Oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw

Trupeer AI to oprogramowanie do dokumentacji korporacyjnej, które tworzy zarówno wideo przewodnik, jak i pisemny artykuł dokumentacyjny z tego samego nagrania ekranu, w ramach tego samego zadania. Pisarz techniczny, specjalista ds. nauki i rozwoju (L&D) lub ekspert merytoryczny rejestruje proces pracy raz, a Trupeer AI wspólnie generuje wideo MP4 oraz dokument PDF lub Word. Większość oprogramowania do dokumentacji w tej kategorii tworzy jeden lub drugi format: narzędzia do nagrywania ekranu, takie jak Scribe i Tango, generują pisemne przewodniki na podstawie zarejestrowanych kliknięć, natomiast narzędzia wideo, takie jak Loom i Vidyard, tworzą nagrania wideo z ekranu. Trupeer AI produkuje oba formaty z tego samego nagrania, co jest dokładnie tym, czego większość programów dokumentacji korporacyjnej faktycznie potrzebuje, ale rzadko posiada.

• Oprogramowanie do dokumentacji korporacyjnej, które tworzy zarówno wideo, JAK I dokumentację pisemną z jednego nagrania.

• Zestaw marki (Brand kit) wymusza spójność wizualną w tysiącach dokumentów wewnętrznych.

• Tłumacz dokumentację na ponad 65 języków z tego samego nagrania źródłowego.

• Wynik jest dostarczany jako MP4, PDF lub Word, gotowy do użycia na dowolnej platformie dokumentacyjnej, z której przedsiębiorstwo już korzysta.

• Aktualizuj poprzez ponowne nagranie zmienionego kroku. Biblioteka automatycznie rozpowszechnia aktualizację.

Co Trupeer AI tworzy jako oprogramowanie do dokumentacji korporacyjnej

Pisarz techniczny, specjalista ds. L&D, lider ds. wdrożeń IT lub operacyjny ekspert merytoryczny otwiera generator dokumentacji i nagrywa proces pracy w przeglądarce. Trupeer AI zajmuje się postprodukcją. Słowa-wypełniacze znikają. Wygładzanie drgań kursora sprawia, że nagranie wygląda jak dopracowana prezentacja, a nie sesja debugowania. Efekty powiększenia i kursora wyróżniają te części ekranu, na których czytelnik musi podjąć działanie. Szkic wideo MP4 oraz szkic pisemnego artykułu dokumentacyjnego trafiają razem do edytora, wraz ze zrzutami ekranu i ponumerowanymi krokami w wersji pisemnej.

Oba te formaty wyjściowe pochodzą z tego samego źródła, dzięki czemu wideo i dokumentacja pisemna pozostają spójne pod względem merytorycznym. Jeśli nagranie pokazuje czteroetapowy proces zatwierdzania, zarówno wideo, jak i pisemny artykuł opisują te same cztery kroki w tej samej kolejności, z zachowaniem spójnej terminologii pobranej z niestandardowego słownika. Zestaw marki stosuje firmowe logo, kolory, czcionki oraz slajdy początkowe i końcowe. Lektor jest generowany z nagranej ścieżki głosowej lub z wpisanego skryptu, z dostępnymi dziesiątkami opcji głosowych i niestandardowym klonowaniem głosu dla organizacji, które chcą mieć jednego, spójnego narratora w całej bibliotece dokumentacji.

Jak oprogramowanie do dokumentacji korporacyjnej działa w trzech krokach

Proces produkcji obejmuje trzy kroki: jedno nagranie wejściowe, jedno przejście edytorskie, jedno działanie wysyłki. Bez drugiego pisarza, bez osobnego edytora wideo, bez trzeciego narzędzia do składania artykułu.

Krok 1: Nagraj proces pracy lub prześlij istniejące wideo

Rozpocznij nagrywanie ekranu w przeglądarce lub prześlij istniejący plik wideo, który zespół już posiada (nagrania procesów z aplikacji Zoom, nagrania demonstracyjne z MS Teams, surowe nagrania ekranu z poprzednich prób). Trupeer AI działa na każdym dostępnym materiale. Typowy artykuł dokumentacji korporacyjnej powstaje z nagrania trwającego od 5 do 12 minut, co jest szybsze niż pisanie artykułu dokumentacyjnego od zera.

Krok 2: Trupeer AI generuje wideo i pisemną dokumentację

Słowa-wypełniacze, pauzy i momenty typu „pozwól, że znajdę ten plik” zostają usunięte. Efekty powiększenia i kursora wyróżniają obszary ekranu, na których czytelnicy muszą się skupić. Szkic wideo i szkic pisemnej dokumentacji pojawiają się razem w edytorze. Niestandardowy słownik wychwytuje wewnętrzne nazwy produktów, nazwy systemów i akronimy, zanim sztuczna inteligencja błędnie je przepisze.

Krok 3: Oznacz marką, przetłumacz, wyślij

Zastosuj zestaw marki (brand kit), aby dokumentacja była zgodna z istniejącymi standardami wizualnymi przedsiębiorstwa. Przetłumacz na języki, w których pracują pracownicy (hiszpański, portugalski, hindi, mandaryński, francuski, niemiecki, japoński lub dowolny z ponad 65 języków). Wyślij plik MP4 do wewnętrznego portalu wideo, dokument PDF lub Word do bazy wiedzy albo udostępnij oba za pomocą linku Współdzielona strona (Shared Page), który zespół może wrzucić na Slacka, firmową wiki lub do centrum pomocy.

Kto faktycznie korzysta z tego oprogramowania do dokumentacji korporacyjnej

Osobą, która otwiera to narzędzie w dużej organizacji, jest zazwyczaj pisarz techniczny, lider zespołu ds. dokumentacji, specjalista ds. L&D, menedżer ds. komunikacji wewnętrznej, specjalista ds. wdrażania IT lub ekspert merytoryczny odpowiedzialny za dokumentację. Otwierają je, gdy trzeba sporządzić dokumentację produktu przed wdrożeniem systemu, gdy materiały szkoleniowe muszą zostać dostarczone przed kolejnym cyklem zgodności z przepisami, gdy zmiana procesu musi zostać rozpowszechniona w oddziałach regionalnych lub gdy zespół ds. dokumentacji musi nadrobić zaległości w artykułach, które nawarstwiały się przez dwa kwartały.

Różne działy używają go do różnych kategorii treści. Zespoły ds. pisania technicznego tworzą dokumentację produktów, oprogramowania, systemów i przewodniki integracji (powiązane z rzeczywistą referencją API zespołu, ponieważ Trupeer AI nie generuje automatycznie referencji API z kodu). Zespoły ds. L&D tworzą dokumentację szkoleniową i dopasowane do niej moduły. Zespoły ds. wdrażania IT tworzą dokumentację wdrożeniową systemów i przewodniki dla administratorów. Dział komunikacji wewnętrznej tworzy objaśnienia procedur i dokumentację zarządzania zmianą. HR tworzy dokumentację wdrożeniową (onboarding) i przewodniki po przepisach wewnętrznych. Dział operacyjny tworzy dokumentację standardowych procedur operacyjnych (SOP) i przewodniki po procesach. Te same narzędzia dokumentacyjne służą każdemu działowi, co pozwala utrzymać prostotę centralnego stosu produkcyjnego treści.

Kategorie dokumentacji, które obsługuje to oprogramowanie do dokumentacji korporacyjnej

Dokumentacja korporacyjna zazwyczaj dzieli się na kilka kategorii, z których wszystkie opierają się na tym samym schemacie poruszania się od nagrania do dokumentu. Dokumentacja produktu dla zespołów wewnętrznych korzystających z wewnętrznych narzędzi firmy. Raporty z oprogramowania do dokumentacji technicznej dla inżynierów systemowych, programistów i personelu IT. Dokumenty z oprogramowania do dokumentacji procesowej dla standardowych procedur operacyjnych w obszarach operacji, finansów i HR. Dokumentacja szkoleniowa dla modułów L&D powiązana z filmami szkoleniowymi dla pracowników. Dokumentacja zgodności (compliance) dla branż regulowanych, które muszą wykazać, że przeszkoliły pracowników w zakresie określonych zasad. Dokumentacja zarządzania zmianą dla migracji systemów, zmian organizacyjnych i aktualizacji procesów. Dane z oprogramowania do dokumentacji IT dla przewodników administratora, wewnętrznych prezentacji platform i wdrożeń narzędzi.

W przypadku szerszych prac nad korporacyjną dokumentacją techniczną Trupeer AI obsługuje warstwę produkcyjną. Istniejąca infrastruktura dokumentacyjna zespołu (platforma bazy wiedzy, LMS, wewnętrzne wiki, portal programisty) pozostaje na swoim miejscu. Trupeer AI zapełnia ją treściami multimedialnymi, które zespół może tworzyć 10-krotnie szybciej niż przy ręcznym przepływie pracy opierającym się na pisaniu i robieniu zrzutów ekranu. Pisarz techniczny, który wcześniej był w stanie dostarczyć dwa artykuły tygodniowo, dzięki temu podejściu często dostarcza ich osiem lub dziesięć, ponieważ najbardziej czasochłonne elementy (robienie zrzutów ekranu, pisanie prozy, nagrywanie dopasowanego wideo) kurczą się do jednego przejścia nagrywania i recenzji.

Gdzie plasuje się Trupeer obok Scribe, Tango, Loom i innego oprogramowania do dokumentacji

Oprogramowanie do dokumentacji w tej kategorii zazwyczaj tworzy jeden format. Scribe i Tango tworzą pisemne przewodniki na podstawie zarejestrowanych kliknięć, z automatycznie generowanymi zrzutami ekranu i ponumerowanymi krokami. Loom i Vidyard produkują nagrania ekranu, oferując narzędzia do edycji, ale bez powiązanego dokumentu pisemnego. Guidde plasuje się pomiędzy nimi, tworząc wideo oraz interaktywny przewodnik do klikania. MadCap Flare, Paligo, Heretto i Adobe FrameMaker obsługują tradycyjne przepływy pracy pisarzy technicznych w zakresie dokumentacji strukturyzowanej, z których korzystają głównie większe zespoły dokumentacyjne tworzące skomplikowane podręczniki produktów.

Trupeer AI to oprogramowanie dokumentacyjne oparte na AI, które tworzy zarówno wideo, jak i dokumentację pisemną z tego samego nagrania, co stanowi kombinację formatów najbardziej potrzebną w większości korporacyjnych programów dokumentacyjnych. Wideo trafia do systemu LMS lub portalu wideo, dokumentacja pisemna trafia do bazy wiedzy lub wiki, a oba te elementy pozostają spójne, ponieważ pochodzą z tego samego źródła. Dla zespołów korzystających już ze Scribe lub Tango do tworzenia pisemnych przewodników, Trupeer AI dodaje dopasowane wideo. Dla zespołów korzystających już z Loom lub Vidyard do wideo, Trupeer AI dodaje dopasowaną dokumentację pisemną. Zespoły, które muszą zachować tradycyjne strukturyzowane narzędzie do pisania dokumentacji, takie jak MadCap lub Paligo, do podręczników produktów, zazwyczaj używają Trupeer AI do codziennej dokumentacji procesów i szkoleń, która stanowi większość biblioteki dokumentacji korporacyjnej.

Spójność marki, tłumaczenie i aktualizacje dla korporacyjnych programów dokumentacji

Korporacyjne programy dokumentacyjne napotykają trzy wyzwania produkcyjne, z którymi tradycyjne oprogramowanie radzi sobie słabo. Spójność marki w tysiącach dokumentów wewnętrznych (każde wideo i dokument musi wyglądać tak, jakby pochodziło z tej samej firmy). Pokrycie językowe dla pracowników w wielu krajach (hiszpański dla biura w Meksyku, hindi dla Bangalore, portugalski dla São Paulo, niemiecki dla Berlina). Rozpowszechnianie aktualizacji przy zmianie procesu (mała zmiana interfejsu użytkownika w bazowym systemie psuje dokumentację, której pisanie zajęło tygodnie). Trupeer AI rozwiązuje wszystkie trzy kwestie na warstwie produkcyjnej. Zestawy marki wymuszają spójność wizualną. Tłumaczenie obejmuje ponad 65 języków stosowanych zarówno do wideo, jak i do pisemnej dokumentacji w tym samym zadaniu. Aktualizacje polegają na ponownym nagraniu tylko zmienionego kroku, dzięki czemu mała zmiana rozprzestrzenia się bez konieczności ponownego tworzenia całego artykułu.

Dla organizacji wymagających weryfikacji bezpieczeństwa i procedur zakupowych, Centrum Zaufania Trupeer AI (Trupeer AI Trust Center) dokumentuje stan bezpieczeństwa platformy, praktyki postępowania z danymi oraz aktualny status certyfikacji. Niestandardowe klonowanie głosu na poziomie korporacyjnym oznacza, że jeden firmowy głos lektora może towarzyszyć całej bibliotece dokumentacji, niezależnie od tego, który dział wyprodukował treść. Połączenie tego oprogramowania do dokumentacji korporacyjnej z kreatorem procedur SOP Trupeer AI obejmuje zarówno codzienną produkcję dokumentacji, jak i warstwę standardowych procedur operacyjnych, która się pod nią znajduje.