Обзор для покупателя

Создание руководств пользователя — сложная задача для многих команд. Зачастую они тратят от 8 до 12 часов на разработку одного руководства с нуля. Этот трудоемкий процесс не только неэффективен, но и приводит к тому, что руководства устаревают практически сразу после публикации. Согласно недавнему исследованию, 65 % компаний сообщили, что их руководства пользователя устарели в течение шести месяцев с момента создания.

65 % компаний считают свои руководства пользователя устаревшими в течение шести месяцев после публикации.

В этом руководстве рассматриваются современные инструменты на базе ИИ, которые могут автоматизировать создание руководств пользователя, делая этот процесс быстрее и надежнее. Оно предназначено для менеджеров проектов, разработчиков продуктов и специалистов по документации, которые стремятся оптимизировать свои процессы документирования и поддерживать руководства пользователя в актуальном состоянии.

Лучшие инструменты для руководств пользователя: прямое сравнение

1. Trupeer
   
   

   

Trupeer разработан, чтобы революционизировать подход команд к созданию руководств пользователя. Созданный специально для разработчиков программного обеспечения и менеджеров по продукту, этот инструмент превосходит другие в автоматизации процессов документирования. Платформа Trupeer на базе искусственного интеллекта фиксирует действия непосредственно с экрана, обеспечивая точность и экономя время. Она предлагает комплексный набор функций, которые упрощают создание руководств пользователя, сводя к минимуму необходимость ручного ввода.

Ключевые особенности

• Захват шагов на базе ИИ

• Автоматический экспорт в PDF и веб-форматы

• Интегрированная поддержка видео

• Надежный контроль версий

• Инструменты для совместной работы команды

• Обширная библиотека шаблонов

• Возможности расширенного поиска

• Доступен бесплатный тариф

«Trupeer изменил подход нашей команды к документированию процессов, сократив затрачиваемое время на 50 %!»

Цены

Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от 49 $ за пользователя в месяц.

2. Scribe
   
   

   

Scribe — это интуитивно понятный инструмент, направленный на упрощение процесса создания руководств пользователя для преподавателей и владельцев малого бизнеса. Он ориентирован на фиксацию шагов и их преобразование в четкие и лаконичные инструкции. Scribe отлично проявляет себя в условиях, когда ключевым фактором является быстрое и эффективное общение. Тем не менее ему не хватает некоторых более продвинутых функций, имеющихся в других инструментах, что может быть ограничением для крупных организаций.

Ключевые особенности

• Простой пошаговый захват

• Мгновенный экспорт в PDF

• Базовые возможности ИИ-копирайтинга

• Простой в использовании интерфейс

• Ограниченные функции совместной работы

• Настраиваемые шаблоны

• Бесплатный тариф с базовыми функциями

• Адаптивный дизайн для мобильных устройств

Цены

Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от 10 $ за пользователя в месяц.

3. Document360
   
   

   

Document360 — это программное обеспечение для создания баз знаний, ориентированное на предприятия, которым требуется надежная платформа для документирования. Оно идеально подходит для технических писателей и служб поддержки клиентов, нуждающихся в централизованном хранилище информации. Document360 предлагает отличные возможности расширенного поиска и специализированную платформу для управления большими объемами данных. Однако это может быть не лучшим выбором для небольших команд, которым не требуется столь обширный функционал.

Ключевые особенности

• Всеобъемлющая база знаний

• Функция продвинутого поиска

• Многоязычная поддержка

• Настраиваемые темы

• Обширная аналитика и инсайты

• Контроль версий

• Интеграция со сторонними инструментами

• Функции безопасности высокого уровня

Цены

Нет бесплатного тарифа; платные планы начинаются от 99 $ за проект в месяц.

4. Tango
   
   

   

Tango — это простой инструмент, разработанный для команд, которым необходимо быстро создавать интерактивные руководства пользователя. Он особенно полезен для процессов онбординга и учебных сессий, где интерактивный контент позволяет повысить вовлеченность пользователей. Хотя Tango предлагает отличную поддержку видео, его ограниченный набор функций может не удовлетворить команды, которым требуются более комплексные решения для документирования.

Ключевые особенности

• Создание интерактивных руководств

• Поддержка и интеграция видео

• Простой пользовательский интерфейс

• Варианты быстрой публикации

• Базовая аналитика

• Совместное редактирование

• Ограниченная автоматизация шагов

• Бесплатный тариф с базовыми функциями

Цены

Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от 12 $ за пользователя в месяц.

5. Notion
   
   

   

Notion — чрезвычайно универсальный инструмент, который можно использовать для создания широкого спектра документов, включая руководства пользователя. Он лучше всего подходит для команд, которые ценят гибкость и кастомизацию в своих инструментах. Сила Notion заключается в его способности создавать взаимосвязанные базы данных и документы, но он может потребовать дополнительного времени на настройку и управление по сравнению с более специализированными инструментами.

Ключевые особенности

• Высоконастраиваемый интерфейс

• Создание баз данных и управление ими

• Базовая поддержка разметки Markdown

• Интеграция с популярными приложениями

• Совместная рабочая среда

• Создание документов в свободной форме

• Ограниченная библиотека шаблонов

• Базовые варианты экспорта

Цены

Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от 8 $ за пользователя в месяц.

6. Confluence
   
   

   

Confluence, разработанный компанией Atlassian, — это мощный инструмент для документирования и совместной работы на уровне предприятия. Он особенно полезен для команд, которые уже используют другие продукты Atlassian, такие как Jira. Хотя он предлагает широкие возможности интеграции и мощные функции совместной работы, он может быть менее интуитивно понятным для пользователей, не знакомых с экосистемой Atlassian.

Ключевые особенности

• Глубокая интеграция с пакетом Atlassian

• Инструменты форматирования текста (Rich Text)

• Обширный выбор шаблонов

• Мощная функция поиска

• Отслеживание версий

• Управление правами доступа пользователей

• Совместное редактирование

• Надежные функции безопасности

Цены

Нет бесплатного тарифа; платные планы начинаются от 10 $ за пользователя в месяц.

7. GitBook
   
   

   

GitBook разработан для разработчиков и технических команд, которым необходимо эффективно создавать и поддерживать документацию. Он предлагает понятный, удобный для разработчиков интерфейс с поддержкой Markdown, что делает его идеальным для технического писательства. Однако его фокус на Markdown может не понравиться нетехническим пользователям, предпочитающим более визуальные интерфейсы.

Ключевые особенности

• Поддержка разметки Markdown

• Совместная работа в режиме реального времени

• Контроль версий

• Настраиваемые темы

• Интеграция с GitHub и другими инструментами

• SEO-дружественная документация

• Варианты публичного и приватного доступа

• Бесплатный тариф с базовыми функциями

Цены

Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от 4 $ за пользователя в месяц.

Проблемы с руководствами пользователя: с чем сталкиваются команды

1. Ручное документирование происходит медленно

• Команды тратят слишком много времени на создание скриншотов и форматирование контента.

• Ручная вычитка требует дополнительного времени, задерживая публикацию.

• Часто закрадываются ошибки, что требует повторных раундов редактирования.

• Трудно поддерживать последовательность и единый стиль среди разных членов команды.

2. Контент быстро устаревает

• Каждый релиз продукта требует обновления существующих руководств.

• Команды с трудом успевают за частыми обновлениями программного обеспечения.

• Устаревшие руководства путают пользователей и приводят к увеличению числа обращений в поддержку.

• Постоянные обновления создают завал невыполненных задач по документированию.

2. Плохой поиск и находимость информации для конечных пользователей

• Пользователи не могут быстро найти нужную информацию.

• Функции поиска во многих инструментах посредственны или отсутствуют.

• Непоследовательное использование ключевых слов в документах затрудняет поиск.

• Разочарованные пользователи могут закрыть руководство, что приведет к запросам в поддержку.

4. Разобщенная документация в разных инструментах

• Информация разбросана по различным платформам, таким как Notion, Word и Google Docs.

• Объединение документов в единое целостное руководство представляет собой сложную задачу.

• Изменения в одном документе не отражаются в других, что приводит к несоответствиям.

• Команды тратят время на переключение между различными инструментами для сбора информации.

5. Отсутствие единообразия в формате и стиле

• У разных членов команды разные стили письма.

• Отсутствие стандартизированных шаблонов приводит к разному внешнему виду руководств.

• Пользователям трудно следовать руководствам, в которых отсутствует единый стиль.

• Противоречивые руководства могут нанести вред профессиональному восприятию бренда.

Обязательные функции в инструментах для создания руководств

1. Автоматический захват шагов с экрана

Современные инструменты должны автоматически фиксировать шаги по мере того, как вы выполняете их на экране. Эта функция имеет решающее значение для сокращения времени на ручной ввод и обеспечения точности. Такие инструменты, как Trupeer, превосходно справляются с этим, позволяя пользователям создавать руководства в режиме реального времени по мере навигации в программе. Данная функция экономит командам часы рутинной работы и снижает вероятность человеческих ошибок, делая руководства более надежными и единообразными.

2. ИИ-инструкции для каждого шага

Созданные искусственным интеллектом инструкции меняют подход к разработке пользовательских руководств. Благодаря ИИ все тонкости технического языка обрабатываются автоматически, создавая четкие и понятные формулировки. Эта функция особенно полезна командам, у которых нет штатных технических писателей. Scribe, например, использует ИИ для перевода сложных действий в простые, понятные шаги, сокращая дистанцию между техническими и нетехническими пользователями при сохранении абсолютной точности.

3. Встраивание видео наряду с текстом

Встраивание видеороликов в руководства пользователя значительно улучшает понимание и вовлеченность. Видео обеспечивают динамичный способ демонстрации сложных процессов, позволяя пользователям легко следовать за действиями на экране. Tango предлагает отличную поддержку видео, позволяя командам легко включать визуальные демонстрации. Эта функция незаменима для туториалов и пошаговых инструкций, где визуальный контекст существенно облегчает процесс обучения.

4. Экспорт в несколько форматов (PDF, Web, HTML)

Возможность экспортировать руководства пользователя в различные форматы крайне важна для удовлетворения самых разных потребностей. Будь то файл PDF для использования без доступа к сети или HTML-страница для публикации на сайте — наличие нужного формата гарантирует доступность и простоту распространения информации. Trupeer и Document360 поддерживают широкий спектр вариантов экспорта, позволяя легко делиться руководствами на различных платформах и устройствах, чтобы пользователи могли изучать информацию наиболее удобным для них способом.

5. Контроль версий и быстрое обновление рабочих процессов

Контроль версий критически важен для поддержания актуальности и точности документации. Он позволяет командам отслеживать изменения, возвращаться к предыдущим версиям в случае необходимости и гарантировать, что каждый сотрудник работает с самой последней информацией. Confluence предлагает надежные функции контроля версий, поддерживая быстрые обновления и совместную работу различных команд. Эта функция необходима для сохранения целостности документов в быстро меняющихся условиях, где информация обновляется регулярно.

6. Возможности расширенного поиска

Эффективная функция поиска помогает пользователям быстро и легко находить необходимую информацию. Расширенные возможности поиска, подобные предлагаемым Document360, позволяют осуществлять поиск по всему набору документации, включая ключевые слова внутри видео- и графического контента. Это улучшает навигацию пользователей по большим объемам данных, снижая раздражение от поиска и улучшая общий опыт взаимодействия. Для бизнеса это означает меньшее число обращений в поддержку и рост лояльности клиентов.

Как выбрать инструмент в зависимости от конкретного сценария использования

1. Руководства пользователя и статьи Справочного центра

Для компаний, стремящихся улучшить поддержку клиентов с помощью подробных руководств по использованию продуктов и статей справочного центра, необходим инструмент, который интегрируется с базой знаний и поддерживает мультимедийный контент. Это гарантирует, что пользователи получат детальную помощь, и снизит нагрузку на специалистов техподдержки.

• Отсутствие целостной документации снижает удовлетворенность клиентов.

• Пользователи с трудом осваивают продукт со сложным функционалом.

• Большой объем тикетов в поддержку из-за нечетких инструкций.

• Интеграция с существующими платформами справочных центров.

• Поддержка мультимедийного контента, такого как видео и изображения.

• Надежная функция поиска для более простой навигации.

2. Внутренние регламенты и стандарты (SOP)

Для организаций, которым необходимо документировать стандартные операционные процедуры (SOP / регламенты), ключевым фактором является выбор инструмента, поддерживающего удобную совместную работу и контроль версий. Это гарантирует, что у всех сотрудников всегда будет доступ к актуальным инструкциям, что критически важно для операционной эффективности.

• Устаревшие регламенты ведут к снижению эффективности процессов.

• Отсутствие контроля доступа может привести к несанкционированным изменениям.

• Сложность в отслеживании правок и обновлений.

• Контроль версий для прозрачного ведения истории изменений.

• Функции совместной работы для получения предложений и отзывов от коллег.

• Настройка прав доступа для управления полномочиями.

3. Системная и административная документация для IT

Для IT-отделов создание и ведение системной документации требует инструментов с широкими возможностями форматирования кода, например с поддержкой Markdown, и хорошей интеграцией с инструментами разработки. Это гарантирует, что документация будет как подробной, так и легкодоступной для технического персонала.

• Высокая сложность IT-инфраструктуры требует детального описания.

• Необходимость интеграции со средами разработки.

• Требуются постоянные обновления по мере эволюционирования систем.

• Поддержка Markdown для удобного написания технического текста.

• Интеграция с инструментами разработки, такими как GitHub.

• Совместная работа в реальном времени для оперативного внесения изменений.

4. Клиентская база знаний

Компаниям, стремящимся повысить удовлетворенность клиентов, следует ориентироваться на инструменты с бесшовной интеграцией со своими CRM-системами и поддержкой брендированных шаблонов для соблюдения единого стиля марки. Это во многом способствует созданию целостного и профессионального пользовательского опыта.

• Разнородное оформление в руководствах может запутать клиентов.

• Слабая интеграция с системами управления отношениями с клиентами.

• Отсутствие аналитики для оценки эффективности документации.

• Настраиваемые шаблоны для сохранения фирменного стиля.

• Интеграция с CRM для формирования единой картины взаимодействия.

• Аналитика для отслеживания интереса клиентов и эффективности статей.

5. Документация для разработчиков и описание API

Для команд, занимающихся описанием API и технической документацией для внешних программистов, критически важны инструменты со строгим версионированием и возможностью красиво оформлять блоки кода. Это дает уверенность в том, что разработчики получают точные и современные технологические сведения.

• Высокая сложность при описании API требует абсолютной точности.

• Частые доработки API требуют молниеносного апдейта справочных материалов.

• Необходимость детального и наглядного изложения технической сути.

• Поддержка форматирования блоков программного кода.

• Мощный контроль версий для отслеживания правок.

• Интеграция с репозиториями кода, такими как GitHub.

Лучшие практики создания руководств пользователя

1. До разработки документа

• Четко определите цель и целевую аудиторию создаваемого документа.

• Соберите всю необходимую информацию и материалы до начала работы.

• Составьте структуру для логичного распределения контента.

• Поставьте четкие задачи и вехи для создания руководства.

• Распределите роли и ответственность среди участников проекта.

2. Во время написания руководства

• Применяйте инструменты автоматизации для рутинных задач, вроде захвата шагов.

• Включайте мультимедиа-материалы для улучшения наглядности.

• Формулируйте мысли простым языком, подходящим для вашей аудитории.

• Регулярно анализируйте прогресс и гибко корректируйте планы.

• Стимулируйте обмен мнениями и предложения в вашей команде.

3. После опубликования материала

• Организуйте сбор отзывов от пользователей для нахождения зон роста.

• Периодически актуализируйте контент при изменениях в продуктах.

• Оценивайте успешность контента с помощью встроенных средств веб-аналитики.

• Позаботьтесь о том, чтобы документ было легко найти заинтересованным лицам.

• Фиксируйте полученный опыт для оптимизации рабочих процессов в будущем.

Часто задаваемые вопросы

1. Что представляет собой руководство пользователя?

Руководство пользователя — это документ, содержащий рекомендации и практические приемы по работе с тем или иным продуктом (услугой). Он включает описание процедур, сценарии решения проблем и ссылки на дополнительные материалы, помогающие клиенту эффективно освоить систему.

2. Какова роль руководств в компании?

Такая документация позволяет разгрузить службу поддержки: у людей появляется удобная возможность самостоятельно отвечать на возникшие вопросы. Кроме того, наличие инструкций облегчает клиентам знакомство с решением и повышает лояльность.

3. Как технологии ИИ способны улучшить эту сферу?

ИИ может взять на себя автоматический захват шагов, существенно сокращая ресурсы на верстку. Качество текстов также заметно вырастает, поскольку ИИ умеет генерировать понятные тезисы на основе реальных кликов пользователей в интерфейсе.

4. Смогу ли я отправлять эти данные в сторонние системы?

Да, большинство современных поставщиков подобного ПО дают возможность интеграции с распространенными CRM, трекерами задач или хелпдесками, упрощая обмен информацией.

5. Предусмотрены ли бесплатные варианты таких программ?

Безусловно, ряд решений имеют тарифы «Free» с базовыми инструментами. Это отлично подходит стартапам и небольшим проектам. При росте нагрузок или требований всегда можно перейти на платную подписку.

6. Как формируется стоимость этого программного обеспечения?

Часто цена привязана к общему числу вовлеченных авторов (пользователей), доступному набору опций и формату поддержки клиентов. Более продвинутый бизнес обычно выбирает премиальные пакеты.

7. Как много времени занимает старт проекта в новом ПО?

Продолжительность внедрения зависит от самого продукта и масштаба вашей базы знаний. Элементарные утилиты запускаются за пару часов, тогда как корпоративные порталы требуют тщательного конфигурирования.

8. Как максимально безболезненно перевести коллектив на новый инструмент?

Обеспечьте сотрудников учебными пособиями и справочными видео, предоставленными разработчиком сервиса. Поощряйте практический опыт и, возможно, организуйте небольшие мастер-классы для детального разбора сложных нюансов.

Заключительные соображения

Разработка качественных инструкций играет существенную роль в улучшении впечатлений ваших клиентов и оптимизации бюджета на клиентскую поддержку. Выбрав правильные инструменты, вы сможете убрать рутину из процесса написания документации, гарантируя при этом актуальное состояние информации. Какую бы документацию вы ни вели, правильный выбор платформы сделает этот процесс комфортным.

Если вы заинтересованы в современном и быстром решении на базе ИИ, обратите внимание на Trupeer. Благодаря своей функциональности и простоте, Trupeer поможет сотрудникам создавать материалы высокого уровня максимально оперативно. Узнать больше можно на веб-страницах Trupeer.