O SIPOC é uma das ferramentas mais úteis do conjunto Lean e Six Sigma — delimita um processo de forma clara antes de começar o mapeamento em profundidade. Com a Trupeer, pode poupar horas na análise de SIPOC começando com um modelo de SIPOC gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando a análise em resumos em vídeo que alinham as partes interessadas.

O que é um modelo gratuito de análise SIPOC?

Um modelo gratuito de análise SIPOC é uma estrutura reutilizável de uma página para descrever um processo a um nível elevado: os seus fornecedores, as suas entradas, o próprio processo em alguns passos, as suas saídas e os seus clientes.

Vem da tradição do Six Sigma e pertence mesmo ao início de um projeto de melhoria, antes de qualquer pessoa mapear em detalhe ou recolher dados. O seu objetivo é o acordo, e não a análise. Quem vai trabalhar no processo olha para uma página e descobre se está a pensar na mesma coisa — o que, na maioria das vezes, não acontece.

O modelo não é a análise. Cinco colunas demoram dois minutos a desenhar, e a maioria dos modelos publicados é exatamente isso. O que determina se o exercício vale alguma coisa é uma parte do documento que muitos modelos omitem por completo, explicada abaixo.

A forma segue o uso. Um layout PPT de modelo gratuito de análise SIPOC adapta-se ao workshop onde é construído, porque é apresentado num ecrã à frente de um grupo. Uma versão Excel de modelo gratuito de análise SIPOC adapta-se à versão que mantém e edita depois. Um ficheiro Word de modelo gratuito de análise SIPOC adapta-se a um SIPOC incorporado num charter de projeto ou num relatório.

O que significa SIPOC?

Cinco palavras, lidas da esquerda para a direita.

Suppliers. Quem fornece as entradas. Equipas internas, fornecedores externos, os próprios clientes ou sistemas.

Inputs. O que esses fornecedores fornecem. Informação, materiais, aprovações, dados, pedidos.

Process. O próprio processo, em cinco a sete passos. Não é um mapa detalhado, mas um resumo a nível elevado que um desconhecido conseguiria seguir.

Outputs. O que o processo produz. Documentos, produtos, decisões, serviços.

Customers. Quem recebe essas saídas. O próximo processo, outra equipa, ou um cliente pagante real.

O nome é a razão pela qual é preenchido mal, que é o tema de duas secções mais abaixo. A ordem de leitura e a ordem de preenchimento não são a mesma coisa.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de análise SIPOC pode:

• Poupar horas na delimitação: Ignore a página em branco com uma estrutura SIPOC comprovada.

• Alinhar as partes interessadas rapidamente: Secções SIPOC integradas capturam todos os elementos-chave.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Delimitar o trabalho do processo com clareza: O SIPOC é a base para o mapeamento do processo a jusante.

• Padronizar entre projetos: Use o mesmo modelo para cada iniciativa Lean Six Sigma.

• Atingir equipas globais: Traduza análises SIPOC para 65+ idiomas com um único clique.

As duas caixas que ninguém preenche

Aqui está para que serve genuinamente um SIPOC — e não são as cinco colunas.

Todos os projetos de melhoria precisam de uma resposta acordada a duas perguntas antes de qualquer outra coisa. Onde é que este processo começa e onde é que ele termina.

Essas duas respostas determinam o que entra no projeto e qual é o problema de outra pessoa. Determinam o que é medido. Determinam, por completo, se a equipa está a olhar para a mesma coisa. E, na maioria das organizações, se perguntar a cinco pessoas de uma equipa de projeto separadamente, vai obter três ou quatro respostas diferentes.

Essa divergência é invisível numa conversa normal, porque toda a gente usa as mesmas palavras. "O processo de cotação" parece inequívoco até descobrir que a versão de uma pessoa começa quando um cliente envia um e-mail e a de outra começa quando chega um pedido tecnicamente completo à secretária — com vários dias de insistência pelo meio, visível apenas para uma delas.

Um SIPOC força a questão a vir ao de cima, desde que o modelo tenha um lugar para colocar a resposta. Muitos não têm. Dão-lhe cinco colunas e nenhuma declaração de limites, pelo que os limites continuam por assumir.

Coloque duas caixas no topo da página. Quase nenhum modelo gratuito de análise SIPOC as inclui, e é por isso que os limites normalmente continuam por assumir.

O processo começa quando: um único evento de disparo, descrito em termos observáveis. Não "quando o cliente precisa de uma cotação", mas "quando um pedido chega por qualquer canal".

O processo termina quando: um único evento de conclusão. Não "quando o cliente está satisfeito", mas "quando a cotação é enviada".

Depois, faça o teste. Antes do workshop, peça a cada membro da equipa, separadamente, que escreva a sua própria resposta para as duas. Leve as respostas à sessão. A diferença entre elas é a informação mais útil que o exercício vai produzir, e demora dez minutos a recolher.

O que um modelo de SIPOC tem de conter

Sete componentes. Dois deles são as caixas de limites acima.

A linha de requisitos é o que separa um SIPOC que informa um projeto de melhoria de um que apenas enfeita um charter. Uma entrada listada como "desenhos do cliente" não lhe diz nada. Uma entrada listada como "desenhos do cliente, num formato legível, com tolerâncias especificadas" diz-lhe o que medir e onde é provável que o processo esteja a falhar.

A linha de disputas conhecidas é invulgar e vale a pena manter. Os workshops produzem consenso sob pressão de tempo, e o item que alguém cedeu às quatro da tarde é frequentemente o item em que o projeto se vai apoiar mais tarde.

Modelo gratuito de análise SIPOC: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. O processo está a produzir uma cotação de cliente num fabricante de componentes.

Copie daqui.

Nome do processo. Cotação. Conhecido internamente como "quoting".

O processo começa quando: um pedido chega a partir de um cliente, por qualquer canal, incluindo telefone, e-mail e o formulário web.

O processo termina quando: a cotação é enviada ao cliente.

Responsável. Gestor de Operações Comerciais. Versão 2, acordada a 14 de abril pela equipa completa do projeto.

As cinco colunas.

Requisitos face às entradas.

Os desenhos têm de ser legíveis, com dimensões e incluir tolerâncias. Os volumes têm de indicar a quantidade anual e o padrão de encomenda. Os dados de capacidade têm de ter no máximo cinco dias úteis.

Requisitos face às saídas.

A cotação tem de ser enviada no prazo de três dias úteis após um pedido tecnicamente completo. Tem de indicar o período de validade e o prazo de entrega. O detalhe de custos tem de ser recuperável durante doze meses.

Disputas conhecidas. Registadas em vez de resolvidas.

Dois membros do grupo consideram o passo três como parte do processo comercial e não do processo de cotação. Registado como uma discordância. Para efeitos deste projeto, é incluído, porque o atraso ocorre aí.

Copie para aqui.

A última entrada é a linha mais valiosa da página, e a razão para isso é o exemplo abaixo.

Exemplo de SIPOC: catorze semanas a otimizar os cinco dias errados

Halverton Components, um fabricante com cerca de quatrocentas e cinquenta pessoas, levou a cabo um projeto de melhoria no seu processo de cotação. As cotações demoravam onze dias úteis, em média, face a uma meta interna de três, e o diretor comercial conseguia apontar os pedidos perdidos.

A equipa tinha sete pessoas, vindas de vendas, estimativa, engenharia e planeamento da produção. Trabalharam durante catorze semanas. Recolheram dados corretamente, mapearam o processo e testaram duas alterações na fase de estimativa.

A média passou de onze dias para dez e meio.

A razão demorou mais um mês a descobrir. A equipa nunca tinha acordado onde é que o processo começava.

Estimativa, engenharia e planeamento da produção entendiam que o processo de cotação começava quando chegava um pedido tecnicamente completo: desenhos legíveis, tolerâncias especificadas, volumes indicados. Essa é uma definição razoável e é o ponto em que o trabalho deles se torna possível.

As vendas entendiam que começava quando o cliente estabelecia contacto pela primeira vez.

Entre esses dois pontos havia, em média, seis dias, gastos a insistir com os clientes por desenhos ilegíveis, especificações que omitiam tolerâncias e volumes que ninguém tinha indicado. Quatro dos sete membros da equipa não tinham visibilidade desse período, porque no modelo do processo ainda não tinha começado.

Assim, catorze semanas de esforço foram para os cinco dias que toda a gente conseguia ver, e os seis dias que continham o maior atraso estavam fora do mapa de todos.

Alguém acabou por desenhar um SIPOC e, antes da sessão, pediu aos sete membros da equipa, individualmente, que escrevessem onde é que o processo começava e onde é que terminava.

Obtiveram quatro respostas diferentes.

A redefinição dos limites colocou o início num pedido que chega por qualquer canal e o fim na cotação enviada. Re-mapeado com base nisso, o período de insistência tornou-se o alvo óbvio. As correções não foram glamorosas: um único ponto de entrada em vez de três, e uma checklist de completude aplicada no primeiro contacto em vez de na estimativa.

Onze dias passaram para quatro, ao longo de nove semanas, tendo alcançado quase nada nas catorze anteriores.

Ninguém tinha estado errado sobre o processo. Quatro pessoas tinham estado certas sobre quatro processos diferentes.

Como criar um diagrama SIPOC em sete passos

1. Pergunte a cada participante, separadamente, onde é que o processo começa e onde é que termina. Antes da sessão, por escrito. Este é o passo um por uma razão.

2. Abra o workshop com essas respostas. Não as resolva ainda. Deixe o grupo ver a dispersão, porque é nesse momento que o exercício passa a valer a pena.

3. Acorde as duas declarações de limites. Eventos observáveis, não intenções. O resto segue-se a partir disto e nada do que vem antes importa.

4. Escreva os passos do processo. Cinco a sete, a nível elevado, pela ordem em que acontecem. Se precisar de mais de sete, os limites estão demasiado abrangentes.

5. Trabalhe para fora até às saídas e aos clientes. Está coberto na secção seguinte.

6. Depois, as entradas e os fornecedores. Para cada entrada, indique o fornecedor e como é que deve ser para estar bem.

7. Registe o que não conseguiu acordar. Não o suavize para terminar a tempo.

Os passos um e dois são onde está a maior parte do valor e são os dois mais frequentemente ignorados, porque acontecem antes da reunião e nenhum modelo os sugere.

Preencha a partir do lado certo

As cinco colunas são lidas da esquerda para a direita e ficam melhor preenchidas da direita para a esquerda: primeiro os clientes, depois as saídas, depois o processo, depois as entradas e, por fim, os fornecedores.

A razão é que começar pelos fornecedores define um processo com base no que o alimenta atualmente, incorporando a organização de hoje na descrição antes de alguém a questionar. Começar pelos clientes define-o pelo que é para, que é o único ponto de referência estável.

Também produz entradas melhores. Uma equipa que começa pelos clientes tem de nomeá-los especificamente, e a falta de clareza aqui é um diagnóstico. Se a coluna do cliente disser "o negócio" ou "as partes interessadas internas", ninguém pensou em quem é que este processo serve, e um projeto de melhoria de um processo sem cliente identificado terá dificuldade em dizer o que significa "melhor".

Trabalhe para fora em ambas as direções a partir dos passos do processo e as colunas tendem a preencher-se sozinhas, porque cada passo exige algo e produz algo, de forma óbvia.

Quando usar a análise SIPOC

No início, e especificamente em três momentos.

Definir um projeto de melhoria. O uso clássico, na fase de definir de um projeto DMAIC, antes do mapeamento ou da medição. A sua função é acordar o âmbito, e um projeto que o ignora normalmente redescobre a questão dos limites na sexta semana.

Onboarding de pessoas para um processo. Um SIPOC é a forma mais rápida de dar a alguém a forma de um processo antes de ver qualquer detalhe. É consideravelmente mais útil do que um mapa detalhado, que é ilegível para quem chega de novo.

Antes de uma passagem entre equipas. Duas equipas a descreverem o mesmo processo numa página vão descobrir as suas discordâncias em uma hora, em vez de durante a transição.

Quando não vale a pena. Se o processo for genuinamente bem compreendido e não houver contestação, um SIPOC vai produzir uma página com a qual toda a gente concorda e nada vai mudar. Ele ocupa o seu lugar onde existe ambiguidade, e o sinal honesto é se alguém na sala fica surpreendido com algo que está lá.

Variantes do modelo SIPOC

As variantes diferem em detalhe e no meio, mais do que no conteúdo.

SIPOC básico. Cinco colunas, cinco a sete passos do processo, uma página. Correto para a maioria dos objetivos.

SIPOC detalhado ou expandido. Adiciona requisitos face às entradas e às saídas e, por vezes, inclui medições. Vale o esforço extra, porque os requisitos é que tornam o diagrama acionável.

SIPOC em swimlane. Adiciona quem faz cada passo, horizontalmente ou verticalmente. Útil quando um processo atravessa várias funções, que é onde vivem as discordâncias sobre limites; por isso, esta variante combina naturalmente com um processo contestado.

Slide SIPOC. O mesmo conteúdo disposto para apresentação, que é o que a maioria das pesquisas por um modelo PPT de SIPOC gratuito procura. Produza-o a partir da versão de trabalho, em vez de o manter separadamente, e note que um ficheiro PowerPoint de análise SIPOC gratuito e um PPT são a mesma coisa.

Mapa SIPOC. Mais próximo de um mapa de processo com colunas SIPOC anexadas. Neste ponto, normalmente é melhor servir-se de um mapa de processo adequado, mantendo o SIPOC como o resumo de uma página.

Assim, o melhor modelo gratuito de análise SIPOC é a variante mais simples que evidencia a discordância. O detalhe adicionado antes de os limites serem acordados é um detalhe que vai ter de refazer.

SIPOC, mapa de processo ou mapa de value stream?

Três ferramentas com diferentes níveis de resolução, frequentemente confundidas e complementares em vez de concorrentes.

Um SIPOC é uma página e responde ao que é este processo, onde começa e onde termina, e a quem serve. Construído em uma hora, por um grupo, para chegar a acordo.

Um process map mostra todos os passos, decisões e passagens de responsabilidade em sequência. Construído ao longo de dias, geralmente caminhando o processo, e usado para encontrar onde o trabalho espera ou é refeito.

Um value stream map adiciona tempo e volume a um mapa de processo, distinguindo o tempo gasto a trabalhar do tempo gasto a esperar. Construído ao longo de semanas e usado quando o problema é o fluxo, e não qualquer passo individual.

A sequência segue essa ordem e ignorar o primeiro é o que produziu o resultado da Halverton. Um mapa de processo desenhado sem limites acordados é uma imagem detalhada de um tema contestado.

O que um modelo gratuito de análise SIPOC não consegue corrigir

Um limite que a organização contesta genuinamente. Às vezes, a discordância sobre onde um processo começa reflete uma discordância real sobre quem o detém. O SIPOC evidencia isso e não consegue resolvê-lo, e fingir o contrário desperdiça um workshop.

Um processo que ninguém consegue descrever. Se o grupo não conseguir produzir cinco passos, o problema não é o modelo. Ou o processo varia tanto que não existe uma versão única — e isso é, por si só, a descoberta — ou ninguém na sala o executa de facto.

Clientes pouco claros. Nenhum modelo de SIPOC em Excel com download gratuito vai impedir que escreva "o negócio" na coluna do cliente. Só alguém na sala a perguntar especificamente quem é.

Consenso alcançado por desgaste. Os workshops terminam a horas cedendo. Registe as concessões, porque o item em que se cedeu às quatro da tarde tem o hábito de voltar.

Mostre o processo em vez de o descrever

Um SIPOC dá-lhe o processo em cinco a sete passos, que é exatamente a resolução certa para acordar o âmbito e exatamente a resolução errada para melhorar qualquer coisa.

A próxima pergunta é sempre o que acontece, de facto, dentro do passo quatro, e a resposta é normalmente diferente do que qualquer pessoa acredita. Essa diferença entre o processo descrito e o processo executado é onde os projetos de melhoria encontram o seu material, e é caro fechá-la entrevistando pessoas, porque as pessoas descrevem o que pretendem fazer.

A Trupeer AI fecha isso diretamente. Peça a alguém para executar o passo uma vez enquanto grava, e o resultado é um walkthrough escrito com screenshots já capturados e colocados, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. O que obtém é o processo tal como é executado, incluindo o workaround que ninguém menciona num workshop porque já não o nota.

Registe-o. Dê-lhe marca. Traduza-o. Faça-o com a Trupeer.

Duas coisas resultam disso e são importantes para o trabalho de melhoria. Gravar várias pessoas a executarem o mesmo passo revela variações imediatamente, e a variação é frequentemente aquilo que vale a pena corrigir, e não o passo em si. E, uma vez que o processo é melhorado, a mesma gravação passa a ser a documentação do novo modo, pelo que a melhoria fica registada em vez de depender de quem esteve no projeto.

O material fica na sua base de conhecimento e serve também como formação para as pessoas que têm de trabalhar o novo processo. O detalhe ao nível do passo pertence nas instruções de trabalho por baixo do SIPOC. A consistência entre os seus documentos é uma questão de configurar o kit de marca uma vez, e a configuração é abordada no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de análise SIPOC em versão PPT?

Os slides são o local natural para o workshop em si, porque um SIPOC é construído por um grupo a olhar para um ecrã. Um layout de modelo gratuito de análise SIPOC PPT com cinco colunas e duas caixas de limites acima delas é tudo o que precisa.

Coloque as caixas de "o processo começa" e "o processo termina" no topo, onde são inevitáveis. Na maioria dos modelos de slides publicados, elas não existem, e adicioná-las é a única alteração que faz a sessão funcionar.

Onde posso obter um modelo SIPOC para descarregar em PPT gratuitamente?

Há muitos disponíveis e são quase intercambiáveis, porque cinco colunas num slide não é um problema de design. Um download gratuito de um modelo PPT de SIPOC dá-lhe o layout em segundos.

Verifique uma coisa antes de o usar numa sessão. Tem algum lugar para escrever onde é que o processo começa e onde é que termina? Se não tiver, adicione duas caixas de texto. Isso demora trinta segundos e vale mais do que o resto do modelo, somado.

Existe uma versão gratuita de modelo de análise SIPOC em PowerPoint?

Sim, e um ficheiro gratuito de modelo de análise SIPOC em PowerPoint é a mesma coisa que um PPT. Use-o para o workshop e para a versão que entra num charter de projeto ou num steering pack.

Mantenha a cópia de trabalho noutro local. Os slides são difíceis de editar repetidamente e um SIPOC é revisto à medida que a compreensão do projeto melhora, por isso uma versão em folha de cálculo ou documento costuma tornar-se a principal após a primeira sessão.

Existe uma versão gratuita de modelo de análise SIPOC em Excel?

O Excel adapta-se à versão que mantém. Um ficheiro gratuito de modelo de análise SIPOC em Excel trata as cinco colunas como cinco colunas, permite adicionar requisitos face a cada entrada e saída e é fácil de rever quando os limites mudam.

É menos adequado no próprio workshop, onde um slide ou um quadro branco funciona melhor, porque as pessoas estão a apontar para coisas. Construa-o na sala e transfira-o depois.

Onde posso obter um download gratuito de um modelo SIPOC em Excel?

Há muitos disponíveis e a estrutura é simples o suficiente para que criar a sua própria leve cerca de cinco minutos. Um download gratuito de um modelo SIPOC em Excel poupa-lhe esses cinco minutos e importa quaisquer pressupostos que o autor tenha feito.

As duas adições que vale a pena fazer a qualquer um deles são as declarações de limites e uma coluna de requisitos face às entradas e às saídas. Nenhuma aparece na maioria dos modelos publicados e as duas são o que transforma um diagrama numa coisa que um projeto pode usar.

Existe uma versão gratuita de modelo de análise SIPOC em Word?

O Word adapta-se a um SIPOC que vive dentro de um documento maior, como um charter de projeto, um business case ou um relatório de melhoria. Um ficheiro gratuito de modelo de análise SIPOC em Word com as cinco colunas como uma tabela funciona bem para isso.

Mantenha a tabela numa única página. Um SIPOC que transborda para uma segunda página deixou de ser um resumo, que é a sua única função.

Existe um download gratuito de modelo de análise SIPOC que valha a pena usar?

O layout demora cinco minutos a construir, por isso um download gratuito de modelo de análise SIPOC poupa muito pouco e a maioria deles omite completamente as caixas de limites.

Se usar um, avalie-o com base numa única pergunta. Ele pede-lhe para indicar onde é que o processo começa e onde é que termina? Todo o resto num modelo de SIPOC são cinco colunas, e ninguém precisa de ajuda com isso.

Qual é o melhor modelo gratuito de análise SIPOC?

O melhor modelo gratuito de análise SIPOC é aquele que tem as declarações de limites, porque é essa parte que produz o argumento que vale a pena ter.

Se estiver a comparar opções, ignore o estilo. Todos os modelos de SIPOC parecem bastante semelhantes e a qualidade do resultado depende de como a sessão é conduzida, e não do ficheiro. Pergunte às pessoas onde é que o processo começa antes da reunião, e o modelo mais simples vai superar o mais polido.