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Avaliação de prontidão para utilizadores finais antes do go-live
Faça uma avaliação gratuita de prontidão para utilizadores finais antes do go-live. Avalie a prontidão de cada função com base na formação, guias de processos aprovados, proficiência, confiança, ajuda e acesso, por função e aplicação.
Faça uma avaliação gratuita de prontidão do utilizador final antes do go-live: escolha a aplicação e a função, avalie a formação, os guias do processo aprovados, a proficiência, a confiança, a ajuda e o acesso, e veja se esse grupo está pronto, em risco ou não pronto.
As decisões de go-live costumam depender da prontidão técnica e de um indicador de conclusão da formação. Nenhuma destas coisas lhe diz se a equipa de contas a pagar consegue lançar uma fatura no novo sistema na segunda-feira de manhã, ou se os aprovadores sabem para onde foram parar as suas aprovações. Uma avaliação de prontidão do utilizador final verifica o que realmente importa: se cada grupo de utilizadores consegue executar o seu trabalho real na nova aplicação, utilizando o conteúdo do processo aprovado, desde o primeiro dia.
O que é uma avaliação de prontidão do utilizador final?
Uma avaliação de prontidão do utilizador final mede se as pessoas que vão utilizar um novo sistema estão prontas para trabalhar nele antes do go-live. Vai além da presença, analisando as evidências de prontidão: formação concluída por função, guias do processo aprovados para cada tarefa, verificações de proficiência baseadas nas tarefas, confiança do utilizador, saber onde obter ajuda e acesso ao sistema testado. Os resultados são apresentados por função e por aplicação, para que possa ver quais os grupos que estão prontos e quais precisam de apoio antes do go-live.
Como funciona a avaliação de prontidão do utilizador final
Escolha a aplicação e a função, como utilizadores transacionais diários do seu ERP, aprovadores no seu sistema de RH ou utilizadores ocasionais do seu CRM.
Avalie seis fatores de prontidão para essa função: formação, guias do processo aprovados, proficiência, confiança, ajuda e acesso.
Veja o nível de prontidão e as principais ações de imediato: pronto, em risco ou não pronto, com as lacunas a fechar primeiro.
Inscreva-se para obter resultados completos para pontuar a prontidão por utilizador, função e aplicação em todo o seu rollout e acompanhá-la semana a semana.
Os seis fatores de prontidão do utilizador final
Fator | Como é a prontidão | Porque é que importa |
|---|---|---|
Formação por função | Os utilizadores concluíram o percurso de aprendizagem da sua função | Lhes dá as bases antes do go-live |
Guias do processo aprovados | Cada tarefa que a função executa tem um guia aprovado ou um vídeo curto | Lhes dá algo a seguir no primeiro dia |
Proficiência baseada nas tarefas | Os utilizadores passaram uma verificação curta nas suas tarefas-chave | Mostra que conseguem fazer o trabalho, não apenas que estiveram presentes |
Confiança | Os utilizadores dizem que se sentem confiantes para executar as suas primeiras tarefas | A baixa confiança prevê tickets e soluções alternativas |
Ajuda | Os utilizadores sabem exatamente onde obter ajuda | Reduz o tempo perdido e as perguntas repetidas |
Acesso | As funções e os acessos foram testados para cada utilizador | Evita falhas de login e de permissões no primeiro dia |
A avaliação pondera os fatores por função: a proficiência e os guias aprovados são os que mais pesam para utilizadores transacionais diários, enquanto os guias e a ajuda são os que mais pesam para utilizadores ocasionais.
Por que pontuar a prontidão com base no conteúdo do processo aprovado
A prontidão deve ser medida em relação aos processos que os utilizadores vão realmente executar, e não a um curso genérico. Quando os guias e os vídeos são construídos a partir do processo aprovado e configurado, tornam-se possíveis duas coisas: os utilizadores aprendem exatamente o que vão fazer no dia do go-live e pode verificar a prontidão tarefa a tarefa com base nesse conteúdo. As lacunas no conteúdo aparecem como lacunas na prontidão antes de os utilizadores as encontrarem em produção.
Prontidão do utilizador final por função
Função | O que verificar com mais proximidade |
|---|---|
Utilizadores transacionais diários | Proficiência em tarefas de alto volume e alto risco; guias para exceções |
Aprovadores e gestores | Onde estão agora as aprovações; passos de aprovação por telemóvel e por e-mail |
Utilizadores ocasionais | Guias curtos para as uma ou duas tarefas que fazem; onde obter ajuda |
Super users | Proficiência profunda; resolução de problemas; como escalar |
Para saber como os super users apoiam as suas equipas durante o go-live, veja como executar um programa de formação para super user.
Utilizar os resultados de prontidão na decisão go/no-go
Defina limites para cada função antes do mês final, como quais as funções que têm de estar "prontas" para o go-live.
Revise a prontidão semanalmente por função e por aplicação, e diariamente na última semana.
Aja cedo sobre os grupos "em risco" com guias direcionados, sessões de prática ou cobertura adicional por super users.
Combine a prontidão com o resto da checklist, incluindo itens técnicos, de dados, de testes e de cutover; construa-a com o ERP go-live readiness checklist builder.
Após o go-live: da prontidão à adoção
A prontidão prevê o dia do go-live; a adoção mostra se funcionou. Acompanhe a utilização ativa, a conformidade com o processo, os tickets por função e o tempo até à proficiência após o go-live; veja as métricas de adoção do utilizador final que importam.
Para estimar quanto tempo os novos utilizadores demoram a tornar-se produtivos, experimente o calculador de tempo até à proficiência.
Como a Trupeer ajuda os utilizadores a ficar prontos para o go-live
Lacuna de prontidão | Como a Trupeer ajuda |
|---|---|
Não há guias aprovados para algumas tarefas | Registe cada tarefa uma vez no sistema configurado e a Trupeer transforma-a num guia passo a passo e num vídeo com narração |
Baixa confiança | Vídeos curtos, do tamanho da tarefa, que os utilizadores podem rever tantas vezes quanto precisarem |
Os utilizadores não sabem onde obter ajuda | Publique todos os guias numa única base de conhecimento pesquisável, ligada a partir da aplicação |
Utilizadores globais | Traduza guias e vídeos a partir de uma única fonte |
Alterações ao conteúdo em fase tardia | Atualize editando o guião ou substituindo um único passo |
Para o plano de formação completo por trás da prontidão, use o modelo de plano de formação do utilizador final do ERP.
A Genpact usou a Trupeer para um rollout Workday a nível de empresa, transformando sessões de processo gravadas em mais de 500 materiais de formação em 20 fluxos de trabalho, em cinco línguas, para 140.000 funcionários em 40 países, em 3 meses em vez de 12. Leia a história do cliente Genpact.
Obtenha os seus resultados completos de prontidão do utilizador final
Faça a avaliação para cada função e aplicação e, em seguida, inscreva-se para pontuar cada utilizador antes do go-live e acompanhar a prontidão semana a semana.
Porque usar a avaliação de prontidão do utilizador final da Trupeer
Prontidão por função e aplicação
Veja quais os grupos de utilizadores que estão prontos, em risco ou não prontos para cada aplicação, e não uma única figura geral de formação
Pontuado com base em conteúdos aprovados
A prontidão é verificada em relação aos guias de processo aprovados que os utilizadores vão efetivamente seguir no dia do go-live
Ações seguintes claras
Identifique as principais lacunas a colmatar para cada função, desde verificações de proficiência até aos canais de ajuda
Como executar uma avaliação de prontidão do utilizador final
Passo 1
Escolha a aplicação e a função que pretende avaliar
Passo 2
Avalie a formação, os guias aprovados, a proficiência, a confiança, a ajuda e o acesso
Passo 3
Veja o nível de prontidão e inscreva-se para pontuar todos os utilizadores
Perguntas Frequentes
O que é uma avaliação de prontidão do utilizador final?
Mede se as pessoas que vão utilizar um novo sistema estão prontas antes do go-live, com base em evidências como formação por função, guias de processo aprovados, verificações de proficiência, confiança, ajuda e acesso testado, apresentadas por função e por aplicação.
Em que é que a prontidão do utilizador final é diferente da conclusão da formação?
A conclusão mostra que as pessoas estiveram presentes. A prontidão mostra que conseguem executar as suas tarefas reais no novo sistema, o que exige guias aprovados para cada tarefa e uma verificação de proficiência baseada em tarefas.
Como avaliar a prontidão do utilizador final antes do go-live?
Escolha cada aplicação e função, avalie a formação, os guias aprovados, a proficiência, a confiança, a ajuda e o acesso, e reveja os resultados semanalmente nos últimos meses, atuando cedo nos grupos em risco.
Que funções devem ser avaliadas primeiro?
Utilizadores transacionais diários de processos de alto risco, como finanças, processamento salarial e gestão de encomendas, seguidos por aprovadores, utilizadores avançados e utilizadores ocasionais.
A avaliação de prontidão do utilizador final é gratuita?
Sim. A avaliação ao nível da função é gratuita. Inscreva-se para pontuar todos os utilizadores, funções e aplicações e acompanhe a prontidão semana a semana.
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