Обзор для покупателей

Создание пользовательских руководств традиционно занимает много времени. Команды часто тратят от 8 до 12 часов на подготовку одного руководства с нуля. Этот устаревший подход не только задерживает появление документации, но и повышает риск того, что она станет актуальной лишь частично после каждого незначительного обновления продукта. Согласно недавнему исследованию, 67% компаний сообщают, что документация быстро устаревает, что приводит к росту обращений в поддержку.

67% компаний сообщают, что документация быстро устаревает, что приводит к росту обращений в поддержку.

Это руководство подготовлено для менеджеров продуктов, технических писателей и команд клиентской поддержки, которые ищут эффективные современные методы создания пользовательских руководств. Используя инструменты с автогенерацией, улучшениями контента на базе ИИ и бесшовными обновлениями, вы можете гарантировать, что ваша документация останется актуальной и удобной для пользователей. Мы рассмотрим ключевые элементы эффективных пользовательских руководств, сравним ведущие инструменты и изучим лучшие практики для поддержания контента в актуальном состоянии.

Лучшие инструменты для пользовательских руководств: сравнение лицом к лицу

1. Trupeer

   

   Trupeer выделяется на фоне инструментов для создания пользовательских руководств благодаря возможности автоматически захватывать шаги из активности на экране и превращать их в подробные руководства с минимальными усилиями. Это идеальный вариант для команд, которым нужна быстрая и точная документация, успевающая за быстрыми итерациями продукта. Trupeer отличается тем, что интегрирует ИИ для написания инструкций к шагам, что существенно снижает ручной труд.

   Интуитивный интерфейс инструмента поддерживает как новичков, так и опытных пользователей, поэтому он подходит для разных отраслей. Однако он может оказаться не лучшим выбором для тех, кому требуется расширенная кастомизация сверх доступных шаблонов.

   Ключевые функции

   • Автозахват шагов из активности на экране

   • Инструкции к шагам на базе ИИ

   • Экспорт в нескольких форматах (PDF, HTML, web)

   • Встроенная поддержка видео

   • Контроль версий для удобных обновлений

   • Подробный поиск

   • Функции совместного редактирования

   • Настраиваемые шаблоны

   "Trupeer произвел революцию в нашем процессе подготовки документации. Мы экономим часы на каждом руководстве."

   Преимущества	Недостатки
   Эффективный автозахват снижает объем ручной работы.	Ограниченные возможности кастомизации для продвинутых пользователей.
   Написание с улучшениями от ИИ экономит время и повышает ясность.	Первичная настройка требует времени на освоение.
   Экспорт в нескольких форматах расширяет доступность.	Некоторые функции доступны только на более дорогих тарифах.

   Тарифы

   Trupeer предлагает бесплатный тариф с базовой функциональностью, а платные планы начинаются от $20 в месяц.

2. Scribe

   

   Scribe предлагает простой подход к созданию пользовательских руководств: пользователи документируют процессы по мере их выполнения. Особенно подходит для небольших команд или отдельных специалистов, которым не нужны расширенные наборы функций, но требуются надежные инструменты для документации. Простота Scribe — его сильная сторона, хотя в нем отсутствуют некоторые продвинутые функции, доступные в других инструментах.

   Хотя Scribe отлично справляется с удобством использования и быстрым запуском, он может не подойти пользователям, которым нужны подробные функции совместной работы или глубокая интеграция с другим ПО.

   Ключевые функции

   • Простой инструмент для фиксации процесса

   • Возможности экспорта в PDF

   • Базовые опции совместной работы

   • Библиотека шаблонов

   • Репозиторий руководств с возможностью поиска

   • Мгновенные опции публикации

   • Минимальная настройка

   • Совместимость с настольными и мобильными устройствами

   Преимущества	Недостатки
   Очень прост в использовании при минимальной настройке.	Нет функций написания с ИИ.
   Подходит для небольших команд или отдельных пользователей.	Ограниченная интеграция с другими инструментами.
   Доступные варианты тарифов.	Менее подходит для сложных задач документации.

   Тарифы

   Scribe предлагает бесплатный тариф, а дополнительные функции доступны в платных планах, которые начинаются от $10 в месяц.

3. Document360

   

   Document360 — это надежная платформа, созданная для создания и поддержки подробной базы знаний. Она идеально подходит для крупных организаций, которым нужны расширенные возможности документации и совместная работа между несколькими командами. Платформа поддерживает создание подробных статей, контроль версий и аналитику, помогающую отслеживать вовлеченность пользователей.

   Однако ее сложность может оказаться чрезмерной для небольших команд или для тех, кто только начинает работать с платформами документации. Document360 особенно хорош своей подробной аналитикой, но может быть немного дорогим для тех, кому не нужны все ее продвинутые функции.

   Ключевые функции

   • Расширенное создание базы знаний

   • Контроль версий и откат

   • Подробная панель аналитики

   • Настраиваемые роли пользователей

   • Интеграция с различными сторонними инструментами

   • Редактор форматированного текста

   • Поддержка нескольких языков

   • Безопасный облачный хостинг

   Преимущества	Недостатки
   Подробная аналитика для оценки вовлеченности пользователей.	Может быть сложной для новых пользователей.
   Сильные функции контроля версий.	Более высокая стоимость для полного доступа к функциям.
   Поддержка контента на нескольких языках.	Ограниченные возможности на базе ИИ.

   Тарифы

   Бесплатный тариф не предусмотрен. Платные планы начинаются от $99 в месяц.

4. Tango

   

   Tango делает акцент на упрощении процесса создания интерактивных руководств и обучающих материалов. Особенно хорошо подходит для образовательных целей или компаний, которые активно используют визуальные инструкции. Возможность Tango создавать пошаговые руководства с аннотированными скриншотами делает его популярным выбором для обучения и адаптации.

   Хотя Tango отлично справляется с созданием визуальных руководств, в нем отсутствуют некоторые функции управления документами, которые предлагают другие инструменты, например контроль версий и расширенные возможности совместной работы.

   Ключевые функции

   • Создание интерактивных руководств

   • Аннотированные скриншоты

   • Интеграция с видеоуроками

   • Простые возможности публикации

   • Настраиваемые шаблоны

   • Просмотр, удобный для мобильных устройств

   • Встраиваемые руководства

   • Мгновенные обновления

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для визуальных и интерактивных руководств.	Нет подробных функций управления документами.
   Прост в использовании для создания пошаговых инструкций.	Нет продвинутого контроля версий.
   Идеален для обучающих целей.	Ограниченная интеграция с другими системами.

   Тарифы

   Tango предлагает бесплатный тариф, а премиальные функции доступны начиная от $15 в месяц.

5. Notion

   

   Notion — универсальный инструмент, который объединяет заметки, управление задачами и возможности документации в одной платформе. Его особенно ценят стартапы и креативные команды за гибкость и функции совместной работы. Сильная сторона Notion — способность адаптироваться под разные рабочие процессы: платформа предлагает широкий набор шаблонов и интеграций.

   Однако Notion может быть не лучшим выбором для тех, кто ищет специализированные функции пользовательских руководств, поскольку в нем отсутствуют некоторые специализированные инструменты документации, доступные на других платформах.

   Ключевые функции

   • Гибкая среда рабочего пространства

   • Широкий выбор шаблонов

   • Совместная работа в реальном времени

   • Интеграция с управлением задачами

   • Встраивание мультимедиа

   • Создание и управление базами данных

   • Настраиваемые панели

   • API для интеграции

   Преимущества	Недостатки
   Очень гибко адаптируется под разные рабочие процессы.	Нет специализированных функций пользовательских руководств.
   Сильные возможности совместной работы.	Может быть перегружен для новых пользователей.
   Обширная библиотека шаблонов.	Проблемы с производительностью при больших базах данных.

   Тарифы

   Notion предлагает бесплатный тариф с функциями для личного использования. Планы для команд начинаются от $8 за пользователя в месяц.

6. Confluence

   

   Confluence от Atlassian — мощный инструмент для документации, особенно для команд, которые уже используют другие продукты Atlassian, например Jira. Он отлично подходит для создания структурированной документации и предлагает множество интеграций. Confluence идеально для команд, которым нужны надежные возможности совместной работы и управления документами.

   Однако его сложность может стать барьером для небольших команд или для тех, кто не глубоко интегрирован в экосистему Atlassian. Кривая обучения для тех, кто не знаком с интерфейсом, довольно крутая.

   Ключевые функции

   • Бесшовная интеграция с продуктами Atlassian

   • Подробное управление документами

   • Гибкие варианты шаблонов

   • Сильные инструменты для совместной работы

   • Управление правами и доступом

   • История версий и отслеживание

   • Инструменты для создания насыщенного контента

   • Масштабирование для корпоративного использования

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для команд, использующих инструменты Atlassian.	Сложная кривая обучения для новых пользователей.
   Сильная структура документов и организация.	Сложная настройка для небольших команд.
   Широкий набор интеграций.	Может быть дорого при полном доступе к функциям.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф для до 10 пользователей. Стандартные планы начинаются от $5 за пользователя в месяц.

7. GitBook

   

   GitBook создан специально для создания и управления документацией, поэтому он популярен среди разработчиков и технических команд. Его редактор на основе Markdown интуитивно понятен тем, кто знаком с средами разработки, и он предлагает бесшовный контроль версий.

   Хотя GitBook отлично подходит для документации разработчиков, он может не удовлетворить потребности команд, которым нужна интеграция с мультимедиа или нетехнические интерфейсы.

   Ключевые функции

   • Редактор на основе Markdown

   • Система контроля версий

   • Совместное редактирование

   • Поддержка пользовательских доменов

   • Инструменты для документации API

   • Настраиваемые темы

   • Опции публичного и приватного доступа

   • Интеграция с GitHub

   Преимущества	Недостатки
   Идеален для документации, ориентированной на разработчиков.	Не подходит для нетехнических команд.
   Сильный контроль версий и совместная работа.	Ограниченная поддержка мультимедиа.
   Хорошо интегрируется с GitHub.	Интерфейс может быть сложным для тех, кто не пишет код.

   Тарифы

   GitBook предлагает ограниченный бесплатный тариф, а платные планы начинаются от $6 за пользователя в месяц.

Проблемы с пользовательскими руководствами: с чем команды чаще всего сталкиваются

Ручная документация занимает много времени

• Создание пользовательских руководств вручную включает создание скриншотов, написание подробных инструкций и форматирование текста.

• Команды часто тратят чрезмерное количество часов на вычитку, чтобы обеспечить точность и ясность.

• Процесс может быть повторяющимся и подверженным ошибкам, особенно когда обновления выходят часто.

• Ручные усилия плохо масштабируются по мере роста функциональности продукта.

Контент быстро устаревает

• Каждое обновление продукта требует проверки и внесения изменений в существующую документацию.

• Командам сложно успевать за быстрыми циклами разработки, из-за чего руководства становятся устаревшими.

• Некорректная документация приводит к росту запросов в поддержку и разочарованию пользователей.

• Поддерживать синхронизацию между изменениями продукта и обновлениями документов сложно.

Плохой поиск и низкая находчивость

• Пользователям часто сложно найти нужную информацию из-за не оптимизированных функций поиска.

• Несогласованная терминология и отсутствие тегов по ключевым словам снижают эффективность поиска.

• Отсутствие единого опыта поиска по разным типам документов — распространенная проблема.

• Конечные пользователи испытывают раздражение, что приводит к снижению принятия продукта и удовлетворенности.

Документация разрознена по инструментам

• Команды часто используют разные инструменты для документации, например Notion, Google Docs и Word.

• Такой разрозненный подход приводит к несоответствиям в форматировании и стиле.

• Совместная работа становится сложной, когда документы разбросаны по разным платформам.

• Отсутствие централизованного репозитория ухудшает контроль версий и управление доступом.

Нет единообразия в формате или стиле

• У разных участников команды часто отличаются стили написания и предпочтения по форматированию.

• Это несоответствие приводит к фрагментированному пользовательскому опыту в документации.

• Без стандартизированных шаблонов общий уровень качества и профессионализма документов различается.

• Несогласованная документация может подорвать доверие пользователей и восприятие бренда.

Незаменимые функции в инструментах для пользовательских руководств

Автозахват шагов из активности на экране

Эта функция позволяет инструменту автоматически записывать действия, выполняемые на экране, чтобы генерировать пошаговые руководства. Захватывая активность на экране, команды могут сэкономить значительное время, которое в противном случае ушло бы на ручные скриншоты и написание текста. Например, Trupeer особенно хорошо справляется с этой задачей благодаря бесшовному процессу захвата, что делает создание руководств намного более эффективным.

Включение этой функции означает, что даже сложные процессы можно документировать с минимальными усилиями, обеспечивая точность и единообразие. Особенно полезно для компаний-разработчиков ПО, которые регулярно обновляют интерфейсы.

ИИ-написанные инструкции к шагам

Инструменты на базе ИИ генерируют текстовые инструкции, которые сопровождают записанные шаги, снижая нагрузку на ручной ввод текста. Это не только ускоряет процесс подготовки документации, но и повышает ясность и единообразие. Такие инструменты, как Trupeer, используют ИИ, чтобы предлагать формулировки, которые понятны и удобны для пользователей, — это крайне важно для поддержания высокого качества стандартов документации.

Используя ИИ, команды могут гарантировать, что язык в руководствах будет одновременно точным и доступным, что критически важно для понимания и удовлетворенности конечных пользователей.

Встраивание видео вместе с текстом

Встраивание видео в пользовательские руководства обеспечивает более насыщенный и увлекательный опыт обучения. Видео может демонстрировать сложные процессы эффективнее, чем один только текст. Такие инструменты, как Tango, делают акцент на визуальных инструкциях, позволяя пользователям следовать за демонстрациями видео, которые встроены в руководство.

Эта функция особенно полезна для обучающих целей, когда возможность увидеть процесс в действии значительно улучшает обучение и запоминание. Она также учитывает разные предпочтения в обучении, делая документацию более инклюзивной.

Экспорт в нескольких форматах (PDF, Web, HTML)

Возможность экспортировать документацию в разных форматах обеспечивает доступность на различных платформах и устройствах. Независимо от того, предпочитает ли пользователь удобный для печати PDF или интерактивную веб-страницу, функции экспорта в нескольких форматах учитывают разные потребности. Document360 и GitBook предлагают надежные варианты экспорта, повышая гибкость распространения документации.

Эта функция критически важна, чтобы руководства были доступны в нужный момент и в нужном месте — без компромиссов по формату или качеству.

Контроль версий и быстрые сценарии обновления

Контроль версий необходим для поддержания целостности документации, особенно в динамичных средах, где изменения происходят часто. Благодаря контролю версий команды могут отслеживать изменения, при необходимости откатываться к предыдущим версиям и обеспечивать единообразие при обновлениях. Confluence предоставляет надежные функции управления версиями, поэтому он идеально подходит для команд, которым нужен строгий контроль документации.

Быстрые сценарии обновления дополнительно упрощают процесс поддержания документации в актуальном состоянии: команды могут вносить изменения быстро, не нарушая общую структуру или логику руководств.

Как выбрать инструменты для пользовательских руководств под ваш сценарий использования

Руководства для пользователей продукта и статьи в справочном центре

Для компаний, предлагающих сложные продукты, необходимы подробные руководства для пользователей и статьи в справочном центре. Эти документы помогают пользователям понимать функции продукта и решать проблемы самостоятельно. Важно выбрать инструмент, который поддерживает экспорт в нескольких форматах и предоставляет надежный контроль версий, чтобы документация оставалась актуальной.

• Большой объем обращений пользователей из-за сложных функций.

• Частые обновления продукта, требующие пересмотра документации.

• Необходимость единообразного брендинга и форматирования.

• Гибкие варианты экспорта (PDF, HTML, web).

• Надежный контроль версий и функции совместной работы.

• Удобные в использовании шаблоны для единообразия.

Внутренняя SOP-документация

Стандартные операционные процедуры (SOP) критически важны для внутренней согласованности и эффективности. Они требуют точной, подробной документации, которая легко доступна всем участникам команды. Для этого сценария идеально подходят инструменты с сильными возможностями поиска и настраиваемыми шаблонами.

• Сложные внутренние процессы, требующие подробной документации.

• Частые обновления и изменения в процедурах.

• Необходимость простого доступа и возможности поиска.

• Расширенные функции поиска.

• Настраиваемые шаблоны для разных отделов.

• История версий для отслеживания изменений.

Руководства по ИТ-системам и администрированию

ИТ-отделам нужна подробная документация для управления настройками систем и административными задачами. Особенно полезны инструменты, которые интегрируются с техническими средами и поддерживают редакторы на основе Markdown, поскольку они позволяют создавать точную техническую документацию.

• Сложные настройки систем, требующие подробной документации.

• Частые обновления из-за модернизаций систем.

• Необходимость технической точности и детализации.

• Поддержка Markdown для технической документации.

• Интеграция с системами контроля версий, например Git.

• Простое обновление и функции совместной работы.

Клиентская база знаний

Клиентская база знаний служит центром самообслуживания для пользователей. Она требует удобного интерфейса и надежных возможностей поиска, чтобы пользователи могли быстро и легко находить нужную информацию. Для этой цели идеально подходят инструменты с вариантами веб-базы знаний.

• Большой поток пользователей, которым нужна быстрая доступность информации.

• Необходимость удобного интерфейса и навигации.

• Регулярные обновления, чтобы отражать изменения продукта.

• Функции веб-базы знаний.

• Надежные функции поиска и категоризации.

• Простое управление контентом и обновлениями.

Документация для разработчиков и API

Разработчикам нужна подробная техническая документация для API и других компонентов ПО. Для ясности и точности необходимы инструменты, которые предлагают структурированную документацию на основе Markdown. Также полезна интеграция с инструментами разработки для бесшовного встраивания в рабочий процесс.

• Сложные структуры API, требующие подробной документации.

• Необходимость точного технического языка и примеров.

• Интеграция со средами разработки.

• Поддержка фрагментов кода и Markdown.

• Интеграция с Git и другими инструментами разработки.

• Контроль версий и отслеживание истории.

Лучшие практики для создания пользовательских руководств

Прежде чем начать

• Определите аудиторию вашего пользовательского руководства и адаптируйте контент соответствующим образом.

• Четко определите область применения и цели руководства.

• Выберите подходящий инструмент с учетом конкретных потребностей вашего проекта.

• Соберите все необходимые ресурсы и информацию перед началом процесса написания.

• Создайте план, чтобы организовать структуру и логику руководства.

Во время процесса создания

• Используйте единые термины и стиль по всему документу для ясности.

• Добавляйте визуальные материалы, такие как скриншоты и видео, чтобы улучшить понимание.

• Используйте шаблоны и заранее заданные структуры, чтобы сохранять единообразие.

• Сотрудничайте с участниками команды, чтобы обеспечить точность и полноту.

• Регулярно сохраняйте и делайте резервные копии работы, чтобы предотвратить потерю данных.

После завершения

• Вычитайте и отредактируйте документ, чтобы устранить ошибки и улучшить читаемость.

• Проведите тестирование с пользователями, чтобы собрать обратную связь и внести необходимые корректировки.

• Регулярно обновляйте руководство, чтобы отражать изменения в продукте или процессе.

• Отслеживайте вовлеченность пользователей и корректируйте контент на основе аналитики и отзывов.

• Убедитесь, что руководство легко доступно всем целевым пользователям.

Часто задаваемые вопросы

Что такое пользовательское руководство? Пользовательское руководство — это документ, который содержит инструкции о том, как пользоваться продуктом или услугой. Оно предназначено, чтобы помочь пользователям понять функции и возможности продукта.

Почему пользовательские руководства важны? Пользовательские руководства важны, потому что они помогают пользователям эффективно ориентироваться в продукте, снижая необходимость обращаться в поддержку и повышая удовлетворенность пользователей.

Как часто нужно обновлять пользовательские руководства? Пользовательские руководства следует обновлять всякий раз, когда происходят существенные изменения в продукте, например появляются новые функции или обновляется интерфейс, чтобы сохранять точность и актуальность.

Какие инструменты лучше всего подходят для создания пользовательских руководств? Лучшие инструменты зависят от ваших потребностей, но варианты вроде Trupeer, Document360 и GitBook предлагают сильные функции для разных типов документации.

Есть ли бесплатные инструменты для создания пользовательских руководств? Да, многие инструменты предлагают бесплатные тарифы с базовыми функциями, например Scribe и Notion, которые могут подойти для небольших проектов или команд.

Сколько стоят профессиональные инструменты для пользовательских руководств? Стоимость сильно различается: профессиональные инструменты, такие как Document360, начинаются от $99 в месяц, а другие, например GitBook, предлагают планы, стартующие от $6 за пользователя в месяц.

Как обеспечить единообразие в моих пользовательских руководствах? Использование шаблонов и четких руководств по стилю помогает обеспечить единообразие во всей вашей документации, что критически важно для понимания пользователями и доверия.

Какие преимущества дает использование ИИ при создании пользовательских руководств? ИИ может ускорить процесс написания за счет автоматической генерации текста и повышения точности, тем самым сокращая время, необходимое для подготовки подробных руководств.

Подведение итогов

Создание эффективных пользовательских руководств необходимо для улучшения пользовательского опыта и повышения принятия продукта. Используя современные инструменты, такие как Trupeer, команды могут оптимизировать процессы подготовки документации, гарантируя, что руководства будут не только точными, но и увлекательными, а также простыми в обновлении.

Чтобы узнать больше о том, как Trupeer может усилить ваши усилия по подготовке документации, посетите Trupeer и изучите инновационные функции, которые могут преобразить процесс создания пользовательских руководств.