A diferença entre atingir objetivos e falhar muitas vezes resume-se a como o objetivo é definido. Com a Trupeer, pode poupar horas na definição de objetivos começando com um modelo gratuito de objetivos SMART, personalizando-o com a sua identidade de marca e transformando documentos de objetivos em resumos em vídeo que alinham as equipas por cada objetivo.

O que é um modelo gratuito de objetivos SMART?

Um modelo gratuito de objetivos SMART é uma estrutura reutilizável para escrever objetivos que sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido.

O modelo é quase universal e as templates são quase idênticas: cinco caixas, uma por cada letra, e um espaço para escrever o objetivo final. Isso demora dois minutos a reproduzir e não é aí que está a dificuldade.

A dificuldade é que três das cinco letras podem ser verificadas de forma mecânica e duas não. Específico, mensurável e com prazo definido são verificáveis ao ler a frase. Alcançável e relevante são juízos, por isso são afirmados em vez de evidenciados, e um objetivo pode passar todos os testes visíveis enquanto continua inalcançável e sem apontar para nada.

A template não é o objetivo. O que decide se um conjunto de objetivos é bom é se alguém foi obrigado a mostrar o seu raciocínio nas duas letras que permitem a afirmação.

A forma segue o uso. Um ficheiro Word de modelo gratuito de objetivos SMART serve para a definição individual de objetivos e para documentos de avaliação, e qualquer modelo editável de objetivos SMART precisa de espaço para registar o progresso ao longo do ano, e não apenas no início. Um download gratuito de Excel de modelo de objetivos SMART para definição de objetivos serve para acompanhar muitos objetivos numa equipa, que é para onde a maioria das organizações acaba por ir. Um modelo gratuito de objetivos SMART em PDF ou um download gratuito de PDF para definição de objetivos é a versão assinada ou acordada, impressa e arquivada.

O que significa SMART

Cinco critérios, e vale a pena saber que dois deles mudaram de significado desde que o modelo foi publicado.

Specific. O que exatamente vai ser diferente, formulado de modo a que duas pessoas concordem sobre se aconteceu.

Measurable. O número e de onde vem esse número.

Achievable. Que pode, de facto, ser feito, com os recursos e o tempo disponíveis.

Relevant. Que importa e, especificamente, que serve algo acima disso.

Time bound. Até quando, como uma data.

Na formulação original de 1981, por George Doran, o A significava assignable, ou seja, quem o vai fazer, e o R significava realistic. Desde então, o assignable foi substituído por achievable em quase todas as versões em circulação, o que é como a noção de responsabilidade desapareceu silenciosamente do modelo. A maioria das templates já não tem campo para quem é o responsável pelo objetivo, e isso vale a pena adicionar de novo.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer template com que queira trabalhar para a abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de objetivos SMART pode:

• Poupar horas na definição de objetivos: Ignore a página em branco com uma estrutura comprovada.

• Definir objetivos mais claros: A framework SMART obriga a clareza em cada objetivo.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Alinhar equipas mais rapidamente: Transforme documentos de objetivos em resumos em vídeo que toda a gente consegue absorver.

• Uniformizar entre equipas: Use o mesmo modelo para objetivos da empresa, da equipa e individuais.

• Atingir equipas globais: Traduza objetivos para 65+ idiomas com um clique.

As duas letras que são falsificadas

Pegue em qualquer conjunto de objetivos organizacionais e leia-os quanto à sua alcançabilidade.

Vai encontrar objetivos impecavelmente específicos, rigorosamente mensuráveis e com datas bem definidas, e que ninguém tem razão para acreditar que sejam possíveis. Aumente a retenção de oitenta e quatro por cento para noventa e quatro até dezembro. Reduza o tempo de contratação para metade. Faça crescer a região quarenta por cento.

Cada um satisfaz completamente três letras. Cada um é verificável, datado e inequívoco. E em cada caso, se perguntar que evidência torna o número alcançável, frequentemente não há nenhuma. O valor foi escolhido porque parecia ambicioso, ou porque era um número redondo, ou porque era aquilo que alguém queria.

A relevância é falsificada de forma diferente e mais silenciosa. Um objetivo é declarado relevante porque é obviamente uma boa coisa. Melhorar a retenção é bom. Reduzir custos é bom. Ninguém pergunta que objetivo superior serve ou o que acontece a esse objetivo superior se este objetivo for falhado, por isso os objetivos acumulam-se: fazem sentido individualmente e ficam sem foco coletivamente, e por vezes até se puxam uns contra os outros.

A correção é exigir trabalho nas duas, no modelo, como campos obrigatórios.

Para alcançável, exigir evidência. Há três tipos. Um comparável, ou seja, alguém já fez isto, aqui ou noutro local, e aqui está o que conseguiu. Um cálculo, ou seja, aqui está a aritmética que nos leva do ponto em que estamos ao número. Ou uma taxa, ou seja, temos vindo a melhorar a este ritmo e esta meta prolonga-o por uma quantidade indicada. Se nenhum dos três puder ser produzido, o número é uma aspiração, que é uma coisa legítima de ter e não deve ser escrita nos objetivos de alguém como se fosse um plano.

Para relevante, exigir ligação. A que objetivo superior isto serve e o que acontece a esse objetivo superior se este for falhado. A segunda metade é a parte útil. Se a resposta honesta for que não acontece praticamente nada, o objetivo pode não valer o ano de ninguém.

Duas caixas extra. Demoram dez minutos por objetivo e são o essencial de todo o exercício.

O que um modelo de objetivos SMART tem de conter

Oito componentes. Três deles estão ausentes na maioria das templates publicadas.

A linha das datas de verificação importa mais do que parece. Um objetivo com prazo em dezembro e sem revisão intermédia é descoberto como falhado em novembro, quando já não há nada a fazer. Duas ou três datas de verificação transformam um objetivo de um juízo no fim para algo gerível ao longo do caminho.

Modelo gratuito de objetivos SMART: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. A organização é uma empresa comercial de limpeza.

Copie daqui.

Objetivo. Escrito por último.

Melhorar a retenção de contratos de 84% para 89% até 31 de dezembro, excluindo os contratos identificados como geradores de perdas.

Responsável. Gestor Regional, nomeado.

Métrica e fonte. Contratos renovados como percentagem dos contratos previstos para renovação no ano civil. Produzido mensalmente pela área financeira a partir do registo de contratos. Exclui contratos terminados por nós.

Base. 84% este ano. 88% foi o melhor valor alcançado nos últimos seis anos. Benchmark do setor reportado a 87%.

Evidência de que é alcançável. Uma taxa e um comparável. A nossa região norte passou de 83% para 88% ao longo de dois anos ao introduzir revisões trimestrais com clientes, que ainda não fizemos aqui. Aplicar a mesma intervenção a 28 renovações previstas para o próximo ano e, assumindo um efeito semelhante a dois terços da força, dado o período mais curto, produz 88% a 90%. Cinco pontos estão no fim alcançável desse intervalo, em vez do meio.

O que falha se for falhado. O plano de receitas regionais assume 89%. Com 84%, a região fica aproximadamente 400 mil libras abaixo, o que a nova meta de negócio não consegue absorver sem mais headcount de vendas que não está orçamentado.

Data e datas de verificação. 31 de dezembro. Verificado a 31 de março, 30 de junho e 30 de setembro face às renovações concluídas até à data, e não face a uma projeção linear.

O que este objetivo não é. Não é um objetivo para reter todos os contratos. Atualmente, 22 contratos são geradores de perdas e são excluídos do numerador e do denominador. Reter esses contratos não conta para este objetivo e não é desejado.

Copie até aqui.

A exclusão na última caixa é a parte que faltava na versão original deste objetivo, e a razão está abaixo.

Exemplo de objetivos SMART: 94% porque parecia ambicioso

Braithwood Group, uma empresa comercial de limpeza com cerca de seiscentos colaboradores a gerir cento e quarenta contratos, realizou um exercício anual de definição de objetivos. Cada gestor escreveu objetivos SMART, revistos pelo respetivo diretor, e ligados a bónus.

O objetivo de um gestor regional dizia: aumentar a retenção de contratos de oitenta e quatro por cento para noventa e quatro por cento até 31 de dezembro.

Foi impecável em três letras. Específico, mensurável a partir de um relatório existente e com data. Foi aprovado em cerca de quatro minutos.

Ninguém perguntou o que tornava os 94% alcançáveis. O benchmark do setor estava por volta de oitenta e sete. O melhor ano da empresa em seis era oitenta e oito. O salto de dez pontos tinha sido alcançado porque o diretor-geral gostava de números redondos e 94 parecia mais ambicioso do que 90.

Ninguém perguntou para que servia, na prática, a retenção. Era evidentemente uma boa coisa.

Vinte e dois dos cento e quarenta contratos eram geradores de perdas, alguns substancialmente. Reter esses contratos destruiu valor em vez de o criar, e nada no objetivo distinguia entre eles e os contratos lucrativos.

O gestor regional, medido e pago com base num único número de retenção, fez o que o objetivo pedia. Renovou nove contratos geradores de perdas a preços fixos, porque perdê-los teria custado pontos percentuais que ele não podia dar ao luxo de perder.

A retenção chegou a oitenta e nove por cento, o que foi uma melhoria real e o melhor valor que a empresa alguma vez tinha registado. Perdeu o bónus por cinco pontos e saiu na primavera seguinte.

As nove renovações fixaram cerca de trezentas e dez mil libras de margem negativa ao longo de dois anos.

Duas caixas foram adicionadas ao modelo de objetivos mais tarde. Evidência de que é alcançável e o que falha se for falhado. Ambas são obrigatórias, nenhuma aceita ficar em branco.

Os sessenta e dois objetivos do ano seguinte foram revistos com base nisso antes de serem aprovados. Dezanove não tinham evidência de alcançabilidade de qualquer tipo. Onze não tinham resposta para o que falha se for falhado, incluindo três que foram retirados em silêncio assim que a pergunta foi feita e ninguém conseguiu responder.

O objetivo de retenção foi reescrito para 89%, excluindo contratos geradores de perdas, que é a versão no modelo acima.

A framework não tinha falhado. Três das suas cinco letras tinham sido aplicadas com rigor e duas tinham sido tratadas como caixas para preencher.

Exemplos de objetivos SMART que pode adaptar

Quatro, mostrando a diferença entre um objetivo que passa na inspeção e um que foi pensado. A segunda versão em cada par é a que tem evidência e ligação.

Vendas. Fraco: aumentar a receita 30% até ao fim do ano. Melhor: aumentar a receita a partir da base de clientes existente de 2,1 para 2,5 milhões até 31 de dezembro, com base no facto de a mesma abordagem de cross-sell ter gerado 14% de crescimento na região piloto ao longo de nove meses, aplicada em quatro regiões.

Suporte ao cliente. Fraco: melhorar a satisfação do cliente. Melhor: aumentar a resolução no primeiro contacto de 61% para 70% até 30 de setembro, medido a partir do sistema de tickets, com base no facto de os quatro tipos de tickets com maior volume representarem metade dos contactos repetidos e de todos os quatro já terem resoluções documentadas.

Recrutamento. Fraco: reduzir o tempo de contratação. Melhor: reduzir os dias médios entre a candidatura e a proposta de 31 para 18 até 30 de junho, alcançado ao eliminar o atraso de agendamento que explica 11 dos 31 dias.

Desenvolvimento pessoal. Fraco: melhorar a apresentação. Melhor: apresentar em três sessões internas de 30 minutos ou mais antes de 31 de dezembro, com feedback escrito recolhido em cada ocasião com base nos mesmos quatro critérios.

O padrão é o mesmo em cada caso. A versão fraca indica uma direção. A versão melhor indica um número, de onde vem e o que o torna atingível.

Como escrever um objetivo SMART em seis passos

1. Escreva primeiro a base. Onde está agora, com a fonte desse valor. Objetivos definidos sem uma base não podem ser avaliados quanto à alcançabilidade por ninguém.

2. Indique o responsável. Uma pessoa, restaurando o significado de assignable que a framework original tinha.

3. Encontre a evidência antes de escolher o número. Comparável, cálculo ou taxa. Escolher o alvo primeiro e procurar justificação depois produz o problema dos 94%.

4. Escreva o que falha se for falhado. Se nada falhar, reconsidere se isto pertence aos objetivos de alguém.

5. Defina datas de verificação, não apenas um prazo. Duas ou três, em pontos em que ainda poderia agir.

6. Escreva a frase do objetivo por último. Depois de as caixas estarem feitas, a frase escreve-se sozinha e será consideravelmente mais específica do que uma escrita primeiro.

O terceiro passo é aquele que é invertido quase em todo o lado. As metas são normalmente escolhidas e depois “vestidas” com formatação SMART, que é como uma framework desenhada para testar objetivos se tornou uma forma de os formatar.

Mensurável não é o mesmo que medido

Um objetivo pode indicar um número que ninguém alguma vez produz.

Três perguntas resolvem isso e devem estar no modelo, e não numa conversa. De onde vem o número, ou seja, de que relatório ou sistema. Quem o produz, por nome ou por função. E com que frequência é que será, de facto, analisado.

A terceira revela a maioria dos objetivos. Um número disponível mensalmente, mas revisto anualmente, é funcionalmente um número anual, o que significa que havia onze oportunidades para agir e que ficaram por usar.

Dois obstáculos relacionados valem a pena nomear. Uma métrica que exige recolha manual pela pessoa que está a ser avaliada será recolhida de forma otimista e, eventualmente, nem sequer será recolhida. E uma métrica sem fonte existente, em que alguém diz que o reporte pode ser construído, frequentemente significa que o objetivo será avaliado por impressão, porque o reporte não é prioridade de ninguém assim que a sessão de definição de objetivos termina.

Se uma métrica não existe hoje, ou construa-a primeiro ou escolha uma métrica diferente.

Variantes do modelo de objetivos SMART

A estrutura mantém-se e a ênfase muda consoante quem está a definir o objetivo.

Objetivos dos colaboradores e de avaliação. A responsabilidade e as datas de verificação são as mais importantes, e a caixa de limite impede que um objetivo se expanda silenciosamente ao longo de um período de avaliação. Quando os objetivos estão ligados a remuneração, a evidência de alcançabilidade é também uma questão de justiça, já que uma meta inalcançável associada a um bónus é uma redução de remuneração disfarçada de incentivo.

Objetivos de negócio e departamentais. A ligação é a letra crítica. Cada objetivo departamental deve indicar o objetivo organizacional que serve e, se vários departamentos indicarem o mesmo, confirme que não estão a puxar em direções diferentes para o alcançar.

Objetivos de projeto. Normalmente é melhor expressá-los como entregáveis com datas do que como objetivos SMART, e a sequência pertence ao cronograma do projeto, e não num documento de objetivos.

Objetivos pessoais. A evidência de alcançabilidade é geralmente uma taxa, ou seja, o que conseguiu antes. A falha mais comum é definir um alvo com base na sua melhor semana, em vez da sua média.

Objetivos de estudantes. Estão cobertos abaixo, porque a intenção por trás dessa pesquisa é diferente do resto.

Objetivos de equipa. Precisa de um responsável mesmo quando o trabalho é partilhado. Um objetivo com responsabilidade de equipa é, de forma fiável, responsabilidade de ninguém, e esta é a falha mais comum em documentos de objetivos.

Objetivos SMART para estudantes

Um uso diferente com um propósito diferente. Numa sala de aula ou num contexto de estudo, o objetivo de um objetivo SMART é normalmente ensinar planeamento em vez de gerir desempenho, pelo que a framework está a ser usada como instrumento de aprendizagem.

Três adaptações ajudam. Reduza bastante o horizonte, porque um período é muito tempo e uma quinzena é verificável. Faça com que a métrica seja algo que o estudante controla diretamente, como páginas lidas ou questões de prática concluídas, em vez de um resultado como uma nota, que depende de fatores fora do esforço. E mantenha a caixa de evidência, em forma simplificada, porque perguntar a um estudante o que o faz pensar que isto é alcançável é, de facto, a pergunta mais útil de todo o exercício.

Um modelo gratuito de objetivos SMART para estudantes deve ter menos caixas do que um para o local de trabalho e espaços maiores para escrever. As duas áreas extra defendidas acima continuam a aplicar-se, formuladas como o que o faz pensar que consegue fazer isto e porque é que isto importa para si.

O que um modelo gratuito de objetivos SMART não consegue corrigir

Metas impostas sem evidência. Se um número chega de cima sem justificação, o modelo vai documentar isso em vez de o resolver. Um download gratuito de modelo de objetivos SMART não altera de onde veio uma meta. Pelo menos torna a ausência visível, o que por vezes é suficiente para iniciar uma conversa.

Objetivos em conflito. Dois objetivos bem escritos podem puxar um contra o outro, como retenção e margem fizeram na Braithwood. Só lendo-os em conjunto é que isto é detetado, e a maioria das organizações revê objetivos individualmente com cada pessoa.

Medir o que é fácil em vez do que importa. O SMART empurra-o para coisas mensuráveis, e os resultados mais importantes são muitas vezes os menos mensuráveis. Esteja atento a um objetivo definido onde está, e não onde está o valor.

Um objetivo que ninguém volta a rever. Nenhum modelo editável de objetivos SMART fará com que alguém o olhe em junho. As datas de verificação têm de ir para um calendário, não apenas para o documento.

Mostre a mudança em vez de a descrever

A maioria dos objetivos que vale a pena definir exige que alguém faça algo de forma diferente, e é aí que falham silenciosamente.

A versão melhor da Braithwood para o objetivo de retenção dependia de revisões trimestrais com clientes serem feitas de forma consistente numa região, por gestores que nunca tinham feito uma. O objetivo estava bem. O que faltava era qualquer forma de mostrar a 30 gestores como é, na prática, uma boa revisão com cliente, e um procedimento escrito para uma conversa é um substituto fraco para a ver.

A Trupeer AI fecha essa lacuna. Alguém que faz bem o que é pedido regista isso uma vez, e o resultado é um walkthrough escrito com screenshots já capturados e colocados, ao lado de um vídeo, na sua própria marca. O objetivo declara a meta. O registo mostra o comportamento de que a meta depende.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Há dois pontos a seguir. A caixa de evidência no modelo acima cita frequentemente algo que funcionou noutro local da organização, e um registo é como esse “outro local” se torna transferível em vez de ficar como algo meramente anecdótico. E quando as equipas abrangem várias línguas, o mesmo registo produz a mesma orientação em cada uma, pelo que um objetivo definido centralmente é prosseguido da mesma forma em todo o lado.

O material fica na sua base de conhecimento e serve também como formação. O detalhe ao nível da tarefa pertence às instruções de trabalho por baixo. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o brand kit uma vez, e a configuração é coberta no guia de configuração do template de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word gratuita do modelo de objetivos SMART?

O Word serve para a definição individual de objetivos, para documentos de avaliação e para qualquer coisa que seja acordada entre duas pessoas. Crie o ficheiro Word do modelo gratuito de objetivos SMART com uma página por objetivo e os oito componentes como secções com títulos.

Adicione os dois campos que a maioria dos modelos não tem: evidência de que é alcançável e o que falha se for falhado. Torne-os impossíveis de ignorar colocando-os acima da frase do objetivo em vez de abaixo, já que tudo o que aparece primeiro recebe mais reflexão.

Existe um download gratuito do modelo de objetivos SMART que valha a pena usar?

As cinco caixas demoram dois minutos a desenhar, por isso um download gratuito do modelo de objetivos SMART poupa muito pouco e, essencialmente, são todas as mesmas cinco caixas.

Avalie qualquer uma com uma pergunta. Pede evidência por trás da letra de alcançável? Nenhuma das que vi faz isso. Adicionar esse campo é a diferença entre um modelo que apenas formata objetivos e um que os testa.

Existe um modelo editável de objetivos SMART?

A maioria das versões publicadas é editável, e a pergunta mais útil é se o ficheiro pode ser revisto ao longo de um ano em vez de ser concluído apenas uma vez. Um modelo editável de objetivos SMART precisa de espaço para as entradas das datas de verificação, porque um documento de objetivos que não consegue registar progresso torna-se um artefacto histórico em março.

Mantenha um ficheiro por pessoa ou por equipa durante o ano, em vez de um por objetivo. Os objetivos são comparados entre si muito mais vezes do que as pessoas esperam, e os conflitos entre eles só aparecem quando são lidos em conjunto.

Existe um modelo gratuito de objetivos SMART em PDF?

O PDF serve para a versão acordada. Depois de um objetivo ser discutido e aprovado, um PDF gratuito do modelo de objetivos SMART com a data e os dois nomes é a cópia de referência, o que importa quando os objetivos estão ligados à remuneração.

Mantenha a fonte editável para as datas de verificação. Um objetivo que não pode ser atualizado é um objetivo que será avaliado pela memória no fim do ano.

Onde posso encontrar um download gratuito em PDF de um modelo de definição de objetivos?

Está amplamente disponível, e instituições do setor público e de ensino publicam versões melhores do que sites de templates comerciais, porque as deles foram desenhadas para serem concluídas e não apenas descarregadas.

Um PDF de download gratuito de um modelo de definição de objetivos normalmente dá-lhe as cinco letras e um espaço para cada uma. Imprima-o e adicione as duas caixas extra à mão, se necessário. O ato físico de ter de escrever evidência num espaço em branco funciona melhor do que um campo que alguém pode deixar vazio no ecrã.

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de definição de objetivos?

O Excel é a ferramenta certa quando tem mais do que um punhado de objetivos. Um ficheiro Excel de modelo de definição de objetivos permite-lhe manter um objetivo por linha com colunas para responsável, base, alvo, fonte da métrica, datas de verificação e estado, e permite-lhe ordenar por responsável ou por data.

Este também é o formato em que objetivos em conflito se tornam visíveis, já que ordenar os objetivos de um departamento inteiro por métrica ocasionalmente revela duas pessoas incentivadas em direções opostas.

Onde posso obter um download gratuito em Excel de um modelo de definição de objetivos?

Há muitos disponíveis e a maioria são “trackers” em vez de instrumentos de definição de objetivos, o que significa que registam metas e progresso sem perguntar nada sobre se a meta é alcançável.

Esta é uma divisão de trabalho razoável. Use um download gratuito de Excel de modelo de definição de objetivos para acompanhamento e faça a definição de objetivos num documento onde haja espaço para escrever a evidência e a ligação. Depois, transfira os objetivos finais para o tracker.

Existe um modelo gratuito de objetivos SMART para estudantes?

Sim, e deve ser um documento diferente do de um local de trabalho. Um modelo gratuito de objetivos SMART para estudantes funciona melhor com um horizonte mais curto, uma métrica que o estudante controla diretamente, como prática concluída, em vez de uma nota, e menos caixas com mais espaço para escrever em cada uma.

Mantenha a pergunta sobre alcançabilidade em forma simplificada. Perguntar a um estudante o que o faz pensar que consegue fazer isto é a parte mais útil de todo o exercício, e é uma pergunta que os adultos também costumam ignorar.