Software de Automação de Documentação

Transforme uma gravação de um processo em documentação utilizável sem ter de escrever manualmente cada passo. A Trupeer captura o fluxo de trabalho, gera a documentação e dá à sua equipa uma forma de a editar, publicar e atualizar.

A documentação fica cara quando cada processo precisa de alguém para o gravar, escrever os passos, capturar as capturas de ecrã, formatar a página e, depois, repetir grande parte desse trabalho sempre que o processo muda. A automação incide na parte repetível.

O que é a automação da documentação?

Automatizar a produção e a manutenção da documentação, em vez de armazená-la. O fluxo de trabalho é capturado uma vez, a documentação é gerada a partir dessa captura e as atualizações começam na fonte, e não numa página em branco.

Na prática, abrange quatro aspetos:

• Criação: capturar o fluxo de trabalho, gerar os passos, aplicar a estrutura

• Transformação: capturas de ecrã, guia escrito e vídeo a partir da mesma fonte

• Publicação: partilhar por link, publicar numa base de conhecimento ou exportar

• Manutenção: voltar a gravar ou editar a parte afetada quando o fluxo de trabalho muda

É um trabalho diferente de gerir uma biblioteca de documentação. A automação reduz o esforço de produzir e manter a documentação; a gestão organiza, controla e governa-a uma vez que exista. Se o seu problema for organização, permissões e pesquisa em vez de produção, veja a plataforma de gestão de documentação.

Como funciona a automação da documentação?

Três passos, de um fluxo de trabalho gravado a uma documentação publicada.

Passo 1: Gravar ou carregar o fluxo de trabalho

Capture o processo no seu browser enquanto o executa, ou carregue uma gravação que já tenha. A documentação começa no fluxo de trabalho gravado de forma real, e não na memória de alguém, o que elimina o passo de reconstruir tudo depois.

Passo 2: Gerar a documentação

A Trupeer identifica os passos na gravação, captura uma captura de ecrã para cada um, rascunha o texto das instruções e produz a versão em vídeo a partir da mesma captura. O que obtém é um rascunho estruturado, e não um documento final.

Passo 3: Editar, publicar e atualizar

Revise o resultado, reordene ou reescreva os passos, recorte e anote as capturas de ecrã, desfocando qualquer informação sensível; depois, publique por link ou exporte. Quando o fluxo de trabalho muda, pode editar ou voltar a gravar a documentação afetada em vez de a reconstruir.

A revisão não é automatizada e não deve ser. A lógica, as aprovações e as exceções que nunca estiveram visíveis durante a captura ainda precisam de ser adicionadas por quem é responsável pelo processo. A precisão da documentação com IA explica o que deve verificar.

O que a automação da documentação substitui

Manual: gravar → escrever → captura de ecrã → formatar → gravar vídeo → publicar → repetir tudo na próxima vez.
Automatizado: gravar → gerar → rever → publicar → atualizar.

O que pode automatizar com a Trupeer

• Captura do fluxo de trabalho: gravar no browser ou carregar uma gravação existente, incluindo uma a partir de uma ferramenta de reuniões

• Documentação gerada por IA: passos ordenados com texto de instruções rascunhado, produzidos a partir das ações capturadas

• Capturas de ecrã: tiradas por passo e, depois, recortáveis, anotáveis e desfocáveis para dados sensíveis

• Vídeo: uma explicação narrada a partir da mesma gravação, com palavras de preenchimento e pausas em silêncio removidas

• Edição: reordenar, juntar e dividir passos, reescrever o texto e aplicar o seu brand kit

• Tradução: publicar a mesma documentação noutros idiomas sem manter documentos separados

• Publicação: partilhar por link, publicar numa base de conhecimento ou exportar para PDF ou Word

• Atualizações: atualizar a parte afetada quando o fluxo de trabalho muda, em vez de recomeçar

Exemplo: automatizar um fluxo de trabalho de documentação repetido

Uma equipa de suporte documenta um fluxo de trabalho de resolução de problemas. Em vez de escrever o guia, capturar as capturas de ecrã e gravar um vídeo de formação separado, alguém grava o fluxo de trabalho uma única vez.

A Trupeer gera o guia passo a passo com capturas de ecrã e a versão em vídeo a partir dessa única captura, e a equipa revê o rascunho antes de publicar. Quando a interface muda, voltam a gravar os passos afetados em vez de reconstruir o guia, as capturas de ecrã e o vídeo separadamente.

Onde a automação da documentação ajuda

• Documentação de software e de processos: fluxos de trabalho repetíveis executados no ecrã, em que a captura tem algo para observar

• Onboarding e formação: onde as pessoas veem primeiro e consultam depois a versão escrita

• Documentação de clientes e de suporte: artigos de ajuda e guias de resolução de problemas que mudam com o produto

• Transferência de conhecimento: capturar como algo é feito antes de a pessoa que sabe avançar

Para o fluxo de trabalho específico do procedimento, veja converter uma gravação do ecrã para um SOP. Para produzir vários formatos a partir de uma única fonte, veja o gerador de documentação multi-formato.

Onde a automação poupa mesmo esforço

Vale a pena ser específico, porque a poupança não se distribui de forma uniforme pelo trabalho de documentação.

• Produção, sobretudo:
  escrever passos, capturar capturas de ecrã e formatar são tarefas que a captura elimina quase por completo. Num fluxo de trabalho com vários passos, isto pode eliminar uma parte substancial do trabalho repetitivo de produção

• Consistência, estruturalmente:
  a documentação produzida a partir do mesmo fluxo de trabalho chega com a mesma forma, independentemente de quem a tenha gravado, o que é um problema que a autoria manual nunca resolve à escala

• Atualizações, de forma significativa:
  o custo recorrente. Um procedimento que é barato de atualizar acaba por ser atualizado — e é isso que determina se uma biblioteca é confiável ao fim de um ano

• Revisão, de todo:
  verificar o rascunho, adicionar a lógica e aprová-la continua a ser humano, e num processo complexo pode ser a parte mais longa

• Decidir o que documentar, de todo:
  a automação torna a produção barata, o que facilita documentar coisas de que ninguém precisava

Automação da documentação vs gestão da documentação

Vale a pena separar, porque as equipas muitas vezes precisam de ambas e resolvem problemas diferentes.

• Automação reduz o trabalho manual de criar e manter a documentação: capturar, gerar, atualizar, publicar

• Gestão organiza e governa a documentação depois de existir: estrutura, permissões, pesquisa, responsabilidade, ciclos de revisão

A automação sem gestão produz muita documentação que ninguém consegue encontrar. A gestão sem automação produz uma biblioteca bem organizada que fica desatualizada. Veja a plataforma de gestão de documentação para essa parte.

O que procurar num software de automação da documentação

Seis aspetos que vale a pena avaliar numa lista curta, aproximadamente pela ordem em que são mais importantes:

• Captura do fluxo de trabalho: consegue gravar o processo e aceitar uma gravação que já tenha?

• Passos gerados por IA: produz instruções ordenadas e legíveis em vez de uma transcrição?

• Capturas de ecrã: capturadas por passo a partir do fluxo de trabalho, em vez de serem coladas depois

• Edição e revisão: com que facilidade uma pessoa consegue corrigir o rascunho e adicionar o que a captura não conseguiu ver?

• Publicação: o resultado chega onde estão os seus leitores e exporta para um ficheiro, se precisar?

• Atualizar o fluxo de trabalho: quando o processo muda, o que envolve, na prática, atualizar? Esta é a avaliação que a maioria das equipas ignora, e é a que determina se a documentação se mantém precisa

O que a automação não faz

Não decide o que deve ser documentado, não verifica se o processo que gravou foi o correto, nem fornece contexto que nunca esteve no ecrã. Também não faz desaparecer a manutenção da documentação: atualizar é mais barato do que reconstruir, mas alguém ainda tem de notar que o processo mudou.

Para documentação controlada, a automação apoia processos claros de responsabilidade, revisão e publicação, em vez de os substituir. Os requisitos variam consoante o regime, por isso confirme os detalhes com as suas próprias obrigações.