здесь лучшие практики помогут сделать ваше руководство полезным, последовательным и долговечным.

• Знайте свою аудиторию 

Если вы не уверены в том, что должно быть в руководстве пользователя, начните с вопроса о том, что ваша аудитория ожидает узнать, — и предоставьте именно это. Каждое эффективное руководство пользователя начинается с глубокого понимания своей аудитории. Новичку, впервые изучающему ваш продукт, нужен четкий, простой язык и подробный контекст. Опытному же пользователю, наоборот, может потребоваться быстрый доступ к горячим клавишам или техническим характеристикам. Тон, глубина и структура руководства должны отражать то, для кого оно написано. 

• Используйте последовательное форматирование

Форматирование часто ошибочно принимают за простую эстетику, но на самом деле это фундаментальная часть удобства использования. Хорошо отформатированное руководство помогает пользователям быстро находить то, что им нужно, и без усилий это понимать. Четкие заголовки разделяют разделы, маркированные списки упрощают сложную информацию, а пронумерованные шаги создают логическую последовательность идей. Кроме того, согласованность этих элементов помогает избежать путаницы. Суть в том, что структурированное форматирование позволяет пользователям бегло просматривать, сканировать или погружаться в детали — в зависимости от того, что им нужно.

• Держите его в актуальном состоянии

Руководство пользователя полезно лишь в той степени, в какой оно актуально. Устаревшая информация может запутать пользователей, увеличить количество обращений в службу поддержки и снизить доверие к вашему продукту. Более того, по мере развития продуктов могут добавляться новые функции, меняться интерфейсы и модифицироваться рабочие процессы. Ваша документация также должна успевать за этими изменениями. Важно иметь график проверок, чтобы отслеживать изменения в продукте и обновлять руководство, чтобы оно оставалось актуальным и эффективным.

• Используйте ИИ для автоматизации

Инструменты ИИ меняют подход команд к документированию и обмену информацией. Такие продукты, как Trupeer, автоматизируют все процессы: от записи экрана до письменных руководств. Самое приятное то, что они поставляются в комплекте с визуальными эффектами, озвучкой и переводами. Это радикально сокращает время и усилия, необходимые для создания высококачественных руководств пользователя. Это также особенно ценно для быстрорастущих команд или развивающихся продуктов, где частые обновления являются нормой. 

Если вы ищете способ создавать руководства пользователя в больших масштабах, Trupeer поможет стандартизировать результат, делая процесс быстрым, последовательным и экономически эффективным. Вам нужно выполнить всего 3 простых шага:

Лучшие инструменты для создания руководств пользователя и документации

Хотите создавать руководства пользователя, которые приносят пользу потребителю? Вот лучшие инструменты, которые вы можете выбрать, чтобы сделать создание этой технической документации более простым и эффективным. 

1. Trupeer.ai

Trupeer.ai — это платформа на базе ИИ, которая преобразует записи экрана в отличные руководства пользователя с озвучкой, визуальными эффектами и пошаговой документацией. Она создана для скорости, масштабируемости и простоты, что делает ее идеальной для команд разработчиков, специалистов по поддержке клиентов и маркетологов, которые хотят автоматизировать документирование без ущерба для качества.
Ее ключевые особенности включают:
Автоматически генерируемые письменные руководства
Trupeer.ai преобразует простые записи экрана в структурированную, пошаговую письменную документацию без каких-либо ручных усилий.

• Озвучка и аватары ИИ: Платформа добавляет естественно звучащую озвучку и настраиваемые ИИ-аватары для создания увлекательных обучающих материалов профессионального уровня.

• Несколько форматов экспорта: Вы можете экспортировать свои руководства пользователя в форматы Word, PDF и Markdown. Это улучшает доступность и облегчает обмен, редактирование или встраивание руководств.

• Встроенная локализация: Trupeer также поддерживает перевод более чем на 30 языков, так что вы можете мгновенно масштабировать свою техническую документацию для мировой аудитории.

• Обновления без участия человека: Просто загрузите новую запись, и Trupeer автоматически обновит руководство, текст, визуальные эффекты и озвучку.

2. ClickHelp 

ClickHelp — это мощная облачная платформа для документирования, которая оптимизирует процесс создания, управления и доставки руководств пользователя и инструкций. Она предлагает удобный интерфейс, передовые инструменты для совместной работы и поддержку документации в различных форматах. Идеально подходит для обучения клиентов и продуктовых команд, полезна как для технических, так и для нетехнических писателей.

3. Document360 

Document360 — это программное обеспечение для базы знаний , которое позволяет компаниям создавать, управлять и публиковать комплексные руководства пользователя. Благодаря интуитивно понятному редактору, настраиваемым шаблонам и расширенной аналитике оно позволяет командам создавать хорошо организованные справочные центры с возможностью поиска. Document360 также поддерживает бесшовную интеграцию с популярными инструментами, что делает его подходящим как для внутреннего использования, так и для работы с клиентами.

4. Paligo

Paligo — это облачная система управления компонентным контентом (CCMS), разработанная для того, чтобы помочь командам создавать сложную документацию и управлять ею. Она позволяет легко создавать, повторно использовать контент и совместно работать нескольким командам. Благодаря структурированной модели контента Paligo гарантирует, что ваши руководства пользователя будут последовательными, масштабируемыми и простыми в обслуживании, что делает ее отличным выбором для технической документации.

Как ИИ меняет будущее пользовательской документации

Пользовательская документация больше не является статичным процессом. И она не обязательно должна быть на 100% ручной. ИИ делает ее быстрее, умнее и масштабируемее, сокращая время, затрачиваемое на создание контента, и поддерживая его в постоянной актуальности. От пошаговых руководств до озвученных интерактивных видеороликов — инструменты ИИ меняют то, как команды предоставляют поддержку и инструкции.

Вот как. 

• Пошаговые руководства, созданные ИИ

ИИ теперь может мгновенно превращать необработанные рабочие процессы или записи экрана в структурированные, простые пошаговые инструкции. Помимо того, что такие руководства быстро создаются, они также точны и отформатированы для ясности. Для команд, которые ищут способ эффективного написания руководства пользователя, ИИ устраняет повторяющуюся работу, сохраняя качество. Это особенно полезно при создании документации для сложных инструментов, где человеческая ошибка или непоследовательность могут помешать пониманию пользователя.

• Автоматизированные видеоуроки с озвучкой на базе ИИ

Вместо того чтобы вручную записывать закадровый голос или монтировать слайды, ИИ может помочь командам создавать видеоуроки с автоматической озвучкой, субтитрами и визуальными подсказками. Эти видеоролики помогают визуально объяснить процессы и особенно полезны в контексте руководств пользователя программного обеспечения. Они снижают вашу зависимость от спикеров-людей и экономят часы на производстве. Это, в свою очередь, предлагает профессиональную и масштабируемую альтернативу для онбординга и обучения пользователей на различных рынках и языках.

• Обновления документации без вашего участия с Trupeer.ai

Такие инструменты, как Trupeer.ai, позволяют командам обновлять документацию без участия человека, просто загружая новые записи экрана. Платформа автоматически фиксирует изменения, генерирует скриншоты, обновляет инструкции и даже корректирует озвучку или текст по мере необходимости. Это значительно упрощает поддержание руководств пользователя в актуальном состоянии, даже для быстро развивающихся продуктов. 

Вот как Trupeer помогает вам записывать, редактировать и скачивать руководства пользователя и другие технические документы за считанные минуты. 

Заключение 

Документация на базе ИИ пришла всерьез и надолго. Это будущее того, как продуктовые команды будут общаться с конечными пользователями, поскольку она заменяет ручной труд интеллектуальной автоматизацией, делая создание быстрее, обновление проще, а масштабирование значительно доступнее. От создания пошаговых руководств до создания видеоуроков без монтажа — ИИ помогает командам предоставлять поддержку, которая всегда понятна и актуальна. 

Если вы готовы упростить процесс документирования и создавать руководства, которые пишут себя практически сами, пришло время попробовать Trupeer.ai — ваш кратчайший путь к легкой, профессиональной и удобной для пользователя документации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) 

1. Каких распространенных ошибок следует избегать при написании руководства пользователя?

Некоторые распространенные ошибки, которых следует избегать при создании руководства пользователя, включают пропуск важных шагов и использование слишком большого количества жаргона. Нечеткие инструкции, плохо структурированные документы и отсутствие визуальных инструкций — это также ошибки, которых следует избегать, так как они могут запутать пользователя. Весь секрет в том, чтобы всегда писать с мыслью о конечном пользователе и проверять руководство на ясность перед его публикацией. 

2. Должны ли руководства пользователя быть печатными, цифровыми или и теми, и другими?

В идеале — и теми, и другими. Цифровые руководства пользователя интерактивны, поддерживают поиск и их легко обновлять. Однако печатные версии все еще полезны в офлайн-режиме или для аппаратных продуктов. Используя гибридный подход, вы сможете предложить доступность для пользователей с различными предпочтениями и требованиями. 

3. Как локализация и перевод могут повысить эффективность руководств пользователя?

Локализация и перевод позволяют вашему руководству пользователя находить отклик у глобальной аудитории, поскольку вы можете адаптировать контент под культурные особенности. Это улучшает понимание и доверие, а также делает продукт более удобным в использовании. В частности, для международных компаний критически важно обеспечивать согласованный опыт на разных рынках. 

4. Какие отрасли получают наибольшую выгоду от хорошо структурированных руководств пользователя?

Такие отрасли, как SaaS, потребительская электроника, медицинские технологии и производство, могут получить значительную выгоду от комплексных и удобных руководств. Например, четко написанное руководство пользователя программного обеспечения может сократить количество запросов в службу поддержки и улучшить онбординг. Аналогично, в регулируемых отраслях это обеспечивает более плавное соблюдение нормативных требований и снижает количество операционных ошибок. 

5. Какие типы форматов контента может создавать Trupeer.ai для руководств пользователя?

Trupeer.ai позволяет экспортировать руководства пользователя в различные форматы, такие как PDF, Word и Markdown. Все эти форматы идеально подходят для обмена, редактирования или встраивания в онлайн-платформы, такие как Notion, GitHub или Confluence. 

6. Может ли Trupeer переводить и локализовать руководства пользователя для различных рынков?

Да, Trupeer поддерживает перевод на более чем 30 языков и локализует контент в соответствии с культурным контекстом. Он гарантирует, что ваша документация и видеоруководства будут готовы к глобальному использованию за счет включения таких важных функций, как озвучка, субтитры и текст на экране.