Lean Coffee transforma reuniões de transmissões unidirecionais em conversas focadas e orientadas pelos participantes. Com a Trupeer, pode poupar horas na preparação da facilitação ao começar com um modelo gratuito do método Lean Coffee, personalizá-lo com as suas diretrizes de marca e transformar os resultados da sessão em resumos em vídeo que a equipa pode rever.

O que é o método Lean Coffee e para que serve o modelo?

Lean Coffee é um formato de reunião sem agenda definida com antecedência. As pessoas que aparecem propõem os temas, votam neles e discutem-nos em blocos curtos com tempo definido, sendo o grupo que decide após cada bloco se continua. Foi criado por Jim Benson e Jeremy Lightsmith em Seattle, em 2009, e espalhou-se por equipas ágeis a partir daí.

Um modelo Lean Coffee é o quadro e as regras: três colunas, um formato de cartões, uma distribuição de votos e um timebox. O quadro pode ser uma parede, um quadro branco ou uma tela partilhada, e importa muito menos do que as regras que lhe estão associadas.

O formato serve qualquer reunião recorrente em que não seja possível saber com uma semana de antecedência quais são os temas certos. Retrospectivas de equipa, sessões de comunidade de prática, conversas skip-level e a reunião regular que, silenciosamente, se tornou uma atualização de estado. Não serve reuniões em que uma decisão tem de ser tomada até um prazo, por razões abordadas mais abaixo.

O Lean Coffee remove o definidor da agenda, não a agenda

Quase todos os guias descrevem o Lean Coffee como uma reunião sem agenda. Isso é verdade e, ao mesmo tempo, esconde o que está realmente a acontecer.

Uma reunião Lean Coffee tem uma agenda. É construída nos primeiros cinco minutos, na sala, por todos. O que foi removido é o papel da pessoa que costumava construí-la antes, e é nesse papel que reside o poder na maioria das reuniões. Quem define a agenda decide o que entra no ar, por que ordem, e o que nunca aparece em silêncio.

É por isso que o formato produz resultados tão diferentes em equipas diferentes, com ferramentas idênticas. É uma redistribuição do controlo disfarçada de técnica de facilitação. Equipas em que o controlo já era relativamente equilibrado mal notam. Equipas em que uma única pessoa define todas as agendas acham que é libertador ou ameaçador, e é isso que determina se o formato sobrevive.

Também lhe diz o que deve proteger. Cada regra abaixo existe para impedir que o definidor da agenda volte a aparecer, seja através de quem propõe, de quem vota primeiro ou de quem fala primeiro em cada tema.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a vista do modelo

Se necessário, expanda a vista do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra o Preview.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo do método Lean Coffee pode:

• Poupar horas na facilitação: Ignore a página em branco com uma estrutura Lean Coffee comprovada.

• Promover discussão com envolvimento: A votação e o time-boxing integrados mantêm as sessões focadas.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Capturar insights: Transforme os resultados da sessão em resumos em vídeo para as partes interessadas ausentes.

• Uniformizar entre equipas: Use o mesmo modelo para cada sessão Lean Coffee.

• Atingir equipas globais: Traduza os resumos das sessões para 65+ idiomas com um clique.

Como conduzir uma reunião Lean Coffee, passo a passo

Prepare três colunas: Para discutir, A discutir, Discutido. Seja físico ou digital, não faz diferença.

Dê a todos três ou quatro minutos para escrever temas, um por cartão, em silêncio. O silêncio é determinante. No momento em que as pessoas começam a propor em voz alta, as mais confiantes e as mais séniores preenchem o quadro.

Leia os cartões em voz alta sem atribuição. Quem facilita lê-os, não o autor, o que impede que um tema seja valorizado por quem o sugeriu.

Dê a cada pessoa dois ou três votos e peça a todos que votem ao mesmo tempo. Pontos, marcas, o que quer que o quadro suporte. Questões em simultâneo tanto quanto o silêncio.

Ordene por votos, mova o cartão do topo para A discutir e defina um temporizador para cinco minutos. Discutir.

Quando o temporizador terminar, faça uma votação com o polegar. Polegares para cima significa continuar, polegares para baixo significa avançar, e na horizontal é neutro. Ganha a maioria. Se continuar, adicione três minutos e repita.

Quando um tema terminar, mova o cartão para Discutido e pegue no seguinte. Pare no horário de fim da reunião, independentemente do que estiver ainda no quadro, e deixe os cartões por concluir onde estão.

Modelo gratuito do método Lean Coffee: o quadro e os cartões

Copie daqui.

Quadro. Três colunas. Para discutir, A discutir, Discutido. Nada mais. Uma quarta coluna para ações é a adição mais comum e é abordada abaixo.

Campos do cartão. Tema numa linha, formulado como uma pergunta ou uma afirmação em vez de um título de assunto, para "devemos parar com o congelamento do deploy de sexta-feira" em vez de "congelamento do deploy". Opcionalmente, uma única palavra para o tipo de cartão: pergunta, problema, ideia ou decisão. Deixe o autor de fora.

Bloco de regras, acordado uma vez e visível em todas as sessões. Os temas são escritos em silêncio, três minutos. Os cartões são lidos pelo facilitador, sem atribuição. Todos recebem [3] votos, dados em simultâneo. O primeiro timebox é [5] minutos, as extensões são [3] minutos. Votação com o polegar com contagem de três, sem discussão antes. A pessoa mais sénior na sala vota por último, ou não vota. A reunião termina no horário de fim, independentemente do que estiver no quadro.

Registo da sessão. Data, quem participou, temas que colocaram no quadro, temas que não colocaram e quaisquer ações. Guarde-os, por razões na secção sobre o que levar entre sessões.

Copie para aqui. O bloco de regras é o modelo. As três colunas são apenas onde os cartões são colocados.

Porque é que a votação com o polegar é o essencial do método Lean Coffee

A votação por pontos não é distintiva. Todos os formatos de workshop existentes usam-na, e uma reunião que vota por pontos numa agenda e depois a percorre é uma reunião normal bem priorizada.

A votação com o polegar é o mecanismo real. A cada cinco minutos, o grupo é questionado, sem discussão, se este tema ainda merece o tempo da sala. É um consentimento contínuo e faz algo que nenhuma agenda consegue: permite que um tema que acabou por ser mais importante do que parecia avance por vinte minutos e elimina um que parecia promissor após cinco.

Também é a regra que as equipas diluem primeiro. A corrupção mais comum é o facilitador perguntar em voz alta, "devemos continuar com este?". Isso não é uma votação com o polegar. É uma pergunta aberta, e a pessoa mais confortável em falar responde, devolvendo a agenda diretamente a quem a tinha tirado.

Faça-o em silêncio, em simultâneo, com contagem de três. Se a sua equipa achar isso estranho nas duas primeiras sessões, é normal e passa.

Como é que a senioridade mata silenciosamente uma reunião Lean Coffee

O formato tem um único modo de falha real e não é uma questão de ferramentas.

Se a pessoa mais sénior na sala propuser temas em voz alta, votar primeiro ou falar primeiro em cada cartão, a reunião reverte. Não de forma dramática. Toda a gente continua a escrever cartões e toda a gente continua a votar. Mas os cartões que chegam ao quadro começam a ser os que essa pessoa teria colocado numa agenda de qualquer forma, e, ao fim de cerca de quatro sessões, as pessoas deixam de propor coisas que não vão receber votos.

O sinal é mensurável e vale a pena medi-lo. Conte quantas pessoas distintas propuseram os temas que chegaram ao quadro ao longo de cinco sessões. Se um terço da sala estiver a gerar a maior parte do quadro, o formato deixou de funcionar, independentemente de como a reunião se sente.

Três regras resolvem isso e não custam nada. Temas escritos em silêncio. Votos dados em simultâneo. A pessoa mais sénior vota por último ou abstém-se. Esta última é normalmente a mais difícil de introduzir e a mais eficaz, e funciona melhor quando a pessoa sénior a propõe ela própria.

Um exemplo de Lean Coffee: funcionou numa equipa e morreu em três

Aldercroft, uma empresa de software com cerca de cento e oitenta pessoas, tinha realizado Lean Coffee quinzenalmente na engenharia durante um ano. Era bem apreciado e a liderança expandiu-o para mais seis equipas.

Quatro meses depois, a engenharia continuava a fazê-lo. Três das seis tinham parado silenciosamente. Duas transformaram-no numa atualização de estado com um ritual de votação no início.

A revisão esperava encontrar um problema de facilitação ou de ferramentas e não encontrou nenhum. Todas as equipas tinham o mesmo quadro, o mesmo temporizador e a mesma página de regras.

O que era diferente eram os primeiros três minutos. Nas equipas em que morreu, os temas eram propostos em voz alta em vez de serem escritos em silêncio, e a pessoa mais sénior na sala votava primeiro, de forma visível.

Eles contaram. Em customer success, ao longo de cinco sessões, trinta e um dos trinta e quatro temas que chegaram ao quadro tinham vindo de três dos onze participantes. Na engenharia, no mesmo período, quarenta e sete temas tinham vindo de nove dos doze.

A votação com o polegar degradou-se da mesma forma. As equipas que falharam tinham um facilitador a perguntar em voz alta se deviam continuar. A engenharia fez isso em silêncio em três.

As correções foram as três regras acima, introduzidas em customer success pelo diretor da equipa, que se voluntariou para deixar de votar. Nas próximas cinco sessões, oito das onze pessoas propuseram temas que chegaram ao quadro.

Nada sobre o modelo mudou. O quadro era idêntico em todo o lado.

Quais são as armadilhas mais comuns no Lean Coffee?

As duas últimas valem a pena separar do resto. O Lean Coffee é um formato fraco para tomar uma decisão que tem de ser feita até sexta-feira, porque nada garante que o tema chegue ao quadro. Use-o para identificar o que precisa de ser decidido e, depois, faça uma reunião diferente para decidir.

Como capturar ações sem quebrar o formato

A lacuna no formato padrão é real. Os temas são discutidos, toda a gente sai com a sensação de que foi uma boa conversa e nada muda. Várias bibliotecas de modelos já oferecem uma variante do Lean Coffee com ações exatamente por este motivo.

A correção mais leve que funciona: quando um tema termina, antes do cartão passar para Discutido, o facilitador faz uma pergunta. Acontece alguma coisa por causa disto? Se sim, escreva um cartão com um nome e uma data. Se não, diga-o em voz alta e avance.

Essa pergunta demora cerca de quinze segundos e é a única adição ao formato que vale a pena fazer. Evite uma revisão completa de ações no final, que transforma a reunião novamente numa agenda gerida.

Leia os cartões de ações da sessão anterior em voz alta no início da próxima, antes de começar a escrever os temas. Nada mais do que lê-los. Esses trinta segundos fazem mais pelo acompanhamento do que qualquer gestor.

O que manter entre sessões e o que isso lhe diz

A maioria das equipas apaga o quadro no fim. Isso deita fora o output mais interessante que o formato produz.

O quadro é um registo do que a sua equipa realmente quer discutir, gerado sem que ninguém o filtre. Mantido ao longo de um trimestre, responde a perguntas que nenhum inquérito vai responder.

Quais os temas que são votados repetidamente e nunca são resolvidos. Normalmente é algo fora do controlo da equipa que ninguém escalou e que vale a pena escalar.

Quais os temas que são propostos e nunca recebem votos. Às vezes é o cavalo de batalha de uma pessoa. Outras vezes é aquilo que toda a gente está a evitar.

Quantas pessoas distintas propõem temas. O número de participação do exemplo acima, acompanhado ao longo do tempo.

E quais os temas são procedimentais, ou seja, em que alguém quer saber como se faz algo. Um conjunto desses não é um problema de discussão. É uma lacuna de documentação com roupa de reunião.

Posso obter um modelo Lean Coffee em PPT ou Excel?

O PowerPoint serve as regras do slide e o guião do facilitador mais do que o quadro. Um slide com as sete regras, mostrado no início de cada sessão, faz mais pela consistência do que qualquer outra coisa que possa colocar num ecrã, especialmente quando a facilitação é alternada.

O Excel serve o registo da sessão: data, participantes, temas propostos, temas que chegaram ao quadro, quem propôs cada um e ações com responsáveis. Essa folha é o que torna possível contar a participação e fazer a análise de temas repetidos, e demora cerca de dez minutos a configurar.

Nenhum dos dois é adequado para o próprio quadro durante a reunião. O quadro precisa de ser algo a que toda a gente consiga aceder ao mesmo tempo, o que significa uma parede, um quadro branco ou uma tela partilhada. Um quadro que só o facilitador consegue editar reintroduz o definidor da agenda pela porta de trás.

Quando o mesmo tema continua a voltar, escreva-o

Assim que começar a manter o registo da sessão, um padrão aparece em quase todas as equipas. Um punhado de temas volta a surgir e, quando os analisamos de perto, não são debates. São pessoas a perguntar como algo funciona ou como se pretende que seja feito, e a discussão é um ato coletivo de recordar.

Esses temas não precisam de mais cinco minutos. Precisam apenas de ser escritos uma vez.

A Trupeer AI torna isso suficientemente barato para fazer no próprio dia. Quem soube a resposta na reunião registou-se a si próprio a fazer a tarefa, e o resultado é um guia formatado com os passos já escritos, além de um vídeo e um documento para a sua knowledge base com a sua própria marca. Um tema que já consumiu quinze minutos de uma reunião de equipa três vezes ao longo de um trimestre vale dez minutos de registo.

Registe. Marque com a sua marca. Traduza. Trupeer.

Quando o tema recorrente é um processo em vez de uma pergunta, o criador de SOP trata disso, e as estruturas para o escrever estão nos modelos de artigos da knowledge base. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito do método Lean Coffee em PPT?

Use slides para as regras e o guião do facilitador, não para o quadro. Um slide com a lista das sete regras, um a mostrar o timebox e um com as ações da sessão anterior é suficiente. Manter-se em três slides é importante, porque um deck do facilitador mais longo do que isso deixa de ser aberto.

Existe um modelo gratuito do método Lean Coffee em Excel?

O Excel é o local certo para o registo da sessão, em vez da reunião. Colunas para data, número de participantes, tema, quem o propôs, votos recebidos, se foi discutido e qualquer ação com responsável. Dois números derivados valem a pena adicionar: proponentes distintos por sessão e temas que aparecem pela segunda ou terceira vez.

Qual é o melhor modelo gratuito do método Lean Coffee?

O que inclui as regras de votação, em vez de apenas as três colunas. A maioria dos modelos gratuitos dá-lhe um layout do quadro, que é a parte que pode desenhar num quadro branco em dez segundos. As regras sobre silêncio, votação simultânea e votação com o polegar é o que distingue realmente o método, e um modelo sem elas vai produzir uma reunião normal com notas autocolantes.

Quanto tempo deve durar uma reunião Lean Coffee?

Entre trinta e sessenta minutos. Com menos de trinta, passa-se por um único tema. Com mais de sessenta, a participação diminui, porque o apelo do formato é ser curto e terminar a horas. Independentemente do que escolher, termine no horário indicado com cartões ainda no quadro, pois é isso que ensina às pessoas que os seus votos foram reais.

Quantos votos deve receber cada pessoa?

Dois ou três. Menos votos obrigam a escolhas mais difíceis e destacam o tema verdadeiramente urgente. Mais votos tornam a ordenação menos clara até tudo ter dois votos e a sequência se tornar arbitrária. Três é o valor predefinido comum e funciona para a maioria dos tamanhos de grupo.

Dá para fazer Lean Coffee remotamente?

Sim, e as regras importam mais, não menos. Use uma tela partilhada que todos possam editar, peça às pessoas que escrevam temas em silêncio com as câmaras ligadas e use a votação simultânea que a ferramenta suporta, em vez de pedir às pessoas que se pronunciem. Para a votação com o polegar, uma contagem de três com toda a gente em câmara funciona, e o envio de emojis de reação no mesmo momento funciona quase tão bem.

O Lean Coffee é igual a uma retrospectiva?

Não, embora seja frequentemente usado para conduzir uma. Uma retrospectiva tem um âmbito definido, ou seja, um período de trabalho sobre o qual está a refletir, e normalmente uma estrutura que vai do que aconteceu para o que muda. O Lean Coffee não tem âmbito nem arco. É uma forma de escolher o que discutir, o que o torna um bom recipiente para uma retrospectiva e uma substituição fraca quando a equipa precisa de chegar a ações acordadas.