Обзор для покупателей

Создание пользовательских руководств — сложная задача для многих команд. Часто им приходится тратить 8–12 часов на подготовку одного руководства с нуля. Этот трудоемкий процесс не только неэффективен, но и приводит к тому, что руководства устаревают сразу после публикации. Согласно недавнему исследованию, 65% компаний сообщили, что их пользовательские руководства устаревают в течение шести месяцев после создания.

65% компаний считают, что их пользовательские руководства устаревают в течение шести месяцев после публикации.

В этом руководстве рассматриваются современные инструменты с поддержкой ИИ, которые позволяют автоматизировать создание пользовательских руководств, делая процесс быстрее и надежнее. Оно предназначено для руководителей проектов, разработчиков продукта и специалистов по документации, которые хотят оптимизировать процессы подготовки документации и поддерживать пользовательские руководства актуальными и релевантными.

Лучшие инструменты для пользовательских руководств: сравнение лицом к лицу

1. Trupeer

   

   Trupeer создан, чтобы произвести революцию в подходе команд к созданию пользовательских руководств. Инструмент, адаптированный для разработчиков ПО и менеджеров продуктов, отлично автоматизирует процессы подготовки документации. Платформа Trupeer на базе ИИ фиксирует шаги непосредственно по активности на экране, обеспечивая точность и экономя время. Она предлагает полный набор функций, который упрощает создание пользовательских руководств и снижает необходимость ручного ввода.

   Ключевые функции

   • Захват шагов с помощью ИИ

   • Автоматический экспорт в PDF и веб-формат

   • Встроенная поддержка видео

   • Надежный контроль версий

   • Инструменты для командной работы

   • Обширная библиотека шаблонов

   • Расширенные возможности поиска

   • Доступен бесплатный тариф

   «Trupeer изменил подход нашей команды к документированию процессов: мы сократили время на 50%!»

   Преимущества	Недостатки
   Бесшовная интеграция с другими инструментами.	Некоторая кривая обучения для новых пользователей.
   Широкие возможности ИИ.	Ограниченная офлайн-функциональность.
   Отличная поддержка клиентов.	Расширенные функции требуют более дорогого тарифа.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от $49 за пользователя в месяц.

2. Scribe

   

   Scribe — интуитивный инструмент, который упрощает процесс создания пользовательских руководств для преподавателей и владельцев малого бизнеса. Он делает акцент на захвате шагов и преобразовании их в понятные, краткие инструкции. Scribe особенно хорошо подходит для сред, где важны быстрое и эффективное общение. Однако ему не хватает некоторых более продвинутых функций, которые есть в других инструментах, что может стать ограничением для более крупных организаций.

   Ключевые функции

   • Простой пошаговый захват

   • Мгновенный экспорт в PDF

   • Базовые возможности написания с помощью ИИ

   • Удобный интерфейс

   • Ограниченные функции совместной работы

   • Настраиваемые шаблоны

   • Бесплатный тариф с базовыми функциями

   • Дизайн, удобный для мобильных устройств

   Преимущества	Недостатки
   Очень удобный интерфейс.	Нет расширенных функций ИИ.
   Доступная структура тарифов.	Нет поддержки видео.
   Быстрая настройка и внедрение.	Доступно ограниченное число интеграций.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от $10 за пользователя в месяц.

3. Document360

   

   Document360 — программное обеспечение для базы знаний, которое подходит предприятиям, которым нужна надежная платформа для документации. Оно идеально для технических писателей и команд поддержки клиентов, которым требуется единое хранилище информации. Document360 особенно хорошо справляется с расширенными возможностями поиска и предоставляет отдельную платформу для управления большими объемами данных. Однако это может быть не лучший выбор для небольших команд, которым не нужна обширная функциональность.

   Ключевые функции

   • Полная база знаний

   • Расширенная функция поиска

   • Поддержка нескольких языков

   • Настраиваемые темы

   • Обширная аналитика и инсайты

   • Контроль версий

   • Интеграция с инструментами сторонних разработчиков

   • Функции безопасности высокого уровня

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для масштабной документации.	Нет бесплатного тарифа.
   Мощные инструменты аналитики.	Может быть слишком сложным для небольших команд.
   Сильная поддержка многоязычного контента.	Более высокая стоимость по сравнению с базовыми инструментами.

   Тарифы

   Нет бесплатного тарифа; платные планы начинаются от $99 за проект в месяц.

4. Tango

   

   Tango — простой инструмент, созданный для команд, которым нужно быстро создавать интерактивные пользовательские руководства. Он особенно полезен для процессов адаптации и обучающих сессий, где интерактивный контент повышает вовлеченность пользователей. Хотя Tango предлагает отличную поддержку видео, ограниченный набор функций может не подойти командам, которым нужны более комплексные решения для документации.

   Ключевые функции

   • Создание интерактивных руководств

   • Поддержка видео и интеграция

   • Простой пользовательский интерфейс

   • Быстрые варианты публикации

   • Базовая аналитика

   • Совместное редактирование

   • Ограниченная автоматизация шагов

   • Бесплатный тариф с базовыми функциями

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для интерактивного контента.	Ограниченный набор функций для продвинутых задач.
   Хорошая интеграция с видео.	Базовые инструменты аналитики.
   Удобное совместное редактирование.	Ограниченные возможности ИИ.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от $12 за пользователя в месяц.

5. Notion

   

   Notion — очень универсальный инструмент, который можно использовать для создания самых разных типов документации, включая пользовательские руководства. Он лучше всего подходит командам, которые ценят гибкость и возможность настройки своих инструментов. Сильная сторона Notion — умение создавать взаимосвязанные базы данных и документы, но может потребоваться дополнительное время на настройку и управление по сравнению с более специализированными инструментами.

   Ключевые функции

   • Высокая настраиваемость интерфейса

   • Создание и управление базами данных

   • Базовая поддержка markdown

   • Интеграция с популярными приложениями

   • Совместное рабочее пространство

   • Создание документов в свободной форме

   • Ограниченная библиотека шаблонов

   • Базовые варианты экспорта

   Преимущества	Недостатки
   Очень адаптивен для разных сценариев использования.	Требует времени на настройку и поддержку.
   Сильные функции совместной работы.	Ограниченные форматы экспорта.
   Доступен бесплатный персональный план.	Базовые функции ИИ по сравнению с другими инструментами.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от $8 за пользователя в месяц.

6. Confluence

   

   Confluence, разработанный Atlassian, — мощный инструмент для корпоративной документации и совместной работы. Особенно полезен для команд, которые уже используют другие продукты Atlassian, например Jira. Хотя он предлагает широкие возможности интеграции и сильные функции совместной работы, он может быть менее интуитивным для пользователей, не знакомых с экосистемой Atlassian.

   Ключевые функции

   • Глубокая интеграция с пакетом Atlassian

   • Инструменты редактирования форматированного текста

   • Широкие возможности шаблонов

   • Мощная функция поиска

   • Отслеживание версий

   • Управление правами пользователей

   • Совместное редактирование

   • Надежные функции безопасности

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для пользователей Atlassian.	Сложен для пользователей, не относящихся к экосистеме Atlassian.
   Сильные инструменты совместной работы.	Более высокие тарифы для полного набора функций.
   Широкие возможности интеграции.	Нет бесплатной версии для корпоративных функций.

   Тарифы

   Нет бесплатного тарифа; платные планы начинаются от $10 за пользователя в месяц.

7. GitBook

   

   GitBook создан для разработчиков и технических команд, которым нужно эффективно создавать и поддерживать документацию. Он предлагает чистый, удобный для разработчиков интерфейс, поддерживающий markdown, что делает его идеальным для технических текстов. Однако акцент на markdown может не понравиться пользователям, не относящимся к технической аудитории, которые предпочитают более визуальные интерфейсы.

   Ключевые функции

   • Поддержка markdown

   • Совместная работа в реальном времени

   • Контроль версий

   • Настраиваемые темы

   • Интеграции с GitHub и другими инструментами

   • Документация, удобная для SEO

   • Варианты публичного и приватного доступа

   • Бесплатный тариф с базовыми функциями

   Преимущества	Недостатки
   Отлично подходит для технической документации.	Markdown может подойти не всем пользователям.
   Отличная интеграция с инструментами для разработчиков.	Ограниченные возможности визуального интерфейса.
   Бесплатный тариф для небольших команд.	Не лучший вариант для пользователей без технического бэкграунда.

   Тарифы

   Доступен бесплатный тариф; платные планы начинаются от $4 за пользователя в месяц.

Проблемы с пользовательскими руководствами: с чем чаще всего сталкиваются команды

1. Ручная документация занимает много времени

   • Команды тратят чрезмерное количество часов на захват скриншотов и форматирование контента.

   • Ручная вычитка занимает дополнительное время, из-за чего публикация откладывается.

   • Ошибки часто появляются в процессе, требуя дополнительных раундов правок.

   • Сложно поддерживать единообразие при работе разных участников команды.

2. Контент быстро устаревает

   • Каждый релиз продукта требует обновлений существующих руководств.

   • Командам сложно успевать за частыми обновлениями ПО.

   • Устаревшие руководства сбивают пользователей с толку и приводят к росту обращений в поддержку.

   • Постоянные обновления создают очередь задач по документации.

3. Плохой поиск и низкая находчивость для конечных пользователей

   • Пользователи не могут быстро найти нужную информацию.

   • Функции поиска во многих инструментах работают слабо или отсутствуют.

   • Несогласованное использование ключевых слов в документах ухудшает поиск.

   • Разочарованные пользователи могут отказаться от руководства, что приводит к запросам в поддержку.

4. Документация разрознена по разным инструментам

   • Информация разбросана по разным платформам, таким как Notion, Word и Google Docs.

   • Сложно объединить документы в единое целостное руководство.

   • Изменения в одном документе не отражаются в других, что приводит к несоответствиям.

   • Команды тратят время на переключение между разными инструментами, чтобы собрать информацию.

5. Нет единообразия в формате или стиле

   • У разных участников команды разные стили написания.

   • Отсутствие стандартизированных шаблонов приводит к тому, что руководства выглядят по-разному.

   • Пользователям сложно следовать руководствам, в которых нет единого стиля.

   • Несогласованные руководства могут подорвать впечатление о профессионализме бренда.

   Проблема	Традиционный процесс	Влияние на бизнес	Затраты времени
   Ручная документация	Ручные скриншоты, написание и форматирование	Задержки с доступностью руководств, рост числа ошибок	10–15 часов на одно руководство
   Устаревший контент	Обновления руководства после релиза	Сбои в понимании у пользователей, рост числа обращений в поддержку	5–8 часов на цикл обновления
   Плохая функциональность поиска	Ограниченные варианты поиска по документам	Разочарование пользователей, отказ от руководств	Переменные затраты в зависимости от потребностей пользователей
   Разрозненная документация	Документы разбросаны по платформам	Несоответствия, неэффективность	3–5 часов на консолидацию информации
   Несогласованное форматирование	Разные стили и шаблоны	Непрофессиональный вид, путаница у пользователей	2–4 часа на стандартизацию

Незаменимые функции в инструментах для пользовательских руководств

1. Автозахват шагов из активности на экране

   Современные инструменты для пользовательских руководств должны автоматически фиксировать шаги по мере того, как вы выполняете действия на экране. Эта функция критически важна для сокращения времени, затрачиваемого на ручной ввод, и для обеспечения точности. Такие инструменты, как Trupeer, особенно сильны в этом: они позволяют пользователям создавать руководства в реальном времени по мере навигации по своему ПО. Эта функция экономит командам часы утомительной работы и снижает вероятность человеческих ошибок, обеспечивая более надежные и единообразные руководства.

2. Инструкции к шагам, написанные с помощью ИИ

   Инструкции, сгенерированные ИИ, меняют подход к созданию пользовательских руководств. С помощью ИИ автоматически обрабатываются нюансы технического языка, в результате получаются понятные и краткие инструкции. Эта функция особенно полезна для команд, у которых нет выделенных технических писателей. Например, Scribe использует ИИ, чтобы преобразовывать сложные действия в простые и легко понимаемые шаги, сокращая разрыв между техническими и нетехническими пользователями и при этом сохраняя точность.

3. Встраивание видео вместе с текстом

   Встраивание видео в пользовательские руководства улучшает понимание и повышает вовлеченность. Видео дает динамичный способ показать сложные процессы, благодаря чему пользователям проще следовать инструкциям. Tango предлагает надежную поддержку видео, позволяя командам легко добавлять визуальные демонстрации. Эта функция незаменима для обучающих материалов и пошаговых руководств, где визуальный контекст может существенно улучшить опыт обучения.

4. Экспорт в нескольких форматах (PDF, веб, HTML)

   Возможность экспортировать пользовательские руководства в нескольких форматах — важное условие для удовлетворения разнообразных потребностей пользователей. Будь то PDF для офлайн-использования или HTML-страница для публикации в вебе, возможность выбрать подходящий формат обеспечивает доступность и удобство распространения. Trupeer и Document360 поддерживают широкий спектр вариантов экспорта, что упрощает обмен руководствами между различными платформами и устройствами и гарантирует, что пользователи смогут получать информацию в наиболее удобном для них виде.

5. Контроль версий и быстрые сценарии обновления

   Контроль версий критически важен для поддержания актуальности и точности документации. Он позволяет командам отслеживать изменения, при необходимости возвращаться к предыдущим версиям и гарантировать, что все работают с самой актуальной информацией. Confluence предлагает надежные функции контроля версий, поддерживая быстрые обновления и совместную работу между командами. Эта функция особенно важна для сохранения целостности документации в средах с высокой скоростью изменений, где информация обновляется часто.

6. Расширенные возможности поиска

   Эффективная функция поиска помогает пользователям быстро и результативно находить нужную информацию. Расширенные возможности поиска, как в Document360, позволяют пользователям искать по всей подборке документации, включая ключевые слова в видео- и изображениях. Эта функция улучшает способность пользователя ориентироваться в больших объемах информации, снижая разочарование и повышая общее качество пользовательского опыта. Для бизнеса это означает меньше обращений в поддержку и больше довольных пользователей.

Как выбрать инструменты для пользовательских руководств под ваш сценарий использования

1. Руководства для пользователей продукта и статьи в справочном центре

   Для компаний, которые хотят улучшить поддержку клиентов с помощью подробных руководств по продукту и статей в справочном центре, необходим инструмент, который интегрируется с базой знаний и поддерживает мультимедийный контент. Это помогает гарантировать, что пользователи получают подробные инструкции, снижая зависимость от сотрудников поддержки.

   • Недостаток целостной документации влияет на удовлетворенность клиентов.

   • Пользователям сложно осваивать продукт из-за сложных функций.

   • Большое количество обращений в поддержку из-за неясных инструкций.

   • Интеграция с существующими платформами справочного центра.

   • Поддержка мультимедийного контента, включая видео и изображения.

   • Надежная функция поиска для более удобной навигации.

   Инструмент	Интеграция со справочным центром	Поддержка мультимедиа
   Trupeer	Да	Да
   Document360	Да	Да

2. Внутренняя SOP-документация

   Для компаний, которым нужно документировать стандартные операционные процедуры (SOP), важно выбрать инструмент, который поддерживает удобную совместную работу и контроль версий. Это гарантирует, что все участники команды смогут получать доступ к актуальным процедурам, что критически важно для поддержания операционной эффективности.

   • Устаревшие SOP приводят к операционной неэффективности.

   • Отсутствие контроля доступа может привести к несанкционированным изменениям.

   • Сложно отслеживать изменения и обновления.

   • Контроль версий для отслеживания изменений и обновлений.

   • Функции совместной работы для вклада команды и обратной связи.

   • Контроль доступа для управления правами.

   Инструмент	Совместная работа	Контроль версий
   Confluence	Да	Да
   GitBook	Да	Да

3. Руководства по ИТ-системам и администрированию

   Для ИТ-команд создание и поддержка системной документации требуют инструментов с сильными техническими возможностями, например поддержкой markdown и интеграцией с инструментами для разработчиков. Это гарантирует, что документация будет одновременно полной и доступной для технического персонала.

   • Техническая сложность ИТ-систем требует подробной документации.

   • Нужна интеграция со средами разработки.

   • По мере развития систем требуются частые обновления.

   • Поддержка markdown для технической документации.

   • Интеграция с инструментами для разработчиков, например GitHub.

   • Совместная работа в реальном времени для быстрых обновлений.

   Инструмент	Поддержка markdown	Интеграция с разработчиками
   GitBook	Да	Да
   Trupeer	Да	Да

4. Клиентская база знаний

   Компании, которые стремятся повысить удовлетворенность клиентов, должны сосредоточиться на инструментах, обеспечивающих бесшовную интеграцию с CRM-системами и поддержку настраиваемых шаблонов для сохранения фирменного стиля. Это помогает предоставлять пользователям единый и профессиональный опыт.

   • Несогласованный брендинг в пользовательских руководствах может запутывать клиентов.

   • Разрозненная интеграция с системами управления клиентами.

   • Недостаток аналитики для оценки эффективности руководств.

   • Настраиваемые шаблоны для сохранения фирменного стиля.

   • Интеграция с CRM для единого клиентского опыта.

   • Аналитика для отслеживания вовлеченности пользователей и эффективности руководств.

   Инструмент	Интеграция с CRM	Настраиваемые шаблоны
   Document360	Да	Да
   Trupeer	Да	Да

5. Документация для разработчиков и API

   Для команд, ориентированных на документацию по API и разработчикам, необходимы инструменты, которые обеспечивают подробный контроль версий и поддержку фрагментов кода. Это гарантирует, что разработчики будут иметь доступ к точной и актуальной технической информации.

   • Сложность документирования API требует точности.

   • Частые изменения в API требуют быстрых обновлений документации.

   • Нужны ясность и детализация в технической документации.

   • Поддержка фрагментов кода в документации.

   • Надежный контроль версий для отслеживания изменений.

   • Интеграция с репозиториями кода, например GitHub.

   Инструмент	Поддержка фрагментов кода	Контроль версий
   GitBook	Да	Да
   Confluence	Ограничено	Да

Лучшие практики создания пользовательских руководств

1. Перед созданием руководства

   • Четко определите цель руководства и целевую аудиторию.

   • Соберите всю необходимую информацию и ресурсы перед началом.

   • Создайте структуру, чтобы логично организовать контент.

   • Установите понятные цели и задачи руководства.

   • Распределите роли и зоны ответственности между участниками команды.

2. Во время создания руководства

   • Используйте инструменты для автоматизации повторяющихся задач, например захвата шагов.

   • Добавляйте элементы мультимедиа, чтобы улучшить понимание.

   • Пишите понятным и кратким языком, подходящим целевой аудитории.

   • Регулярно проверяйте прогресс и при необходимости корректируйте план.

   • Поощряйте совместную работу и сбор обратной связи от участников команды.

3. После публикации руководства

   • Собирайте отзывы пользователей, чтобы определить области для улучшения.

   • Регулярно обновляйте руководство, чтобы отражать изменения продукта.

   • Отслеживайте эффективность руководства с помощью инструментов аналитики.

   • Убедитесь, что руководство легко найти и получить к нему доступ.

   • Документируйте полученные уроки, чтобы улучшать создание будущих руководств.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое пользовательское руководство?

   Пользовательское руководство — это документ, который содержит инструкции по использованию продукта или услуги. В нем приводятся подробные шаги, советы по устранению неполадок и дополнительные ресурсы, чтобы помочь пользователям получить максимум от продукта.

2. Почему пользовательские руководства важны?

   Пользовательские руководства помогают снизить затраты на поддержку, предоставляя клиентам информацию, необходимую для самостоятельного решения проблем. Они также улучшают пользовательский опыт, делая так, чтобы клиентам было проще эффективно использовать продукт.

3. Как ИИ улучшает создание пользовательских руководств?

   ИИ может автоматизировать процесс захвата и документирования шагов, сокращая время и усилия, необходимые для создания руководств. Он также может повышать точность за счет генерации инструкций на основе реальных взаимодействий пользователей с продуктом.

4. Могу ли я интегрировать инструменты для пользовательских руководств с другим ПО?

   Да, многие инструменты для пользовательских руководств предлагают интеграции с популярными системами, такими как CRM, инструменты для разработки и helpdesk. Такая интеграция оптимизирует рабочие процессы и гарантирует, что документация будет легко доступна.

5. Есть ли бесплатные инструменты для пользовательских руководств?

   Да, несколько инструментов предлагают бесплатные тарифы с базовыми функциями. Они отлично подходят для небольших команд или стартапов с ограниченным бюджетом. Для расширенных функций вам, возможно, придется рассмотреть платные планы.

6. Какие факторы влияют на стоимость инструментов для пользовательских руководств?

   Цена часто зависит от количества пользователей, набора включенных функций и уровня предоставляемой поддержки. Более крупным командам или тем, кому нужны расширенные функции, может потребоваться инвестировать в более дорогие тарифы.

7. Сколько времени занимает внедрение инструмента для пользовательских руководств?

   Время внедрения зависит от инструмента и сложности ваших потребностей в документации. Некоторые инструменты можно настроить за несколько часов, а для других требуется более обширная настройка и обучение.

8. Как лучше всего обучить мою команду работе с новым инструментом для пользовательских руководств?

   Предоставьте команде доступ к учебным материалам и ресурсам, которые предлагает поставщик инструмента. Поощряйте практику на местах и рассмотрите возможность проведения семинаров или сессий, чтобы ответить на конкретные вопросы и помочь с возникающими сложностями.

Подведение итогов

Создание эффективных пользовательских руководств крайне важно для повышения удовлетворенности клиентов и снижения затрат на поддержку. Используя правильные инструменты, команды могут автоматизировать большую часть утомительной работы, связанной с документацией, гарантируя, что руководства будут точными, актуальными и доступными. Независимо от того, документируете ли вы руководства по продукту, SOP или технические материалы, выбор подходящего инструмента может преобразить ваш процесс подготовки документации.

Для более удобного и основанного на ИИ подхода к созданию пользовательских руководств рассмотрите Trupeer. Благодаря комплексным функциям и простоте использования Trupeer поможет вашей команде создавать качественную документацию эффективно. Узнайте больше на Trupeer.