A confusão sobre quem é dono do quê é um dos maiores drenos ocultos do desempenho da equipa. Com a Trupeer, pode poupar horas no alinhamento da equipa começando com um modelo gratuito de funções e responsabilidades, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando as definições de funções em resumos em vídeo que cada membro da equipa consegue ver em 5 minutos.

O que é um modelo gratuito de funções e responsabilidades?

Um modelo gratuito de funções e responsabilidades é uma estrutura reutilizável para registar quem faz o quê numa equipa, num projeto ou numa organização.

Quase todas as versões deste documento fazem bem a primeira metade desse trabalho e não fazem nada na segunda. Regista o que cada função faz, em atividades, e termina aí. O que não regista é quem tem permissão para decidir, e é nas decisões que as funções realmente colidem.

O modelo não é o documento. Fornece uma tabela com uma coluna para a função e uma coluna para as responsabilidades, que demora dois minutos a criar. O que determina se o resultado final evita uma discussão é se os itens contestados aparecem nele; e, por definição, os itens contestados não são os mais óbvios.

A forma segue a utilização. Um documento Word de modelo gratuito de funções e responsabilidades serve para um documento que é lido e acordado. Uma versão Excel gratuita de modelo de funções e responsabilidades serve para uma matriz com muitas funções ao mesmo tempo. Um PPT de modelo gratuito de funções e responsabilidades serve para apresentar uma estrutura a uma equipa. Um PDF de modelo gratuito de funções e responsabilidades é a versão acordada e distribuída.

Porque é que os documentos de funções e responsabilidades falham

Leia um e repare nos verbos.

Dona. Supervisiona. Gere. Garante. Apoia. Coordena. Faz a ligação com. É responsável por.

Cada um deles é elástico. Duas pessoas podem acreditar que cada uma é dona de algo, ambas agem em conformidade e nenhuma está errada com base na redação. Duas pessoas podem acreditar que a outra garante algo, e ambas ficam igualmente apoiadas pelo texto.

É essa elasticidade que torna estes documentos fáceis de acordar e inúteis num litígio. Toda a gente lê a sua própria interpretação na mesma frase, exatamente como acontece com uma linha de âmbito ambígua, e ninguém descobre a discordância até ao momento em que isso custa algo.

O problema mais profundo é que as atividades são a unidade errada. As atividades são naturalmente partilhadas. Várias pessoas contribuem para a qualidade, para a relação com o cliente e para o orçamento. Escrever que três funções estão envolvidas na qualidade é verdade e não diz nada a ninguém.

As decisões não são partilhadas. Ou pode aprovar algo ou não pode. Ou pode comprometer a organização com um custo ou tem de pedir. Essa qualidade binária é o que torna as decisões a unidade útil; e é por isso que um documento que lista vinte atividades por função pode deixar a alocação real de autoridade totalmente por dizer.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de funções e responsabilidades pode:

• Poupar horas no alinhamento: Evite a página em branco com uma estrutura criada para a clareza.

• Cortar a confusão: Campos integrados para propriedade, direitos de decisão e responsabilização eliminam a ambiguidade.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Comunicar com clareza: Transforme documentos de funções em walkthroughs em vídeo que toda a gente consegue absorver rapidamente.

• Uniformizar em todos os projetos: Use o mesmo modelo para cada equipa e iniciativa.

• Atingir equipas globais: Traduza definições de funções para 65+ idiomas com um clique.

Atribuir decisões, não atividades

A mudança é construir o documento a partir de uma lista de decisões, em vez de uma lista de pessoas.

Comece por escrever todas as decisões e todos os entregáveis que tenham causado, ou possam causar, uma discordância sobre quem é dono deles. Não o trabalho inteiro. Apenas a área contestada. Na maioria das equipas, isso fica algures entre quinze e trinta itens.

Depois, para cada um, registe quatro coisas. Quem decide. Até que limite. Quem deve ser consultado primeiro. Quem é informado depois.

Dois padrões de falha aparecem imediatamente quando faz isto, e ambos são suficientemente comuns para se esperar.

Itens sem dono. Ninguém recebeu autoridade, por isso, na prática, é decidido por quem reparar primeiro, ou fica à espera. São estes que acabam por ser deixados de lado.

Itens com dois donos. As duas pessoas acreditam que detêm a decisão, por isso ambas agem e entram em conflito no ponto em que as duas ações se encontram. São estes que causam as discussões de que as pessoas se lembram.

Um diagnóstico útil antes de começar. Pegue no seu documento atual e, para cada linha de responsabilidade, pergunte o que acontece se esta pessoa disser que não. Se a resposta for que isso termina, a linha descreve uma autoridade real. Se a resposta for que alguém faz isso mesmo assim, ou que vai para uma reunião, então a linha descreve envolvimento em vez de responsabilidade; e envolvimento não é para isso que o documento serve.

Os verbos elásticos denunciam. Qualquer linha construída em cima de supervisiona, apoia, garante ou coordena descreve quase sempre envolvimento. Essas linhas podem ficar, mas são contexto. As decisões é que são o documento.

O que um modelo de funções e responsabilidades tem de conter

Sete componentes. A tabela de decisões é a que faz o trabalho.

A coluna do limite vale o espaço. A autoridade raramente é ilimitada, e «aprova alterações de âmbito» significa algo diferente a dois mil euros e a cinquenta mil. Indicar o número remove uma classe inteira de discussão.

Nomear funções em vez de pessoas é a outra melhoria silenciosa. Os documentos escritos à volta de indivíduos ficam desatualizados na primeira saída, e reescrevê-los é um trabalho suficiente para que a maioria das organizações simplesmente deixe de os manter.

Modelo gratuito de funções e responsabilidades: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. O cenário é um engagement com um cliente numa consultoria.

Copie daqui.

Âmbito. Abrange funções em engagements com clientes na área de dados. Não abrange projetos internos, gestão de linha nem avaliação de desempenho, que são regidos separadamente.

Funções.

Tabela de decisões. A parte que importa.

Atividades. Contexto em vez de resolução. O Engagement Lead gere a relação com o cliente, prevê as receitas e trata das renovações. O Delivery Manager gere o plano, as reuniões stand up e o registo de riscos. O Practice Lead revê a abordagem técnica no arranque e em cada grande entregável.

Escalonamento. Qualquer coisa acima de um limite definido, ou contestada entre duas funções, é enviada ao Practice Director no prazo de dois dias úteis. Nada fica à espera da reunião mensal.

Revisão. Acordado a 4 de abril por todos os três titulares das funções e pelo Practice Director. Revisto de seis em seis meses e imediatamente sempre que uma função muda de mãos ou quando se descobre que uma decisão não tem um dono claro.

Copie para aqui.

Oito decisões. Normalmente é suficiente, e são as oito que foram discutidas anteriormente.

Exemplo de funções e responsabilidades: três pessoas que eram todas donas

A Ashgrove Analytics, uma consultoria de dados com cerca de cento e quarenta pessoas, tinha um documento de funções e responsabilidades que toda a gente tinha lido e ninguém contestava.

Dizia que o Engagement Lead é dono da relação com o cliente e do resultado comercial. O Delivery Manager gere a entrega e garante a qualidade. O Practice Lead supervisiona os padrões em todos os engagements.

É dono, garante, supervisiona. Três verbos elásticos, e em nenhum lugar havia uma afirmação sobre quem podia aprovar uma alteração ao que tinha sido vendido.

Num engagement, o cliente pediu, a meio do projeto, que fosse incluída uma fonte de dados adicional. O Engagement Lead concordou na chamada, com razoabilidade, porque proteger a relação era explicitamente a responsabilidade dela. O Delivery Manager absorveu o trabalho no plano, com razoabilidade, porque assumiu que tudo o que fosse acordado com o cliente tinha sido precificado. O Practice Lead soube no fim do mês.

Não tinha sido precificado. Trezentas e quarenta horas, cerca de setenta e um mil euros, entregues e não faturadas.

A parte desconfortável da revisão era que isto tinha acontecido quatro vezes nesse ano, em quantidades menores, e ninguém as tinha ligado, porque cada caso parecia um lapso individual em vez de um padrão. O valor anual ficou mais perto de cento e noventa mil euros de âmbito não faturado.

Ninguém agiu fora das suas responsabilidades. As três pessoas agiram exatamente dentro do documento, e foi isso que tornou possível.

A reescrita demorou uma tarde e produziu vinte e duas decisões em vez de três descrições de funções. Ao escrevê-las, surgiram imediatamente duas coisas. Cinco decisões não tinham dono, incluindo quem podia pausar o trabalho por falta de pagamento, o que simplesmente nunca tinha sido atribuído. Três tinham dois donos, incluindo a que lhes tinha custado os setenta e um mil.

No ano seguinte, o âmbito não faturado chegou aos vinte e quatro mil euros. O documento não ficou mais longo. Ficou específico sobre oito ou nove coisas que antes eram elásticas.

Como definir funções e responsabilidades em seis passos

1. Liste as decisões, não as pessoas. Tudo o que é contestado, tudo o que causou uma discordância, tudo o que deixaria de avançar se ninguém decidisse. Quinze a trinta itens para a maioria das equipas.

2. Atribua exatamente um decisor a cada uma. Não é um comité. Se dois nomes parecerem necessários, o item são duas decisões e deve ser dividido.

3. Adicione o limite. Até que valor, que escala ou que risco. «Ilimitado» é uma resposta válida e deve ser escrita em vez de ser apenas sugerida.

4. Adicione consultado e informado. Estas não são a mesma coisa, e confundi-las é como as pessoas acabam por se sentir excluídas de decisões que nunca chegaram a tomar.

5. Procure as lacunas e as duplicações. Qualquer item sem dono ou com dois donos é uma discussão futura que pode ter agora a baixo custo.

6. Acorde com os titulares das funções na mesma sala. Um documento distribuído para comentários não recebe comentários. Um documento lido em voz alta numa sala produz as objeções que realmente importam.

O passo seis não é opcional. O valor deste exercício está, em grande parte, na discordância que ele revela, e a discordância não aparece por e-mail.

Modelo de funções e responsabilidades versus RACI

Estes são comparados constantemente e respondem a perguntas diferentes.

Uma matriz RACI mapeia atividades por funções, marcando cada uma como responsável, accountable, consultada ou informada. A sua força é a cobertura. Ao distribuir trinta atividades por oito funções, vê-se de imediato onde ninguém é accountable e onde três pessoas estão.

Um documento de funções e responsabilidades descreve cada função nos seus próprios termos, com finalidade, atividades e autoridade. A sua força é que uma pessoa consegue ler a sua própria linha e compreender o seu trabalho.

Funcionam bem em conjunto e mal como substitutos. Um RACI é difícil de ler como indivíduo, já que a sua linha fica dispersa numa grelha ampla. Uma descrição de função é difícil de verificar quanto a lacunas, porque tem de ter todas as funções na cabeça ao mesmo tempo.

A abordagem prática é construir o RACI para encontrar as lacunas e, depois, escrever o documento da função para que as pessoas o possam realmente usar. Quando discordam, o RACI está normalmente certo quanto à cobertura e o documento da função está normalmente certo quanto ao detalhe.

Um aviso sobre RACI, especificamente. A letra accountable é a que carrega autoridade, e é a que mais frequentemente é atribuída à pessoa mais sénior, em vez de à pessoa que deveria decidir. Se a sua matriz tiver o mesmo nome accountable para tudo, registou uma hierarquia em vez de uma alocação.

Funções e responsabilidades do colaborador versus funções e responsabilidades da equipa

Dois documentos relacionados com finalidades diferentes, e a distinção determina qual modelo precisa.

Um modelo Word de funções e responsabilidades do colaborador descreve o trabalho de uma pessoa. Fica perto da descrição do cargo, é usado em recrutamento, integração e conversas de desempenho, e é escrito por titular da função.

Um modelo de funções e responsabilidades da equipa descreve como várias funções se encaixam. É usado para remover sobreposições e lacunas, e o seu valor vem de ver as funções lado a lado, em vez da profundidade de qualquer uma delas.

Escrever o segundo quando precisa do primeiro produz resumos demasiado superficiais para integrar qualquer pessoa. Escrever o primeiro quando precisa do segundo produz uma pilha de documentos que parecem completos individualmente e, em conjunto, deixam quatro coisas sem dono.

Se um trabalho abrange várias pessoas e algo continua a cair entre elas, precisa da versão da equipa. Se alguém está a entrar, ou se um cargo está a ser avaliado, precisa da versão individual.

Uma nota que vale a pena levar a sério. Um documento de funções e responsabilidades não é um contrato de trabalho, e alterar os deveres de alguém pode ter implicações contratuais e legais, dependendo da jurisdição e do que o contrato diz. Trate este documento como um esclarecimento operacional e envolva os RH ou um consultor qualificado antes de o usar para alterar os termos de alguém.

Exemplos de funções e responsabilidades em três contextos

Equipa de projeto. As decisões que importam são quem aprova uma alteração de âmbito, quem pode comprometer uma data externamente, quem aceita um entregável como concluído e quem pode parar o trabalho. Estas quatro cobrem a maior parte dos conflitos de funções num projeto, e o sequenciamento detalhado pertence ao âmbito do projeto em vez de aqui.

Departamento ou função. As decisões dizem respeito à autoridade orçamental, contratação, aprovação de despesas externas e assinatura de trabalhos que deixam o departamento. Os limites importam mais aqui do que em qualquer outro lugar, já que a mesma decisão se repete com valores muito diferentes.

Processo transversal. Reclamações do cliente, incidentes, procurement. A falha característica é que a responsabilidade passa entre funções e ninguém é dono da transição; por isso, os itens úteis são quem é dono em cada fase e quem é dono da transição entre fases.

Nos três casos, os itens que vale a pena escrever são os que alguém já tinha entendido mal antes. Um documento que lista trinta responsabilidades sem contestação e omite as duas contestadas desperdiçou o esforço no lugar errado.

Manter atual quando as pessoas saem

Os documentos de funções degradam-se de uma forma específica. São escritos à volta das pessoas que estão atualmente nos cargos; por isso, a primeira saída torna uma secção errada, a reescrita é adiada e, dentro de um ano, todo o documento se torna silenciosamente histórico.

Três hábitos evitam isso. Nomeie funções na estrutura e pessoas numa única coluna separada, para que uma saída altere uma célula. Anexe a revisão ao evento em vez do calendário, o que significa que o documento é revisto sempre que uma função muda de mãos. E registe a data e os nomes de todos os que o acordaram, já que um documento sem data e sem signatários não tem peso na discussão que foi escrito para resolver.

O gatilho mais forte para revisão é o que a Ashgrove encontrou. Sempre que se descobre que uma decisão não tinha um dono claro, isso é evidência sobre o documento; e a correção é adicionar o item em vez de lembrar a conclusão.

O que um modelo gratuito de funções e responsabilidades não consegue resolver

Uma estrutura que realmente não funciona. Se duas funções estão em conflito permanente, por vezes o problema está no desenho e não na documentação. Escrevê-lo de forma clara vai tornar isso visível, o que é útil, mas não resolve.

Autoridade que ninguém vai usar. Uma pessoa a quem é dada uma decisão que não se sente capaz de a tomar vai encaminhar isso para cima, de qualquer forma. Isso é um problema de gestão, não de documentação.

A senioridade sobrepõe-se ao documento. Se uma pessoa sénior decide rotineiramente coisas atribuídas a outra, o documento descreve uma intenção em vez de uma prática, e as pessoas à volta aprendem rapidamente a ignorá-lo.

Ambiguidade herdada de um download. Nenhum modelo gratuito de funções e responsabilidades gratuito contém os seus itens contestados, porque são específicos da sua organização. O modelo dá-lhe uma grelha, e a grelha não é a parte difícil.

Mostre como o trabalho é feito, não apenas quem o faz

Um documento de funções e responsabilidades diz quem é dono de uma parte do trabalho. Não diz como esse trabalho é executado, e as duas coisas ficam confusas quando alguém novo assume uma função.

É nessa lacuna que as transições falham. O novo titular sabe que é responsável por aprovar entregáveis e não tem ideia do que o titular anterior verificou antes de aprovar um. Procedimentos escritos raramente fecham essa lacuna, porque o leitor tem de reconstruir uma sequência de passos a partir de texto e acaba por desistir.

A Trupeer AI fecha-a. Quem detém a função regista a tarefa uma vez, e o resultado é um walkthrough escrito com capturas de ecrã já capturadas e colocadas, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. O documento da função diz o que é seu. A gravação mostra como a pessoa antes de si fez.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Esta combinação é mais importante na transição, que é exatamente quando um documento de funções é relido e exatamente quando a metade sem documentação se perde. Quando as equipas abrangem várias línguas, a mesma gravação produz o mesmo walkthrough em cada uma, pelo que uma função executada em três países é genuinamente a mesma função.

Os walkthroughs ficam na sua base de conhecimento e servem também como material de formação para quem assumir a função a seguir. O detalhe ao nível da tarefa pertence às instruções de trabalho por baixo. A consistência com os seus outros documentos é uma questão de definir o brand kit uma vez, e a configuração é coberta no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word gratuita do modelo de funções e responsabilidades?

O Word serve para este documento, porque é lido, discutido e acordado, e porque a tabela de decisões fica confortavelmente dentro de uma página de contexto. Crie o modelo gratuito de funções e responsabilidades em Word com as funções numa tabela e as decisões noutra, e mantenha a tabela de decisões na primeira ou segunda página.

Coloque os titulares atuais das funções numa única coluna em vez de espalhá-los pelo texto. Essa escolha significa que uma saída atualiza uma célula em vez de desencadear uma reescrita, que é a diferença entre um documento que se mantém atual e um que se torna silenciosamente histórico.

Existe uma versão Word gratuita do modelo de funções e responsabilidades?

Grande parte do que um download gratuito do modelo Word de funções e responsabilidades oferece é uma grelha de duas colunas de função e responsabilidades, que é a metade que não resolve nada.

Adicione duas coisas a qualquer modelo que use. Uma coluna de decisão a indicar quem pode aprovar o quê, e uma coluna de limite a indicar até que valor. Essas duas adições demoram dez minutos e são o que transforma uma descrição numa coisa que resolve uma discussão.

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de funções e responsabilidades?

O Excel é a escolha certa quando está a olhar para muitas funções ao mesmo tempo, que é quando está à procura de lacunas e sobreposições. Um layout gratuito de modelo de funções e responsabilidades em Excel permite-lhe colocar as decisões nas linhas e as funções nas colunas e ver imediatamente onde uma linha não tem dono ou onde há duas.

Faça essa análise numa folha de cálculo e, depois, escreva a versão legível num documento. Uma grelha é excelente para encontrar problemas e fraca para ajudar uma pessoa a compreender o seu próprio trabalho.

Existe uma versão PPT gratuita do modelo de funções e responsabilidades?

Os slides servem para apresentar uma estrutura a uma equipa, particularmente numa reorganização ou num arranque de projeto em que o objetivo é que toda a gente veja como as peças se encaixam. Um deck PPT de modelo gratuito de funções e responsabilidades faz isso bem.

Não consegue transportar a tabela de decisões com limites e consulta, que é a parte que evita disputas. Apresente a forma nos slides e, depois, distribua o documento. Uma estrutura acordada apenas numa reunião é lembrada de forma diferente por cada pessoa que lá esteve.

Existe um PDF gratuito do modelo de funções e responsabilidades?

O PDF é a versão acordada. Depois de os titulares das funções o discutirem e resolverem os itens contestados, exporte um PDF gratuito do modelo de funções e responsabilidades com a data de acordo e os nomes de todos os que o acordaram.

Esse registo importa mais do que parece. O documento existe para resolver discordâncias, e uma versão sem data e sem signatários é fácil de dispensar como um rascunho de alguém exatamente no momento em que é necessário.

Existe um download gratuito do modelo de funções e responsabilidades que valha a pena usar?

A grelha demora cerca de dois minutos a criar, por isso um download gratuito do modelo de funções e responsabilidades está a poupar-lhe muito pouco. O que não consegue fornecer é a sua lista de decisões contestadas, e essa lista é o valor total do exercício.

Se adotar um, verifique se tem alguma coluna para autoridade. Quase nenhum tem. Todos os modelos publicados que vi perguntam o que cada função faz e nenhum pergunta o que cada função pode aprovar.

Existe uma versão Word do modelo de funções e responsabilidades do colaborador?

Sim, e é um documento diferente da versão para equipa. Um ficheiro Word de modelo de funções e responsabilidades do colaborador cobre o trabalho de uma pessoa: finalidade, principais atividades, decisões que detém, a quem responde e como o trabalho é avaliado.

Use-o para integração, para conversas de desempenho e em conjunto com o recrutamento. Tenha em conta que fica perto da descrição do cargo e, portanto, perto do contrato de trabalho; por isso, envolva os RH antes de o usar para alterar o que se espera que alguém faça.

O que é um modelo de funções e responsabilidades da equipa?

Um modelo de funções e responsabilidades da equipa coloca várias funções lado a lado para que sobreposições e lacunas fiquem visíveis, algo que nenhuma descrição individual de função consegue fazer.

Use-o quando o trabalho continua a cair entre pessoas, quando duas pessoas estão a duplicar esforço, ou no início de um projeto quando ninguém trabalhou em conjunto antes. O resultado que importa não são as descrições, mas a lista curta de decisões que se verificou não ter dono.