O trabalho normalizado é um dos pilares da produção magra e da excelência operacional. Com a Trupeer, pode poupar horas na documentação do trabalho normalizado, começando com um modelo gratuito de trabalho normalizado, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando documentos escritos de trabalho normalizado em walkthroughs em vídeo que os trabalhadores da linha da frente realmente utilizam.

O que é um modelo gratuito de trabalho normalizado?

Um modelo gratuito de trabalho normalizado é uma estrutura reutilizável para documentar a forma atualmente mais bem conhecida de executar uma operação repetitiva, ao ritmo a que a operação precisa de ser realizada.

Vem do Sistema de Produção Toyota e é um documento diferente de um procedimento ou de uma instrução de trabalho, de um modo que se perde quase em todo o lado. O trabalho normalizado não é, principalmente, uma descrição do que fazer. É uma base de referência contra a qual a variação se torna visível e contra a qual a melhoria é medida.

A maioria dos modelos publicados com este nome é uma lista numerada de passos com fotografias, o que é uma instrução de trabalho. É um documento útil e faltam-lhe duas das três coisas que fazem do trabalho normalizado um trabalho normalizado.

A forma segue a utilização. Um modelo gratuito de trabalho normalizado em Excel é o mais comum, porque os cálculos por trás são aritméticos e o documento é revisto frequentemente. Um ficheiro Word gratuito de trabalho normalizado serve documentos com mais narrativa à volta. Um layout PPT gratuito de trabalho normalizado serve a versão apresentada na célula, e um modelo gratuito de trabalho normalizado em PDF serve a cópia controlada onde um auditor pode perguntar o que estava em vigor.

O que é trabalho normalizado?

O método atual acordado, o melhor conhecido, para uma tarefa repetitiva, documentado com o ritmo a que tem de ser executada e com o inventário de que precisa para funcionar sem problemas.

Três características distinguem-no de outros documentos de processo.

Aplica-se a trabalho repetitivo com um ciclo razoavelmente consistente. Uma tarefa executada uma vez por trimestre não tem trabalho normalizado; tem um procedimento.

Está ligado a uma taxa necessária. A mesma operação tem trabalho normalizado diferente em níveis de procura diferentes, porque a sequência eficiente num ritmo pode não ser a mesma noutro.

E espera-se que mude. Esta é a característica que a maioria das implementações perde, e é o tema da secção a seguir.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de trabalho normalizado, pode:

• Poupar horas na escrita: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para operações magras.

• Melhorar a qualidade: O trabalho normalizado reduz a variação - o #1 fator que causa defeitos em qualquer processo.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer - para que todos os sites vejam documentos consistentes.

• Formar todos os turnos: Combine trabalho normalizado com walkthroughs em vídeo - perfeito para novas contratações e para consistência entre turnos.

• Normalizar globalmente: Use o mesmo modelo em fábricas, regiões e linhas de produto.

• Atingir equipas globais: Traduza o trabalho normalizado para 65+ idiomas com um clique.

Os três elementos que a maioria dos modelos deixa de fora

O trabalho normalizado tem três elementos. Os modelos publicados quase sempre incluem o segundo e omitem o primeiro e o terceiro.

Tempo takt. A taxa a que a operação tem de produzir para corresponder à procura, calculada como o tempo de trabalho disponível dividido pela produção necessária. Se uma célula trabalha quatrocentos e cinquenta minutos por dia e a procura é de trezentas unidades, o takt é de noventa segundos. Todas as decisões de sequenciação resultam deste número, e um documento de trabalho normalizado sem ele não consegue dizer a um operador se está adiantado, atrasado ou no ritmo.

Sequência de trabalho. A ordem dos passos, com o tempo que cada um demora. Esta é a parte que todos os modelos têm. Por si só, é uma instrução de trabalho.

Trabalho normalizado em curso. O inventário mínimo necessário dentro da célula para a sequência correr sem interrupções. Normalmente é pequeno e, em geral, específico: uma unidade nesta estação, nenhuma naquela, duas no dispositivo. Quando isto não é especificado, os operadores mantêm cada um o buffer que lhes parece confortável, e buffers diferentes produzem ritmos diferentes e tempos de ciclo diferentes para a mesma sequência documentada.

O terceiro elemento é o que surpreende as pessoas e é frequentemente a causa de uma variação que ninguém consegue explicar. Dois operadores a seguir os mesmos passos, com níveis de buffer diferentes, estão a executar dois processos diferentes.

Algumas fontes descrevem quatro elementos, adicionando os pontos de verificação de qualidade ou separando o tempo de ciclo do takt. Os três acima são o núcleo e as adições são refinamentos, não discordâncias.

O trabalho normalizado é uma base de referência, não uma regra

Aqui está o teste, e basta uma pergunta.

Quando é que o seu trabalho normalizado foi alterado pela última vez e quem o alterou?

Se a resposta for que um engenheiro o escreveu durante um programa de melhoria há dois anos e que não mudou desde então, não tem trabalho normalizado. Tem uma regra, e as pessoas que executam o trabalho quase certamente encontraram formas melhores e não lhas estão a dizer.

O trabalho normalizado existe na sua forma original para que a melhoria tenha algo contra o qual melhorar. Um processo sem trabalho normalizado não pode ser melhorado de forma mensurável, porque não há nada com que comparar uma mudança. Essa é a razão inteira pela qual o documento existe e implica que o documento tem de evoluir.

O que corre mal na prática é que o trabalho normalizado é adotado como instrumento de conformidade. É escrito por engenheiros, emitido para operadores, auditado quanto à adesão e nunca revisto. Com esse regime, o documento deixa de descrever o que acontece ao fim de poucos meses, porque as pessoas continuam a melhorar independentemente e simplesmente deixam de o mencionar.

As consequências são piores do que um documento desatualizado. Auditar a adesão a um padrão que as pessoas já melhoraram ensina toda a gente que as melhorias devem ser escondidas. Quando essa lição chega, perde as melhorias e o reporte honesto em conjunto.

Dois mecanismos mantêm-no como base de referência. Qualquer pessoa que execute o trabalho pode propor uma alteração, com um tempo de resposta definido para que as propostas não desapareçam. E o próprio documento mostra quem o alterou pela última vez e quando; à primeira vista, um padrão que ninguém tocou há um ano é visivelmente uma pergunta, em vez de uma conquista.

O que um modelo de trabalho normalizado tem de conter

Oito componentes. O primeiro e o terceiro são os que faltam na maioria dos modelos publicados.

O registo de alterações é pequeno e faz mais do que o tamanho sugere. Um documento que mostra três alterações propostas por operadores no último ano está a dizer a toda a gente que as propostas são bem-vindas. Um documento com um registo de alterações em branco durante dois anos está a dizer-lhes o contrário.

Modelo gratuito de trabalho normalizado: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. A operação é uma célula de montagem de eletrónica.

Copie daqui.

Cabeçalho. Célula, família de produto, versão, data, responsável e quem alterou pela última vez.

Célula 3, família de placas de controlador B. Versão 11, 22 de maio. Responsável: Líder da Equipa da Célula. Alterado pela última vez por um operador, passos 4 e 5 da sequência reordenados.

Tempo takt. Com o cálculo.

Tempo disponível 450 minutos por turno. Produção necessária 300 unidades. Tempo takt 90 segundos. Recalculado sempre que o plano de produção muda em mais de dez por cento.

Sequência de trabalho.

Tempo de ciclo vs takt. Tempo total da sequência 75 segundos vs takt de 90 segundos. Quinze segundos de margem, que absorvem a variação normal e interrupções curtas. Se o tempo de ciclo se aproximar do takt, aumente-o em vez de o absorver.

Trabalho normalizado em curso. Duas placas no rack de entrada, uma no dispositivo, uma no teste, uma à espera de rotulagem. Cinco unidades no total na célula. Mais do que isto e a célula está a esconder um problema a montante. Menos e o operador espera.

Layout. Diagrama que mostra o dispositivo, a estação de teste, os racks e o percurso do operador. A distância total a pé na sequência atual é de cerca de quatro metros por unidade.

Registo de alterações.

Copie para aqui.

Exemplo de trabalho normalizado: vinte e dois por cento de variação que ninguém conseguiu explicar

Bewdley Electronics, um fabricante de eletrónica por contrato com cerca de trezentas e oitenta pessoas, opera seis células de montagem.

Tinha quarenta e quatro documentos de trabalho normalizado, um por célula por família de produto, produzidos três anos antes por dois engenheiros industriais durante um programa magro. Cada um era uma sequência numerada com fotografias e tempos por passo. Estavam bem feitos e foram auditados quanto à adesão.

Os tempos de ciclo na mesma célula, para o mesmo produto, variavam cerca de vinte e dois por cento entre operadores. Ninguém conseguiu explicar. Cada operador, quando questionado diretamente, disse que seguia o trabalho normalizado e que estava a ser verdadeiro tal como entendia a pergunta.

Duas coisas faltavam em todos os quarenta e quatro documentos.

Não havia tempo takt em lado nenhum. Os operadores não tinham forma de saber qual era o ritmo necessário, por isso o ritmo era definido pelo hábito de cada um e pelo que o operador anterior tinha deixado para trás.

Não havia trabalho normalizado em curso. Os níveis de buffer nas células iam de duas unidades a onze, dependendo inteiramente da preferência do operador. Um operador com um buffer grande trabalha num ritmo diferente de um com quase nenhum, e a mesma sequência escrita produz tempos de ciclo diferentes em cada caso.

O terceiro resultado veio da observação. Três operadores numa célula foram observados durante um turno completo. Todos os três usavam sequências diferentes. Dois eram mais rápidos do que o documento.

O mais rápido tinha reordenado dois passos aproximadamente dois anos antes, poupando uma reposição. Ela nunca tinha mencionado isso. Quando perguntaram porquê, disse que o padrão era o padrão e que aumentar o ritmo teria parecido que não o estava a seguir.

Essa frase foi o resultado mais útil de todo o exercício.

A reformulação adicionou tempo takt e trabalho normalizado em curso a todos os quarenta e quatro documentos e adotou a sequência mais rápida observada como novo padrão em nove células. Também introduziu uma via de proposta: qualquer operador pode propor uma alteração, com resposta exigida no prazo de cinco dias úteis, e o registo de alterações impresso na própria face do documento.

A variação do tempo de ciclo caiu de cerca de vinte e dois por cento para sete.

Nos catorze meses seguintes, foram propostas sessenta e uma alterações e adotadas trinta e oito. A produção por célula subiu cerca de nove por cento, e aproximadamente dois terços disso vieram de alterações propostas pelas pessoas que executavam o trabalho.

As melhorias já existiam desde o início. O documento tinha sido concebido de forma a tornar a sua menção uma admissão.

Como criar trabalho normalizado em seis passos

1. Calcule o tempo takt primeiro. Tempo disponível dividido pela produção necessária. Tudo a jusante depende disso, e uma sequência desenhada sem isso é desenhada para um ritmo imaginário.

2. Observe o trabalho várias vezes, com um cronómetro. Operadores diferentes, turnos diferentes. A variação entre eles é a matéria-prima.

3. Temporize cada elemento, não o ciclo inteiro. Um total diz-lhe que há um problema. Os tempos dos elementos dizem-lhe onde.

4. Escolha a melhor sequência observada, não uma idealizada. Alguém já está a fazer isto bem. Comece pelo que eles fazem, em vez do que um engenheiro acha que deveria acontecer.

5. Defina trabalho normalizado em curso de forma deliberada. O mínimo que permite que a sequência corra sem esperar. Defini-lo abaixo do confortável é como os problemas a montante se tornam visíveis.

6. Coloque o registo de alterações no documento e use-o no primeiro mês. Um padrão sem alterações no primeiro trimestre é um padrão que ninguém sente que consegue questionar.

O passo quatro é onde a maioria das implementações falha. O trabalho normalizado concebido numa secretária descreve um processo que ninguém executa, e os operadores respondem seguindo-o durante as auditorias e fazendo algo sensato no resto do tempo.

Trabalho Normalizado do Líder

Uma prática relacionada e distinta, e uma das ideias mais úteis na gestão magra.

Onde o trabalho normalizado cobre a operação repetitiva, o Trabalho Normalizado do Líder cobre a rotina repetitiva das pessoas que a supervisionam. O que um líder de equipa verifica todos os dias, o que um supervisor revê semanalmente, o que um gestor analisa mensalmente e onde cada um deles se desloca fisicamente.

Um modelo de Trabalho Normalizado do Líder é normalmente um calendário ou uma lista de verificação, em vez de uma sequência. Os itens diários podem incluir confirmar que os problemas do turno anterior foram resolvidos, percorrer as células e ver as placas, e verificar se as propostas de trabalho normalizado de ontem tiveram resposta. Os itens semanais são tipicamente revisões e follow-ups. Os itens mensais têm um horizonte mais alargado.

Dois pontos de conceção importam. A rotina deve estar maioritariamente no local onde o trabalho acontece, em vez de numa secretária, porque o valor vem de observar, não de reportar. E deve ser um número reduzido de itens feitos de forma fiável, em vez de uma lista longa feita por vezes, já que todo o mecanismo depende de as pessoas conseguirem prever quando o seu líder vai aparecer e o que vai pedir.

A ligação ao trabalho normalizado é direta. Uma via de proposta que ninguém acompanha morre ao fim de um trimestre, e o follow-up é um item de Trabalho Normalizado do Líder. É normalmente aí que uma cultura de melhoria estagnada está, de facto, a falhar.

Trabalho normalizado, SOP ou instrução de trabalho?

Três documentos que se sobrepõem e respondem a perguntas diferentes.

Trabalho normalizado cobre operações repetitivas com um ciclo, ligado a um ritmo necessário, e existe para tornar a variação visível. Takt, sequência, WIP de trabalho normalizado.

Um procedimento operacional padrão descreve um processo do início ao fim, geralmente entre funções, e responde a quem faz o quê e por que ordem. Não tem um elemento de ritmo. O modelo de SOP cobre-o.

Uma instrução de trabalho descreve uma tarefa com detalhe suficiente para que alguém sem experiência a consiga executar. É o parente mais próximo e o modelo de instruções de trabalho cobre-o.

A diferença prática entre trabalho normalizado e uma instrução de trabalho é para que serve o documento. Uma instrução de trabalho existe para que a tarefa seja executada corretamente. O trabalho normalizado existe para que a tarefa possa ser melhorada, por isso inclui tempos e um registo de alterações e a instrução de trabalho não.

Se o seu documento não tem tempo para cada passo e não tem takt, é uma instrução de trabalho com outro título, e chamar-lhe trabalho normalizado não fará ninguém melhorar nada.

Variantes do modelo de trabalho normalizado

A estrutura mantém-se e a ênfase muda.

Células de montagem e de fabrico. O caso clássico. Takt, sequência, WIP de trabalho normalizado e um diagrama de movimentos, exatamente como acima.

Operações com ritmo definido pela máquina. Quando a máquina define o ciclo, o trabalho normalizado do operador está mais relacionado com o que acontece durante e entre ciclos da máquina, e o WIP de trabalho normalizado importa mais do que a sequência.

Processos de saúde e clínicos. O trabalho normalizado é usado amplamente aqui em programas de melhoria. O takt é muitas vezes melhor expresso como um intervalo-alvo do que como um ciclo estrito, e qualquer trabalho normalizado que toque na prática clínica precisa de aprovação de governação clínica, e não apenas de aprovação de engenharia.

Processos de escritório e transacionais. Aplicável de verdade e raramente feito bem. A unidade é um caso ou uma transação, em vez de um item físico, e o WIP de trabalho normalizado passa a ser quantos casos estão numa fila em cada etapa, o que normalmente é muito mais do que qualquer pessoa definir deliberadamente.

Trabalho Normalizado do Líder. Coberto acima. Um calendário em vez de uma sequência.

Manutenção e mudança de referência. O trabalho normalizado para uma mudança de referência é aquilo que um programa de mudança rápida melhora, e o elemento de tempo carrega todo o peso.

O que um modelo gratuito de trabalho normalizado não consegue resolver

Procura ou fornecimento instáveis. O tempo takt assume uma taxa necessária conhecida. Quando a procura oscila de forma selvagem ou os materiais chegam de forma imprevisível, o trabalho normalizado será reescrito constantemente ou ignorado, e a instabilidade é a primeira coisa a abordar.

Um documento usado apenas para conformidade. Nenhum modelo impede uma organização de auditar a adesão e nunca rever o padrão. Essa é uma escolha de gestão e produz o problema oculto de melhoria descrito acima.

Trabalho normalizado escrito numa secretária. Nenhum modelo gratuito de trabalho normalizado para descarregar inclui dados de observação, e nenhum modelo gratuito de trabalho normalizado em Excel para descarregar fornecerá também os tempos dos elementos. A observação é onde o conteúdo nasce.

Um processo que varia genuinamente. Se cada unidade for diferente, o trabalho não é repetitivo e o trabalho normalizado é a ferramenta errada. Um procedimento com ramificações documentadas servirá melhor.

Mostre o trabalho em vez de o descrever

O trabalho normalizado é construído a partir de observação, e a observação é a parte cara. Alguém tem de observar vários operadores durante vários ciclos, temporizar cada elemento e notar as diferenças entre eles. Isso é um dia do tempo de um engenheiro por célula, por isso o trabalho normalizado é criado uma vez durante um programa e depois nunca mais é revisto.

A Trupeer AI muda o custo disso. Ao registar a operação enquanto é executada, captura a sequência, os timings e as divergências numa única passagem, e o resultado é um documento escrito passo a passo com imagens já capturadas, anotadas e colocadas, juntamente com o vídeo, na sua própria identidade de marca.

Registe. Marque. Traduza. Trupeer.

Três consequências resultam especificamente para o trabalho normalizado. Registar duas ou três pessoas a executar a mesma operação torna a variação diretamente comparável, que é exatamente a análise que o trabalho normalizado exige e a que levou a Bewdley uma observação por turno por célula. Atualizar após uma proposta aceite significa voltar a registar em vez de voltar a filmar uma sequência de fotos, o que determina se um registo de alterações tem três entradas por ano ou trinta. E quando uma operação é executada em locais ou idiomas diferentes, o mesmo registo produz o mesmo trabalho normalizado em cada caso, de modo que o mesmo produto é genuinamente construído da mesma forma.

O material fica na sua base de conhecimento e serve também como formação para novos operadores, que é o outro trabalho que os documentos de trabalho normalizado são chamados a fazer. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o kit de marca uma vez, e a configuração é coberta no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão gratuita do modelo de trabalho normalizado em Excel?

O Excel é o formato natural, porque o trabalho normalizado é aritmético: tempos dos elementos, tempos acumulados, ciclo vs takt. Um layout gratuito de modelo de trabalho normalizado em Excel permite-lhe alterar um tempo de elemento e ver o ciclo recalculado, que é exatamente o objetivo durante o trabalho de melhoria.

Construa o cálculo do takt como uma fórmula, em vez de um valor digitado. Quando a procura muda, e o tempo takt tem de ser recalculado manualmente, é um tempo takt que ficará desatualizado silenciosamente.

Existe um descarregamento gratuito do modelo de trabalho normalizado em Excel?

Amplamente disponível e a maioria fornece-lhe uma tabela de passos com tempos, que é apenas o elemento do meio. Um descarregamento gratuito do modelo de trabalho normalizado em Excel raramente inclui tempo takt ou trabalho normalizado em curso.

Adicione ambos. Duas linhas no topo para o takt e o seu cálculo, e um bloco curto a indicar quanto inventário fica onde. Estas duas adições é que separam o trabalho normalizado de uma instrução de trabalho com tempos.

Existe uma versão gratuita do modelo de trabalho normalizado em Word?

O Word serve trabalho normalizado que inclui mais narrativa, como documentos para processos de escritório e transacionais, onde os passos precisam de explicação. Um ficheiro Word do modelo de trabalho normalizado funciona bem para esses casos.

Para trabalho normalizado de fabrico ao nível da célula, é uma opção menos adequada, porque o documento é maioritariamente números que precisam de ser recalculados. Use uma folha de cálculo para a versão de trabalho e produza um documento ou uma versão de apresentação a partir dela.

Existe uma versão gratuita do modelo de trabalho normalizado em PPT?

Os slides servem a versão apresentada no posto de trabalho, onde é lida de relance em vez de ser estudada. Um layout gratuito de modelo de trabalho normalizado em PPT dá-lhe controlo sobre o posicionamento, o que importa para um documento lido a um metro de distância.

Gere-o a partir da versão de trabalho, em vez de o manter separadamente. Uma cópia de apresentação que se desviou do padrão atual é pior do que nenhuma, porque é a cópia que as pessoas realmente consultam.

Existe um modelo gratuito de trabalho normalizado em PDF?

O PDF serve a cópia controlada e emitida, especialmente quando um auditor pode perguntar qual era o trabalho normalizado em vigor numa determinada data. Exporte um modelo gratuito de trabalho normalizado em PDF em cada revisão, com a versão e a data visíveis.

Mantenha as versões substituídas em vez de as substituir. O histórico de como um trabalho normalizado mudou é prova de que a melhoria está a acontecer e é aquilo que um avaliador de um programa magro vai querer ver de facto.

Existe um descarregamento gratuito do modelo de trabalho normalizado que valha a pena usar?

A tabela demora vinte minutos a construir, por isso um descarregamento gratuito do modelo de trabalho normalizado poupa pouco, e quase todos são listas de passos com tempos.

Avalie qualquer um deles com duas perguntas. Existe um campo para o tempo takt e existe um campo para o trabalho normalizado em curso? Quase nenhum tem ambos, e um modelo sem nenhum deles é uma instrução de trabalho que emprestou o nome.

Onde posso obter um modelo de Trabalho Normalizado do Líder?

O Trabalho Normalizado do Líder é normalmente um calendário ou uma lista de verificação, em vez de uma sequência, por isso um modelo de Trabalho Normalizado do Líder tem um aspeto bastante diferente do trabalho normalizado do operador: itens diários, semanais e mensais associados a uma rotina.

Mantenha-o curto. Uma rotina do líder com cinco itens diários fiáveis supera vinte itens aspiracionais, porque o mecanismo depende de as pessoas saberem quando o líder vai aparecer e o que vai pedir. Inclua o acompanhamento das propostas de melhoria, já que esse item é o que mantém o trabalho normalizado do operador vivo.

Quais são os elementos do trabalho normalizado?

Três. Tempo takt, ou seja, o ritmo necessário para corresponder à procura. Sequência de trabalho, ou seja, a ordem dos passos e o tempo que cada um demora. E trabalho normalizado em curso, ou seja, o inventário mínimo necessário dentro da operação para que essa sequência corra sem esperar.

Algumas descrições dão quatro, normalmente separando o tempo de ciclo do tempo takt ou adicionando pontos de verificação de qualidade. A diferença é de apresentação. O que importa é que a maioria dos modelos publicados contém apenas a sequência e uma sequência sem ritmo e sem um padrão de inventário não consegue fazer o trabalho que o trabalho normalizado existe para fazer.