As guias passo a passo são a forma mais fiável de ensinar alguém a fazer algo - seja o onboarding de um novo colaborador, a formação de um cliente ou a implementação de um novo processo. Com Trupeer, pode poupar horas na documentação começando com um modelo de guia passo a passo pronto a usar, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando as suas instruções passo a passo num tutorial em vídeo envolvente em minutos.

O que é um modelo de guia passo a passo gratuito?

Um modelo de guia passo a passo gratuito é uma estrutura reutilizável para levar alguém através de uma tarefa, pela ordem, desde onde está agora até um resultado final.

É o formato mais comum em toda a documentação e o mais escrito de forma casual. A estrutura parece óbvia, por isso as pessoas escrevem passos numerados e consideram o trabalho feito, e a maioria das guias resultantes funciona adequadamente para um leitor que se senta com uma meia hora clara e conclui tudo.

Pouquíssimos leitores fazem isso.

O modelo não é a guia. As listas numeradas não são difíceis. O que distingue uma guia que é concluída de uma que é abandonada é uma decisão de design sobre a interrupção, e quase ninguém a toma deliberadamente.

O formato segue a utilização. Um ficheiro Word de modelo de guia passo a passo serve guias que são revistos e emitidos. Uma versão de modelo de guia passo a passo para Google Docs serve guias que várias pessoas editam e que são ligados em vez de enviados. Um PDF de guia passo a passo é o que circula quando o layout importa e o conteúdo está definido.

Os leitores param a meio

Observe qualquer pessoa a seguir uma guia com mais de cerca de seis passos e o padrão é consistente.

Eles começam. Algures no meio, algo os interrompe: uma chamada telefónica, um colega, um sistema que demora quatro minutos a responder, um passo que exige algo que não têm à mão, ou simplesmente o fim do tempo que tinham atribuído.

Eles voltam mais tarde, por vezes muito mais tarde, e a primeira pergunta não é o que faço a seguir. É onde é que eu estava.

Se a guia não conseguir responder a essa pergunta, acontecem três coisas, por ordem crescente de custo. A pessoa adivinha e continua, o que normalmente funciona. Recomeça desde o início, o que desperdiça tempo e, por vezes, desfaz trabalho concluído. Ou abandona a guia num estado parcialmente concluído, que é o pior resultado, porque um sistema meio configurado, um formulário meio preenchido ou uma conta meio migrada é frequentemente pior do que uma que nunca foi tocada.

Quase todos os modelos de guia passo a passo publicados ignoram isto completamente. Os passos descrevem ações e nada descreve estados, por isso não há forma de olhar para o ecrã à sua frente e perceber qual foi o passo numerado que terminou.

Como personalizar este modelo no Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de guia passo a passo, pode:

• Poupar horas na documentação: Capture instruções passo a passo num formato limpo e estruturado, fácil de preencher e partilhar.

• Melhorar a retenção: A instrução em vídeo melhora a recordação e a precisão em comparação com texto apenas.

• Escalar a formação: Alcance centenas de formandos com um único vídeo em vez de repetir-se - ideal para vídeos de formação e sucesso do cliente.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes, cores e tom usando o kit de marca da Trupeer.

• Localizar globalmente: Traduza guias para 65+ idiomas com um clique.

• Manter-se atualizado: Edite a guia e a Trupeer regenera o vídeo automaticamente quando os processos mudam.

Conceber para retomar

Quatro alterações, nenhuma das quais custa mais do que uma linha por passo.

Descreva o estado após cada passo, não apenas a ação. “Clique em Guardar” não diz nada a um leitor que volta. “Clique em Guardar. O registo agora mostra uma etiqueta Guardado a verde e um número de referência” permite-lhe olhar para o ecrã e saber exatamente onde parou. Esta é a alteração mais valiosa e é para isso que serve a coluna de estado no modelo abaixo.

Marque onde é seguro pausar. A maioria dos passos é segura. Alguns não são mesmo, e são esses que causam problemas. Se os passos onze a catorze tiverem de ser concluídos de uma só vez porque o passo onze desativa algo que o passo catorze substitui, diga-o antes do passo onze, com o tempo que vai demorar. Um leitor que sabe que vai haver uma sequência de quatro minutos vai esperar até ter esses quatro minutos.

Numere os passos e nunca use marcadores. Os marcadores não têm posição. Um leitor não consegue dizer que chegou ao quarto marcador com qualquer confiança, e não consegue descrever onde está para um colega ou para o helpdesk.

Coloque um resumo curto do estado no topo. Três ou quatro linhas a descrever como é a situação nas principais fases, para que alguém que retoma se identifique sem ter de ler a guia inteira. Isto custa um parágrafo e evita a maioria das reinicializações.

O teste é rápido. Abra a sua guia, escolha um passo a meio e pergunte se um leitor que parou aí ontem consegue perceber onde estava a partir do que tem à frente hoje. Na maioria das guias, a resposta é não.

Qual deve ser o tamanho de um passo?

O tamanho do passo é a outra decisão que as pessoas tomam por acidente, e a retoma dá uma regra para isso.

Um passo deve ser uma única ação, que produza um único resultado observável, num ponto em que o leitor possa parar.

Três testes práticos. Se o passo contiver a palavra “e” a ligar duas ações, são dois passos. Se não conseguir descrever o que o leitor vai ver depois, o passo não tem um resultado observável e precisa de ser dividido ou reescrito. E se parar a meio do passo deixar as coisas num estado que a guia não descreve, então o passo está a fazer demasiado.

O erro oposto é real, mas mais raro. Passos demasiado bem divididos fazem com que o leitor perca o fio, tipicamente uma interação de interface por passo ao longo de quarenta passos, resultando numa guia exaustiva de seguir e que esconde a forma da tarefa. Agrupe estes sob um título por fase, em vez de fundir os passos.

Para a maioria das tarefas, algures entre seis e vinte passos é o ideal. Se já passou dos trinta, verifique se a guia está a cobrir duas tarefas que deveriam ser separadas, ou se o que está a produzir é realmente um livro de guia passo a passo, que é um documento diferente com regras diferentes.

O que um modelo de guia passo a passo tem de conter

Oito componentes. O terceiro e o quarto são o que a maioria dos modelos omite.

A estimativa de tempo na segunda linha importa mais do que parece. Um leitor que sabe que uma tarefa demora vinte minutos vai iniciá-la quando tiver vinte minutos. Um leitor que não sabe vai iniciá-la com cinco e tornar-se na pessoa que pára no passo oito.

Modelo de guia passo a passo gratuito: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. A tarefa é configurar autenticação multifator numa conta de trabalho.

Copie daqui.

Título. Configure a autenticação multifator na sua conta de trabalho.

O que precisa primeiro. O seu portátil de trabalho, o seu telemóvel, cerca de dez minutos. Os passos onze a catorze têm de ser feitos em conjunto e demoram cerca de quatro minutos, por isso não comece a menos que consiga terminar.

Onde é que eu estava. Se está a voltar a esta guia, encontre-se aqui. Se o seu telemóvel não tiver a aplicação de autenticação instalada, está antes do passo quatro. Se a aplicação estiver instalada mas não mostrar nenhuma conta, está entre os passos quatro e sete. Se a aplicação mostrar a sua conta e gerar um código de seis dígitos, está depois do passo nove. Se já não conseguir receber códigos por mensagem de texto, está depois do passo onze e tem de concluir a guia hoje.

Passos.

Se correr mal. O código QR expirou, por isso volte ao passo três e gere um novo. O código é rejeitado por estar incorreto, o que quase sempre se deve ao relógio do telemóvel estar fora de sincronização, corrigido ao ativar a hora automática nas definições do telemóvel. Perdeu o acesso entre os passos onze e catorze, o que exige o helpdesk e a verificação de identidade presencial.

Versão e última verificação. Versão 3, seguida de ponta a ponta a 12 de junho por alguém que ainda não o tinha feito.

Copie para aqui.

Exemplo de guia passo a passo: sessenta e três pessoas ficaram bloqueadas

A Nantwich Building Society, com cerca de novecentos colaboradores, implementou a autenticação multifator usando uma guia de autoatendimento enviada por e-mail a todos.

A guia tinha catorze passos. Era exata, estava bem escrita e todas as instruções nela eram corretas.

Descrevia ações e não estados, e não dizia nada sobre onde podia parar.

O passo onze removeu o início de sessão por mensagem de texto. O passo catorze concluiu o novo método e confirmou que funcionava. Entre esses dois, a conta não tinha um segundo fator a funcionar, e a guia não indicava que isso importava.

Os colaboradores começaram a guia nos seus postos de trabalho, o que significava que eram interrompíveis. Um grande número parou algures entre os passos sete e onze, o que não causou danos, e voltou mais tarde sem conseguir dizer onde estava. Muitos recomeçaram no passo um, o que invalidou o registo que já tinham concluído e gerou um erro confuso.

Sessenta e três pessoas pararam entre o passo onze e o passo catorze.

Essas sessenta e três já não conseguiam iniciar sessão de todo. Recuperar cada uma exigiu verificação de identidade presencial, porque o objetivo total do controlo configurado é que não pode ser reposto por telefone. A resolução média foi de cerca de quarenta minutos, o que equivale a aproximadamente quarenta e duas horas de trabalho de TI, e todas essas pessoas ficaram impossibilitadas de trabalhar entretanto.

O helpdesk recebeu duzentas e dezassete chamadas na primeira semana. A implementação, planeada para duas semanas, demorou seis.

A reescrita não mudou nada do que o leitor faz. Adicionou uma descrição de estado a cada passo, um bloco “onde é que eu estava” no topo e um marcador antes do passo onze a dizer que os passos onze a catorze têm de ser concluídos em conjunto e demoram cerca de quatro minutos.

A segunda vaga abrangeu quatrocentos colaboradores. Trinta e uma chamadas para o helpdesk, quatro bloqueios.

Nada sobre a tarefa ficou mais fácil. A guia simplesmente deixou de assumir que toda a gente a leria numa única sessão.

Como criar uma guia passo a passo com imagens

As imagens fazem a diferença entre uma guia que as pessoas seguem e uma que desistem, e as abordagens comuns estão ambas erradas.

Uma imagem por passo produz um documento que ninguém percorre e uma carga de manutenção que garante que as imagens fiquem desatualizadas. Sem imagens, o leitor tem de traduzir as suas palavras para o ecrã, que é onde acontecem a maioria dos mal-entendidos.

Use imagens onde o reconhecimento supera a descrição. Quatro casos cobrem a maior parte. Quando o leitor tem de encontrar um controlo entre muitos semelhantes. Quando um ecrã é desconhecido e precisa de confirmar que está no sítio certo. Quando o estado final correto é difícil de descrever, mas óbvio de ver. E quando algo parece errado mas não é, como uma mensagem de aviso que é esperada.

Quatro regras fazem com que funcionem. Anote diretamente na imagem, porque uma captura de ecrã sem marcações de um ecrã movimentado é um puzzle em vez de uma instrução. Recorte com precisão a área relevante, já que uma captura de ecrã completa reduzida para caber numa página é ilegível. Mostre o estado após a ação, em vez de uma mão prestes a executá-la. E date-as, porque uma imagem que mostra uma interface que já não existe enfraquece todo o documento.

O obstáculo prático nunca é tirar o primeiro conjunto. É a recaptura após cada alteração, que é abordada mais abaixo.

Exemplos de guias passo a passo que vale a pena estudar

Três fontes são mais úteis do que modelos publicados, porque foram escritas para leitores reais que podiam reclamar.

Guias de configuração do fabricante para hardware de consumo, que são implacáveis quanto ao tamanho do passo e à descrição do estado porque os custos de suporte dependem disso.

Orientações de serviços do setor público, particularmente serviços de governo digital, que são escritas para um público verdadeiramente universal e tendem a ser o texto instrucional mais claro disponível.

A sua própria página de ajuda mais bem-sucedida, medida pelo tráfego sem um ticket de suporte associado. Seja o que for que essa página faz, faça mais disso.

Ao analisar qualquer exemplo de guia passo a passo, verifique duas coisas. Se consegue dizer onde estava quando parou a meio, e se o tamanho do passo é consistente. Granularidade inconsistente, em que o passo três é um clique e o passo quatro é um subprocesso de quinze minutos, é a falha mais comum em guias que, de resto, são boas.

Os geradores de guias passo a passo funcionam?

A categoria melhorou e vale a pena perceber o que faz e o que não faz.

Um gerador de guia passo a passo regista o que faz no ecrã e produz um documento numerado com capturas de ecrã. O que remove é a parte aborrecida a meio: capturar, recortar, anotar e colocar imagens, e escrever a sequência de cliques que, de outra forma, faria a partir da memória. Isso é, de facto, a maior parte do tempo de produção, e também apanha automaticamente os passos que executa e que teria omitido.

O que a geração não fornece é o julgamento. Não sabe quais passos são inseguros para parar entre, o que o leitor precisa antes de começar, o que costuma dar errado, nem qual das quarenta capturas de ecrã realmente precisava de uma imagem. Estas são as partes que tornam uma guia boa e exigem uma pessoa, em média, cerca de quinze minutos adicionais.

O uso sensato é gerar a camada mecânica e depois adicionar as quatro coisas acima. Uma guia gerada publicada sem edição é um registo de cliques, que é melhor do que nada e consideravelmente pior do que uma guia.

Guia passo a passo, guia de como fazer ou instrução de trabalho?

Três documentos intimamente relacionados, distinguidos principalmente pelo leitor e pelo contexto.

Um guia passo a passo é a forma geral: instruções ordenadas para concluir uma tarefa, para um leitor que pode não estar familiarizado.

Um guia de como fazer é essencialmente o mesmo documento num conjunto de documentação, normalmente um de muitos, e organizado em torno do que o leitor está a tentar alcançar.

Uma instrução de trabalho é a forma no local de trabalho, com obrigações adicionais: quem está autorizado a executá-la, conteúdo de segurança, controlo de versões e aprovação. O modelo de instruções de trabalho cobre isso, e tudo o que envolva equipamento ou perigos pertence lá em vez de aqui.

Um procedimento operacional padrão está acima das três, descrevendo um processo completo entre funções em vez de uma única tarefa. O modelo de SOP cobre isso.

A escolha importa menos do que a maioria das pessoas pensa. O que importa é que o documento seja escrito para alguém que vai ser interrompido.

O que um modelo de guia passo a passo gratuito não consegue corrigir

Uma tarefa genuinamente demasiado difícil. Se uma guia precisa de quarenta passos e seis avisos, o processo ou a interface subjacentes é que estão a causar o dano. Escreva a guia e reporte a observação a quem consiga alterar a situação.

Pré-requisitos em falta. Nenhum modelo gratuito de guia passo a passo e nenhum modelo gratuito de guia de utilizador passo a passo em Word vai dizer-lhe o que o seu leitor precisa antes de começar, e é a razão mais comum para as pessoas pararem.

Imagens que já não correspondem. Cada captura de ecrã é um compromisso de a recapturar. A maioria das guias fica desatualizada primeiro aqui.

Nunca testá-la. Cada pergunta que um leitor pela primeira vez faz é uma falha. Responda no documento em vez de responder pessoalmente, ou vai ter de responder novamente na semana seguinte.

Mostre os passos em vez de os descrever

Toda a argumentação nesta página assenta num documento com uma descrição de estado e uma imagem nos pontos que importam. Isso dá mais trabalho do que uma lista numerada, e o trabalho extra é exatamente o que se corta quando alguém escreve uma guia no fim de uma semana atarefada.

A Trupeer AI remove grande parte disso. Alguém executa a tarefa uma vez enquanto grava, e o resultado é uma guia passo a passo escrita com capturas de ecrã já capturadas, anotadas e colocadas, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. Como regista uma execução real, capta os cliques que as pessoas se esquecem de mencionar e os ecrãs que assumem que toda a gente reconhece.

Registe. Dê-lhe marca. Traduza. Faça Trupeer.

Três coisas acontecem a seguir e são importantes aqui. A guia escrita e o vídeo servem leitores genuinamente diferentes, e um leitor que parou a meio normalmente prefere a versão escrita porque pode percorrer até à sua posição em vez de avançar no vídeo. Voltar a gravar após uma alteração de interface é mais rápido do que recapturar um conjunto de capturas de ecrã, que é o que decide se as imagens continuam precisas. E quando os leitores abrangem várias línguas, a mesma gravação produz a mesma guia em cada uma, para que ninguém siga uma versão mais antiga da verdade.

O que ainda tem de adicionar por si é a camada de julgamento: o que o leitor precisa antes de começar, onde é inseguro pausar e o que costuma dar errado. Quinze minutos, e é a diferença entre um registo de cliques e uma guia.

O material fica na sua base de conhecimento e também serve como formação. A consistência entre os seus documentos é uma questão de configurar o kit de marca uma vez, e a configuração é abordada no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word de um modelo de guia passo a passo?

O Word serve guias que são revistos e emitidos, e a tabela de passos acima é transferida diretamente. Crie o ficheiro Word do modelo de guia passo a passo como uma tabela de quatro colunas: número, ação, o que deve ver e se é seguro pausar.

Duas definições da tabela evitam um problema específico. Repita a linha do cabeçalho em todas as páginas e desative a divisão de linhas entre páginas, porque um passo dividido numa dobra de página é um passo que as pessoas leem mal.

Existe uma versão gratuita em Word de um modelo de guia de utilizador passo a passo?

Sim, e a maioria das versões publicadas é uma lista numerada com um título. O download gratuito do modelo de guia de utilizador passo a passo em Word dá-lhe a estrutura, que nunca foi a parte difícil.

As duas colunas que vale a pena adicionar são a descrição do estado e o marcador de pausa. Nenhuma aparece em nenhum modelo geral que eu tenha visto, e juntas são o que faz com que uma guia sobreviva a ser pousada e retomada novamente.

Existe uma versão em Google Docs de um modelo de guia passo a passo?

O Google Docs serve guias que várias pessoas mantêm e que são partilhados por ligação em vez de por anexo, o que descreve a maioria das guias internas. Um ficheiro de modelo de guia passo a passo para Google Docs funciona bem para isso.

Duas funcionalidades valem a pena usar de forma deliberada. Os comentários permitem que a pessoa que executa a tarefa corrija a pessoa que a escreveu, o que é o melhor mecanismo de qualidade disponível. E o histórico de versões significa que pode ver quando um passo foi alterado pela última vez, o que é útil quando alguém reporta que uma guia já não corresponde à realidade.

Existe um formato PDF de um modelo de guia passo a passo que valha a pena usar?

O PDF serve uma guia que está concluída, é distribuída amplamente ou é impressa. Exporte um PDF de guia passo a passo quando o conteúdo estiver definido e o layout importar, com a versão e a data visíveis na página.

Não o use como cópia de trabalho. As guias que descrevem software mudam frequentemente, e um formato que desencoraja a edição produz um documento que deixa de ser verdade em silêncio, em vez de continuar estável.

O que é um bom gerador de guias passo a passo?

A categoria está a evoluir rapidamente, por isso o útil é perceber o que avaliar num gerador, em vez de decidir qual escolher.

Pergunte se capta e anota imagens automaticamente, se produz um documento editável em vez de um bloqueado, e com que rapidez consegue regenerar após uma alteração de interface. Esta última pergunta é a que mais importa ao longo do tempo. O que nenhum gerador de guias passo a passo fornece é a camada de julgamento: pré-requisitos, pontos de pausa inseguros e falhas comuns, que adiciona em cerca de quinze minutos.

Onde posso encontrar exemplos de guias passo a passo?

Os guias de configuração do fabricante e as orientações de serviços do governo digital são as duas melhores fontes públicas, porque ambos são escritos para leitores que não podem ser treinados primeiro e ambos têm um custo de suporte direto quando falham.

Estude exemplos de guias passo a passo pela granularidade, e não pelo design. Um tamanho de passo consistente, uma ação por passo, com um resultado descrito, é o que distingue uma guia que é concluída. O design é a parte que menos transfere.

Como crio uma guia passo a passo com imagens sem que demore dias?

Registe a tarefa uma vez em vez de capturar capturas de ecrã individualmente. Capturar, recortar, anotar e colocar imagens uma a uma é onde os dias se vão, e é também onde as guias são abandonadas a meio da produção.

Depois, seja seletivo. Aprender a criar uma guia passo a passo com imagens corretamente é, na maior parte, aprender a usar menos imagens: nos pontos em que o leitor tem de reconhecer algo, e não em todos os passos.

Um livro de guia passo a passo é diferente de uma guia?

Um livro de guia passo a passo é uma forma mais longa que cobre muitas tarefas relacionadas em sequência, mais próximo de um manual do que de uma única guia, e normalmente destina-se a ser trabalhado até ao fim em vez de ser consultado de vez em quando.

As regras de design invertem. Um livro assume que o leitor progride através dele, por isso as referências cruzadas entre capítulos são razoáveis. Uma guia única assume que alguém chega a uma tarefa, por isso tem de ser autónoma. Misturar as duas suposições é o que produz guias que só fazem sentido se tiver lido a secção anterior.