Najlepsze oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw

Trupeer AI to oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw, które tworzy zarówno wideo instruktażowe, jak i artykuł dokumentacji pisemnej na podstawie tego samego nagrania ekranu, w tym samym zadaniu. Autor techniczny, specjalista ds. L&D lub ekspert merytoryczny rejestruje przebieg raz, a Trupeer AI generuje jednocześnie wideo MP4 oraz dokument PDF lub Word. Większość oprogramowania do dokumentacji w tej kategorii tworzy jeden format albo drugi: narzędzia do nagrywania ekranu, takie jak Scribe i Tango, generują pisemne przewodniki z nagranych kliknięć, a narzędzia wideo, takie jak Loom i Vidyard, tworzą nagrane wideo z ekranu. Trupeer AI tworzy oba formaty z tego samego nagrania — dokładnie tego potrzebują programy dokumentacyjne dla przedsiębiorstw, ale rzadko to oferują.

• Oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw, które tworzy zarówno wideo, jak i pisemną dokumentację z jednego nagrania.

• Zestaw brandowy wymusza spójność wizualną w tysiącach dokumentów wewnętrznych.

• Tłumacz dokumentację na 65+ języków na podstawie tego samego źródłowego nagrania.

• Wynik jest gotowy do użycia: MP4, PDF lub Word — dla każdej platformy dokumentacyjnej, z której przedsiębiorstwo już korzysta.

• Aktualizuj, ponownie nagrywając zmieniony krok. Biblioteka automatycznie rozpowszechnia aktualizację.

Co Trupeer AI tworzy jako oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw

Autor techniczny, specjalista ds. L&D, lider ds. wdrożeń IT lub ekspert merytoryczny ds. operacji otwiera generator dokumentacji i rejestruje przebieg w przeglądarce. Trupeer AI zajmuje się postprodukcją. Usuwane są słowa wypełniające. Wygładzanie drgań kursora sprawia, że nagranie wygląda jak dopracowana prezentacja, a nie jak sesja debugowania. Efekty zoomu i kursora podkreślają fragmenty ekranu, na których czytelnik musi działać. W edytorze jednocześnie pojawia się robocze wideo MP4 i roboczy artykuł dokumentacji pisemnej, zrzuty ekranu oraz ponumerowane kroki w wersji pisemnej. Jeśli dokumentacja zmienia się często, oprogramowanie sprzedażowe dla przedsiębiorstw jest łatwe do utrzymania w aktualności, ponieważ powstaje na podstawie nagrania, a nie jest pisane ręcznie.

Dwa wyniki pochodzą z tego samego źródła, więc wideo i pisemna dokumentacja pozostają zsynchronizowane jako fakty. Jeśli nagranie pokazuje czterokrokowy proces akceptacji, zarówno wideo, jak i artykuł pisemny opisują te same cztery kroki w tej samej kolejności, z konsekwentną terminologią zaczerpniętą z niestandardowego słownika. Zestaw brandowy stosuje firmowe logo, kolory, czcionki oraz slajdy wstępu i zakończenia. Lektorat jest generowany na podstawie ścieżki mówionej lub wpisanego skryptu — dostępnych jest dziesiątki opcji głosu oraz niestandardowe klonowanie głosu dla organizacji, które chcą jednego, spójnego narratora w całej bibliotece dokumentacji.

Jak działa oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw w trzech krokach

Trzy kroki obejmują cały proces produkcji: jedno nagranie, jedna sesja w edytorze, jedno działanie „wyślij”. Bez drugiego autora, bez osobnego edytora wideo, bez trzeciego narzędzia do złożenia artykułu.

Krok 1: Nagraj przebieg lub prześlij istniejące wideo

Rozpocznij nagrywanie ekranu w przeglądarce albo prześlij istniejący plik wideo, który zespół już ma (nagrania Zoom z walkthroughów procesu, nagrania demonstracji z MS Teams, surowe zrzuty ekranu z wcześniejszych prób). Trupeer AI działa na dowolnym materiale, który istnieje. Typowy artykuł dokumentacji dla przedsiębiorstw powstaje z nagrania trwającego od 5 do 12 minut — to szybciej niż pisanie artykułu dokumentacji od zera.

Krok 2: Trupeer AI generuje wideo i pisemną dokumentację

Słowa wypełniające, przerwy i momenty typu „zaraz znajdę ten plik” są usuwane. Efekty zoomu i kursora podkreślają obszary ekranu, na których czytelnicy muszą się skupić. Robocze wideo i roboczy artykuł dokumentacji pisemnej pojawiają się w edytorze jednocześnie. Niestandardowy słownik wychwytuje nazwy produktów wewnętrznych, nazwy systemów i akronimy, zanim AI przepisze je nieprawidłowo.

Krok 3: Brand, tłumaczenie, publikacja

Zastosuj zestaw brandowy, aby dokumentacja była zgodna z istniejącymi standardami wizualnymi przedsiębiorstwa. Przetłumacz na języki, w których działa zespół (hiszpański, portugalski, hindi, mandaryński, francuski, niemiecki, japoński lub dowolny z 65+ języków). Opublikuj MP4 w wewnętrznym portalu wideo, dokument PDF lub Word w bazie wiedzy albo udostępnij oba elementy za pomocą linku do Wspólnej strony, który zespół mogą wkleić do Slacka, firmowej wiki lub centrum pomocy.

Kto faktycznie korzysta z tego oprogramowania do dokumentacji dla przedsiębiorstw

Osoba, która otwiera to narzędzie w dużej organizacji, to zwykle autor techniczny, lider zespołu dokumentacji, specjalista ds. L&D, menedżer ds. komunikacji wewnętrznej, specjalista ds. wdrożeń IT lub ekspert merytoryczny odpowiedzialny za dokumentację. Otwierają je wtedy, gdy dokumentacja produktowa musi zostać przygotowana na potrzeby wdrożenia systemu, gdy materiały szkoleniowe muszą zostać opublikowane na kolejny cykl zgodności, gdy zmiana procesu ma się rozprzestrzenić w biurach regionalnych, albo gdy zespół dokumentacji musi uporządkować zaległości artykułów, które narastały przez dwa kwartały.

Różne funkcje wykorzystują je do różnych kategorii treści. Zespoły tworzące dokumentację techniczną przygotowują dokumentację produktową, dokumentację oprogramowania, dokumentację systemową oraz walkthroughi integracji (w parze z rzeczywistymi dokumentami referencyjnymi API zespołu, ponieważ Trupeer AI nie generuje automatycznie referencji API z kodu). Zespoły L&D tworzą dokumentację szkoleniową i dopasowane moduły. Zespoły wdrożeń IT przygotowują dokumentację wdrożenia systemu oraz przewodniki dla administratorów. Komunikacja wewnętrzna tworzy wyjaśnienia polityk i dokumentację zarządzania zmianą. HR tworzy dokumentację onboardingową i przewodniki po politykach. Operacje tworzą dokumentację standardowych procedur operacyjnych oraz przewodniki procesów. Te same narzędzia do dokumentacji obsługują każdą funkcję, dzięki czemu centralny stos produkcji treści pozostaje prosty.

Jakie kategorie dokumentacji obsługuje to oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw

Dokumentacja dla przedsiębiorstw zwykle mieści się w kilku kategoriach, a wszystkie działają w tym samym schemacie: nagranie → dokument. Dokumentacja produktowa dla zespołów wewnętrznych korzystających z narzędzi wewnętrznych firmy. Wynikowe oprogramowanie do dokumentacji technicznej dla inżynierów systemów, programistów i pracowników IT. Oprogramowanie do dokumentacji procesów dla standardowych procedur operacyjnych w obszarach operacji, finansów i HR. Dokumentacja szkoleniowa dla modułów L&D w parze z filmami szkoleniowymi dla pracowników. Dokumentacja zgodności dla branż regulowanych, które muszą wykazać, że przeszkolono pracowników w zakresie konkretnych polityk. Dokumentacja zarządzania zmianą dla migracji systemów, zmian organizacyjnych i aktualizacji procesów. Wynikowe oprogramowanie do dokumentacji IT dla przewodników dla administratorów, walkthroughów platformy wewnętrznej oraz wdrożeń narzędzi.

W przypadku szerszych prac nad techniczną dokumentacją dla przedsiębiorstw Trupeer AI obsługuje warstwę produkcyjną. Istniejąca infrastruktura dokumentacyjna zespołu (platforma bazy wiedzy, LMS, wewnętrzna wiki, portal deweloperski) pozostaje tam, gdzie jest. Trupeer AI uzupełnia ją o treści multimedialne, które zespół może przygotować 10x szybciej niż w ręcznym procesie pisania i robienia zrzutów ekranu. Autor techniczny, który wcześniej publikował dwa artykuły tygodniowo, często publikuje osiem lub dziesięć dzięki temu podejściu, ponieważ czasochłonne elementy (robienie zrzutów ekranu, pisanie prozy, nagrywanie dopasowanego wideo) sprowadzają się do jednego nagrania i przeglądu.

Gdzie Trupeer pasuje obok Scribe, Tango, Loom i innych narzędzi do dokumentacji

Oprogramowanie do dokumentacji w tej kategorii zwykle tworzy jeden format. Scribe i Tango generują pisemne przewodniki z nagranych kliknięć, z automatycznie generowanymi zrzutami ekranu i ponumerowanymi krokami. Loom i Vidyard tworzą nagrane wideo z ekranu, z narzędziami do edycji, ale bez dopasowanego dokumentu pisanego. Guidde znajduje się pomiędzy nimi — tworzy wideo oraz klikalny interaktywny przewodnik. MadCap Flare, Paligo, Heretto i Adobe FrameMaker obsługują tradycyjne procesy tworzenia dokumentacji technicznej dla dokumentacji strukturalnej, używane głównie przez większe zespoły dokumentacyjne przygotowujące złożone podręczniki produktowe.

Trupeer AI to oprogramowanie do dokumentacji AI, które tworzy zarówno wideo, jak i pisemną dokumentację na podstawie tego samego nagrania — połączenie formatów, którego tak naprawdę potrzebują programy dokumentacyjne dla przedsiębiorstw. Wideo trafia do LMS lub portalu wideo, a pisemna dokumentacja do bazy wiedzy lub wiki, przy czym oba elementy pozostają zsynchronizowane, ponieważ pochodzą z tego samego źródła. Dla zespołów, które już używają Scribe lub Tango do pisemnych przewodników, Trupeer AI dodaje dopasowane wyjście wideo. Dla zespołów, które już używają Loom lub Vidyard do wideo, Trupeer AI dodaje dopasowaną pisemną dokumentację. Zespoły, które muszą utrzymać tradycyjne narzędzie do tworzenia ustrukturyzowanej dokumentacji, takie jak MadCap lub Paligo, do podręczników produktowych, zwykle używają Trupeer AI do codziennego procesu i dokumentacji szkoleniowej, która stanowi większość biblioteki dokumentacji dla przedsiębiorstw.

Spójność marki, tłumaczenia i aktualizacje dla programów dokumentacyjnych dla przedsiębiorstw

Programy dokumentacyjne dla przedsiębiorstw stoją przed trzema wyzwaniami produkcyjnymi, z którymi tradycyjne oprogramowanie do dokumentacji radzi sobie słabo. Spójność marki w tysiącach dokumentów wewnętrznych (każde wideo i dokument musi wyglądać tak, jakby pochodziły z tej samej firmy). Pokrycie językowe dla pracowników w wielu krajach (hiszpański dla biura w Meksyku, hindi dla Bangalore, portugalski dla São Paulo, niemiecki dla Berlina). Rozpowszechnianie aktualizacji, gdy zmienia się proces (niewielka zmiana w interfejsie systemu bazowego psuje dokumentację, której przygotowanie zajęło tygodnie). Trupeer AI rozwiązuje wszystkie trzy problemy na etapie produkcji. Zestawy brandowe wymuszają spójność wizualną. Tłumaczenia obejmują 65+ języków i są stosowane zarówno do wideo, jak i do pisemnej dokumentacji w tym samym zadaniu. Aktualizacje działają poprzez ponowne nagranie tylko zmienionego kroku, więc niewielka zmiana rozprzestrzenia się bez konieczności przebudowy całego artykułu.

Dla organizacji z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa i przeglądu zakupowego Trupeer AI Trust Center dokumentuje poziom bezpieczeństwa platformy, praktyki obsługi danych oraz aktualny status certyfikacji. Niestandardowe klonowanie głosu w wersji dla przedsiębiorstw oznacza, że głos jednego firmowego narratora może być używany w całej bibliotece dokumentacji, niezależnie od tego, który dział przygotował treść. Łącząc to oprogramowanie do dokumentacji dla przedsiębiorstw z Trupeer AI SOP builder, obejmujesz zarówno codzienną produkcję dokumentacji, jak i warstwę standardowych procedur operacyjnych, która znajduje się pod spodem.